Зразкове положення про архів (архівний підрозділ) обєднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" об'єднання громадян, підприємства, установи і організації, засновані на колективній та приватній формах власності (далі - організації), мають право створювати архіви (архівні підрозділи) для постійного чи тимчасового зберігання документів, що нагромадилися за час їх діяльності, передавати документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) до державних архівних установ за угодою з ними.

2. Юридичний статус архівного підрозділу визначається керівництвом організації.

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (далі - Головархів) України.

4. Архівний підрозділ працює відповідно до плану, який затверджується керівництвом організації і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Основними завданнями архівного підрозділу організації, що здійснює тимчасове зберігання документів з наступною їх передачею до однієї з державних архівних установ, є:

1) повідомлення однієї з державних архівних установ про номенклатуру справ організації з метою встановлення наявності документів НАФ;

2) прийняття від структурних підрозділів організації та зберігання документів на різних видах носіїв інформації;

3) контроль разом із службою документарного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

4) участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

5) подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі;

6) проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання описів на документи постійного, тимчасового (понад 10 років) строків зберігання, документів з особового складу організації, актів про виділення до знищення документів та подання їх на розгляд експертної комісії організації;

7) Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів організації;

8) організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій витягів юридичним особам і громадянам;

9) підготовка і передача документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи у разі згоди організації передавати свої документи на державне зберігання;

10) участь у заходах щодо підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

6. Для архівних підрозділів, що здійснюють постійне зберігання документів без передачі до однієї з державних архівних установ, до основних завдань, викладених у п. 6 цього Зразкового положення додаються такі завдання:

1) здійснення постійного зберігання, охорони, реставрації, консервації документів Національного архівного фонду, страхового фонду копій особливо цінних документів та унікальних документальних пам'яток, копій документів, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках, службових відомчих видань, що не надходять у встановленому порядку до Національного науково-виробничого об'єднання "Книжкова палата України" та бібліотек-депозитаріїв, а також друкованих видань та інших матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду архівного підрозділу, облікових документів архівного підрозділу та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет тощо);

2) подання на вимогу Головархіву відомостей про склад документів НАФ, що зберігаються в архівному підрозділі, умови їх зберігання та використання;

3) проведення роботи щодо виключення документів зі складу НАФ та подання актів про виділення цих документів на погодження Центральній експертно-перевірній комісії Головархіву;

4) організація роботи щодо віднесення документів НАФ до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання;

5) забезпечення у межах своїх повноважень охорони відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

6) підготовка до публікації в установленому порядку документів НАФ, довідково-інформаційної літератури і посібників з архівної справи та діловодства за погодженням з Головархівом;

7) надання у встановленому порядку на договірних засадах послуг юридичним особам і громадянам, пов'язаних з використанням архівних документів, виконання за рахунок замовника робіт щодо забезпечення схоронності та впорядкування документів, складання за погодженням з Головархівом нормативно-методичних посібників з питань архівної справи і діловодства;

8) організація вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впровадження наукових досягнень і прогресивних методів роботи в архівній справі та діловодстві.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

1) вимагати від структурних підрозділів організації передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

2) повертати структурним підрозділам документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

3) давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

4) запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи;

5) інформувати керівництво організації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

6) брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарад, що проводяться в організації, у разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. На посаду керівника архівного підрозділу рекомендується призначати особу з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менше як три роки.

Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади керівництвом організації.

У малочисельних організаціях відповідальність за роботу з архівними документами доцільно покладати на одного з працівників служби документарного забезпечення управління.

Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами організації має визначатися керівництвом організації.

9. Працівники архівного підрозділу, винні у недбалому зберіганні, псуванні, знищенні, приховуванні, розкраданні або незаконній передачі іншій особі документів НАФ або документів, що підлягають включенню до нього, ущемленні прав і законних інтересів інших працівників організації та громадян, несуть відповідальність в установленому законодавством порядку.

10. До складу документів архівного підрозділу входять:

1) закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, документи з особового складу, створені структурними підрозділами організації;

2) науково-технічна, кінофотофоновідеодокументація, машиноорієнтовні документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;

3) документи на різних видах носіїв інформації установ - попередників організації, що ліквідовані;

4) друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу;

5) довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

11. Документи на паперовій основі рекомендується передавати із структурних підрозділів організації до архівного підрозділу через 2 роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, встановленого Головархівом України.

Науково-технічну та машиноорієнтовану документацію доцільно передавати до архівного підрозділу зразу після затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України.

Кінофотофоновідеодокументацію слід передавати з виробничих підрозділів до архівного підрозділу відразу після завершення її виробництва.

12. Відповідно до чинних нормативних актів існують такі граничні терміни тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі для організацій, що згодні у подальшому передавати їх на державне зберігання:

1) для організацій центрального підпорядкування, діяльність яких поширюється на всю Україну - 15 років;

2) для організацій обласного підпорядкування - 10 років;

3) для організацій районного, міського підпорядкування - 5 років;

4) для документів з особового складу, нотаріальних документів - 75 років;

5) для науково-технічної документації - 25 років;

6) для кінодокументів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотознімків, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення копіювання;

7) для машиноорієнтованих документів - 5 років.

Терміни тимчасового зберігання документів в архівному підрозділі можуть бути змінені з дозволу тієї державної архівної установи, до якої ці документи надходять на постійне зберігання.