МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 10.01.2020 № 93/5 |
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
13 січня 2020 р.
за № 34/34317
Про затвердження Правил ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 4140/5 від 30.11.2020 № 4201/5 від 23.11.2021 № 3617/5 від 26.08.2022 № 3746/5 від 26.12.2024 № 2364/5 від 21.09.2026 )
Відповідно до частини першої статті 31 Кодексу України з процедур банкрутства, підпункту 1 пункту 3, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Правила ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого, що додаються.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 15 березня 2013 року № 447/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 року за № 431/22963 (із змінами).
3. Департаменту з питань правосуддя та національної безпеки (Олійник О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Коломієць В.
| Міністр | Д. Малюська |
| ПОГОДЖЕНО: Голова Державної архівної служби України | А. Хромов |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
10 січня 2020 року № 93/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
13 січня 2020 р.
за № 34/34317
ПРАВИЛА
ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого
I. Загальні положення
1. Ці Правила встановлюють порядок документування діяльності арбітражного керуючого, роботи з документами (далі - діловодство) та організації архіву в приміщенні, де знаходиться контора (офіс) арбітражного керуючого.
Діловодство арбітражного керуючого — сукупність процесів, що забезпечують документування професійної діяльності арбітражного керуючого на різних носіях (паперових / електронних) та організацію роботи з такими документами.
( Пункт 1 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
2. Приміщення контори (офісу) арбітражного керуючого має бути належно пристосоване до роботи арбітражного керуючого та осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах, прийому громадян, безперешкодного доступу осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, стажування у арбітражного керуючого стажиста, а також зберігання документів діловодства, архіву, печатки та штампів (за наявності) арбітражного керуючого.
( Пункт 2 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 4201/5 від 23.11.2021, № 2364/5 від 21.09.2026 )
3. Діловодство арбітражного керуючого ведеться з дотриманням цих Правил, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів), Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163:2020", прийнятого наказом Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01 липня 2020 року № 144 (далі — ДСТУ 4163:2020), та інших нормативно-правових актів у сфері архівної справи та діловодства.
Звернення громадян розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян". Діловодство за ними ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.
( Пункт 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
4. Порядок роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, визначається Законами України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736, а також іншими нормативно-правовими актами, що регулюють порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом.
( Пункт 4 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
5. Організація роботи з електронними документами у діловодстві арбітражного керуючого, а також їх підготовка до передавання на архівне зберігання здійснюється відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198, та Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя від 17 серпня 2021 року № 1845/0/15-21.
Арбітражний керуючий може створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з дотриманням вимог законодавства та цих Правил.
( Пункт 5 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
6. Ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого здійснюється арбітражним керуючим або особою, визначеною ним відповідальною за ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого, яка працює на умовах трудового договору (контракту) з арбітражним керуючим (далі - особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву), про що видається відповідний наказ.
( Абзац перший пункту 6 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
Під час звільнення особи, відповідальної за ведення діловодства та архіву, арбітражний керуючий зобов'язаний перевірити наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання документів (справ) під час звільнення особи, відповідальної за ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого (додаток 1).
7. Діловодство арбітражного керуючого ведеться державною мовою. Документи, які надсилаються за межі України, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
8. Терміни, що використовуються у цих Правилах, вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів.
( Пункт 8 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
II. Документування діяльності арбітражного керуючого
1. Документування діяльності арбітражного керуючого полягає у створенні документів, у яких фіксується інформація про діяльність арбітражного керуючого.
2. Арбітражний керуючий, здійснюючи свою діяльність, забезпечує організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, зокрема:
складення, оформлення, реєстрацію і виконання документів щодо його діяльності;
формування та збереження справи боржника, щодо якої він виконує повноваження адміністратора превентивної реструктуризації, розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією (далі - справа боржника);
( Абзац третій пункту 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3746/5 від 26.12.2024 )
розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань його діяльності у строки, визначені законодавством;
складення номенклатури справ арбітражного керуючого на підставі примірної номенклатури справ арбітражного керуючого (далі - примірна номенклатура);
формування справ відповідно до номенклатури справ арбітражного керуючого;
зберігання документів, пов'язаних із його діяльністю;
підготовку для передавання документів у разі припинення, відсторонення або тимчасового зупинення права на здійснення діяльності арбітражного керуючого в порядку та у строки, визначені цими Правилами.
