8.4. Облік та аналіз документообігу центрального апарату Міністерства здійснює відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
9. Складання номенклатури і формування справ
9.1. Складання номенклатури справ
9.1.1. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
9.1.2. Номенклатура справ призначена для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
9.1.3. В установі складають номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 27) і зведену номенклатуру справ установи (додаток 28).
9.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється (не пізніше 15 листопада поточного року) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується із завідуючим архівом Міністерства та керівництвом Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
Зведена номенклатура справ складається відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення на основі номенклатури справ структурних підрозділів за методичною допомогою завідуючого архівним підрозділом (далі - архів) або особи, відповідальної за архів Міністерства.
9.1.5. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливості вирішуваних питань з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Першою розташовується група справ, що містить документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації Міністерства (накази, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розташовуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
9.1.6. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ, і підписується працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі.
9.1.7. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду та аналізу зводяться архівом апарату Міністерства в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.
9.1.8. Зведена номенклатура справ схвалюється експертною комісією Міністерства (далі - ЕК) та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву (далі - ЕПК), після чого затверджується Міністром.
Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або невідкладно у разі істотних змін у структурі Міністерства, функціях та характері роботи.
9.1.9. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких заповнюється гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. Другий використовується відділом документального забезпечення як робочий. Третій передається до архіву Міністерства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах. Четвертий надсилається до державного архіву.
Структурні підрозділи центрального апарату Міністерства отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
9.1.10. Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
9.1.11. До номенклатури справ включають назви справ, що фактично заводяться у відділі документального забезпечення та відображають усі документовані ділянки роботи Міністерства, у тому числі справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також справи, що ведуться в електронній формі.
9.1.12. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином:
Кожна справа номенклатури має індекс, який складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
До графи 2 вносять заголовки справ (томів, частин). Заголовок справи чітко у стислій, узагальненій формі відбиває склад і зміст документів справи.
Не дозволяється застосування в заголовках справи неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
У формулюванні заголовків справ використовують такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (назва Міністерства, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (назва Міністерства, до якої адресовані або від якої одержані документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого заводиться справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дати (періоду), до якого належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі необхідності).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках наводяться основні види документів справи, наприклад:
Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах.
Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад:
Протоколи засідань колегії Міністерства енергетики та вугільної промисловості України.
У заголовках справ з листуванням зазначають кореспондента і короткий зміст документів, наприклад:
Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису.
У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не перелічуються, а наводиться їх загальна назва, наприклад:
Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення.
У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами останні не зазначаються, наприклад:
Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників відділу документального забезпечення.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півроку, рік), у якому планується створення документів або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів Міністерства на 2011 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2010 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, то формулюється загальний заголовок справи, а потім за необхідності заголовки кожної справи.
Розміщення заголовків справ у номенклатурі визначається ступенем важливості документів, включених до справи, їх взаємозв'язком. Першою розміщується група справ органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації, планово-звітна документація, листування, обліково-довідкові види документів. У середині кожної з цих груп документи також розміщують за ступенем їх важливості.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначають строк зберігання справи, номери статей за переліком документів зі строками зберігання.
У графі 5 "Примітка" роблять відмітки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Міністерства чи інших установ для їх продовження тощо.
9.1.10. У кінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом.
9.2. Формування справ
9.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
9.2.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ та документів виборчих органів і їх постійних комісій; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати до справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).
9.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або їх поєднанні.
9.2.4. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
9.2.5. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з особового складу групуються у різні справи. Накази з особового складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
9.2.6. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
9.2.7. Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
9.2.8. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності Міністерства або за авторами ініціативних документів. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
9.2.9. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
9.2.10. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
9.2.11. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:
внутрішній опис документів, включених до справи;
заява про прийняття на роботу (контракт);
направлення або подання;
особовий листок обліку кадрів;
автобіографія, документи про освіту (копії), витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;
доповнення до особового листка з обліку кадрів;
доповнення до особового листка про заохочення;
довідки та інші документи.
