МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
15.03.2012 м. Київ № 139
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
23 березня 2012 р. за № 438/20751
Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і запитами на отримання публічної інформації у Міністерстві соціальної політики України
( заголовок із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
( Із змінами і доповненнями, внесеними наказами Міністерства соціальної політики України від 5 серпня 2013 року № 476, від 7 квітня 2015 року № 386, від 30 вересня 2016 року № 1109, від 5 грудня 2018 року № 1825, від 9 листопада 2022 року № 307, від 19 липня 2023 року № 254-Н ( враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 8 серпня 2023 року № 273-Н )
Відповідно до статті 13 Закону України "Про звернення громадян", статті 1 Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та з метою удосконалення роботи зі зверненнями громадян та організації особистого прийому громадян у центральному апараті Міністерства соціальної політики України
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян і запитами на отримання публічної інформації у Міністерстві соціальної політики України (далі - Інструкція), що додається.
( пункт 1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
2. Департаменту звернень громадян та контролю виконання (Т. Шелест) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату В. Коломійця.
4. Наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
| Віце-прем'єр-міністр України - Міністр | С. Тігіпко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства соціальної політики України
15.03.2012 № 139
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
23 березня 2012 р. за № 438/20751
Інструкція
з діловодства за зверненнями громадян і запитами на інформацію у Міністерстві соціальної політики України
( заголовок Інструкції із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
( У тексті Інструкції слова "Віце-прем'єр-міністр України - Міністр соціальної політики" у всіх відмінках замінено словами "Міністр соціальної політики України" у відповідних відмінках згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 5 серпня 2013 року № 476 )
( У тексті Інструкції слова "заступник Міністра - керівник апарату ( державний секретар Міністерства )" у всіх відмінках замінено словами "державний секретар" у відповідних відмінках згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 5 грудня 2018 року № 1825 )
( У тексті Інструкції слова "Міністр, перший заступник Міністра, заступники Міністра, заступник Міністра з питань європейської інтеграції та державний секретар", "Міністр, перший заступник Міністра, заступники Міністра, заступник Міністра з питань європейської інтеграції чи державний секретар", "Міністр, перший заступник Міністра, заступники Міністра, державний секретар чи заступник Міністра з питань європейської інтеграції", "Міністр соціальної політики України, перший заступник Міністра, заступники міністра, заступник Міністра з питань європейської інтеграції та державний секретар", "Міністр соціальної політики України, перший заступник Міністра, заступники міністра, заступник Міністра з питань європейської інтеграції чи державний секретар" в усіх відмінках замінено словами "Міністр соціальної політики України, перший заступник Міністра, заступники Міністра, заступник Міністра з питань європейської інтеграції, заступник Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації чи державний секретар Міністерства соціальної політики України" у відповідних відмінках; слова "відділ звернень та прийому громадян Управління звернень громадян та контролю виконання" в усіх відмінках замінено словами "Департамент документального забезпечення" у відповідних відмінках згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 9 листопада 2022 року № 307 )
I. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян і запитами на інформацію у Міністерстві соціальної політики України.
( пункт 1.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
1.2. Ця Інструкція розроблена згідно із Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".
( пункт 1.2 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
1.3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про звернення громадян" і "Про доступ до публічної інформації".
( пункт 1.3 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
1.4. Діловодство за зверненнями громадян і запитами на інформацію у Міністерстві соціальної політики України (далі - Міністерство) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на самостійний структурний підрозділ, відповідальний за організацію документообігу і контроль виконання документів (далі - Відповідальний підрозділ).
( абзац перший пункту 1.4 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 05.08.2013 р. № 476, від 07.04.2015 р. № 386, від 09.11.2022 р. № 307, у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
Організація діловодства за зверненнями громадян і запитами на інформацію в окремих структурних підрозділах центрального апарату Міністерства (далі - структурні підрозділи Міністерства) покладається на спеціально призначених для цього осіб (далі - особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах Міністерства).
( абзац другий пункту 1.4 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
1.5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14-16 Закону України "Про звернення громадян" та частини п'ятої статті 53 Закону України "Про запобігання корупції".
( пункт 1.5 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
1.6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну таємницю, яка охороняється законом, визначається нормативно-правовими актами.
1.7. Належну організацію та стан діловодства за зверненнями громадян і запитами на інформацію у Міністерстві забезпечує державний секретар.
( пункт 1.7 у редакції наказів Міністерства соціальної політики України від 30.09.2016 р. № 1109, від 05.12.2018 р. № 1825, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
II. Попередній розгляд, реєстрація та облік звернень громадян і запитів на інформацію
( заголовок розділу II у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
2.1. Звернення або запит на інформацію може бути подане окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).
( абзац перший пункту 2.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Звернення або запит на інформацію може бути усним чи письмовим.
( абзац другий пункту 2.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі.
Звернення може бути усним чи письмовим. Запити на інформацію можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.
( пункт 2.1 доповнено новим абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.
( пункт 2.1 доповнено новим абзацом п'ятим згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307, у зв'язку з цим абзаци четвертий та п'ятий вважати відповідно абзацами шостим та сьомим )
Письмове звернення надсилається поштою. Також письмове звернення може бути надіслано в електронному вигляді з використанням мережі Інтернет (електронне звернення). Такі звернення надсилаються шляхом заповнення відповідної електронної форми на офіційному веб-сайті Мінсоцполітики в розділі "Звернення громадян" або засобами електронного зв'язку на електронну адресу zvernennya@mlsp.gov.ua.
( абзац шостий пункту 2.1 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним.
( пункт 2.1 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 30.09.2016 р. № 1109 )
2.2. Звернення громадян оформляються відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян". У зверненні зазначаються прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), місце проживання заявника, контактні дані, викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмові та електронні звернення викладаються прийнятною для обох сторін мовою, розбірливо і чітко у друкованій або письмовій формі, підписуються заявником (групою осіб) із зазначенням дати.
( абзац перший пункту 2.2 у редакції наказів Міністерства соціальної політики України від 30.09.2016 р. № 1109, від 09.11.2022 р. № 307 )
Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".
2.3. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає (крім анонімних звернень, які надійшли відповідно до вимог статті 53 Закону України "Про запобігання корупції"). Не розглядаються й повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачені статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.
( абзац перший пункту 2.3 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Міністр соціальної політики України.
2.4. Реєстрація звернень громадян і запитів на інформацію у Міністерстві здійснюється з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.
( абзац перший пункту 2.4 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Реєстрація звернень громадян і запитів на інформацію у Міністерстві проводиться за допомогою Системи електронного документообігу (далі - СЕД), що забезпечує формування банку реєстраційних даних звернень громадян і запитів на інформацію та відповідних супровідних документів.
( абзац другий пункту 2.4 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
( пункт 2.4 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
2.5. Усі звернення громадян, що надходять до Міністерства, підлягають обов'язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян", а саме: пропозиції, заяви та скарги.
2.6. Усі звернення громадян і запити на інформацію, що надходять до Міністерства, реєструються централізовано Відповідальним підрозділом.
( абзац перший пункту 2.6 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307, від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
Усі звернення та запити на інформацію реєструються у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, - наступного після нього робочого дня.
( абзац другий пункту 2.6 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Електронне звернення приймається на електронну адресу zvernennya@mlsp.gov.ua, електронний запит на інформацію - на електронну адресу infozapit@mlsp.gov.ua.
( абзац третій пункту 2.6 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Датою подання електронного звернення або запиту на інформацію є дата його надходження на зазначену електронну адресу. Якщо електронне звернення або запит на інформацію надійшло/надійшов на електронну адресу в неробочий день та час, датою подання електронного звернення або запиту на інформацію вважається наступний після нього робочий день.
( абзац четвертий пункту 2.6 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
У разі якщо для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з письмовим зверненням.
( пункт 2.6 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 05.08.2013 р. № 476, у редакції наказів Міністерства соціальної політики України від 07.04.2015 р. № 386, від 30.09.2016 р. № 1109 )
2.7. Усі звернення громадян та запити на інформацію реєструються у СЕД шляхом прямого введення до реєстраційно-моніторингової картки таких елементів:
при реєстрації звернення - дата надходження; прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), адреса проживання, категорія та соціальний стан заявника; форма надходження, вид звернення; порушені питання (індекси та найменування питань, їх короткий зміст); реєстрація (за наявності) звернення в інших установах (індекс і назва установи, дата, реєстраційний номер); виконавець; термін виконання; рівень контролю; прийняті рішення; дата зняття з контролю. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника;
при реєстрації запиту на інформацію - дата надходження; вид доставки запиту, ім'я (найменування) запитувача, його поштова, електронна адреси, вихідні реквізити (за наявності): реєстраційний номер і дата; індекс і назва тематики, короткий зміст; реєстрація (за наявності) запиту в інших установах: індекс і назва установи, дата, реєстраційний номер; виконавець; термін виконання; рівень контролю; прийняті рішення; дата зняття з контролю.
