Про затвердження Примірного положення про відділ організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці

На виконання наказу Держмитслужби від 22.04.09 N 376 "Про затвердження Примірної структури регіональної митниці, митниці та Вимог до штатної структури регіональної митниці, митниці" з метою вдосконалення організації діловодства й організаційного забезпечення роботи митних органів

1. Затвердити Примірне положення про відділ організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам регіональних митниць, митниць (далі - митні органи):

2.1. Створити відповідні умови для забезпечення посадовими особами митного органу визначених у цьому Положенні завдань і функцій.

2.2. Відповідно до цього Положення в місячний строк розробити і затвердити наказом митного органу Положення про відділ організаційного та документального забезпечення.

3. Керівникам спеціалізованих митних установ та організацій відповідно до Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби від 28.12.02 N 747 (зі змінами) з урахуванням специфіки роботи в місячний строк розробити та затвердити наказом Положення про діловодну службу (відділ, сектор).

4. Уважати такими, що втратили чинність, накази Держмитслужби від 09.06.03 N 393 "Про затвердження Примірного положення про загальний відділ регіональної митниці, митниці та Примірної структури загального відділу регіональної митниці" (зі змінами) та від 22.11.05 N 1147 "Про затвердження Примірного положення та Примірної структури відділу організаційно-контрольної роботи регіональної митниці (митниці)".

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1. Це Положення визначає правовий статус та регулює питання діяльності відділу організаційного та документального забезпечення, а саме - його компетенцію (права, завдання, функції) та структуру.

1.2. Відділ організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці (далі - Відділ) є структурним підрозділом митного органу та підпорядковується начальнику митного органу або його заступнику відповідно до розподілу функціональних повноважень.

1.3. Структура та штатна чисельність Відділу визначаються начальником митного органу з урахуванням пропозицій начальника Відділу відповідно до обсягів, характеру та складності завдань і функцій, покладених на Відділ, та в межах затвердженої граничної чисельності й фонду оплати праці митного органу.

1.4. У Відділі можуть бути створені сектори за напрямами роботи.

1.5. Керівництво роботою Відділу здійснює начальник Відділу, який призначається та звільняється наказом митного органу.

1.6. У разі тимчасової відсутності начальника Відділу його обов'язки виконує заступник начальника або інша посадова особа цього підрозділу відповідно до посадових обов'язків.

1.7. Посадові особи Відділу призначаються на посади та звільняються з них наказом митного органу за поданням начальника Відділу (за винятком первинного прийняття на службу в митні органи та звільнення із служби в митних органах у порядку, визначеному Держмитслужбою України).

1.8. Службові обов'язки посадових осіб Відділу визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються начальником митного органу.

1.9. Відділ має круглу печатку зі своїм найменуванням.

1.10. У Відділі зберігається гербова печатка митного органу, відповідальність за використання якої покладається на начальника Відділу.

1.11. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією та законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, наказами Державної митної служби України (далі - Держмитслужба) та іншими актами, що регламентують роботу з документами, взаємодію із засобами масової інформації та з громадськістю, наказами митного органу й цим Положенням.

1.12. Координація роботи, методологічне та консультаційне забезпечення діяльності Відділу здійснюються:

- з питань організації та ведення діловодства, архівної справи, роботи зі зверненнями громадян та контролю виконавської дисципліни - Управлінням справами Держмитслужби;

- з питань організаційного, дорадчого забезпечення керівника митного органу, моніторингу та контролю поточного планування та звітності - Департаментом організаційного забезпечення діяльності керівництва Служби Держмитслужби;

- з питань взаємодії митних органів з громадськістю та засобами масової інформації - Відділом з питань взаємодії із засобами масової інформації та зв'язків з громадськістю (Прес-службою) Держмитслужби.

1.13. Забороняється покладання на Відділ завдань і функцій, не передбачених цим Положенням.

2.1. Документаційне забезпечення діяльності митного органу відповідно до Єдиної державної системи документаційного забезпечення (ЄДСДЗ), відповідних нормативних документів, затверджених Держмитслужбою.

2.2. Організація та здійснення діловодства в митному органі, у тому числі спеціального діловодства за документами, що містять інформацію з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", та діловодства за зверненнями громадян.

2.3. Моніторинг і контроль дотримання в митному органі строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, звернень громадян, виконанням рішень колегії Держмитслужби, наказів та розпоряджень керівництва митного органу, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.

2.4. Організаційне, дорадче забезпечення діяльності керівника митного органу.

2.5. Планування діяльності митного органу, організація та контроль планування діяльності його структурних підрозділів, моніторинг та контроль виконання плану роботи митного органу.

2.6. Організаційне та методологічне забезпечення поточного планування діяльності митного органу.

2.7. Моніторинг і контроль за виконанням підрозділами митниці плану діяльності Держмитслужби та рішень колегій Держмитслужби.

2.8. Організаційне забезпечення особистого прийому громадян керівництвом митного органу.

2.9. Організаційно-методичне керівництво та впровадження в митному органі єдиного порядку роботи з документами.

2.10. Здійснення архівної справи в митному органі та організація взаємодії з територіальними державними архівними установами.

2.11. Інформування засобів масової інформації про діяльність митного органу.

2.12. Координація роботи митного органу з громадськістю та засобами масової інформації.

2.13. Організація спростування в засобах масової інформації недостовірної інформації про діяльність митного органу, в разі поширення такої.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує контрольну, організаційну, дорадчу, інформаційну, нормотворчу, аналітичну функції.

Відповідно до цього Відділ:

3.1. Здійснює прийняття, реєстрацію, облік, розсилку документів (у тому числі з грифом "Для службового користування"), передання їх керівництву митного органу для визначення доручень та подальше їх передання у підрозділи для виконання.

3.2. Контролює строки виконання документів, що надходять з Держмитслужби, місцевих адміністрацій, інших органів державної влади та місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та митних органів, звернень громадян, наказів Держмитслужби, рішень колегії Держмитслужби, наказів та розпоряджень керівництва митного органу.

3.3. Здійснює оформлення та розсилку вихідної кореспонденції митного органу електронною поштою, поштовим (простим, рекомендованим), спеціальним та фельд'єгерським зв'язком.

3.4. Узагальнює матеріали про хід виконання контрольованих документів та аналізує стан виконавської дисципліни в митному органі. Уносить пропозиції щодо усунення порушень виконавської дисципліни й удосконалення системи контролю.

3.5. Забезпечує реєстрацію, тиражування, розсилку та формування в справи наказів митного органу з основної діяльності, наказів про відрядження та розпоряджень керівництва митниці. Здійснює контроль за термінами їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами.

3.6. Здійснює в установленому порядку реєстрацію та попередній розгляд письмових звернень громадян, контролює дотримання встановленого терміну їх розгляду, аналізує стан роботи зі зверненнями громадян та особистого прийому громадян керівництвом митного органу, розробляє й уносить пропозиції щодо поліпшення цієї роботи.

3.7. Бере участь у забезпеченні гласності діяльності митного органу шляхом інформування в установленому порядку громадян з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.8. Розробляє на основі пропозицій підрозділів плани роботи митного органу. Забезпечує їх моніторинг та здійснює контроль за їх виконанням.

3.9. Організує роботу структурних підрозділів митного органу з планування їх діяльності та підведення підсумків виконання планів роботи митного органу.

3.10. Організує разом з іншими підрозділами за дорученням керівника митного органу підготовку до проведення нарад під його головуванням. Забезпечує ведення протоколів нарад під головуванням начальника митного органу та контроль за виконанням їх рішень.

3.11. Здійснює моніторинг і контроль за виконанням структурними підрозділами митного органу рішень колегії Держмитслужби, планів діяльності Держмитслужби.

3.12. Розробляє проекти нормативно-правових актів, розпорядчих документів, технологічних схем, методичних рекомендацій, що регламентують порядок роботи з документами, зі зверненнями громадян здійснення контролю за виконавською дисципліною, ведення архівної справи, організаційного забезпечення, роботи із засобами масової інформації та громадськістю.

3.13. Бере участь у розробленні проектів нормативно-правових актів, розпорядчих документів митного органу в межах своєї компетенції та візує такі проекти.

3.14. Систематизує й формує у справи документи, що підлягають зберіганню, надає інформацію щодо вхідної та вихідної кореспонденції митного органу.

3.15. Забезпечує відповідно до встановленого порядку приймання до архіву, систематизацію, зберігання та використання документів, складає зведену номенклатуру справ.

3.16. Забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданнях Експертної комісії, організує проведення її засідань з питань експертизи наукової та практичної цінності документів. Здійснює відбір документів, складає та подає на розгляд Експертній комісії акти про знищення документів, терміни зберігання яких закінчилися, забезпечує подальше їх погодження з відповідним державним архівом.

3.16. Готує довідки за відомостями, які містяться в архівних матеріалах.

3.17. Забезпечує у структурних підрозділах митного органу дотримання єдиного порядку упорядкування, обліку, схоронності, якості оброблення й використання документів (в тому числі документів з грифом "Для службового користування"), відбір документів для передання в архів, а також відбір для знищення документів, терміни зберігання яких закінчилися.

3.18. Зберігає та використовує в установленому порядку гербову печатку з найменуванням митного органу, в тому числі для засвідчення документів за результатами митного контролю та митного оформлення товарів і транспортних засобів, що переміщуються через митний кордон України.

3.19. Забезпечує зберігання, облік і видачу структурним підрозділам номерних бланків митного органу, аналізує дані про їх використання. Контролює стан роботи з використання бланків в підрозділах митного органу.

3.20. Здійснює контроль за дотриманням працівниками митного органу вимог законодавчих, нормативно-правових актів, що регламентують організацію та ведення діловодства (в тому числі документів "Для службового користування). Організовує перевірки з цього питання.

3.21. Здійснює організаційно-методичну роботу з питань діловодства, виконавської дисципліни, роботи зі зверненнями громадян, архівної справи та іншими нормативними документами, що відносяться до компетенції Відділу.

3.22. Здійснює контроль за оформленням документів підрозділами митного органу у відповідності до вимог чинних нормативно-правових актів, проводить роботу, спрямовану на скорочення строків проходження й виконання документів, аналізує та узагальнює дані про хід і результати цієї роботи.

3.23. Готує спільно зі структурними підрозділами митного органу та оперативно розповсюджує серед засобів масової інформації прес-релізи з актуальних питань діяльності митного органу, Держмитслужби, а також заяви і повідомлення від митного органу. Інформує громадськість через засоби масової інформації про актуальні питання діяльності митного органу, діючі митні правила, зміни до них.

3.24. Організовує та готує інтерв'ю, коментарі, проведення прес-конференцій, брифінгів, зустрічей з представниками преси та громадськості тощо за участю керівництва та посадових осіб митного органу. Забезпечує інформаційне наповнення відомчих засобів масової інформації Держмитслужби (офіційний веб-сайт, відомчий інформаційно-аналітичний журнал "Митниця" тощо).

3.25. Здійснює моніторинг засобів масової інформації з метою виявлення інформації про митні органи, аналізу контексту, у якому вони згадуються та оперативного інформування керівництва митного органу про його результати. Організує спільно із структурними підрозділами митного органу оперативне реагування на факти поширення у засобах масової інформації неправдивих даних щодо діяльності митного органу та Держмитслужби.

3.26. Підтримує робочі контакти з головними редакторами українських друкованих видань, керівниками телерадіокомпаній, інформаційних агентств, та корпунктами зарубіжних засобів масової інформації, акредитованих в Україні. Оперативно взаємодіє з митними органами, що розташовані на території області, для найбільш повного інформування засобів масової інформації обласного значення про діяльність митних органів регіону.

3.27. Здійснює виготовлення фото та відеопродукції (за умови забезпечення відповідними технічними засобами) для використання її в інформаційній діяльності митного органу та Держмитслужби. Формує архів фото та відеоматеріалів (за їх наявності), а також прес-релізів та опублікованих в пресі матеріалів про діяльність митного органу.

3.28. Узагальнює практику і результати роботи Відділу з метою надання відповідної інформації керівництву митного органу та Держмитслужбі.

3.29. Забезпечує впровадження сучасних інформаційних технологій в процеси загального діловодства, діловодства за зверненнями громадян, архівної справи та контролю виконавської дисципліни.

Відділ має право:

4.1. Отримувати в установленому порядку від підрозділів митного органу інформацію, звітні дані, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Відділ завдань.

4.2. Вступати у межах своєї компетенції у взаємовідносини з іншими організаціями.

4.3. Перевіряти стан діловодства в підрозділах митного органу.

4.4. Брати участь у комплексних та тематичних перевірках митних органів України з питань, що належать до компетенції підрозділу.

4.5. Організовувати заняття і семінари з питань, що відносяться до компетенції Відділу.

4.6. Залучати за згодою керівників структурних підрозділів митного органу відповідних фахівців для вирішення покладених на Відділ завдань.

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади у порядку, встановленому чинним законодавством.

5.2. Начальник Відділу може мати заступника, службові обов'язки якого визначає начальник Відділу та затверджує начальник митного органу.

5.3. Начальник Відділу:

5.3.1. Здійснює загальне керівництво роботою Відділу та забезпечує виконання завдань, покладених на Відділ.

5.3.2. Розподіляє обов'язки між працівниками Відділу.

5.3.3. Забезпечує контроль за виконанням підрозділами митного органу вимог нормативно-правових актів та розпорядчих документів з питань ведення діловодства (в тому числі з грифом "Для службового користування"), архівної справи та роботи зі зверненнями громадян.

5.3.4. Забезпечує взаємодію з керівниками підрозділів митного органу з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання доручень, підготовки і надання необхідних керівництву митного органу матеріалів, порядку використання і поширення службової інформації.

5.3.5. Забезпечує ефективний контроль за своєчасністю виконання підрозділами митного органу доручень керівництва за вхідними документами.

5.3.6. Забезпечує реєстрацію наказів митного органу, здійснює контроль за дотриманням Порядку роботи з наказами у митних органах України.

5.3.7. Погоджує проекти наказів митного органу з основної діяльності, розпорядчих документів у питаннях, що належать до компетенції Відділу.

5.3.8. Здійснює організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою зі зверненнями громадян у митному органі.

5.3.9. Координує роботу з інформаційного наповнення відомчих засобів масової інформації Держмитслужби України (офіційний веб-сайт Держмитслужби, відомчий інформаційно-аналітичний журнал "Митниця" тощо).

5.3.10. Контролює дотримання працівниками Відділу вимог Законів України "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією", Дисциплінарного статуту митної служби України та інших нормативно-правових актів України.

5.3.11. Забезпечує дотримання співробітниками Відділу чинного законодавства у службовій діяльності та безумовного виконання правил внутрішнього трудового розпорядку митного органу.

5.4. Для виконання обов'язків начальнику Відділу надається право:

5.4.1. Вступати в межах своєї компетенції у взаємовідносини з іншими організаціями.

5.4.2. Контролювати і вимагати дотримання підрозділами митного органу встановлених правил роботи з документами.

5.4.3. Вносити на розгляд керівництва митного органу подання про призначення, переміщення і звільнення працівників Відділу, застосування до них стягнень і заохочень.

5.4.4. Вживати заходів щодо зменшення обсягів документообігу.

5.4.5. Візувати документи в межах своєї компетенції.

5.4.6. Повертати виконавцю документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення вимог, установлених Інструкцією з діловодства в митній службі України.

5.4.7. Запитувати і одержувати в установленому порядку від підрозділів митного органу необхідну інформацію і довідкові матеріали для виконання завдань, покладених на Відділ.

5.4.8. Перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах митного органу.

5.4.9. Уносити пропозиції щодо удосконалення роботи Відділу.

5.4.10. Надавати розпорядження обов'язкові для виконання працівникам Відділу.

5.5. Відповідно до законодавчих та нормативно-правових актів України начальник Відділу несе відповідальність за:

- невиконання Урочистого зобов'язання посадових осіб митної служби України, порушення Присяги державних службовців;

- невиконання або неналежне виконання своїх службових обов'язків;

- перевищення повноважень, порушення обмежень і заборон, установлених законодавством з питань проходження служби в митних органах або вчинення інших дій, які дискредитують посадову особу і митну службу України;

- незабезпечення виконання покладених на Відділ завдань і функцій, визначених цим Положенням, недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, норм професійної етики і службової дисципліни;

- збереження і використання гербової печатки митниці;

- недотримання вимог нормативних документів з питань охорони праці;

- недотримання вимог законодавства щодо забезпечення охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави.

5.6. *Відділ в залежності від його штатної чисельності та відповідно до завдань і функцій може мати таку примірну структуру:

- Начальник Відділу;

- **Заступник начальника Відділу;

- Сектор документального забезпечення, роботи з архівними документами та електронною поштою;

- Сектор організаційного забезпечення та контролю;

- Сектор роботи із зверненнями громадян та зв'язків з громадськістю.