Взяти на контроль ______________________________________________________
Керівник департаменту
(управління, відділу, служби) ______________________ /_________________/
"___" ____________ 201_ року.
Усього примірників ___________________ __________________________
(Підпис особи, що розіслала)
Розіслано "___" ____________ 201_ року.
Директор Департаменту
управління персоналом та
документального забезпечення ______________________________________
начальник відділу документального
забезпечення ______________________________________
Додаток 17
до пп. 4.13.15
ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка
1. Гербова печатка Міністерства ставиться на таких документах, що підписані керівництвом Міністерства, начальниками самостійних структурних підрозділів:
1.1. Велика на:
акти (приймання закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт списання, експертизи тощо);
аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;
висновки і відгуки на дисертації, автореферати, що подаються до Вищої атестаційної комісії України;
довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану і належну заробітну плату тощо);
довіреності на одержання товарно-матеріальних цінностей; бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення на право представлення інтересів Міністерства в судах;
договори (про матеріальну відповідальність, про науково-технічне співробітництво; про підряд; про оренду приміщень; про виконання робіт тощо);
завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);
заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо);
заявки (на обладнання, винаходи тощо);
зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;
посвідчення про відрядження;
кошториси витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо);
угоди;
листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);
подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про матеріальне заохочення);
протоколи (погодження планів поставок);
реєстри (чеків, бюджетних доручень);
статути державних підприємств (об'єднань);
контракти з керівництвом;
титульні списки;
штатні розписи тощо.
1.2. Мала на:
характеристики (за підписом керівників Міністерства);
контрактах (трудових угодах з керівниками);
службових посвідченнях;
дорученнях;
анкетах.
2. Круглі печатки Адміністративно-господарського управління ставляться на таких документах:
дозволи на внесення або вивезення матеріальних цінностей з приміщень Міністерства;
копії документів, що надсилаються до інших відомств, установ, організацій;
посвідчення про відрядження (позначки про прибуття та вибуття);
тимчасові перепустки;
розмножені примірники організаційно-розпорядчих документів.
3. Круглі печатки Департаменту управління персоналом та документального забезпечення ставиться на таких документах:
довідки;
трудові книжки;
на копії кадрових наказів і особових справ;
лікарняні тощо.
4. Кругла номерна печатка відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення ставиться на копіях документах для підтвердження підпису та організаційно-розпорядчих документах.
Додаток 18
до п. 5.1, 5.2, 5.3
Міністру енергетики та вугільної
промисловості України
або Першому заступнику Міністра
або Заступнику Міністра
Прізвище, ініціали
(у давальному відмінку)
___________________________
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Прошу дозволити відрядження ___________________________________________,
що працює на посаді ____________________________________________________
в департаменті, управлінні, відділі ____________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
до міста _______________________________________________________________
з метою ________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Термін відрядження _________ днів з "_______" ______________ 201_ р.
до "_______" ______________ 201_ р.
Керівник департаменту,
управління, відділу ______________________________________
"___" ____________ 201_ р. № ___________
Додаток 19
до п. 5.1
ЗВІТ ПРО ВИКОНАННЯ ЗАВДАННЯ НА
ЗАТВЕРДЖУЮ ВІДРЯДЖЕННЯ
Міністр
(Перший заступник, За час відрядження виконано роботи
заступник Міністра) ______________________________________
_____________________ ______________________________________
"__" ________ 201_ р. ______________________________________
______________________________________
ЗАВДАННЯ НА ВІДРЯДЖЕННЯ ______________________________________
______________________________________
Департамент, управління, ______________________________________
відділ _____________________________ ______________________________________
______________________________________
П.І.П. _____________________________ ______________________________________
______________________________________
Посада _____________________________ ______________________________________
______________________________________
Пункт призначення __________________ ______________________________________
______________________________________
Термін відрядження з "___" _________ ______________________________________
201_ р. до "___" ___________ 201_ р. ______________________________________
На час відрядження Вам доручається: "__" ______ 201_ р. Підпис ___________
____________________________________ Висновки керівника про виконання
____________________________________ завдання
____________________________________ ______________________________________
____________________________________ ______________________________________
____________________________________ ______________________________________
____________________________________ ______________________________________
____________________________________ ______________________________________
____________________________________
____________________________________
Керівник ___________________________ Керівник ______________________________
(підпис) (підпис)
Додаток 20
до п. 5.1, 5.3
(Зображення державного гербу України)
Міністерство енергетики та вугільної промисловості України
НАКАЗ
від "___" ____________ 201_ р. № ____________
Відповідно до завдання
направити у відрядження
____________________________________________________________________, що
(прізвище, ім'я, по батькові)
працює на посаді _______________________________________________________
________________________________________________________________________
в департаменті, ________________________________________________________
управлінні, відділі ____________________________________________________
________________________________________________________________________
до міста (організації) _________________________________________________
________________________________________________________________________
З питань _______________________________________________________________
________________________________________________________________________
на ____________ днів
з "___" ____________ 201_ р.
