Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" державні органи, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи і організації (далі - організації) створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, використання їх у службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

2. Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації або входить до складу служби документаційного забезпечення управління організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, Конституційним Договором між Верховною Радою України та Президентом України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (Головархіву) України.

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником організації і звітується перед ним про проведену роботу.

5. Коло обов'язків працівників архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджуються керівником організації.

6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

1) прийняття від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів на різних видах носіїв інформації;

2) контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

3) участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

4) подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі;

5) проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу організації та актів про виділення до знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

6) створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

7) організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

8) підготовка і передача документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи;

9) участь у заходах по підвищенню фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому видається право:

1) вимагати від структурних підрозділів організації передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

2) повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

3) давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

4) запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи;

5) інформувати керівництво організації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

6) брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в організації, у разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. На посаду керівника архівного підрозділу призначається особа з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три роки.

Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади керівником організації.

У малочисельних організаціях відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби документаційного забезпечення управління.

Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами організації визначається керівником організації.

9. Працівник архівного підрозділу, який не вжив передбачених цим Положенням заходів щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників організації та громадян, несе відповідальність в установленому законодавством порядку.

10. До складу документів архівного підрозділу входять:

1) закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації;

2) науково-технічна, кінофотофоновідеодокументація, машиноорієнтовані документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;

3) особові архівні документи працівників організації;

4) документи на різних видах носіїв інформації установ - попередників організації, які ліквідовані;

5) друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу;

6) довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи на кожному виді носіїв інформації повинні зберігатися у архівному підрозділі окремо від документів на інших видах носіїв інформації.

11. Документи на паперовій основі передаються із структурних підрозділів організації до архівного підрозділу через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за описами зразка, встановленого Головархівом України.

Науково-технічна та машиноорієнтована документація передається до архівного підрозділу зразу після затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України.

Кінофотофоновідеодокументація передається з виробничих підрозділів архівного підрозділу зразу після завершення її виробництва.

12. Встановлюються такі граничні терміни тимчасового зберігання документів у архівному підрозділі організації:

1) для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної прокуратури України, міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

2) для документів Верховної Ради і уряду Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій - 10 років;

3) для документів районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій - 5 років;

4) для записів актів громадянського стану, документів з особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ - 75 років;

5) для науково-технічної документації - 25 років;

6) для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотознімків, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення копіювання;

7) для машиноорієнтованих документів - 5 років.

Терміни тимчасового зберігання документів у архівному підрозділі організації можуть бути змінені з дозволу тієї державної архівної установи, до якої ці документи надходять на постійне зберігання.