9.2.12. Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
9.2.13. Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів або до трудової книжки.
9.2.14. Особові справи державних службовців формуються в Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади , затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.
9.2.15. Особові рахунки працівників Міністерства систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості нарахування заробітної плати формуються щомісяця за рік.
9.2.16. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Міністерстві та її структурних підрозділах здійснюється відділом документального забезпечення та архівом.
9.3. Оперативне зберігання документів
9.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передавання до архіву Міністерства зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити збереженість документів і справ.
9.3.2. У робочих кімнатах справи зберігаються вертикально в шафах, що зачиняються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
9.3.3. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії несе відповідальність за їх збереженість.
9.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів Міністерства здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому сформовано справу, стороннім установам - з письмового дозволу керівництва Міністерства. На видану справу заводиться картка - замінник. У ній зазначають назву структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дату її видавання, кому справу видано, дату її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
9.3.5. Видавання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
9.3.6. Вилучення документів із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівництва Міністерства з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
10. Порядок підготовки справ до передавання на архівне зберігання
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архів апарату Міністерства для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) зберігаються у структурних підрозділах.
Підготовка документів до передачі в архів апарату Міністерства включає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
передачу справ до архіву Міністерства і забезпечення схоронності документів.
10.1. Експертиза цінності документів
10.1.1. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і їх передачі на державне зберігання.
10.1.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві створюється експертна комісія (ЕК).
10.1.3. Експертиза цінності документів здійснюється щороку у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом відділу документального забезпечення та архіву Міністерства.
10.1.4. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передавання до архіву Міністерства, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без попередньої експертизи їх цінності забороняється.
10.1.5. Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типових, відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, номенклатури справ Міністерства шляхом поаркушного перегляду кожної справи.
Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.
10.1.6. За результатами експертизи цінності документів в Міністерстві складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до архіву (додаток 29).
10.1.7. Зведені описи та акт розглядаються ЕК одночасно. Акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК державного архіву. Погоджені акти затверджуються Міністром, після чого Міністерство має право знищувати документи.
10.1.8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до архіву, складається, як правило, на справи всього Міністерства. Якщо в акті зазначені справи кількох структурних підрозділів, то їх назви зазначають перед групою заголовків справ цього підрозділу.
10.2. Складання описів справ
10.2.1. Опис справ (додаток 30) - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації всередині фонду.
10.2.2. Описи справ укладають окремо на справи постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складають. У разі ліквідації чи реорганізації такі описи повинні складатися.
10.2.3. Описи справ структурного підрозділу за встановленою формою (додаток 30) складаються щорічно посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву Міністерства.
10.2.4. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису та чотирьох цифр року, в якому розпочаті включені до опису справи.
10.2.5. Під час складання описів необхідно дотримуватися таких вимог:
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, то кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи (додаток 29); у разі внесення до опису кількох справ поспіль з однаковим заголовком, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам Міністерства або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
10.2.6. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
10.2.7. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, впродовж якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".
10.2.8. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником відділу документального забезпечення і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та схвалюється ЕК.
10.2.9. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
10.2.10. На основі описів справ структурних підрозділів архів Міністерства готує зведені описи справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
10.2.11. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК Міністерства в установленому порядку подаються на схвалення ЕПК відповідного державного архіву, а потім затверджуються Міністром. Один примірник затвердженого опису надається державному архіву.
10.2.12. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК Міністерства і затверджуються Міністром.
10.2.13. Зведені описи справ з особового складу складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК Міністерства, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджуються Міністром. Один примірник зведеного опису надається державному архіву.
10.2.14. Міністерство зобов'язане описувати документи постійного зберігання, з особового складу та тривалого (понад 10) років зберігання через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архіву Міністерства в установлені законодавством строки.
10.3. Оформлення справ
10.3.1. Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання підлягають такому оформленню: нумерація аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи (додаток 31).
