| N опису | N справи (документа) | Заголовок справи (документа) | Крайні дати документів | Кількість аркушів у справі (документі) | Назва документа (документів), що підтверджує відсутність справи (документа) | Позначки про хід розшуку | Результати розшуку |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 32
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,
ПРИЧИНИ ВІДСУТНОСТІ ЯКИХ
ДОКУМЕНТАЛЬНО ПІДТВЕРДЖЕНО | |
Фонд № __________________________
Назва фонду ___________________________________________________________________
У результаті ______________________________________________________________ встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Причини їх відсутності документально підтверджуються, у зв'язку з чим вважаємо за необхідне зняти з обліку: |
| NN з/п | Опис N | Справа N | Заголовок документів (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Причини відсутності (назва, номер і дата документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом _______________________________ справ, ________________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зміст втрачених документів може бути частково відтворено такими документами:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________ |
| Завідувач відділу | _______________
(підпис) | ____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Завідувач архівосховища | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Старший зберігач фондів | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ року | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Центральної комісії Укрдержархіву з контролю за наявністю, станом і розшуком документів |
| ___________ № ______ | ___________ № ______ |
Зміни до облікових документів внесено:
__________________________________
(найменування посади) |
____________
(підпис) |
_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 33
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,
ШЛЯХИ РОЗШУКУ ЯКИХ ВИЧЕРПАНО | |
Фонд № ____________
Назва фонду _________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
У результаті _________________________________________________________________________
встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв'язку з чим вважаємо за доцільне зняти з обліку: |
| NN з/п | Опис N | Справа N | Заголовок документа (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Можливі причини відсутності |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом _________________________ справ, ______________________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими документами:
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________ |
| Завідувач відділу | _______________
(підпис) | ____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Завідувач архівосховища | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Старший зберігач фондів | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ року | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Центральної комісії Укрдержархіву з контролю за наявністю, станом і розшуком документів |
| ___________ № ______ | ___________ № ______ |
Зміни до облікових документів внесено:
__________________________________
(найменування посади) |
____________
(підпис) |
_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 34
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення)
ПРО ЗАВЕРШЕННЯ РОЗШУКУ ДОКУМЕНТІВ |
Комісія у складі
__________________________________
(найменування посади) |
____________
(підпис) |
___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
__________________________________
(найменування посади) | ____________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
__________________________________
(найменування посади) | ____________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
з ____________ по ____________ провела перевіряння наявності і стану документів
(дата) (дата)
фонду № _____________________________________________________________________________
(назва фонду)
У ході перевіряння встановлено:
1. Документи фонду внесено до описів NN _______________________________________________.
2. До описів внесено __________________________ справ, _______________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
3. У наявності є ___________________________ справ, ___________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
4. Не виявлено ___________________________ справ, ____________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
У результаті розшуку з ____________ по _________________________________________________:
(дата) (дата)
1. Знайдено __________________________ справ, ________________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
2. Складено акти про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено, на _______________________ справ, ______________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
3. Складено акти про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано,
на _______________________________ справ, __________________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
У результаті проведеної роботи станом на ____________ у фонді № __________________________
(дата)
____________________________________________________________________________________
(назва фонду)
у наявності є _________________________ справ, ________________________________ документів;
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
внесено до описів ________________________ справ, _____________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами) |
| Завідувач відділу | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Завідувач архівосховища | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Старший зберігач фондів | _______________
(підпис) | __________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ року | | |
Зміни до облікових документів внесено:
__________________________________
(найменування посади) |
____________
(підпис) |
_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 35
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення) | |
ПРО НЕВИПРАВНІ ПОШКОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Фонд № ____
Назва фонду ________________________________________________________________________
У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені (викрадені або незаконно вивезені) документи: |
| N опису | N справи (документа) | Заголовок пошкодженого документа (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Характер та причини пошкоджень | Наявність копій документів страхового фонду та фонду користування |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом виявлено пошкоджених ________________________________________ документів (справ).
(цифрами і словами) |
| Завідувач відділу | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Зберігач фондів | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Зазначені документи підлягають зняттю з обліку, оскільки __________________________________
_____________________________________________________________________________________ |
| Експерти | _______________
(підпис) | _____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| | _______________
(підпис) | _____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| | _______________
(підпис) | _____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ року | | |
Зміни до облікових документів внесено:
__________________________________
(найменування посади) |
_____________
(підпис) |
_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ року | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК (ЕК) архіву | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву |
| ___________ № ______ | ___________ № ______ |
| Формат А4 (210 х 297). |
( додаток 35 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.08.2023 р.
№ 2941/5 )
Додаток 36
до Правил роботи архівних установ України
_____________________________________________________________________
(найменування архіву)
ЖУРНАЛ ОБЛІКУ
КОРИСТУВАННЯ КАТАЛОГАМИ
Початок _________
Закінчення _______ |
Формат А4 (210 х 297).
| NN з/п | Дата користування | Вид каталогу | Тема дослідження, запиту | Відомості про користувача | Наслідки звернення до каталогу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 37
до Правил роботи архівних установ України
(пункт 4.3 глави 4 розділу VI)
ФОРМА
(на бланку архівної установи)
____________ № ___
На № ___ від ____________ | |
Назва виду інформаційного документа
(зміст інформаційного документа)
Підстава: Страхова копія (копія фонду користування) архівного документа.
Номер фонду, опису, справи, аркушів оригіналу архівного документа.
Облікові дані цифрової копії архівного документа.
Відомості про акт, яким встановлено втрату/відсутність оригіналу документів (у випадку безповоротної втрати, незаконного вивезення або викрадення оригіналів). |
| Директор архіву | ____________
(підпис) | __________________
(Власне ім'я, ПРІЗВИЩЕ) |
* Начальник відповідного
структурного підрозділу | ____________
(підпис) | __________________
(Власне ім'я, ПРІЗВИЩЕ) |
| М. П. | | |
____________
* для засвідчення архівних довідок |
( Правила доповнено додатком 37 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.08.2023 р.
№ 2941/5 )
Додаток 38
до Правил роботи архівних установ України
(пункт 4.2 глави 4 розділу IV)
Таблиця
транслітерації літерної індексації фондів нових актів англійською мовою
| Індекс "Н" | Індекс "N" |
| Індекс "О" | Індекс "O" |
| Індекс "П" | Індекс "P" |
| Індекс "Р" | Індекс "R" |
| Індекс "У" | Індекс "U" |
| Індекс "В" | Індекс "W" |
( Правила доповнено додатком 38 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2026 р.
№ 1859/5 )
____________
