дел по личному составу
за _____________ год
---------------------------------------------------------------------
| Название раздела |
|-------------------------------------------------------------------|
| N |Индекс|Заголовок дела| Дата дела |Срок хранения|Кол-во|Приме-|
|п/п| дела |(тома, части) |(тома, части)| дела (тома, |листов|чание |
| | | | | части) |в деле| |
| | | | | |(томе,| |
| | | | | |части)| |
|---+------+--------------+-------------+-------------+------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
---------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено_______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ________________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка
(инспектор по кадрам) подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного
учреждения
от ______________ N ___________ от ______________ N __________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной
описи дел по личному составу
Приложение 27
к пп. 8.2.2, 8.2.4
__________________________________________________________________
(наименование организации)
__________________________________________________________________
(название ведомственного архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия
документов
Том N _____________
Начат ______________
Окончен ____________
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма титульного листа к книге
учета поступления и выбытия
документов
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата |Наимено- |Название,|Название|Крайние|Поступление описанных| Выбытие описанных | Неописанных |Приме-|
|п/п|поступ-| вание | номер |и номер | даты | документов | документов | дел, доку- |чание |
| |ления |органи- | и дата |фонда, |посту- |---------------------+--------------------|ментов, листов| |
| | или | зации | доку- |описи и |пивших | количество дел | количество дел | | |
| |выбытия|(струк- | мента, |посту- |или вы-|---------------------+--------------------+--------------| |
| | |турного |подтверж-|пивших |бывших |постоя-|времен-|по |постоя-|времен-|по |посту-|вы- | |
| | |подраз- |дающего |или вы- |доку- |нного | ного |лич- |нного | ного |лич-|пило |было | |
| | |деления, |поступ- |бывших |ментов,| хра- | хра- |ному | хра- | хра- |ному| | | |
| | | лица, |ление | доку- |вклю- |нения |нения |сос- |нения |нения |сос-| | | |
| | |архива), | или |ментов |ченных | | |таву | | |таву| | | |
| | | от |выбытие | |в опись| | | | | | | | | |
| | |которой | доку- | | | | | | | | | | | |
| | | посту- |ментов | | | | | | | | | | | |
| | | пили | | | | | | | | | | | | |
| | | (или | | | | | | | | | | | | |
| | |выбыли) | | | | | | | | | | | | |
| | |документы| | | | | | | | | | | | |
|---+-------+---------+---------+--------+-------+-------+-------+-----+-------+-------+----+------+-------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Итого в _______________ году поступило _______________________ дел
(цифрами и прописью)
(+ документов, листов), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло __________________ дел (+ документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности
лица, составившего
итоговую годовую
запись Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий ведомственным
архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма книги учета поступления и
выбытия документов
Приложение 28
к пп. 5.6.8, 8.2.2, 8.2.5
Наименование организации
Название ведомственного архива
СПИСОК ФОНДОВ
Том N _____________
Начат ______________
Окончен ____________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа списка
фондов
------------------------------------------------------------------
| N |Название |Дата первого | Отметка о выбытии | Примечание |
|фонда| фонда |поступления | фонда | |
| | |документов |-------------------| |
| | | фонда | Куда | Дата и N | |
| | | | выбыл| доку- | |
| | | | | мента, на | |
| | | | | основании | |
| | | | | которого | |
| | | | | выбыл | |
|-----+----------+-------------+------+------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
На 01.01. ____ года в список включены фонды с N ______ по N ______
Всего хранится в архиве __________________________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
_______________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности
работника ведомственного
архива, составившего годовую Подпись Расшифровка
итоговую запись подписи
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом (лицо, ответственное подписи
за архив)
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 29
к пп. 5.6.6, 5.6.9, 8.2.2, 8.2.7
ЛИСТ ФОНДА N __________
__________________________ __________________________ ______________________
(местонахождение фонда (дата первого поступления (дата посылки карточки
(наименование организации, документов фонда) фонда в архивное
где хранится фонд) учреждение)
--------------------------------------------------------------------------------
| Крайние даты | Название фонда |
|каждого названия | |
| фонда | |
|-------------------------+----------------------------------------------------|
| 1 | 2 |
--------------------------------------------------------------------------------
1. Учет неописанных документов
--------------------------------------------------------------------------------
| Дата |Название, N и | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) |
|записи|дата документа, |----------------+----------------+-------------------|
| | по которому |Кол-во |Крайние |Кол-во |Крайние | Всего дел, |
| | поступили или | дел, | даты | дел, | даты | документов, |
| |выбыли документы |доку- | дел и |доку- | дел и | листов |
| | |ментов,| доку- |ментов,| доку- | |
| | |листов |ментов |листов |ментов | |
|------+-----------------+-------+--------+-------+--------+-------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
--------------------------------------------------------------------------------
2. Учет описанных документов
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата |Номер|Крайние|Название |Посту-| Выбыло | Наличие (остаток) |Замикро-|
|записи|описи| даты | описи |пило |------------------------+------------------------------------------|фильми- |
| | дел | дел | или |дел |Дел| Осно- |В том числе |Всего| В том числе |ровано |
| | |описи |аннотация | | | вание | по описям, |дел в|------------------------------------| дел |
| | | |документов| | |выбытия|утвержденным|фонде|постоянного хранения | по л/с |постоя- |
| | | | | | |(назва-| ЭПК | |------------------------+-----------|нного |
| | | | | | | ние, |------------| |дел|крайние| из них по |дел|крайние|хранения|
| | | | | | |дата, N|дел|крайние | | | даты | описям, | | даты | |
| | | | | | | доку- | | даты | | | дел |утвержденным| | дел | |
| | | | | | |мента) | | дел | | | | ЭПК | | | |
| | | | | | | | | | | | |------------| | | |
| | | | | | | | | | | | |дел|крайние | | | |
| | | | | | | | | | | | | | даты | | | |
| | | | | | | | | | | | | | дел | | | |
|------+-----+-------+----------+------+---+-------+---+--------+-----+---+-------+---+--------+---+-------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11| 12 | 13| 14 | 15| 16 | 17 |
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 30
к пп. 8.2.3, 8.2.8
КАРТОЧКА ФОНДА N
__________________________________________________________________
(место хранения фонда - наименование организации, в архиве
которой хранится фонд)
__________________________________________________________________
(дата первого поступления документов фонда в архив)
------------------------------------------------------------------
|Крайние даты каждого названия | Название фонда |
| фонда | |
|-------------------------------+--------------------------------|
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма карточки архивного фонда
(лицевая сторона)
Учет изменений в составе и объеме фонда
---------------------------------------------------------------------------------
| |на 01.01.__г.|на 01.01.__г.|на 01.01.__г.|на 01.01.__г.|
|-----------------------+-------------+-------------+-------------+-------------|
|Всего дел в фонде | | | | |
|-----------------------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Всего | | | | |
| | |дел | | | | |
| |Посто- |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| |янного |Крайние | | | | |
| |хранения |даты дел| | | | |
| | |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Внесено | | | | |
| | |в описи,| | | | |
| | |утверж- | | | | |
| | |денные | | | | |
| | |ЭПК, в | | | | |
| | |том | | | | |
| | |числе | | | | |
| | |ОЦД | | | | |
| | |(знаме- | | | | |
| | |натель) | | | | |
| | |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Крайние | | | | |
|из | |даты дел| | | | |
|них|----------+--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Всего | | | | |
| | |дел | | | | |
| | |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Крайние | | | | |
| | |даты дел| | | | |
| |По личному|--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| |составу |Внесено | | | | |
| | |в описи,| | | | |
| | |согласо-| | | | |
| | |ванные | | | | |
| | |с ЭПК | | | | |
| | |(крайние| | | | |
| | |даты | | | | |
| | |дел) | | | | |
| | |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Наличие | | | | |
| | |неопи- | | | | |
| | |санных | | | | |
| | |доку- | | | | |
| | |ментов | | | | |
| | |(дел, | | | | |
| | |доку- | | | | |
| | |ментов, | | | | |
| | |листов) | | | | |
|-----------------------+-------------+-------------+-------------+-------------|
|Замикрофильмировано дел| | | | |
---------------------------------------------------------------------------------
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом (лицо, ответственное подписи
за архив)
Дата
Форма карточки архивного фонда
(оборотная сторона)
Приложение 31
к пп. 10.2.4, 10.2.7
Наименование организации 630082, Новосибирск,
ул. Жуковского,
105/2, кв. 5.
т. Петрову Б.И.
АРХИВНАЯ СПРАВКА
31.06.83 N 04-5/173
Москва
На N 310 от 25.06.83
В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 - 106.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Наименование должности
руководителя (структурного
подразделения, в состав
которого входит архив)
организации Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом (лицо,
ответственное за архив
организации) Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210 х 297 мм)
или А5 (148 х 210 мм)
Образец архивной справки
Приложение 32
к п. 10.5.5
Наименование организации
Название ведомственного архива
АНКЕТА ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
Фамилия __________________________________________________________
Имя __________________________ Отчество _________________________
Год рождения _________________ Национальность ____________________
Партийность ______________________________________________________
Место работы и должность _________________________________________
__________________________________________________________________
Образование, ученая степень, звание ______________________________
Тема, хронологические границы исследования _______________________
__________________________________________________________________
Адрес, телефон служебный _________________________________________
Адрес, телефон домашний __________________________________________
__________________________________________________________________
Серия и N паспорта, когда, кем выдан _____________________________
С правилами работы в читальном зале архива ознакомлен, даю
обязательство их выполнять _______________________________________
(подпись исследователя)
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма анкеты исследователя
Приложение 33
к п. 10.6.4
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
Начат _______________
Окончен _____________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа журнала
регистрации исследователей и их
личных дел
------------------------------------------------------------------
| N |Фамилия, имя, отчество| N личного | N личного |
|п/п| исследователя | дела | дела исследователя, |
| | | исследователя| ранее работавшего |
| | | | в читальном |
| | | | зале архива |
|---+----------------------+--------------+----------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
Итого в _________ году в читальном зале архива работало __________
(цифрами и
____________________ исследователей.
прописью)
Наименование должности
сотрудника ведомственного
архива, составившего запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма журнала регистрации
исследователей и их личных дел
Приложение 34
к п. 10.5.4
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ
ИССЛЕДОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
Начат ________________
Окончен _____________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа журнала
регистрации посещений
исследователями читального зала
------------------------------------------------------------------
| N | Дата посещения | Фамилия, инициалы |
|п/п| | исследователя* (разборчиво) |
|---+-------------------------+----------------------------------|
| 1 | 2 | 3 |
------------------------------------------------------------------
___________________
* Графа заполняется исследователем.
Итого в ____________________ году количество посещений читального
зала исследователями составило __________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
сотрудника ведомственного
архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма журнала регистрации
посещений исследователями
читального зала
Приложение 35
к пп. 5.5.5, 10.6.5
Наименование организации
Название ведомственного архива
КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
Начата _________________
Окончена _______________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа книги
выдачи дел из хранилища
-------------------------------------------------------------------
| N | Дата |Фонд|Опись|Дело| Кому |Расписка в| Дата |Расписка в |
|п/п|выдачи| N | N | N |выдано|получении |возврата|возвращении|
| | дел | | | | | дела | дела | дела |
|---+------+----+-----+----+------+----------+--------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
-------------------------------------------------------------------
Итого в ______ году выдано из хранилища N _____________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника, составившего
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма книги выдачи дел из
хранилища
Приложение 36
к п. 11.1
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного Наименование должности
архива руководителя организации
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
СПИСОК ЛИЦ,
архивы которых подлежат учету в
ведомственном архиве
---------------------------------------------------------------------
| N |Фамилия, |Основные | Ученая | Наличие | Адрес |Приме-|
|п/п| имя, | места | степень, |документов | места |чание |
| |отчество, |работы и | ученое |и сведений | хранения | |
| |годы жизни|занимаемые|(почетное)| об их | архива; | |
| | |должности | звание, | передаче | сведения | |
| | | |правитель-|на государ-|о владельце| |
| | | | ственные |ственное | архива | |
| | | | награды |(ведомст- | (адрес, | |
| | | | | венное) | телефон | |
| | | | |хранение | и т. д.) | |
|---+----------+----------+----------+-----------+-----------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
---------------------------------------------------------------------
Итого в список включено ______ лиц - владельцев архивов. ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Заведующий от ________ N _________
ведомственным
архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма списка лиц, архивы
которых подлежат учету в
ведомственном архиве
Приложение 37
к п. 11.1
В __________________________________________________________
(наименование организации и ведомственного архива)
от ________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество)
ей
проживающ --- _____________________________________________,
его (домашний адрес)
_________________________ телефон __________________________
паспорт серии _________________ N __________________________
выдан "_______" ________________________ __________________
(число) (месяц) (год)
отд. милиции _______________________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять на временное хранение документы _______________
_________________________________________ согласно сдаточной описи
(фамилия, имя, отчество владельца документов)
с последующей передачей их на постоянное государственное хранение
в ________________________________________________________________
(наименование госархива)
Подпись (разборчиво) ______________________
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма заявления владельца документов личного
происхождения о передаче их на хранение в ведомственный архив
Приложение 38
к п. 11.1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Название ведомственного архива Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
АКТ подписи
_____________ N ____________
____________________________ Дата
(место составления) Гербовая печать организации
приема-передачи документов
личного происхождения на
временное хранение в
ведомственный архив
Основание: заявление владельца документов личного
происхождения ________________________________________ от "______"
(Ф.И.О. владельца документов)
__________________ г. о приеме документов на временное хранение в
__________________________________________________________________
(наименование организации и название ведомственного архива)
с последующей передачей их на постоянное государственное хранение
в ________________________________________________________________
(название госархива)
В соответствии с заявлением _____________________________ передает
(Ф.И.О. владельца документов)
лично ему(ей) принадлежащие документы, а ________________________
(наименование организации
_________________________________ принимает на временное хранение
и название ведомственного архива)
на срок ___________________ документы ____________________________
(Ф.И.О. владельца документов)
согласно сдаточной описи N ______ в количестве________ документов.
По истечении указанного срока хранения ___________________________
(наименование организации и
_____________________________________ обязуется передать документы
название ведомственного архива)
______________________________ в полном составе на государственное
(Ф.И.О. фондообразователя)
хранение в _______________________________________________________
(название госархива)
С момента подписания настоящего акта документы являются
государственной собственностью и входят в состав Государственного
архивного фонда СССР.
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
владельца подписи заведующего подписи
документов ведомственным
архивом
Подпись председателя Расшифровка
ЦЭК (ЭК) организации подписи
Дата
В книге учета поступления и выбытия документов произведена
запись N __________, документы отнесены к фонду N _________
Наименование должности
работника архива, сделавшего
запись в книге учета
поступления и выбытия Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта приема-передачи документов личного
происхождения на временное хранение в ведомственный архив
Приложение 39
к п. 11.1
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов _______________________________
(Ф.И.О. владельца документов)
Фонд N _____________
------------------------------------------------------------------
|N п/п|Заголовки временных дел|Количество документов| Примечание |
| | | в деле | |
|-----+-----------------------+---------------------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
ИТОГО в сдаточной описи учтено _______________________ документов,
(цифрами и прописью)
составляющих __________________________ временных дел.
(цифрами и прописью)
Опись составил:
Наименование должности
работника архива,
составившего опись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК)
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма сдаточной описи документов личного
происхождения
Приложение 40
к п. 11.3.1
АКТ УТВЕРЖДАЮ
________________ N ____________ Наименование должности
_______________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
описания документов личного подписи
происхождения
Дата
Фонд N ___________________________________________________________
(название фонда)
по состоянию на ____________________________ в фонде N ________ по
(дата начала работы)
учетным данным числилось ____________________ описей, ____________
временных дел (единиц хранения), _____________________ документов.
В процессе описания сформировано ____________________ дел (единиц
хранения), выделено не подлежащих хранению _________________
документов (листов), ___________________ дел; возвращено владельцу
_____________________ документов (листов), ___________________ дел
(единиц хранения).
Вновь составлена опись N ________________ на ________________ дел.
По состоянию на ____ ______________________ в фонде N ____________
(дата завершения работ)
числится __________________ описей, __________________ дел (единиц
хранения) за ________________ годы.
Проведены следующие виды работ ___________________________________
(перечисляются виды проведенных
__________________________________________________________________
работ, кроме описания документов)
в объемах: _______________________________________________________
__________________________________________________________________
(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)
К описи составлен следующий научно-справочный аппарат ____________
__________________________________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили _______________________ Подписи Расшифровка
(наименования должностей) подписей
Работу принял заведующий
ведомственным архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол N __________ от _________________________________
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол N __________ от _________________________________
Изменения в учетные документы внесены
Заведующий ведомственным
архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве
_________ дел (документов) на л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата