Основні правила роботи відомчих архівів

5.1.24. Для защиты документов от пыли необходимо:

- обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;

- не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;

- проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;

- следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;

- периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

5.1.25. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т. д., необходима дезинсекция всего хранилища.

5.1.26. При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документи, протираются водным раствором формалина (3 - 5 %) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5 %).

5.1.27. Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т. п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одно раза в месяц).

5.1.28. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:

- ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;

- ширина проходов между стеллажами - 75 см;

- расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

- расстояние между полками по высоте - 40 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т. п.) определяются размерами этих документов.

5.1.29. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

5.1.30. Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ.4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.

Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы*.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

5.1.31. Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.

5.1.32. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.

При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.

5.1.33. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т. д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т. д.).

5.1.34. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

5.1.35. Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:

- порядок и место эвакуации и укрытия документов;

- перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;

- списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;

- меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.

С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

5.1.36. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.

5.2.1. Размещение в хранилищах дел ведомственного архива должно быть рациональным и проводиться с учетом:

- создания оптимальных условий хранения для документов ГАФ СССР;

- ежегодного движения дел (прием и передача дел);

- оперативного использования документов.

В необходимых случаях ведомственный архив составляет план (схему) размещения документов в хранилищах.

5.2.2. Все поступающие в ведомственный архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

5.2.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

5.2.4. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.

5.2.5. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках*.

Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (связки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

К коробкам приклеиваются ярлыки, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются: название организации и структурного подразделения, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.

Связки формируются толщиной не более 20 см.

5.2.6. Заключенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от условий хранения.

Газеты и другие документы нестандартных размеров, превышающие по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении.

Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.

5.2.7. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Помещения рекомендуется нумеровать буквенными индексами (хранилище А), а стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

5.2.8. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические указатели: постеллажные (Приложение 8), а при большом количестве фондов - пофондовые (Приложение 9).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости ведомственным архивом может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

5.2.9. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

5.3.1. Дела выдаются из хранилищ:

- для использования (работникам структурных подразделений; исследователям; организациям во временное пользование);

- для проведения архивных работ с документами;

- для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений);

5.3.2. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилищ:

- для работы в рабочей комнате (читальном зале) архива;

- во временное пользование вне архива: структурным подразделениям данной организации, организациям данного ведомства или организациям другого ведомства, а также судебным и следственным органам.

5.3.3. Выдача дел для работы с документами в рабочей комнате (читальном зале) архива производится для работников другой организации или исследователей на основании письма соответствующей организации.

5.3.4. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

10 дней - для работников структурных подразделений организации, в состав которой входит архив;

3 месяца - для работников других организаций.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

5.3.5. Передача дел для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения сохранности производится ведомственным архивом на основании заказов на проведение этих работ.

5.3.6. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

- заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и во временное пользование в структурные подразделения организации (Приложение 10);

- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение 11);

- заказами на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т. п.

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах:

- выдачи дел в рабочие помещения организации;

- выдачи дел в читальный зал;

- выдачи дел во временное пользование другим организациям.

5.3.7. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - в специально установленном месте в ведомственном архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

5.3.8. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (Приложение 11), который составляется в 2-х экземплярах (на общем бланке организации): один остается в архиве, другой - выдается получателю.

Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой - хранится в деле фонда в ведомственном архиве, выдававшем дела.

5.3.9. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.

Заказ оформляется в ведомственном архиве в 2-х экземплярах по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации (Приложение 11) и подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, и бухгалтером. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - в организации, куда переданы дела на реставрацию, переплет, копирование.

5.3.10. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело постоянного хранения должно иметь лист использования дела (Приложение 12).

5.3.11. При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель (Приложение 13), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается. Карты-заместители на возвращенные дела хранятся в ведомственном архиве до минования надобности.

5.3.12. Состояние дел, возвращаемых в ведомственный архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками ведомственного архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

5.3.13. При любом перемещении документов соблюдают меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность. В соответствии с этим подбирают и эксплуатируют транспортные средства внутри здания.

5.3.14. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте.

При транспортировке документы помещают в сумки, чемоданы или упаковывают в пачки. При этом используют плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.

5.4.1. Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или в картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование) и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.

5.4.2. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется значимостью и интенсивностью использования документов.

5.5.1. Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:

- установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

- выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации;

5.5.2. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива.

Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.

В ведомственных архивах с интенсивным использованием дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в ведомственном архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

- при реорганизации и ликвидации организации.

Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя организации.

Итоги каждой проверки оформляются актом (Приложение 14) по каждому фонду отдельно. После утверждения акта руководителем организации по всем его пунктам в учетные документы вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп. 2, и 8.6, которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим архивным учреждением.

5.5.3. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумераций дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел и готовым записям в описях и сведениям в листах фондов.

5.5.4. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (Приложение 15), затем в акте проверки.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается.