до "___" ____________ 201_ р.
Міністр
(Перший заступник,
заступник Міністра) (підпис)
Додаток 21
до п. 5.3
ЖУРНАЛ
реєстрації наказів та посвідчень про відрядження
| № з/п | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу | Дата і номер посвідчення про відрядження | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Додаток 22
до п. 5.4
( Див. текст )
Додаток 23
до п. 6.2
ПЕРЕЛІК
індексів керівництва та структурних підрозділів відповідно до структури центрального апарату Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
Додаток 24
до п. 3.2.5
(Зображення державного гербу України)
МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА
ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
Відділ документального забезпечення
АКТ
_________________ ____________
Київ
Цей акт складено в присутності
1) _____________________________________________________________________
(прізвище, ініціали, посада)
2) _____________________________________________________________________
3) _____________________________________________________________________
про те, що до Міністерства 200__ року надійшла від
________________________________________________________________________
кореспонденція за №________________ від ____________
(вид кореспонденції)
на _____ арк. дод. на _________ арк.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Акт складено в двох примірниках:
1-й примірник - на адресу ____________________________________________
2-й примірник - до справи у відділі документального забезпечення.
Факт засвідчуємо:
1 __________________________ __________________________________
(підпис) (розшифрування підпису)
2 __________________________ __________________________________
(підпис) (розшифрування підпису)
3 __________________________ __________________________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Додаток 25
до п.п. 7.2.1; 8.3
ПЕРЕЛІК
документів із зазначенням строків виконання
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - якщо в акті Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності актом Президента України.
2. Запит народного депутата України - не пізніше як у п'ятнадцятиденний строк з дня його одержання, або інший строк, установлений Верховною Радою України. Запит депутата місцевої ради - у встановлений радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, керівник установи, до якого звернуто запит, зобов'язаний письмово повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного депутата України, групу народних депутатів України, комітет Верховної Ради України (місцеву раду та депутата місцевої ради), який вніс (які внесли) запит, і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту.
3. Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання. Вмотивована відповідь на звернення народного депутата України повинна бути йому надіслана не пізніше як на другий день після розгляду звернення.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо інший строк не визначено документом).
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової Палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не визначено документом).
6. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, здійснюється не пізніше ніж у дводенний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем.
7. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів здійснюється установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.
8. Протест прокурора на акт, що суперечить закону підлягає обов'язковому розгляду відповідним органом або посадовою особою у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в цей же строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону підлягає негайному виконанню, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше як у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їм сприяють, і про наслідки повідомити прокурора.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення підлягає розгляду повноважною посадовою особою або відповідним органом у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
9. Строк розгляду запиту на інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі) та надання відповіді на запит на інформацію не може перевищувати п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
У разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя особи, інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.
Відтермінування в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відтермінування доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
10. Звернення громадян розглядаються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
11. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.
12. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними - 15 днів з дня реєстрації в установі.
13. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.
Додаток 26
до п. 8.3
ДОВІДКА
про обсяг документообігу
_______________________________
(назва підрозділу)
за _____________ 201_ р.
