Про затвердження Правил роботи архівних установ України

4.6.2. Архівні довідки, копії, витяги, що пересилають до держав, які підписали Гаазьку конвенцію 1961 року, потребують проставлення апостиля Міністерством юстиції України відповідно до Порядку проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864, до інших держав - консульської легалізації в Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України відповідно до Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за № 535/6823.

Трудові книжки, військові квитки, посвідчення особи не підлягають вивезенню за межі України. На їх підставі архів оформлює відповідні архівні довідки.

Виявлення та пересилання документів здійснюють без стягнення плати із заявників.

4.7. Ініціативне інформування юридичних осіб здійснюють шляхом направлення їм документів про можливості архіву щодо інформаційного забезпечення їх діяльності, наявність в архіві відомостей, що можуть їх зацікавити як потенційних споживачів інформації, та про інформаційні послуги, що надаються архівом.

Архів планує роботи з ініціативного інформування на підставі вивчення суспільних потреб в інформації, державних (національних), галузевих та регіональних програм розвитку, планів роботи державних органів, органів місцевого самоврядування, відомостей, що надходять від прес-служб, служб зв'язків з громадськістю цих органів та інших юридичних осіб, а також на підставі складання та вивчення календарів історичних подій та пам'ятних дат.

4.8. З метою організації користування документами в архіві функціонують: читальний зал (сектор користування) з відповідним технічним обладнанням та кімнати (дільниці) інформаційно-пошукових систем, видавання документів, для читання мікрокопій, для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів, документів в електронній формі, зокрема електронних, тимчасове сховище.

За відсутності спеціально обладнаного приміщення обслуговування користувачів здійснюють у робочій кімнаті архіву під контролем працівника архіву.

4.8.1. Порядок роботи користувачів з документами, доступ до яких не обмежено, що належать державі та територіальним громадам, їх права та обов'язки визначають правила користування документами, що розробляються архівом відповідно до порядку, встановленого законодавством. Перед початком роботи архів зобов'язаний ознайомити користувачів з цими правилами.

4.8.2. Користування документами обмеженого доступу здійснюється у порядку, зазначеному в пунктах 1.5 - 1.10 глави 1 цього розділу.

4.8.3. Відвідування сектору користування документами, користування документами і довідковим апаратом до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

4.8.4. На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей архіву виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів на паперових носіях, а також аналогові та цифрові копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів.

Копії документів НАФ можуть бути виготовлені технічними засобами користувача за умови, що копіювання не завдає шкоди документам НАФ і не заважає іншим користувачам, а також не порушує авторських та суміжних прав.

Надання документів для копіювання технічними засобами користувачів та копіювання документів архів здійснює на платній основі.

4.8.5. Користувач має право публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання.

4.9. З огляду на особливості використання відомостей, що містяться в архівних документах (експонування на виставках, богослужіння, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчої дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо), їх оригінали видають юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву.

4.10. У запиті до архіву обґрунтовують необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначають строк, на який видають документи, а також надають гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення.

Видачу документів у тимчасове користування за межами архіву здійснюють у порядку, визначеному в главі 2 розділу V цих Правил.

4.11. Експонування архівних документів здійснюється на виставках, які можуть бути стаціонарними, пересувними, тимчасовими, постійно діючими, організованими архівом самостійно або спільно з бібліотеками, музеями, іншими установами.

4.11.1. Підготовка виставки архівних документів включає:

укладання історико-археографічної та бібліографічної довідки;

виявлення та складання переліку документів за тематикою виставки;

складання анотацій на документи;

розроблення експозиційного плану виставки з рубрикацією;

розроблення макета буклета (каталогу) виставки;

написання прес-релізу;

публікацію он-лайнової версії виставки для оприлюднення на веб-порталі архіву.

4.11.2. Документи на виставках експонують у вигляді копій, муляжів. На стаціонарній виставці можуть короткочасно експонуватися оригінали документів. На пересувних виставках документи експонують лише у вигляді фото- та електрографічних копій.

У разі експонування оригіналів документів їх розміщують у засклених вітринах, які замикають і опечатують.

У приміщенні, де розміщують виставку, має підтримуватися режим, що забезпечує збереженість архівних документів.

Страхування архівних документів та оформлення їх тимчасового вивезення за межі України для експонування здійснюють в установленому законодавством порядку.

4.12. Оприлюднення документів у медіа відбувається шляхом підготовки тематичних, наукових, науково-популярних, рекламно-інформаційних статей, добірок документів, документальних нарисів, інтерв'ю, інформацій про події архівного життя, хронік, репортажів, прес-конференцій.

Тексти підготовлених архівом статей, передач тощо затверджує керівник архіву. На примірниках, що залишаються в архіві, зазначають пошукові дані оприлюднених документів.

4.12.1. Підпункт 4.12.1 пункту 4.12 розділу VI виключено

4.12.2. Підпункт 4.12.2 пункту 4.12 розділу VI виключено

4.13. Демонстрація документів і/або оприлюднення відомостей, що в них містяться, здійснюється під час проведення інформаційних заходів.

Формами оприлюднення інформації про склад і зміст документів архіву є: організація "Днів відкритих дверей", презентацій, зустрічей з громадськістю, конференцій користувачів, лекцій, уроків для школярів, семінарів та практичних занять для студентів, екскурсій (оглядові, тематичні) тощо.

Проведення інформаційного заходу включає виступи працівників архіву, користувачів, фондоутворювачів, інших осіб з повідомленнями про виявлені документи, демонстрацію кінофільмів, діапозитивів, слайдів, прослуховування фонодокументів, експонування документів на виставці, демонстрування окремих документів.

4.14. Робота архіву з підготовки документальних видань передбачається планом науково-видавничої роботи архіву і включається до річного і перспективного планів науково-видавничої роботи Укрдержархіву.

Задля забезпечення науково-видавничої роботи в архіві наказом керівника архіву створюють редакційну колегію та колектив упорядників, укладають організаційно-методичні документи, за необхідності - договори з зацікавленими організаціями та видавництвами.

Тип (науково-академічне, науково-критичне, популярне) та вид (пофондове, тематичне тощо) документального видання, що готує архів, він визначає самостійно залежно від цільового призначення видання, специфіки виявлення джерел, особливостей передавання тексту архівних документів та наявного довідкового апарату до документів.