( Абзац восьмий пункту 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
3. Право на підписання, погодження, затвердження документів, що пов'язані з діяльністю арбітражного керуючого, має лише арбітражний керуючий.
Документи, що передбачають затвердження їх арбітражним керуючим (номенклатура справ арбітражного керуючого; описи справ; акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; акт про нестачу документів поточного діловодства або/та архівних справ (документів) тощо), можуть бути підписані арбітражним керуючим або особою, відповідальною за ведення діловодства та архіву.
4. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються лише на бланках арбітражного керуючого, що виготовляються друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки.
Арбітражний керуючий може застосовувати такі види бланків документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення на бланку назви виду документа); бланк листа; бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).
Оформлення організаційно-розпорядчих документів арбітражного керуючого здійснюється відповідно до розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
5. Документ має містити обов'язкові для певного його виду реквізити. Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
Склад реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування встановлено ДСТУ 4163:2020.
( Абзац другий пункту 5 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022 )
6. Арбітражний керуючий підписує документи особисто. Факсимільне відтворення підпису арбітражного керуючого на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
7. Для підтвердження цілісності електронного документа арбітражний керуючий накладає на електронний документ кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та/або кваліфіковану електронну печатку.
( Пункт 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
8. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, якими фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис арбітражного керуючого скріплюється його печаткою.
( Пункт 8 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
9. Копії або витяги з документів, які надає та зберігає арбітражний керуючий, засвідчуються у відповідності до вимог ДСТУ 4163:2020.
( Пункт 9 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
10. Арбітражний керуючий може засвідчувати копії лише тих документів, які він створює, а також у випадках, передбачених у пункті 11 цього розділу.
11. У разі підготовки документів для подання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, під час формування особових справ осіб, які перебувають з арбітражним керуючим у трудових відносинах, а також під час формування справи боржника арбітражний керуючий може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, документів про освіту тощо).
Арбітражний керуючий має право засвідчувати копію опису речей і оригіналів або копій документів, які були вилучені у нього на виконання ухвали слідчого судді, суду, за результатом проведення слідчої дії в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України.
( Пункт 11 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )( Пункт 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
12. Арбітражний керуючий зобов’язаний вести справу щодо кожного боржника, стосовно якого виконує повноваження адміністратора превентивної реструктуризації, розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією, до якої долучаються документи та витяги з них або їх копії, пов’язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов’язків, зокрема:
копії судових рішень, постановлених / ухвалених в межах процедури превентивної реструктуризації;
копії судових рішень, постановлених / ухвалених у справі про банкрутство (неплатоспроможність), копії інших судових рішень, які стосуються справи;
реєстр вимог кредиторів, письмові заяви кредиторів з вимогами до боржника та результати їх розгляду (рішення про визнання чи відхилення вимог);
протоколи зборів кредиторів, засідань комітету кредиторів;
листування арбітражного керуючого під час виконання ним своїх повноважень;
звіти арбітражного керуючого та додатки до них, подані зборам кредиторів, комітету кредиторів та господарському суду, у тому числі копії актів приймання-передавання справ (документів) боржника до відповідної архівної установи / міжрегіонального управління Міністерства юстиції України за місцезнаходженням контори (офісу) арбітражного керуючого (далі — територіальний орган Мін’юсту);
документи, які підтверджують витрати арбітражного керуючого у зв’язку з виконанням ним своїх повноважень;
плани (концепції) превентивної реструктуризації, зміни та додатки до них;
плани санації, зміни та додатки до них;
плани реструктуризації, зміни та додатки до них;
документи, що підтверджують виконання плану превентивної реструктуризації;
документи, що підтверджують виконання плану санації;
документи, що підтверджують виконання плану реструктуризації (у разі якщо планом реструктуризації передбачено участь керуючого реструктуризацією у виконанні плану реструктуризації);
копії процесуальних документів, поданих арбітражним керуючим до суду під час виконання своїх повноважень;
інвентаризаційні описи, акти інвентаризації та аналіз фінансово-господарського стану боржника;
копії договорів, пов’язаних із ліквідацією боржника;
протоколи про результати аукціонів та інші документи, пов’язані з продажем майна (протоколи, акти тощо);
документи щодо формування ліквідаційної маси;
перелік майна боржника (банкрута), що є предметом забезпечення;
документи, що підтверджують погашення вимог кредиторів;
ліквідаційний баланс;
інші документи, пов’язані з виконанням арбітражним керуючим своїх повноважень.