10.3.2. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
10.3.3. Окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, рішеннями тощо), мають розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.
10.3.4. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
10.3.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".
10.3.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини).
У разі зазначення точної календарної дати зазначається число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
10.3.7. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і, за погодженням з архівом Міністерства, номер опису і фонду.
10.3.8. У разі зміни назви Міністерства (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва Міністерства (структурного підрозділу), а попередня береться в дужки.
10.3.9. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або пастою.
Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
10.4. Передавання справ до архіву Міністерства
10.4.1. Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу через два роки після завершення їх у діловодстві передаються до архіву Міністерства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву Міністерства за рішенням її керівника.
10.4.2. Передавання справ до архіву Міністерства здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Міністром.
10.4.3. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.
10.4.4. Приймання (передавання) кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
10.4.5. Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Міністерства за описами.
У кінці кожного примірника опису керівник архіву Міністерства розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і словами кількості переданих справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.
Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архіву Міністерства за рішенням керівництва.
10.4.6. Справи передаються до архіву Міністерства зв'язаними належним чином.
10.4.7. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів здійснює формування всіх документів у справи, оформлення справ і передавання їх до архіву Міністерства незалежно від строків зберігання. Передавання справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
10.4.8. Міністерство зобов'язано забезпечити збереженість архівних документів та передавання документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення граничних строків їх зберігання в архіві Міністерства на постійне зберігання до відповідного державного архіву.
Додаток 1
до пп. 2.2 Інструкції Міненерговугілля
29.11.2011 № 758
ПЕРЕЛІК
основних видів документів, що видаються в центральному апараті Міненерговугілля
Наказ - рішення відповідного суб'єкта(ів) згідно з його/їх повноваженнями, яке спрямовано на вирішення оперативних або організаційно-розпорядчих питань (розпорядчий акт) чи на регулювання суспільних відносин у сферах державного управління, віднесених до відання такого суб'єкта(ів) і містить норми права;
Накази видаються з таких питань:
основної діяльності, про підбиття підсумків роботи за звітний період, затвердження інструкцій, скасування, зміни та припинення дії раніше виданих наказів, інструкцій;
з організаційних питань: у разі утворення, реорганізації та ліквідації підприємств та установ, що належать до сфери управління Міністерства;
економічної і контрольної роботи: за результатами перевірок підприємств, організацій та установ, що належать до сфери управління Мінпаливенерго;
кадрової роботи, організації праці та заробітної плати тощо.
Інструкція - це нормативно-правовий акт, який детально визначає зміст і методичні питання правового регулювання у певній сфері суспільних відносин. Посадова інструкція розробляється і вводиться в дію з метою чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи, раціонального розподілу обов'язків між працівниками структурного підрозділу, наділення працівника необхідними правами, підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.
Нормативно-правовий акт - офіційний письмовий документ, прийнятий або затверджений уповноваженим на це суб'єктом нормотворення у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, спрямований на регулювання суспільних відносин, що містить норми права.
Правила - нормативно-правовий акт, який конкретизує нормативні приписи загального характеру з метою регулювання поведінки суб'єктів правовідносин у певних галузях і вирішує процедурні питання.
Положення - звід нормативних приписів, який визначає організацію та діяльність органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, посадових та інших осіб у певних сферах діяльності.
Окреме доручення - внутрішній документ, що видається керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань діяльності Міністерства.
Протокол - документ, яким фіксуються хід обговорення питань і прийняті за результатами обговорення рішення нарад, конференцій, колегіальних органів.
Рішення - правовий акт, який видається Міністерством разом з іншими органами, що діють на основі колегіальності.
Акт - документ, створений за результатами дій комісії, всі члени якої своїми підписами підтверджують встановлені факти, події.
Довідка - документ, який містить опис та підтверджує ті чи інші факти, події.
Доповідна записка - документ, який адресується керівництву Міністерства або структурного підрозділу і містить детальний виклад питання з висновками та пропозиціями складача.
Службова записка - це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо.
