Про затвердження Інструкції з організації перевезення валютних цінностей та інкасації коштів в установах банків України

1.1. Інкасація коштів безпосередньо в клієнтів банку здійснюється підрозділами перевезення валютних цінностей та інкасації коштів установ банків, службою інкасації Національного банку або підрозділами перевезення валютних цінностей та інкасації коштів інших установ банків.

1.2. Обслуговування клієнтів банків службою інкасації Національного банку здійснюється на підставі примірного договору про інкасацію коштів, форма якого наведена у додатку 21, між клієнтом банку, територіальним управлінням та установою банку.

1.3. У разі інкасації коштів силами підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів установи банку укладається договір про інкасацію коштів між клієнтом банку та установою банку.

1.4. Інкасація значних партій коштів проводиться окремими заїздами.

1.5. Журнал обліку клієнтів банку, які обслуговуються підрозділом перевезення валютних цінностей та інкасації коштів (додаток 22), ведеться у відділі (дільниці) інкасації. На кожного клієнта банку щомісяця складається явочна картка із присвоєнням їй номера, за яким клієнт зареєстрований у журналі обліку клієнтів банку, які обслуговуються підрозділом перевезення валютних цінностей та інкасації коштів. Явочну картку засвідчує керівник підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів відбитком печатки цього підрозділу.

1.6. Кожному клієнту банку залежно від обсягу готівкової виручки установа банку видає потрібну кількість інкасаторських сумок із зазначенням на них назви цього банку. На кожній сумці проставляється порядковий номер сумки.

1.7. Клієнт банку подає установі банку два зразки пломби з чітким відбитком пломбіра.

Якщо клієнт банку здає сумки з готівковою виручкою до інкасаторського пункту, то вищезазначені зразки пломб подаються в трьох примірниках.

На відбитку пломби мають бути зазначені номер реєстрації та скорочена назва клієнта банку.

Начальник відділу (дільниці) інкасації та завідувач каси установи банку перевіряє зазначені зразки пломб і засвідчує їх шляхом накладення пломби на шпагат нижче зразка пломби клієнта банку.

Один примірник засвідченого зразка пломби передається клієнту банку. Цей зразок подається інкасатору під час одержання ним сумки з готівковою виручкою. Другий примірник, засвідчений завідувачем каси, передається до каси установи банку для здійснення контролю під час приймання сумок з готівковою виручкою від бригади інкасації.

Якщо клієнт банку здає готівкову виручку до інкасаторського пункту, то третій примірник зразка пломби передається інкасатору цього пункту для перевірки тотожності пломб на сумках з готівковою виручкою під час їх приймання.

1.8. Начальник підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів установи банку складає графік заїзду інкасаторів (додаток 23) до клієнтів банку. Час прибуття інкасаторів погоджується з клієнтами банку під час укладення договору про інкасацію коштів з урахуванням потреби максимального надходження готівкової виручки до каси установи банку та місцезнаходження клієнта банку.

Графіки заїздів інкасаторів на підприємства та в організації затверджуються керівником установи банку, яка надає ці послуги, і погоджується з керівником або заступником керівника установи банку, до якої здається готівкова виручка.

1.9. Проінкасована готівкова виручка здається до каси банку відразу після закінчення маршруту або після кожного заїзду.

1.10. На кожний маршрут інкасації згідно з нарядом керівника підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів відповідно до пункту 3.1 розділу II Інструкції призначається бригада. Один з членів бригади призначається старшим бригади, інший - збирачем. Під час збирання виручки старший бригади і водій оперативного автомобіля охороняють сумки з готівковою виручкою та спостерігають за роботою збирача.

