на выдачу дел подписи
Дата
__________________________________________________________________
(Фамилия и инициалы исследователя)
__________________________________________________________________
(тема исследования)
------------------------------------------------------------------
|Фонд N|Опись N|Дело N|Заголовок| Расписка | Расписки |
| | | | дела |исследователя в| сотрудника |
| | | | |получении дела | читального |
| | | | | | зала в |
| | | | | | приеме дела |
|------+-------+------+---------+---------------+----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(лицевая сторона)
------------------------------------------------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Подпись исследователя
Форма заказа на выдачу дел
(оборотная сторона)
Приложение 11
к пп. 5.3.6, 5.3.8, 5.3.9
Наименование организации
АКТ
______________ N ______________
_______________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
_______________________________
(наименование организации,
ее почтовый индекс и адрес)
Основание ________________________________________________________
__________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела _____________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N _______________________________
(название фонда)
------------------------------------------------------------------
| N |Опись N |Дело N |Заголовок |Дата | Кол-во |Примечание|
|п/п | | | дела |дела |листов в деле | |
|----+--------+-------+----------+-----+--------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 7 |
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
Всего выдается _____________________________ дел, срок возвращения
(цифрами и прописью)
_______________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя организации-
выдающего дела получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства ______________________________
(наименование организации)
заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства _____________________________
(наименование организации)
заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности:
Сдал по поручению руководства организации-получателя заведующий
ведомственным архивом.
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела,
заведующий ведомственным архивом.
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о выдаче дел во
временное пользование
Приложение 12
к п. 5.3.10
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА
Фонд N _____________ Опись N _______________ Дело N ______________
Заголовок дела ___________________________________________________
------------------------------------------------------------------
| Дата | Кому |Характер | Номера | Подпись |
|использования| выдано: |исполь- |использованных | лица, |
| | Фамилия, |зования | листов |использо- |
| | инициалы, |(копиро- | | вавшего |
| |наименование| вание, | | дело |
| |организации |выписки, | | |
| | и т. д. |просмотр | | |
| | | и др.) | | |
|-------------+------------+----------+---------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа использования дела
Приложение 13
к п. 5.3.11
Наименование организации
Название архива
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись ____________________________________________________________
(N и название)
Фонд _____________________________________________________________
(N и название)
Выдано ___________________________________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до ______________________
(дата возврата)
Наименование Подпись Расшифровка подписи
должности
сотрудника,
выдавшего дело
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 14
к п. 5.5.2
Наименование организации
Название ведомственного архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Внести изменения в учетные
______________ N ______________ документы архива в соответствии
с актом за исключением пп. 2 и
_______________________________ 8.6
(место составления)
Наименование должности
проверки наличия и состояния руководителя организации
дел
Подпись Расшифровка
_______________________________ подписи
(постоянного, временного
хранения, по личному составу) Дата
Фонда N _______________________
(название фонда)
Основание проверки _______________________________________________
(плановая, перемещение документов, стихийное
бедствие и т. д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ____________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: __________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Проверка проводилась с ___________________ по ____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям ____________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии
_______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
_______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей
_______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых
записях описей ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых
записях описей _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим
фондам _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду
(включенных в описи) _________________________ дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в
описи) имеется в наличии _______________________ дел
(цифрами и прописью)
из них: 8.1. требующих дезинфекции
________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции __________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации __________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки
________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных
________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. требующих обработки ____________________ дел
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование
________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ___)
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка
подписей
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ N _____________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта проверки наличия и
состояния дел фонда
Приложение 15
к п. 5.5.4
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЛИСТ ПРОВЕРКИ N _________________
наличия и состояния дел фонда N ___________________
(название фонда или его части)
Наличие дел
----------------------------------------------------------------------
| N |Кол-во| N |Литерный N дела, |Пропущенный N дела,|N дела, |
|опи-|дел, |необна- | не отраженный | не отраженный в |выданный |
|си |числя-|руженных|в итоговой записи| итоговой записи | во |
| |щихся | дел |-----------------+-------------------|временное|
| | по | | не | не | не | не | пользо- |
| |описи | |учтен- | пере- |учтен- | пере- | вание |
| | | | ный | числе- | ный | числе- | |
| | | | | нный, | | нный, | |
| | | | | но | | но | |
| | | | | учтен- | | учтен- | |
| | | | | ный в | | ный в | |
| | | | | объеме | | объеме | |
|----+------+--------+-------+---------+-------+-----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
----------------------------------------------------------------------
Продолжение таблицы
Состояние дел
-------------------------------------------------------------------------------
|Кол-во | Вре- |Шифр | N дела, требующего: |N дела, |Приме-|
| дел, |менный |дела, |-----------------------------------|неиспра-|чание |
|оказав-| шифр |непра- |дезин-|дезин-|рестав-|пере-|вос- | вимо | |
|шихся в|необрабо-|вильно |фекции|секции| рации |плета|ста- |повреж- | |
|наличии|танного |подло- | | | |или |новле- |денного | |
| (опи- | дела |женного| | | |под- |ния | | |
|санных)| | в | | | |шив- |затуха-| | |
| | |данный | | | |ки |ющих | | |
| | | фонд | | | | |тек- | | |
| | | | | | | |стов | | |
|-------+---------+-------+------+------+-------+-----+-------+--------+------|
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
-------------------------------------------------------------------------------
Итого: ____________________________ дел
(цифрами и прописью)
Проверку произвели:
Наименование должностей работни
ков, производивших проверку Подписи Расшифровка
подписей
Дата
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма листа проверки наличия и
состояния дел фонда
Приложение 16
к п. 5.5.7
Наименование организации Фонд N _____________________
(название фонда)
Название ведомственного архива Опись N _______________,
КАРТОЧКА УЧЕТА
НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ ____________________________
(название описи)
------------------------------------------------------------------
| N |Заголовок дела|Отметки о ходе| Дата |Наименование должности|
|дела| |и результатах |записи| и подпись лица, |
| | | розыска | | внесшего запись |
|----+--------------+--------------+------+----------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма карточки необнаруженных дел
Приложение 17
к п. 5.5.14
Наименование организации
Название ведомственного архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
______________ N ______________ Наименование должности
_______________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
о необнаружении дел, пути подписи
розыска которых исчерпаны
Дата
Фонд N ______________________
(название фонда)
В результате ___________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета.
------------------------------------------------------------------
|Опись|Дело|Заголовок дела|Дата|Количество листов|Предполагаемые |
| N | N | |дела| в деле | причины |
| | | | | |отсутствия дела|
|-----+----+--------------+----+-----------------+---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Итого _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими делами: _______________________________________________
(номера дел и их групповые заголовки)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Заведующий архивом Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО* ОДОБРЕНО
___________________
* В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК) организации
учреждения от ______________ N ___________
от ______________ N ___________
Изменения в учетные документы архива внесены
Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)
Дата Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта об необнаружении дел, пути розыска
которых исчерпаны
Приложение 18
к п. 5.5.14
Наименование организации
Название ведомственного архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
______________ N ______________ руководителя организации
_______________________________
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
о неисправимых повреждениях дел
Фонд N _____________________
(название фонда)
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
------------------------------------------------------------------
| N |Опись N|Дело N|Количество |Заголовок|Дата|Сущность и причины|
|п/п| | |листов дела| дела |дела| повреждения |
|---+-------+------+-----------+---------+----+------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ___________________ дел.
(цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию ввиду: ______________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК) организации
учреждения от ______________ N _________
от ______________ N ___________
Изменения в учетные документы
архива внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения в
учетные документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о неисправимых
повреждениях дел
Приложение 19
к п. 5.6.4, 5.6.5, 8.2.2, 13.2.3
__________________________________________________________________
(название государственного архива)*
___________________
* Заполняется государственным архивом.