Пояснювальна записка - це документ, який з'ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події.
Лист - службовий документ, який є одним із засобів оперативного управління та обміну інформацією між Міністерством та органами вищого рівня, Міністерством та підприємствами і установами, що належать до сфери його управління, іншими підприємствами і установами.
Додаток 2
до п.п. 3.1.3, 3.5.2.2
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
( Див. текст )
Додаток 3
до п.п. 3.1.3, 3.5.2.2
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
Формат А4 (210 х 297)
__________
-* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
Додаток 4
до п.п. 3.1.3; 3.5.4.1
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів
| Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Відмітка про виконання документа |
Формат А4 (210х297)
__________
-* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
Додаток 5
до п. 3.4.3
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
видів документів, що не підлягають реєстрації відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення Міненерговугілля
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки;
2. Зведення та інформація, надіслані до відома;
3. Навчальні плани, програми (копії);
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
5. Прейскуранти (копії);
6. Норми витрати матеріалів;
7. Вітальні листи і запрошення;
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
9. Наукові звіти за темами;
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти;
11. Форми статистичної звітності;
12. Договори.
__________
-* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8, 9, 10, 11, 12 підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).
Додаток 6
до п. 3.5.2.1
ПЕРЕЛІК
видів документів і кореспондентів для індексації під час реєстрації у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення
Додаток 7
до пп. 4.2.2
(Зображення державного гербу України)
МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
(Міненерговугілля України)
01601 м. Київ, вул. Хрещатик, 30,
тел.: 206-38-44, 206-38-45, факс: 531-36-92
E-mail: kanc@mev.energy.gov.ua
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
____________ № _____________ На № ___________ від ____________
Додаток 8
до пп. 4.2.2
(Зображення державного гербу України)
МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
Департамент управління персоналом та документального забезпечення
01601, м. Київ, вул. Хрещатик, 30 тел.: 206-38-56, 531-36-21
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
__________ № ____________ На № ____________ від _____________
Додаток 9
до п.п. 4.2.2, 4.11.2.3
(Зображення державного гербу України)
МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
НАКАЗ
"___" ____________ м. Київ № ________________
Додаток 10
до пп. 4.2.2
(Зображення державного гербу України)
МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
ПРОТОКОЛ
НАРАДИ У МІНІСТРА
____________ м. Київ № ________________
Додаток 11
до пп. 4.2.2
(Зображення державного гербу України)
МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
ПРОТОКОЛ
НАРАДИ У ПЕРШОГО ЗАСТУПНИКА МІНІСТРА
____________ м. Київ № ________________
Додаток 12
до пп. 4.2.2
(Зображення державного гербу України)
МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
ПРОТОКОЛ
НАРАДИ У ЗАСТУПНИКА МІНІСТРА
____________ м. Київ № ________________
Додаток 13
до пп. 4.2.2
МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
ПРОТОКОЛ
НАРАДИ У ЗАСТУПНИКА МІНІСТРА - КЕРІВНИКА АПАРАТУ
____________ м. Київ № ________________
Додаток 14
до п. 4.3.1
СКЛАД
реквізитів організаційно-розпорядчих документів Міненерговугілля
( Див. текст )
Додаток 15
до пп. 4.3.1
МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
НАКАЗ
10.07.2011 м. Київ № 20
Про затвердження Прейскуранта Напис за встановленою формою
на роботи та послуги з (6 х 10) про державну реєстрацію
впорядкування документів нормативного акта
Відповідно до Положення про Міністерство енергетики та вугільної
промисловості України від 06.04.2011 № 382
НАКАЗУЮ:
(далі текст наказу)
Міністр Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО
Заступник голови колегії Головархіву України
Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 16
до пп. 4.11.2.8
РОЗРАХУНОК РОЗСИЛКИ
____________ від ____________ 201_ р. № _________
Пропозиції
щодо організації контролю виконання ОРД
| № пункту ОРД | Виконавець | Строк виконання | № пункту ОРД | Виконавець | Строк виконання | |