Інструкція про порядок вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами Української РСР

1. У відповідності зі статтею 13 Закону Української РСР "Про державний нотаріат" державні нотаріальні контори вчиняють такі нотаріальні дії:

1) посвідчують угоди (договори, заповіти, довіреності та ін.);

2) вживають заходів до охорони спадкового майна;

3) видають свідоцтва про право на спадщину;

4) видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя;

5) видають свідоцтва про придбання жилих будинків (частин будинків) з прилюдних торгів;

6) накладають заборони відчуження жилого будинку;

7) засвідчують вірність копій документів і виписок з них;

8) засвідчують справжність підпису на документах;

9) засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;

10) посвідчують факт, що громадянин є живим;

11) посвідчують факт перебування громадянина в певному місці;

12) посвідчують тотожність громадянина з особою, зображеною на фотографічній картці;

13) посвідчують час пред'явлення документів;

14) передають заяви громадян, державних установ, підприємств і організацій, колгоспів та інших кооперативних і громадських організацій іншим громадянам, державним установам, підприємствам і організаціям, колгоспам та іншим кооперативним і громадським організаціям;

15) приймають у депозит грошові суми і цінні папери;

16) вчиняють виконавчі написи;

17) вчиняють протести векселів;

18) пред'являють чеки до платежу і посвідчують неоплату чеків;

19) приймають на зберігання документи;

20) вчиняють морські протести.

2. Нотаріальні дії в державних нотаріальних конторах вчиняють державні нотаріуси (старші державні нотаріуси, заступники старших державних нотаріусів, державні нотаріуси).

Консультант державної нотаріальної контори вчиняє нотаріальні дії, якщо наказом начальника відділу юстиції виконавчого комітету обласної, Київської міської Ради депутатів трудящих на нього покладено виконання обов'язків державного нотаріуса.

3. Державні нотаріуси відповідно до статті 6 Закону Української РСР "Про державний нотаріат" керуються в своїй діяльності законами СРСР і Української РСР, указами Президії Верховної Ради СРСР і Президії Верховної Ради Української РСР, постановами і розпорядженнями Ради Міністрів СРСР і Ради Міністрів Української РСР, наказами та інструкціями Міністерства юстиції СРСР і Міністерства юстиції Української РСР, а також актами, що видаються іншими органами державної влади і органами державного управління в межах її компетенції.

При вчиненні нотаріальних дій державні нотаріуси застосовують у встановлених випадках і законодавство інших союзних республік.

4. Державні нотаріуси зобов'язані додержувати таємниці вчинюваних нотаріальних дій.

Довідки про вчинені нотаріальні дії і документи видаються тільки громадянам, державним установам, підприємствам і організаціям, колгоспам та іншим кооперативним і громадським організаціям, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

На вимогу суду, прокуратури, органів слідства і дізнання довідки про вчинені нотаріальні дії і документи видаються у зв'язку з кримінальними або цивільними справами, які знаходяться в їх провадженні. Довідки і документи державними нотаріусами видаються тільки на письмову вимогу зазначених органів.

Довідки про заповіти (про наявність заповіту, про його зміст та ін.) видаються тільки після смерті заповідача і подання свідоцтва про його смерть особам і органам, переліченим в абзацах другому та третьому цього пункту, а також спадкоємцям за законом.

Правила про додержання таємниці нотаріальних дій поширюються також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків.

Державні нотаріуси, а також службові особи, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків, винні в порушенні таємниці вчинюваних нотаріальних дій, несуть відповідальність у порядку, встановленому законодавством Союзу РСР і Української РСР.

5. Державні нотаріуси зобов'язані сприяти громадянам, державним установам, підприємствам і організаціям, колгоспам та іншим кооперативним і громадським організаціям у здійсненні їх прав і захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій з тим, щоб юридична необізнаність та інші подібні обставини не могли бути використані їм на шкоду.

У необхідних випадках державні нотаріуси на прохання громадян, державних установ, підприємств і організацій, колгоспів та інших кооперативних і громадських організацій, які звернулись за вчиненням нотаріальних дій, повинні складати проекти угод і заяв, виготовляти копії документів і виписки з них, а також давати роз'яснення в питаннях вчинення нотаріальних дій.

Виконання цієї роботи може також доручатися консультантам, що перебувають у штаті державної нотаріальної контори, стажистам і нотаріусам, які проходять виробничу практику в нотаріальній конторі.

6. Нотаріальне діловодство в державних нотаріальних конторах відповідно до статті 9 Закону Української РСР "Про державний нотаріат" ведеться українською мовою.

Коли особа, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів повинні бути перекладені їй державним нотаріусом або перекладачем, відомим державному нотаріусу, про що зазначається в посвідчувальному написі.

Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.

7. Нотаріальні дії можуть вчинятися в будь-якій державній нотаріальній конторі на всій території Української РСР за вибором особи, яка звертається до державної нотаріальної контори, за винятком випадків, передбачених пунктами 9, 17, 40, 47, 80, 106, 119, 140, 149, 175, 194, 219 цієї Інструкції, та інших випадків, коли згідно з законодавством Союзу РСР або Української РСР нотаріальна дія повинна бути вчинена в певній державній нотаріальній конторі.