(квартал)
Керівник департаменту,
управління, відділу підпис прізвище, ім'я, по батькові
Додаток 27
до п. 9.1.3
Міністерство енергетики та вугільної промисловості України
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_________________ № _______________ на ____ рік
(місце складання)
________________________________
найменування розділу
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частин) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітки |
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис _________ Ініціали, прізвище
___ ____________ 20_ р.
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК структурного Керівник архівного підрозділу
підрозділу-* (особа, відповідальна за
архівний підрозділ)
_______________________ № ______ Підпис Ініціали, прізвище
__________
* У разі наявності ЕК структурного підрозділу.
Формат А4 (210 х 297)
Підсумковий запис категорії та кількість справ, розпочатих у ______
році в структурному підрозділі
| За строками зберігання | Усього | У тому числі | |
| таких, що переходять | з позначкою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тимчасового (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| __________ Усього | |||
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до діловодної служби
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу
відомостей Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 28
до п. 9.1.3
Міністерство енергетики та ЗАТВЕРДЖУЮ
вугільної промисловості України Заступник Міністра - керівник апарату
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ Підпис Ініціали, прізвище
________ № _______ на ______ рік Дата
_______________________________________
найменування розділу
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ, томів, частин | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком* | Примітки |
Найменування посади керівника
діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище
Віза керівника підрозділу
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертної Протокол засідання
комісії Міністерства експертно-перевірної комісії
державного архіву
____________ № ____________ ____________ № ____________
__________
-* Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані
Формат А4 (210 х 297)
Підсумковий запис категорії та кількість справ, розпочатих у ______
році в Міністерстві
| За строками зберігання | Усього | У тому числі | |
| таких, що переходять | з позначкою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тимчасового (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| Разом | |||
Найменування посади керівника
діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано у відомчий архів
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу
відомостей Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 29
до п. 10.1.6
Міністерство енергетики та ЗАТВЕРДЖУЮ
вугільної промисловості України
АКТ Найменування посади
керівника установи
_____________ № __________ Підпис Ініціали, прізвище
__________________________ Дата
(місце складання)
Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
На підставі ____________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
________________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності
та втратили практичне значення, документи фонду № ______________________
(найменування фонду)
Разом ___________________________________ справ за ___________ роки
(цифрами і літерами)
Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів Підпис Ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання Протокол засідання експертної
експертно-перевірної комісії Міністерства
комісії державного архіву
____________ № ____________ ____________ № ____________
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _____________ роки
схвалені, а з особового складу погоджено з експетртно-перевірною
комісією
________________________________________________________________________
(найменування державного архіву)
________________________________________________________________________
(протокол від ____________ 20__ р. № ____________)
Документи в кількості _________________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою ___________ кг здано в ___________________________________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від __________________ №
__________________ або знищено шляхом спалення.
Найменування посади особи,
яка здала документи Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 30
до п. 10.2.1, 10.2.3
________________________________________________________________________
Міністерство енергетики та вугільної промисловості України
________________________________________________________________________
(найменування Міністерства)
________________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
структурного підрозділу
Підпис Ініціали, прізвище
Дата
ОПИС №
__________________________________________________________________
(назва розділу)
У цей опис включено _____________ справ з № _______ по № _________,
у тому числі:
літерні номери __________
пропущені номери ______
Найменування посади укладача опису Підпис Ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Найменування посади керівника Протокол ЕК-**
діловодної служби структурного підрозділу _______________
Підпис Ініціали, прізвище № ____________
Дата
__________
-* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.
-** У разі відсутності ЕК структурного підрозділу.
Передав _______________________________________ справ
(цифрами і літерами)
та _______________________________________ реєстраційно-контрольних
(цифрами і літерами) карток до документів-*
________________________________________________________________________
Найменування посади особи
структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Прийняв _________________________ справ та _____________________________
(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.
Найменування посади особи
архівного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище
Дата
__________
-* Передаються разом із справами канцелярії.
Формат А4 (210 х 297)
Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років) зберігання
і з особового складу структурного
підрозділу Міністерства
Додаток 31
до п. 10.2.5; 10.3.1
( Див. текст )