__________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _________
ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
__________________________
(крайние даты дел)
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа описи
особо ценных дел
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
------------------------------------------------------------------
| N |N описи|N дела|Заголовок|Дата|Кол-во|N ед. хр. |Примечание |
|п/п| | | дела |дела|листов|страхового| |
| | | | | |в деле| фонда | |
|---+-------+------+---------+----+------+----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено _________________________ особо ценных дел,
(цифрами и прописью)
с N ________________ по N _______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Из них имеют страховые копии ___________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом (лицо, подписи
ответственное за архив)
Дата
ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного
учреждения
от ______________ N ___________ от ______________ N ___________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма описи особо ценных дел
Приложение 20
к пп. 5.7.7, 8.2.2
Наименование организации
Название ведомственного архива
КНИГА
учета поступления и выбытия
страхового фонда и фонда
пользования
Том N _____________
Начат _____________
Окончен ___________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа книги
учета поступления и выбытия
страхового фонда и фонда
пользования
-----------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Название | Дата |Номера|Номера| Кол-во |Сведения о |Сведения о |Приме-|
|п/п|поступ-| и N, дата |копиро-|фондов|описей| дел, |страховом | фонде |чание |
| | ления |документа, |вания | | |включенных| фонде |пользования| |
| | или |по которому| | | |в единицу | (кол-во | (кол-во | |
| |выбытия| поступили | | | |хранения | ед. хр.) | ед. хр.) | |
| |ед. хр.| или выбыли| | | |страхового|-----------+-----------| |
| | | ед. хр. | | | | фонда |посту-|вы- |посту-|вы- | |
| | | | | | | | пило |было| пило |было| |
|---+-------+-----------+-------+------+------+----------+------+----+------+----+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
-----------------------------------------------------------------------------------------
Итого поступило в __________ год _________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
страхового фонда, ____________________ ед. хр. фонда пользования;
(цифрами и прописью)
выбыло __________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
и ______________________________________ ед. хр. фонда пользования
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую итоговую
запись Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий Подпись Расшифровка
ведомственным архивом подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма книги учета поступления и
выбытия страхового фонда и
фонда пользования
Приложение 21
к п.п. 5.7.7, 8.2.2
Гриф ограничения допуска
Наименование государственного архива*
___________________
* Заполняется в государственном архиве.
ОПИСЬ N __________
страхового фонда
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа описи
страхового фонда
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
---------------------------------------------------------------------
| N п/п | Дата | Кол-во |Кол-во | Сведения о делах, |Приме-|
| ед. хр. |копиро-| кадров | дел |входящих в единицу |чание |
|страхового|вания |в ед. хр. | вклю- |хранения страхового | |
| фонда |доку- |страхового|ченных | фонда | |
| |ментов | фонда |в ед. хр.|--------------------| |
| | | | |номера|номера|номера| |
| | | | |фондов|описей| дел | |
|----------+-------+----------+---------+------+------+------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
---------------------------------------------------------------------
Всего на 01.01. __________ года в опись включено _________________
(цифрами и прописью)
ед. хр., с N __________ по N __________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________ кадров м/ф страхового фонда
(цифрами и прописью)
скопировано ___________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника ведомственного
архива, составившего
итоговую запись Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом подписи
Дата
ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного
учреждения
от ______________ N ___________ от _____________ N ____________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма описи страхового фонда
Приложение 22
к п. 7.1.6, 8.2.2, 11.2.9
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ____________
дел постоянного хранения
за ____________ год
__________________________________________________________________
Название раздела (структурного подразделения организации)
------------------------------------------------------------------
| N |Индекс|Заголовок дела| Дата дела |Кол-во листов|Примечание|
|п/п| дела |(тома, части) |(тома, части)| в деле | |
| | | | |(томе, части)| |
|---+------+--------------+-------------+-------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ________________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом (лицо, подписи
ответственное за архив)
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения Наименование организации
от ___________ N ___________ от ___________ N ___________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной
описи дел постоянного хранения
Приложение 23
к пп. 7.1.14, 7.2.4
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N _____________ (ф. N ___________)
Всего в настоящей описи пронумеровано ____________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: _______________
пропущенные номера: _____________
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника ведомственного подписи
архива, ответственного за учет
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа-заверителя описи
дел
Приложение 24
к пп. 7.2.5, 7.4.7
__________________________________________________________________
(название государственного архива*),
___________________
* Заполняется в государственном архиве.
__________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N __________
ОПИСЬ N ________
__________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел ________________________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа законченной описи дел
постоянного хранения
Приложение 25
к пп. 7.3.3, 7.3.6, 8.2.2
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
Фонд N __________
ОПИСЬ N __________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за ________________ год
---------------------------------------------------------------------
| Название раздела (структурного подразделения организации) |
|-------------------------------------------------------------------|
| N |Индекс|Заголовок дела| Дата дела |Срок хранения|Кол-во|Приме-|
|п/п| дела |(тома, части) |(тома, части)| дела (тома, |листов|чание |
| | | | | части) |в деле| |
| | | | | |(томе,| |
| | | | | |части)| |
|---+------+--------------+-------------+-------------+------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
---------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено _____________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ________________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя подписи
Дата
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив) подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ N ___________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной
описи дел временного (свыше 10
лет) хранения
Приложение 26
к пп. 5.6.7, 7.4.3, 8.2.2
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ___________