Основні правила роботи відомчих архівів

Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив является структурным подразделением) или его директором (если архив является учреждением).

12.1.6. Лицо, назначенное ответственным за ведомственный архив, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

12.2.1. Центральный отраслевой архив, центральный архив министерства (ведомства) СССР, союзной или автономной республики организует и принимает непосредственное участие в разработке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по делопроизводству и номенклатур дел и т. д.) как для внутреннего пользования в архиве, так и для их использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Нормативно-методические документы союзного отраслевого характера утверждаются министерством (ведомством) совместно с Главархивом СССР или только министерством (ведомством), но по согласованию с Главархивом СССР.

12.2.2. На основе отраслевых нормативно-методических документов ведомственные архивы организаций отрасли разрабатывают конкретные нормативно-методические документы по проведению делопроизводственных и архивных работ.

Подготовленные ведомственными архивами нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, представляются на рецензирование и согласование в соответствующие учреждения государственной архивной службы СССР.

12.3.1. В ведомственном архиве составляются: годовые планы работы и годовые (с поквартальной разбивкой) планы-графики приема дел от источников комплектования архива, передачи дел на государственное хранение, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения*.

Планы-графики приема дел от источников комплектования архива до утверждения их руководителем организации согласовываются с ними, а также с соответствующим государственным архивом (см. п. 4.3.3).

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения утверждаются совместно руководителем организации и соответствующего архивного учреждения.

В планах необходимо предусматривать санитарные дни для проведения санитарно-гигиенических работ (см. п. 5.1.27).

Годовые планы работы архивов представляются на согласование в госархив по взаимной договоренности госархива и организации.

12.3.2. В целях выполнения постановлений и распоряжений директивных органов по вопросам архивного дела, приказов и указаний вышестоящих организаций, указаний учреждений государственной архивной службы СССР ведомственным архивом разрабатываются планы мероприятий.

12.3.3. Годовое планирование работы ведомственного архива проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год, вытекающих из требований постановлений директивных органов, решений местных органов государственной власти, приказов и указаний ведомства по вопросам архивного дела и делопроизводства, указаний учреждений государственной архивной службы и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.

12.3.4. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ по прилагаемой форме (Приложение 42).

По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей (например, контроль за работой сотрудников), в таком случае их трудоемкость выражается только затратой времени.

Для определения бюджета времени, который необходимо затратить на выполнение видов работ в предусмотренном планом объеме, следует использовать "Типовые нормы на основные виды работ, проводимых в госархиве" (М.: Главархив СССР, 1977) и "Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию" (М.: НИИТруда, 1976).

Планы подписываются заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив) и утверждаются руководителем организации, которой он непосредственно подчинен, или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив.

В начале плана указывается количество работников в архиве и общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, на временную нетрудоспособность и т. д.).

12.3.5. В ведомственном архиве систематически должна проводиться работа по улучшению организации и условий труда.

12.3.6. В целях развития трудовой, общественно-политической активности, повышения трудовой и производственной дисциплины, ответственности за порученное дело работники ведомственного архива участвуют в социалистическом соревновании, проводимом в организации, в структуре которой функционирует архив, или организуемом учреждениями государственной архивной службы СССР.

12.4.1. Ведомственный контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве осуществляется в соответствии со структурой отрасли и звенностью управления: центральный отраслевой, центральный архив, архив союзно-республиканского министерства совместно со службой делопроизводства контролирует состояние архивов и организацию документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения и республиканских министерств; центральный архив республиканского министерства совместно со службой делопроизводства соответственно осуществляет контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения и республиканских (АССР), краевых, областных организаций; архивы республиканских (АССР) министерств, краевых, областных организаций осуществляют совместно со службами делопроизводства контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения, а также городского и районного звеньев.

Центральный отраслевой архив, центральный архив союзного министерства совместно со службой делопроизводства осуществляет контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций союзного подчинения.

12.4.2. С целью выполнения задач, указанных в п. 12.4.1, ведомственный архив совместно со службой делопроизводства проводит плановые проверки состояния архивов, организации документов в делопроизводстве не реже 1 раза в пять лет в организациях непосредственного подчинения, а состояние организации документов в делопроизводстве структурных подразделений самой организации - не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в ведомственный архив.

При необходимости могут осуществляться и внеплановые проверки.

12.4.3. Проверки проводятся комплексные и тематические. В подготовку к проверкам должно входить составление плана изучения проверяемых вопросов. Если проверка проводится несколькими сотрудниками, то в плане указывается распределение обязанностей между ними.

12.4.4. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которых отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и дальнейшему улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководитель соответствующего структурного подразделения. В необходимых случаях по итогам проверок руководителем организации или руководителем вышестоящей организации могут издаваться приказы.

12.4.5. Одной из форм ведомственного контроля является проведение общественных смотров состояния архивов и делопроизводства организаций отрасли (группы организаций отрасли на одном или нескольких уровнях). Порядок организации и проведения смотра определяется министерством (ведомством) и т. д. совместно с соответствующими учреждениями государственной архивной службы СССР.

12.4.6. В целях осуществления систематического и качественного анализа состояния ведомственного контроля архивом ведутся карточки учета работы с организациями (Приложение 43).

12.5.1. Подбор кадров, расстановка и использование работников ведомственного архива осуществляются в соответствии с задачами архива, типовой номенклатурой штатной численности, квалификационными характеристиками должностей в отрасли.

12.5.2. Повышение квалификации работников архива и службы делопроизводства организации проводится по согласованию с ее администрацией.

Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляется архивом совместно со службой делопроизводства и отделом кадров.

12.5.3. Основными формами обучения работников архивов и служб делопроизводства являются: институты повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.

12.5.4. Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.

12.6.1. Учет труда в ведомственном архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.

12.6.2. В дневнике каждого работника ведомственного архива ежедневно учитывается плановая (в соответствии с индивидуальными планами) и внеплановая работа. В дневнике записываются: даты, виды и объем работ, затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.

12.6.3. С целью выполнения запланированных мероприятий и предложений проверок ведомственный архив осуществляет систематический контроль за ходом их исполнения.

12.6.4. По итогам работы ведомственным архивом составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов-графиков (см. п. 12.3.1), а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план, последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

Один экземпляр отчета по взаимной договоренности государственного архива и организации может направляться в соответствующий государственный архив.

13.1.1. Документы ГАФ СССР, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственных архивах, установленных Положением о ГАФ СССР:

- для документов высших органов государственной власти и управления СССР, союзных и автономных республик, местных Советов народных депутатов, министерств, ведомств и других органов государственного управления, Верховного Суда СССР и верховных судов союзных и автономных республик, Государственного арбитража при Совете Министров СССР, государственных арбитражей при советах министров союзных и автономных республик, органов Прокуратуры СССР, отраслевых академий, союзных и республиканских органов общественных организаций, других учреждений, организаций и предприятий союзного и республиканского подчинения - 15 лет;

- для документов учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет, районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет;

- для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75 лет;

- для научно-технической документации - по миновании практической надобности, но не свыше 25 лет;

- для кинофильмов, киножурналов и сюжетов кинолетописи, а также звукозаписей и видеозаписей - по окончании копирования, но не свыше 3 лет;

- для фотоснимков - 3 года;

- для магнитных лент и дисков, перфокарт, перфолент и других машиночитаемых документов - 5 лет.

Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации в соответствующих государственных и общественных организациях.

Кинодокументы, фотодокументы, звуко- и видеозаписи, машиночитаемые документы, входящие в состав научно-технической документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения научно-технической документации.

Примечание. Срок хранения управленческой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.

13.1.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в ведомственных архивах могут быть продлены Главархивом СССР.

13.1.3. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы ГАФ СССР могут быть переданы на государственное хранение до истечения предельных сроков их ведомственного хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Досрочная передача документов ГАФ СССР в государственные архивы от ликвидированных организаций производится только в том случае, если ведомство ликвидировано полностью и имеется правительственный акт о передаче документов на постоянное государственное хранение.

13.2.1. Государственный архив, в который подлежат передаче из ведомственного архива документы ГАФ СССР, определяется соответствующим архивным органом.

13.2.2. Организации, в деятельности которых не создаются документы ГАФ СССР, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определяемыми типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов, а также номенклатурами дел.

13.2.3. Передача документов ГАФ СССР от организаций в государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями организаций и соответствующих архивных учреждений.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения (до 200 дел) и организациях, осуществляющих свою деятельность в пределах установленных сроков созыва, допускается передача документов один раз в три - пять лет.

Особо ценные документы передаются в государственные архивы по отдельным описям (Приложение 19) вместе с необходимым научно-справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами об их техническом состоянии.

13.2.4. Документы организаций передаются в государственные архивы по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (Приложение 41), составляемым в двух экземплярах.

13.2.5. Перед передачей документов ГАФ СССР от организаций на государственное хранение представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

13.2.6. При передаче документов организацией в государственный архив передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. Передача дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в организации.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Организация, передающая документы ГАФ СССР на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел.

13.2.7. При первой передаче документов организацией в государственный архив представляется историческая справка об организации. При последующих передачах документов этой организации в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на госхранение документов.

При смене руководителя организации наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в ведомственном архиве, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в акте приема-передачи организации.

В соответствии с учетными данными службы делопроизводства и ведомственного архива в акте указывается раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в ведомственном архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу ГАФ СССР, особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов.

14.1.1. При смене заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (Приложение 44).

Для приема-передачи дел заведующим архивом приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель службы делопроизводства.

Прием-передача дел лицом, ответственным за архив, вновь назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного лица, назначаемого руководителем организации.

14.1.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:

- документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;

- учетных документов и научно-справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, дел фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);

- печатей и штампов архива;

- противопожарного и охранного оборудования;

необходимо проверить также:

- условия хранения документов.

14.1.3. Акт приема-передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем организации.

14.1.4. В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи необходимо об этом немедленно информировать руководителя организации и принять меры к их розыску.

14.2.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов организации при реорганизации или ликвидации последней предусматривается приказом о реорганизации или ликвидации организации.

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При реорганизации организации с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и ее архив.

14.2.2. Если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, то ее документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, должны быть переданы в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими временными сроками хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.

Незавершенные дела, а также личные дела сотрудников передаются в организацию-правопреемник, которой переданы функции реорганизованной организации.

При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

14.2.3. При ликвидации организации без передачи ее функции другим организациям документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.

14.2.4. Перед передачей документов ликвидируемой или реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и ведомственном архиве. Передача документов в государственный архив осуществляется по описям и оформляется актом (Приложение 41).

14.2.5. Если состояние и качество обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям настоящих Правил, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями настоящих Правил и после этого передать документы по принадлежности.