Під час реєстрації паперового звернення або запиту на інформацію у СЕД створюється електронна копія оригіналу паперового документа (подання паперового документа в електронній формі, отриманій шляхом сканування цього документа).
Після реєстрації паперового звернення або запиту на інформацію на ньому проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення штрих-коду в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання. У разі відсутності технічних можливостей для нанесення штрих-коду реєстраційний номер проставляється на документі від руки.
( пункт 2.7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 07.04.2015 р. № 386, у редакції наказів Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825, від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
2.8. Для кожного звернення та запиту на інформацію встановлюється відповідний реєстраційний індекс і дата реєстрації.
Реєстраційний індекс звернення має дві обов'язкові частини:
перша - формується з початкової літери прізвища заявника; якщо звернення колективне, перша частина індексу має містити позначку "КО". Якщо звернення на етапі попереднього розгляду визначено анонімним, перша частина реєстраційного індексу має містити позначку "БП";
друга - містить порядковий номер, позначку про первинне або повторне надходження звернення, позначення року та порядкового номера картотеки.
Реєстраційний індекс запиту на інформацію складається з початкової літери імені запитувача (якщо він є фізичною особою), порядкового номера, позначки про первинне або повторне надходження запиту, позначення року та порядкового номера картотеки.
Складові реєстраційного індексу звернення або запиту на інформацію формуються СЕД під час їх реєстрації. При цьому нумерація починається кожного року з першого номера.
( пункт 2.8 у редакції наказів Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825, від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
2.9. Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, в тому числі усні, реєструються у тому самому порядку. До реєстраційного індексу звернень, що надійшли на особистому прийомі, додається велика літера "П".
( пункт 2.9 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
2.10. Для кожного звернення, запиту на інформацію створюється електронна реєстраційно-моніторингова картка, яка є невід'ємною електронною складовою СЕД і використовується виключно в межах апарату Міністерства.
Під час створення реєстраційно-моніторингової картки у СЕД до неї вносяться дані шляхом прямого введення елементів (додаток 1), що забезпечує ідентифікацію конкретного документа, відображення процесу його опрацювання, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду.
( пункт 2.10 у редакції наказів Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825, від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
2.11. Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом зі зверненням.
2.12. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-моніторингової картки в СЕД зазначається реєстраційний індекс попереднього звернення цього заявника.
( пункт 2.12 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
2.13. З метою своєчасного надання відповідей на звернення громадян і запити на інформацію у Міністерстві за допомогою СЕД здійснюється постійний контроль за станом їх розгляду.
( абзац перший пункту 2.13 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Постановка на контроль звернень громадян і запитів на інформацію, моніторинг стану їх розгляду та зняття з контролю проводяться відповідно до пунктів 5.1 - 5.5 розділу V цієї Інструкції.
( абзац другий пункту 2.13 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
( пункт 2.13 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 05.08.2013 р. № 476, від 07.04.2015 р. № 386, у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
2.14. Усі звернення громадян та запити на інформацію після реєстрації в СЕД відразу передаються для подальшого їх розгляду безпосередньо керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства. З метою оперативного розгляду звернень громадян та запитів на інформацію їх передача проводиться за допомогою СЕД в електронній формі.
( абзац перший пункту 2.14 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Паперові оригінали звернень громадян і запитів на інформацію наприкінці кожного робочого дня передаються до структурних підрозділів Міністерства, відповідальних за їх розгляд, для подальшого опрацювання та зберігання відповідно до вимог законодавства.
( абзац другий пункту 2.14 із змінами внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
У разі якщо документ терміновий (негайний чи невідкладний) та потребує розгляду керівництвом Мінсоцполітики, працівник, який його реєструє, додатково (на упередження) направляє за допомогою СЕД копію такого документа керівнику (керівникам) структурного (структурних) підрозділу (підрозділів) відповідно до компетенції.
( абзац третій пункту 2.14 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Для розгляду керівництву Міністерства (для накладення електронної резолюції) передаються за допомогою СЕД звернення громадян і запити на інформацію, для якісного розгляду яких необхідне безпосереднє втручання керівництва Міністерства (звернення, які потребують залучення до їх розгляду декількох структурних підрозділів Міністерства із визначенням головного виконавця).
( абзац четвертий пункту 2.14 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Такі звернення громадян і запити на інформацію передаються для розгляду Міністру соціальної політики України, першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, заступнику Міністра з питань європейської інтеграції, заступнику Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації чи державному секретарю Міністерства соціальної політики України відповідно до розподілу обов'язків.
( абзац п'ятий пункту 2.14 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
( пункт 2.14 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 05.08.2013 р. № 476, у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 07.04.2015 р. № 386, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 30.09.2016 р. № 1109, у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
2.15. Посадові особи, які проводять розгляд звернення або запиту на інформацію, зареєстрованого в СЕД, накладають на нього електронну резолюцію, в якій визначається головний виконавець, відповідальний за організацію виконання документа в Міністерстві, та (за необхідності) співвиконавці.
( абзац перший пункту 2.15 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис цієї самої посадової особи.
У разі якщо керівництвом Міністерства накладення резолюції проводилось у паперовому вигляді, працівники Відповідального підрозділу створюють в реєстраційно-моніторинговій картці документа в СЕД електронну копію цієї резолюції (шляхом сканування) та забезпечують подальше направлення звернення або запиту на інформацію на розгляд відповідно до резолюції.
( абзац третій пункту 2.15 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307, від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
( пункт 2.15 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
III. Розгляд письмових звернень громадян, запитів на інформацію та складання листів-відповідей
( заголовок розділу III у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
3.1. Розгляд письмових звернень громадян і запитів на інформацію.
( абзац перший пункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
3.1.1. Керівники структурних підрозділів Міністерства, до компетенції яких належать питання, зазначені у зверненнях громадян або запитах на інформацію, або структурні підрозділи яких визначено відповідальними за розгляд звернень громадян або запитів на інформацію у резолюціях Міністра соціальної політики України, першого заступника Міністра, заступників Міністра, заступника Міністра з питань європейської інтеграції, заступника Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації чи державного секретаря Міністерства соціальної політики України, проводять подальший розгляд звернень громадян або запитів на інформацію та визначають виконавців кожного з них шляхом накладення електронної резолюції з використанням СЕД.
( абзац перший підпункту 3.1.1 пункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 07.04.2015 р. № 386, від 30.09.2016 р. № 1109, у редакції наказів Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825, від 09.11.2022 р. № 307 )
У разі коли розгляд звернення або запиту на інформацію доручено кільком виконавцям, головною є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.
( абзац другий підпункту 3.1.1 пункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення або запиту на інформацію відповідають усі вказані в резолюції виконавці.
( абзац третій підпункту 3.1.1 пункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
У процесі розгляду звернень і запитів на інформацію, надання відповідей на які потребує отримання даних з інформаційних електронних баз і реєстрів, Міністерство може залучати фахівців державного підприємства "Інформаційно-обчислювальний центр Міністерства соціальної політики України".
( підпункт 3.1.1 пункту 3.1 доповнено абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.1.2. Звернення громадян і запити на інформацію передаються виконавцям за допомогою СЕД.
( абзац перший підпункту 3.1.2 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Паперові оригінали звернень громадян передаються виконавцям під підпис у журналах реєстрації звернень громадян, що ведуться у структурних підрозділах Міністерства за встановленою формою (додаток 2).
( підпункт 3.1.2 пункту 3.1 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
3.1.3. Інформація про осіб, відповідальних за розгляд звернень громадян і запитів на інформацію, та співвиконавців вноситься в реєстраційно-моніторингову картку документа СЕД автоматично на підставі накладених резолюцій.
( підпункт 3.1.3 пункту 3.1 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
3.1.4. Передача звернення громадянина або запита на інформацію від одного структурного підрозділу Міністерства до іншого проводиться Відповідальним підрозділом лише за письмовими пропозиціями керівників структурних підрозділів Міністерства, які подаються за допомогою СЕД.
( підпункт 3.1.4 пункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 05.08.2013 р. № 476, від 07.04.2015 р. № 386, у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825, із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307, від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.1.5. Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим структурним підрозділам Міністерства або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
Скарги на дії або бездіяльність державних службовців подаються у порядку підлеглості вищому органу або посадовій особі, що не позбавляє громадянина права звернутися до суду відповідно до чинного законодавства, а в разі незгоди громадянина з прийнятим за скаргою рішенням - безпосередньо до суду.