( Пункт 12 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
13. Облік печаток і штампів (за наявності) здійснює арбітражний керуючий.
III. Приймання і реєстрація документів, що надходять до арбітражного керуючого
1. Документи, що надходять до арбітражного керуючого з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами, подаються особисто (у тому числі під час особистого прийому), приймає арбітражний керуючий особисто або особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву.
2. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду або пересилаються за належністю.
3. Якщо немає додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (немає підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення.
Якщо вкладень немає або вони нецілісні, конверти чи упакування пошкоджені, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, інший - зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ арбітражного керуючого.
4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, якщо лише за конвертом можна встановити поштову адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо у конверті немає окремих документів чи встановлено невідповідність номерів документів та номерів, зазначених на конверті, а також адресних ярликах рекомендованих поштових відправлень і пакетів.
5. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, внутрішні документи (накази, протоколи, договори (угоди), заяви тощо).
( Абзац перший пункту 5 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
Не підлягають реєстрації графіки, наряди, заявки, рознарядки, рекламні повідомлення, плакати, вітальні листівки, запрошення, друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
( Абзац другий пункту 5 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
6. Реєстрація документів (кореспонденції) здійснюється шляхом запису необхідних відомостей про документ у відповідних журналах (додатки 2-8).
Журнали, які ведуться арбітражним керуючим, повинні бути прошиті, аркуші пронумеровані та скріплені підписом і печаткою арбітражного керуючого.
( Пункт 6 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
7. Документи реєструються за групами залежно від назви, виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються накази з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання, накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання, договори (угоди), однією зі сторін яких є арбітражний керуючий, що пов'язані з його діяльністю, бухгалтерські документи, службові листи, звернення громадян.
Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів є фіксацією факту створення або надходження до контори (офісу) арбітражного керуючого документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного номера та дати з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах.
( Пункт 7 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
8. Реєстрація вхідних документів здійснюється арбітражним керуючим або особою, відповідальною за ведення діловодства та архіву, лише після проведення попереднього розгляду документа.
У разі надходження документа у паперовій формі перевіряються:
поштова адреса на конверті;
реквізити документа, обов’язковість яких передбачена законодавством.
У разі надходження електронного документа перевіряються:
адреса отримувача;
наявність додатків до електронного документа;
кваліфікований електронний підпис підписувача та/або кваліфікована електронна печатка установи, наявність яких на ньому передбачена законодавством;
кваліфікована електронна позначка часу, наявність якої на ньому передбачена законодавством.
У разі надходження електронного документа, підписаного шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та/або з накладеною кваліфікованою електронною печаткою, арбітражний керуючий або особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву, проводить перевірку такого підпису та/або печатки за допомогою електронного інформаційного ресурсу центрального засвідчувального органу.
Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або кваліфікованої електронної печатки здійснюється з дотриманням вимог статті 18 Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".
За результатами попереднього розгляду отриманий документ підлягає реєстрації, крім випадків, передбачених у пунктах 2, 3 розділу III цих Правил, а також коли:
відсутній пов’язаний з електронним документом кваліфікований електронний підпис підписувача чи пов’язана з ним кваліфікована електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена законодавством;
на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є заявленим підписувачем документа, або особою, що виконує його обов’язки;
пов’язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або кваліфіковані електронні печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги";
відсутня кваліфікована електронна позначка часу, наявність якої на ньому передбачена законодавством;
візуальна форма документа не придатна для сприймання її змісту людиною.
( Пункт 8 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
9. Арбітражний керуючий здійснює прийом громадян у конторі (офісі), про що ведеться журнал обліку особистого прийому громадян (додаток 9), відповідно до встановленого ним графіка, однак не менше однієї години на два тижні.
( Пункт 9 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
10. Арбітражний керуючий зобов’язаний здійснювати розгляд і виконання документів у порядку та строки, встановлені законодавством.
( Пункт 10 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
IV. Складання номенклатури справ арбітражного керуючого
1. Номенклатура справ арбітражного керуючого — систематизований перелік заголовків справ, що їх формують у діловодстві арбітражного керуючого, із зазначенням строків зберігання документів справ.
( Пункт 1 розділу IV в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
2. Номенклатура справ арбітражного керуючого (додаток 10) є обов'язковим документом, який складає арбітражний керуючий для створення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом та видом, визначення строків зберігання справ, і є основою для складання описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
( Пункт 2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
3. Формування номенклатурних справ арбітражного керуючого здійснює особисто арбітражний керуючий або особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву.
4. Арбітражний керуючий визначає сукупність документів, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність, та включає їх до номенклатури справ арбітражного керуючого.
5. Арбітражний керуючий протягом місяця з дня внесення щодо нього інформації до Єдиного реєстру арбітражних керуючих України складає номенклатуру справ арбітражного керуючого на підставі примірної номенклатури справ арбітражного керуючого (додаток 11).
( Пункт 5 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
6. Номенклатуру справ арбітражного керуючого, яку він складає вперше, схвалює експертна комісія (далі - ЕК) відповідного територіального органу Мін’юсту та погоджує експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК) відповідного державного архіву. Надалі номенклатуру справ арбітражного керуючого ЕК відповідного територіального органу Мін'юсту схвалює лише у разі суттєвих змін у складі справ.
( Абзац перший пункту 6 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 4140/5 від 30.11.2020, № 2364/5 від 21.09.2026 )
Номенклатура справ арбітражного керуючого складається у чотирьох примірниках, перший з яких зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, другий примірник є робочим і використовується в практичній роботі безпосередньо арбітражним керуючим або особою, відповідальною за ведення діловодства та архіву, третій примірник залишається в ЕПК, а четвертий - невідкладно, після погодження ЕПК відповідного державного архіву, передається арбітражним керуючим до відповідного територіального органу Мін’юсту.
( Абзац другий пункту 6 розділу IV в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
7. З примірної номенклатури до номенклатури справ арбітражного керуючого переносяться лише ті заголовки справ, документи яких фактично створюються під час діяльності арбітражного керуючого. При цьому заголовки справ конкретизуються і уточнюються (зазначають авторів, види документів тощо). До номенклатури справ арбітражного керуючого дозволяється включати також заголовки справ, що не передбачені примірною номенклатурою.
Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в номенклатурі справ арбітражного керуючого дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи, зазначені в примірній номенклатурі. Подрібнення справ може здійснюватися і за кореспондентами.
До номенклатури справ арбітражного керуючого вносять також заголовки справ, що ведуть лише в електронній формі.
( Абзац третій пункту 7 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
8. Строки зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносять до номенклатури справ арбітражного керуючого. Скорочувати строки зберігання не дозволяється.
Для документів, не передбачених примірною номенклатурою, строки зберігання встановлюються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).
( Абзац другий пункту 8 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
9. Номенклатура справ арбітражного керуючого щороку до 20 грудня переглядається, уточнюється, передруковується, складається у двох примірниках, затверджується арбітражним керуючим та запроваджується в дію з 01 січня наступного календарного року.
Перший примірник номенклатури справ арбітражного керуючого зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, другий примірник є робочим і використовується в практичній роботі безпосередньо арбітражним керуючим або особою, відповідальною за ведення діловодства та архіву.
10. Наприкінці календарного року номенклатура справ арбітражного керуючого обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом арбітражного керуючого.
V. Формування справ
1. Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ арбітражного керуючого.
2. Формування справ здійснюється відповідно до глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів та згідно з номенклатурою справ арбітражного керуючого.
