Про затвердження Примірного положення про відділ (сектор) організаційного та документального забезпечення митниці, спеціалізованих митних органів, митної організації та науково-дослідної установи

На виконання наказу Державної митної служби України від 05.12.2011 N 1025 "Про затвердження Примірної структури регіональної митниці, митниці та Вимог до штатної структури регіональної митниці, митниці" з метою вдосконалення організації діловодства й організаційного забезпечення роботи митних органів

1. Затвердити Примірне положення про відділ (сектор) організаційного та документального забезпечення митниці, спеціалізованих митних органів, митної організації та науково-дослідної установи (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам митниць, спеціалізованих митних органів, митних організацій та науково-дослідних установ (далі - митні органи):

2.1. У місячний строк привести положення про відділ (сектор) організаційного та документального забезпечення у відповідність до Положення.

2.2. Створити відповідні умови для забезпечення виконання посадовими особами митного органу визначених у Положенні завдань і функцій.

3. Уважати такими, що втратили чинність, накази Державної митної служби України від 01.07.2009 N 620 "Про затвердження Примірного положення про відділ організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці", від 07.05.2010 N 450 "Про внесення змін до Примірного положення про відділ організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці" та пункт 8 Змін, що вносяться до деяких наказів Державної митної служби України, затверджених наказом Державної митної служби України від 09.11.2011 N 935.

4. Установити, що цей наказ набирає чинності з дня його видання.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Організаційно-розпорядчого департаменту, члена колегії Державної митної служби України Бондаря В.В.

1.1. Це Положення визначає правовий статус та регулює питання діяльності відділу (сектору) організаційного та документального забезпечення митниці, спеціалізованих митних органів, митної організації та науково-дослідної установи, а саме його компетенцію (права, завдання, функції).

1.2. Відділ (сектор) організаційного та документального забезпечення митниці, спеціалізованих митних органів, митної організації та науково-дослідної установи (далі - Відділ) є структурним підрозділом митниці, спеціалізованих митних органів, митної організації та науково-дослідної установи (далі - митний орган) та підпорядковується керівнику митного органу або його першому заступнику відповідно до розподілу обов'язків.

1.3. Структура та штатна чисельність Відділу визначаються начальником митного органу з урахуванням пропозицій начальника Відділу відповідно до обсягів, характеру та складності завдань і функцій, покладених на Відділ, та в межах затверджених граничної чисельності й фонду оплати праці митного органу.

1.4. У Відділі можуть бути створені сектори за напрямами роботи.

1.5. Керівництво роботою Відділу здійснює начальник Відділу, який призначається та звільняється наказом митного органу.

1.6. У разі тимчасової відсутності начальника Відділу його обов'язки виконує заступник начальника Відділу або інша посадова особа цього підрозділу відповідно до посадових обов'язків.

1.7. Посадові особи Відділу призначаються на посади та звільняються з них наказом митного органу за поданням начальника Відділу (за винятком первинного прийняття на службу в митні органи та звільнення із служби в митних органах у порядку, визначеному Державною митною службою України).

1.8. Службові обов'язки посадових осіб Відділу визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються керівником митного органу або його першим заступником відповідно до розподілу обов'язків.

1.9. Відділ має круглу печатку зі своїм найменуванням, круглу печатку з позначкою "Для пакетів" та інші печатки та штампи, необхідні для виконання функцій, регламентованих цим Положенням.

1.10. У Відділі зберігається гербова печатка митного органу, відповідальність за використання та зберігання якої покладається на начальника Відділу (під час його відсутності - на особу, яка його заміщує).

1.11. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією та законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, наказами Державної митної служби України та іншими актами, що регламентують роботу з документами, наказами митного органу, зі зверненнями громадян.

1.12. Координація роботи, методологічне та консультаційне забезпечення діяльності Відділу здійснюються:

з питань організації та ведення діловодства, архівної справи, роботи зі зверненнями громадян та контролю виконавської дисципліни - Управлінням справами Організаційно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України;

з питань організаційного забезпечення митного органу, моніторингу та контролю поточного планування та звітності - Управлінням з питань організаційного забезпечення Організаційно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України.

1.13. Забороняється покладання на Відділ завдань і функцій, не передбачених цим Положенням.

2.1. Організація та здійснення діловодства в митному органі, у тому числі діловодства за документами, що містять інформацію з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", діловодства за зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію.

2.2. Моніторинг і контроль дотримання в митному органі строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, планів діяльності Державної митної служби України, рішень колегії Державної митної служби України, наказів та розпоряджень керівництва Державної митної служби України і керівництва митного органу, протоколів нарад керівництва Державної митної служби України, митного органу, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.

2.3. Організаційне забезпечення діяльності керівника митного органу.

2.4. Планування діяльності митного органу, моніторинг та контроль виконання плану діяльності митного органу.

2.5. Організаційне та методологічне забезпечення поточного планування діяльності митного органу.

2.6. Організаційне забезпечення проведення особистого прийому громадян керівництвом митного органу.

2.7. Установлення в митному органі єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво й контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах митного органу.

2.8. Здійснення архівної справи в митному органі та організація взаємодії з територіальною державною архівною установою.

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує контрольну, організаційну, інформаційну, аналітичну функції.

3.2. Відповідно до цього Відділ:

3.2.1. Здійснює прийняття, реєстрацію, облік, сканування, розсилку документів (у тому числі з грифом "Для службового користування"), попередній розгляд та передання документів керівництву митного органу для визначення доручень та подальше їх направлення в підрозділи для виконання.

3.2.2. Контролює строки виконання документів, що надходять з Державної митної служби України, місцевих адміністрацій, інших органів державної влади та місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та митних органів, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, наказів та розпоряджень керівництва Державної митної служби України, рішень колегії Державної митної служби України, наказів, розпоряджень та доручень керівництва митного органу.

3.2.3. Здійснює реєстрацію, сканування, оформлення та розсилання вихідної кореспонденції митного органу електронною поштою, поштовим (простим, рекомендованим), спеціальним та фельд'єгерським зв'язком.

3.2.4. Узагальнює матеріали про хід виконання контрольних документів та аналізує стан виконавської дисципліни в митному органі. Уносить пропозиції щодо усунення порушень виконавської дисципліни й удосконалення системи контролю.

3.2.5. Забезпечує реєстрацію, тиражування, розсилання та формування в справи наказів митного органу з основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності, про відрядження, а також розпоряджень керівництва митного органу. Здійснює контроль за строками їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами.

3.2.6. Здійснює в установленому порядку реєстрацію та попередній розгляд письмових звернень громадян, контролює дотримання встановленого строку їх розгляду, аналізує стан роботи зі зверненнями громадян та особистого прийому громадян керівництвом митного органу, розробляє й уносить пропозиції щодо поліпшення цієї роботи.

3.2.7. Розробляє на основі пропозицій підрозділів плани діяльності митного органу. Забезпечує їх моніторинг та здійснює контроль за їх виконанням.

3.2.8. Організовує роботу структурних підрозділів митного органу з планування їх діяльності та підведення підсумків виконання планів діяльності митного органу, здійснює підготовку інформаційно-аналітичних довідок та іншої інформації з цих питань.

3.2.9. Організовує разом з іншими підрозділами за дорученням керівника митного органу підготовку до проведення нарад.

3.2.10. Забезпечує ведення протоколів нарад керівництва митного органу, їх реєстрацію, розсилання виконавцям, визначеним у протоколах, та контроль за виконанням їх рішень.

3.2.11. Здійснює моніторинг і контроль за виконанням структурними підрозділами митного органу рішень колегії Державної митної служби України, планів діяльності Державної митної служби України.

3.2.12. Розробляє проекти розпорядчих документів, технологічних схем, методичних рекомендацій, що регламентують порядок роботи з документами, у тому числі зі зверненнями громадян, здійснення контролю за виконавською дисципліною, ведення архівної справи та організаційного забезпечення.

3.2.13. Спільно з іншими структурними підрозділами митного органу бере в межах своєї компетенції участь у розробленні проектів розпорядчих документів митного органу та візує їх.

3.2.14. Візує накази з основної діяльності та з адміністративно-господарської діяльності.

3.2.15. Систематизує й формує у справи документи, що підлягають зберіганню, надає інформацію щодо вхідної та вихідної кореспонденції митного органу.

3.2.16. Забезпечує відповідно до встановленого порядку приймання до архіву, систематизацію, зберігання та використання документів, складає зведену номенклатуру справ.

3.2.17. Забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданнях експертної комісії митного органу, організує проведення її засідань з питань експертизи наукової та практичної цінності документів. Здійснює відбір документів, складає та подає на розгляд експертній комісії акти про знищення документів, терміни зберігання яких закінчилися, забезпечує подальше їх погодження з відповідним державним архівом.

3.2.18. Готує довідки за відомостями, які містяться в архівних матеріалах.

3.2.19. Забезпечує дотримання у структурних підрозділах митного органу єдиного порядку впорядкування, обліку, схоронності, якості оброблення й використання документів (у тому числі документів з грифом "Для службового користування"), відбір документів для передання в архів, а також відбір для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися.

3.2.20. Здійснює підготовку копій документів, що вилучаються з архіву митного органу за протоколами про виїмку.

3.2.21. Зберігає та використовує в установленому порядку гербову печатку з найменуванням митного органу, у тому числі для засвідчення документів, які оформлюються за результатами митного контролю та митного оформлення товарів і транспортних засобів, що переміщуються через митний кордон України.

3.2.22. Забезпечує зберігання, облік і видачу структурним підрозділам номерних бланків митного органу, аналізує дані про їх використання. Контролює стан роботи з використання бланків у структурних підрозділах митного органу.

3.2.23. Здійснює контроль за дотриманням посадовими особами митного органу вимог законодавчих, нормативно-правових актів, що регламентують організацію та ведення діловодства (у тому числі документів з грифом "Для службового користування" та звернень громадян). Організовує перевірки з цього питання.

3.2.24. Проводить організаційно-методичну роботу (навчання, семінари тощо) серед посадових осіб структурних підрозділів митного органу з питань діловодства, роботи зі зверненнями громадян, виконавської дисципліни, архівної справи та за іншими напрямами роботи, що належать до компетенції Відділу.

3.2.25. Здійснює контроль за оформленням структурними підрозділами митного органу документів відповідно до вимог нормативно-правових актів, проводить роботу, спрямовану на скорочення строків проходження й виконання документів, аналізує та узагальнює дані про хід і результати цієї роботи.

3.2.26. Організовує та проводить аналіз інформації про документообіг, потрібної для прийняття управлінських рішень.

3.2.27. Узагальнює результати роботи Відділу з метою надання відповідної інформації керівництву митного органу та Державній митній службі України.

3.2.28. Забезпечує впровадження сучасних інформаційних технологій у загальне діловодство, у тому числі діловодство за зверненнями громадян, архівну справу та під час контролю виконавської дисципліни.

3.2.29. Організовує збереження документаційного фонду митного органу та користування ним.

3.2.30. Організовує реєстрацію підписаних договорів, в яких відсутні фінансові зобов'язання, та зберігання їх підписаних та завізованих примірників.

3.3. Відділ має право:

3.3.1. Отримувати в установленому порядку від підрозділів митного органу інформацію, звітні дані, інші матеріали, потрібні для виконання покладених на Відділ завдань.

3.3.2. Вступати в межах своєї компетенції у зносини з іншими організаціями.

3.3.3. Перевіряти стан діловодства в підрозділах митного органу.

3.3.4. Брати участь у комплексних та тематичних перевірках митних органів з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.3.5. Організовувати заняття й семінари з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.3.6. Залучати за згодою керівників структурних підрозділів митного органу відповідних фахівців для вирішення покладених на Відділ завдань.

3.3.7. Повертати виконавцям на допрацювання неправильно оформлені документи без здійснення їх реєстрації.

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з неї у порядку, установленому законодавством України.

4.2. Начальник Відділу може мати заступника, посадові обов'язки якого визначає начальник Відділу та затверджує керівник митного органу.

4.3. Начальник Відділу:

4.3.1. Здійснює загальне керівництво роботою Відділу та забезпечує виконання завдань, покладених на Відділ.

4.3.2. Розподіляє обов'язки між посадовими особами Відділу.

4.3.3. Забезпечує контроль за виконанням структурними підрозділами митного органу вимог нормативно-правових актів та розпорядчих документів з питань ведення діловодства (у тому числі з грифом "Для службового користування"), архівної справи та роботи зі зверненнями громадян.

4.3.4. Забезпечує взаємодію з керівниками структурних підрозділів митного органу з питань роботи з документами, контролю й перевірки виконання доручень, підготовки й надання потрібних керівництву митного органу матеріалів, порядку використання й поширення службової інформації.

4.3.5. Забезпечує контроль за своєчасністю виконання структурними підрозділами митного органу доручень керівництва.

4.3.6. Організовує реєстрацію наказів митного органу з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, про відрядження, розпоряджень керівника митного органу та протоколів нарад керівного складу митного органу.

4.3.7. Погоджує проекти наказів митного органу з основної діяльності та з адміністративно-господарської діяльності.

4.3.8. Засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом митного органу.

4.3.9. Здійснює організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою зі зверненнями громадян у митному органі.

4.3.10. Контролює дотримання посадовими особами Відділу вимог антикорупційного законодавства України, Закону України "Про державну службу", Дисциплінарного статуту митної служби України та інших законодавчих актів України, розпорядчих документів Державної митної служби України та правил внутрішнього трудового розпорядку митного органу.

4.4. Для виконання обов'язків начальнику Відділу надається право:

4.4.1. Взаємодіяти в межах своєї компетенції з іншими організаціями.

4.4.2. Контролювати й вимагати дотримання структурними підрозділами митного органу встановленого порядку роботи з документами.

4.4.3. Уносити на розгляд керівництва митного органу подання про призначення, переміщення і звільнення посадових осіб Відділу, застосування до них стягнень і заохочень.

4.4.4. Уживати заходів щодо зменшення обсягів документообігу.

4.4.5. Візувати проекти наказів митного органу з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань.

4.4.6. Повертати виконавцю документи й вимагати їх допрацювання в разі порушення вимог, установлених Державною митною службою України.

4.4.7. Запитувати й одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів митного органу необхідну інформацію й довідкові матеріали для виконання завдань, покладених на Відділ.

4.4.8. Перевіряти стан діловодства у структурних підрозділах митного органу.

4.4.9. Брати участь у проведенні комплексних та тематичних перевірок роботи митних органів.

4.4.10. Уносити пропозиції щодо вдосконалення роботи Відділу.

4.4.11. Надавати розпорядження, що є обов'язковими для виконання посадовими особами Відділу.

4.4.12. Завіряти копії документів митного органу.

4.5. За не виконання завдань, покладених на Відділ, і своїх посадових обов'язків начальник Відділу несе відповідальність згідно із законодавством України.