( підпункт 3.1.5 доповнено абзацом другим згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 30.09.2016 р. № 1109 )
3.1.6. Керівники та працівники структурних підрозділів Міністерства при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини і умови, які спонукають авторів скаржитись.
3.1.7. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.
3.1.8. Звернення, які містять повідомлення про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції", в тому числі анонімні (якщо наведена у них інформація стосується конкретних осіб та містить фактичні дані, які можуть бути перевірені), надсилаються поштою або на електронну адресу anticor@mlsp.gov.ua.
Такі звернення після їх реєстрації передаються для розгляду Міністру соціальної політики України, першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, заступнику Міністра з питань європейської інтеграції, заступнику Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації чи державному секретарю Міністерства соціальної політики України відповідно до розподілу обов'язків.
( абзац другий підпункту 3.1.8 пункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
За результатами розгляду накладається резолюція відповідно до пункту 2.15 цієї Інструкції.
( абзац третій підпункту 3.1.8 пункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
Одночасно таке звернення направляється до уповноваженого підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції для вжиття відповідних заходів (за необхідності).
Працівники, яким доручено розгляд звернення, що містить повідомлення про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції", зобов'язані ретельно перевірити факти, викладені у зверненні, та за результатами перевірки інформувати керівництво Міністерства та уповноважений підрозділ з питань запобігання та виявлення корупції.
Такі звернення підлягають перевірці у термін не більше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо у зазначений термін перевірити інформацію, що міститься в зверненні, неможливо, термін розгляду такого звернення може бути продовжено до тридцяти днів від дня його отримання з урахуванням вимог абзацу четвертого частини п'ятої статті 53 Закону України "Про запобігання корупції".
У разі виявлення ознак кримінального або адміністративного правопорушення відповідна інформація направляється до спеціально уповноважених суб'єктів у сфері протидії корупції.
Інформування заявника за результатами проведеної перевірки проводиться окремим листом (якщо звернення не було анонімним).
( пункт 3.1 доповнено підпунктом 3.1.8 згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
3.2. Складання листів-відповідей на звернення громадян і запити на інформацію:
( абзац перший пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
3.2.1. Листи-відповіді на звернення громадян і запити на інформацію готуються, узгоджуються (візуються) в СЕД та оформлюються на бланку Міністерства, який автоматично генерується СЕД.
( підпункт 3.2.1 пункту 3.2 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307 )
3.2.2. Лист-відповідь візують працівник, який його підготував, та керівник відповідного структурного підрозділу Міністерства.
У разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) лист-відповідь візують керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, а також перший заступник Міністра, заступники Міністра, заступник Міністра з питань європейської інтеграції, заступник Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації чи державний секретар Міністерства соціальної політики України відповідно до розподілу обов'язків (якщо лист повинен підписувати Міністр соціальної політики України).
( абзац другий підпункту 3.2.2 пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 07.04.2015 р. № 386, від 30.09.2016 р. № 1109, від 09.11.2022 р. № 307 )
3.2.3. Посадові особи підписують листи-відповіді в межах своїх повноважень, визначених Положенням про Міністерство соціальної політики України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 423 (зі змінами), положеннями про структурні підрозділи Міністерства, посадовими інструкціями тощо.
( абзац перший підпункту 3.2.3 пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
Листи-відповіді підписуються Міністром соціальної політики України, першим заступником Міністра, заступниками Міністра, заступником Міністра з питань європейської інтеграції, заступником Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації чи державним секретарем Міністерства соціальної політики України відповідно до розподілу обов'язків.
( абзац другий підпункту 3.2.3 пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 07.04.2015 р. № 386, від 30.09.2016 р. № 1109 )
Право підпису листів-відповідей інформаційного характеру, які не пов'язані із здійсненням Міністром соціальної політики України політичних функцій, а саме містять інформацію щодо роз'яснення порядку застосування норм законодавства, надається керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства та їх заступникам.
( абзац третій підпункту 3.2.3 пункту 3.2 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 07.04.2015 р. № 386, із змінами внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.2.4. Листи-відповіді за підписом посадових осіб Міністерства, уповноважених відповідно до законодавства, готуються, узгоджуються (візуються) в СЕД та оформлюються на бланку Міністерства, який автоматично генерується СЕД.
