Про затвердження Правил роботи архівних установ України

1.1. Архів подає пропозиції щодо формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства та в межах своєї компетенції забезпечує її проведення.

Архів систематично здійснює аналіз та узагальнення практики застосування законодавства з архівної справи і діловодства та подає відповідним державним органам вищого рівня пропозиції щодо його вдосконалення.

У межах своїх повноважень архів видає накази, які є обов'язковими для виконання іншими фізичними і юридичними особами.

1.2. На підставі узагальнення основних планових показників своєї роботи, інших архівних установ, трудових архівів, архівних підрозділів юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, архів укладає зведений план розвитку архівної справи в зоні комплектування і забезпечує його виконання.

1.3. Архів вносить пропозиції до цільових регіональних програм розвитку архівної справи і діловодства або бере участь у розробленні аналогічних державних чи галузевих програм.

1.4. Архів в установленому законодавством порядку подає обґрунтовані пропозиції до бюджетного запиту на наступний рік щодо фінансування діяльності архіву і розвитку архівної справи, у тому числі щодо планування капітальних вкладень на будівництво нових приміщень.

1.5. З метою вдосконалення мережі місцевих архівних установ у зоні комплектування та забезпечення збереженості соціально значущих документів, що не належать до НАФ, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя подають територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування пропозиції щодо створення трудових архівів у відповідних адміністративно-територіальних одиницях.

1.6. У межах своїх повноважень архів здійснює міжгалузеву координацію та міжнародне співробітництво у сфері архівної справи і діловодства, науково-методичної роботи в архівознавстві, документознавстві та археографії, впровадженні нових інформаційних і документозберігаючих технологій, обміні досвідом роботи архівних установ та копіями документів тощо.

2.1. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державний архів області здійснюють науково-методичне керівництво архівними відділами районних державних адміністрацій та архівними відділами міських рад на території АРК (області), контролюють дотримання вимог чинного законодавства в усіх напрямах їх функціональної діяльності.

Державні архіви міст Києва і Севастополя здійснюють аналогічні функції щодо архівних відділів райдержадміністрацій у містах Києві і Севастополі.

2.2. Архівний відділ районної державної адміністрації, архівний відділ міської ради надає трудовим архівам організаційну допомогу, здійснює нормативно-методичне забезпечення їх діяльності та контролює стан збереженості документів, що зберігаються в них, якість проведення експертизи цінності цих документів, їх описування та укладання довідкового апарату до них, організації користування ними і використання відомостей, що в них містяться.

2.3. Архів відповідно до своїх повноважень контролює діяльність архівних підрозділів державних і комунальних музеїв та бібліотек у частині проведення експертизи цінності документів, забезпечення збереженості документів НАФ, ведення їх державного обліку та створення довідкового апарату до них.

Архів бере участь у роботі ФЗК музеїв і ЕОК бібліотек з питань визначення цінності документів, надає допомогу музеям і бібліотекам у веденні державного обліку документів НАФ, поліпшенні умов зберігання документів, їх реставрації, консервації, створенні страхового фонду та фонду користування документами.

2.4. Архів відповідно до своїх повноважень контролює діяльність архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, у частині дотримання строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів НАФ.

2.5. Архів здійснює контроль за дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів.

2.6. Архів сприяє залученню фахівців, які мають відповідну освіту, до роботи в архівних відділах районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, трудових архівах, інших архівних установах, організовує систематичне підвищення їх кваліфікації.

3.1. Архів у межах своїх повноважень здійснює нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, та контролює дотримання ними і власниками приватних архівних зібрань вимог законодавства у сфері архівної справи і діловодства.

3.2. Відповідно до форми власності, на якій засновано юридичну особу, права власності фізичної особи на документи, наявності у них документів НАФ або документів, що підлягають внесенню до НАФ, архів:

здійснює організаційно-методичне керівництво архівними підрозділами, службами діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій - джерел комплектування - і контроль за діяльністю зазначених підрозділів і служб, перевіряє результати експертизи цінності документів;

сприяє діяльності архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК, здійснює контроль за організацією документів, проведенням експертизи їх цінності, обліком, забезпеченням збереженості документів на підприємствах, в установах і організаціях, заснованих на приватній власності, а також у релігійних організаціях і об'єднаннях громадян - джерелах формування НАФ;

сприяє роботі з документами приватних архівних зібрань та контролює стан збереженості і облік документів НАФ;

сприяє роботі архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

3.3. Архів надає юридичним і фізичним особам організаційно-методичну, консультативно-методичну допомогу, контролює якість проведення експертизи цінності під час схвалення описів справ постійного зберігання, анотованих переліків унікальних документів НАФ; індивідуальних номенклатур, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ; погоджує положення про служби діловодства та архівні підрозділи; здійснює перевірки стану діловодства та архівної справи юридичних осіб.

