Про затвердження Інструкції про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей

Відповідно до Бюджетного кодексу України, Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" і завдань, покладених на Державне казначейство України, з метою забезпечення єдності відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, згідно з вимогами Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 N 114 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20.12.99 за N 890/4183, із змінами та доповненнями,

1. Затвердити Інструкцію про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей (додається).

2. Визнати такою, що втратила чинність, Інструкцію про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, затверджену наказом Державного казначейства України від 10.08.2001 N 141 та зареєстровану в Міністерстві юстиції України 03.09.2001 за N 776/5697.

3. Управлінню методології по виконанню бюджетів, бухгалтерського обліку та звітності Державного казначейства України Інструкцію про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей подати на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Управлінню методології по виконанню бюджетів, бухгалтерського обліку та звітності Державного казначейства України Інструкцію про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей довести до відома органів Державного казначейства України та місцевих фінансових органів.

5. Центральним органам виконавчої влади, іншим головним розпорядникам бюджетних коштів, бюджетним установам облік операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей проводити відповідно до вимог Інструкції про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей.

6. Центральним органам виконавчої влади, іншим головним розпорядникам бюджетних коштів, у разі необхідності, видавати галузеві інструкції про порядок відображення в обліку операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей відповідно до чинного законодавства, в тому числі цієї Інструкції.

7. Інструкцію про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей центральним органам виконавчої влади, іншим головним розпорядникам бюджетних коштів довести до відома підпорядкованих установ, а органам Державного казначейства України та місцевим фінансовим органам - до установ, що ними обслуговуються.

Ця Інструкція встановлює порядок відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей бюджетних установ (далі - централізоване постачання).

1.1. Централізоване постачання в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності відображається в залежності від механізму його проведення.

Механізм централізованого постачання визначається залежно від того, за рахунок яких коштів (загальний, спеціальний фонд) та якою установою (бюджетна, госпрозрахункова) проводиться централізоване постачання.

1.2. Здійснення видатків з централізованого постачання бюджетними установами проводиться виключно на підставі кошторису, складеного і затвердженого за вимогами, установленими Кабінетом Міністрів України та Міністерством фінансів України.

1.3. Взаємовідносини між головним розпорядником бюджетних коштів, установою, для якої проводиться закупівля (установою-замовником), та установою, яка проводитиме закупівлю (установою-закупником) і яка має статус госпрозрахункової організації, регулюються угодою про централізоване постачання або іншим відомчим документом з цього питання.

1.4. Установа-замовник на підставі отриманого від установи-закупника повідомлення про відправлення на її адресу матеріальних цінностей стежить за їх прибуттям. У разі неодержання матеріальних цінностей за період, достатній для їх транспортування, повідомляється установі-закупнику для вжиття заходів до розшуку та доставки матеріальних цінностей.

1.5. Якщо облік виконання кошторису установи-замовника ведеться централізованою бухгалтерією, то установа-закупник повідомляє зазначені органи про відправлення матеріальних цінностей. Централізована бухгалтерія здійснює контроль за надходженням матеріальних цінностей до установи-замовника і повідомляє установу-закупника про взяття їх на облік.

1.6. Установа-закупник проводить звірки з установами-замовниками про передані матеріальні цінності, придбані шляхом централізованого постачання, не менше одного разу в квартал та перед складанням річного фінансового звіту.

1.7. Бухгалтерський облік надходження і витрачання бюджетних коштів на централізоване постачання матеріальних цінностей у бюджетних установах здійснюється на єдиному балансі відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджених наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 N 114 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20.12.99 за N 890/4183 (із змінами та доповненнями), а також інших нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ.

З метою деталізації обліку та посилення контролю за матеріальними цінностями, придбаними шляхом централізованого постачання, установами (як установою-закупником, так і установою-замовником) може вестися окремий бухгалтерський облік таких матеріальних цінностей та джерел їх придбання. Окремий облік здійснюється шляхом відображення операцій за допомогою додаткових субрахунків (рахунків третього, четвертого порядків) з обов'язковим збереженням номерів субрахунків (рахунків другого порядку), установлених Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ.

1.8. Кореспонденція субрахунків з відображення в бухгалтерському обліку основних господарських операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей бюджетних установ наводиться у розділі XIV "Облік операцій з централізованого постачання" Інструкції про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 10.07.2000 N 61 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 14.08.2000 за N 497/4718 (із змінами та доповненнями).