( підпункт 3.2.4 пункту 3.2 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
3.2.5. Відповідь за результатами розгляду звернення або запиту на інформацію надається тим структурним підрозділом Міністерства, який його отримав і до компетенції якого належить розгляд питань, порушених у зверненні або запиті на інформацію.
( підпункт 3.2.5 пункту 3.2 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.2.6. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення або колективного запиту на інформацію надсилається особі, яка у зверненні або запиті зазначена першою або адресу якої зазначено.
( пункт 3.2 доповнено новим підпунктом 3.2.6 згідно з наказом соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307, підпункт 3.2.6 пункту 3.2 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.2.7. Застосування мов у сфері звернень громадян і рішень та відповідей на них, а також доступу до публічної інформації визначає Закон України "Про забезпечення функціонування української мови як державної".
( пункт 3.2 доповнено новим підпунктом 3.2.7 згідно з наказом соціальної політики України від 09.11.2022 р. № 307, у зв'язку з цим підпункти 3.2.6 - 3.2.13 вважати відповідно підпунктами 3.2.8 - 3.2.15 )
3.2.8. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.
У випадках, передбачених статтею 22 Закону України "Про доступ до публічної інформації", Міністерство має право відмовити у задоволенні запиту на інформацію. У листі з повідомленням про відмову, який надсилається запитувачу інформації, зазначається мотивована підстава відмови та порядок її оскарження.
( підпункт 3.2.8 пункту 3.2 доповнено абзацом другим згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.2.9. У разі розгляду звернення або запиту на інформацію працівниками декількох структурних підрозділів, заявникові направляється лише один лист-відповідь. Проект листа-відповіді готується відповідальним за його підготовку працівником, погоджується з іншими виконавцями, візується ними та передається на підпис.
( підпункт 3.2.9 пункту 3.2 із змінами внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.2.8. Підпункт 3.2.8 пункту 3.2 виключено
( підпункт 3.2.8 пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства соціальної політики України від 07.04.2015 р. № 386, від 30.09.2016 р. № 1109, виключено згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825, у зв'язку з цим підпункти 3.2.9 - 3.2.14 вважати відповідно підпунктами 3.2.8 - 3.2.13 )
3.2.10. Працівник, відповідальний за розгляд звернень і запитів на інформацію, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов'язаний через особу, відповідальну за ведення діловодства в структурному підрозділі Міністерства, передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі не розглянуті звернення і запити на інформацію.
( підпункт 3.2.10 пункту 3.2 у редакції наказу Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.2.11. Реєстраційні індекси листам-відповідям на звернення громадян і запити на інформацію, що підписані Міністром соціальної політики України, першим заступником Міністра, заступниками Міністра, державним секретарем чи заступником Міністра з питань європейської інтеграції, присвоюються Відповідальним підрозділом
( підпункт 3.2.11 пункту 3.2 у редакції наказів Міністерства соціальної політики України від 05.08.2013 р. № 476, від 07.04.2015 р. № 386, від 30.09.2016 р. № 1109, від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.2.12. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян і запити на інформацію, що підписані керівниками структурних підрозділів Міністерства, здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства у цих структурних підрозділах.
( підпункт 3.2.12 пункту 3.2 із змінами внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 19.07.2023 р. № 254-Н, враховуючи зміни, внесені наказом Міністерства соціальної політики України від 08.08.2023 р. № 273-Н )
3.2.13. На листах-відповідях реєстраційний індекс проставляється шляхом нанесення штрих-коду в нижньому лівому куті першого аркуша документа після його реєстрації в СЕД.
( абзац перший підпункту 3.2.13 пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 05.12.2018 р. № 1825 )
У разі відсутності технічних можливостей для проставлення реєстраційного індексу шляхом нанесення штрих-коду реєстраційний індекс проставляється шляхом нанесення відповідного напису вручну на бланку Міністерства у спеціально відведеному для цього місці.
( підпункт 3.2.13 пункту 3.2 доповнено абзацом другим згідно з наказом Міністерства соціальної політики України від 07.04.2015 р. № 386 )
3.2.14. Для відправки паперових листів-відповідей авторам звернень і запитів на інформацію особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах Міністерства, упаковують ці листи у конверти, на яких зазначають адресу отримувача листа-відповіді.