Про затвердження Положення про функціональну підсистему "Єдиний реєстр зброї" єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ

Відповідно до пунктів 16, 17 частини першої статті 26 Закону України "Про Національну поліцію", пункту 12 Положення про єдину інформаційну систему Міністерства внутрішніх справ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 листопада 2018 року № 1024, підпункту 17 пункту 4 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 878, з метою забезпечення обліку зброї в електронній формі НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про функціональну підсистему "Єдиний реєстр зброї" єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ, що додається.

2. Департаменту інформатизації (Михайлов О.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

1. Це Положення визначає основні завдання, мету, функції, структуру функціональної підсистеми "Єдиний реєстр зброї" єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ (далі - ЄРЗ), загальні вимоги та порядок доступу до інформації в ЄРЗ.

2. У цьому Положенні терміни вжито в таких значеннях:

ідентифікаційні ознаки - серія, номер, рік випуску предметів та інші характеристики, визначені національними або галузевими стандартами;

ідентифікація предметів або вибухових матеріалів - установлення відповідності певної одиниці предмета або вибухових матеріалів шляхом порівняння їх ідентифікаційних ознак та класифікаційних ознак з інформацією,наявною в ЄРЗ;

інформаційний об’єкт "документ" - сформований програмними засобами ведення ЄРЗ електронний документ про прийняті рішення, пов’язані з обігом предметів та поводженням із вибуховими матеріалами, факти викрадень та втрат предметів та вибухових матеріалів, засвідчений із використанням засобів електронної ідентифікації особи;

інформаційний об’єкт "місце зберігання" - сформований програмними засобами ведення ЄРЗ набір даних про місце, у якому зберігаються предмети та вибухові матеріали;

інформаційний об’єкт "особа" - сформований програмними засобами ведення ЄРЗ набір даних про фізичних або юридичних осіб, які вчиняють дії, пов’язані з обігом предметів та поводженням із вибуховими матеріалами;

інформаційний об’єкт "предмет" - сформований програмними засобами ведення ЄРЗ набір даних про предмети або вибухові матеріали;

класифікаційні ознаки - найменування, вид, відомості про виробника, марка, модель, відомості про конструкцію предметів та вибухових матеріалів (найменування виробника, країна або місце виготовлення, номер партії, загальна довжина, довжина стволів, їх тип та калібр, розмір патронника, спосіб виготовлення, використання матеріалів, довжина клинка, вага та інші характеристики, визначені національними або галузевими стандартами);

обіг - виробництво, сертифікація, торгівля, передача, придбання, продаж, облік, колекціонування, експонування, спадкування, дарування, заохочення, зберігання, носіння, перевезення, використання, переробка, ремонт, вилучення, знайдення, добровільна здача, вихолощення, нейтралізація, деактивація, знищення, утилізація, ввезення до України, транзитне перевезення, вивезення з України, а також здійснення інших цивільно-правових та господарсько-правових угод чи операцій, об’єктом яких є предмети чи вибухові матеріали;

предмет - вогнепальна зброя, її основні частини та боєприпаси до неї, охолощена, нейтралізована, пневматична зброя калібру понад 4,5 міліметра і швидкістю польоту кулі понад 100 метрів за секунду, холодна зброя, пристрої для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії, та зазначених патронів, а також газові пістолети і револьвери та патрони до них калібру 6, 8 і 9 міліметрів, заряджені речовинами сльозоточивої та дратівної дії.

Інші терміни в цьому Положенні вжито в значеннях, наведених у Законах України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про Національну програму інформатизації", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про захист персональних даних", "Про електронні довірчі послуги", "Про поводження з вибуховими матеріалами промислового призначення", Положенні про порядок продажу, придбання, реєстрації, обліку і застосування спеціальних засобів самооборони, заряджених речовинами сльозоточивої та дратівної дії, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 07 вересня 1993 року № 706, Положенні про єдину інформаційну систему Міністерства внутрішніх справ, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 14 листопада 2018 року № 1024, Порядку функціонування центральної підсистеми єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України, затвердженому наказом Міністерства внутрішніх справ України від 16 вересня 2020 року № 665, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 09 листопада 2020 року за № 1092/35375, Типовому положенні про функціональну підсистему єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України, затвердженому наказом Міністерства внутрішніх справ України від 29 квітня 2021 року № 324, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 07 травня 2021 року за № 609/36231, Інструкції про порядок виготовлення, придбання, зберігання, обліку, перевезення та використання вогнепальної, пневматичної, холодної і охолощеної зброї, пристроїв вітчизняного виробництва для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії, та патронів до них, а також боєприпасів до зброї, основних частин зброї та вибухових матеріалів, затвердженій наказом Міністерства внутрішніх справ України від 21 серпня 1998 року № 622, зареєстрованій у Міністерстві юстиції України 07 жовтня 1998 року за № 637/3077, національних стандартах та інших нормативно-правових актах у сфері інформатизації.

3. Володільцем інформації про предмети та вибухові матеріали, що обробляється в ЄРЗ, є МВС, яке забезпечує збереження та захист інформації від випадкової втрати або знищення, незаконної обробки та незаконного доступу до інформації.

4. Власником і розпорядником ЄРЗ є держава в особі МВС, яке здійснює організаційне, методологічне та нормативно-правове забезпечення функціонування ЄРЗ, контроль за дотриманням вимог ведення ЄРЗ.

5. Адміністратором ЄРЗ є державне підприємство, яке належить до сфери управління МВС та забезпечує:

реалізацію заходів з інформаційного, технічного і програмно-технологічного функціонування ЄРЗ;

визначення порядку та правил управління інформаційною безпекою, політики та підходів до управління ризиками;

надання, обмеження, припинення користувачам доступу до ЄРЗ у випадках, передбачених цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами, відповідно до компетенції;

здійснення заходів із створення, підтримки та технічного адміністрування інформаційно-комунікаційних засобів, програмних та апаратних компонентів, що використовуються для забезпечення функціонування ЄРЗ;

виконання інших завдань, необхідних для досягнення цілей, визначених цим Положенням.

6. Суб’єктами ЄРЗ згідно із цим Положенням є:

Міністерство внутрішніх справ України;

Національна поліція України;

Головний сервісний центр МВС;

Експертна служба Міністерства внутрішніх справ України (Державний науково-дослідний експертно-криміналістичний центр МВС України (далі - ДНДЕКЦ) та науково-дослідні експертно-криміналістичні центри (далі - НДЕКЦ);

Державний науково-дослідний інститут Міністерства внутрішніх справ України (далі - ДНДІ);

державне підприємство, яке належить до сфери управління МВС;

особи, яким в установленому порядку надано право доступу до ЄРЗ для реалізації визначених законодавством повноважень, пов’язаних з обігом предметів та поводженням з вибуховими матеріалами.

Функції суб’єктів ЄРЗ визначаються цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами.

Електронна інформаційна взаємодія суб’єктів ЄРЗ може здійснюватися з використанням засобів центральної підсистеми єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ (далі - ЄІС МВС), інформаційних систем суб’єктів ЄРЗ або засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів.

З метою налаштування електронної інформаційної взаємодії суб’єкти ЄРЗ передають адміністратору ЄІС МВС прикладні програмні інтерфейси або інші інтерфейси обміну електронними даними уніфікованих довідників та класифікаторів для їх публікації в центральній підсистемі ЄІС МВС та надання доступу до них.

7. Користувачами ЄРЗ є уповноважені особи суб’єктів ЄРЗ, та інші особи, які вчиняють дії у сфері обігу предметів та вибухових матеріалів, яким в установленому порядку надано відповідні права доступу до інформації в ЄРЗ.

8. Комплексна система захисту інформації забезпечує захист інформації в ЄРЗ шляхом здійснення комплексу технічних, криптографічних, організаційних та інших заходів і використання засобів захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування доступу до інформації, несанкціонованого доступу та/або її модифікації.

9. Обробка та захист інформації в ЄРЗ здійснюються відповідно до вимог Законів України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.

1. Основними завданнями ЄРЗ є автоматизація ділових процесів користувачів ЄРЗ до рівня стандартів операційних процедур та автоматизованого робочого місця користувача, забезпечення формування, зберігання, спільного використання і верифікації користувачами інформації ЄРЗ.

2. Метою обробки інформації в ЄРЗ є:

ідентифікація предметів або вибухових матеріалів;

автоматизація процесів інформаційного, довідкового, організаційного та технологічного забезпечення у сфері обігу предметів та вибухових матеріалів, фіксації фактів викрадень та втрат предметів та вибухових матеріалів;

забезпечення державою ефективного контролю у сфері обігу предметів та вибухових матеріалів, запобігання викраденням та втратам предметів та вибухових матеріалів;

сприяння своєчасності прийняття управлінських рішень у сфері обігу предметів та вибухових матеріалів та за фактами викрадень і втрат предметів та вибухових матеріалів.

3. Функціональні можливості ЄРЗ забезпечують:

обмін потоками інформації із центральною підсистемою ЄІС МВС;

електронну інформаційну взаємодію з використанням прикладних програмних інтерфейсів, опублікованих у центральній підсистемі ЄІС МВС, шляхом налаштування та подальшого функціонування захищеного автоматизованого обміну електронними даними між інформаційними ресурсами суб’єктів ЄРЗ, їх засобами та сервісами, та інших систем, з урахуванням програмно-технічних можливостей суб’єктів ЄРЗ, з використанням засобів криптографічного захисту інформації та електронної ідентифікації, що відповідають вимогам законодавства;

формування та візуалізацію витягів, документів, звітів про стан обігу предметів та вибухових матеріалів та за фактами викрадень і втрат предметів та вибухових матеріалів;

обробку інформації, що формується у процесі функціонування ЄРЗ;

перевірку своєчасності внесення та повноти інформації, яка відповідно до законодавства обробляється суб’єктами ЄРЗ за напрямами їх діяльності;

систематизацію та узагальнення інформації, перетворення її у формат, придатний для проведення подальшого аналізу та забезпечення роботи користувачів ЄРЗ, автоматизованих підсистем підтримки прийняття рішень, сигнальних та контрольних сервісів;

автоматизацію та верифікацію процесів інформаційної діяльності суб’єктів ЄРЗ в інтерактивному режимі реального часу;

комплексний захист інформації, що міститься в ЄРЗ;

автентифікацію та авторизацію користувачів ЄРЗ, інформаційних або інформаційно-комунікаційних систем та/або походження та цілісність електронних даних;

логічний контроль та контроль повноти інформації для кожного інформаційного об’єкта;

синтаксичний та семантичний контроль, контроль за повнотою файлів інформаційного обміну;

ведення та зберігання системних журналів аудиту роботи користувачів ЄРЗ, реєстрації роботи програмних засобів, аудиту засобів безпеки, аудиту приймання та передачі інформації;

повідомлення про помилки (проблеми) під час обробки та обміну потоками інформації;

збереження інформаційних ресурсів у спеціальному електронному архіві та їх надсилання (відповідно до протоколів обміну, затверджених адміністратором ЄІС МВС) до інших інформаційних систем, реєстрів, баз даних, у тому числі для підготовки та автоматизованого формування статистичних даних, узагальнюючих та аналітичних показників, звітності про виконання завдань;

протоколювання подій у ЄРЗ.

1. Для функціонування ЄРЗ та його елементів використовуються власні та залучені із центральної підсистеми ЄІС МВС інформаційні ресурси,підсистеми, модулі, сервіси.

2. ЄРЗ використовує такі постійно діючі компоненти центральної підсистеми ЄІС МВС:

забезпечення інформаційної безпеки;

інтеграційної взаємодії;

управління даними, подіями та звітністю;

ведення довідників і класифікаторів.

3. З метою забезпечення уніфікованості інформації про предмети та вибухові матеріали в ЄРЗ використовується електронний класифікатор зброї, боєприпасів до зброї, основних частин зброї та вибухових матеріалів (далі - Класифікатор).

Формування та ведення Класифікатора в ЄРЗ здійснюється ДНДЕКЦ.

4. До складу ЄРЗ входять:

сховище даних - програмно-технічні комплекси, які складаються із серверів баз даних та програмного забезпечення, призначені для безперервної обробки та зберігання інформації, ведення та зберігання системних журналів аудиту роботи користувачів ЄРЗ, системних журналів реєстрації роботи програмних засобів і журналів аудиту засобів безпеки;

сервери застосувань - програмно-технічні комплекси, які складаються із серверів та програмного забезпечення, призначених для безперервного функціонування програмних засобів обробки інформації в інтерактивному режимі реального часу, архівування та синхронізації інформації, записування та зберігання системних журналів аудиту приймання та передачі інформації, реєстрації роботи програмних засобів і журналів аудиту засобів безпеки;