8. У столиці Української РСР - місті Києві і обласних центрах відділи юстиції виконавчих комітетів обласних, Київської міської Рад депутатів трудящих можуть покласти обов'язок по видачі свідоцтв про право на спадщину, а також по посвідченню договорів про відчуження жилих будинків (частин будинків), квартир у будинках житлово-будівельних колективів індивідуальних забудовників, дарування автомототранспортних засобів та вчиненню інших нотаріальних дій на перші державні нотаріальні контори.

У населених пунктах, в яких засновується декілька державних нотаріальних контор, відділи юстиції виконавчих комітетів обласних, Київської міської Рад депутатів трудящих можуть покласти обов'язок по видачі свідоцтв про право на спадщину, а також по посвідченню договорів про відчуження жилих будинків (частин будинків), квартир у будинках житлово-будівельних колективів індивідуальних забудовників, дарування автомототранспортних засобів та вчиненню інших нотаріальних дій на одну з державних нотаріальних контор цього населеного пункту.

9. Вірність копій актів вищих органів державної влади і державного управління Союзу РСР, союзних і автономних республік, які стосуються особистих прав та інтересів громадян, а також копій документів, викладених іноземною мовою, засвідчується в перших державних нотаріальних конторах, розташованих в обласних центрах.

10. Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні державної нотаріальної контори. В окремих випадках, коли громадяни, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій, з поважних причин (хвороба, інвалідність, старість та ін.) не можуть з'явитися в приміщення державної нотаріальної контори, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори, то в посвідчувальному написі і в реєстрі нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (на дому, в лікарні та ін.) з вказівкою адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза приміщенням нотаріальної контори.

11. Нотаріальні дії вчиняються в день пред'явлення всіх необхідних для цього документів і сплати державної пошлини.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено при необхідності витребування додаткових відомостей або документів від службових осіб, державних установ, підприємств і організацій, колгоспів та інших кооперативних і громадських організацій (в тому числі і у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 35 цієї Інструкції) або направлення документів на експертизу.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, що оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено також за заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, на строк не більше десяти днів. Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

Вчинення нотаріальних дій повинно бути відкладено, якщо в силу закону необхідно запитати заінтересованих осіб про відсутність у них заперечень проти вчинення цих дій.

12. При вчиненні нотаріальних дій державні нотаріуси встановлюють особу громадян, їх представників або представників державних установ, підприємств і організацій, колгоспів та інших кооперативних і громадських організацій, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій.

Особа радянських громадян установлюється за паспортом, а громадян, що проживають у сільській місцевості і не мають паспортів,- за довідками, які видаються виконавчими комітетами селищних, сільських Рад депутатів трудящих(1).

(1) Довідки, які видаються виконавчими комітетами селищних, сільських Рад депутатів трудящих на підтвердження особи громадян, що проживають у сільській місцевості, приймаються державними нотаріусами до закінчення строків паспортизації, встановлених постановою Ради Міністрів СРСР від 28 серпня 1974 р. N 677 "Про затвердження Положення про паспортну систему в СРСР".

Особа неповнолітніх, які не досягли 16 років, встановлюється на підставі записів про них у паспортах батьків (усиновителів) або за свідоцтвом про народження.

Особа військовослужбовців встановлюється на підставі посвідчення або військового квитка, які видаються командуванням військових частин або військових установ.

Особа радянських громадян, які постійно проживають за кордоном, а прибули на тимчасове проживання в СРСР, встановлюється за їх загальногромадянськими закордонними паспортами.

Особа іноземних громадян і осіб без громадянства, які проживають в СРСР, встановлюється на підставі виду на проживання в СРСР або за національним паспортом з відміткою про реєстрацію в органах внутрішніх справ.

Особа іноземних громадян, які працюють у представництвах зарубіжних країн, розташованих на території Союзу РСР, встановлюється на підставі консульської картки або консульського посвідчення.

Особа громадян, що звертаються за засвідченням вірності копій документів або виписок з них, може бути встановлена також на підставі посвідчень, виданих установами, підприємствами, організаціями за місцем їх роботи.

У випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший документ, підписується інший громадянин, державний нотаріус встановлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього.

13. При посвідченні угод і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством Союзу РСР і Української РСР (наприклад, при засвідченні справжності підпису на документі), державний нотаріус перевіряє справжність підписів учасників угод та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій.

14. При посвідченні угод з'ясовується дієздатність громадян і перевіряється правоздатність юридичних осіб, які беруть участь в угодах. У разі укладення угоди представником перевіряються його повноваження.

15. Нотаріально посвідчувані угоди, а також заяви та інші документи підписуються в присутності державного нотаріуса. Якщо угоду, заяву або інший документ підписано у відсутності державного нотаріуса, той, хто підписався, повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.

Державні нотаріуси можуть не вимагати кожного разу явки відомих їм службових осіб державних установ, підприємств і організацій, колгоспів та інших кооперативних і громадських організацій, коли у них є зразки підписів цих службових осіб, одержані при їх особистому зверненні, і справжність підписів не викликає сумніву.

Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-яких інших причин не може власноручно підписати угоду, заяву або інший документ, за його дорученням в його присутності і в присутності державного нотаріуса угоду, заяву або інший документ може підписати інший громадянин. Про причини, з яких громадянин, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Заповіт не може підписувати особа, на користь якої його зроблено.

Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, державний нотаріус, крім того, прочитує йому текст документа, про що на документі робиться відмітка. Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.

Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, письменний, він сам прочитує документ і власноручно підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з ним і посвідчити своїм підписом, що зміст угоди, заяви чи іншого документа відповідає волі глухого, німого, глухонімого громадянина, який бере участь у цій нотаріальній дії.

16. У відповідності зі статтею 21 Закону Української РСР "Про державний нотаріат" державні нотаріуси вправі витребувати від державних установ, підприємств і організацій, колгоспів та інших кооперативних і громадських організацій відомості і документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Відповідні відомості і документи повинні бути подані в строк, вказаний державним нотаріусом. Цей строк не може перевищувати одного місяця.

17. У відповідності зі статтею 22 Закону Української РСР "Про державний нотаріат" державні нотаріуси не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені своїх чоловіка або дружини, їхніх і своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної державної нотаріальної контори.

У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються в будь-якій іншій державній нотаріальній конторі чи у будь-якому виконавчому комітеті міської, селищної, сільської Ради депутатів трудящих у межах його компетенції.

Нотаріальні дії, які згідно з законодавством Союзу РСР або Української РСР повинні бути вчинені в певній державній нотаріальній конторі, вчиняються в зазначених випадках іншою державною нотаріальною конторою, визначеною відділом юстиції виконавчого комітету обласної, Київської міської Рад депутатів трудящих.

Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням установлених у цьому пункті правил, є недійсними.

18. Державні нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документів, що мають дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем, або такі, що мають підчистки.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є на документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом службової особи і печаткою державної установи, підприємства, організації, колгоспу та іншої кооперативної і громадської організації, що видали документи. При цьому такі виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб усе помилково написане, а потім закреслене чи виправлене можна було прочитати так, як воно спочатку було написане.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких не можна прочитати все в них написане в первісному начертанні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.

Не приймаються документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірено підписом службової особи та печаткою державної установи, підприємства і організації, колгоспу та іншої кооперативної і громадської організації, що видали документи.

19. Тексти нотаріально посвідчуваних угод, засвідчуваних копій документів і виписок з них, тексти перекладів повинні бути написані ясно і чітко; числа і строки, які відносяться до змісту посвідчуваних угод, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і з зазначенням адрес їх органів, а в необхідних випадках - номера поточного (розрахункового) рахунку і відділення банку. Прізвища, імена та по батькові громадян, в тому числі представників, які беруть участь у нотаріальних діях, повинні бути написані повністю з зазначенням місця їх проживання (адреси). При посвідченні угод від імені іноземних громадян зазначається також і їх громадянство.

На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, в яких прокреслення не допускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені державним нотаріусом перед підписом належних осіб (учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису. При цьому виправлення повинні бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене, можна було прочитати в первісному тексті.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису осіб, що звернулися за вчиненням нотаріальної дії, застерігаються лише державним нотаріусом у кінці посвідчувального напису.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно, державний нотаріус пропонує особі, що звернулася, виправити його або скласти новий. На прохання особи, що звернулася, документ може бути складений державним нотаріусом або іншим працівником державної нотаріальної контори (пункт 5 цієї Інструкції).

У випадках, коли документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на кількох окремих аркушах, вони повинні бути прошнуровані, а аркуші їх пронумеровані. Кількість прошнурованих аркушів завіряється підписом державного нотаріуса з прикладенням гербової печатки державної нотаріальної контори.

20. При посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, вірності перекладів документів з однієї мови на іншу, справжності підписів на документах, при посвідченні часу пред'явлення документів на відповідних документах за формами, затвердженими Міністерством юстиції СРСР, вчиняються посвідчувальні написи, які підписуються державним нотаріусом і скріплюються гербовою печаткою державної нотаріальної контори(1).

(1) Див. форми реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв та посвідчувальних написів на угодах і документах, що засвідчуються, затверджені Міністерством юстиції СРСР 29 грудня 1973 р., і вказівки щодо їх заповнення.

Посвідчувальний напис повинен бути написаний ясно, чітко, без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки та інші виправлення - застережені.

Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись штампи з текстом відповідного напису.

Якщо посвідчувальний напис не вміщається на відповідному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом державного нотаріуса з прикладенням гербової печатки державної нотаріальної контори.

Для викладення посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша паперу з прикладенням гербової печатки, частина відбитку якої повинна знаходитись на підклеєному аркуші.

Прикріплення і підклейка аркушів паперу для напису про засвідчення вірності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускається.

21. Всі нотаріальні дії, які вчиняються державними нотаріусами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій. Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається в документах, що видаються державним нотаріусом, і в посвідчувальних написах.

Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів повинна бути завірена підписом працівника відділу юстиції виконавчого комітету обласної, Київської міської Рад депутатів трудящих, уповноваженого на це начальника відділу юстиції. Підпис працівника скріплюється гербовою печаткою відділу юстиції.

Запис нотаріальної дії в реєстр провадиться державним нотаріусом або іншим працівником державної нотаріальної контори тільки після того, як посвідчувальний напис чи документ, що видається нотаріальною конторою, підписаний державним нотаріусом. Запис в реєстрі олівцем не допускається.

В державних нотаріальних конторах за дозволом відділу юстиції виконавчого комітету обласної, Київської міської Рад депутатів трудящих можуть вестися кілька реєстрів. У цьому випадку кожному реєстру присвоюється самостійний індекс. Номери на документах позначаються таким чином: N 1-1, N 1-2, N 2-1 та ін., де перша цифра означає індекс реєстру, а друга - порядковий номер запису. Номер індексу реєстру зберігається без змін на протязі року.

Якщо самостійні реєстри введені для запису певних видів нотаріальних дій, до індексу кожного реєстру додається буква, яка відповідає найменуванню нотаріальної дії, наприклад: N 1-К, N 2-К, N 3-В, N 4-С, що означає: перший і другий реєстри для запису засвідчення вірності копій документів, третій - для запису виконавчих написів, четвертий - для запису виданих свідоцтв про право на спадщину та ін.

Номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються таким чином: N 1-К-1, N 1-К-2 та ін.; N 2-К-1, N 2-К-2 та ін.; N 3-В-1, N 3-В-2 та ін.; N 4-С-1, N 4-С-2 та ін.

22. Державні нотаріуси видають виписки з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій за письмовою заявою громадян, державних установ, підприємств, організацій, колгоспів та інших кооперативних і громадських організацій, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, прокуратури, органів слідства і дізнання у зв'язку з кримінальними або цивільними справами, що знаходяться в їх провадженні.

Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються тільки після смерті заповідача.

23. Документи, на підставі яких вчинено нотаріальні дії, приєднуються до примірника угоди, свідоцтва про право на спадщину та ін., що залишається в справах державної нотаріальної контори.

Оригінали документів (наприклад, свідоцтва про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а в державній нотаріальній конторі залишаються їх копії. Копії подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються працівниками державної нотаріальної контори. На таких копіях державний нотаріус робить напис: "З оригіналом згідно", ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою державної нотаріальної контори. Державна пошлина при цьому стягується лише за виготовлення копії, якщо її виготовлено працівником державної нотаріальної контори. Про стягнення державної пошлини зазначається в реєстрі нотаріальних дій за тим же номером, за яким зареєстровано нотаріальну дію, для вчинення якої виготовлено копію. На копії робиться відмітка про номер реєстру, за яким зареєстровано цю нотаріальну дію.

Документи, що посвідчують особу громадян, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їх представників або представників державних установ, підприємств і організацій, колгоспів та інших кооперативних і громадських організацій, повертаються особам, що подали їх, без залишення копій, але в реєстрі записується найменування документа, його номер, дата видачі і найменування установи, яка видала документ.

Не залишаються в державних нотаріальних конторах такі документи або їх копії:

статути юридичних осіб або положення про них, а також документи про повноваження їх представників (крім довіреностей, які видаються на складання конкретних договорів),- при посвідченні договорів і довіреностей від імені і на ім'я юридичних осіб;

документи, які встановлюють право особистої власності громадян на жилий будинок (частину будинку) або квартиру в будинку житлово-будівельного колективу індивідуальних забудовників (свідоцтво про право власності на будинок, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя та ін.), якщо посвідчується угода про відчуження власником частини належного йому жилого будинку (частини будинку), квартири, а також коли учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюючий документ на будинок, квартиру і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); при посвідченні договорів про відчуження не закінчених будівництвом будинків (частин будинків), квартир, угод про встановлення чи зміну розміру ідеальних часток жилого будинку, а також угод про встановлення учасниками спільної часткової власності порядку користування конкретними частинами будинку, квартири в будинку житлово-будівельного колективу індивідуальних забудовників у натурі. При посвідченні таких угод про відчуження на правовстановлюючих документах, що повертаються відчужувачам, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: "Продано 1/4 частину цього будинку за договором, посвідченим 15 січня 1975 року, за N 1050", дата, підпис нотаріуса, які скріплюються гербовою печаткою державної нотаріальної контори;

охоронні свідоцтва - при посвідченні договорів піднайму;

технічні паспорти на автомототранспортні засоби та квитанції про сплату збору, який справляється,- при посвідченні договорів про відчуження автомототранспортних засобів та видачі свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності на них.

Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких документів, або відмітка на примірниках угод, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що приєднуються до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, що подала їх. Відмітка, в якій зазначається назва документа, ким і коли він виданий, на чиє ім'я та за яким номером, підписується державним нотаріусом.

24. У разі втрати документа, посвідченого або виданого державним нотаріусом, за письмовою заявою громадян, державних установ, підприємств і організацій, колгоспів та інших кооперативних і громадських організацій, за дорученням або щодо яких вчинялися нотаріальні дії, видається дублікат втраченого документа.

Державні нотаріальні контори видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від службових осіб, перелічених у статті 16 Закону Української РСР "Про державний нотаріат".

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис за встановленою формою. Крім того, про видачу дубліката державний нотаріус робить відмітку на екземплярі документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори.

25. Державні нотаріуси, виявивши при вчиненні нотаріальних дій порушення законності громадянами або окремими службовими особами, повідомляють про це для вжиття необхідних заходів відповідні установи, підприємства, організації або прокурора.

Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, державні нотаріуси вправі затримати цей документ і направити його на експертизу.

Про направлення документа на експертизу державний нотаріус виносить постанову, в якій зазначається:

дата винесення постанови;

прізвище, ініціали державного нотаріуса, який виніс постанову, і найменування державної нотаріальної контори;

найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий;

ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання) поданий документ для вчинення нотаріальної дії;

обставини, які викликали необхідність направлення документа на експертизу;

куди (якій експертній установі) направляється документ для провадження експертизи;

питання, поставлені на вирішення експертизи.

26. Державні нотаріуси:

відмовляють у вчиненні нотаріальної дії, якщо вчинення такої дії суперечить законові (угода, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, зазначеним у її статуті чи положенні; угода не відповідає вимогам закону або укладається з метою, завідомо суперечною інтересам соціалістичної держави і суспільства; не підлягає вчиненню нотаріальним органом або підлягає вчиненню в іншому нотаріальному органі; з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень; за вчиненням нотаріальної дії звернулась особа, яка хоч і дієздатна, але знаходиться в даний момент у такому стані, що не розуміє значення своїх дій і не може керувати ними, та ін.);

не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Державний нотаріус на прохання особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, повинен викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. У цих випадках державний нотаріус не пізніше триденного строку виносить постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії.

У постанові про відмову повинні бути вказані:

дата винесення постанови;

прізвище та ініціали державного нотаріуса і найменування державної нотаріальної контори;

прізвище, ім'я, по батькові громадянина, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, місце його проживання (або найменування і адреса юридичної особи);

про вчинення якої нотаріальної дії просила особа, що звернулася (викласти коротко зміст прохання);

мотиви, з яких відмовлено у вчиненні нотаріальної дії (з посиланням на законодавство);

порядок і строки оскарження відмови (з посиланням на законодавство).

27. За вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами, а також за складання проектів угод, заяв, виготовлення копій документів, виписок з них, видачу дублікатів документів з заінтересованих осіб стягується державна пошлина відповідно до діючого законодавства.

При виїзді державного нотаріуса для вчинення нотаріальної дії заінтересовані особи відшкодовують фактичні транспортні витрати (стаття 33 Закону Української РСР "Про державний нотаріат").

28. Якщо державний нотаріус виявить, що внаслідок допущеної помилки вчинена нотаріальна дія є неправильною, він зобов'язаний довести про це до відома прокурора для прийняття в установленому порядку заходів до скасування вказаної нотаріальної дії. Про зроблене прокурору подання державний нотаріус доводить до відома начальника відділу юстиції виконавчого комітету обласної, Київської міської Рад депутатів трудящих.

29. Державні нотаріуси посвідчують угоди, для яких законодавством встановлено обов'язкову нотаріальну форму.

Відповідно до діючого законодавства обов'язковому нотаріальному посвідченню підлягають такі угоди:

договори про відчуження (купівля - продаж, міна, дарування, довічне утримання) жилого будинку (частини будинку), квартири в будинку житлово-будівельного колективу індивідуальних забудовників (статті 227, 242, 244, 426 Цивільного кодексу УРСР;

договори про заставу жилого будинку (частини будинку), квартири в будинку житлово-будівельного колективу (частина друга статті 184 Цивільного кодексу УРСР);

договори про надання у безстрокове користування земельних ділянок для будівництва жилих будинків на праві особистої власності (стаття 36 Закону Української РСР "Про державний нотаріат");

договори дарування на суму понад 500 карбованців (частина перша статті 244 Цивільного кодексу УРСР);

заповіти (стаття 541 Цивільного кодексу УРСР);

довіреності на укладення угод, що потребують нотаріальної форми, а також на вчинення дій щодо державних, кооперативних і громадських організацій, за винятком випадків, коли законом або спеціальними правилами допущена інша форма довіреності (стаття 65 Цивільного кодексу УРСР);

довіреності, що видаються в порядку передоручення (стаття 68 Цивільного кодексу УРСР).

За бажанням сторін посвідчуються й інші угоди, для яких законодавством не встановлено обов'язкової нотаріальної форми, як, наприклад, угоди учасників спільної часткової власності про порядок користування спільним жилим будинком, квартирою в будинку житлово-будівельного колективу індивідуальних забудовників, про порядок користування земельною ділянкою, про встановлення розміру часток або про зміну розміру часток, договори позики, схову та ін.

30. Договори, заповіти, довіреності та інші документи, в яких викладено зміст угод, що посвідчуються в нотаріальному порядку, подаються державному нотаріусу не менше, ніж у двох примірниках, один з яких залишається в справах державної нотаріальної контори (стаття 40 Закону Української РСР "Про державний нотаріат").