3. Формування справ боржника, щодо яких арбітражний керуючий виконує повноваження адміністратора превентивної реструктуризації, розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією, здійснюється з обов'язковим складанням внутрішнього опису документів справи (додаток 12).
( Пункт 3 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 3746/5 від 26.12.2024, № 2364/5 від 21.09.2026 )
VI. Зберігання справ (документів) у поточному діловодстві
1. Документи з часу створення (надходження) і до моменту передавання до архіву арбітражного керуючого зберігаються за місцем їх формування.
Арбітражний керуючий зобов’язаний забезпечити надійне зберігання документів поточного діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним діяльності арбітражного керуючого.
( Пункт 1 розділу VI доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )( Пункт 1 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
2. Справи розміщуються відповідно до номенклатури справ арбітражного керуючого. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ арбітражного керуючого, заголовки справ та період, до якого належать документи справ. Справи мають зберігатися в шафах, що закриваються.
( Абзац перший пункту 2 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
Якщо в конторі (офісі) працюють двоє чи більше арбітражних керуючих, їх документи поточного діловодства та архіви мають зберігатися в окремих шафах або окремих кімнатах для зберігання архівних документів.
Справи (документи), передані до архіву арбітражного керуючого, мають зберігатися окремо від справ (документів) поточного діловодства.
3. Вилучення (виїмка) оригіналів документів із діловодства арбітражного керуючого допускається лише у випадках, передбачених законодавством.
Тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України. З документів, що вилучаються, виготовляються копії в електронній або паперовій формах, які засвідчуються в установленому цими Правилами порядку.
( Пункт 3 розділу VI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
4. У разі вилучення справ (документів) відповідно до пункту 3 цього розділу та видавання справ і документів поточного діловодства арбітражного керуючого для ознайомлення та роботи обов'язково проставляються відмітки у журналі реєстрації видачі/вилучення справ та документів (додаток 13).
( Пункт 4 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
VII. Підготовка справ (документів) до передавання для архівного зберігання
( Заголовок розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
1. Підготовка й оформлення справ (документів) для архівного зберігання арбітражного керуючого включає перевірку наявності справ відповідно до затвердженої номенклатури справ арбітражного керуючого та правильності їх оформлення, правильності формування документів у справи та відповідності вимогам законодавства документів, долучених до справи, які необхідні для здійснення діяльності арбітражного керуючого.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ арбітражний керуючий зобов'язаний їх усунути.
2. На архівне зберігання слід відбирати оригінали. Якщо оригіналів немає, залишають засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.
3. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.
4. Оформлення справ тривалого (понад 10 років) зберігання для передавання для архівного зберігання здійснює арбітражний керуючий відповідно до вимог, визначених у главі 2 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
( Пункт 4 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
5. Експертиза цінності документів здійснюється щороку, а також у разі припинення діяльності арбітражного керуючого.
Експертизу цінності документів арбітражного керуючого здійснює арбітражний керуючий або особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву, відповідно до Переліку типових документів та номенклатури справ арбітражного керуючого шляхом поаркушного перегляду кожної справи.
6. У разі тимчасового зупинення права на здійснення діяльності арбітражного керуючого більше ніж на 1 рік експертиза цінності документів арбітражного керуючого здійснюється щодо тих документів, які арбітражний керуючий створив у поточному році до моменту тимчасового зупинення права на здійснення діяльності арбітражного керуючого.
7. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів тривалого (понад 10 років) зберігання для подальшого їх зберігання в архіві арбітражного керуючого, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
8. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Складання описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, здійснює арбітражний керуючий згідно з вимогами, визначеними у главі 3 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
9. Вилучати документи для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності заборонено.
VIII. Передавання справ (документів) до архіву арбітражного керуючого
1. Архів арбітражного керуючого — впорядкована за номенклатурою справ арбітражного керуючого сукупність документів за результатом документування його професійної діяльності на різних носіях (паперових / електронних), які підлягають подальшому зберіганню в його конторі (офісі).
( Пункт 1 розділу VIII в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
2. Архів арбітражного керуючого може зберігатися у шафі(ах) або у відповідно обладнаній для цього кімнаті.