3.4. Архів надає юридичним особам - джерелам комплектування - консультативно-методичну або практичну допомогу, у тому числі на договірних засадах.

Архів взаємодіє з іншими юридичними особами та власниками приватних архівних зібрань на підставі угод і на платній основі.

Архів надає власнику документів НАФ безоплатну консультаційно-методичну і практичну допомогу за умови відкриття доступу до цих документів.

3.5. Архів створює з дозволу власника за рахунок коштів Державного бюджету України копії унікальних документів НАФ для страхового фонду і фонду користування.

Архів також надає допомогу власникам у поліпшенні умов зберігання та реставрації інших документів НАФ і створенні фонду користування ними.

4.1. Архів взаємодіє з юридичними особами - джерелами формування НАФ у таких напрямах:

організація і вдосконалення роботи служб діловодства;

організація і вдосконалення роботи архівних підрозділів;

взаємодія з ЕК;

методична і практична допомога у виконанні робіт з документами;

здійснення перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК;

проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства;

підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій;

організація державного обліку документів НАФ.

4.2. З метою організації і вдосконалення роботи служб діловодства архів:

бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи служб діловодства, в опрацюванні проектів розпорядчих документів і планів заходів з цих питань;

бере участь у підготовці нормативно-методичних посібників, розробляє і впроваджує методичні посібники з питань діловодства;

проводить наради, семінари, консультації, бере участь у підготовці розпорядчих документів з питань впровадження державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, нових технологій роботи з документами;

здійснює контроль за дотриманням загальних правил документування, впровадженням інструкцій з діловодства, номенклатур справ;

погоджує положення про служби діловодства, інструкції з діловодства, номенклатури справ і надає методичну допомогу в їх розробленні.

Під час погодження інструкцій з діловодства та номенклатур справ архів перевіряє їх відповідність вимогам законодавства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, примірних і типових інструкцій з діловодства та правил роботи архівних підрозділів установ.

4.3. З метою організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів архів:

бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів, складанні проектів розпорядчих документів та планів заходів з цих питань;

бере участь у підготовці нормативних актів, розробляє та впроваджує методичні посібники з питань експертизи цінності і відбору документів на зберігання, забезпечення їх збереженості та з інших напрямів роботи архівних підрозділів;

погоджує положення про архівні підрозділи, надає методичну допомогу в їх розробленні;

схвалює описи справ постійного зберігання, анотовані переліки унікальних документів НАФ;

погоджує описи справ з кадрових питань (особового складу), акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

погоджує графіки подання описів справ на розгляд ЕПК та графіки передавання документів НАФ до архіву (для джерел комплектування);

проводить наради, семінари і консультації з питань роботи архівних підрозділів.

4.4. Архів взаємодіє з експертними комісіями за такими напрямами:

розглядає і погоджує положення про ЕК, надає допомогу у розробленні цих положень та інших нормативно-методичних документів, що регламентують діяльність комісій;

бере участь у роботі ЕК, за необхідності організовує спільні засідання ЕК та ЕПК, заслуховує звіти ЕК.

4.5. Архів надає організаційну і практичну допомогу в проведенні робіт з документами та розробленні методичних рекомендацій з:

експертизи цінності документів;

науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) (систематизація, уточнення походження, авторства, дат, укладання заголовків тощо);

укладання основних облікових документів для централізованого державного обліку;

забезпечення збереженості документів;

створення довідкового апарату;

організації користування документами та використання відомостей, що в них містяться, у тому числі публікації документів;

підготовки до передавання документів із структурних підрозділів юридичної особи до її архівного підрозділу та передавання документів НАФ до архіву тощо.

4.6. З метою контролю за діяльністю служб діловодства, архівних підрозділів та ЕК архів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевірки.

4.6.1. Комплексні перевірки проводять не рідше ніж один раз на п'ять років за планом, затвердженим керівником архіву. У плані обумовлюють завдання й основні питання перевірки, послідовність і строки її проведення, склад комісії. Архів попередньо письмово інформує юридичну особу щодо мети та строків проведення перевірки.

4.6.2. Комплексну перевірку юридичної особи проводять за такими напрямами:

організація діловодства;

робота архівного підрозділу;

організація роботи ЕК.

4.6.3. Тематичні перевірки проводять не частіше ніж раз на два роки з метою оцінки стану окремих напрямів роботи з документами (впровадження стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, формування справ, забезпечення збереженості, якість проведення експертизи цінності документів, організація користування документами, дотримання режиму доступу до них тощо) за програмами, затвердженими керівником архіву.

4.6.4. Контрольні перевірки здійснюють за потреби через рік після проведення комплексної або тематичної перевірки за рішенням колегії або ЕПК (ЕК) архіву. За запитом архіву юридична особа, щодо якої здійснювалася перевірка, може письмово повідомити про хід усунення недоліків, виявлених під час комплексної або тематичної перевірки.