Всі примірники підписуються учасниками угоди. Посвідчувальний напис також вчиняється на всіх примірниках. За бажанням учасників угоди кожному з них видається по одному примірнику.

31. Державні нотаріуси зобов'язані роз'яснити сторонам зміст і значення поданих ними проектів угод і перевірити, чи відповідає зміст їх вимогам закону та дійсним намірам сторін (частина третя статті 34 Закону Української РСР "Про державний нотаріат").

32. Угоди про відчуження або заставу майна, що підлягає реєстрації, посвідчуються за умови подання документів, які підтверджують право власності на майно, що відчужується або заставляється (частина друга статті 35 Закону Української РСР "Про державний нотаріат").

Такі документи державний нотаріус приймає лише при наявності на них запису про реєстрацію.

33. Угоди про відчуження майна, яке оподатковується податком або збором, а також угоди про розірвання таких договорів після реєстрації їх у відповідних органах, можуть бути посвідчені при умові подання доказів сплати податків або зборів (звільнення від сплати податку або збору) або при згоді відповідних органів і набувача про перевід нарахованого податку або збору на набувача.

При нотаріальному посвідченні зазначених угод повинна бути витребувана довідка фінансового органу про відсутність заборгованості по податках, а також довідка інспекції державного страхування про відсутність заборгованості по обов'язковому окладному страхуванню.

На підтвердження сплати збору власниками автомототранспортних засобів може бути подана квитанція про сплату збору.

Перевіривши сплату збору, державний нотаріус робить на примірнику угоди, що залишається в справах державної нотаріальної контори, відповідну відмітку, в якій зазначає номер, дату, на чиє ім'я та якою установою видана квитанція. Відмітка підписується державним нотаріусом.

Довідки про сплату податків і зборів дійсні на протязі місяця. Якщо в довідці вказано, що податки і збори сплачені за квартал чи за весь рік, довідка дійсна на протязі цього строку.

34. Угоди про відчуження або заставу спільного майна подружжя, які потребують обов'язкового нотаріального посвідчення, можуть бути посвідчені державним нотаріусом лише при наявності згоди другого з подружжя, висловленої у письмовій формі, та з дотриманням інших правил, викладених у пп.52-53 цієї Інструкції.

35. При з'ясуванні дієздатності учасників угоди державний нотаріус вимагає документ (див. пункт 12 цієї Інструкції), в якому вказано вік учасника угоди.

Якщо у державного нотаріуса є підстави вважати, що хтось з учасників угоди внаслідок душевної хвороби або недоумства не може розуміти значення своїх дій або керувати ними чи внаслідок зловживання спиртними напоями або наркотичними речовинами ставить свою сім'ю в тяжке матеріальне становище, а відомостей про визнання особи недієздатною чи обмежено дієздатною немає, державний нотаріус відкладає вчинення угоди і з'ясовує, чи є рішення суду про визнання особи недієздатною або обмежено дієздатною. Якщо таке рішення судом не виносилось, державний нотаріус повідомляє про своє припущення одну з осіб чи одну з організацій, вказаних у ст. 256 Цивільного процесуального кодексу УРСР, які можуть поставити перед судом питання про визнання цієї особи недієздатною або обмежено дієздатною. У своєму листі державний нотаріус просить повідомити його про прийняте рішення. В залежності від прийнятого цією особою чи організацією рішення державний нотаріус або вчиняє угоду, або зупиняє вчинення нотаріальної дії до розгляду справи в суді.

Угоди за неповнолітніх, які не досягли 15 років, а також від імені громадян, визнаних у судовому порядку недієздатними, вчиняють батьки, усиновителі або опікуни (статті 14, 16 Цивільного кодексу УРСР).

Угоди від імені неповнолітніх віком від 15 до 18 років, а також від імені осіб, визнаних у судовому порядку обмежено дієздатними, можуть бути посвідчені лише при умові, якщо вони вчинені за згодою батьків, усиновителів або піклувальників (статті 13, 15 Цивільного кодексу УРСР).

Справжність підпису батьків, усиновителів або піклувальників на заяві про їх згоду на посвідчення угод від імені неповнолітніх віком від 15 до 18 років, а також від імені осіб, визнаних у судовому порядку обмежено дієздатними, повинна бути засвідчена нотаріальним органом або організацією, в якій працює чи навчається заявник, житлово-експлуатаційною конторою (управлінням будинками), правлінням житлово-будівельного кооперативу за місцем його проживання або адміністрацією стаціонарного лікувального закладу, в якому він перебуває на лікуванні. Засвідчення справжності підпису не потрібне, якщо батьки, усиновителі або піклувальники прийдуть до державної нотаріальної контори і особисто подадуть державному нотаріусу заяву про згоду на посвідчення угоди. У цьому випадку державний нотаріус установлює особу заявника, перевіряє справжність його підпису, про що робить відмітку на заяві і вказує назву документа, його номер, дату видачі і назву установи, що видала документ, який стверджує особу. Заява про згоду на посвідчення угоди може бути викладена на звороті примірника угоди, що залишається в справах державної нотаріальної контори, або на окремому аркуші.