Заборонено розміщувати шафи для зберігання архіву у місцях, де відвідувачі можуть безперешкодно до них підійти.
3. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань, а також облікові документи не пізніше ніж через два роки після закінчення їх ведення у діловодстві в упорядкованому стані передаються до архіву арбітражного керуючого для подальшого зберігання та користування.
4. За рішенням арбітражного керуючого до його архіву можуть передаватися справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання. У такому разі такі справи мають зберігатися окремо від справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.
5. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань передаються до архіву арбітражного керуючого за описами.
Під час передавання справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань до архіву арбітражного керуючого обов'язково проводиться перевірка наявності та фізичного стану кожної справи відповідно до опису справ.
( Абзац другий пункту 5 розділу VIII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
Наприкінці кожного примірника опису справ зазначається цифрами і словами кількість переданих до архіву арбітражного керуючого справ, що засвідчується підписом арбітражного керуючого або особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву, з проставленням дати передавання справ до архіву арбітражного керуючого.
( Абзац третій пункту 5 розділу VIII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
6. У разі вилучення документів відповідно до пункту 3 розділу VI цих Правил та видавання справ і документів з архіву арбітражного керуючого для ознайомлення та роботи обов'язково проставляються відмітки у журналі реєстрації видачі/вилучення справ та документів.
IX. Передавання справ (документів) поточного діловодства та архівних справ арбітражного керуючого у разі припинення його діяльності
( Заголовок розділу IX із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
1. У разі припинення діяльності арбітражного керуючого справи, що сформувались під час його діяльності, передаються за описами для подальшого зберігання та користування:
з кадрових питань - до архівної установи органу місцевого самоврядування за місцезнаходженням контори (офісу) арбітражного керуючого, яка здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних та фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, а якщо такої установи на відповідній території немає, - до державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
тривалого (понад 10 років) зберігання, а також документи, строки зберігання яких не закінчилися, та документи, не закінчені у поточному діловодстві, - до архіву територіального органу Мін'юсту за місцезнаходженням контори (офісу) арбітражного керуючого.
2. Особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, зобов'язана забезпечити впорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов'язкових платежів), нарахуванням і виплатою заробітної плати особам, які перебували у трудових відносинах з арбітражним керуючим.
3. Особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, зобов'язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу Мін’юсту про припинення діяльності арбітражного керуючого та дії свідоцтва про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого передати до відповідної архівної установи, зазначеної у пункті 1 цього розділу, усі справи (документи) поточного діловодства та архів арбітражного керуючого. У разі якщо цей строк є недостатнім, його може бути продовжено за погодженням з відповідним територіальним органом Мін'юсту, однак не більше ніж на місяць.
( Пункт 3 розділу IX із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3746/5 від 26.12.2024 )
4. У разі неможливості або відмови особи, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, особисто здійснити передавання справ (документів) поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого у встановлені строки, за умови наявності безперешкодного доступу до таких справ (документів), цей обов’язок покладається на відповідний територіальний орган Мін’юсту. У такому разі передавання на зберігання до архівної установи справ (документів) поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого з одночасним складанням описів справ та акта про вилучення справ (документів) арбітражного керуючого для передавання на архівне зберігання (додаток 14) здійснює відповідний територіальний орган Мін’юсту.
( Пункт 4 розділу IX в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
5. Під час підготовки справ (документів) для передавання на зберігання до відповідної архівної установи або архіву відповідного територіального органу Мін'юсту перевіряються правильність формування документів у справи, оформлення справ та відповідність їх опису справ або номенклатурі справ арбітражного керуючого.
( Пункт 5 розділу IX із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
6. У разі виявлення недоліків у формуванні документів у справи особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, зобов'язана їх усунути.
7. У разі виявлення нестачі справ (документів) поточного діловодства або архіву арбітражного керуючого особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, повинна вжити необхідних заходів для їх розшуку, зокрема здійснити повторну перевірку всіх наявних документів та записів у відповідних журналах реєстрації, описах справ, повідомити правоохоронні органи, якщо є підстави вважати, що причиною нестачі документів є протиправні дії тощо, за можливості забезпечити відтворення втрачених документів.
