4.1.8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля.
4.1.9. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
4.1.10. У разі оформлення документів на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки пронумеровуються.
Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
4.1.11. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицевому і зворотному боці аркуша.
4.2. Бланки документів
4.2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформляються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції. Для виготовлення бланків використовується папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) для резолюцій (доручень).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.2.2. Як правило, всі службові документи оформляються на бланках Міністерства. Державні стандарти та ця Інструкція встановлюють щодо бланків документів такі вимоги:
бланки виготовляються двох видів - для листів і для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 7 - 13);
бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів) способом;
бланки Міністерства повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів;
бланки структурних підрозділів центрального апарату Міністерства виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки.
4.2.3. Бланки документів повинні мати такі поля, мм:
30 - лівий;
10 - правий;
20 - верхній та нижній.
4.2.4. Бланки, виготовлені в друкарні, обов'язково обліковуються. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, розташовують на нижньому березі зворотного боку бланка або на лівому березі лицьового боку бланка.
Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених Міністерством за допомогою комп'ютерної техніки, приймає Міністр. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, призначаються розпорядчим документом. Порядок обліку, зберігання та використання бланків, штампів, печаток у центральному апараті Міністерства визначається наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України.
4.2.5. Не на бланках оформлюють деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох установ.
4.3. Оформлення реквізитів документів
4.3.1. Службовий документ, що складається в Міністерстві, має обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 14): найменування установи - автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його обробка.
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" вносяться до державного реєстру, мають у верхньому кутку після номера акт чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 15).
4.3.2. Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137 "Про Державний герб України".
Зображення Державного Герба України розміщують на верхньому полі бланка з кутовою розташованістю реквізитів над серединою рядків з назвою Міністерства, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 мм, ширина - 12 мм.
4.3.3. Скорочене та повне найменування Міністерства має відповідати найменуванню, зазначеному у його Положенні . Скорочену назву подають (у дужках або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.
4.3.4. Довідкові дані містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Ці дані розміщують нижче назви Міністерства або структурного підрозділу.
Реквізити поштової адреси зазначають в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, назва району, області, поштовий індекс.
4.3.5. Назва виду документа зазначається на всіх документах, за винятком листів. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і має відповідати організаційно-правовому статусу установи, змісту управлінської діяльності та видам документів.
4.3.6. Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад змісту документа. Він має бути максимально стислим і змістовним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок формулюється укладачем документа. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.
Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (148 х 210 мм), зокрема, супровідні листи, телеграми, телефонограми.
4.4. Датування документів
4.4.1. Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, видання. Дату документа оформлюють арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік.
День місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Якщо один з елементів дати складається лише з однієї цифри, перед нею ставиться нуль.
Наприклад: 02.09.2011
4.4.2. Дату можна оформлювати й у черговості (2011.03.04.). Такий спосіб датування інколи використовують у листуванні з іноземними партнерами.
У текстах нормативно-правових актів і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.
4.4.3. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
4.4.4. Дата спільного документа двох або більше установ - єдина, відповідає даті найпізнішого підпису.
4.5. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.
4.6. Адресування документів
4.6.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:
Головне управління державної
служби України
4.6.2. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:
Державна архівна служба України
Управління інформації та
міжнародного співробітництва
Головному спеціалісту
прізвище, ініціал(и)
4.6.3. У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Голові Державної митної служби
України
прізвище, ініціал(и)
У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.
Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат необхідно зазначати узагальнено, наприклад:
Центральним державним архівам
України
Документ не може містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
4.6.4. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати правилам користування поштовим зв'язком.
Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Федерація профспілок України
Майдан Незалежності, 2,
м. Київ, 01012
4.6.5. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається прізвище, ім'я та по батькові чи ініціал(и) у називному відмінку, потім поштова адреса, наприклад:
Гончарук Олександр Сергійович
вул. Сурікова, буд. 3 а, кв. 1,
м. Київ, 03178
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.
4.7. Текст документа
4.7.1. Текст документа містить інформацію, задля фіксування якої створено документ. Він має бути викладеним стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.
4.7.2. У написанні службових документів застосовується діловий стиль з нейтральним тоном викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Зміст документа, як правило, має стосуватися одного питання, сформульованого в заголовку до тексту.
4.7.3. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільно складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, розпорядчих документів, листів.
Суцільний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета для складання документа. У другій (заключній) - висновки, пропозиції, рішення, прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.
4.7.4. У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших установ або раніше виданих документів, зазначають їх реквізити у такій послідовності:
назва документа, назва установи-автора, дата документа, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
4.7.5. Для полегшеного сприйняття документа, текст поділяють на абзаци.
Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами, наприклад:
1. Розділ
1.1. Підрозділ
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Підпункт
4.7.6. Цифрова система нумерації частин тексту базується на таких правилах:
кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям "частина", "розділ", "пункт", "підпункт", одержує свій номер;
номери позначаються лише арабськими цифрами;
після кожної цифри ставиться крапка;
як правило номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: розділи нумеруються 1, 2, 3 (відповідно - перший, другий, третій); підрозділи - 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу, другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумеруються так: 1.1.2.; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт першого підрозділу третього розділу);
номери найбільших за обсягом частин тексту - перший, найвищий ступінь поділу - складаються з однієї цифри (1);
на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2.).
4.7.7. Текст документа викладається державною мовою з використанням однозначної, чіткої та зрозумілої термінології. Якщо якийсь термін має кілька значень, то з тексту має бути зрозуміло, в якому з них застосовується він у цьому документі.
4.7.8. Посилання на інші пункти документа, а також на раніше видані відомчі акти наводяться лише у тих випадках, коли необхідно показати їх взаємний зв'язок або уникнути повторення. Посилання на раніше виданий акт містить його найменування, дату та номер, назву органу, що видав акт, а також дату та номер державної реєстрації (відомчого акта).
4.7.9. Якщо в документі необхідно навести переліки (осіб, органів, робіт тощо), таблиці, графіки, карти, зразки документів, бланків, схем, їх, як правило, розміщують у додатку. У відповідних пунктах документа даються посилання на додатки.
Найменування організацій та інших об'єктів зазначається в суворій відповідності з офіційними найменуваннями, передбаченими статутами та положеннями про їх правовий статус, рішеннями про їх утворення та іншими документами.
4.7.10. Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими здійснюється описування об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Заголовки граф таблиці пишуть з великої літери. Підзаголовки - з малої літери, якщо вони складають одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в заголовках і підзаголовках граф не ставлять.
4.7.11. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці формулюються іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживають лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. У таблицях, які складаються з кількох сторінок, щоб не переносити на нову сторінку заголовок, графи таблиці нумерують і на кожній наступній сторінці переміщують лише рядок з номерами граф. У верхньому правому куті другого та наступних аркушів таблиці зазначають "Продовження таблиці".
4.7.12. Проекти документів ретельно підготовлюються, відредаговуються та чітко надруковуються на бланках Міністерства.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:
таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України за рішенням Міністра - на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;
інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.
4.7.13. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі посадові особи.
В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.
4.8. Резолюція
4.8.1. Резолюція - це напис на документі, в якому посадова особа висловила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
Резолюція складається з таких елементів: прізвища, ініціала(ів) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, строку виконання, особистого підпису керівника, дати.
4.8.2. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена першою. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.
На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
4.8.3. Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на тексті та не на полі документа, призначеному для підшивання.
Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого він стосується.
4.9. Позначка про проходження, виконання документа і направлення його до справи
4.9.1. Під час проходження документа в Міністерстві обов'язково робляться такі позначки:
- про надходження (реєстрацію) документа;
- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";
- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:
До справи № 03-10 До справи № 05-19
Лист-відповідь від Питання вирішено позитивно
20.05.2010 № 03-10.01/802 у телефонній розмові 04.03.2010
посада, підпис, ініціал(и), прізвище посада, підпис, ініціал(и), прізвище
11.06.2011 07.06.2011
4.9.2. Позначка "До справи" свідчить про те, що робота над документом завершена;
- про перенесення даних на магнітний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на магнітний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.
4.9.3. Кожний документ має позначку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 277 12 64
4.10. Оформлення додатків до документів
4.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими;
документами (інструкції, положення, правила тощо);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом.
4.10.2. На додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами, проставляють гриф затвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини робиться посилання: "(додається)". Якщо до документів, що затверджуються розпорядчим документом (інструкції, положення, правила тощо), є додатки, то позначку роблять на верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток 5
до п. 8.6 Інструкції
4.10.3. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа мають позначку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:
Додаток
до наказу Міністерства енергетики
та вугільної промисловості
України
20.04.2009 № 295
У тексті основного документа робиться посилання на наявність додатків: "(додаток 1)"; "(відповідно до додатку 2)", "(див. додаток 3)".
Додатки оформляються на стандартних аркушах. На другому та наступних аркушах додатка зазначається: "Продовження додатка 5", "Продовження додатка 7".
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
4.10.4. Усі додатки до документів підписують керівники структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша документа.
Додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформляються в такому порядку:
про наявність додатків до документа зазначається після тексту документа перед підписом;
якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформляють так:
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.;
якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки:
1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.;
2. Графік робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.;
якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатка оформляють так:
Додатки:
Лист Міністерства юстиції України від 20.01.2011 № 10 і додаток до нього, всього на 20 арк. у 1 прим.;
у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додатки: згідно з описом на 3 арк.;
якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
4.11. Особливості складання та підготовки окремих видів службових документів
4.11.1. Загальні положення
4.11.1.1. Підготовка документів на адресу органів вищого рівня, організацій, установ, підприємств здійснюється, незалежно від того, хто є їх ініціатором, виключно департаментами, управліннями та відділами центрального апарату Міністерства.
4.11.1.2. Структурні підрозділи Міністерства, а також державні підприємства, установи, організації та об'єднання, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарські товариства, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави у межах своєї компетенції можуть складати проекти документів, текст яких повинен бути належним чином відредагований і оформленні з дотриманням чинного законодавства. Проекти таких документів подаються до Міністерства разом із супровідним листом, підписаним керівником, а в разі необхідності - з пояснювальною запискою, економічним обґрунтуванням, довідковим та аналітичним матеріалами.
Документи, підготовлені підвідомчими підприємствами, установами, організаціями, безпосередньо на підписання керівництвом Міністерства не приймаються.
Одержаний проект документа за дорученням керівництва Міністерства опрацьовується відповідним структурним підрозділом центрального апарату, який здійснює аналіз, експертизу проекту і обґрунтувань, редагування тексту проекту, його погодження з причетними департаментами, управліннями або відділами і подає на підписання.
4.11.1.3. Складання проекту документа починається з визначення кола питань, які слід вирішити. До нього включаються норми, що стосуються одного або кількох питань, безпосередньо пов'язаних між собою за змістом.
4.11.1.4. Для підготовки та оформлення проектів законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Міненерговугілля слід керуватися Методичними рекомендаціями затвердженими наказом Мінпаливенерго від 20 квітня 2010 року № 153, із змінами і доповненнями, внесеними наказом Мінпаливенерго від 22 вересня 2010 року № 371.
Якщо є потреба у прийнятті рішення Кабінетом Міністрів України, то з урахуванням завдань удосконалення законодавства визначають зміст рішення та його місце у відповідній галузі законодавства, а також вирішують, чи треба підготувати акт, що охоплює всі питання, або достатньо обмежитися підготовкою акта про внесення змін та доповнень до раніше прийнятих актів.
4.11.1.5. У проекті документа не можна допускати будь-яких суперечностей чинному законодавству України, Конституції України , а також актам Міністерства, прийнятих відповідно до його компетенції. Це правило не стосується тих норм, які проектом передбачається змінити або визнати такими, що втратили чинність.
Якщо проект стосується відносин, що регулюються міжнародними угодами, в яких бере участь Україна, або загальноприйнятими нормами міжнародного права, то відповідні положення проекту не повинні суперечити також цим угодам і нормам.
4.11.1.6. Проект, який передбачено підготувати спільно з іншими органами, після завершення його підготовки надсилається на офіційне погодження їх керівництву.
4.11.1.7. Проекти документів органів вищого рівня, підготовлені Міністерством подаються на розгляд іншим органам разом із супровідним листом, підписаним Міністром, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка його заміщає, та з пояснювальною запискою, що містить необхідні обґрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших результатів реалізації рішень.
4.11.1.8. Проекти нормативно-правових актів підлягають обов'язковому погодженню з причетними органами державної виконавчої влади, державними, громадськими та іншими організаціями. Проекти актів Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України підготовлені Міненерговугіллям розробляються і погоджуються у порядку визначеному Регламентом Кабінету Міністрів України , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950.
4.11.1.9. Проекти вищезазначених рішень оформляються на стандартних аркушах паперу (не на бланках) і містять такі реквізити та складові частини: найменування органу, що видає документ; вид документа; заголовок; текст, візи, відмітку про наявність додатків (якщо вони є). У правому верхньому кутку лицьового боку першої сторінки документа робиться позначка "Проект".
Проекти рішень, що подаються Верховній Раді України, Президенту України, Кабінету Міністрів України, візує Міністр чи особа, що його заміщає. Копії проекту, що залишаються у Міністерстві та підшиваються до справи, візуються керівниками структурних підрозділів Міністерства, з якими проект погоджено, директором Департаменту юридичного забезпечення, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату, редактором. На зворотньому боці останньої сторінки копії документа зазначається найменування структурного підрозділу Міністерства, прізвище та номер телефону виконавця.
4.11.1.10. У разі адресування документа одночасно Верховній Раді України, Президенту України, Кабінету Міністрів України, установам та організаціям, до вищих органів слід надсилати перші примірники із зазначенням лише одного адресата.
У примірниках, що надсилаються іншим організаціям, пишуться всі адресати.
4.11.2. Накази
У межах своїх повноважень, на основі і на виконання Конституції та законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України Міністерство видає накази, організовує і контролює їх виконання.
Накази, які відповідно до закону є регуляторними актами, розробляються, розглядаються, приймаються та оприлюднюються з урахуванням вимог Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності" .
Наказами оформлюють рішення нормативно-правового характеру з основних питань діяльності Міністерства, адміністративно-господарських і кадрових питань.
4.11.2.1. Проект наказу готують і вносять структурні підрозділи за дорученням керівництва Міністерства чи власною ініціативою.
Кадрові питання оформляються наказами з особового складу (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо). Проекти таких наказів готує Департамент управління персоналом та документального забезпечення на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
4.11.2.2. Накази підписує Міністр, а у разі його тривалої відсутності (більше 3 робочих днів), посадова особа, яка виконує його обов'язки.
Після підписання жодних виправлень до наказу вже не вносять.
4.11.2.3. Наказ оформляють на бланку наказу (додаток 9). Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження.", "Про введення.", "Про створення.",) або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки.", "Про заходи.").
4.11.2.4. Текст наказу з основної діяльності та адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання наказу. Вона може починатися словами "на виконання", "з метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
4.11.2.5. Розпорядчу частину наказу починають зі слова НАКАЗУЮ, яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого поля і лапок, після нього ставлять двокрапку.
Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті зазначаються виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладаються конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: "керівникам структурних підрозділів".
4.11.2.6. Кожен пункт (підпункт) містить лише одне завдання (доручення) з одного конкретного питання та термін виконання. Якщо завдання (доручення) дається керівнику організації або підприємства Міненерговугілля, то першим виконавцем слід визначити відповідний департамент, управління або відділ Міністерства.
В останньому пункті розпорядчого документа зазначають управління та прізвище посадової особи, яким доручається контроль виконання документа.
Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.
4.11.2.7. Якщо до чинного наказу вносяться зміни чи доповнення до його окремих положень, то вони оформляються окремим розпорядчим документом (наказом), який містить заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням дати, номера, назви розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається таким пунктом: "1. Унести зміни до.", далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:
"1.1. Пункт 2 наказу викласти в такій редакції: ...";
"1.2. Пункт 3 наказу вилучити";
"1.3. Абзац другий пункту 4.2 наказу доповнити словами ...";
Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші, то в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначають:
"1. Унести зміни до ... (додаються)".
4.11.2.8. Останній пункт розпорядчої частини містить відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.
До наказів не включається пункт "Наказ довести до відома ...". Установи, структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у розрахунку розсилки (додаток 16), який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання розпорядчого документа.
4.11.3. Накази з кадрових питань оформляють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
4.11.3.1. Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення. ", "Про прийняття. ".
У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання".
У тексті наказів з особового складу, як правило, немає констатуючої частини, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою.
4.11.3.2. У такому випадку в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок),
4.11.3.3. Розпорядчу частину наказу починають, як правило, дієсловом, що точно позначає дію: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати, оголосити тощо. Далі друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.
У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщують за алфавітом.
4.11.3.4. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу, надбавок та доплат.
У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. Ці пункти не містять інформації з різними строками зберігання.
До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
4.11.3.5. Працівники Департаменту управління персоналом та документального забезпечення зобов'язані ознайомити з наказом усіх поіменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.
4.11.4. Спільний наказ Міністерств оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм).
4.11.4.1. Державний герб не відтворюється. Назви Міністерств розміщуються на одному рівні, назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складається із реєстраційних індексів, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.
4.11.4.2. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЄМО. Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних наказів має відповідати кількості установ, що їх видають.
4.12. Погодження проектів документів
4.12.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватись як в Міністерстві (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа), - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.
4.12.2. Внутрішнє погодження:
Внутрішнє погодження оформляється візою. Віза включає: особистий підпис, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається назва посади цієї особи, наприклад:
Директор Департаменту
управління персоналом та
документального забезпечення
підпис, ініціал(и), прізвище
дата
Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.
4.12.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Директор Департаменту
юридичного забезпечення
підпис, ініціал(и), прізвище
Зауваження і пропозиції
додаються.
дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
4.12.4. Проекти наказів обов'язково візує виконавець і керівник підрозділу, що вносять проект; посадові особи, яким у проекті передбачено завдання і доручення. Керівник структурного підрозділу, що вносить проект проставляє візу на зворотньому боці кожної сторінки проекту акта і додатків до нього.
Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів перевіряються директором Департаменту юридичного забезпечення на відповідність їх законодавству і візуються на зворотньому боці кожного аркуша проекту акта та/або аркуші погодження за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують, перед поданням на підпис Міністру. В період відсутності директора Департаменту юридичного забезпечення проекти нормативно-правових актів візуються виконуючим обов'язки директора.
Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів після погодження із посадовими особами та структурними підрозділами, перевіряються Сектором з питань запобігання та протидії корупції на предмет наявності в них положень, що сприяють чи можуть сприяти вчиненню корупційних правопорушень і візуються на аркуші погодження та/або останньому аркуші проекту.
4.12.5. У випадках, передбачених законодавством, або в разі наявності в нормативно-правовому акті, організаційно-розпорядчому документі положень та доручень, що поширюються або стосуються структурних підрозділів Міненерговугілля, проект такого акта повинен бути погоджений з відповідними заінтересованими структурними підрозділами.
Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться суттєві зміни, то він підлягає доопрацюванню і повторному погодженню.
4.12.6. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.
Якщо під час візування з'ясовується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести суттєві зміни, він потребує повторного візування.
4.12.7. Оригінали наказів візуються на останній сторінці або листі погодження в такій послідовності: виконавець; керівник структурного підрозділу, що підготував проект документа; керівники структурних підрозділів і організацій, з якими проект погоджується; Сектор з питань запобігання та протидії корупції; Департамент юридичного забезпечення; перший заступник Міністра; заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, редактор за такою формою:
Підготовлено - зазначається структурний підрозділ
(підпис, прізвище, ініціали керівника, дата)
Погоджено з - першим заступником Міністра
(підпис, прізвище, ініціали, дата)
- заступниками Міністра
(підпис, прізвище, ініціали, дата)
вказуються найменування структурних підрозділів, що
візують документ
(підпис керівника підрозділу, дата)
Перевірено - Департаментом юридичного забезпечення
(підпис, дата)
- Сектором з питань запобігання та протидії
корупції
(підпис, дата)
- редактором
(підпис, дата)
Виконавець - посада
(прізвище, ініціали, підпис, дата)
4.12.8. Зовнішнє погодження
4.12.8.1. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який включає в себе слово ПОГОДЖЕНО, назву посади особи та назву установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал(и), прізвище і дату, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Міністр юстиції України
підпис, ініціал(и), прізвище
дата
Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
Підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою.
4.12.8.2. Зовнішнє погодження здійснюється в такій послідовності:
з однотипними і сторонніми установами, якщо вони є обов'язковою стороною для правовідносин або якщо видання документа зачіпає їх інтереси;
із громадськими організаціями - в разі необхідності або у випадках, передбачених законами або іншими нормативно-правовими актами;
з органами, які здійснюють державний надвідомчий контроль в певній сфері (фінансовий, екологічний, пожежний тощо);
з установами вищого рівня, якщо законодавством передбачено можливість здійснення управлінських дій лише з дозволу цих установ.
4.12.8.3. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля, наприклад:
У разі затвердження/погодження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО
Найменування посади Наказ Міненерговугілля
підпис, ініціал(и), прізвище 20.04.2011 № 15
дата
Якщо документ затверджується/погоджується конкретною посадовою особою, зазначається гриф за такою формою:
ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади Міністр юстиції України
підпис, ініціал(и), прізвище підпис, ініціал(и), прізвище
дата дата
У разі погодження статуту або положень державних підприємств:
ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО
Найменування посади Наказ Міненерговугілля
підпис, ініціал(и), прізвище 20.04.2011 № 15
дата
Міністр енергетики та вугільної
промисловості України
підпис, ініціал(и), прізвище
Найменування посади
підпис, ініціал(и), прізвище
дата
4.12.8.4. Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання колегії
Головдержслужби України
дата № ____________
4.12.8.5. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що зазначається у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа
Найменування посади Найменування посади
підпис ініціал(и), прізвище підпис ініціал(и), прізвище
дата дата
4.13. Підпис та засвідчення документів
4.13.1. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
Документи, що направляються в органи державної влади, підписує Міністр або за його дорученням перший заступник або його заступник.
4.13.2. Документи, що надсилаються підписуються Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра, а також керівниками структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.
4.13.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.
4.13.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники та візовий примірник.
4.13.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються примірники, засвідчені відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.