Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы ведомственного архива.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
Раздел 9.
Научно-справочный аппарат к документам ведомственного архива
В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в ведомственном архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фондов, создаваемые в делопроизводстве и архиве организации. Состав научно-справочного аппарата ведомственного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.
В состав НСА ведомственного архива входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания.
В многофондовых ведомственных архивах в целях организации НСА может разрабатываться его схема, которая согласовывается с соответствующим государственным архивом.
9.1. Описи дел
Опись дел является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно-регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера: фонда, описи, дела, а также листов дел, где это необходимо.
При создании этих видов НСА целесообразно пользоваться описями, которые не будут перерабатываться: законченные описи дел или годовые разделы дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
В случае необходимости создания справочников к делам временного (до 10 лет) хранения следует использовать делопроизводственные картотеки, связанные поисковыми данными с номенклатурами дел, заменяющими описи.
9.2. Картотеки. Каталоги
9.2.1. Картотека (каталог) является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения картотеки (каталога).
9.2.2. Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива.
Картотеки создаются на документы наиболее часто используемых фондов или их частей (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу, научно-техническая документация и т. д.).
9.2.3. Картотеки могут полностью создаваться в ведомственном архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в ведомственный архив вместе с документами.
В последнем случае в ведомственном архиве производится обработка поступивших в архив картотек*. Она включает: отбор карточек из картотек на документы, вошедшие в дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу; проставление на карточках архивных шифров (вынесение на карточку поисковых данных о деле или документе, на которые составлена данная карточка); систематизацию отобранных карточек в соответствии с принятой схемой систематизации.
___________________
* Передаваемые в ведомственный архив перфокартотеки и другие виды машинночитаемых справочников обработке не подлежат. Они передаются в архив со схемой перфорации, макетом перфокарт, информационно-поисковым тезаурусом и дескрипторным словарем.
9.2.4. В зависимости от задач по использованию документов и содержания документов ведомственного архива могут создаваться предметные, предметно-тематические и другие картотеки.
В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.
Разновидностями предметной картотеки являются именная, географическая картотеки, картотека по истории организаций и т. д.
Картотека по истории организаций создается, как правило, в центральном, центральном отраслевом, объединенном ведомственном архиве, имеющим большую сеть источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций отрасли (системы), передающих документы в данный архив, со ссылками на соответствующие распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.
В предметно-тематической картотеке карточки группируются внутри тем по предметному признаку.
В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками-разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).
9.2.5. Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество работника, ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.
9.2.6. В архивах, хранящих значительное количество фондов, для быстрого поиска информации составляется картотека названий фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат дел.
Карточки в картотеке располагаются в алфавитном порядке видов организаций.
Пример: базы, заводы, конторы и т. д.
9.2.7. При наличии в ведомственном архиве нескольких картотек они могут объединяться в каталоги (предметно-тематические, систематические и др.).
9.3. Указатели
Указатели в ведомственном архиве составляются, как правило, к описям фондов для облегчения поиска информации о документах, содержащихся в них (см. пп. 7.1.11 и 7.2.10).
9.4. Обзоры документов
9.4.1. Обзор документов - архивный справочник информационного характера о составе и содержании документов одного или нескольких фондов. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.
9.4.2. Обзор состоит из характеристики организаций-фондообразователей, характеристики документов и справочного аппарата.
Схема построения обзора может быть: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая и др.
9.4.3. Информация о документах в обзоре дается в виде групповых и индивидуальных аннотаций.
В групповых аннотациях информация представляется в обобщенной форме с указанием разновидности документов, их авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объема документов.
Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значительных документов.
Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел и листов.
9.4.4. В состав справочного аппарата обзора входят: титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели и для тематических обзоров список фондов, информация о которых включена в обзор.
9.5. Историческая справка
9.5.1. При первом поступлении документов фонда в ведомственный архив им составляется историческая справка о фондообразователе и фонде.
Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.
В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:
- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;
- крайние даты деятельности организации;
- задачи и функции организации и их изменения;
- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
- место организации в системе государственного аппарата, народном хозяйстве или общественно-культурной жизни;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения.
Во втором разделе:
- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
- время поступления фонда в ведомственный архив;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины;
- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;
- место передачи;
- степень сохранности документов.
В третьем разделе:
- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- научно-справочный аппарат к фонду;
- использование документов фонда (в каких целях).
Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации и т. д. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
9.5.2. В первом разделе исторической справки к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).
Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.
9.5.3. Справки подписываются исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
9.5.4. Историческая справка печатается в 4-х экземплярах: три вместе с описями передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.
9.5.5. Историческая справка к небольшим по объему фондам, имеющим хронологически-структурную систематизацию дел в описи, может заменять предисловие к первому годовому разделу сводной описи дел.
Раздел 10.
Использование документов ведомственного архива
10.1. Общие положения
10.1.1. Документы ведомственного архива используются организацией, в структуре которой функционирует архив, заинтересованными государственными и общественными организациями при разработке планов экономического и социального развития, при решении народнохозяйственных задач, вопросов развития науки и культуры, в идейно-воспитательной и агитационно-пропагандистской работе, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
10.1.2. Порядок использования документов ведомственного архива устанавливается организацией в соответствии с настоящими Правилами и другими нормативными документами Главархива СССР.
10.1.3. Основными формами использования документов ведомственного архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации, в структуре которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архива, исполнение запросов социально-правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.
10.1.4. Для использования предоставляются документы ведомственного архива, кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам государства или граждан.
10.1.5. Использование документов проводится только с разрешения руководителя организации.
10.1.6. Организации и граждане при использовании документов ведомственного архива обязаны делать ссылки на место хранения документов.
10.1.7. Организации, а также граждане, использующие документы ГАФ СССР, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.
10.1.8. Копирование документов по запросам организаций производится, как правило, за их счет.
10.1.9. Разрешение на пользование документами ведомственного архива, архивные справки, копии и выписки организациям и гражданам иностранных государств выдаются в установленном порядке.
10.2. Информирование организаций, исполнение запросов организаций и граждан
10.2.1. Информирование руководства и структурных подразделений организации, организаций своей отрасли и других заинтересованных государственных и общественных организаций осуществляется ведомственным архивом по заданию руководства и запросам организаций путем составления информационных документов: информационного письма, тематического перечня документов, тематического обзора, архивной справки, путем выдачи архивных копий и архивных выписок, а также выдачи дел во временное пользование.
Составление и оформление информационных документов
10.2.2. Информационное письмо (справка о составе и содержании документов) содержит сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу. Содержание излагается в виде кратких аннотаций на группы документов или отдельные документы. В письме могут быть даны рекомендации по использованию документов. Информационное письмо как внутренний документ организации подписывается заведующим архивом, а направляемое в другие организации - руководителем организации.
10.2.3. Тематический перечень документов содержит перечень заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно-предметному или номинальному признакам, по значимости документов и т. д. Перечень подписывается заведующим архивом. В другие организации он направляется с письмом за подписью руководителя организации.
Порядок выдачи, составление и оформление архивных справок
10.2.4. Архивная справка (Приложение 31) - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.
10.2.5. Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам СССР - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.
10.2.6. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в ведомственном архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержатся необходимые сведения.
10.2.7. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке для письма организации, в состав которой входит архив с обозначением названия документа: "Архивная справка" (Приложение 31).
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных названий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).
10.2.8. Архивная справка подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, и заведующим архивом. Справка заверяется гербовой печатью организации. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.
10.2.9. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.
10.2.10. При отсутствии в ведомственном архиве документов, а также печатных материалов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на бланке организации для писем. В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их гибели или утраты, может быть заверено гербовой печатью организации.
Порядок выдачи и оформление архивных копий и выписок из документов
10.2.11. Ведомственный архив на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.
10.2.12. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма организации с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".
Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.
В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".
После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.
10.2.13. Архивные копии (выписки) заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью организации.
На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.
10.2.14. Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются с письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения организации, выдавшей эти документы.
Выдача документов во временное пользование
10.2.15. Документы ведомственного архива выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации, организациям своей отрасли и других отраслей.
Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в пп. 5.3.3 - 5.3.8 настоящих Правил.
10.3. Культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архива
10.3.1. Формами культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работы ведомственного архива являются: организация выставок документов и подготовка тематических подборок и документальных публикаций, подготовка материалов для использования средствами массовой информации, организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций.
Эта работа, как правило, осуществляется в связи со знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни страны, отдельного региона, видных государственных и общественных деятелей, деятелей народного хозяйства, науки и культуры, а также в целях информации о документах архива.
Организация выставок документов
10.3.2. Выставки документов могут организовываться архивом как самостоятельно, так и совместно с другими организациями. Архив может также предоставлять документы на выставки, подготавливаемые другими организациями.
10.3.3. Документы на выставках, как правило, экспонируются в виде копий. На стационарной выставке, предназначенной для экспонирования в одном помещении, могут кратковременно экспонироваться в порядке исключения и подлинники отдельных документов, за сохранность которых несет ответственность организация - устроитель выставки.
10.3.4. В архивах могут подготавливаться тематические подборки копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диаграммы, диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов, выставок и для использования в качестве наглядных пособий.
Подготовка документов для использования средствами массовой информации
10.3.5. Использование документов средствами массовой информации осуществляется путем подготовки статей и других материалов для печати, радио- и телевизионных передач.
10.3.6. Ведомственный архив готовит статьи и другие материалы для печати, радио и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовывается тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки.
Тематика и тексты статей и других материалов, радио- и телепередач, подготовленных по документам архива, утверждаются руководством организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив.
10.3.7. В экземплярах текстов статей и других материалов, радио- и телепередач, остающихся в ведомственном архиве, указываются поисковые данные использованных документов; дата и место публикации (передачи).
Организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций, докладов
10.3.8. Встречи, экскурсии, лекции, доклады проводятся на основании предварительной договоренности ведомственного архива со структурными подразделениями организации, другими заинтересованными организациями.
Работа по их подготовке включает в себя: определение темы, состава аудитории, времени и места проведения мероприятия, состава документов, предназначенных для экспонирования и прослушивания, продолжительности мероприятия и порядка его проведения.
Подготовка документальных публикаций
10.3.9. Ведомственный архив самостоятельно или совместно с другими организациями проводит работу по подготовке документальных публикаций.
Наиболее распространенной формой этой работы в ведомственном архиве является подготовка журнальных и газетных документальных публикаций; в отдельных случаях - документы могут издаваться в виде сборников документов.
10.3.10. Подготовка документальных публикаций предусматривает: выбор темы, определение формы публикации, выявление и отбор документов, их археографическое оформление, составление при необходимости научно-справочного аппарата к публикации, а также работу с редакцией газеты, журнала или с издательством (при подготовке сборника документов)*.
___________________
* При подготовке документальных публикаций следует руководствоваться "Правилами издания исторических документов в СССР". М., 1969.
10.3.11. Культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа ведомственного архива должна проводиться в тесном контакте и под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива, с которым рекомендуется согласовывать планы этой работы.
10.4. Исполнение запросов социально-правового характера
10.4.1. Ведомственный архив исполняет запросы организаций и заявления граждан и выдает им архивные справки (архивные копии, архивные выписки)* социально-правового характера, необходимые для удовлетворения прав и законных интересов граждан.
___________________
* В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".
Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок определен в пп. 10.2.5 - 10.2.9.
10.4.2. Гражданам СССР по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, о службе в Вооруженных Силах СССР, об участии в партизанском движении, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, о революционной, государственной и общественной деятельности; наградах, нахождении на излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.
10.4.3. Гражданам СССР по их заявлениям выдаются архивные справки социально-правового характера как в отношении их самих, так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, для какой цели и для представления в какую организацию требуется архивная справка.
Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.
Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным организациям.
Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается заявителю.
10.4.4. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководителя организации подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других личных документов (кроме указанных в п. 10.4.5), не полученных в свое время владельцами.
На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.
10.4.5. Запрещается выдавать из ведомственного архива находящиеся среди документов паспорта, партийные билеты и кандидатские карточки КПСС, комсомольские билеты, профсоюзные билеты, воинские билеты, партизанские книжки, орденские книжки, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются только по запросам заинтересованных организаций.
10.4.6. Основными документами для наведения архивных справок о трудовом стаже являются: постановления, приказы, распоряжения по личному составу, протоколы общих собраний, заседаний, конференций, лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Для наведения архивных справок также могут быть использованы регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели и т. д.
При этом используются и документы организации, подписанные заявителем, с указанием занимаемой им должности, а также документы других организаций, адресованные ему как должностному лицу.
Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.
В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и в течение какого времени он работал.
Название должности в тексте справки при первом упоминании должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение сокращений. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.
Биографические данные включаются в архивную справку так, как они значатся в документах ведомственного архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки словами "так в документе". Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них.
10.4.7. Для наведения справок о размере заработной платы используются лицевые счета рабочих и служащих, а при их отсутствии - ведомости на выдачу зарплаты, машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные книжки.
В справку о сумме заработной платы не должны включаться данные о выплатах за сверхурочную работу, за работы по совместительству, выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате.
При составлении справки о заработной плате при наличии месяцев, в течение которых работник фактически не работал или работал неполное количество рабочих дней (независимо от причины: болезни, отпуска, увольнения и т. п.), в справку включаются данные за другие, непосредственно предшествующие месяцы.
В справке о заработке члена колхоза приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда колхозника. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года.
Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка.
Архивные справки о заработной плате рабочих и служащих и заработке членов колхозов для назначения государственной пенсии составляются по установленной органами социального обеспечения форме.
10.4.8. Основными документами для наведения архивных справок об образовании служат протоколы заседаний педагогических советов, государственных, экзаменационных комиссий или выписки из них, находящиеся в личных делах учащихся, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов, экзаменационные листы.
При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.
10.4.9. Основными документами для наведения справок об имущественных правах являются нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования, первые (основные) экземпляры нотариально удостоверенных договоров, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям и т. п.
10.4.10. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации.
10.4.11. Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки). Доверенные лица кроме того, при получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.
Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы - ценными письмами.
10.5. Работа читального зала
10.5.1. В целях создания условий для работы исследователей с документами в ведомственных архивах действуют читальные залы. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива запрещается.
Каждый ведомственный архив разрабатывает, в соответствии с настоящими Правилами, правила работы читального зала, которые утверждаются руководителем организации (структурного подразделения), в состав которого входит архив.
10.5.2. В целях оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат ведомственного архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, ведомственный архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.
Оформление исследователей для работы с документами
10.5.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами ведомственного архива осуществляется на основании писем этих организаций, в которых должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические границы и цели исследования. Письма должны быть оформлены на бланке и подписаны руководителем организации.
Студенты высших учебных заведений допускаются к работе над документами на основании письма вуза за подписью ректора или проректора с обоснованием необходимости работы с документами архива.
В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям.
Исследователи - граждане зарубежных стран допускаются к работе над документами ведомственных архивов в установленном порядке.
10.5.4. В читальный зал дела выдаются только при наличии резолюции о разрешении работы с документами руководителя организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Разрешение на право работы исследователей в ведомственном архиве дается руководителем организации на срок, определяемый объемом работы по теме исследования, но не превышающий одного года.
При продлении срока исследования, изменении его хронологических границ или перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.
10.5.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен заполнить анкету установленного образца (Приложение 32) и ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.
10.5.6. На каждого исследователя в читальном зале заводится личное дело, включающее следующие документы:
- письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя организации о разрешении работы в читальном зале;
- анкету исследователя;
- заказы (требования) на выдачу дел (Приложение 10);
- заказы на копирование документов.
Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив архива.
Выдача дел исследователям
10.5.7. В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.
Для получения документов и научно-справочных пособий исследователи заполняют заказы (требования) (Приложение 10). Документы и научно-справочные пособия выдаются исследователям под расписку. Исследователи отвечают за их сохранность. Категорически запрещается снимать копии с чертежей и рисунков без соответствующего разрешения.
Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.
10.5.8. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают документы и научно-справочные пособия заведующему (сотруднику) читального зала.
При получении от исследователя использованных дел заведующий (сотрудник) читального зала расписывается в заказе на выдачу дел.
Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт.
Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале ведомственного архива на срок, определяемый руководителем организации.
В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
Выдача выписок из документов и копий документов исследователям
10.5.9. Исследователи, работающие в читальном зале, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости сделанные выписки могут быть просмотрены заведующим читальным залом.
Копирование документов ведомственного архива по заказам исследователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации (при наличии в нем просьбы) или специального запроса.
Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий.
10.5.10. При отсутствии в ведомственном архиве необходимой копировальной техники копирование документов может проводиться силами заинтересованной организации в помещении ведомственного архива, в фотоателье или фотолабораториях других организаций в присутствии сотрудника ведомственного архива.
Негативы фотокопий и микрофильмов организациям и исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение ведомственного архива. В исключительных случаях по письму заинтересованных организаций и разрешению руководителя организации, в состав которой входит архив, негативы могут быть выданы во временное пользование организациям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.
10.5.11. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в заказе на копирование.
Исследователи и организации соответствующим письмом ставятся в известность, что копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.
10.6. Учет использования документов
10.6.1. Все формы использования документов ведомственного архива подлежат учету.
10.6.2. Учет подготовленных информационных документов и проведения различных культурно-просветительных и агитационно-пропагандистских мероприятий ведется в журнале, где указывается их тематика и дата проведения мероприятия или опубликования документа.
Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.
10.6.3. Учет исполнения социально-правовых запросов осуществляется в установленном порядке.
10.6.4. Учет количества исследователей и числа посещений ими читального зала архива ведется в журналах регистрации исследователей и посещений исследователями читального зала (Приложения 33, 34).
10.6.5. Учет количества использованных фондов и выданных для использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища (Приложение 35).
Раздел 11.
Работа ведомственного архива с документами личного происхождения
Ведомственный архив в целях выявления, отбора и передачи на государственное хранение документов личного происхождения, имеющих политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, оказывает содействие государственному архиву в его комплектовании такими документами; по согласованию с государственным архивом может принимать их на временное хранение с последующей передачей на государственное хранение.
Эта работа проводится ведомственным архивом под непосредственным организационно-методическим руководством государственного архива.
11.1. Порядок передачи в ведомственный архив документов личного происхождения
Ведомственный архив в соответствии с составленным списком лиц, чьи архивы целесообразно принимать на государственное хранение (Приложение 36), принимают на временное хранение документы личного происхождения по заявлению их владельца (Приложение 37) и оформляет прием актом приема-передачи документов на временное хранение (Приложение 38). К акту прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (Приложение 39).
Акт и опись составляются в 3 экземплярах. Один экземпляр акта и описи передается владельцу документов, один экземпляр - остается в ведомственном архиве и один экземпляр описи и акта передается в соответствующий государственный архив.
11.2. Систематизация и описание документов личного происхождения
11.2.1. Поступающие по согласованию с государственным архивом в ведомственный архив документы личного происхождения систематизируются по архивным фондам личного происхождения.
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (семьи). Лицо, в деятельности которого образовались документы фонда, называется фондообразователем. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.
В ведомственном архиве могут создаваться архивные коллекции документов личного происхождения ("Воспоминания участников Великой Октябрьской социалистической революции", "Письма с фронтов Великой Отечественной войны" и т. п.).
11.2.2. Хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя. Хронологическими границами документов архивной коллекции являются даты самого раннего и позднего документов.
Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с хронологическими границами фонда из-за отсутствия документов о начальном или завершающем этапе жизни фондообразователя или за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий и т. д.
11.2.3. В случае необходимости ведомственный архив запрашивает у владельца документов биографические сведения о фондообразователе, а также об истории фонда и составляет краткую историческую справку о фондообразователе, которая содержит:
- основные биографические сведения о фондообразователе (даты его жизни, сведения о времени и местах его работы, его печатных трудах, изобретениях и др.);
- сведения об истории фонда (полнота переданных в ведомственный архив документов, местонахождение не поступивших на хранение документов и др.).
11.2.4. Передаваемые в ведомственный архив документы каждого фонда личного происхождения подлежат первичной систематизации в соответствии со схемой систематизации, согласованной с государственным архивом.
Основными разделами схемы систематизации документов фонда личного происхождения являются:
- документы творческой деятельности фондообразователя (рукописи, рисунки, чертежи и др.);
- документы служебной и общественной деятельности фондообразователя;
- личная переписка фондообразователя;
- документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы юбилеев и др.);
- документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы и др.);
- изобразительные документы (фотографии фондообразователя и др.);
- документы, отложившиеся в фонде или собранные фондообразователем (рукописи и рисунки других лиц, тематические подборки выписок, вырезок из газет и т. п.).
Внутри этих разделов документы группируются во временно сформированные дела (единицы хранения) в соответствии с тематическим, хронологическим, поминальным, корреспондентским или иным признаком.
11.2.5. Временно сформированные дела (единицы хранения) заключаются в папки с клапанами. На обложке единицы хранения карандашом обозначается: наименование фонда личного происхождения, его номер по списку фондов ведомственного архива, порядковый номер единицы хранения по описи, краткое наименование группы документов и их количество.
Временно сформированные единицы хранения не подшиваются, нумерация листов не производится, крайние даты документов не выявляются, заголовки составляются краткие, обобщенные: "Документы к биографии", "Документы о работе в издательстве "Художественная литература" и т. д.
11.2.6. Систематизация документов фонда закрепляется путем составления сдаточной описи.
Описательная статья описи состоит из порядкового номера временной единицы хранения, краткого ее заголовка и обозначения количества документов в единице хранения.
В итоговой записи к описи указывается общее количество документов, учтенных по этой описи, количество временно сформированных единиц хранения, опись подписывается составителем и заверяется председателем ЦЭК (ЭК) организации.
11.2.7. После оформления приема документов личного происхождения на временное хранение ведомственный архив вносит необходимые изменения и дополнения в учетные документы архива: список фондов, книгу учета поступлений документов, составляет лист фонда.
При этом в листе фонда документы, внесенные в опись, учитываются как описанные, поскольку опись является учетным документом.
11.2.8. Ведомственный архив хранит документы личного происхождения, учтенные по сдаточной описи, и в соответствии с ней передает документы на государственное хранение.
11.2.9. По согласованию с государственным архивом и под его непосредственным руководством ведомственный архив может проводить подготовку документов к передаче на государственное хранение, которая включает:
- экспертизу ценности документов;
- уточнение фондовой принадлежности документов;
- уточнение систематизации документов в пределах фонда, классификационных групп и дел (единиц хранения);
- определение авторства и времени создания документов при отсутствии в них этих данных;
- формирование дел (единиц хранения);
- полное оформление дел (единиц хранения) (кроме подшивки);
- составление описи фонда личного происхождения с необходимым научно-справочным аппаратом к ней (предисловие, оглавление, указатели).
Описи составляются по форме описи дел постоянного хранения организаций (Приложение 22), исключая графу 2 "Индекс дела".
11.3. Передача документов личного происхождения на государственное хранение
11.3.1. Опись фонда личного происхождения рассматривается ЦЭК (ЭК) организации и после ее одобрения направляется на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения.
После утверждения описи ЭПК соответствующего архивного учреждения составляется акт описания документов (Приложение 40).
В соответствии с актом вносятся изменения в лист фонда: документы и временные единицы хранения учитываются как выбывшие, а как поступившие в графе "Учет описанных документов" указываются единицы хранения, вновь сформированные и внесенные в опись.
11.3.2. Передача документов личного происхождения на государственное хранение производится в сроки, согласованные с государственным архивом и оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение 41) в установленном порядке.
При этом вместе с документами фонда личного происхождения передается дело фонда, включающее переписку с владельцем, его заявление о приеме документов на хранение, опись, акт описания документов, а также три экземпляра описи фонда, если она составлялась.
11.3.3. Документы личного происхождения, хранящиеся в ведомственном архиве, используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. Исследователям документы личного происхождения выдаются только с разрешения лица, передавшего их в ведомственный архив.
Раздел 12.
Организация работы ведомственного архива
12.1. Общие положения
12.1.1. Организациями в зависимости от объема документов, находящихся на ведомственном хранении, и задач по обеспечению их сохранности и использованию могут создаваться ведомственные архивы, как структурные подразделения или как составные части структурных подразделений. Ведомственные архивы, являющиеся учреждениями с правами юридического лица, могут функционировать за счет бюджетных ассигнований, а также за счет специальных внебюджетных средств.
12.1.2. Работа ведомственного архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.
Положение о ведомственном архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР, утверждается руководителем организации, в непосредственном подчинении которой он находится.
12.1.3. Положение о ведомственном архиве, являющемся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.
12.1.4. Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (ведомства) СССР, союзной, автономной республики должно согласовываться соответственно с Главархивом СССР, главархивом союзной республики, архивным управлением автономной республики.
Положение об объединенном ведомственном и междуведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР.
12.1.5. На имеющиеся в ведомственном архиве должности согласно штатному расписанию (за исключением заведующего архивом) составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права. Должностная инструкция разрабатывается также для лица, ответственного за архив.