1.11. Матеріальна відповідальність за схоронність готівкової виручки під час інкасації коштів покладається на всіх членів бригади інкасації (за винятком водія оперативного автомобіля служби інкасації Національного банку) шляхом укладення договорів про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

1.12. Керівник підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів (черговий інкасатор) перед виїздом бригади інкасації на маршрут для інкасації коштів проводить інструктаж членів бригади інкасації з правил збирання (здавання) готівки і забезпечення схоронності цінностей на маршруті під підпис у журналі проведення інструктажів (додаток 24), після чого видає під підпис у журналі реєстрації видачі та приймання документів та спорядження інкасатору-збирачу - службове посвідчення, доручення на інкасацію коштів, явочні картки, печатку підрозділу із зазначенням номера маршруту, старшому бригади - службове посвідчення, порожні сумки, водію - службове посвідчення, посвідчення на оперативний автомобіль та індивідуальні засоби захисту (бронежилети) кожному із них.*

Після цього керівник підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів (черговий інкасатор) складає довідку про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних карток, у якій зазначає кількість виданих явочних карток і порожніх сумок, та передає її контролеру каси, що працює в післяопераційний час.

У разі потреби отримання порожніх інкасаторських сумок в іншій установі банку довідка про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних карток передається до каси цієї установи банку через старшого бригади інкасації.

1.13. Якщо в вихідні, святкові дні інкасаторами проводиться інкасація коштів, а каса перерахування установи банку не працює, то передавання інкасаторам порожніх сумок у ці дні здійснюють уповноважені особи установи банку під підпис у відповідній книзі із зазначенням дати і кількості сумок на підставі довідки.

Відповідно до наказу по установі банку визначається перелік осіб, на яких покладаються вищезазначені операції.

В окремих випадках порожні сумки передаються напередодні вихідних та святкових днів контролером, який очолює касу перерахування, або безпосередньо касиром (контролером) цієї каси до підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів під підпис у відповідній книзі із зазначенням дати, номерів і кількості сумок на підставі довідки про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних карток і які мають зберігатися у сейфі або металевій шафі.

1.14. Зброя і боєприпаси, а також дозвіл на право користування зброєю членам бригади інкасації видаються під підпис у журналі реєстрації видачі та приймання зброї та боєприпасів. Якщо відсутній хто-небудь з членів бригади інкасації, то зброя та боєприпаси членам бригади не видаються.

1.15. Керівники підрозділів перевезення валютних цінностей та інкасації коштів періодично (не рідше одного разу на місяць) здійснюють перевірки дотримання бригадами інкасації правил інкасації коштів, про результати яких роблять відповідні записи в журналі реєстрації видачі та приймання документів та спорядження в колонці "Примітки".

У разі потреби аналогічні перевірки за наявності відповідного завдання (доручення), здійснюють відповідальні працівники вищих підрозділів перевезення валютних цінностей та інкасації коштів установ банків у присутності керівників підрозділу, що перевіряється.

1.16. Здавач клієнта банку під час здавання інкасаторам сумок з валютними цінностями оформляє до кожної сумки в трьох примірниках супровідну відомість до сумки з готівковою виручкою або супровідну відомість до сумки з цінностями в іноземній валюті.

1.17. Інкасатор-збирач перед прийняттям сумки з валютними цінностями пред'являє здавачу клієнта банку службове посвідчення з фотокарткою, доручення на інкасацію коштів і явочну картку.

1.18. Здавач клієнта банку під час здавання інкасатору сумки з валютними цінностями робить в явочній картці всі передбачені записи (робити будь-які записи в явочній картці інкасатору-збирачу забороняється).

1.19. Якщо інкасатору-збирачу здають дві та більше сумок з готівковою виручкою або одержують від нього дві та більше порожніх сумок, то в явочній картці в колонках "Номер сумки з грошовою виручкою" і "Номер прийнятої від інкасатора порожньої сумки" кількість сумок зазначається не цифрами, а словами.

1.20. Приймаючи сумки, інкасатор-збирач перевіряє справність сумки (відсутність латок, зовнішніх швів, розриву тканини, невідбитих і пошкоджених пломб, розриву шпагату або вузлів на шпагаті тощо), цілісність швів, правильність її опломбування, цілісність шпагату, на якому відбита пломба, чіткість відбитка пломбіра, тотожність його зразку, відповідність номера сумки, яку приймає, номеру, зазначеному в явочній картці, накладній та копії супровідної відомості, наявність дати, підпису (підписів) уповноважених осіб клієнта банку на накладній, відповідність суми виторгу, зазначеної в явочній картці, записам у накладній і копії супровідної відомості та відповідність між сумами, зазначеними цифрами та словами в накладній та копії супровідної відомості, наявність підпису здавача в явочній картці. Після цього інкасатор-збирач передає здавачу клієнта банку порожню сумку, розписується на копії супровідної відомості, зазначає на ній дату, ставить відбиток печатки.

1.21. Приймаючи дві та більше сумок, інкасатор-збирач перевіряє кількість сумок і загальну суму готівки відповідно до записів у накладній та (або) копії супровідної відомості відповідно на кожну сумку, яку він приймає.

1.22. Старший бригади інкасації приймає в порядку, встановленому в пункті 1.20 цього розділу, від інкасатора-збирача сумку з готівковою виручкою, після чого видає йому порожню сумку для одержання виручки від наступного клієнта банку. Накладна на прийняту від клієнта банку сумку з готівковою виручкою і явочна картка залишаються в інкасатора-збирача. Сумки з готівковою виручкою на шляху за маршрутом слідування мають зберігатися в мішках або спеціальних металевих ящиках.

1.23. Сумки з готівковою виручкою, доставлені до установи банку, інкасатори здають в установу банку в порядку, встановленому в пунктах 2.1-2.6 цього розділу.

1.24. Після здавання сумок старший бригади інкасації передає керівнику підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів (черговому інкасатору) журнал обліку прийнятих сумок (мішків) з валютними цінностями та порожніх сумок (додаток 25) і службове посвідчення, інкасатор-збирач - службове посвідчення, доручення на інкасацію коштів, явочні картки, печатку, водій - службове посвідчення, посвідчення на оперативний автомобіль та індивідуальні засоби захисту (бронежилети, шоломи) - кожен із них під підпис в журналі реєстрації видачі та приймання документів та спорядження. Зброя, дозволи на право її зберігання і носіння та боєприпаси здаються повним складом бригади інкасації під підпис у журналі реєстрації видачі та приймання зброї та боєприпасів.

1.25. Керівник підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів (черговий інкасатор) перевіряє, чи інкасаторами здійснено обслуговування всіх клієнтів, відповідність кількості зданих інкасаторами сумок у касу банку, кількості прийнятих ними сумок від клієнтів банку. Після цього він робить про це запис у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок, а також у журналі реєстрації видачі та приймання документів та спорядження.

1.26. Порядок зберігання сумок з готівковою виручкою, що доставлені з маршруту, у спеціально виділених сейфах під відповідальність інкасаторів, які доставили сумки, після закінчення роботи операційної каси може встановлюватися керівником установи банку за умови дотримання таких правил:

керівник підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів (черговий інкасатор) видає інкасатору-збирачу і старшому бригади інкасації під підпис в журналі реєстрації видачі та приймання документів та спорядження металеву печатку та ключі від сейфів, які виділені установою банку в потрібній кількості та встановлені в спеціально виділеному приміщенні, обладнаному засобами охоронної сигналізації для зберігання сумок з готівкою, доставленою з маршрутів, під відповідальність інкасаторів;

сейфи закриваються на два ключі, опечатуються печаткою старшого бригади інкасації та здаються під охорону під підпис у контрольному журналі реєстрації осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ (додаток 26). Опечатування проводиться в присутності представника охорони, за її наявності. Про приймання опечатаного сейфа працівник охорони розписується в контрольному журналі реєстрації осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, попередньо звіривши відбитки печатки з її зразком. Зразки відбитків печаток, що застосовуються для опечатування дверей сейфів, грошових сховищ тощо, вручаються охороні під розписку, яка зберігається в керівника установи банку або керівника підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів. Контрольний журнал реєстрації осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, зберігається в старшого бригади інкасації.

1.27. У деяких випадках допускається зберігання цінностей разом із зброєю у вищезазначених сейфах до ранку наступного дня.

1.28. Закриття і опечатування сейфів, а також їх здавання під охорону здійснюються в присутності всіх інкасаторів бригади інкасації після доставляння сумок з кожного маршруту (заїзду).

1.29. Укладання сумок у сейфи, їх відкриття для подальшого вкладання сумок, а також вилучення сумок для здавання касовим працівникам здійснюється в присутності всіх інкасаторів бригади інкасації, про що робиться запис у контрольному журналі реєстрації осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, з підписом інкасаторів і охорони (за її наявності).

1.30. Зберігання в одному сейфі сумок з грошовою виручкою, проінкасованих різними бригадами інкасації, забороняється.

1.31. До початку роботи каси перерахування бригада інкасації зобов'язана прибути в установлений керівником установи банку та погоджений з начальником відділу (дільниці) інкасації час і здати в порядку, передбаченому пунктом 2.1 цього розділу, сумки з готівкою.

Зброя, боєприпаси, явочні картки, доручення на інкасацію коштів, накладні, металеві печатки, ключі від сейфів, службові посвідчення та посвідчення на оперативний автомобіль здаються в порядку, встановленому в пунктах 1.24-1.25 цього розділу.

2.1. Здавання сумок (мішків) з готівковою виручкою бригадами інкасації в установах банків старшим бригади інкасації здійснюється в присутності всіх інкасаторів цієї бригади. Водій оперативного автомобіля, на якому проводилась інкасація коштів, повинен перебувати в приміщенні установи банку разом з бригадою або в оперативному автомобілі, якщо в ньому залишилися цінності до закінчення здавання інкасаторами сумок з валютними цінностями.

2.2. Під час здавання сумок (мішків) з готівкою інкасатори пред'являють накладні до сумки з готівковою виручкою, під час здавання сумок з валютними цінностями - супровідну відомість до сумки з валютними цінностями та явочні картки бухгалтеру-контролеру, який перевіряє відповідність записів у накладних до сумки з готівковою виручкою записам у супровідних відомостях до сумки з валютними цінностями і явочних картках, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок у двох примірниках та після реєстрації передає накладні до сумки з готівкою, супровідні відомості до сумки з валютними цінностями касирові. У цьому журналі в колонці "Примітки" повинні зазначатися виявлені під час приймання виправлення в явочних картках без відповідних роз'яснень та розбіжностей у записах накладних до сумки з готівковою виручкою, супровідних відомостях до сумки з валютними цінностями тощо. Бухгалтер-контролер звіряє кількість і номери порожніх сумок (мішків), що мають здаватися до каси, з даними записів у явочних картках і за фактичною наявністю порожніх сумок.

Після цього бухгалтер-контролер перевіряє відповідність кількості сумок (мішків), які здають інкасатори до каси, записам у довідці про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних картках, а потім явочні картки повертає інкасаторам.

2.3. Касир під час приймання сумок (мішків) з готівкою перевіряє:

а) чи не мають сумки (мішки) з готівкою, що надійшли, яких-небудь зовнішніх пошкоджень та інших дефектів (латок, зовнішніх швів, розривів тканини, не відтиснених і пошкоджених пломб, розриву шпагату або вузлів на шпагаті тощо);

б) чіткість відбитків пломбірів і відповідність їх засвідченим зразкам;

в) відповідність номерів сумок, які здають інкасатори, номерам, зазначеним у накладних;

г) відповідність кількості мішків з монетою, а також загальної суми виручки, що приймається, записам у накладних.

2.4. Після приймання сумок (мішків) за кожним маршрутом (заїздом) касир, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади засвідчують підписами обидва примірники журналу обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок і другий його примірник, засвідчений відбитком печатки каси, видають старшому бригади інкасації.

Касир під контролем бухгалтера-контролера проводить підрахунок сумок (мішків), які вкладаються у сховище цінностей (сейф), прийнятих за маршрутом (заїздом), і разом з бухгалтером-контролером звіряють їх з кількістю, зазначеною в журналі обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок, і замикають сховище (сейф) на два замки, з яких ключ від одного замка має зберігатися в касира, а ключ від другого - у бухгалтера-контролера.

Про загальну кількість прийнятих за всіма маршрутами (заїздами) сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок складається довідка про прийняті касою сумки (мішки) з валютними цінностями і порожні сумки (додаток 27), яка разом з першими примірниками журналів обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок зберігається в окремій папці.

2.5. У разі пред'явлення інкасаторами до здавання несправних сумок (мішків) з готівкою або іншими цінностями (викликає сумнів пломба, відрив пломби від шпагату, пошкодження сумки (мішка) або замка тощо), невідповідності записів у накладній про суму проінкасованої виручки між цифрами і словами, а також у разі розбіжності суми готівки, зазначеної в накладній, із сумою, зазначеною в явочній картці, касир у присутності бухгалтера-контролера та інкасаторів, які пред'явили такі сумки (мішки), розкриває їх і перераховує повністю готівку і цінності, що є в них. Розкриття сумок (мішків), які мають дефекти, і поаркушний (поштучний) перерахунок готівки і цінностей, що є в них, на розсуд керівника установи банку, можуть проводитися в присутності представників підприємств (організацій), яким ця готівка і цінності належать.

2.6. Про всі випадки прийняття несправної сумки (мішка) та результати перерахування готівки і цінностей, що є в ній, складається відповідний акт у трьох примірниках. Він має бути засвідчений підписами всіх осіб, які були присутні під час прийняття і перерахування готівки та цінностей. В акті зазначаються дата прийняття і розкриття сумки (мішка), її номер, за якою організацією вона закріплена, ким, у якому приміщенні та в чиїй присутності проведено перерахування, які пошкодження були виявлені, у якій упаковці була готівка і цінності, зазначаються сума вкладеної готівки і цінностей за записами даних супровідного документа і сума, яка фактично була виявлена в сумці (мішку) за видами і вартостями цінностей.

Перший примірник акта залишається в установі банку разом із супровідним документом, другий - з повідомленням про факт недостачі цінностей і речовими доказами (сумкою, мішком, пломбою, упаковкою, шпагатом тощо) у разі потреби передається правоохоронним органам, третій - надсилається організації, яка здала цінності інкасатору.

У разі недостачі в інкасаторів сумки (мішка) з цінностями, явочної картки, порожньої сумки (мішка) або під час виявлення недостачі готівки і цінностей у сумці (мішку), яка мала будь-які зовнішні пошкодження та інші дефекти, а також у разі неявки інкасаторів з маршруту в установлений строк начальник відділу (дільниці) інкасації (черговий інкасатор) або бухгалтер-контролер негайно повідомляють про це керівника установи банку, начальника відділу (дільниці) інкасації.

1.1. Скуплені в населення дорогоцінні метали у виробах та брухті та дорогоцінне каміння направляються територіальними управліннями до Державної скарбниці через інкасаторів Національного банку.

Порядок передавання цінностей до Державної скарбниці та їх приймання визначаються Інструкцією про порядок виконання операцій з дорогоцінними металами, що скуповуються у населення у виробах і брухті, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 21.05.2003 N 206, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 03.06.2003 за N 425/7746.

1.2. Другий примірник акта про здавання-приймання посилок з цінностями вручається інкасаторам установи банку.

1.3. Видача посилок інкасаторам здійснюється на підставі доручення на перевезення валютних цінностей.

1.4. Приймання посилок здійснюється без перевірки їх вмісту та ваги.

1.5. Попереднє приймання посилок з цінностями від інкасаторів здійснюється за кількістю місць без розпакування та зважування вмісту посилок згідно із супровідними документами, наданими інкасаторами.

1.6. Відправлення банківських металів, дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, а також виробів з них проводиться через інкасаторів одночасно з відправленням з установ банків інших цінностей.

2.1. Перевезення банківських металів від переробних підприємств, а дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння від інших підприємств, установ та організацій до Державної скарбниці та у зворотному напрямку здійснюється в посилках виключно підрозділами служби інкасації Національного банку на підставі письмового дозволу (наказу, розпорядження) Національного банку.

2.2. Установи банків можуть на власний розсуд здійснювати перевезення банківських металів, дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння між установами інших банків і клієнтами банків силами та засобами власного підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів відповідно до порядку, встановленого внутрішніми документами установи банку.

2.3. Посилка має забезпечувати неможливість доступу до вкладень без пошкодження пломб (печаток), обв'язок та упаковки.

Вага цінностей кожної посилки не повинна перевищувати 10 кг (брутто), за винятком, якщо коштовності великої ваги неможливо розділити.

2.4. Видача посилок інкасатору здійснюється на підставі доручення на перевезення валютних цінностей.

2.5. Приймання посилок з цінностями здійснюється без перевірки їх вмісту та ваги.

2.6. На посилку прикріплюється ярлик, на якому зазначаються найменування підприємства, організації чи установи, дата формування, вага брутто та оціночна вартість цінностей, вкладених до посилки. Ярлики підписують експерт та матеріально відповідальні особи.

Матеріально відповідальні особи складають акт про здавання-приймання посилок з цінностями (додаток 28) у трьох примірниках, які підписують матеріально відповідальні особи та члени бригади (групи) інкасації та засвідчують відбитком печатки. Один примірник цього акта та супровідний лист вкладаються в пакет, опечатуються та засвідчуються відбитком печатки матеріально відповідальних осіб, другий - передається інкасаторам, третій - залишається в підприємстві, організації чи установі.

Посилки з цінностями, що адресовані Державній скарбниці, інкасатори територіального управління приймають і здають відповідно до акта про приймання-здавання посилок з цінностями разом із супровідними документами (листи, описи, накладні тощо) у пакетах з проведенням зовнішнього огляду чіткості відбитків пломбірів (печаток), цілісності упаковки, обв'язок і наявності ярликів з найменуванням підприємств, організацій чи установ, супровідних документів, дати формування, ваги брутто, суми оцінки і відповідних підписів матеріально відповідальних осіб.

На пакеті має чітко зазначатися кількість місць з цінностями та їх вартість згідно з описом і актом про їх здавання, найменування та адреса відправника цінностей та Державної скарбниці. Пакет вручається інкасатору для передавання за призначенням.

Державна скарбниця проводить попереднє і остаточне приймання посилок з цінностями в порядку, установленому нормативно-правовими актами Національного банку.

2.7. Якщо в упаковці цінностей виявлено дефекти (пошкодження цілісності упаковки, відсутність пломб (печаток), пошкодження обв'язок тощо), але немає доступу до вкладень посилок, то зазначені дефекти відображаються в акті про здавання-приймання посилок з цінностями під час їх передавання одержувачу.

2.8. У разі виявлення доступу до вкладень посилки розпаковуються в присутності інкасатора. Цінності звіряються із супровідними документами відправника.

На розпаковані посилки складається акт про розпакування цінностей у трьох примірниках: один - передається відправнику цінностей, другий - їх одержувачу, третій - інкасатору.

2.9. Попереднє приймання посилок з цінностями проводиться за кількістю місць без розпакування та зважування вмісту посилок згідно із супровідними документами, наданими інкасаторами.