Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України

З метою реалізації Закону України "Про нотаріат"

1. Затвердити Інструкцію про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

2. Начальникам Головного управління юстиції в Криму, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі:

а) організувати вивчення зазначеної Інструкції працівниками органів нотаріату;

б) забезпечити контроль за додержанням вимог Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

3. Вважати такою, що втратила чинність, Інструкцію про порядок вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами Української РСР, затверджену наказом Міністра юстиції Української РСР від 31 жовтня 1975 р. N 45/5.

1. Вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах (державні нотаріуси) або займаються приватною нотаріальною діяльністю (приватні нотаріуси).

2. Відповідно до статті 34 Закону "Про нотаріат" у державних нотаріальних конторах вчиняються такі нотаріальні дії:

1) посвідчуються угоди (договори, заповіти, доручення, шлюбні контракти та ін.);

2) вживаються заходи до охорони спадкового майна;

3) видаються свідоцтва про право на спадщину;

4) видаються свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя;

5) видаються свідоцтва про придбання жилих будинків з прилюдних торгів;

6) видаються дублікати документів, що зберігаються у справах нотаріальної контори;

7) накладається заборона відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна;

8) засвідчується вірність копій документів і виписок з них;

9) засвідчується справжність підпису на документах;

10) засвідчується вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;

11) посвідчується факт, що громадянин є живим;

12) посвідчується факт перебування громадянина в певному місці;

13) посвідчується тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці;

14) посвідчується час пред'явлення документів;

15) передаються заяви фізичних і юридичних осіб іншим фізичним і юридичним особам;

16) приймаються у депозит грошові суми та цінні папери;

17) вчиняються виконавчі написи;

18) вчиняються протести векселів;

19) пред'являються чеки до платежу і посвідчується неоплата чеків;

20) вчиняються морські протести;

21) приймаються на зберігання документи.

Законодавством України на державних нотаріусів може бути покладено вчинення й інших нотаріальних дій.

В державних нотаріальних архівах видаються дублікати і засвідчується вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в справах цих архівів.

Приватний нотаріус вчиняє нотаріальні дії, передбачені статтею 34 Закону "Про нотаріат", за винятком:

1) накладення і зняття заборони відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна;

2) видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя;

3) видачі свідоцтва про право на спадщину;

4) вжиття заходів до охорони спадкового майна;

5) посвідчення договорів довічного утримання;

6) засвідчення справжності підпису на документах, призначених для дії за кордоном, а також посвідчення доручень для цієї мети.

2-1.

Нотаріальні дії вчиняються нотаріусами України з використанням спеціальних бланків нотаріальних документів та захисних знаків нотаріальних документів (далі - спеціальні бланки та захисні знаки).

Зразок та опис спеціальних бланків і захисних знаків, а також порядок їх постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання встановлюються Міністерством юстиції України.

На спеціальних бланках викладаються примірники:

договорів про відчуження (купівля-продаж, міна, дарування, довічне утримання) житлового будинку, іншого нерухомого майна;

договорів про відчуження земельних ділянок, а також права на земельну частку (пай), посвідченого сертифікатом;

договорів про заставу нерухомого майна, земельних ділянок, транспортних засобів, космічних об'єктів;

шлюбних контрактів;

договорів про приватизацію майна державних підприємств;

договорів оренди земельних ділянок;

заповітів;

усіх видів доручень;

інших угод, для яких чинним законодавством передбачено обов'язкову нотаріальну форму (крім установчих угод);

інших угод, для яких чинним законодавством не передбачено обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються за бажанням сторін;

угод про розірвання всіх вищезгаданих договорів;

свідоцтв про право на спадщину;

свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя;

свідоцтв про придбання житлових будинків з прилюдних торгів;

свідоцтв про придбання майна на аукціоні (публічних торгах);

свідоцтв про посвідчення фактів:

що громадянин є живим;

перебування громадянина в певному місці;

про тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці;

свідоцтв про прийняття на зберігання документів;

заяв громадян та юридичних осіб;

актів про морські протести та протести векселів;

дублікатів документів.

Із застосуванням захисних знаків нотаріусами вчиняються такі нотаріальні дії:

посвідчення установчих угод;

засвідчення вірності копій документів, копії з копії документа та виписок із них;

засвідчення справжності підпису на документах, крім засвідчення справжності підпису посадових осіб підприємств, установ, організацій на картках, які подаються до Національного банку України, комерційних банків, інших банків усіх видів і форм власності (у т.ч. Ощадного банку України).

Зазначені нотаріальні дії, виконані не на спеціальному бланку або без застосування захисного знака, є нечинними.

При засвідченні нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу текст перекладу викладається на спеціальному бланку.

При засвідченні нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі документа текст викладається на папері встановленого формату із застосуванням захисного знака.

Зміни та доповнення до нотаріально посвідчених угод викладаються на спеціальних бланках.

У випадках вчинення нотаріальної дії з використанням спеціальних бланків, якщо текст нотаріального документа викладається на трьох і більше сторінках, то перша і остання сторінки документа викладаються на спеціальних бланках.

Якщо нотаріальна дія вчиняється із застосуванням захисного знака, то печатка нотаріуса проставляється так, щоб частково захопити захисний знак.

Спеціальні бланки та захисні знаки не використовуються при вжитті заходів до охорони спадкового майна та прийнятті у депозит грошових сум і цінних паперів.

Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку.

При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах.

На спеціальних бланках та із застосуванням захисних знаків виконуються усі примірники документів, за винятком примірника, який залишається у справах державної нотаріальної контори (державного нотаріального архіву) чи в приватного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус вказує серію й номери використаних на нотаріальну дію спеціального бланка та захисного знака. Серія та номер використаного спеціального бланка або захисного знака зазначаються в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі "Зміст нотаріальної дії".

3. Нотаріуси відповідно до статті 7 Закону "Про нотаріат" у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, - законодавством Республіки Крим; наказами Міністра юстиції України; нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси у встановленому порядку та в межах своєї компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права, а також укладених Україною міждержавних угод.

4. Нотаріуси зобов'язані додержувати таємниці нотаріальних дій.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються тільки громадянам та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

На письмову вимогу суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються у зв'язку з кримінальними, цивільними або господарськими справами, що знаходяться у їх провадженні.

Довідки про заповіти (про наявність заповіту, його зміст та ін.) видаються особам, переліченим в абзацах другому і третьому цього пункту, а також спадкоємцям за законом тільки після смерті заповідача при поданні свідоцтва про його смерть.

На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.

Обов'язок додержання таємниці вчинюваних нотаріальних дій поширюється також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків.

5. Нотаріуси зобов'язані здійснювати свої професійні обов'язки відповідно до Закону "Про нотаріат" і принесеної присяги, сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду, зберігати в таємниці відомості, одержані ними, у зв'язку з вчиненням нотаріальних дій, відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України або міжнародним договорам.

На прохання громадян чи юридичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, нотаріуси мають право витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення цих нотаріальних дій, складати проекти угод і заяв, виготовляти копії документів та виписки з них, а також давати роз'яснення з питань вчинення нотаріальних дій і консультації правового характеру.

Чинним законодавством нотаріусу можуть бути надані й інші права.

6. Мова нотаріального діловодства визначається у відповідності зі статтею 15 Закону "Про нотаріат". Якщо особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем, про що зазначається в посвідчувальному написі.

Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.

7. Нотаріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом на всій території України, за винятком випадків, передбачених статтями 9, 36, 55, 60, 65, 66, 70 - 73, 85, 93 і 103 Закону "Про нотаріат", та інших випадків, передбачених законодавством України.

8. Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні державної нотаріальної контори, в державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори чи поза приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, в посвідчувальному написі і в реєстрі нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (на дому, в лікарні, на підприємстві, в установі, організації та ін.) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.

9. Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі нотаріусу всіх необхідних документів.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від посадових осіб підприємств, установ і організацій або направлення документів на експертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен впевнитись у відсутності у заінтересованих осіб заперечень проти вчинення цієї дії.

Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії повинно бути відкладено на строк не більше десяти днів.

Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

Законодавством України можуть бути встановлені й інші підстави для відкладення і зупинення нотаріальних дій.

10. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси встановлюють особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій.

У випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший документ, підписується інший громадянин, нотаріус встановлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього.

Установлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які унеможливлюють будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, свідоцтво про народження неповнолітніх, які не досягли 16 років, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, та ін.). Посвідчення особи моряка не може бути використане громадянином України для встановлення його особи під час укладення цивільно-правових угод, здійснення банківських операцій, оформлення доручень іншим особам для представництва перед третіми особами.

11. При посвідченні угод з'ясовується дієздатність громадян і перевіряється правоздатність юридичних осіб, які беруть участь в угодах.

У разі укладення угоди представником перевіряються його повноваження.

12. При посвідченні угод і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством України (наприклад, при засвідченні справжності підпису на документі), нотаріус перевіряє справжність підписів учасників угод та інших осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.

13. Нотаріально посвідчувальні угоди, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо угода, заява чи інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.

Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати угоду, заяву чи інший документ, за його дорученням і в його присутності та в присутності нотаріуса угоду, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. Про причини, з яких громадянин, заінтересований у вчиненні нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Угоду не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.

Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус, крім того, прочитує йому текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка. Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.

Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, письменний, він сам прочитує документ і підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з глухим, німим або глухонімим громадянином і посвідчити своїм підписом, що зміст угоди, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії.

Нотаріус може не вимагати кожного разу з'явлення відомих йому посадових осіб підприємств, установ і організацій, якщо він має зразки підписів цих посадових осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їх підписів не викликає сумніву.

14. У відповідності зі статтею 46 Закону "Про нотаріат" нотаріус вправі витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Такі відомості і документи повинні бути подані в строк, вказаний нотаріусом. Проте цей строк не може перевищувати одного місяця.

15. Нотаріус не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної державної нотаріальної контори та працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом.

У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються будь-якими іншими нотаріусами чи посадовими особами будь-якого виконавчого комітету в межах їх компетенції.

16. Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.

Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою установи, підприємства, організації чи особи, що видали документи.

17. Тексти нотаріально посвідчувальних угод, засвідчуваних копій документів і виписок із них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані ясно і чітко; числа і строки, що стосуються змісту посвідчувальних угод, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і з зазначенням їх адреси. В необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб в установах банків.

Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місць їх проживання. При посвідченні угод за участю іноземних громадян зазначається також і їх громадянство.

На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, в яких прокреслення не допускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису. При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене, можна було прочитати.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно (чи складений з порушенням вимог чинного законодавства), нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. На прохання заінтересованої особи документ може бути складений нотаріусом.

У випадках, коли документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом і печаткою нотаріуса.

18. При посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа, при видачі дублікатів на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи за формами, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р. N 7/3 "Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах".

Посвідчувальний напис повинен бути написаний ясно, чітко, без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки та інші виправлення - застережені.

Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись штампи з текстом відповідного напису.

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса з прикладенням його печатки.

Для викладення посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша паперу. При цьому нотаріус повинен проставити печатку таким чином, щоб частина її відбитку знаходилось на підклеєному аркуші.

Прикріплення і підклейка аркушів паперу для напису про засвідчення вірності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускається.

На підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин є живим, про перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці про прийняття на збереження документів видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджено наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р. N 7/5.

19. Усі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, реєструються в реєстрах нотаріальних дій.

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.

Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції в Криму, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, уповноваженої на те начальниками цих управлінь.

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою Головного управління юстиції в Криму, управління юстиції в області, містах Києві чи Севастополі.

Запис нотаріальної дії в реєстр провадиться нотаріусом чи іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, яка знаходиться у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані.

Запис у реєстрі олівцем не допускається.

Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, які співпадають з номером печатки державного нотаріуса. У цьому випадку номери на документах, оформлюваних державним нотаріусом, позначаються таким чином: N 1-1, N 1-2, N 2-1 та ін., де перша цифра означає індекс реєстру, а друга - порядковий номер запису.

З дозволу Головного управління юстиції в Криму, управління юстиції в області, місті Києві чи Севастополі нотаріуси можуть вести самостійні реєстри для запису окремих видів нотаріальних дій.

В цьому випадку номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються таким чином: N 1-К-10 (тобто, запис за номером десятим зроблено у першому реєстрі для реєстрації засвідчення вірності копій документів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); N 3-В-5 (запис за номером п'ятим у третьому реєстрі для реєстрації виконавчих написів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); N Д-4 (запис за номером четвертим у реєстрі для запису доручень у односкладовій державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса).

20. Нотаріуси вправі видавати виписки із реєстрів для реєстрації нотаріальних дій за письмовою заявою громадян, підприємств, установ і організацій, щодо яких або за дорученням яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів слідства і дізнання у зв'язку зі справами, що знаходяться в їх провадженні.

Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються тільки після смерті заповідача.

21. Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, приєднуються до примірника угоди, свідоцтва про право на спадщину та ін., що залишається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Оригінали документів (наприклад, свідоцтва про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а у нотаріуса залишаються їх копії.

Копії подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис: "З оригіналом вірно", ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.

Документи, що посвідчуються особу громадян, які звернулись за вчиненням нотаріальних дій, їх представників або представників установ, підприємств і організацій, повертаються особам, що їх подали, без залишення копій, але в реєстрі записується найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ.

Якщо громадянин звернувся за засвідченням вірності копій документа чи виписок з документа, нотаріус встановлює його особу і робить у реєстрі відмітку "Особу встановлено".

Не залишаються в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса такі документи або їх копії:

статути юридичних осіб або положення про них, а також документи про повноваження їх представників (крім доручень, які видаються на вчинення конкретної нотаріальної дії), - при посвідченні договорів і доручень від імені і на ім'я юридичних осіб;

документи, які стверджують право власності громадян або юридичних осіб на жилий будинок (частину будинку), квартиру, дачу, садовий будинок, гараж, земельну ділянку, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні, подружжя, державні акти про право колективної чи приватної власності на землю, договори купівлі-продажу, дарування, міни жилого будинку (частини будинку), квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, в тому числі зареєстровані на біржі та ін.), - якщо посвідчується угода про заставу, оренду тощо майна чи найом житла, відчуження власником частини належного йому майна, а також коли учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюючий документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); при відчуженні не закінчених будівництвом будинків (частин будинків), інших будівель; угод про встановлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також угод про встановлення учасниками спільної часткової власності порядку користування конкретними частинами об'єкта права власності (жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки тощо) в натурі.

При посвідченні угод про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлюючих документах, що повертаються відчужувачем, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: "Продано 1/4 частину цього будинку за договором, посвідченим 15 лютого 1993 року, за N 1231", дата, підпис нотаріуса, що скріплюється печаткою нотаріуса;

охоронні свідоцтва - при посвідченні договорів піднайму;

свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми, - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, видачі свідоцтва про право на спадщину чи про право власності на них;

документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави.

Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких документів, або відмітка на примірниках угод, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що приєднується до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх подала. Відмітка, в якій зазначається назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, підписується нотаріусом.

22. У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської Ради народних депутатів, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, державним нотаріальним архівом видається дублікат втраченого документа.

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат втраченого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону "Про нотаріат".

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис відповідно до пункту 18 цієї Інструкції. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

23. Нотаріуси, виявивши при вчиненні нотаріальних дій порушення закону громадянами або окремими посадовими особами, повідомляють про це для вжиття необхідних заходів відповідні підприємства, установи, організації або прокуратуру.

Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріус вправі затримати цей документ і направити його на експертизу.

Про направлення документа на експертизу нотаріус виносить постанову, в якій зазначається:

дата винесення постанови;

прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса;

найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий;

ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання) подано документ для вчинення нотаріальної дії;

обставини, які викликали необхідність направлення документа на експертизу;

куди (який експертній установі) направляється документ для проведення експертизи;

питання, поставлені на вирішення експертизи.

24. Нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо:

- вчинення такої дії суперечить законові;

- дія підлягає вчиненню іншим нотаріусом;

- з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має відповідних повноважень;

- угода, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні.

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність людини.

Нотаріус на прохання особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, повинен викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. У цих випадках нотаріус не пізніш як у триденний строк виносить постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії.

У постанові про відмову вказуються:

- дата винесення постанови;

- прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса;

- прізвище, ім'я, по батькові громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, місце його проживання або найменування і місцезнаходження юридичної особи;

- про вчинення якої нотаріальної дії просила особа, що звернулася до нотаріуса (короткий зміст прохання);

- мотиви, з яких відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, з посиланням на чинне законодавство;

- порядок і строки оскарження відмови з посиланням на цивільно-процесуальне законодавство.

25. За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством.

За надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру (складання проектів угод, заяв, виготовлення копій документів чи виписок із них тощо) справляється окрема плата у розмірах, що встановлюються Головним управлінням юстиції в Криму, управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій, а також за надання послуг технічного характеру справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між приватним нотаріусом та громадянином або юридичною особою. Оплата додаткових послуг правового характеру, що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін.

За виготовлення нотаріусом свідоцтв на підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин є живим, про перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прийняття на збереження документів, а також дублікатів документів додаткова плата не справляється.

26. Якщо нотаріус виявить, що внаслідок допущеної ним помилки вчинена нотаріальна дія є неправильною, він зобов'язаний довести про це до відома прокурора для вжиття заходів до скасування вказаної нотаріальної дії.

27. Нотаріуси посвідчують угоди, щодо яких законодавством встановлено обов'язкову нотаріальну форму.

Відповідно до чинного законодавства обов'язковому нотаріальному посвідченню підлягають:

- договори про відчуження (купівля-продаж, міна, дарування, довічне утримання) жилого будинку, іншого нерухомого майна (статті 227, 242, 244, 426 Цивільного кодексу);

- договори про заставу нерухомого майна, транспортних засобів, космічних об'єктів, товарів в обороті або у переробці (стаття 13 закону "Про заставу");

- договори про відчуження земельних ділянок, що перебувають у колективній або приватній власності (стаття 18 Земельного кодексу України, стаття 4 Декрету Кабінету Міністрів України від 26 грудня 1992 р. N 15-92, "Про приватизацію земельних ділянок");

- договори купівлі-продажу майна державних підприємств (стаття 27 Закону "Про приватизацію майна державних підприємств", стаття 25 Закону "Про приватизацію невеликих державних підприємств (малу приватизацію)";

- шлюбні контракти (стаття 27-1 Кодексу про шлюб та сім'ю);

- заповіти (стаття 541 Цивільного Кодексу);

- доручення на укладання угод, що потребують нотаріальної форми, а також на вчинення дій щодо підприємств, установ, організацій, за винятком випадків, коли законом або спеціальними правилами допущена інша форма доручення (стаття 65 Цивільного кодексу);

- доручення, що видаються в порядку передоручення (стаття 68 Цивільного кодексу);

- інші угоди, для яких чинним законодавством передбачена обов'язкова нотаріальна форма.

За бажанням сторін посвідчуються й інші угоди, для яких законодавством не встановлено обов'язкової нотаріальної форми, як, наприклад, угоди учасників спільної часткової власності про виділ частки у спільному майні, про встановлення порядку користування спільним майном (жилим будинком, квартирою, садовим будинком, дачею, земельною ділянкою тощо), про встановлення розміру часток або про зміну розміру часток , договори позики, доручення, схову, найму жилого приміщення тощо.

28. Нотаріуси зобов'язані роз'яснити сторонам зміст і значення поданих ними проектів угод і перевірити, чи відповідає зміст посвідчуваних угод вимогам закону і дійсним намірам сторін (*).

29. Документи, в яких викладено зміст угод, що посвідчуються в нотаріальному порядку, подаються нотаріусу не менш ніж у двох примірниках, один з яких залишається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса (стаття 59 Закону "Про нотаріат").

Всі примірники підписуються учасниками угоди. Посвідчувальний напис вчиняється на всіх примірниках угоди.

За бажанням учасників угоди, кожному з них видається по одному примірнику.

30. Угоди про відчуження та заставу майна, що підлягає реєстрації, посвідчуються за умови подання документів, які підтверджують право власності на майно, що відчужується або заставляється.

Такі документи нотаріус приймає лише при наявності відмітки (штампу) про реєстрацію відповідних прав та витягу про реєстрацію прав на нерухоме майно, який є невід'ємною частиною правовстановлювального документа.

30-1. Угоди про відчуження або оренду (лізинг) нерухомого та рухомого майна, майнових чи немайнових прав, а також надання гарантій, поручительств, уступки вимоги, переведення боргу та надання кредитів платником податків, активи якого перебувають у податковій заставі, посвідчуються нотаріусом за умови письмової згоди відповідного податкового органу.

Перевірка відсутності податкової застави здійснюється за даними Державного реєстру застав рухомого майна.

31. При з'ясуванні дієздатності учасників угоди у випадку, коли у нотаріуса виникає сумнів щодо віку учасників угоди, він вимагає документ, в якому вказано вік учасника угоди.

Якщо у нотаріуса є підстави вважати, що хтось із учасників угоди внаслідок душевної хвороби або недоумства не може розуміти значення своїх дій або керувати ними чи внаслідок зловживання спиртними напоями або наркотичними речовинами ставить свою сім'ю в тяжке матеріальне становище, а відомостей про визнання особи недієздатною чи обмежено дієздатною немає, нотаріус відкладає вчинення угоди і з'ясовує, чи є рішення суду про визнання особи недієздатною або обмежено дієздатною. Якщо рішення судом не виносилось, нотаріус повідомляє про своє припущення одну з осіб чи один з органів, вказаних у статті 256 Цивільного процесуального кодексу, які можуть звернутись до суду з заявою про визнання цієї особи недієздатною або обмежено дієздатною.

У своєму листі нотаріус просить повідомити його про прийняте рішення. Залежно від прийнятого цією особою чи органом рішення нотаріус або вчиняє угоду, або зупиняє вчинення нотаріальної дії до розгляду справи в суді.

Угоди за неповнолітніх, які не досягли 15 років, а також від імені громадян, визнаних у судовому порядку недієздатними, вчиняють батьки, усиновителі або опікуни (статті 14, 16 Цивільного кодексу).

Угоди від імені неповнолітніх віком від 15 до 18 років, а також від імені осіб, визнаних у судовому порядку обмежено дієздатними, можуть бути посвідчені лише за умови, якщо вони вчинені за згодою батьків, усиновителів або піклувальників (статті 13, 15 Цивільного кодексу).

Справжність підпису батьків, усиновителів або піклувальників на заяві про їх згоду на посвідчення угод від імені неповнолітніх віком від 15 до 18 років, а також від імені осіб, визнаних у судовому порядку обмежено дієздатними, повинна бути засвідчена в нотаріальному порядку або підприємством, установою, організацією, в якій вони працюючи навчаються, житлово-експлуатаційною організацією за місцем їх проживання або адміністрацією стаціонарного лікувально-профілактичного закладу, в якому вони перебувають на лікуванні. Засвідчення справжності підпису не потрібне, якщо батьки, усиновителі або піклувальники прийдуть до нотаріуса і особисто подадуть йому заяву про згоду на посвідчення угоди. У цьому випадку нотаріус встановлює особу заявника, перевіряє справжність його підпису, про що робить відмітку на заяві і вказує назву документа, його номер, дату видачі та назву установи, що видала документ, який стверджує особу. Заява про згоду на посвідчення угоди може бути викладена на звороті примірника угоди, що залишається в справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса, або на окремому аркуші.