Державні нотаріуси вимагають дозвіл органу опіки і піклування на право опікуна укладати, а піклувальника давати згоду на вчинення від імені підопічного угод, якщо вони виходять за межі побутових.

Такими угодами, зокрема, є договори, що потребують нотаріального посвідчення і спеціальної реєстрації, відмова від належних підопічному прав, поділ майна, поділ або обмін жилої площі, видача письмових зобов'язань тощо.

Питання про дозвіл на право опікуна вчиняти, а піклувальника давати згоду на вчинення від імені підопічного угод, зазначених у абзацах шостому - сьомому цього пункту, вирішує орган опіки і піклування шляхом прийняття відповідного рішення.

Опікун і піклувальник, їх чоловік або жінка і близькі родичі не вправі укладати угоди з підопічними, а також не вправі представляти осіб, які перебувають у них під опікою і піклуванням, при укладенні угод між підопічним і чоловіком чи жінкою опікуна або піклувальника та їх близькими родичами.

Опікун і піклувальник не вправі здійснювати дарування від імені підопічного, а також зобов'язуватись від його імені порукою (стаття 146 Кодексу про шлюб та сім'ю УРСР).

Правила, викладені в абзацах шостому - дев'ятому цього пункту, поширюються і на угоди, що укладаються батьками (усиновителями) як опікунами чи піклувальниками своїх неповнолітніх дітей.

У випадках, коли законом дозволяється одружуватись до досягнення вісімнадцятирічного віку, громадянин, який не досяг вісімнадцятирічного віку, набуває дієздатності в повному обсягу з моменту одруження (стаття 11 Цивільного кодексу УРСР).

36. При перевірці правоздатності юридичних осіб, які беруть участь в юридичній угоді, державні нотаріуси зобов'язані ознайомитись з статутом юридичної особи або положенням про неї і перевірити, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчиняється, правам, наданим юридичній особі її статутом чи положенням.

При посвідченні угоди, стороною якої є колгосп, державний нотаріус перевіряє, чи зареєстрований статут даного колгоспу у виконавчому комітеті районної Ради депутатів трудящих.

37. У випадку вчинення угоди представником перевіряється його повноваження. Повноваження представника перевіряється виданою на його ім'я довіреністю.

Державні нотаріуси не вимагають довіреностей на вчинення угод та інших дій від керівників юридичних осіб, яким за статутом чи положенням надано право укладати угоди. У цих випадках вимагається лише документ, який посвідчує їх службовий стан.

Якщо юридичною особою керує виборний колегіальний орган, повинна бути витребувана постанова про обрання службових осіб і про розподіл між ними обов'язків.

38. Угода сторін про розірвання нотаріально посвідченого договору про відчуження майна може бути оформлена шляхом складання окремого документа, який додається до примірника договору, що знаходиться в справах державної нотаріальної контори, або викладена на самому договорі. Угода підписується сторонами і посвідчується державним нотаріусом. На всіх інших примірниках договору за підписом державного нотаріуса і з прикладенням гербової печатки державної нотаріальної контори робиться відмітка про розірвання договору, в якій зазначається номер за реєстром та дата посвідчення угоди про розірвання. Відмітка про розірвання договору про відчуження майна також робиться в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій та алфавіті до нього.

При посвідченні угод про розірвання договорів про відчуження майна, які потребують обов'язкового нотаріального посвідчення, державний нотаріус перевіряє згоду дружини або чоловіка обох сторін на розірвання такого договору. Якщо посвідчується угода про розірвання договору про відчуження жилого будинку (частини будинку), квартири в будинку житлово-будівельного колективу індивідуальних забудовників, перевіряється також відсутність заборони відчуження або арешту.

Якщо угода про розірвання договору про відчуження будинку (частини будинку), квартири в будинку житлово-будівельного колективу індивідуальних забудовників посвідчується після реєстрації договору відчуження у виконавчому комітеті районної, міської Ради депутатів трудящих, державний нотаріус вимагає довідку-характеристику бюро технічної інвентаризації та довідку відповідних органів про відсутність заборгованості по податках і страхових платежах.

У випадку одержання рішення суду про визнання договору про відчуження майна недійсним, державний нотаріус робить про це відмітку на екземплярі договору, який зберігається в справах державної нотаріальної контори, приєднавши до нього рішення, а також робить відмітку в реєстрі та в алфавіті до нього і при можливості на всіх інших примірниках договору.

Відчужувачу майна на його вимогу повертається правовстановлюючий документ (або його дублікат), який є в державній нотаріальній конторі і до складання договору про відчуження майна, що розривається, знаходився у відчужувача.

При розірванні зазначених договорів раніше стягнута державна пошлина за їх посвідчення сторонам не повертається.

Про розірвання договору про відчуження майна, що підлягає реєстрації, державний нотаріус повідомляє відповідний орган, який займається реєстрацією, якщо такий договір до його розірвання був цим органом зареєстрований.