шлюзові сервери - програмно-технічні комплекси, які складаються із серверів та програмного забезпечення, призначених для забезпечення захисту інформації під час її приймання та передачі до сховища даних, а також для запобігання можливості блокування доступу до програмно-апаратних ресурсів ЄРЗ;

інші сервери та телекомунікаційне обладнання, які можуть використовуватися для виконання завдань та функцій ЄРЗ у процесі його функціонування;

автоматизовані робочі місця користувачів ЄРЗ - робочі місця, обладнані програмно-технічними засобами доступу до відповідних програмно-інформаційних комплексів, призначені для забезпечення користувачам можливості обробляти інформацію відповідно до наданих прав;

автоматизовані робочі місця адміністратора ЄРЗ - робочі місця, обладнані технічними засобами та програмним забезпеченням, призначеними для моніторингу системних журналів реєстрації роботи програмних засобів, аналізу порушень у роботі ЄРЗ, налагодження параметрів, необхідних для забезпечення стабільної роботи програмних та технічних засобів ЄРЗ;

комплексна система захисту інформації - взаємопов’язана сукупність організаційних та інженерно-технічних заходів, засобів і методів захисту інформації в ЄРЗ.

5. У ЄРЗ інформація зберігається у формі структурованих даних, інформаційних об’єктів, наскрізних ідентифікаторів, електронних документів.

6. Інформація, що обробляється в ЄРЗ, повинна відповідати форматам, визначеним для інформаційних ресурсів ЄІС МВС, та узгодженим показникам для їх автоматизованої обробки, використання та надання користувачам ЄРЗ в уніфікованому вигляді, а також єдиним правилам її класифікації та кодифікації шляхом використання відповідних класифікаторів, кодифікаторів та уніфікованих довідників.

7. Внесенню в ЄРЗ підлягають:

інформація про предмети (у тому числі про їх технічний стан і відстріл) та вибухові матеріали, їх фотографії, а також електронні копії (фотокопії) документів, виданих органами з оцінки відповідності МВС або Експертною службою Міністерства внутрішніх справ України;

відомості про зміни до предметів, здійснені у процесі переробки або ремонту (у тому числі електронні копії (фотокопії) документів, які утворюються під час таких дій);

інформація про фізичних та юридичних осіб, що надається ними в установленому законодавством порядку (у тому числі унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі щодо фізичних осіб (за наявності));

інформація про місця зберігання предметів та вибухових матеріалів;

документи (у тому числі електронні копії паперових документів), що надаються фізичними та юридичними особами, з питань, пов’язаних з обігом предметів та поводженням із вибуховими матеріалами;

рішення та інші документи (у тому числі їх електронні копії), прийняті (видані) уповноваженими особами суб’єктів ЄРЗ, пов’язані з обігом предметів та вибухових матеріалів;

відомості про факти викрадень і втрат предметів та вибухових матеріалів (у тому числі електронні копії, фотокопії документів, які утворюються під час таких дій).

8. Обов’язковими структурними елементами інформаційного об’єкта "предмет" є ідентифікаційні ознаки та класифікаційні ознаки. У разі відсутності однієї з ідентифікаційних ознак у ЄРЗ робиться відповідна відмітка.

Для уточнення опису інформаційного об’єкта "предмет" можуть використовуватися додаткові структурні елементи.

Інформаційний об’єкт "предмет" формується в ЄРЗ у разі достатності обов’язкових і додаткових структурних елементів.

9. Відомості про предмети, які не мають ідентифікаційних ознак, уносяться в ЄРЗ за класифікаційними ознаками.

10. Відомості про боєприпаси до вогнепальної зброї, патрони до пристроїв та газових пістолетів і револьверів, а також вибухові матеріали, вилучені з незаконного обігу, знайдені, добровільно здані із числа тих, що незаконно зберігалися, у ЄРЗ не вносяться.

11. Унесення інформації в ЄРЗ та її зміна здійснюються користувачами ЄРЗ, права доступу яких дозволяють здійснити відповідну дію, за допомогою технічних засобів та програмних комплексів ЄРЗ.

Інформація в ЄРЗ уноситься (змінюється) також автоматично в результаті інформаційної взаємодії з електронними інформаційними ресурсами суб’єктів ЄРЗ.

Перед унесенням в ЄРЗ відомостей про інформаційний об’єкт "предмет" проводиться його ідентифікація. У разі відсутності в ЄРЗ такого інформаційного об’єкта в ЄРЗ автоматично формується новий наскрізний ідентифікатор, фіксується час, дата та відомості про особу, яка ввела інформацію в ЄРЗ (в електронній формі). Наскрізний ідентифікатор в ЄРЗ є незмінним.

Унесення в ЄРЗ відомостей про інформаційний об’єкт "предмет" здійснюється на підставі інформації про нього у Класифікаторі. Унесення в ЄРЗ відомостей про боєприпаси до вогнепальної зброї, патрони до пристроїв та газових пістолетів і револьверів, а також про вибухові матеріали здійснюється з урахуванням їх найменування, маркування, номера партії та кількості.

Унесення в ЄРЗ відомостей про інформаційний об’єкт "особа" здійснюється з урахуванням інформації про таку особу в інформаційних ресурсах ЄІС МВС та інших державних інформаційних ресурсах.

Унесення в ЄРЗ відомостей про інформаційний об’єкт "місце зберігання" здійснюється з урахуванням інформації про таке місце в інформаційних ресурсах ЄІС МВС та інших державних інформаційних ресурсах.

Інформаційний об’єкт "документ" є результатом установлення відповідних зв’язків між інформаційним об’єктом "предмет", інформаційним об’єктом "особа" та інформаційним об’єктом "місце зберігання".

12. ЄРЗ забезпечує відображення інформації для візуалізації з можливістю її пошуку, узагальнення та формування за вибраними параметрами.

13. ЄРЗ ведеться українською мовою. При внесенні в ЄРЗ відомостей про інформаційний об’єкт "предмет" допускається використання латинських літер та спеціальних символів.

14. У разі виявлення факту внесення користувачем ЄРЗ недостовірної інформації та/або неправомірного поширення користувачем ЄРЗ інформації з обмеженим доступом, яка міститься в ЄРЗ, такий користувач, за відповідним зверненням володільця ЄРЗ, обмежується або позбавляється доступу до ЄРЗ.

15. Інформація про предмети та вибухові матеріали в ЄРЗ зберігається 30 років після знищення (утилізації) предметів та вибухових матеріалів, нейтралізації до стану масогабаритного макета зброї чи учбово-розрізного макета зброї або після їх вивезення за межі України. Відомості про власників предметів та вибухових матеріалів зберігаються 15 років з дня припинення їх права власності на такі предмети та вибухові матеріали, після чого підлягають знеособленню.

16. Обробка електронних документів у ЄРЗ здійснюється відповідно до вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. На всі електронні документи, що вносяться, формуються, приймаються в ЄРЗ, накладається кваліфікований електронний підпис та/або електронна печатка.

17. Під час обробки інформації в ЄРЗ повинна зберігатися її цілісність, що забезпечується шляхом захисту від несанкціонованих дій, які можуть призвести до її випадкової або умисної модифікації, спотворення чи знищення, зокрема шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису та/або електронної печатки.

18. Інформація, що обробляється в ЄРЗ, може бути змінена уповноваженою особою суб’єкта ЄРЗ, якій в установленому порядку надано право доступу до інформації ЄРЗ, за допомогою технічних засобів та програмних комплексів ЄРЗ у разі виявлення факту введення недостовірної інформації, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Інформація, що внесена та зберігається в ЄРЗ і зазнала будь-яких змін, зберігається в новій версії відповідного інформаційного об’єкта. Зберігається також інформація про всі внесені зміни. Видалення чи знищення інформації з ЄРЗ можливе лише у випадках, передбачених законодавством.

1. Доступ до публічної інформації у формі відкритих даних ЄРЗ реалізується через сервіси на офіційних вебсайтах суб’єктів ЄІС МВС без електронної ідентифікації особи.

2. Доступ фізичних, юридичних осіб до інформації про них в електронній формі, що обробляється в ЄРЗ, здійснюється з використанням засобів електронної ідентифікації особи засобами ЄІС МВС, що відповідають вимогам законодавства.

3. Надання доступу користувачам ЄРЗ здійснюється на підставі заяви про надання доступу до функціональної підсистеми "Єдиний реєстр зброї" єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ (додаток 1) (далі - заява про надання доступу).

Припинення доступу користувачам ЄРЗ здійснюється на підставі заяви про припинення доступу до функціональної підсистеми "Єдиний реєстр зброї" єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ (додаток 2) (далі - заява про припинення доступу).

Заява про надання доступу або заява про припинення доступу підписуються уповноваженою особою суб’єкта ЄРЗ та надсилаються до Міністерства внутрішніх справ України для розгляду відповідно до законодавства.

Заява про надання доступу або заява про припинення доступу подаються в паперовій формі, зокрема через оператора поштового зв’язку, або в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних систем, у тому числі шляхом надсилання на електронну поштову адресу МВС, з дотриманням вимог законодавства України у сфері електронних довірчих послуг.

Розгляд заяви про надання доступу здійснюється структурним підрозділом апарату Міністерства внутрішніх справ України з питань інформатизації (далі - уповноважений підрозділ МВС), який перевіряє повноту наданих відомостей та залежно від виду діяльності суб’єкта ЄРЗ, користувачам якого необхідно надати доступ, протягом п’яти робочих днів з дня отримання такої заяви надсилає її для перевірки до структурного підрозділу апарату МВС, до повноважень якого належать питання ліцензування окремих видів господарської діяльності (далі - структурний підрозділ МВС з питань ліцензування) та/або уповноваженого підрозділу з контролю за обігом зброї центрального органу управління поліції (далі - УП ЦОУП).

Перевірка відомостей, зазначених у заяві про надання доступу, щодо наявності або відсутності повноважень, пов’язаних з обігом предметів та поводженням з вибуховими матеріалами, та інформування уповноваженого підрозділу МВС здійснюється УП ЦОУП, структурним підрозділом МВС з питань ліцензування протягом п’яти робочих днів з дня отримання такої заяви.

МВС за результатами перевірки протягом п’яти робочих днів надсилає адміністратору ЄРЗ, за наявності підстав для надання доступу до ЄРЗ, заяву про надання доступу для організації доступу до ЄРЗ, а в разі відсутності таких підстав - повідомляє в паперовій або електронній формі суб’єкта ЄРЗ про відмову в наданні доступу до ЄРЗ залежно від форми поданої ним заяви.

Суб’єкти ЄРЗ, уповноваженим особам яких надано доступ до ЄРЗ для реалізації своїх повноважень, зобов’язані негайно, але не пізніше наступного робочого дня із дня припинення виконання користувачем ЄРЗ своїх повноважень або встановлення обставин, що перешкоджають діяльності користувача під час роботи з ЄРЗ, письмово повідомити уповноважений підрозділ МВС про необхідність припинення доступу до ЄРЗ такого користувача.

Розгляд заяви про припинення доступу та інформування адміністратора ЄРЗ здійснюється уповноваженим підрозділом МВС протягом п’яти робочих днів з дня отримання такої заяви.

4. Користувачі ЄРЗ зобов’язані дотримуватися визначеного МВС порядку роботи з інформаційними ресурсами ЄІС МВС та використовувати отриману інформацію відповідно до законодавства.

5. Доступ користувачів ЄРЗ до сервісів ЄРЗ здійснюється із застосуванням засобів електронної ідентифікації, що відповідають вимогам законодавства, у межах реалізації своїх повноважень.

6. Обсяг прав доступу, який надається користувачу ЄРЗ, визначається відповідним суб’єктом ЄРЗ з урахуванням вимог законодавства. Про будь-яку дію щодо інформації в ЄРЗ, а також про користувача ЄРЗ, який учинив відповідну дію, автоматично робиться унікальний запис у системному журналі аудиту роботи користувачів ЄРЗ, який зберігається відповідно до положень, визначених у вимогах до комплексної системи захисту інформації.

7. Право перегляду інформації в ЄРЗ належить виключно користувачам ЄРЗ (у межах їх прав доступу) з використанням для здійснення такого доступу засобів електронної ідентифікації, крім публічної інформації у формі відкритих даних.

8. Розголошення персональних даних про особу забороняється, крім випадків, передбачених законодавством. Власник ЄРЗ та адміністратор ЄРЗ уживають у межах компетенції відповідних заходів для забезпечення зберігання, запобігання несанкціонованому доступу та поширенню інформації з ЄРЗ.