Про затвердження Порядку ведення касових операцій підприємствами звязку України

5.17. Бухгалтерія підприємства зв'язку (його філії) щоденно здійснює контроль за повнотою надходження висланих відділеннями зв'язку надлімітних залишків готівки.

Працівник бухгалтерії звіряє відомість з даними довідок про вислані з відділень зв'язку надлімітні залишки готівки. У разі виявлення розходження даних проводиться перевірка.

5.18. Платіжні документи не пізніше наступного дня після їх приймання від клієнтів приписуються до супровідного листа і пересилаються з відділення зв'язку до підприємства зв'язку (його філії) листом з оголошеною цінністю.

5.19. Супровідні листи складаються під копіювальний папір у двох примірниках. На зворотному боці цього листа складається перелік документів, що висилаються, де вказуються: номер кожного документа, номер платіжного рахунку клієнта в установі банку і сума.

Загальна сума переліку документів повинна відповідати сумі, що вказана в супровідному листі. Перший примірник супровідного листа вкладається разом з платіжними документами, копія залишається в документах відділення зв'язку.

5.20. Платіжні документи з відділень зв'язку до підприємства зв'язку (його філії) дозволяється висилати листом з оголошеною цінністю у брезентовому мішку разом з надлімітними залишками готівки.

5.21. Листи з оголошеною цінністю з платіжними документами, які надійшли до дільниці обробки страхової пошти з відділень зв'язку, передаються до Головної каси за накладною ф.16.

У Головній касі листи з оголошеною цінністю відкриваються двома працівниками без порушення відтиску страхової печатки з поіменною перевіркою вкладення. На документи, що надійшли, складається касова довідка, на підставі якої документи оприбутковуються по Касовій книзі. До цієї самої довідки заносяться і платіжні документи, що прийняті від працівників зв'язку, які надають послуги і безпосередньо проводять розрахунки з Головною касою. Перші примірники супровідних листів долучаються до касової довідки.

5.22. Підприємства зв'язку (їхні філії), які мають у місцевій установі банку поточний рахунок по переказних операціях, платіжні документи здають у встановлені строки до установ банку по реєстрах платіжних доручень, передбачених Інструкцією N 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України", затвердженою постановою Правління Національного банку України від 02.08.96 N 204, що складаються окремо на гарантовані платіжні доручення, на довідки банку та на довідки фінансових органів.

Якщо поточні рахунки клієнтів знаходяться в тій самій установі банку, де є рахунок по переказних операціях підприємства зв'язку (його філії), то реєстри складаються у двох примірниках, а в тому разі, коли поточні рахунки клієнтів знаходяться в інших установах банків даного населеного пункту, реєстри складаються в трьох примірниках.

У відповідних графах реєстру вказуються номери і суми гарантованих платіжних доручень, довідок банку і фінансових органів.

Після цих записів наприкінці кожного реєстру вказується загальна сума за гарантованими платіжними дорученнями, довідками (банку і фінансових органів), що здаються до установи банку. Усі примірники реєстрів підписуються керівником підприємства зв'язку (його філії) і головним бухгалтером.

5.23. На підставі складених реєстрів бухгалтерія підприємства зв'язку (його філії) виписує видатковий касовий ордер на загальну суму платіжних документів, що підлягають до здавання в банк, і реєструє його в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів за цільовим призначенням.

5.24. Після перевірки платіжних документів працівник банку залишає у себе необхідну кількість реєстрів залежно від того, де знаходяться рахунки клієнтів, суми по яких належить списати.

На других або третіх примірниках реєстрів працівник банку розписується в одержанні платіжних документів, ставить штамп про проведення операцій і повертає їх працівнику зв'язку.

5.25. Начальник (оператор) Головної каси після повернення з банку робить запис у Касову книгу про здані платіжні документи і долучає реєстри з розпискою банку до видаткового касового ордера.

5.26. Платіжні документи, що надійшли до Головної каси, слід обов'язково здати до установи банку не пізніше наступного робочого дня.

6.1. За відсутності в касі відділення зв'язку готівки для оплати переказів та виплати пенсій і допомог начальник відділення (його заступник) передає до підприємства зв'язку (його філії) кодовану заявку на висилку підкріплення готівкою окремо за видами виплат.

6.2. Порядок розробки коду на висилку підкріплення, забезпечення відділень зв'язку цим кодом, його зберігання та порядок передачі кодованих повідомлень аналогічний порядку, встановленому для висилання надлімітних залишків грошової готівки.

6.3. На підприємствах зв'язку (їхніх філіях) працівник, призначений наказом керівника підприємства зв'язку (його філії) записує кодовані заявки до журналу. Після цього посадова особа (визначається керівником підприємства зв'язку, філії) розкодовує заявки і на їх підставі складає у двох примірниках (під копіювальний папір) розпорядження на висилку підкріплення (додаток 5). Розпорядження нумеруються поквартально. При цьому заповнюються друга та третя графи розпорядження. За наказом керівника підприємства зв'язку (його філії) обов'язки розкодування заявок та складання довідок може виконувати працівник, який приймає заявки, але ці функції не можуть бути покладені на працівників Головної каси.

Після запису всіх розкодованих заявок у другій та третій графах підбиваються підсумки замовлених сум (цифрами та прописом).

Кожна заявка розглядається керівником підприємства зв'язку (його філії) або його заступником. Суми, що затверджені до висилки, записуються в зазначених графах 4 і 5 розпорядження, і підбиваються підсумки.

Розпорядження підписується працівником, який його складав, затверджується керівником підприємства зв'язку (його філії) або його заступником.

6.4. Обидва примірники розпорядження передаються на виконання до Головної каси підприємства зв'язку (його філії). Якщо висилка підкріплення провадиться в день складання розпорядження на суму, затверджену до висилки працівником бухгалтерії, то виписується видатковий касовий ордер, який реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів за видом виплат (або на розпорядженні ставиться відтиск штампа, що замінює касовий ордер).

У вихідні і святкові дні, коли бухгалтерія не працює, видатковий касовий ордер виписується працівником, який складав розпорядження на висилку підкріплення грошової готівки, і підписується відповідальним черговим по підприємству зв'язку (його філії). Розпорядження та видатковий касовий ордер передаються до бухгалтерії підприємства зв'язку (його філії) наступного робочого дня після вихідного або святкового дня. Видатковий касовий ордер реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів і підписується головним бухгалтером.

6.5. Готівка, що висилається як підкріплення до відділень зв'язку, формується порядком, передбаченим в п.5.3, і вкладається до брезентової сумки.

На сумку з готівкою виписується супровідний лист у двох примірниках, під копіювальний папір. У супровідних листах суми на виплату пенсій, переказів та виплату заробітної плати записуються окремо. Супровідні листи підписуються начальником (оператором) Головної каси і відповідальним працівником, який брав участь у пакуванні брезентових сумок (начальником дільниці обробки страхової пошти, його заступником тощо). На зворотному боці супровідного листа складається покупюрний опис грошей, що пересилаються.

Нумерація супровідних листів ведеться упродовж кварталу.

6.6. Перший примірник супровідного листа вкладається до внутрішньої кишені брезентової сумки. Копія супровідного листа залишається при касових документах.

6.7. Пакування в Головних касах брезентових сумок з підкріпленням готівки, оформлення супровідних документів виконується порядком, передбаченим у п.5.11.

На адресній бирці брезентової сумки вказується через дріб: у чисельнику - номер супровідного листа, у знаменнику - номер сумки, найменування відділення зв'язку, куди висилається сумка, її вага, сума грошей, найменування підприємства зв'язку (його філії), що висилає підкріплення, проставляються підписи осіб, які запакували сумку і склали супровідного листа.

6.8. Після пакування брезентових сумок начальник (оператор) Головної каси на обох примірниках розпорядження на висилку підкріплень у графах 6 і 7 проставляє номери супровідних листів і брезентових сумок стосовно кожного відділення зв'язку.

Перший примірник розпорядження на висилку підкріплень залишається в Головній касі при касових документах, а другий примірник передається працівнику, який розкодовував заявки і складав розпорядження, для здійснення оперативного контролю за надходженням сумок до відділень зв'язку.

Відмітки про контроль за проходженням брезентових сумок з готівкою та про одержання підкріплень учиняються цим працівником в графах 8 і 9 розпорядження на підставі супровідних листів, що повертаються з відділень зв'язку із записом про одержання і оприбуткування сум.

Після здійснення контролю за надходженням підкріплень готівки до відділень зв'язку і її оприбуткуванням другий примірник розпорядження (разом із супровідними листами) передається до бухгалтерії.

6.9. На кожну брезентову сумку з підкріпленням готівки виписується накладна ф.16 у двох примірниках із зазначенням номера сумки (згідно з биркою) та суми грошей. Накладна підписується двома відповідальними працівниками.

Запаковані брезентові сумки з підкріпленням вкладаються разом з першими примірниками накладної в окремі брезентові мішки, які заробляються як страхові. Пакування брезентових мішків проводиться у приміщенні Головної каси працівниками, які запаковували сумки з готівкою.

На ярлику брезентового страхового мішка вказується найменування підприємства зв'язку (його філії), що запакувало мішок, місце призначення мішка, його номер і вага, проставляються підписи працівників, які запакували брезентову сумку і мішок, та ставиться відбиток календарного штемпеля.

6.10. Якщо підкріплення до відділень зв'язку висилається наступного дня, то готівку на підставі розпорядження необхідно запаковувати в брезентові сумки та мішки увечері, напередодні висилки. Запакована готівка зберігається до ранку в Головній касі у сейфах. Передача страхових мішків з підкріпленням готівки з Головної каси до дільниці обробки страхової пошти здійснюється за накладною ф.16, яка складається в двох примірниках за двома підписами. В накладній вказується найменування відділень зв'язку, до яких висилаються підкріплення, номери мішків. Мішки передаються у присутності одного із заступників керівника підприємства (його філії). На копії накладної розписується супровідник із зазначенням кількості (прописом) одержаних мішків та часу. Якщо приміщення Головної каси знаходиться на певній відстані від дільниці обробки страхової пошти, то мішки передаються порядком, викладеним у п.5.13. Страхові брезентові мішки з підкріпленням готівки у дільниці обробки страхової пошти приписуються до загальних накладних, що складаються до кожного відділення зв'язку, з відміткою "Підкріплення готівки".

6.11. Готівка, що висилається наступного дня, списується у видаток за касовою книгою днем фактичного передання страхових мішків із Головної каси на підставі видаткового касового ордера, що виписується днем висилки.

У такому разі на супровідних листах зазначається дата запакування сумки, а на накладній - дата фактичного передання сумок з Головної каси.

6.12. Після передачі мішків до дільниці обробки страхової пошти начальник (оператор) Головної каси внизу видаткового касового ордера зазначає дату, номер накладної, загальну суму висланої готівки прописом і підписує цю відмітку. До видаткового ордера додаються: перший примірник розпорядження, копії супровідних листів і копія накладної з розписом працівника дільниці обробки страхової пошти за прийняті мішки.

6.13. Одержана у відділенні зв'язку готівка перераховується і звіряється з сумою, зазначеною в супровідному листі. Про факт одержання та оприбуткування готівки негайно повідомляється до підприємства зв'язку (його філії). В супровідному листі робиться відповідна відмітка за підписами начальника відділення зв'язку (його заступника) і працівника, які брали участь в розкритті сумки і перерахунку грошей, і проставляється відбиток календарного штемпеля. Супровідний лист з першим відправленням пошти висилається до підприємства зв'язку (його філії).

У разі, коли одержана сума не збігається із сумою, зазначеною в супровідному листі, це негайно доводиться до відома керівника підприємства зв'язку (його філії) та складається акт у двох примірниках, який підписується особами, котрі брали участь у розкритті сумки.

Фактично одержана сума оприбутковується на підставі акта. Перший примірник акта долучається до супровідного листа, в якому проставляється відмітка про фактично одержану суму. Копія акта долучається до касових документів відділення зв'язку. Мішок, сумка, ярлики з печатками разом із актом і супровідним листом надсилаються до підприємства зв'язку (його філії).

У підприємстві зв'язку (його філії) на підставі одержаних із відділення зв'язку повідомлень, документів і матеріалів проводиться перевірка.

6.14. Бухгалтерія підприємства зв'язку (його філії) щоденно на підставі розпорядження на висилку підкріплення та довідки про вислані з відділень зв'язку надлімітні залишки готівки складає відомість накопичення (по кожному відділенню зв'язку) сум отриманих підкріплень та висланих надлімітних залишків.

Якщо брезентові сумки з підкріпленнями були вислані з підприємства зв'язку (його філії) до відділення зв'язку в поточному місяці, а отримані в наступному місяці (так само як і брезентові сумки з надлімітними залишками готівки) - з відділень зв'язку до підприємства зв'язку (його філії), то працівник, який отримав кодовані заявки і повідомлення, в останній день місяця складає довідку про суми з підкріпленнями і надлімітними залишками готівки, що виявилися на перше число місяця в дорозі (додаток 6).

7.1. Для збирання надлімітних залишків касової готівки та доставки підкріплень грошових сум до відділень зв'язку обласних центрів, міст Києва та Севастополя, а також міст обласного підпорядкування організовуються маршрути, що обслуговуються легковими автомобілями. Автомобілі, що виходять в рейс, забезпечуються брезентовими мішками для схоронності сумок з готівкою, портфелями для перенесення сумок з готівкою від автомобіля до відділення зв'язку.

7.2. За кожним відділенням зв'язку закріплюється не менше двох брезентових сумок, на яких вказується найменування відділення зв'язку і номер сумки.

7.3. Всі грошові операції з доставки готівки повинні виконуватися безпосередньо через Головні каси підприємств зв'язку (їхніх філій), минаючи відділення перевезення пошти, пункти обміну.

7.4. Перевезення сумок з готівкою між підприємствами, філіями і відділеннями зв'язку здійснюється на підставі кодованих заявок та повідомлень, які одержані з відділень зв'язку: з надлімітними залишками кас - в день виїзду автомобіля в рейс, а за підкріпленням - напередодні виїзду автомобіля в рейс.

Порядок і час приймання кодованих заявок та повідомлень встановлюється наказом керівника підприємства зв'язку (його філії).

Розроблення коду, забезпечення ним відділень зв'язку провадиться у відповідності до вимог, викладених у п.5.7.

Порядок передання і одержання кодованих повідомлень викладений у пунктах 5.8 та 6.3.

7.5. Пакування грошових білетів у брезентові сумки і підготовка до видачі порожніх сумок проводиться в Головних касах підприємств зв'язку (їхніх філій) та в коморах відділень зв'язку.

За правильне і своєчасне пакування грошових білетів та оформлення сумок несуть відповідальність у підприємствах зв'язку (їхніх філіях) начальники (оператори) Головних кас, у відділеннях зв'язку - начальник відділення зв'язку (його заступник).

7.6. Пакування брезентових сумок з підкріпленням грошової готівки виконується порядком, передбаченим у пунктах 5.10 та 5.11, але сумки з надлімітними залишками в брезентові мішки не вкладаються.

7.7. Організація збирання надлімітних залишків касової готівки у відділеннях зв'язку та висилання підкріплень готівкою до відділень зв'язку, оформлення відповідних документів здійснюється відповідно до вимог, викладених у пунктах 5.7 - 6.3 цього Порядку.

7.8. Облік руху брезентових сумок (мішків) в Головних касах здійснюється в Книзі обліку приймання і здавання брезентових сумок, посвідчень на право супроводження та обміну пошти (додаток 7).

7.9. Для збирання надлімітних залишків касової готівки з міських відділень зв'язку, а також підкріплення їх готівкою, в підприємствах зв'язку передбачаються посади операторів зв'язку, які виконують функції супровідників і несуть повну відповідальність за збереження брезентових сумок і готівки під час їх перевезення.

7.10. З особами, яких приймають на посаду супровідників, укладають договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

7.11. На час виконання операцій зі збирання надлімітних залишків із відділень зв'язку або доставки підкріплення грошової готівки, перевезення готівки між банком і Головною касою супровідникам під розписку в книзі обліку вогнепальної зброї і боєприпасів видається зброя і посвідчення на право її носіння.

Облік зброї і дозволів на право її носіння, її видача та приймання здійснюється на підставі Інструкції про порядок виготовлення, придбання, зберігання, обліку, перевезення і використання вогнепальної зброї, боєприпасів до неї та вибухових матеріалів, затвердженої Наказом Міністерства внутрішніх справ від 25 березня 1993 року N 164 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України від 19 травня 1993 року N 51.

7.12. У Головній касі на підставі довідки про вислані з відділень зв'язку надлімітні залишки готівки на кожний рейс автомобіля складається маршрутна накладна (додаток 8) в одному примірнику, на якій вказується її номер (порядкова нумерація ведеться упродовж кварталу), дата, години і хвилини відправлення в рейс, прізвища супровідників, номери (або найменування) відділень зв'язку, куди належить заїжджати, а також номери порожніх брезентових сумок, що підлягають поверненню до відділень зв'язку.

7.13. На кожен автомобіль, який відправляється в рейс, начальник Головної каси призначає одного із супровідників старшим на маршруті, про що робиться відповідний запис у маршрутній накладній.

7.14. Перед виїздом в рейс супровідники одержують у начальника (оператора) Головної каси під розписку в Книзі обліку маршрутну накладну, посвідчення на право супроводження та обміну пошти (додаток 9), порожній брезентовий мішок, портфель і порожні брезентові сумки для обміну у відділенні зв'язку.

7.15. Розпорядження старшого супровідника на маршруті обов'язкові для другого супровідника і водія, який обслуговує рейс. Вказівки про напрямок руху автомобіля на маршруті даються старшим супровідником.

Під час рейсу автомобіль повинен прямувати тільки до відділень зв'язку, що зазначені в маршрутній накладній. На зупинках двигун автомобіля повинен працювати безперервно. Під час руху і на зупинках двері автомобіля і вікна мають бути закритими зсередини.

7.16. Категорично забороняється проїзд та перевезення в автомобілі осіб, які не пов'язані з обслуговуванням рейсу.

7.17. Під час рейсу старший супровідник повинен перебувати на задньому сидінні автомобіля біля мішка із сумками. Другий супровідник, маючи при собі портфель, повинен сидіти поруч із водієм і виходити з машини тільки для вручення і одержання сумок.

7.18. Після прибуття автомобіля за місцем призначення супровідник пред'являє начальнику відділення зв'язку (його заступнику) посвідчення на право обміну пошти, маршрутну накладну та порожню брезентову сумку.

7.19. Начальник відділення зв'язку (його заступник) проставляє в маршрутній накладній час прибуття автомобіля, вказує номер брезентової сумки, яку здає з надлімітними залишками, суми готівки, вказує свою посаду, розписується про здачу сумки з грошима і про одержання порожньої сумки. Далі ставить відбиток календарного штемпеля з зазначенням часу обміну.

Приймаючи сумку з грошима, супровідник оглядає її зовнішній стан, переконується в тому, що оболонка і відтиск страхової печатки не пошкоджені, звіряє записи на бирці брезентової сумки з записом в маршрутній накладній і розписується за її одержання на другому примірнику накладної, що залишається у відділенні зв'язку. Брезентову сумку з грошима, накладну і маршрутну накладну супровідник кладе в портфель і в супроводі начальника (заступника начальника) відділення зв'язку доставляє її до автомобіля.

7.20. Начальник відділення зв'язку (його заступник) повинен провести супровідника до дверей автомобіля.

7.21. Старший супровідник на маршруті, одержуючи брезентову сумку, оглядає її зовнішній стан, звіряє дані, вказані на бирці, із записом в маршрутній накладній, і кладе сумку до брезентового мішка.

7.22. Зробивши об'їзд усіх відділень зв'язку, які вказані в маршрутній накладній, автомобіль з супровідниками повертається до Головної каси підприємства зв'язку (його філії), де старший супровідник здає начальнику (оператору) Головної каси брезентові сумки з готівкою під розписку в маршрутній накладній. Маршрутну накладну, обидва посвідчення на право супроводження та обміну пошти, портфель і брезентовий мішок супровідники здають під розписку в Книзі обліку.

7.23. Начальник (оператор) Головної каси, одержуючи від супровідників сумки з готівкою, звіряє дані, вказані на бирках сумок, із записом в маршрутній накладній, оглядає їх зовнішній вигляд, перевіряє вагу, робить відмітку в маршрутній накладній про час прибуття автомобіля з рейсу і про кількість прийнятих брезентових сумок.

7.24. Розкриття та оприбуткування готівки із розпакованих брезентових сумок проводиться у відповідності до вимог п.5.16 цього Порядку. Документи здаються до бухгалтерії підприємства зв'язку (його філії) не пізніше наступного дня.

7.25. Для висилки підкріплення готівки відділення зв'язку передають до підприємства зв'язку (його філії) кодовані повідомлення порядком, визначеним в наказі керівника підприємства зв'язку (його філії).

7.26. Відповідно до розпорядження про висилку підкріплення готівки, в Головній касі підприємства зв'язку (його філії) пакуються брезентові сумки з підкріпленням готівки для відділень зв'язку, складається загальна накладна ф.16 (в одному примірнику), в якій проставляється її номер (нумерація ведеться протягом року), кількість сумок (цифрами та прописом), що передаються супровіднику на маршрут.

7.27. На підставі розпорядження на висилку підкріплення начальник (оператор) Головної каси складає маршрутну накладну (в одному примірнику), в якій вказуються дата, години і хвилини відправлення автомобіля в рейс, прізвища супровідників із зазначенням старшого на маршруті, номери (найменування) відділень зв'язку, номери брезентових сумок і суми готівки. Порядкова нумерація маршрутних накладних ведеться протягом кварталу.

7.28. Старший супровідник оглядає зовнішній стан брезентових сумок із готівкою, звіряє дані на бирці із записами в маршрутній накладній і розписується в загальній накладній, де вказує кількість (цифрами і прописом) прийнятих брезентових сумок і, в супроводі другого супровідника, складені в брезентовий мішок сумки несе до автомобіля. Накладна із розпискою зберігається в документах робочого дня Головної каси.

7.29. Начальник (оператор) Головної каси повідомляє про час виїзду автомобіля в перше за маршрутом відділення зв'язку.

7.30. Начальник відділення зв'язку (його заступник) повинен зустріти супровідника біля автомобіля.

7.31. Прибувши до відділення зв'язку, старший на маршруті видає супровіднику брезентову сумку, призначену для даного відділення зв'язку, і маршрутну накладну.

7.32. Супровідник вкладає в портфель брезентову сумку та накладну і несе їх до відділення зв'язку в супроводі начальника відділення зв'язку (його заступника). В коморі відділення зв'язку супровідник пред'являє своє посвідчення, перевіряє у начальника відділення зв'язку (його заступника) наявність посвідчення на право обміну або посвідчення особи, після чого вручає брезентову сумку і маршрутну накладну.

7.33. Одержавши брезентову сумку і маршрутну накладну, начальник відділення зв'язку (його заступник) ретельно оглядає зовнішній вигляд сумки, перевіряє її вагу, цілість відтиску страхової печатки та шпагата, звіряє дані, вказані на бирці, із записами в маршрутній накладній і розписується в ній за одержання сумки, вказуючи час прибуття, та ставить відбиток календарного штемпеля. Окремим рядком у маршрутній накладній записує номер порожньої сумки, яку повертає. Начальник відділення зв'язку (його заступник) повідомляє про час від'їзду автомашини до наступного по маршруту відділення зв'язку.

7.34. Повернувшись до машини, супровідник віддає порожню сумку і маршрутну накладну старшому по рейсу, який перевіряє правильність її оформлення, і звіряє номер порожньої сумки з записом.