39. Договір про відчуження майна, яке знаходиться на спеціальному обліку (жилий будинок та ін,), а також угода про розірвання такого договору, якщо договір, що розривається, був зареєстрований у відповідному органі, повинні бути подані для реєстрації за місцем обліку цього майна, про що державний нотаріус зазначає у посвідчувальному написі і роз'яснює сторонам.

Органу, який провадить відповідний облік (реєстрацію) майна, крім угоди про розірвання договору про відчуження майна, для перереєстрації подається також правовстановлюючий документ, на підставі якого був посвідчений договір про відчуження, або виданий державним нотаріусом дублікат цього правовстановлюючого документа.

40. Договори про надання у безстрокове користування земельних ділянок для будівництва жилих будинків на праві особистої власності посвідчуються державними нотаріальними конторами за місцем відводу земельної ділянки.

При посвідченні договорів про надання у безстрокове користування земельних ділянок для будівництва жилих будинків на праві особистої власності в містах і селищах міського типу державні нотаріуси перевіряють відповідність договору вимогам законодавства, яке регулює право громадян на будівництво жилих будинків(1).

(1) Земельний кодекс УРСР - глави 17, 19.

Указ Президії Верховної Ради СРСР від 26 серпня 1948 р. "Про право громадян на купівлю та будівництво індивідуальних жилих будинків" (Відомості Верховної Ради СРСР, 1948 р., N 36, 1958 р., N 16, ст.284; 1964 р., N 35, ст.401).

Постанова Ради Міністрів СРСР від 26 серпня 1948 р. "Про порядок застосування Указу Президії Верховної Ради СРСР від 26 серпня 1948 р. "Про право громадян на купівлю і будівництво індивідуальних жилих будинків" (ЗП СРСР, 1948 р., N 5, ст.62).

Постанова Ради Міністрів УРСР від 30 квітня 1958 р. N 514 (ЗП УРСР, 1958 р., N 4, ст.83).

Необхідно також перевірити, чи містить договір усі необхідні реквізити, передбачені Типовим договором про надання у безстрокове користування земельної ділянки для будівництва індивідуального жилого будинку на праві особистої власності, затвердженим наказом Міністра комунального господарства УРСР і Міністра юстиції УРСР від 2 квітня 1955 р. N 78/4.

При посвідченні вказаних договорів державні нотаріуси вимагають рішення виконавчого комітету обласної, міської, районної або селищної Ради депутатів трудящих про відведення земельної ділянки і по два примірники плану земельної ділянки та проекту забудови.

План земельної ділянки та проект забудови додаються до примірників договорів, що видаються сторонам. До примірника, який залишається в державній нотаріальній конторі, план земельної ділянки та проект забудови не додаються.

Не вимагається подання проекту забудови при посвідченні договорів про надання земельних ділянок для перенесення будов, що належать громадянам, у зв'язку з вилученням у них земельних ділянок для державних і громадських потреб.

41. При посвідченні договорів про надання земельних ділянок для будівництва жилих будинків державні нотаріуси роз'яснюють забудовникам зміст статті 105 Цивільного кодексу УРСР, про що робиться відмітка в тексті договору перед підписом сторін.

42. Угода про розірвання договору про надання земельної ділянки для будівництва жилого будинку посвідчується при наявності прийнятого за заявою забудовника рішення виконавчого комітету відповідної Ради депутатів трудящих про згоду на таке розірвання.

Угода про розірвання договору про надання земельної ділянки для будівництва може бути оформлена шляхом складання окремого документа, який разом з рішенням виконавчого комітету додається до примірника договору, що знаходиться в державній нотаріальній конторі, або викладена на самому договорі. Угода підписується сторонами (відділом комунального господарства і забудовником) і посвідчується державним нотаріусом. Відмітка про розірвання договору з посиланням на реквізити угоди робиться на всіх примірниках договору за підписом державного нотаріуса і з прикладенням гербової печатки державної нотаріальної контори, а також в реєстрі та алфавітній книзі.

Угода сторін про розірвання договору про надання земельної ділянки для будівництва може бути посвідчена при відсутності заборгованості по позичці.

43. Угода сторін (відділу комунального господарства і забудовника) про зміну умов нотаріально посвідченого договору про надання земельної ділянки для будівництва жилого будинку (в тому числі про залучення до будівництва співзабудовника) може бути посвідчена після подання державному нотаріусу рішення виконавчого комітету відповідної Ради депутатів трудящих про зміну умов договору і лише до закінчення будівництва жилого будинку.

Зміна умов договору може бути проведена як шляхом розірвання договору і складання замість нього нового договору, так і шляхом складання окремої угоди про зміну умов договору. Угода сторін про зміну умов договору оформляється стосовно до правил, викладених в абзаці другому пункту 42 цієї Інструкції.

Рішення виконавчого комітету про зміну умов договору приєднується до примірника цього договору, який знаходиться в державній нотаріальній конторі.

44. При посвідченні договору про надання житлово-будівельному колективу індивідуальних забудовників у безстрокове користування земельної ділянки для будівництва жилого будинку державний нотаріус повинен перевірити і приєднати до примірника договору, що залишається в державній нотаріальній конторі: