Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві соціальної політики України

3.2.15. Відправка усіх паперових листів-відповідей на звернення громадян і запити на інформацію здійснюється централізовано Відповідальним підрозділом.

4.1. Звернення громадян, у тому числі ті, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення громадян з термінами виконання, встановленими Міністром соціальної політики України, першим заступником Міністра, заступниками Міністра, заступником Міністра з питань європейської інтеграції, заступником Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації чи державним секретарем Міністерства соціальної політики України, виконуються відповідно до цих термінів та у межах термінів, передбачених статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

4.2. Термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється в календарних днях, починаючи з дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, по день присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та направлення його заявнику. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем терміну вважається перший після нього робочий день.

4.3. Звернення громадян, взяті на контроль і надіслані до Міністерства на розгляд органом влади вищого рівня, виконуються в терміни, встановлені цим органом або Міністром соціальної політики України, першим заступником Міністра, заступниками Міністра, заступником Міністра з питань європейської інтеграції, заступником Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації чи державним секретарем Міністерства соціальної політики України.

4.4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції Міністерства, відповідальний за розгляд структурний підрозділ Міністерства у 5-денний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформується громадянин, який подав звернення.

4.5. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно також у 5-денний строк повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.

4.6. Звернення громадян, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, що визначені Законом України "Про статус народного депутата України", а звернення, що надійшли від депутатів місцевих рад, - відповідно до вимог та в порядку, що визначені Законом України "Про статус депутатів місцевих рад".

4.7. Запити на інформацію розглядаються в строки, встановлені статтею 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше ніж через п'ять робочих днів з дати його отримання.

У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обгрунтованим.

У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обгрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

5.1. З метою своєчасного та належного розгляду звернень громадян, а також запитів на інформацію усі звернення та запити, що надходять до Міністерства, підлягають контролю.

Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян та запитів покладається на керівників структурних підрозділів Міністерства, які зобов'язані забезпечити правильний і повний їх розгляд та виконання прийнятих щодо них рішень.

Контроль за розглядом звернень та запитів на інформацію здійснюється за допомогою СЕД. Взяття на контроль звернення або запиту на інформацію проводиться під час його реєстрації в СЕД. Працівник Відповідального підрозділу, який проводить реєстрацію документа, встановлює рівень контролю та строки його розгляду у реєстраційно-моніторинговій картці в СЕД. Строки розгляду звернення встановлюються на упередження (за два дні до настання контрольного строку, визначеного законодавством, розпорядчими документами, резолюціями керівництва, з подальшим продовженням, але не менше ніж визначено законодавством).

Для здійснення контролю за зверненнями і запитами у Міністерстві застосовуються два рівні контролю: "контроль керівництва" та "контроль структурного підрозділу".

Рівень контролю "контроль керівництва" встановлюється:

для звернень громадян, які надіслані до Міністерства Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Апаратом Верховної Ради України, народними депутатами України, Офісом Президента України, Секретаріатом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, центральними органами виконавчої влади;

для звернень громадян, за результатами розгляду яких, крім громадянина, необхідно повідомити іншу організацію;

для звернень громадян, розгляд яких контролюється керівництвом Міністерства;

для звернень громадян, що надійшли від державної установи "Урядовий контактний центр";

для запитів на інформацію.

Для усіх інших звернень громадян встановлюється рівень контролю "контроль структурного підрозділу".

5.2. Звернення громадян і запити на інформацію, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні або запиті на інформацію.

Рішення про зняття звернення або запиту на інформацію з контролю приймає посадова особа, яка прийняла рішення про встановлення контролю.

5.3. Звернення громадян і запити на інформацію, для яких встановлено рівень контролю "контроль керівництва", контролюються та знімаються з контролю Відповідальним підрозділом.

5.4. Звернення громадян, для яких встановлено рівень контролю "контроль структурного підрозділу", контролюються та знімаються з контролю особами, відповідальними за ведення діловодства у структурних підрозділах Міністерства за погодженням з їхніми керівниками.

5.5. У процесі розгляду та зняття з контролю звернень громадян і запитів на інформацію працівники, яких визначено відповідальними за їх розгляд, особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах Міністерства, та працівники Відповідального підрозділу оперативно вносять до реєстраційно-моніторингових карток документів у СЕД доповнення і зміни, що стосуються розгляду звернень або запитів на інформацію (дата виконання, відмітка про результати розгляду звернення або запиту на інформацію, пропозиції щодо зняття з контролю).

5.6. Інформація про результати розгляду звернень громадян і запитів на інформацію з поміткою "Контроль" не рідше двох разів на рік узагальнюється Відповідальним підрозділом і доповідається державному секретарю.

6.1. Після розгляду звернення громадянина у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання свідчить про те, що розгляд звернення завершено і його можна долучити до справи.

Відмітка повинна містити слова "До справи", посилання на дату і реєстраційний індекс листа-відповіді, дату, найменування посади і підпис посадової особи, яка прийняла рішення.

Зазначені реквізити проставляються від руки.

6.2. Звернення громадян після їх розгляду з усіма додатками та копією листа-відповіді повертаються особам, відповідальним за ведення діловодства в структурних підрозділах Міністерства, для формування справ та їх зберігання.

Формувати та зберігати справи у виконавців забороняється.

6.3. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку (додаток 3). У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів, їх комплектність.

Пропозиції, заяви, скарги, відповіді на які не були надані, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформлюється за формою, встановленою додатком 6 до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

6.4. Структурні підрозділи Міністерства зберігають звернення громадян для надання довідок і використання в інших цілях протягом часу, визначеного Зведеною номенклатурою справ Міністерства соціальної політики.

За зберігання документів за зверненнями громадян відповідають керівники структурних підрозділів Міністерства.

6.5. У разі необхідності тривалого або постійного зберігання окремих справ за зверненнями громадян їх передача особі, відповідальній за ведення архівної справи у Міністерстві, а також знищення звернень громадян після закінчення строків їх зберігання здійснюються відповідно до пунктів 9, 10 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

7.1. Керівники структурних підрозділів Міністерства або за їх дорученням інші посадові особи зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені в зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, які призвели до порушення прав громадян.

7.2. Особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах Міністерства, щокварталу до 10 числа наступного за звітним періодом місяця готують у вигляді аналітичних довідок матеріали для аналізу інформації за зверненнями громадян та передають їх керівникам структурних підрозділів.

Статистичний аналіз звернень громадян проводиться за напрямами діяльності структурних підрозділів Міністерства та в розрізі таких показників:

загальна кількість письмових та усних звернень громадян (окремо);

кількість громадян, що звернулись;

кількість повторних звернень;

кількість колективних звернень;

категорії заявників;

результати розгляду звернень - "надано роз'яснення та необхідну інформацію", "вирішено позитивно", "відмовлено у задоволенні", "надіслано на розгляд іншому органу влади, установі чи організації", "взято до відома".

7.3. Підготовлені структурними підрозділами Міністерства аналітичні матеріали передаються для узагальнення до Відповідального підрозділу.

7.4. Узагальнені аналітичні матеріали щодо результатів роботи за зверненнями громадян доводяться до відома державного секретаря.