7.35. Після об'їзду всіх відділень зв'язку, що записані в маршрутній накладній, при поверненні до підприємства зв'язку (його філії) супровідники здають всі документи і речі до Головної каси порядком, викладеним у пункті 7.22.

7.36. У підприємстві зв'язку (його філії) контроль за рухом сумок з підкріпленням та надлімітними залишками здійснює працівник, визначений наказом.

8.1. Керівники підприємств зв'язку (їхніх філій) зобов'язані забезпечити збереження грошей в касі, їх доставлення з установ банку або здавання до установи банку. У разі, коли з їх вини не буде створено необхідних умов для збереження грошей, вони несуть відповідальність, передбачену чинним законодавством.

8.2. Для збереження грошей в Головних касах підприємств зв'язку (їхніх філій) обладнуються комори з протипожежними засобами.

Приміщення каси має бути відокремлене від інших виробничих приміщень, двері до каси під час здійснення операцій - замкнуті з внутрішнього боку. Категорично забороняється залишати ключі в замкових щілинах сейфів та інших сховищ протягом робочого дня (зміни). Вхід до приміщення каси осіб, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Для збереження залишків готівки, платіжних документів, брезентових сумок з грошима, одержаних або підготовлених до відправлення (зберігаються окремо від залишку готівки), у коморі Головної каси встановлюються в належній кількості вогнетривкі сейфи, а для збереження інших цінностей - залізні шафи.

Двері комори повинні бути металеві або оббиті металом, вікна повинні мати металеві грати та штори.

Такі вимоги щодо збереження грошей та інших цінностей, обладнання комор потрібно ставити і до устаткування сховищ цінностей відділень зв'язку.

Головні каси мають бути обладнані спеціальною сигналізацією з виведенням на пункт централізованого спостереження органів внутрішніх справ.

Збереження в касі готівки та інших цінностей, що не належать до даного підприємства зв'язку (його філії), забороняється.

8.3. Запасні ключі (дублікати) від Головної каси, сейфів Головної каси, а також від сейфів, комор відділень зв'язку з оригіналом опису запаковуються в пакет, який обшивається тканиною, запечатується відтиском контрольної печатки начальника (оператора) Головної каси, а у відділеннях зв'язку - відтиском страхової печатки і передається на збереження, під розписку на другому примірнику опису, керівнику підприємства зв'язку (його філії).

Керівники підприємств зв'язку (їхніх філій) і матеріально відповідальні працівники зобов'язані забезпечити надійне збереження ключів від сховищ цінностей, а також збереження страхових і контрольних печаток для запобігання випадкам використання цих ключів і печаток у робочий і неробочий час іншими особами.

8.4. Після закінчення роботи в Головних касах підприємств зв'язку (їхніх філій) та у відділеннях зв'язку перевіряються залишки каси.

Щоденно в підприємствах зв'язку (їхніх філіях) перед закінченням операцій в Головній касі чергують відповідальні працівники за графіком, складеним на місяць головним бухгалтером і затвердженим керівником підприємства зв'язку (його філії). Чергувати повинні: керівник, його заступники, головний, старший бухгалтер, бухгалтер, економіст, начальники відділів, цехів, дільниць та їх заступники.

З обов'язками відповідального чергового працівники повинні бути ознайомлені під розписку.

8.5. Не дозволяється залучати до щоденних перевірок Головних кас в кінці робочого дня начальників відділень зв'язку і їхніх заступників, а також підзвітних Головній касі працівників. Одному і тому ж самому працівнику забороняється здійснювати щоденну перевірку Головної каси упродовж двох і більше днів підряд.

8.6. У присутності начальника (оператора) Головної каси відповідальним черговим здійснюється перевірка готівки та платіжних документів, що знаходяться в касі. Про наслідки перевірки робиться відмітка на першому примірнику аркуша касової книги за підписами працівника, що здійснив перевірку, і начальника (оператора) Головної каси: "Каса перевірена", дата і підписи.

Перевірка здійснюється в такому порядку:

а) банківські білети, запаковані в пачки, перевіряються за кількістю пачок і надписами на пачках, крім того, здійснюється контрольний перерахунок готівки в деяких пачках;

б) окремі банківські білети - поштучним перерахунком;

в) брезентові сумки з підкріпленнями готівки для відділень зв'язку, запаковані та підготовлені для відправки (готівка в цих сумках буде списана за касовою книгою наступного дня), перевіряються без розкриття, за документами до них (копіями супровідних листів і розпорядженням на висилку підкріплення);

г) монета, підібрана за номіналом і запакована в мішки - без розкриття, за надписами, а розсипом - з поштучним перерахунком;

ґ) платіжні документи.

У разі виявлення під час контрольного перерахунку неправильного вкладення банківських білетів у пачки здійснюється повний аркушний перерахунок готівки, що знаходиться в касі.

Відповідальний черговий також бере участь у розкритті сумок з надлімітними залишками, що надходять із відділень зв'язку, та у запакуванні сумок з підкріпленням готівки, якщо у Головній касі на момент проведення цих операцій працює тільки одна особа.

8.7. Всі сховища, що знаходяться в коморі Головної каси (сейфи і металеві шафи), замикаються ключами та запечатуються контрольною печаткою начальника (оператора) Головної каси, який провадить і закінчує операції каси. Комора закривається на внутрішній і зовнішній замки й запечатується двома печатками: страховою печаткою і контрольною, що закріплена за працівником, який закінчує операції у Головній касі чи у касі відділення зв'язку.

Страхова печатка і внутрішній ключ від комори зберігаються у відповідального чергового, а печатка з гравіруванням "Контроль, Головна каса", ключі від сейфів і від зовнішнього замка комори - у працівника каси.

У відділеннях зв'язку ключі від сейфів, сховищ, вхідних дверей та страхова печатка зберігаються у начальника відділення зв'язку (його заступника).

Перед закриттям комори і вхідних дверей Головної каси слід перевірити, чи всі сейфи, шафи, вікна, віконниці зачинені, світло вимкнене, вентиляція виключена.

8.8. Відкриття комор і сейфів у Головній касі здійснюється працівниками, які їх закривали і запечатували. Перед відкриттям комор та сховищ начальник (оператор) Головної каси і відповідальний черговий зобов'язані оглянути цілість замків, дверей, вікон, віконних решіток і печаток.

Печатки не зриваються, а разом зі шнурком зрізуються і зберігаються до кінця робочого дня.

8.9. Закриття та відкриття комор і сейфів відділень зв'язку провадиться у відповідності до вимог пунктів 8.7 та 8.8.

8.10. У випадку пошкодження у Головних касах чи у відділеннях зв'язку дверей, замків, решіток на вікнах, печаток про це негайно слід повідомляти керівнику (заступнику) підприємства зв'язку (його філії), який повинен про це терміново повідомити органи внутрішніх справ.

Керівник підприємства зв'язку (його філії), головний бухгалтер або працівники, які їх замінюють, а також начальник (оператор) Головної каси підприємства зв'язку (його філії) чи начальник відділення зв'язку (якщо це сталося у відділенні зв'язку), після одержання дозволу від органів внутрішніх справ, проводять перевірку наявності грошових коштів та інших цінностей, що зберігалися в коморі. Перевірка проводиться до початку касових операцій. Про наслідки перевірки складається акт у трьох примірниках, що підписується усіма працівниками, які брали участь у перевірці. Один примірник акта передається до органів внутрішніх справ, другий - надсилається до підприємства зв'язку за підпорядкованістю, третій - залишається у філії зв'язку.

8.11. У разі потреби відкриття сховища за відсутності працівників, які брали участь в їх закритті та запечатуванні, наказом керівника підприємства зв'язку (його філії) утворюється комісія, яка здійснює відкриття сховищ, перевірку грошей та інших цінностей, що знаходяться в них. Сховища відкриваються запасними ключами, що зберігаються у керівника.

8.12. Працівники зв'язку, що надають послуги, протягом робочої зміни грошові суми, умовні цінності зберігають на робочих місцях в спеціальних металевих шкатулках, шафах або ящиках столів, що пристосовані для цього і мають справні замки.

Працівникам зв'язку, що надають послуги, забороняється залишати на час їхньої тимчасової відсутності на робочому місці готівку і цінності в незамкнутих шкатулках, ящиках столів або шафах. Забороняється також передавати протягом робочого дня іншому працівнику зв'язку готівку і платіжні документи, обминаючи Головну касу, а у відділеннях зв'язку - начальника відділення зв'язку (його заступника).

В кінці робочого дня готівка і всі платіжні касові документи обов'язково здаються до Головної каси за касовою довідкою, а у відділенні зв'язку - начальнику відділення.

Після закінчення роботи працівники зв'язку зобов'язані закрити і запечатати контрольними печатками шкатулки і під розписку в спеціально заведеному для цього журналі передати для збереження до Головної каси чи до комори для зберігання цінностей у відділенні зв'язку. Ключі і контрольні печатки зберігаються у працівників зв'язку, які користуються шкатулками.

8.13. Начальники (оператори) Головних кас, начальники відділень зв'язку (їхні заступники) і працівники зв'язку, які надають послуги, несуть повну індивідуальну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ними грошових сум та інших цінностей, а також за будь-який збиток, завданий підприємству зв'язку (його філії) внаслідок недбалих, необережних або навмисних дій.

8.14. З працівниками, які приймаються на посади, пов'язані з матеріальною відповідальністю, укладаються договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Після видання наказу про призначення зазначених працівників на роботу, пов'язану з веденням касових операцій, керівник підприємства зв'язку (його філії) зобов'язаний ознайомити їх з цими Правилами під розписку.

8.15. Категорично забороняється начальнику (оператору) Головної каси, начальнику відділення зв'язку (його заступнику), працівникам, які надають послуги зв'язку:

а) передоручати виконання покладених на них обов'язків щодо касових операцій іншим працівникам;

б) зберігати особисті гроші та інші цінності разом із грошима і цінностями підприємства зв'язку (його філії).

8.16. У підприємствах зв'язку (їхніх філіях), які мають змінний режим роботи, начальник (оператор) Головної каси при передаванні грошей і платіжних документів працівнику, який змінює його, виводить за Касовою книгою залишок сум грошей і сум платіжних документів на час передавання та здійснює відповідний запис у ній.

Наступний запис усіх операцій в Касовій книзі здійснюється після підпису працівника, який прийняв касу.

Таким же порядком оформлюється передача Головної каси при наданні вихідних днів начальнику (оператору) Головної каси.

Підсумок за добу і надання касового звіту до бухгалтерії здійснюється змінним оператором Головної каси.

8.17. У разі потреби тимчасової заміни начальника (оператора) Головної каси (хвороба та інші причини) виконання його обов'язків покладається наказом по підприємству зв'язку (його філії) на іншого працівника, з яким укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Прийняття-передача каси в цьому разі здійснюється в такому порядку:

готівка та інші цінності, що знаходяться в касі, перераховуються працівником, якому вони передаються, в присутності комісії, визначеної наказом. Про передачу грошей та інших цінностей складається акт за підписами членів комісії.

8.18. Начальники (оператори) Головних кас підприємств зв'язку (їхніх філій) зобов'язані забезпечити сортування прийнятих до каси грошей, формувати їх за номіналом лицьовим боком догори в одному напрямку, підраховувати по 100 листів і обандеролювати хрестоподібно. На стрічці зазначається сума, дата, проставляється підпис або відбиток особистого штампа начальника (оператора) Головної каси, який сортував і перераховував гроші.

Металеві монети, які знаходяться в Головній касі, повинні зберігатися у вогнетривкій шафі у розсортованому вигляді.

9.1. Перелік послуг, що надаються стаціонарними та пересувними відділеннями зв'язку (основних для підгалузі поштового зв'язку та інших послуг) визначається підприємствами зв'язку (їхніми філіями), яким вони підпорядковуються.

9.2. Порядок розрахунків зі споживачами за надані послуги (як в готівковій, так і в безготівковій формах) та здання їх працівниками, що надають послуги, до кас відділень зв'язку, визначений у пунктах 2.5 - 2.9.

9.3. На робочі місця працівникам, які надають послуги, готівка видається по Книзі обліку грошей та платіжних документів (додаток 10). У цій книзі відображаються всі здійснювані впродовж робочого дня операції, пов'язані з готівкою і платіжними документами, між начальником відділення зв'язку (його заступником) та працівниками зв'язку, які надають послуги.

9.4. На всі види послуг, що надаються у відділенні зв'язку, видаються чеки касового апарата або квитанції (ф.1, ф.5).

9.5. Відділенню зв'язку надається право здійснювати наступні видаткові операції:

- оплачувати грошові перекази;

- виплачувати пенсію і допомогу;

- виплачувати працівникам відділення зв'язку заробітну платню, премію, грошову допомогу з тимчасової непрацездатності та інші суми за платіжними відомостями, що надійшли з підприємства зв'язку (його філії);

- повертати споживачам лишок стягненої плати за надані послуги;

- повертати споживачам суми плати за прийом відправлень в разі відмови споживача від наданої послуги або стягнену понад встановлений тариф плату за надання послуги;

- висилати до підприємства зв'язку (його філії) за підпорядкованістю: надлімітні залишки готівки, гарантовані платіжні доручення, довідки установ банку, міжнародні купони для відповіді;

- за наявності в установі банку поточного рахунку за переказними операціями або пенсійними коштами здавати на ці рахунки надлімітні залишки.

Повернення споживачам сум плати здійснюється відділеннями зв'язку на підставі довідки, що складається за такою формою:

Підлягає поверненню 2 грн. за посилку, адресовану до Києва за квитанцією N 45 від 10.08.97 р. З відправника Федорченка Василя Максимовича (Ірпінь, Київської обл., вул.Правди, 49) стягнено 4 грн. 20 коп. Потрібно було стягнути 2 грн. 20 коп.

9.6. В разі внесення юридичними особами на поточний рахунок або до каси підприємства зв'язку (його філії) авансу для надання послуг зв'язку, для розрахунків за надані послуги застосовуються авансові книжки (додаток 11). При наданні послуг, на які ПДВ не нараховується, ведеться окрема авансова книжка.

9.7. На послуги, що надаються в рахунок внесених авансів, ведуться окремі квитанційні зошити. Суми за надані послуги в рахунок внесених авансів обліковуються у відомостях (додатки 12, 12-а, 12-б) і передаються безпосередньо до бухгалтерії підприємства зв'язку (його філії) разом з квитанціями із авансових книжок.

9.8. У відділеннях зв'язку всі надходження готівки та платіжних документів, видаткові операції обліковуються у Касовому щоденнику (додаток 13), який є звітним документом відділення зв'язку з ведення касових операцій. У Касовому щоденнику також відображаються дані про наявність і рух знаків поштової оплати та інших матеріальних цінностей, що знаходяться у відділенні зв'язку.

9.9. Касовий щоденник надсилається напередодні кожного місяця до відділень зв'язку із підприємства зв'язку (його філії). На лицьовому боці Касового щоденника слід вказати: найменування підприємства зв'язку (його філії), відділення зв'язку; місяць, на який щоденник висилається; суму затвердженого ліміту щодо готівки та щодо знаків поштової оплати. Записи засвідчуються підписом керівника підприємства зв'язку (його філії) і відтиском печатки.

9.10. Касовий щоденник складається з двох розділів:

- у першому розділі відображаються прибуткові (А. Прибуток) і видаткові (Б. Видаток) операції відділення зв'язку готівкою і платіжними документами;

- у другому розділі - наявність і рух знаків поштової оплати, інших матеріальних цінностей (товарів, лотерейних квитків тощо).

Прибуткова і видаткова частини Касового щоденника відображають підсумки операцій за видами послуг за місяць в цілому, в тому числі в розрізі кожного дня та кожної п'ятиденки.

Щоденник формується з відривних талонів, які відображають щоденні операції за прибутком та видатком, та узагальнені дані за кожну п'ятиденку.

Наприкінці кожного робочого дня в щоденнику підбиваються всі підсумки підрахунком прибутку та видатку, в тому числі за податковими групами, а також виводиться залишок грошових коштів, знаків поштової оплати, інших матеріальних цінностей з урахуванням їх залишків на початок робочого дня.

9.11. У першому розділі А. Прибуток у кожній графі рядка 1 зазначається залишок каси на початок дня з розбивкою на готівку і платіжні документи.

9.12. Всі прибуткові операції відображаються в розрізі кожного з видів надходжень із зазначенням податкових груп.

9.13. Відомості про прийняті від споживачів за надані послуги готівку і платіжні документи заносяться до відповідних рядків аркушів Касового щоденника. У рядку "Всього за прибутком" підраховується загальна сума прибутку з розбивкою на готівку і платіжні документи, в тому числі на податкові групи.

9.14. У першому розділі Б. Видаток всі видаткові операції відображаються в розрізі кожного виду.

9.15. Готівка, виплачена споживачам за грошовими переказами, пенсіях і допомогах, заробітна плата, готівка, відправлена до підприємства зв'язку (його філії) як надлімітні залишки, у тому числі і платіжні документи тощо, списуються у відповідних рядках даного розділу. У рядку "Всього за видатками" підраховується загальна сума видатку з розбивкою на готівку і платіжні документи. У цьому розділі в окремій графі вказується залишок каси на кінець дня з розподілом на готівку, у тому числі готівку у листонош, і платіжні документи. Заповнений відривний аркуш підписується начальником (заступником начальника) відділення зв'язку або працівником, на якого покладені відповідні функції наказом по підприємству зв'язку (його філії), і ставиться відбиток календарного штемпеля.

9.16. Не пізніше наступного дня відривний аркуш Касового щоденника за операційний день разом з первинними документами (реєстрами за ф.10, 10-а, бланками оплачених переказів, копіями квитанцій прийнятих поштових відправлень) відправляється до підприємства зв'язку (його філії) на перевірку.

У відділеннях зв'язку з невеликими обсягами грошового обігу дозволяється відправляти відривні талони та зазначені первинні документи за кожну п'ятиденку. В цих випадках Касовий щоденник може формуватися з відривними талонами по п'ятиденках.

9.17. У розділі 2 в рядку 1 кожної графи вказується залишок знаків поштової оплати на початок дня та інших матеріальних цінностей в розрізі кожного виду. Далі в наступних рядках кожної графи вносяться дані (грошовими одиницями), що відображають операції зі знаками поштової оплати протягом дня: "Отримано знаків поштової оплати з Головної каси або з бази маркованої продукції", "Дооцінено", "Продано за готівку", "Продано за перерахуванням", "Повернено", "Уцінено" і "Залишок на кінець дня". Сума коштів, зазначена в рядку "Продано за готівку", повинна відповідати сумі прийнятої плати за знаки поштової оплати, що зазначена в розділі 1 Касового щоденника.

Таким же порядком заповнюються графи за кожним видом товару.

9.18. Підсумкові суми, що зазначені у відривних аркушах Касового щоденника за кожен день, мають бути арифметично правильними і відповідати сумам, зазначеним у первинних документах.

9.19. Крім підсумків, що зазначаються у відривних аркушах за кожен день, у Касовому щоденнику підбиваються підсумки за 5 робочих днів (п'ятиденку). Підсумки за п'ятиденку у належній для них почерговості слід записувати до відповідних граф Касового щоденника, після чого проводиться арифметична перевірка записів і виводиться залишок на початок наступної п'ятиденки. Ці підсумки також висилаються до підприємства зв'язку (його філії).

9.20. Наприкінці місяця підбиваються підсумки за останню п'ятиденку і в цілому за місяць. Перевірку підсумків здійснює начальник відділення зв'язку (його заступник), ставить свій підпис, який завіряє відбитком календарного штемпеля. Касовий щоденник відправляється до підприємства зв'язку (його філії) для контролю (не пізніше першого числа наступного місяця).

Разом з Касовим щоденником відправляються: задіяні квитанційні зошити, касові довідки за останній день місяця, повідомлення на виплачені протягом поточного місяця перекази, Книга обліку переказів, посилок, цінних листів та бандеролей для доставлення адресатам, відомості на виплату пенсії разом із копіями реєстрів для запису виплачених пенсій та допомоги.

Звітні документи надсилаються до підприємства зв'язку (його філії) з припискою до накладної ф.16, у страхових мішках або цінних постпакетах, і передаються особі, що здійснює контроль, під розписку у цій накладній.

9.21. Касовий щоденник, а також інші платіжні документи, що оформляються у відділенні зв'язку, повинні правильно і в повному обсязі відображати рух грошових сум та інших матеріальних цінностей. Підчистки і не обгрунтовані виправлення в щоденнику є неприпустимі. За достовірність внесених у Касовий щоденник даних, своєчасне його складання та відправку на контроль до підприємства зв'язку (його філії) несе відповідальність начальник відділення зв'язку або працівник, який згідно з наказом його замінює.

9.22. Касові щоденники, що надійшли до підприємства зв'язку (його філії) підлягають ретельній перевірці працівниками, визначеними керівником підприємства зв'язку (його філії). Перелік операцій, що підлягають обов'язковому контролю, поданий у додатку 13. Залишок каси (готівкою та платіжними документами) та інших матеріальних цінностей на початок наступного місяця повторюється на останній сторінці щоденника і підтверджується підписами головного бухгалтера і керівника підприємства зв'язку (його філії).

До відділень зв'язку, дільниць направляється довідка про підтвердження залишків каси, знаків поштової оплати та інших цінностей на початок наступного місяця.

9.23. У разі виявлення в Касовому щоденнику неправильно зазначених сум робиться відповідне виправлення, що підтверджується підписом працівника, який проводив перевірку. За всіма недоліками з ведення Касового щоденника та у разі виявлення при перевірці розбіжностей у сумах складається довідка, яка передається до бухгалтерії, на підставі якої складається рекламація в двох примірниках. Перший примірник надсилається у відповідне відділення зв'язку, другий залишається у Касовому щоденнику. Начальник відділення зв'язку вживає відповідних заходів для усунення порушень і повертає рекламацію до підприємства зв'язку (його філії).

Повернена рекламація долучається до Касового щоденника.

9.24. На останній сторінці Касового щоденника записуються також результати планової та раптової перевірок залишків кас та матеріальних цінностей, що проводяться працівниками контрольно-ревізійної служби.

10.1. Підприємства зв'язку (їхні філії) та підвідомчі їм структурні підрозділи, які реалізують знаки поштової оплати, повинні постійно мати їх у достатній кількості та асортименті.

10.2. Для безперебійного забезпечення відділень зв'язку, цехів, дільниць знаками поштової оплати встановлюється ліміт основного запасу:

у філіях підприємств зв'язку - у розмірі квартальної потреби;

у відділеннях зв'язку, цехах, дільницях - у розмірі півторамісячної потреби.

Із основного запасу провадиться висилання знаків поштової оплати до відділень зв'язку, а також видавання авансів начальникам цехів, дільниць.

10.3. Юридичним особам знаки поштової оплати відпускаються з основного запасу, а також відділеннями зв'язку, цехами, дільницями за разовими платіжними дорученнями, в рахунок внесеного авансу або за готівку. При одержанні знаків поштової оплати представник юридичної особи надає довіреність установленої форми.

На знаки поштової оплати юридичним особам виписується накладна ф.16 у двох примірниках. На другому примірнику (копії) накладної одержувач розписується в одержанні цінностей. Перший примірник накладної з підписом працівника зв'язку і відбитком календарного штемпеля видається одержувачу. Копія накладної передається до бухгалтерії підприємства зв'язку (його філії) разом з довіреністю.

10.4. Відповідальність за облік, збереження основного запасу знаків поштової оплати в підприємствах зв'язку (їхніх філіях), забезпечення ними підвідомчих структурних підрозділів (відділень зв'язку, цехів, дільниць) покладається на працівників, визначених наказом по підприємству зв'язку (його філії).