Про затвердження Примірного положення про загальний відділ регіональної митниці, митниці та Примірної структури загального відділу регіональної митниці

З метою впорядкування роботи та оптимізації штатної чисельності й структури загальних відділів регіональних митниць, митниць

1. Затвердити Примірне положення про загальний відділ регіональної митниці, митниці (далі - Примірне положення) та Примірну структуру загального відділу регіональної митниці (далі - Примірна структура), що додаються.

2. Керівникам митних органів:

2.1. Враховувати затверджені Примірне положення та Примірну структуру при складанні штатного розпису митного органу й визначенні завдань і функцій загального відділу.

2.2. На підставі Примірного положення та Примірної структури розробити й затвердити Положення про загальний відділ і посадові інструкції працівників відділу.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника Управління справами Карпенка В.П.

1.1. Загальний відділ (далі - відділ) є структурним підрозділом регіональної митниці, митниці (далі - митниця) і підпорядковується начальнику митниці або його заступникові.

1.2. У своїй роботі відділ керується законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Митним кодексом України, Дисциплінарним статутом митної служби України, наказами Державної митної служби України (далі - Держмитслужба), наказами митниці, Положенням про митницю, Інструкцією з діловодства в митній службі України, затвердженою наказом Держмитслужби від 28.12.2002 N 747, наказами Державного комітету архівів України та іншими актами в галузі роботи з документами і цим Положенням.

1.3. Структура відділу визначається штатним розписом митниці за поданням начальника відділу.

1.4. Керівництво роботою відділу здійснює начальник відділу, який призначається та звільняється наказом митниці за погодженням з Управлінням справами Держмитслужби. Начальник відділу повинен мати вищу освіту і досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

1.5. Особовий склад відділу призначається та звільняється начальником митниці за поданням начальника загального відділу.

1.6. Обов'язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які розробляються начальником відділу та затверджуються начальником митниці.

1.7. Відділ має круглу печатку зі своїм найменуванням.

1.8. У відділі зберігається гербова печатка митниці, відповідальність за використання якої покладається на начальника відділу.

Основними напрямами роботи відділу є:

- впровадження єдиного порядку роботи з документами у митниці;

- документаційне забезпечення діяльності митниці відповідно до Єдиної державної системи документаційного забезпечення (ЄДСДЗ), інших наказів, затверджених Держмитслужбою;

- організаційне забезпечення особистого прийому громадян керівництвом митниці та роботи із зверненнями громадян у митниці;

- забезпечення реєстрації, тиражування, розсилки та формування в справи наказів з основної діяльності, про відрядження та розпоряджень керівництва митниці, здійснення контролю за термінами їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами;

- забезпечення контролю за виконанням рішень нарад під головуванням начальника митного органу;

- здійснення прийому, реєстрації, попереднього розгляду, обліку, оперативного пошуку й зберігання документів;

- доведення документів до безпосередніх виконавців, видача довідок та інформації щодо вхідної кореспонденції;

- здійснення контролю за якістю оформлення документів підрозділами митниці, за своєчасним виконанням доручень керівництва; проведення роботи, спрямованої на скорочення строків проходження й виконання документів; аналіз та узагальнення даних про хід і результати цієї роботи;

- забезпечення єдиного порядку обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів у підрозділах митниці, відбору для передання в архів та для знищення документів, терміни зберігання яких закінчилися;

- складання зведеної номенклатури справ митниці;

- ведення архіву митниці;

- здійснення організаційно-методичного керівництва організацією діловодства та роботи із зверненнями громадян у підрозділах митниці, систематична перевірка стану діловодства в підрозділах;

- організація роботи з підвищення кваліфікації працівників відділу та працівників, відповідальних за здійснення діловодства в підрозділах митниці;

- забезпечення використання нової оргтехніки, електронного обладнання та здійснення інших заходів з удосконалення організації роботи з документами;

- організація розмноження та розсилки документів, оформлення поштових відправлень;

- розроблення проектів нормативно-правових актів, розпорядчих документів, технологічних схем, методичних рекомендацій, що регламентують порядок роботи з документами, порядок здійснення контролю виконавської дисципліни, роботи із зверненнями громадян, роботи експертних комісій, здійснення архівної справи в митному органі;

- участь у підготовці проектів нормативно-правових актів, розпорядчих документів митного органу в частині, що стосується організації роботи з документами, а також візування таких проектів;

- здійснення контролю за дотриманням працівниками митних органів вимог законодавчих, нормативно-правових актів, що регламентують ведення діловодства ( в тому числі документів "Для службового користування"), контроль виконавської дисципліни, роботу із зверненнями громадян, організацію архівної справи в митному органі.

Загальний відділ митниці забезпечує такі функції:

- здійснює прийом, реєстрацію, облік, розсилку документів, передання їх керівництву митниці для визначення доручень та подальше їх передання у відділи для виконання; контролює терміни виконання документів, що надходять з Держмитслужби, місцевих адміністрацій, органів державної влади та міського самоврядування, інших установ, підприємств, організацій та митниць, від громадян; наказів Держмитслужби, митниці і доручень керівництва митниці;

- узагальнює матеріали про хід виконання контрольованих доручень керівництва митниці та аналізує стан виконавської дисципліни в підрозділах митниці;

- здійснює реєстрацію та попередній розгляд письмових звернень, скарг громадян, контролює дотримання встановленого терміну їх розгляду, аналізує стан роботи із зверненнями громадян та особистого прийому громадян керівництвом митниці, розробляє і вносить начальнику митниці пропозиції щодо поліпшення цієї роботи;

- здійснює комплектування справ з документів, що підлягають зберіганню; систематизує, комплектує і оформляє в справи документи для здачі в архів;

- забезпечує контроль за виконанням у підрозділах митниці вимог Інструкції з діловодства в митній службі України та інших нормативних документів з цих питань, а також за станом діловодства; організує навчання інспекторського складу, який здійснює діловодство в підрозділах митниці;

- здійснює підготовку до відправлення документів поштовим простим і заказним та фельд'єгерським зв'язком;

- забезпечує відповідно до встановленого порядку приймання, систематизацію, зберігання та використання документів; розробляє номенклатуру справ поточного діловодства;

- забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданнях експертної комісії, організує проведення її засідань з питань експертизи наукової та практичної цінності документів; готує та подає їй на розгляд акти про знищення документів, терміни зберігання, яких закінчилися, забезпечує подальше погодження їх з відповідним державним архівом;

- надає методичну допомогу підрозділам митниці з питань формування справ, підготовки документів для передання їх в архів; забезпечує проведення роботи з експертизи наукової та практичної цінності документів, здійснює відбір документів та складає акт про їх передання на зберігання та знищення;

- готує довідки за відомостями, які містяться в архівних матеріалах;

- засвідчує гербовою печаткою у випадках, передбачених нормативно-правовими актами, документи за результатами митного контролю та митного оформлення товарів і транспортних засобів, що переміщуються через митний кордон України.

3.1. Начальник відділу зобов'язаний:

- здійснювати керівництво відділом, організовувати його роботу;

- розподіляти обов'язки працівників підрозділу;

- забезпечувати встановлений Інструкцією з діловодства у митній службі порядок роботи з документами у відділі та в інших підрозділах митниці і контролювати стан діловодства, надавати необхідну методичну допомогу;

- виконувати вказівки і доручення керівництва митниці;

- забезпечувати контроль за виконанням у підрозділах митниці вимог Інструкції з діловодства в митній службі України та Інструкції про порядок обліку, зберігання, використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію;

- забезпечувати ефективний контроль за своєчасністю виконання підрозділами митниці доручень керівництва за вхідними документами;

- взаємодіяти з керівниками підрозділів митниці з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання доручень, підготовки і надання необхідних керівництву митниці матеріалів, порядку використання і поширення службової інформації, дотримання вимог щодо захисту державної таємниці під час проведення всіх видів робіт з використанням документів, які містять державну таємницю, відповідно до вимог Закону України "Про державну таємницю";

- забезпечувати реєстрацію наказів митниці, здійснювати контроль за дотриманням Порядку роботи з наказами в митних органах України;

- забезпечувати дотримання співробітниками відділу внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, виконання ними вимог посадових інструкцій.

3.2. Для виконання обов'язків начальнику загального відділу надається право:

- вступати в межах своєї компетенції у взаємовідносини з іншими організаціями з питань роботи з документами;

- контролювати і вимагати дотримання підрозділами митниці встановлених правил роботи з документами;

- доповідати начальнику митниці чи особі, яка його заміщує, про стан роботи з документами, представляти документи для розгляду;

- вносити на розгляд керівництва митниці подання про призначення, переміщення і звільнення працівників загального відділу, їх заохочення і застосування до них стягнень та заходів дисциплінарного впливу;

- вживати заходів щодо зменшення обсягів документообігу між регіональною митницею і підпорядкованими митницями;

- візувати документи в межах своєї компетенції;

- повертати виконавцю документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення вимог, установлених Інструкцією з діловодства в митній службі України;

- перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах митниці.

3.3. Начальник загального відділу несе відповідальність за здійснення покладених на відділ завдань і визначених цим Положенням функцій, дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку і службової дисципліни, використання прав, передбачених Положенням.

3.4. Несе персональну відповідальність за збереження і використання гербової печатки митниці.

1. Начальник відділу.

2. Заступник начальника відділу.

3. Сектор контролю за виконанням документів.

4. Сектор організації спеціальних видів діловодства (за документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян).

5. Сектор документального забезпечення та роботи з електронною поштою (вхідна/вихідна кореспонденція, запровадження електронного діловодства).

6. Сектор роботи з документами (архівний підрозділ, організація ксерокопіювання, розсилки, тощо).

Примітка:

1. Кількість працівників загальних відділів регіональних митниць, митниць у штатному розписі та кількість секторів в загальному відділі регіональної митниці, митниці (від одного до чотирьох) у разі необхідності, визначається начальником митниці, залежно від обсягів документообігу, кількості справ в архіві, кількості контрольних документів, ефективності використання електронної пошти, кількості звернень громадян та документів з грифом "Для службового користування".

2. Посада заступника начальника загального відділу вводиться при чисельності відділу не менше 5 одиниць.