4.6.5. Результати перевірки оформлюють довідкою, в якій фіксують прізвища працівників, що здійснювали перевірку, назви їх посад, дати проведення перевірки, завдання, результати відповідно до затвердженого плану, виявлені недоліки, загальні висновки, пропозиції щодо усунення недоліків, строки реалізації пропозицій.

Зміст довідки доводять до відома керівника юридичної особи та обговорюють на нараді працівників архівного підрозділу, служби діловодства та членів ЕК. За підсумками наради розробляють план заходів щодо поліпшення роботи з документами, який затверджує керівник юридичної особи, один примірник якого надсилають архіву, що здійснив перевірку.

Результати перевірки у разі виявлення серйозних недоліків, порушень розглядають на засіданні колегії архіву із запрошенням керівників відповідної юридичної особи.

4.7. У разі виявлення фактів недбалого зберігання, псування, незаконного знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконного вивезення за межі України або незаконної передачі іншій особі архівних документів, а також порушень порядку щодо доступу до зазначених документів, неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану посадові особи юридичних осіб, винні у цих порушеннях, за поданням архіву можуть бути притягнуті до відповідальності згідно із законодавством.

Діяльність архівних підрозділів, що не забезпечують збереженість документів НАФ, може бути зупинена у встановленому законодавством порядку.

Власник документів НАФ, який не забезпечує їх належної збереженості, може бути на підставі рішення суду позбавлений права власності на ці документи.

4.8. Архів організовує проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, а також бере участь у проведенні таких оглядів, організованих центральними органами виконавчої влади та їх територіальними органами, органами місцевого самоврядування.

4.9. Архів самостійно або з іншими установами організовує підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів та членів ЕК.

4.10. З метою організації державного обліку документів НАФ архів щорічно проводить паспортизацію архівних підрозділів юридичних осіб. Паспорт архівного підрозділу відображає його стан на 01 січня кожного року.

5.1. На кожну юридичну особу - джерело формування НАФ - в архіві укладають картку обліку роботи з юридичною особою, у діяльності якої утворюються документи НАФ, за формою, наведеною в додатку 10, і ведуть наглядову справу.

5.2. До картки обліку роботи з юридичною особою, у діяльності якої утворюються документи НАФ, вносять довідкові дані про юридичну особу та її фонд. Картки можуть вестися архівом в електронній формі.

5.3. До наглядової справи юридичної особи вносять документи, що характеризують стан роботи архівного підрозділу, служби діловодства, ЕК: копії наказів з питань архівної справи і діловодства, положень про архівний підрозділ, службу діловодства та ЕК, примірник зведеної номенклатури справ, інструкції з діловодства, договори, документи перевірок, листування з профільних питань.

5.4. На кожне приватне архівне зібрання, де зберігаються документи НАФ, в архіві ведуть наглядову справу, до якої вносять документи, що характеризують стан роботи з власником приватного архівного зібрання та стан архівних документів: листування з власником, договори, документи обстежень, заяви, акти.

1.1. Державний облік документів НАФ здійснюють у встановленому законодавством порядку.

1.2. Архів відповідно до своїх повноважень здійснює централізований державний облік документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв, бібліотек, архівних підрозділах (архівах) юридичних осіб усіх форм власності, у власників приватних архівних зібрань, що перебувають у зоні його комплектування, за такими документами:

паспортом архівного підрозділу юридичної особи;

описами справ (документів) постійного зберігання;

описами справ з кадрових питань (особового складу);

анотованими переліками унікальних документів НАФ.

1.3. На підставі паспортів та інших облікових документів архів вносить відомості до річного звіту про стан та обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях.

1.4. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім того, узагальнюють і аналізують облікові показники, подані архівними відділами районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міських рад, у зведених формах паспорта архівної установи та звіті про стан та обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях.

1.5. Облікові документи для централізованого державного обліку, укладені державними науковими установами, державними і комунальними музеями, бібліотеками, архівними підрозділами юридичних осіб усіх форм власності, власниками приватних архівних зібрань, подаються архівами разом з власними обліковими документами до державної архівної установи вищого рівня у встановлені Укрдержархівом строки.

1.6. Головний архівний підрозділ у системі Національної академії наук України здійснює централізований державний облік документів НАФ, що зберігаються в установах Національної академії наук України.

Облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ, укладені установами системи Національної академії наук України, подаються головним архівним підрозділом у системі Національної академії наук України разом із власними обліковими документами Укрдержархіву у встановлені ним строки.

1.7. Централізований державний облік документів НАФ на рівні системи архівних установ України здійснює Укрдержархів у Центральному каталозі фондів та документів нефондової організації, зведеному паспорті архівних установ та зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях на підставі облікових документів для централізованого державного обліку, укладених архівними установами, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ, і власниками приватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стан і обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.

1.8. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страховий фонд документів та фонд користування ними, а також самі облікові документи.

1.9. Облік документів в архіві здійснює профільний структурний підрозділ або спеціально призначений наказом керівника архіву працівник, відповідальний за облік.

1.10. Облік документів в архівних відділах районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міських рад та документів, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб усіх форм власності та приватних архівних зібраннях, які перебувають у зоні комплектування архіву, здійснює керівник архівного відділу (підрозділу) і/або спеціально призначений працівник.

1.11. З метою правильної організації обліку архів розробляє:

Інструкцію з обліку документів в архіві (далі - Інструкція з обліку), яка визначає склад облікових документів та облікових баз даних, що ведуться архівом централізовано та по кожному архівосховищу, закріплює послідовність виконання робіт з обліку;

Схему обліку документів в архіві, яка є додатком до Інструкції з обліку та у графічній формі фіксує порядок ведення обліку та рух документів з відображенням взаємозв'язку між підрозділом обліку та іншими структурними підрозділами архіву.

Інструкція з обліку та Схема обліку документів в архіві затверджуються наказом керівника архіву.

1.12. Документи НАФ, що зберігаються в державних і комунальних музеях, обліковують згідно з цими Правилами, а також у порядку, встановленому законодавством.

1.13. Документи НАФ, що зберігаються в державних бібліотеках, обліковують згідно з цими Правилами, а також у порядку, встановленому законодавством.

1.14. Документи НАФ, що зберігаються в архівах громадян, обліковують їх власники в журналах і книгах довільної форми.

1.15. Облікові документи архіву (крім описів) користувачам не видають.

За обґрунтованої потреби та за рішенням керівника архіву облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів) надають для ознайомлення користувачам.

2.1. Основними обліковими одиницями для документів з паперовими носіями є архівний фонд, справа.

Неописані документи (розсип) обліковують у неописаних (умовних) одиницях зберігання (із розрахунку 250 аркушів в одній умовній одиниці зберігання).

Документи особового походження, що пройшли лише первинне описування, обліковують подокументно, в окремих випадках - в неописаних справах та аркушах.

2.2. Для аудіовізуальних та електронних документів обліковими одиницями є одиниця зберігання (один або декілька фізично відокремлених однорідних носіїв інформації, що зберігаються разом, в окремому первинному пакованні) та одиниця обліку.

Одиницею зберігання аудіовізуальних документів є:

кінодокументів - один або декілька фізично відокремлених рулонів кіноплівки чи магнітної стрічки із записом зображувальної і/або звукової інформації, що зберігаються разом в окремому пакованні;

фотодокументів - один або кілька кадрів зйомки (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (діапозитив), що зберігаються разом в окремому пакованні; рулон діафільму, фотоальбом;

фонодокументів - фізично відокремлений рулон магнітної плівки, аудіокасета, восковий валик, диск із записом звукової інформації;

відеодокументів - фізично відокремлена відеокасета, диск із записом зображувальної і звукової інформації.

Для архівних електронних документів одиницею зберігання є архівний електронний документ.

Одиницею обліку аудіовізуальних документів є:

для кінодокументів - одна або кілька одиниць зберігання із записом певного кінотвору або зйомки певної події чи явища;

для фотодокументів - один або кілька кадрів зйомки (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (діапозитив), що зберігаються разом в окремому пакованні; рулон діафільму, фотоальбом;

для фонодокументів - одна або кілька одиниць зберігання із записом звукової інформації про певну подію, одного чи кількох літературних і художніх творів, об'єднаних за авторською, тематичною чи іншою ознакою;

для відеодокументів - частина одиниці зберігання, одна або кілька одиниць зберігання із записом інформації, об'єднаної за авторською, тематичною чи іншою ознакою.

Одиницею обліку архівних електронних документів є архівна електронна справа та архівний електронний документ.

Науково-технічні документи обліковують за фондами, групами, комплексами та одиницями зберігання (справами).

3.1. Систему облікових документів архіву складає комплекс взаємопов'язаних облікових документів та облікових баз даних, створених на єдиних методологічних та методичних засадах.

3.2. Склад, форми та порядок ведення облікових документів архіву, залежно від його рангу, визначаються в порядку, встановленому законодавством.

Обліковими документами архіву є:

аркуш фонду - для обліку кількості і складу описів у межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу документів, змін у цілому по фонду, по кожному опису і по кожному тому опису, фіксації змін у назві фонду за формою, наведеною в додатку 11;

аркуш обліку кіно-, фото-, фоно-, відеодокументів - для обліку кількості аудіовізуальних документів окремо за видами за умови їх нефондової організації, змін по кожному опису в цілому, обліку та нумерації описів аудіовізуальних документів;

анотований перелік унікальних документів Національного архівного фонду - для поодиничного та сумарного обліку унікальних документів;

інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, - для поодиничного та сумарного обліку кількості, складу й стану таких справ;

книга обліку надходжень документів на постійне зберігання - для фіксування кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період, за формою, наведеною в додатку 12;

книга обліку надходжень страхового фонду - для реєстрації кожного надходження страхового фонду, за формою, наведеною в додатку 13;

книга обліку надходжень фонду користування - для реєстрації кожного надходження фонду користування;

книга обліку видавання документів з архівосховища - для фіксування кожного факту видавання архівних документів за межі архівосховища;

книга обліку видавання документів у тимчасове користування за межами архіву - для фіксування кожного видавання архівних документів за межі архіву;

книга обліку приймання документів на депоноване зберігання - для фіксування кожного надходження документів на депоноване зберігання до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на депоноване зберігання за певний хронологічний період;

книга обліку вибуття документів - для фіксування кожного вибуття архівних документів з архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що вибули за певний хронологічний період;

книга обліку цифрових копій документів, створених архівною установою на основі копій документів страхового фонду та фонду користування, оригінали яких втрачені (невиправно пошкоджені, викрадені або незаконно вивезені);

книга та картотека руху фондів, описів, справ, документів - для обліку руху відповідних документальних комплексів та підбиття підсумків руху в цілому по архіву та пофондово;

книга обліку справ з кадрових питань (особового складу);

книга (картотека) обліку документів, що містять конфіденційну інформацію;

книга (картотека) обліку документів з особливими умовами доступу;

опис справ постійного зберігання - для поодиничного та сумарного обліку справ (документів), закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі за формою, наведеною в додатку 1;

опис аудіовізуальних документів - для поодиничного та сумарного обліку аудіовізуальних документів (окремо за видами), обліку змін в їх складі й обсязі;

опис страхового фонду - для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду за формою, наведеною в додатку 14;

опис фонду користування - для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання фонду користування;

паспорт архівосховища - для сумарного обліку фондів, справ та архівних документів в архівосховищі станом на 01 січня поточного року;

покажчик до аркушів фондів;

реєстр описів - для обліку архівних описів у цілому по архіву за формою, наведеною в додатку 15;

список фондів - для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку надходження, а також обліку кількості архівних фондів у цілому по архіву за формою, наведеною в додатку 16.

3.3. Для централізованого державного обліку документів НАФ в архіві укладають:

паспорт архівної установи за формою, наведеною в додатку 17;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня кожного року за формою, наведеною в додатку 18;

картку фонду за формою, наведеною в додатку 19;

картку документів нефондової організації за формою, наведеною в додатку 20;

картку централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки.

Укладання документів централізованого державного обліку та їх подання до відповідних архівних установ здійснюється в порядку, встановленому законодавством.

3.4. Необхідність ведення інших облікових документів, їх склад, форми, порядок укладання архів визначає самостійно і фіксує в інструкції з обліку документів в архіві.

3.5. На кожний архівний фонд, об'єднаний архівний фонд, архівну колекцію в архіві започатковують справу фонду - комплекс документів з історії фондоутворювача та архівного фонду, у разі нефондової організації документів започатковують справу документів нефондової організації.

3.6. Для обліку кількості аркушів у справі укладають аркуш-засвідчувач справи за формою, наведеною в додатку 21. Для обліку документів у справі з унікальними, архівними електронними документами та різновидовими документами укладають внутрішній опис документів справи за формою, наведеною в додатку 22.

3.7. Облік аркушів у справах здійснюють шляхом їх нумерації. Кількість аркушів у справах фіксують в аркуші-засвідчувачі із зазначенням окремо номерів аркушів, що містять:

засоби поштового обігу (марки усіх видів, конверти, листівки, бланки, штемпелі, пломби);

печатки та їх відбитки;

автографи визначних діячів;

фотодокументи, малюнки, карти, плани, креслення;

наклеєні фотографії, документи;

конверти з вкладеннями (із зазначенням кількості вкладених до них аркушів і предметів);

документи, зокрема виконані друкарським способом, що мають самостійну нумерацію (із зазначенням кількості аркушів, сторінок);

великоформатні документи, а також номери склеєних і пошкоджених аркушів.

4.1. Основою обліку документів НАФ в архіві є єдина система реєстрації архівних фондів, одиниць зберігання, що забезпечує організаційну упорядкованість, ідентифікацію та можливість адресного пошуку документів.

Облік здійснюють шляхом надання архівним документам (одиницям зберігання / одиницям обліку) облікових номерів, що є складовою архівних шифрів.

4.2. Документи НАФ сукупно належать до двох організаційних груп: "давніх актів" та "нових актів". Хронологічною межею зазначеного поділу є 1917 рік, початок подій Української революції 1917 - 1921 років.

Архіви, які мають на зберіганні фонди "давніх актів" та "нових актів", обліковують їх окремо із самостійною порядковою нумерацією, за винятком спеціалізованих архівів, що зберігають документи особового походження та аудіовізуальні документи.

Для уникнення дублювання архівних шифрів та дотримання принципу походження архіви за потреби застосовують літерну індексацію фондів "нових актів":

Індекс "Н" - для архівних фондів органів, установ, організацій, структур та формувань окупаційної адміністрації нацистської Німеччини та її держав-союзниць, що діяли на території України в роки Другої Світової війни;

Індекс "О" - для архівних фондів органів, установ, організацій, структур та формувань російської окупаційної адміністрації, що діяли на тимчасово окупованих територіях України від початку російської агресії 2014 року;

Індекс "П" - для архівних фондів комуністичних партійних органів, установ, організацій 1917 - 1991 років;

Індекс "Р" - для архівних фондів радянських органів влади, установ, підприємств та організацій;

Індекс "У" - для архівних фондів органів влади, організацій, структур та формувань, що діяли на території України, за кордоном (в екзилі) та боролись за незалежність України у XX столітті.

Архівні фонди "нових актів" утворювачів, які розпочали свою діяльність після відновлення незалежності України в 1991 році, обліковують у списку фондів із продовженням валової нумерації без додавання літерних індексів до облікових номерів фондів.

4.3. Облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, ведеться окремо від обліку документів, прийнятих на постійне зберігання на правах державної власності, у відповідних облікових документах.

4.4. Підставою для внесення змін до облікових документів архіву є затверджені в установленому порядку:

акт приймання-передавання документів на постійне зберігання;

акт приймання на зберігання документів особового походження;

акт приймання-передавання документів на депоноване зберігання;

акт про вилучення документів з НАФ;

акт повернення документів власнику;

акт приймання-передавання документів до іншого архіву;

акт приймання-передавання страхових копій;

акт про поділ справ після реставрації;

акт про технічні помилки в облікових документах;

акт про невиправні пошкодження документів;

акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву;

акт про виявлення необлікованих документів;

акт про створення об'єднаного архівного фонду;

акт про вилучення документів з архівної колекції в окремий архівний фонд;

акт про вилучення документів з об'єднаного архівного фонду в окремий архівний фонд;

акт перевіряння наявності й стану документів;

акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено;

акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;

акт про завершення розшуку документів;

акт описування документів, перероблення, удосконалення архівних описів;

акт про розсекречування документів;

акт приймання-передавання секретних документів із секретного на загальне зберігання;

акт про приєднання документів до фонду.

4.5. Після внесення змін до облікових документів акти вміщують у справу фонду, за умови нефондової організації архівних документів - у справу документів нефондової організації, де їх нумерують у валовому порядку.

4.6. Архів створює облікові бази даних (далі - БД) для забезпечення інформаційної підтримки ведення централізованого державного обліку в автоматизованому режимі, оперативного пошуку відомостей про наявність документів в архіві, які повинні бути сумісними з БД Укрдержархіву.

4.7. Перелік реквізитів облікових БД формується відповідно до показників облікових документів архіву і визначається Укрдержархівом.

4.8. Ведення облікових документів для централізованого державного обліку здійснюють у порядку, встановленому законодавством.

4.9. Інформацію про кількість і склад документів, страховий фонд документів та фонд користування ними, довідковий апарат, а також бібліотечний фонд архіву фіксують у паспорті архіву.

4.10. Для централізованого державного обліку документів інформацію про їх рух, зміни у складі та обсязі фондів щорічно подають у "Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня поточного року", передбачених пунктом 3.3 глави 3 розділу IV цих Правил.

4.11. Картку фонду укладають на кожний фонд, що вперше надійшов до архіву, і заповнюють на підставі аркуша фонду станом на 01 січня кожного року.

Картки фондів, укладені на фонди, що надійшли до архіву або були створені в архіві впродовж звітного періоду, а також перескладені картки фондів в установленому порядку подають разом з "Відомостями про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня поточного року", передбаченими пунктом 3.3 глави 3 розділу IV цих Правил.

4.12. Картку документів нефондової організації укладають на кожний нефондовий комплекс, що вперше надійшов до архіву, і заповнюють станом на 01 січня кожного року.

4.13. Картку централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, укладають відповідно до Порядку здійснення централізованого державного обліку документів культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, затвердженого наказом Головного архівного управління України від 11 листопада 1999 року № 67, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 листопада 1999 року за № 816/4109 (із змінами).

5.1. Усі надходження документів до архіву на постійне зберігання (у тому числі видань, музейних предметів тощо), а також виявлені необліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності) фіксують у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання. Архівні документи також обліковують за результатами проведення окремих видів архівних робіт.

5.2. Архівний фонд (об'єднаний архівний фонд, архівну колекцію), який уперше надійшов до архіву, вносять до списку фондів, на нього укладають аркуш фонду, картку фонду, започатковують справу фонду.

Відповідні дані у встановленому законодавством порядку вносять також до облікових баз даних.

5.3. Усі надходження до архіву аудіовізуальних документів фіксують у книзі обліку надходжень аудіовізуальних документів, що ведуть окремо для кожного виду документів (кіно-, відео-, фото-, фоно-).

Після проведення експертизи цінності документів та прийняття рішення щодо внесення їх до НАФ і приймання на постійне зберігання аудіовізуальні документи обліковують у встановленому законодавством порядку.

6.1. В облікових документах фіксують вибуття документів з архіву та зміни їх кількості в результаті виконання окремих видів робіт (проведення експертизи цінності, об'єднання справ під час перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку втрачених, невиправно пошкоджених документів тощо).

6.2. Вибуття описаних та неописаних документів фіксують у відповідному розділі аркуша фонду.

Під час зняття з обліку описаних справ зазначають їх кількість за кожним описом і кожним томом окремо.

6.3. У разі зняття з обліку описаних документів в описах у графі "Примітки" відповідних описових статей проставляють штамп "Вибуло". До опису чи його тому укладають новий підсумковий запис, у якому зазначають: назву, номер і дату акта-підстави, номери і загальну кількість вибулих облікових одиниць; загальну кількість облікових одиниць (у т. ч. пропущені, літерні), що залишилися на зберіганні.

6.4. Для аудіовізуальних документів внесення записів про вибуття документів до аркушів обліку та до описів здійснюють в аналогічному порядку.

6.5. У разі вибуття усіх документів опису його обліковий та інвентарний номери іншим описам не надають. У реєстрі описів у графі "Вибуття" зазначають, куди і на якій підставі опис вибув.

6.6. У разі вибуття документів усього фонду в списку фондів у графі "Відмітка про вибуття" зазначають назву, номер і дату акта-підстави та причину вибуття.

У разі створення об'єднаного архівного фонду або уточнення фондування додатково зазначають номер фонду, до якого даний фонд перефондовано; у разі передавання фонду до іншого архіву - назву цього архіву, а також новий номер фонду в архіві, до якого фонд передано.

6.7. Номери втрачених і переданих до іншого архіву фондів, номери фондів, що увійшли до складу об'єднаного архівного фонду (за винятком номера, наданого об'єднаному архівному фонду), номери фондів, документи яких повністю вилучені для знищення, номери вибулих одиниць обліку та одиниць зберігання аудіовізуальних документів іншим архівним фондам (документам) не надають.

6.8. У разі приєднання усього фонду до іншого фонду цього ж архіву його справу фонду та аркуш фонду долучають до справи фонду, до якого приєднано документи.

На карткових покажчиках до аркуша фонду проставляють номер фонду, до якого документи перефондовано; картку знятого з обліку фонду вилучають.

6.9. У разі передавання фонду до іншого архіву на постійне зберігання разом з ним передають описи фонду, аркуш фонду, справу фонду.

В архіві, що передав документи, заводять справу переданого фонду, в якій зберігають документи стосовно передавання фонду: копія листа із запитом про дозвіл, дозвіл Укрдержархіву, акт про передавання тощо.

7.1. Облік унікальних документів ведеться власником або уповноваженою ним особою за анотованим переліком, що погоджений з ЦЕПК Укрдержархіву.

Централізований облік унікальних документів веде Укрдержархів і вносить відомості про них до розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання.

7.2. Відомості про страхове копіювання та страхування документів вносять до відповідних граф переліку після проведення страхування документів та у міру створення страхового фонду їх копій.

7.3. Загальну кількість унікальних документів, що зберігаються в архіві, кількість унікальних документів, скопійованих для страхового фонду, відображають у паспорті архіву.

7.4. Унікальні документи вилучають з Державного реєстру національного культурного надбання за рішенням ЦЕПК на підставі вмотивованого подання ЕПК центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя.

8.1. Облік документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, ведеться в інвентарній книзі обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності.

8.2. Після кожного надходження або вибуття документів до інвентарної книги укладають підсумковий запис, у якому цифрами та словами зазначають кількість одиниць зберігання, внесених до книги, дату укладання підсумкового запису, назву посади і прізвище особи, яка здійснила запис, матеріально-відповідальної особи.

8.3. Інвентарну книгу до її заповнення прошнуровують, аркуші нумерують, укладають засвідчувальний напис та скріплюють печаткою з підписом керівника архіву.

8.4. Щорічно комісія, створена наказом керівника архіву, проводить інвентаризацію документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності. Інвентаризацію проводять також у разі зміни матеріально-відповідальної особи, керівника архіву, головного зберігача фондів.

9.1. Облік секретних документів здійснюють згідно з вимогами законодавства. В облікових документах і архівних шифрах секретні архівні фонди, описи справ, документів, одиниці зберігання / одиниці обліку позначають умовним індексом "с", а частково секретні фонди і описи - індексом "сч".

9.2. Об'єднання в одній справі секретних документів з несекретними не допускається.

9.3. У кількісних показниках облікових документів кількість секретних документів проставляють через дріб у знаменнику, а загальну кількість документів - у чисельнику.

9.4. Передавання документів на секретне зберігання та передавання розсекречених документів на загальне зберігання оформлюють актами приймання-передавання.

9.5. В описах справ загального зберігання до документів, переданих на секретне зберігання, описові статті не укладають, а зазначають лише їх облікові номери. Якщо на секретне зберігання передають документи, внесені до опису загального зберігання, усі графи описової статті, окрім її номера, закривають.

У підсумковому записі до описів загального зберігання зазначають номери справ, документів, що не надходять до загального архівосховища. На такі справи, документи укладають опис з окремою нумерацією справ, документів та зазначенням їх номерів за описами загального зберігання.

9.6. У разі передавання на загальне зберігання усіх розсекречених документів опис також розсекречують і передають на загальне зберігання за тим самим номером, але без індексу "с". У правому верхньому куті обкладинки та титульному аркуші опису проставляють позначку "не таємно", індекс "с" закреслюють.

У разі помилкового обліку секретного опису та опису документів загального зберігання під одним номером під час передавання документів на загальне зберігання колишньому секретному опису надають новий обліковий номер за аркушем фонду.

9.7. Облік секретних документів, доступ до яких обмежено у встановленому законодавством порядку, та облік документів, доступ до яких обмежено їх власниками, здійснюють в облікових документах - книгах та картотеках довільної форми або у відповідних облікових базах даних.

Обов'язковими елементами облікового запису є: пошукові дані документів, категорія обмеження доступу, період обмеження доступу, документ-підстава. Усі відомості про такі документи подають до профільного структурного підрозділу, що здійснює забезпечення збереженості, та до читального залу архіву.

10.1. Документи, що надходять на депоноване зберігання, обліковують у книзі обліку приймання документів на депоноване зберігання із зазначенням дати укладання і строку дії договору та тимчасового облікового номера документів в архіві-депозитарії.

Впродовж усього періоду депонованого зберігання документи обліковують також у тимчасових аркушах фонду (для нефондової організації документів - в аркушах обліку) або картках-замінниках аркушів обліку.

10.2. Архівний шифр документів, що надійшли на депоноване зберігання, складається з наданого тимчасового облікового номера, перед яким записують індекс "Д" (депозит), з додаванням через похилу правобіжну риску постійного облікового номера фонду за основними обліковими документами їх власника (у разі нефондової організації документів проставляють нуль), наприклад: Д-1/2, Д- 27/0, Д-156/5.

10.3. Тимчасовий архівний шифр справи складається з тимчасового номера фонду та постійних облікових номерів опису і справи за обліковими документами власника. На обкладинках справ в архівних шифрах до постійних облікових номерів записують олівцем тимчасові облікові номери.

10.4. Облікові номери документів, надані власником, в архіві-депозитарії не перешифровують. Якщо упорядкування документів за домовленістю з власником здійснює архів-депозитарій, облікові номери документам надають на загальних підставах.

10.5. У разі надходження до архіву на правах депозиту архівного фонду разом з його документами передають аркуш фонду, карткові покажчики до аркуша фонду, справу фонду. Якщо такі документи відсутні, їх укладає за дорученням власника архів-депозитарій, а після закінчення строку депонованого зберігання повертає власнику разом з документами.

10.6. У разі упорядкування документів архів-депозитарій письмово повідомляє їх власнику про зміни в складі, обсязі і стані документів із зазначенням їх облікових номерів.

10.7. Документи НАФ, що перебувають на депонованому зберіганні, підлягають державному обліку на загальних засадах.

Облікові документи для централізованого державного обліку подає до архіву власник депонованих документів із зазначенням місця їх зберігання. У разі приймання на депоноване зберігання усіх документів НАФ, що належать одному власнику, облікові документи для централізованого державного обліку за дорученням власника може укладати архів-депозитарій.

10.8. Якщо власник депонованих документів передає право власності на них державі, документи обліковують в архіві на загальних засадах.

10.9. Умови обліку, упорядкування, зберігання та доступу до депонованих документів обумовлюються в договорі між власником документів та архівом-депозитарієм, який зберігають у справі фонду (справі документів нефондової організації).