Перелік документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання

1.1. Цей Перелік складено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (24 грудня 1993 р.) і з урахуванням положень сучасних нормативних документів і методичних посібників з експертизи цінності і комплектування державних архівів.

1.2. Перелік є основним нормативним документом, що визначає строки зберігання всіх категорій документів, які утворюються у процесі діяльності Національного банку України (далі - НБУ), установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних і комерційних банків, їх філій та відділень. Строки зберігання документів, зазначені у Переліку, є обов'язковими для усіх організацій системи НБУ, а також акціонерно-комерційних та комерційних банків.

1.3. Перелік слугує меті раціональної організації документів у діловодстві, забезпечення їх схоронності і відбору документів на постійне зберігання і знищення. Перелік може бути використаний як посібник для класифікації документів банківської системи, формування справ і складання номенклатур справ у діловодстві.

1.4. Склад документів і строки їх зберігання у Переліку визначені у результаті безпосереднього ознайомлення з процесом утворення документів в установах банківської системи, з урахуванням рекомендацій їх спеціалістів.

1.5. При користуванні Переліком для складання номенклатур справ необхідно мати на увазі, що Перелік не містить конкретних заголовків справ, а лише перераховує категорії і види документів. Тому для складання заголовків справ з Переліку слід брати відповідні найменування видів документів і формування питань, доповнюючи їх іншими обов'язковими елементами заголовка (зазначення автора, кореспондента, дати тощо).

Відповідно до Переліку в номенклатурі справ ставляться строки зберігання документів з посиланням на номери відповідних статей Переліку.

1.6. Документи, строк зберігання яких визначений Переліком "постійно", підлягають державному зберіганню і передаються у відповідні державні архіви у строки, передбачені "Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації" (К., 1995). (Додаток N 1).

Комерційні банки, які згідно з чинним законодавством не зобов'язані передавати документи постійного зберігання до державних архівів, зберігають ці документи у своїх архівних підрозділах "постійно", керуються у своїй роботі "Примірним положенням про архів (архівний підрозділ об'єднання громадян, підприємства, установи, організації, заснованих на колективній та приватній формах власності") (додаток N 2).

1.7. Документи постійного строку зберігання передаються на державне зберігання, як правило, у вигляді оригіналів або ж засвідчених копій, що замінюють оригінали.

1.8. Документи тимчасового зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання. У разі необхідності, згідно з рішенням експертних комісій (ЕК) банківських установ, строки зберігання окремих документів можуть бути збільшені.

1.9. Строки зберігання документів, що утворюватимуться після введення у дію цього Переліку, встановлюватимуться Центральною експертно-перевірною комісією (ЦЕПК) Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (Головархів) за поданням Національного банку України. Зміни строків зберігання усіх категорій документів, передбачених Переліком, встановлюються відповідно до рішень ЦЕПК Головархіву України.

2.1. Перелік побудовано за галузево-виробничою ознакою у поєднанні з функціональним принципом, У ньому в систематизованому порядку, у логічній послідовності, подаються види документів і питання діяльності Національного банку України, установ і організацій його системи, а також акціонерно-комерційних і комерційних банків.

2.2. Перелік складається з 19 розділів, які відповідають основним питанням і напрямам діяльності банківських установ. Більша частина розділів для зручності користування поділена на підрозділи з більш вузькими групами питань.

2.3. До розділу 1 включена документація, що відображає розпорядчі і організаційні функції управління, функції контролю, а також правове забезпечення управління, організацію документаційного забезпечення і відомчого зберігання документів.

Розділи 2-9 відображають спеціальну банківську документацію, яка стосується специфічних питань діяльності банківських установ.

Розділи 10-19 містять документи, що відображають допоміжні функції і напрями діяльності банківської системи.

Перелік передбачає усі статистичні форми відомчої і державної звітності, які ведуться у банківських установах на час складання Переліку. Конкретні форми статзвітності включені до розділів Переліку за відповідними напрямами діяльності. У розділі 8 "Бухгалтерський облік і звітність" подаються лише схематично і узагальнено загальні підходи до відомчої і державної статистики.

У разі відміни або введення нових статформ необхідно для визначення строків їх зберігання користуватися статтями Переліку NN 568, 569, 570.

2.4. Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за 5 групами організацій (3, 4, 5, 6 і 7 графи). У графу 3 включено документи Національного банку України, який виконує функцію управління галуззю. Графа 4 - це документи регіональних управлінь НБУ та його установ.

До графи 5 включено документи центральних апаратів акціонерно-комерційних і комерційних банків; до графи 6 - регіональних управлінь, дирекцій і філій акціонерно-комерційних банків; до графи 7 - районних відділень акціонерно-комерційних банків.

Документи установ, що включені до граф 3-4, підлягають обов'язковому прийманню на державне зберігання.

НБУ і його регіональні управління передають документи на державне зберігання у повному обсязі. Для інших установ і організацій НБУ форму прийняття, а також види документів, які підлягають передаванню до державних архівів, визначають відповідні державні архівні установи.

До граф 5-6 включені організації, документи яких підлягають передаванню на державне зберігання лише у разі їх згоди.

До графи 7 включені установи, які не передають документи на державне зберігання, а окремі види їх документації, у тому числі й статистична звітність, надходять на державне зберігання у складі фондів вищестоящих організацій, коли останні є джерелами комплектування державних архівів.

2.5. При визначенні строків зберігання документів необхідно враховувати всі примітки до статей Переліку, уточнення і роз'яснення: "після заміни новими", "після закінчення строку дії" тощо. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документи мають обмежене практичне значення, а тому строк їх зберігання у номенклатурах справ встановлюють самі установи, але не менше 10 років.

2.6. Відмітка ЕПК (експертно-перевірна комісія), проставлена у Переліку до строку зберігання деяких категорій документів, означає, що частина з них може мати не тільки практичне значення, але й наукову та історико-культурну цінність, а тому такі документи повинні передаватися на державне зберігання.

2.7. Відрахування строків зберігання справ і документів, у тому числі книг і журналів, якщо вони ведуться впродовж кількох років, проводиться з 1 січня року, який іде за роком закінчення їх у діловодстві. Так, відрахування строків зберігання документів, закінчених діловодством у 1996 р., починається із січня 1997 р.

Для документів з особового складу, для яких встановлено строки зберігання 75 р. - "В", 75 р. - "В" ЕПК, відрахування строків зберігання необхідно вести з урахуванням віку людини, який у Переліку позначений літерою "В", до часу закінчення справи. Наприклад, особова справа службовця була закінчена діловодством, коли йому було 35 років. 3 цього виходить, що зазначена особова справа має зберігатися 40 років (75-35).

3.1. Під експертизою цінності документів слід розуміти визначення їх практичного значення, наукової та історико-культурної цінності з метою відбору на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання.

3.2. Для організації і проведення експертизи цінності документів, відбору їх на зберігання або знищення створюється експертна комісія, типове положення про яку додається (додаток N 3).

3.3. Відбір документів на державне зберігання здійснюється після закінчення діловодного року і передбачає складання номенклатури справ, впровадження її у практику роботи (додаток N 4), групування документів у справи відповідно до номенклатури справ, їх оформлення, внесення до номенклатури справ необхідних змін і доповнень і, нарешті, складання річного розділу опису справ з паралельним затвердженням його на ЕПК державної архівної установи (для банківських установ, які передають свої документи на державне зберігання).

3.4. Відбір документів на зберігання і знищення має здійснюватися шляхом поаркушного перегляду справ, завершених діловодством. Не допускається відбір справ тільки на підставі їх заголовків, винесених на обкладинки, без попереднього перегляду вміщених у них документів.

3.5. За результатами щорічного відбору документів на постійне зберігання має розглядатися питання про доцільність зняття з окремих справ відмітки ЕПК. У разі необхідності також можуть уточнюватися заголовки відповідних справ і строки їх зберігання. В залежності від прийнятого ЕК установи рішення строк зберігання зазначених справ може залишатись тимчасовим без відмітки ЕПК або ж замінятися на постійний строк зберігання, якщо ЕК і ЕПК визначають, що документи мають наукове та історико-культурне значення.

3.6. Справи, відібрані у результаті експертизи цінності на постійне і тимчасове (понад 10 років) зберігання, оформлюються і описуються відповідно до діючих архівних правил. На справах постійного зберігання, які підлягають передаванню до державних архівів, мають бути відповідним чином оформлені обкладинки справ (додаток N 5).

3.7. На відібрані справи постійного зберігання складається річний розділ опису (додаток N 6). Річний розділ опису справ постійного зберігання підлягає затвердженню ЕПК державної архівної установи не пізніше ніж через два роки після закінчення цих справ у діловодстві.

Описи справ, які підлягають передаванню на державне зберігання, складаються у 4 примірниках.

3.8. Документи тимчасового (понад 10 років) зберігання включаються до окремих описів, які складаються у 2 примірниках, погоджуються з ЕК установи і затверджуються їх керівником.

Описи справ з особового складу для установ, які передають документи на державне зберігання, складаються у 3 примірниках і погоджуються з ЕПК державної архівної установи.

3.9. Після затвердження ЕПК державних архівних установ описів справ постійного зберігання установам надається право на знищення (утилізацію) документів, строки зберігання яких закінчились, за період часу, відповідний затвердженим описам справ постійного зберігання.

3.10. Знищення документів, які не підлягають зберіганню, оформлюється відповідними актами (додаток N 7), котрі підписують голова і члени ЕК і затверджує керівник установи.

Акти про виділення документів до знищення установ, передбачених графою 7 Переліку, затверджуються головою ЕК вищестоящої установи.

3.11. Документи, які внесені до затверджених актів про виділення документів до знищення, передаються за приймально-здавальними накладними організаціям, що займаються заготівлею вторинної сировини, з метою перероблення на паперових фабриках. Використання цих документів для господарських потреб забороняється.

3.12. Знищення документів без відповідного оформлення і погодження, а також порушення строків їх зберігання категорично забороняється. Службові особи, винні у недбалому зберіганні, псуванні і знищенні документів, відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

3.13. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності і застосуванням цього Переліку здійснюють Національний банк України, Головархів України і відповідні місцеві державні архівні установи.

3.14. Після видання цього Переліку втрачає чинність "Перелік документів з зазначенням строків зберігання Державного банку СРСР, установ і організацій його системи" (М., 1983) та п.6 листа Національного банку України від 30 жовтня 1995 р. N 315 "Про порядок передачі документів у разі реорганізації чи ліквідації комерційного банку".