Якщо заходи щодо розшуку чи відтворення втрачених документів позитивних наслідків не дали, складається акт про нестачу документів поточного діловодства та/або архівних справ (документів) (додаток 15), про що повідомляється відповідний територіальний орган Мін'юсту.
( Абзац другий пункту 7 розділу IX із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
8. Під час підготовки справ (документів) для передавання їх на зберігання до відповідної архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, спільно з членами ЕК територіального органу Мін'юсту проводить перевірку наявності справ (документів) згідно з номенклатурою справ арбітражного керуючого.
9. На зберігання до архівної установи або архіву територіального органу Мін’юсту передаються справи (документи) згідно із затвердженими описами справ. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, переданих до відповідної архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту, проставляються номери справ, яких бракує, дати приймання-передавання справ, підписи осіб, що здавали та приймали справи.
( Пункт 9 розділу розділу IX із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
10. Під час передавання особою, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, справ (документів) поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого на зберігання до відповідної архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту складається акт приймання-передавання справ (документів) до архівної установи (архіву територіального органу Мін'юсту) (додаток 16). Акт складається у трьох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту, другий - залишається у особи, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, а третій - передається до територіального органу Мін'юсту і долучається до справи арбітражного керуючого.
( Пункт 10 розділу розділу IX із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
11. У разі припинення діяльності арбітражного керуючого з підстав, передбачених пунктом 7 частини першої статті 26 Кодексу України з процедур банкрутства, передача справ (документів) арбітражного керуючого до відповідного архіву здійснюється територіальним органом Мін’юсту відповідно до положень, визначених у цьому розділі, за умови наявності безперешкодного доступу до таких справ (документів).
( Розділ IX доповнено новим пунктом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2364/5 від 21.09.2026 )
X. Передавання справи (документів) боржника арбітражним керуючим у разі відсторонення від виконання повноважень
1. У разі відсторонення господарським судом арбітражного керуючого від виконання повноважень адміністратора превентивної реструктуризації у процедурі превентивної реструктуризації, розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією у справі про банкрутство (неплатоспроможність) з одночасним призначенням іншого арбітражного керуючого, відсторонений арбітражний керуючий зобов’язаний протягом 10 робочих днів з дня проголошення такого судового рішення передати справу (документи) боржника, щодо якого він здійснював повноваження, іншому арбітражному керуючому, якого призначив суд.
У разі відсторонення господарським судом арбітражного керуючого від виконання повноважень адміністратора превентивної реструктуризації у процедурі превентивної реструктуризації, розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією у справі про банкрутство (неплатоспроможність) без одночасного призначення іншого арбітражного керуючого, відсторонений арбітражний керуючий зобов’язаний протягом 10 робочих днів з дня проголошення судом відповідного судового рішення передати справу (документи) боржника, щодо якого він здійснював повноваження, до відповідного територіального органу Мін’юсту.
2. У разі тимчасового зупинення права на здійснення діяльності арбітражного керуючого на строк понад 30 днів, арбітражний керуючий, діяльність якого зупинена, зобов’язаний передати новопризначеному судом арбітражному керуючому справу (документи) боржника, щодо якого ним здійснювалися повноваження адміністратора превентивної реструктуризації, розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією протягом 10 робочих днів з дня проголошення відповідного судового рішення.
3. Відповідний територіальний орган Мін’юсту передає справу (документи) боржника іншому призначеному господарським судом арбітражному керуючому за умови, якщо така справа (документи) була передана до територіального органу Мін’юсту.
4. Приймання-передавання справи (документів) боржника від арбітражного керуючого до територіального органу Мін’юсту або від територіального органу Мін’юсту до арбітражного керуючого, або від одного арбітражного керуючого до іншого здійснюється за актом приймання-передавання справи (документів) боржника (додаток 17).
5. Від імені арбітражного керуючого здійснювати передавання або приймання справи (документів) боржника може особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву, або уповноважений на підставі довіреності представник.