1.9. Операції з централізованого постачання відображаються у меморіальних ордерах згідно з вимогами Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затвердженої наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 N 68 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31.08.2000 за N 570/4791. За рішенням головного бухгалтера установи для операцій з централізованого постачання може бути встановлений відповідний окремий меморіальний ордер (крім операцій з руху грошових коштів).

1.10. Оприбуткування та взяття на облік матеріальних цінностей в бюджетних установах здійснюється згідно з вимогами Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 N 64 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31.07.2000 за N 459/4680, та Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 N 125 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 21.12.2000 за N 937/5158.

2.1. Операції з централізованого постачання, які проводяться за рахунок коштів загального фонду кошторису або за рахунок інших надходжень спеціального фонду кошторису, якщо установа-закупник є бюджетною установою (установою вищого рівня або створеним установою вищого рівня окремим уповноваженим органом (управління, відділ матеріально-технічного забезпечення)) у бухгалтерському обліку відображаються:

2.1.1. Установою-закупником:

для проведення централізованого постачання установі-закупнику в установленому порядку затверджується кошторис;

кошти, що надійшли для виконання централізованих закупок відображаються за кредитом субрахунків 701 "Асигнування з державного бюджету на видатки установи та інші заходи", 702 "Асигнування з місцевого бюджету на видатки установи та інші заходи", 713 "Доходи за іншими надходженнями спеціального фонду";

нараховані фактичні видатки відображаються за дебетом субрахунків 801 "Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи", 802 "Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи", 813 "Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду";

придбані матеріальні цінності до передачі підвідомчим установам обов'язково оприбутковуються і відображаються в бухгалтерському обліку за дебетом субрахунків 104-119, 201-239;

передача матеріальних цінностей, закуплених шляхом централізованого постачання, з балансу установи-закупника на баланс установ-замовників здійснюється безкоштовно. Передача необоротних активів відображається за дебетом субрахунку 401 та кредитом субрахунків 104-119. Передача малоцінних та швидкозношуваних предметів відображається за дебетом субрахунку 411 та кредитом субрахунків 221-222;

передача виробничих запасів, матеріалів, продуктів харчування, медикаментів та інших запасів установою-закупником відображається за дебетом субрахунків 683 "Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за загальним фондом", 684 "Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за спеціальним фондом" та кредитом субрахунків 201-218, 231-239;

списання виробничих запасів, матеріалів, продуктів харчування, медикаментів та інших запасів на фактичні видатки проводиться на підставі акта про списання, який подається установою-замовником.

2.1.2. Установою-замовником:

безоплатне отримання необоротних активів відображається за дебетом відповідних субрахунків 104-119 та кредитом субрахунку 401. Отримання малоцінних та швидкозношуваних предметів відображається за дебетом субрахунків 221-222 та кредитом субрахунку 411;

отримання виробничих запасів, матеріалів, продуктів харчування, медикаментів та інших запасів відображається за дебетом субрахунків 201-218, 231-239 та кредитом субрахунків 683 "Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за загальним фондом", 684 "Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за спеціальним фондом";

використані виробничі запаси, матеріали, продукти харчування, медикаменти та інші запаси відображаються за дебетом субрахунків 683 "Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за загальним фондом", 684 "Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за спеціальним фондом" та кредитом субрахунків 201-218, 231-239. Акти про списання подаються установі-закупнику для відображення проведеної операції в бухгалтерському обліку установи-закупника.

2.2. Операції з централізованого постачання, які проводяться за рахунок коштів загального фонду кошторису або за рахунок інших надходжень спеціального фонду кошторису, коли установа-закупник має статус госпрозрахункової організації, у бухгалтерському обліку відображаються:

2.2.1. Установою-закупником:

між головним розпорядником бюджетних коштів, установами-замовниками та установою-закупником, яка має статус госпрозрахункової організації, укладається угода про централізоване постачання або видається інший відомчий документ з цього питання;

за результатами проведених централізованих закупок складаються та подаються акти виконаних робіт, інші документи та форми звітності, установлені головним розпорядником бюджетних коштів, які передбачені угодою про централізоване постачання або іншим відомчим документом з цього питання;

бухгалтерський облік централізованого постачання в установах, які мають статус госпрозрахункових організацій, ведеться відповідно до законодавства, вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку та до Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і госпрозрахункових операцій підприємств і організацій, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 N 291 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21.12.99 за N 892/4185.

2.2.2. Установою-замовником:

відповідно до затвердженого в установленому порядку кошторису централізованого постачання та укладеної угоди, де визначені взаємовідносини на проведення централізованого постачання, кошти перераховуються установі-закупнику;

отримані матеріальні цінності оприбутковуються за дебетом субрахунків 104-119, 201-239;

проведені фактичні видатки відображаються за дебетом субрахунків 801 "Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи", 802 "Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи", 813 "Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду".

2.3. Операції з централізованого постачання, які проводяться за рахунок власних надходжень спеціального фонду кошторису, коли установа-закупник є бюджетною установою (установою вищого рівня або створеним установою вищого рівня окремим уповноваженим органом (управління, відділ матеріально-технічного забезпечення)), у бухгалтерському обліку відображаються:

2.3.1. Установою-закупником:

для зарахування коштів та проведення операцій з централізованого постачання установі-закупнику в органах Державного казначейства України відкривається окремий рахунок;

оплата витрат на проведення централізованих закупок здійснюється за наявності плану використання бюджетних коштів, який затверджується керівником установи, що визначила установу-закупника;

операції з централізованого постачання, які проводяться на окремому рахунку, до доходів та видатків спеціального фонду кошторису установи-закупника не включаються;

придбані матеріальні цінності до передачі установам-замовникам обліковуються на позабалансовому рахунку 06 "Матеріальні цінності, закуплені шляхом централізованого постачання";

передані матеріальні цінності списуються з позабалансового рахунку 06 "Матеріальні цінності, закуплені шляхом централізованого постачання".

2.3.2. Установою-замовником:

кошти зі спеціальних реєстраційних рахунків з обліку власних надходжень перераховуються на окремий рахунок установи-закупника;

отримані матеріальні цінності оприбутковуються за дебетом субрахунків 104-119, 201-239 та підтверджується факт їх отримання установі-закупнику;

фактичні видатки з централізованого постачання матеріальних цінностей відображаються установою-замовником за дебетом субрахунків 811 "Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги", 812 "Видатки за іншими джерелами власних надходжень".

2.4. Операції з централізованого постачання, які проводяться за рахунок власних надходжень спеціального фонду кошторису, коли установа-закупник має статус госпрозрахункової організації, у бухгалтерському обліку відображаються:

2.4.1. Установою-закупником операції з централізованого постачання проводяться за порядком, визначеним у пункті 2.2.1 цієї Інструкції.

2.4.2. Установою-замовником:

відповідно до затвердженого в установленому порядку кошторису централізованого постачання та укладеної угоди, де визначені взаємовідносини в проведенні централізованого постачання, кошти перераховуються установі-закупнику;

отримані матеріальні цінності оприбутковуються за дебетом субрахунків 104-119, 201-239;

фактичні видатки відображаються за дебетом субрахунків 811 "Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги", 812 "Видатки за іншими джерелами власних надходжень".

3.1. Операції з централізованого постачання матеріальних цінностей бюджетними установами відображаються в окремих звітах за формами звіту про виконання загального фонду кошторису установи (якщо використовувались кошти загального фонду) або відповідного звіту про надходження і використання коштів спеціального фонду кошторису.

3.2. На формі окремого фінансового звіту про операції з централізованого постачання робиться помітка "Централізоване постачання".

3.3. Форми фінансового звіту про операції з централізованого постачання установи-закупники, які є бюджетними установами, складають за загальним порядком, установленим Державним казначейством України.

У формах фінансового звіту відображаються суми:

призначень для централізованого постачання, затверджених кошторисом на рік;

асигнувань з бюджету для здійснення централізованих закупок;

проведеної оплати за централізоване постачання матеріальних цінностей;

фактичних видатків установи-закупника з централізованого постачання матеріальних цінностей, що відповідають даним їх бухгалтерського обліку.

3.4. Установа-закупник, яка має статус госпрозрахункової організації, за результатами проведених централізованих закупок складає та подає акти виконаних робіт, форми звітності, установлені головним розпорядником бюджетних коштів, або інші документи, передбачені угодою про централізоване постачання чи іншим відомчим документом з цього питання.

У цьому випадку звіт за установу-закупника складає головний розпорядник бюджетних коштів.

3.5. Установа-замовник форми фінансової звітності складає за операціями з централізованого постачання, які проводяться за рахунок власних надходжень спеціального фонду кошторису централізованих закупок за загальним порядком. У них відображаються суми планових показників, фактичних надходжень, касових та фактичних видатків.

3.6. Форму фінансового звіту "Баланс" установи-закупники та установи-замовники заповнюють за звичайною схемою (у залежності від здійснених бухгалтерських проведень) за формою і в порядку, установленому Державним казначейством України.