5.5.5. Дела, выданные в читальный зал и структурные подразделения организации, рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, по книге выдачи дел из хранилища (Приложение 35).

Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

5.5.6. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителями.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело данного фонда.

Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

5.5.7. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

- сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

- подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

- изымать и изолировать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

- изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела постоянного хранения помещаются вслед за учтенными делами постоянного хранения, аналогично помещаются неучтенные дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

- составлять на каждое необнаруженное дело карточку (Приложение 16); карточки учета необнаруженных дел включаются в картотеку необнаруженных дел;

- изымать и изолировать поврежденные биологические вредителями дела и немедленно докладывать об этом заведующему архивом, который в свою очередь информирует и руководителя организации.

5.5.8. При проверке наличия и состояния дел, документы которых не подшиты ввиду (e художественной ценности или по иным причинам и учитываются по внутренним описям, проводится сверка наличия документов и листов дела со сведениями внутренней описи. Итоги проверки фиксируются в листе проверки, где в графе "Примечание" указываются номера описей и дел, в которых отсутствуют листы, и номера этих листов.

5.5.9. По окончании проверки наличия и состояния дел по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

5.5.10. В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.

5.5.11. На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается работниками, приводившими проверку, и утверждается руководителем организации. Акты нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда (Пример: Акт N 1 проверки фонда N 10; Акт N 1 проверки фонда N 12) и включаются в дело соответствующего фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.

5.5.12. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

- изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

- организовать розыск необнаруженных дел в структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в ведомственный архив;

- проверить дела находящихся рядом фондов, т. к. необнаруженные дела могут быть неправильно подложены;

- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда.

Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.

5.5.13. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись "Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается сделавшим ее работником с указанием должности и даты записи.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке.

В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.

5.5.14. Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:

- акты о выделении документов и дел к уничтожению;

- акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 17);

- акты о неисправимых повреждениях дел (Приложение 18);

- акты передачи дел в другие ведомственные архивы и организации.

5.5.15. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела, заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации и утверждаются руководителем организации.

К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

5.5.16. По результатам проверки наличия и состояния дел необходимо принять меры, обеспечивающие физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов (см. пп. 5.4.1 и 5.4.2).

5.5.17. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

5.6.1. Ведомственный архив по согласованию и под непосредственным руководством государственного архива, источником комплектования которого он является, проводит выявление особо ценных документов ГАФ СССР. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

- выявление фондов, частей фондов;

- выявление дел по описям;

- непосредственный просмотр отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с государственным архивом. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, которые отражают основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

После утверждения перечня в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс "ОЦ".

5.6.2. На выявленные дела, содержащие особо ценные документы, составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации, в составе которой функционирует ведомственный архив.

После утверждения перечней все особо ценные дела подлежат учету.

5.6.3. Учет особо ценных дел в ведомственном архиве ведется по всем основным учетным документам архива, за исключением книги учета поступления и выбытия документов и дел в ведомственный архив (см. п. 8.2.2).

5.6.4. Главным учетным документом особо ценных дел является опись особо ценных дел, которая составляется по установленной форме (Приложение 19).

5.6.5. Опись особо ценных дел составляется на каждый фонд в 4-х экземплярах по мере выявления таких дел. Она может составляться на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных дел. Нумерация дел в описи может продолжаться до любого четырехзначного числа по договоренности с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись. Дела вносятся в опись в порядке номеров описей и дел. К описи составляется титульный лист (Приложение 19). При передаче документов ГАФ СССР на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив.

5.6.6. Учет описей особо ценных дел ведется в листах соответствующих фондов (Приложение 29). К номерам описей дел, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".

5.6.7. В годовом разделе сводной описи дел (Приложение 26), содержащем особо ценные дела, напротив заголовка каждого такого дела в графе "Примечание" проставляется отметка "ОЦ". Количество особо ценных дел оговаривается в конце итоговой записи к разделу по следующей форме: "В том числе ОЦД (особо ценные дела) N 7, 11, 15, 25. Всего 4 (четыре) дела". Аналогичная запись делается и в конце итоговой записи законченной описи.

5.6.8. В списке фондов (Приложение 28) к номерам фондов, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".

5.6.9. Учет особо ценных дел в листе фонда (Приложение 29) осуществляется по описям, содержащим такие дела. Для этого в графах 5, 6, 8, 11, 15 указывается (при наличии таких дел) через дробь (знаменателем) их количество с добавлением индекса "ОЦ", которое отражено и в итоговой записи к описи. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи, указанный числителем, не влияет, т. к. эти дела уже учтены в общем объеме дел.

5.6.10. Особо ценные дела хранятся обособленно от остальных дел в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.

5.7.1. На особо ценные документы ГАФ СССР организации создают страховые копии. Подготовку документов для их страхового копирования осуществляет ведомственный архив.

5.7.2. Совокупность страховых копий особо ценных документов, хранящихся в ведомственном архиве, представляет собой страховой фонд особо ценных документов.

Страховая копия документа на бумажной основе - это негативный микрофильм первого поколения, изготовленный непосредственным фотографированием документа на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке и в дальнейшем именуемый "микрофильм страхового фонда".

5.7.3. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, он неприкосновенен и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специально отведенном для него месте.

5.7.4. Одновременно с созданием страхового фонда рекомендуется изготавливать и передавать вместе со страховым фондом в государственный архив комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов особо ценных документов и организации работы по их использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.

Фонд пользования состоит из 2-х позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения и предназначенных для использования.

5.7.5. Очередность страхового копирования документов определяется сроками передачи документов на госхранение, а также информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов (дел), одновременно подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередному копированию подлежат фонды (дела), документы которых находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.

5.7.6. За единицу учета страхового фонда копий особо цепных дел принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов.

5.7.7. Учет страхового фонда ведется по:

- книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (Приложение 20);

- описям страхового фонда (Приложение 21).

5.7.8. Записи в книге учета поступления и выбытия страхового фонда производятся по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступления и выбытия единицам учета страхового фонда присваиваются порядковые номера.

5.7.9. Опись страхового фонда составляется в 4-х экземплярах. Три экземпляра передаются со страховыми копиями в государственный архив, один остается в ведомственном архиве.

Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования и заказа на изготовление копий.

В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке.

В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до любого четырехзначного номера, по согласованию с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись.

Перенумерация страховых копий запрещается.

Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включенных в раздел единиц учета страхового фонда и количество скопированных дел за год. В итоговой записи также указывается (при изменении объемов) нарастающий итог - общее количество изготовленных кадров и скопированных дел ведомственного архива.

5.7.10. Описи страховых копий рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации и после их одобрения направляются в 4-х экземплярах на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения. После их утверждения три экземпляра описей возвращаются в ведомственный архив, а первый экземпляр описей в качестве контрольного передается в соответствующий государственный архив.

5.7.11. Подготовка дел к передаче на страховое копирование включает:

- выемку дел;

- сверку исковых данных и заголовков дел с описью;

- проверку правильности подбора и нумерации листов дел и соответствия нумерации заверительной надписи в делах;

- оформление передачи дел.

5.7.12. При подготовке дел на страховое копирование проверяется также физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, требующими физико-химической реставрации и консервационно-профилактической обработки.

5.7.13. Сверка поисковых данных дела с описью предполагает проверку правильности оформления обложки. При наличии больших исправлений обложка дела должна быть переоформлена.

5.7.14. При проверке правильности подбора и нумерации листов дел обращается внимание на четкость проставления номеров и зачеркивания неправильных (старых) номеров.

5.7.15. При микрофильмировании, как правило, дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с ведомственным архивом при полной невозможности микрофильмировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается заново.

5.7.16. Передача дел на страховое копирование оформляется специальным заказом.

5.7.17. Заказ, оформляемый на каждую партию документов, передаваемых на страховое копирование, должен содержать сведения о номерах и названиях фондов, номерах описей и дел, количестве листов и страниц в каждом деле.

Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел (опись копируется непосредственно перед копированием дел, включенных в данную опись).

5.7.18. При приеме дел и изготовленных копий ведомственным архивом проверяется:

- идентичность количества и состава возвращаемых дел;

- наличие акта технического состояния страховых копий;

- полнота исполнения заказа и качество читаемости текста (по позитивам).

Одновременно в заверительной надписи каждого дела делается отметка о микрофильмировании дела.

6.1.1. Под классификацией документов в пределах ведомственного архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

Практическое осуществление классификации документов по фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования фондов. Ведомственный архив проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, в который передаются хранящиеся в нем документы*.

6.1.2. Комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения, организации или предприятия**, независимо от того, являются ли они юридическими лицами или нет, составляет их документальный фонд.

Часть документального фонда организации, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.

6.1.3. Видами архивного (документального) фонда являются: фонд организации и коллекция.

Архивным (документальным) фондом организации называется фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одной организации.

Коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

В ведомственном архиве могут создаваться объединенные архивные (документальные) фонды***, состоящие из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторические и (или) логически обусловленные связи.

6.1.4. Работа по фондированию документов в ведомственном архиве осуществляется при отборе документов для передачи на государственное хранение.

Примечание. Работа по фондированию документов осуществляется, и в делопроизводстве организации в процессе формирования и отбора дел для передачи в ведомственный архив, и в государственном архиве при исправлении ошибок фондирования в ведомственном архиве, а также при необходимости создания объединенных фондов (коллекций) и при переработке описей.

6.1.5. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации и проводится на основе изучения документов организации и определения их принадлежности к составу документации данной организации-фондообразователя.

6.1.6. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

- входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

- копии (отпуски) исходящих документов относятся к фонду той организации, которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

- документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию организации, которое указано в документе, по подписи автора;

6.1.7. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзной, ДОСААФ, Общества Красного Креста и Красного Полумесяца и др.) составляют один фонд.

6.1.8. Дела, производство которых велось последовательно в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а незаконченные делопроизводством - в состав фонда организации-преемника;

- личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации.

6.1.9. В случае обнаружения ошибочно включенных в фонд документов они должны быть выделены и присоединены к тому фонду (тем фондам), к которому (которым) они относятся.

6.1.10. Один и тот же фонд организации составляют документы:

- до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности, а выразилась в расширении или сужении ее задач и компетенции;

- до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т. п.;

- до и после полного или частичного изменения в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом, изменения административно-территориального деления, перемещения из одного района в другой и т. д.;

- временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями.

6.1.11. Разные фонды составляют материалы:

- союзного министерства (комитета, главного управления) и созданного на его базе в результате реорганизации (преобразования) республиканского министерства;

- республиканского министерства (комитета) и созданного на его базе союзного министерства;

- центрального органа государственной власти и государственного управления автономной республики и союзной республики, если последняя создана в результате преобразования автономной республики в союзную;

- центрального органа государственной власти и государственного управления союзной и автономной республики, если последняя создана в результате преобразования союзной республики в автономную.

6.1.12. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов ведомственного архива и дроблению не подлежит.

6.1.13. Каждому фонду (коллекции), поступившему в ведомственный архив, присваивается название и номер.

Название фонда соответствует официальному названию фондообразователя.

6.1.14. Хронологическими границами фонда являются:

- фонда организации - официальные даты образования и ликвидации организации;

- объединенного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав фонда;

- коллекции - даты самого раннего и позднего документа в составе коллекции.

6.1.15. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации-предшественника и т. д.

6.1.16. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые фонды.

6.1.17. Если при изменении границ республик или административно-территориальных единиц (краев, областей и т. п.) сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы (округа, районы, аймаки, территории сельсоветов и т. п.), то документы их органов власти и органов управления до и после изменения границ республик и административно-территориальных единиц составляют единые фонды.

6.1.18. Документы органов государственной власти и органов государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно-территориального деления составляют единые фонды.

6.1.19. Документы территориальных объединений, общественных организаций (профессиональных, научных, культурно-просветительных, спортивных и др.) и органов их управления до и после введения или изменения административно-территориального деления фондируются так же, как документы органов государственной власти и государственного управления.

6.1.20. Документы промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т. п. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые фонды.

6.1.21. Документы органов административно-хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, путей сообщения, почтовых, учебных и др.), образование и ликвидация которых не зависят от изменения административно-территориального деления, составляют единые фонды.

6.1.22. Документы организации, временно прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате войн и стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, являются единым фондом.

6.1.23. Документы организации, образованной с тем же названием, под которым существовала ликвидированная ранее организация, или с несколько измененным названием, составляют новый фонд, если организация получила функции, отличные от функций ликвидированной организации.

Пример: Документы Министерства радиотехнической промышленности СССР, существовавшего до 1957 г., и документы Министерства радиопромышленности СССР, созданного в 1965 г., составляют разные фонды.

6.1.24. При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой организации составляют отдельные фонды.

Пример: В связи с разделением в 1946 г. Народного Комиссариата нефтяной промышленности СССР на Наркомат нефтяной промышленности восточных районов СССР и Наркомат нефтяной промышленности южных и западных районов СССР документы двух созданных наркоматов составляют новые фонды.

6.1.25. Переименование организации или частичное изменение ее названия, передача ее из одного ведомства в другое, изменение подчиненности организации внутри ведомства, ее местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся изменениями первоначальных функций, не являются основанием для разделения ее документов на разные фонды.

6.1.26. Расширение или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе (центральное, краевое, областное и т. п.) не является основанием для разделения ее документов на разные фонды.

Пример: Единый фонд составляют документы Ленинградского областного исполнительного комитета до и после выделения из территории Ленинградской области новых областей (Новгородской и Псковской).

6.1.27. Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой не является основанием для разделения ее документов на два (или несколько) фонда.

Пример: Документы Министерства легкой промышленности СССР после выделения из него Министерства текстильной промышленности СССР (с 1946 г. по 1948 г. и с 1955 г. по 1956 г.) составляют один фонд.

6.1.28. Объединенные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций;

Пример: Всесоюзные строительно-монтажные тресты, машинно-тракторные станции;

- руководящего органа и подчиненных ему организаций;

Пример: Министерство и его всесоюзные промышленные объединения (главные управления) или Управление строительства Нурекской ГЭС и подчиненные ему организации;

- организаций, связанных между собой объектом деятельности;

Пример: Московская железная дорога (управление, дистанции и др. организации);