Про внесення змін до організаційно-розпорядчих документів ДМС України

На виконання Указу Президента України від 06 квітня 2011 року № 405 та наказу МВС від 28.03.2013 № 304 "Про затвердження Порядку взаємодії Міністерства внутрішніх справ України з центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра внутрішніх справ України", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18.04.2013 за № 627/23159,

1. Унести зміни до Регламенту Державної міграційної служби України, затвердженого наказом ДМС від 05.03.2012 № 17 (зі змінами, внесеними наказом ДМС від 15.02.2013 № 32), а саме:

1.1. До пункту 1 розділу II Організація роботи ДМС України:

- підпункт 1.1 викласти в такій редакції:

"З метою послідовних і узгоджених дій між структурними підрозділами та спрямування на ефективне виконання завдань і реалізацію покладених функцій ДМС України здійснює планування своєї роботи за визначеними Міністром внутрішніх справ України пріоритетними напрямами роботи.

ДМС України готує пропозиції щодо пріоритетних напрямів роботи на наступний рік та подає їх на погодження Міністрові внутрішніх справ України щороку, до 20 грудня.

Структурними підрозділами в межах повноважень визначаються пріоритетні напрями роботи на наступний рік, які подаються до ДУСРР щороку, до 1 листопада.

Відділом моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР пропозиції щодо пріоритетних напрямів роботи на наступний рік узагальнюються та подаються Голові ДМС України на затвердження щороку, до 10 листопада.

Погоджені Головою ДМС України пріоритетні напрями роботи на наступний рік використовуються структурними підрозділами при складанні пропозицій до Річного плану роботи Державної міграційної служби на наступний рік";

- в абзаці 3 підпункту 1.11 слова та цифри "щороку (по закінченні строку дії річного плану) - до 12 січня" замінити словами та цифрами "щороку - до 27 грудня";

- в абзаці 3 підпункту 1.12 слова та цифри "до 20 січня" замінити словами та цифрами "до 10 січня".

1.2. Абзац 2 підпункту 2.4 викласти в такій редакції: "Заступники Голови ДМС України мають право давати доручення начальникам територіальних органів та керівникам структурних підрозділів апарату ДМС з питань, які належать до їх компетенції.".

2. Унести зміни до наказу ДМС від 19.02.2013 № 35 "Про затвердження Річного плану роботи Державної міграційної служби України на 2013 рік", а саме:

- у підпункті 2.5 слова та цифри "звіт за рік - до 12 січня 2014 року" замінити словами та цифрами "звіт за рік - до 27 грудня 2013 року";

- у підпункті 3.1 слова та цифри "за рік - до 20 січня 2014 року" замінити словами та цифрами "за рік - до 10 січня 2014 року".

3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1. Регламент є відомчим організаційно-розпорядчим актом, що встановлює порядок організації діяльності ДМС України, пов'язаної із здійсненням її повноважень.

2. У тексті Регламенту терміни використовуються у такому значенні:

- Міністр - Міністр внутрішніх справ України;

- Голова ДМС України - Голова Державної міграційної служби України або особа, що його заміщує згідно з положеннями чинного законодавства;

- керівництво ДМС України - Голова ДМС України та/або перший заступник Голови ДМС України та/або заступник Голови ДМС України;

- апарат ДМС України - організаційно поєднана сукупність структурних підрозділів, що забезпечують діяльність Голови ДМС України, а також виконання покладених на ДМС України завдань;

- структурний підрозділ - департамент, управління, відділ або сектор апарату ДМС України, що безпосередньо підпорядкований керівництву ДМС України згідно з розподілом функціональних обов'язків;

- підрозділ - відділ або сектор у складі структурного підрозділу апарату ДМС України;

- ДУСРР - Департамент управління справами та регіонального розвитку;

- ДБСРЗ - Департамент бухгалтерської служби та ресурсного забезпечення;

- ДІТ - Департамент інформаційних технологій;

- ДПРГ - Департамент паспортної роботи та громадянства;

- ДСБІ - Департамент у справах біженців та іноземців;

- ДЮЗ - Департамент юридичного забезпечення;

- УП - Управління персоналу;

- ВМС - Відділ міжнародного співробітництва;

- РСС - Режимно-секретний сектор;

- СВА - сектор внутрішнього аудиту;

- СБК - сектор боротьби з корупцією;

- СЗГ - сектор зв'язків з громадськістю та ЗМІ;

- територіальні органи - головні управління (управління) ДМС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі;

- територіальні підрозділи - управління, відділи (сектори) міграційної служби в районах, районах у містах, містах обласного, республіканського (Автономної Республіки Крим) значення;

- резолюція - зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа;

- річний план - річний план роботи з виконання покладених на ДМС України завдань;

- Типова інструкція - Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242;

- Інструкція - інструкція з діловодства ДМС України.

3. До Регламенту включені основні положення, що визначають організацію діяльності апарату ДМС України, її структурних підрозділів, підрозділів створюваних при ній дорадчих органів з метою реалізації завдань, покладених на ДМС України в цілому.

4. ДМС України є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра.

5. Завдання та повноваження ДМС України визначені Положенням про Державну міграційну службу України, затвердженим Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 405/2011.

6. ДМС України, її структурні підрозділи, підрозділи та посадові особи у своїй діяльності керуються Конституцією України, Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 405/2011 "Питання Державної міграційної служби України", іншими указами і розпорядженнями Президента України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністра внутрішніх справ України, іншими нормативно-правовими актами та цим Регламентом.

7. ДМС України в межах повноважень видає організаційно-розпорядчі документи (накази та доручення), організовує і контролює їх виконання та вносить на розгляд Міністра пропозиції щодо формування державної політики у сферах міграції (імміграції та еміграції), у тому числі громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів, протидії нелегальній (незаконній) міграції, та розроблені ДМС України проекти законів, актів Президента України та Кабінету Міністрів України.

У разі потреби разом з іншими органами виконавчої влади видає спільні акти у спосіб, передбачений чинним законодавством.

8. ДМС України під час виконання покладених на неї завдань взаємодіє з іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами влади Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, а також з відповідними органами інших держав та міжнародними організаціями.

9. ДМС України здійснює свої повноваження безпосередньо та через утворені в установленому порядку структурні підрозділи, територіальні органи та територіальні підрозділи, державні установи та організації, що підпорядковуються ДМС України.

10. Діяльність ДМС України є відкритою та прозорою за винятком питань, які містять державну таємницю або службову інформацію. Прозорість роботи ДМС України забезпечується шляхом розміщення інформації на її офіційному веб-сайті або іншим способом, передбаченим чинним законодавством.

11. Гласність роботи ДМС України забезпечується відповідно до вимог законів України "Про інформацію", "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації" та інших законодавчих актів з урахуванням вимог Законів України "Про державну таємницю", "Про захист персональних даних" тощо.

1.1. З метою послідовних і узгоджених дій між структурними підрозділами та спрямування на ефективне виконання завдань і реалізацію покладених функцій ДМС України здійснює планування своєї роботи за визначеними Міністром внутрішніх справ України пріоритетними напрямами роботи.

ДМС України готує пропозиції щодо пріоритетних напрямів роботи на наступний рік та подає їх на погодження Міністрові внутрішніх справ України щороку, до 20 грудня.

Структурними підрозділами в межах повноважень визначаються пріоритетні напрями роботи на наступний рік, які подаються до ДУСРР щороку, до 1 листопада.

Відділом моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР пропозиції щодо пріоритетних напрямів роботи на наступний рік узагальнюються та подаються Голові ДМС України на затвердження щороку, до 10 листопада.

Погоджені Головою ДМС України пріоритетні напрями роботи на наступний рік використовуються структурними підрозділами при складанні пропозицій до Річного плану роботи Державної міграційної служби на наступний рік.

Планування роботи здійснюється з метою створення умов для послідовних і узгоджених дій структурних підрозділів та спрямування їх на ефективне виконання завдань і реалізацію покладених функцій.

1.2. ДМС України розробляє та затверджує за погодженням з Міністром річний план роботи.

1.3. Заходи, передбачені в річному плані, повинні враховувати заходи, передбачені постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, іншими указами і розпорядженнями Президента України, наказами Міністра внутрішніх справ України, дорученнями та розпорядженнями ДМС України, а також включати в себе напрями робіт, визначені бюджетними програмами. Результативні показники річного плану повинні відповідати результативним показникам виконання доручень та розпоряджень ДМС України, у тому числі, з врахуванням показників відповідних бюджетних програм.

1.4. У річному плані визначаються:

перелік завдань (робіт) для виконання;

обґрунтування необхідності здійснення заходів;

відповідальні за виконання завдань (робіт);

строки виконання завдань (робіт) та підготовки звітності;

результативні показники виконання плану.

1.5. Структурні підрозділи подають до відділу моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР пропозиції до проекту річного плану на наступний рік, затверджені керівництвом ДМС України відповідно до розподілу функціональних обов'язків, щороку до 1 грудня.

1.6. Відповідно до поданих структурними підрозділами пропозицій проводиться зведення проектів річних планів роботи структурних підрозділів. Узагальнена інформація про зведені проекти річного плану на наступний рік подається Голові ДМС України щороку до 10 грудня.

1.7. На підставі узагальненої інформації про зведені показники відділом моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР розробляється проект річного плану, який подається на розгляд колегії ДМС України.

1.8. Для розроблення річного плану за рішенням Голови ДМС України може бути утворена робоча група з представників підрозділів її апарату, а також за згодою відповідних керівників - центральних і місцевих органів виконавчої влади, науковців, інших фахівців.

1.9. Схвалений колегією ДМС України річний план подається на погодження Міністрові. Після погодження, річний план затверджується наказом ДМС України.

1.10. Моніторинг виконання річного плану здійснюється відділом моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР шляхом узагальнення звітів, отриманих від структурних підрозділів:

копій річних (з даними за рік) та копій квартальних звітів (I - III квартали, з них II та III за наростаючим підсумком) про виконання планових завдань,

звітів на запити (за потреби) про виконання заходів, передбачених річним планом.

1.11. Копії звітів про підсумки роботи, затверджені керівництвом ДМС України відповідно до розподілу функціональних обов'язків, подаються:

щоквартально - до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом,

щороку - до 27 грудня.

1.12. Відділ моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР зводить за відповідний період показники:

квартальної звітності - до 25 числа місяця, наступного за звітним періодом,

річної звітності - до 10 січня.

1.13. Інформація про зведені показники подається Голові ДМС України на ознайомлення.

1.14. Відділ моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР узагальнює річні показники у Звіті про виконання річного плану роботи ДМС України та надає Голові ДМС України на затвердження.

1.15. Голова ДМС України звітує перед Міністром про виконання річного плану роботи ДМС України та покладених на неї завдань.

2.1. Повноваження Голови ДМС України визначаються відповідно до Законів України "Про центральні органи виконавчої влади", "Про Кабінет Міністрів України", Указу Президента України від 6 квітня 2011 року № 405/2011 "Питання Державної міграційної служби України" та інших законодавчих актів.

2.2. Розподіл обов'язків між заступниками Голови ДМС України затверджується наказом ДМС України, в якому визначаються:

перелік закріплених за заступниками обов'язків відповідно до покладених на ДМС України завдань та функцій,

перелік структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється заступниками.

2.3. У разі відсутності Голови його обов'язки виконує перший заступник Голови. У разі відсутності першого заступника Голови його обов'язки виконує заступник Голови. У разі відсутності заступника Голови його обов'язки виконує перший заступник Голови.

2.4. Заступники Голови ДМС України спрямовують та контролюють роботу структурних підрозділів згідно з розподілом обов'язків та приймають рішення з питань, що належать до їх компетенції.

Заступники Голови ДМС України мають право давати доручення начальникам територіальних органів та керівникам структурних підрозділів апарату ДМС з питань, що належать до їх компетенції.

2.5. Заступники Голови ДМС України, які спрямовують та контролюють питання фінансово-господарської діяльності ДМС України та питання зв'язків з громадськістю, мають право давати відповідні доручення всім структурним підрозділам ДМС України з питань такої діяльності незалежно від їх підпорядкування.

2.6. Положення про структурні підрозділи розробляються та підписуються керівниками відповідних структурних підрозділів, погоджуються з керівником РСС, УП, ДЮЗ, ДУСРР та керівництвом ДМС України відповідно до розподілу функціональних обов'язків, а також затверджуються наказами Голови ДМС України.

2.7. Положення про підрозділи, що входять до складу структурних підрозділів, розробляються керівниками цих підрозділів, підписуються керівником структурного підрозділу, до складу якого входить підрозділ, погоджуються керівниками РСС та ДЮЗ та затверджуються керівництвом ДМС України (відповідно до розподілу функціональних обов'язків).

2.8. Обов'язки та права керівників структурних підрозділів визначаються в положенні про структурний підрозділ. Обов'язки та права керівника підрозділу визначаються в положенні про підрозділ. Обов'язки та права працівників підрозділів визначаються посадовими інструкціями, що розробляються керівниками підрозділів, підписуються керівником структурного підрозділу, затверджуються керівництвом ДМС України (відповідно до розподілу функціональних обов'язків).

3.1. ДМС України для забезпечення здійснення своїх повноважень може утворювати постійні і тимчасові консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи.

3.2. Рішення про утворення зазначених органів приймає Голова ДМС України.

3.3. Для погодженого вирішення проблемних питань, що належать до компетенції ДМС України, та обговорення найважливіших напрямів її діяльності утворюється колегія як консультативно-дорадчий орган, порядок діяльності якого визначається постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року № 1569 "Про затвердження Загального положення про колегію центрального органу виконавчої влади і місцевої державної адміністрації".

3.4. Кількісний і персональний склад консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, положення про них затверджується наказом ДМС України.

4.1. Організація кадрової роботи у ДМС України здійснюється згідно з окремим планом, що складається на підставі річного плану, в якому визначаються заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників. Проект окремого плану подається Голові ДМС України на затвердження щороку протягом двох тижнів з дати реєстрації наказу ДМС про затвердження річного плану.

4.2. Прийняття на державну службу в ДМС України здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством.

4.3. Прийняття працівників на роботу до органів ДМС України на посади, що не віднесені до категорій посад державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

4.4. У ДМС України формується відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 року № 199 "Про затвердження Положення про формування кадрового резерву для державної служби" кадровий резерв, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. Працівники, зараховані до кадрового резерву, підвищують свій кваліфікаційний рівень.

4.5. До кадрового резерву на посади керівних працівників ДМС України зараховуються професійно підготовлені працівники, які успішно виконують службові обов'язки, ініціативні, володіють навичками роботи на комп'ютері, мають організаторські здібності, необхідні для виконання посадових обов'язків.

4.6. УП щорічно в установлені терміни здійснює підготовку проекту наказу ДМС України "Про список осіб, зарахованих до кадрового резерву" згідно з номенклатурою посад ДМС України та подає його на затвердження Голові ДМС України щороку до 20 грудня.

4.7. Зараховані до кадрового резерву державні службовці, які досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень, мають переважне право на просування по службі.

4.8. Порядок підготовки та підвищення кваліфікації персоналу регламентується Законом України "Про вищу освіту", Указом Президента України від 30 травня 1995 року № 398/95 "Про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців", постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1997 року № 167 "Про затвердження Положення про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і Положення про єдиний порядок підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації керівників державних підприємств, установ і організацій" та іншими нормативно-правовими актами.

4.9. Організацію та координацію процесу підготовки та підвищення кваліфікації персоналу здійснює УП.

4.10. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб, зарахованих до кадрового резерву, або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у підрозділах.

4.11. З метою підвищення ефективності роботи та відповідальності за доручену справу в ДМС України один раз на три роки проводиться атестація державних службовців, порядок проведення якої визначається постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року № 1922 "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців".

4.12. У період між атестаціями в ДМС України проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків відповідно до наказу Головдержслужби від 31 жовтня 2003 року № 122 "Про затвердження Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань".

4.13. Результати атестації та щорічної оцінки беруться до уваги керівництвом ДМС України та УП під час проведення ротації кадрів на окремих посадах.

4.14. ДМС України розглядає і вносить через Міністра в установленому порядку Президентові України та Прем'єр-міністрові України пропозиції щодо нагородження державними нагородами та здійснює заходи щодо заохочення працівників апарату ДМС України, її територіальних органів і підрозділів, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління.

5.1. Для працівників ДМС України встановлюється п'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями - суботою і неділею.

5.2. Тривалість робочого часу працівників становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).

5.3. У випадках, передбачених статтею 56 Кодексу законів про працю України, окремим працівникам на їх прохання може встановлюватися неповний робочий день чи тиждень з оплатою праці пропорційно відпрацьованому ними часу.

5.4. У апараті ДМС України встановлено такий розпорядок роботи:

- початок роботи з 9 години - протягом робочого тижня;

- перерва на обід з 13 години до 13 години 45 хвилин - протягом робочого тижня;

- кінець робочого дня у понеділок, вівторок, середу та четвер - о 18 годині, у п'ятницю - о 16 годині 45 хвилин.

5.5. Напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня зменшується на одну годину.

5.6. Перебування у робочий час працівників апарату ДМС за межами приміщень ДМС України з метою вирішення службових питань погоджується з керівниками відповідних підрозділів. Керівники структурних підрозділів повідомляють про свою відсутність у робочий час, у зв'язку із службовою необхідністю, керівництву ДМС України відповідно до розподілу обов'язків.

5.7. Залучення працівників до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні провадиться за письмовим наказом Голови ДМС України.

Вихід на роботу у вихідні, святкові та неробочі дні компенсується відповідно до трудового законодавства України.

5.8. В структурних підрозділах ДМС України складається табель обліку робочого часу, який двічі на місяць: до 10 та 20 числа подається до ДБСРЗ.

5.9. Керівники структурних підрозділів забезпечують контроль та достовірний облік робочого часу працівників підрозділів та визначають осіб, відповідальних за складання табелів обліку робочого часу.

5.10. Працівнику ДМС України надається щорічна та додаткові відпустки згідно із законодавством. Графік відпусток на наступний рік складається структурним підрозділом, погоджується із заступником Голови ДМС (згідно з розподілом функціональних обов'язків), передається до УП не пізніше 20 грудня поточного року, затверджується Головою ДМС України і доводиться до відома працівників.

6.1. Службове відрядження Голови ДМС України за кордон погоджується Міністром внутрішніх справ або особою, яка виконує його обов'язки та здійснюється за наявності рішення Прем'єр-міністра України або в його відсутності - рішення Першого віце-прем'єр-міністра України.

6.2. Службове відрядження заступників Голови ДМС України за кордон здійснюється за наявності рішення Першого віце-прем'єр-міністра України або віце-прем'єр-міністрів відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

6.3. Організація та оформлення службових відряджень у межах України та за кордон здійснюються відповідно до вимог Указу Президента України від 18 вересня 1996 року № 841/96 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", постанов Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", від 10 листопада 1995 року № 901 "Про затвердження Положення про порядок формування навчальних груп для підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів за рахунок міжнародної технічної допомоги", від 2 жовтня 2003 року № 1561-12 "Про затвердження Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", від 2 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, із змінами і доповненнями, інших нормативно-правових документів, а також відповідних наказів ДМС України.

6.4. Для оформлення за кордон службових відряджень керівництва ДМС України до Кабінету Міністрів України не пізніш як за два тижні до виїзду подаються:

лист із визначенням мети виїзду, строків та умов перебування за кордоном і обґрунтуванням джерел фінансування;

технічне завдання, погоджене з Міністерством закордонних справ;

копія офіційного запрошення;

кошторис витрат на відрядження.

6.5. Керівники структурних підрозділів, керівники підрозділів, спеціалісти ДМС України направляються у відрядження за рішенням, прийнятим Головою ДМС України.

6.6. Доповідна записка та/або заявка щодо необхідності здійснення службового відрядження працівників ДМС України, у тому числі з метою навчання, готується у випадку:

відрядження у межах України - структурним підрозділом, працівник якого відряджається, або структурним підрозділом, що визначений головним виконавцем доручення на виконання якого здійснюється відрядження;

відрядження за кордон - ВМС.

6.7. Доповідна (службова) записка щодо здійснення службових відряджень візується ДБСРЗ.

6.8. Службове відрядження за кордон державних службовців з метою навчання оформляється після отримання погодження Національного агентства України з питань державної служби.

6.9. Працівник, який відряджається у межах України, готує необхідні документи для виконання поставлених завдань, зокрема, план-завдання, припис на виконання завдання, інший документ, який містить заходи, які повинні бути реалізовані під час відрядження.

6.10. ВМС для прийняття рішення щодо відрядження за кордон надає Голові ДМС України:

запрошення міжнародних організацій, компетентних органів інших країн;

доповідну (службову) записку у якій, зокрема, визначаються строки перебування, умови виїзду, перебування, забезпечення транспортом, обґрунтування необхідності відрядження;

технічне завдання (програму перебування);

кошторис витрат і пропозиції щодо джерел фінансування;

пропозиції про склад делегацій за кордон.

6.11. УП готує проект наказу про відрядження та подає його на підпис Голові ДМС України.

6.12. Службові відрядження Голови ДМС України, його заступників та працівників ДМС України оформляються наказом із зазначенням пункту призначення, терміну та мети відрядження, а також умов фінансування.

6.13. У випадку здійснення службового відрядження працівника ДМС України за кордон на ВМС покладається відповідальність за:

надання допомоги особі, яка відряджається за кордон, в оформленні візових документів для виїзду за кордон та забезпечення відповідного супроводження;

підготовку технічного завдання, супроводжувальних листів до Міністерства закордонних справ України, Кабінету Міністрів України;

дотримання існуючого порядку використання і повернення службових паспортів до Міністерства закордонних справ України.

6.14. Проект наказу про відрядження передається Голові ДМС України, як правило, не пізніше як за п'ять діб до початку відрядження.

6.15. Підписаний наказ про відрядження є підставою для реєстрації особи, яка вибуває у відрядження у спеціальному журналі УП.

6.16. Оригінал наказу про відрядження в установленому порядку реєструється та зберігається в УП. Копії наказу передаються до відділу бухгалтерської служби ДБСРЗ, як правило, не пізніше ніж за 5 робочих днів.

6.17. Копія наказу, передана до відділу бухгалтерської служби ДБСРЗ, є підставою для виплати грошового авансу.

6.18. У разі відрядження за кордон працівника ДМС України, який має доступ до державної таємниці, УП передає РСС копію або витяг з наказу про відрядження.

6.19. Працівник ДМС України, який відряджається за кордон і має доступ до державної таємниці, обов'язково проходить інструктаж у РСС із реєстрацією у відповідному журналі.

6.20. Перед від'їздом до іноземної країни у приватних справах працівники, яким надано допуск до державної таємниці, зобов'язані письмово повідомити про це Голову ДМС, а також РСС. У такому разі інструктажі працівників ДМС з питань охорони державної таємниці проводить завідувач РСС із реєстрацією у відповідному журналі.

6.21. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника, що має враховуватися при підготовці доповідної записки про службове відрядження.

6.22. Фактичне направлення у відрядження працівників без видачі авансу на відрядження не допускається і тягне за собою відповідальність посадових осіб згідно з чинним законодавством.

6.23. Під час перебування працівника у службовому відрядженні у робочі дні за ним зберігаються умови та розміри заробітної плати, встановлені за займаною ним посадою.

6.24. Після завершення службового відрядження за кордон Голова ДМС України та його заступники у десятиденний термін подають до Кабінету Міністрів України (особам, з якими погоджено відрядження) письмовий звіт про результати відрядження з відповідними висновками, копії угод, протоколів, інших документів, що були підписані або парафовані під час відрядження, а також відомості про фактичні витрати.

6.25. Після повернення з відрядження, особа, що перебувала у відрядженні:

- у 3-денний термін готує та подає до ДБСРЗ звіт про використання наданих на відрядження коштів та здійснені витрати разом із оригіналами підтверджуючих документів про здійснення таких витрат;

- у 5-денний термін готує та подає Голові ДМС письмовий звіт про результати відрядження за наказом, на підставі якого здійснювався виїзд.

6.26. Письмовий звіт працівників ДМС України про результати службового відрядження за кордон разом з відповідними висновками, копіями угод, протоколів, інших документів, що були підписані або парафовані під час відрядження, візується ВМС. Копія затвердженого звіту, а також супроводжувальних листів і документів надаються ВМС.

6.27. З працівниками апарату ДМС України після їх повернення із закордонних службових відряджень завідувач або працівник РСС проводять співбесіди з метою з'ясування наявності чи відсутності обставин, що могли створити передумови для розголошення державної таємниці під час перебування за кордоном, та фактів необґрунтованої заінтересованості іноземців секретною інформацією, про що здійснюється запис у відповідному журналі.

1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до Інструкції, затвердженої наказом ДМС України та розробленої відповідно до Типової інструкції з діловодства.

2. Організація роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, здійснюється згідно з Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

3. Відповідальність за організацію діловодства у ДМС України покладається на Голову ДМС України.

4. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Типової інструкції та Інструкції покладається на відділ документального забезпечення ДУСРР.

5. До основних видів роботи з документами належать:

реєстрація вхідної кореспонденції;

робота з документами у підрозділах;

підготовка документів для доповіді керівництву ДМС України;

підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;

підготовка та оформлення документів до засідань та нарад колегії ДМС України;

оформлення копій та додатків до документів;

реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;

організація та здійснення контролю за виконанням документів;

складання номенклатури та формування справ;

підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;

ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів ДМС України.

6. Системи електронного документообігу та обробки інформації ДМС України повинні відповідати вимогам Примірної інструкції з діловодства.

7. Використання електронної пошти працівниками та підрозділами ДМС регулюється Положенням про використання електронної пошти, що затверджується окремим наказом ДМС України.

8. З метою забезпечення своєчасного та на належному рівні виконання документів у ДМС України відділом моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР здійснюється контроль за їх виконанням у порядку, затвердженому окремим наказом.

1. Нормотворча діяльність ДМС України провадиться на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Президента України і постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, інших актів законодавства, а також з ініціативи ДМС України.

2. Підготовка та внесення на розгляд Кабінету Міністрів України проектів актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України здійснюється у порядку, встановленому Положенням про порядок підготовки та внесення проектів актів Президента України, затвердженим Указом Президента України від 15 листопада 2006 року № 970/2006, Регламентом Кабінету Міністрів України затвердженого постановою № 950 від 18 липня 2007 року, Правилами підготовки проектів актів Кабінету Міністрів України, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2005 року № 870, іншими актами законодавства.

3. Розроблення проекту нормативно-правового акта у ДМС України покладається на структурний підрозділ відповідно до його компетенції, при юридичному супроводженні ДЮЗ.

4. Для розроблення проекту нормативно-правового акта може утворюватися відповідно до наказу ДМС України робоча група.

5. У процесі розроблення проекту нормативно-правового акта:

проводиться аналіз стану справ у відповідній сфері правового регулювання та причин, що обумовлюють необхідність підготовки проекту;

визначається предмет правового регулювання, механізм вирішення питання, що потребує врегулювання;

перевіряється його відповідність актам законодавства вищої юридичної сили, чинним міжнародним договорам України та забезпечується опрацювання проекту з урахуванням acquis communautaire, якщо проект за предметом правового регулювання належить до сфери, правовідносини в якій регулюються законодавством ЄС;

перевіряється наявність або відсутність у проекті акта правил і процедур, що можуть містити ризики вчинення корупційних правопорушень;

забезпечується погодження проекту з іншими заінтересованими органами виконавчої влади та у разі потреби вносяться необхідні поправки.

6. Нормативно-правові акти з питань діяльності ДМС України видаються Міністром. Нормативно правові акти які стосуються прав, свобод та законних інтересів громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають в установленому порядку реєстрації в Мін'юсті. ДМС України видає накази організаційно-розпорядчого характеру, які підписуються Головою ДМС України.

1.1. Апаратні наради проводяться щотижня, як правило, щопонеділка.

1.2. Голова ДМС України або в разі його відсутності особа, яка виконує його обов'язки, проводить апаратні наради для розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень ДМС України.

1.3. Порядок денний апаратної наради формується ДУСРР на підставі пропозицій заступників Голови ДМС України та керівників структурних підрозділів.

1.4. Проект порядку денного апаратної наради погоджується з Головою ДМС України і доводиться до відома його заступників за два дні до її проведення.

1.5. Рішення, прийняті на апаратних нарадах, оформлюються протоколами не пізніше ніж у дводенний строк.

Протоколи, після візування заступниками Голови ДМС України, затверджуються головуючим і доводяться до відома учасників апаратної наради.

1.6. Організацію проведення апаратних нарад здійснює відділ забезпечення діяльності Голови ДМС України.

2.1. З метою розгляду та оперативного вирішення окремих питань, що належать до повноважень ДМС України, Голова ДМС України або його заступники проводять оперативні наради.

2.2. Порядок денний та матеріали до нього подаються учасникам оперативної наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - у день її проведення.

2.3. Рішення, прийняті на оперативній нараді, оформлюються у дводенний строк протоколом. Протокол наради підписує головуючий.

2.4. Організація проведення оперативної наради та ведення протоколу покладається на структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться.

2.5. Контроль за виконанням заходів, передбачених протоколами нарад при заступниках Голови ДМС України, покладається на особу, яка складала протокол.

1. Під час здійснення своїх повноважень ДМС України взаємодіє з Верховною Радою України та її органами, Президентом України та його Адміністрацією, Кабінетом Міністрів України та його Секретаріатом, центральними і місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

2. ДМС України, взаємодіючи з Верховною Радою України, розглядає депутатські звернення і запити, звернення та рекомендації комітетів Верховної Ради України у строки, встановлені Законом України "Про статус народного депутата", та готує матеріали до проведення години запитань до Уряду та до парламентських слухань, слухань у комітетах Верховної Ради України.

3. ДМС України взаємодіє із Секретаріатом Кабінету Міністрів України з питань, що виникають у відносинах з Кабінетом Міністрів України, проводить консультації стосовно процедури підготовки проектів актів законодавства та інших документів, які подаються на розгляд Кабінету Міністрів України, організації контролю за виконанням рішень Кабінету Міністрів України, а також з інших питань.

4. ДМС України забезпечує постійну та ефективну співпрацю з іншими органами виконавчої влади.

5. ДМС України розглядає звернення, пропозиції, інші матеріали та документи, що надходять від центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, забезпечує своєчасне узгодження проектів нормативно-правових актів, що подаються на розгляд Кабінету Міністрів України.

1. З метою забезпечення участі громадськості у процесі підготовки проектів рішень та моніторингу громадської думки під час їх виконання при ДМС України діє громадська рада відповідно до Типового положення про громадську раду при міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у мм. Києві та Севастополі державній адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 року № 996.

2. Організація роботи громадської ради проводиться в межах бюджетних призначень та наявних матеріально-технічних засобів ДМС України.

3. Рішення громадської ради мають рекомендаційний характер і є обов'язкові для розгляду ДМС України.

4. З метою організації ефективної взаємодії між ДМС України, засобами масової інформації та об'єднаннями громадян, ДМС України забезпечує:

проведення в установленому порядку консультацій з громадськістю;

організацію вивчення громадської думки стосовно проблем, пріоритетів та перспектив розвитку у відповідній сфері;

проведення моніторингу громадської думки під час підготовки та виконання рішень ДМС України;

інформування громадськості про діяльність ДМС України шляхом проведення прес-конференцій, брифінгів, Інтернет-конференцій, прямих телефонних ліній, розміщення в засобах масової інформації статей, інтерв'ю, коментарів, підготовки теле- і радіопередач, виготовлення та розповсюдження інформаційно-презентаційної продукції про діяльність ДМС України;

проведення моніторингу повідомлень у засобах масової інформації стосовно своєї діяльності та реагування на критичні зауваження;

організацію та проведення роз'яснень цілей, змісту і порядку реалізації державної політики у відповідній сфері.

5. Координація та організація цієї роботи в апараті ДМС України покладається на сектор зв'язків з громадськістю та ЗМІ або інший підрозділ (працівників), визначений наказом ДМС України.

6. Пропозиції (звернення) об'єднань громадян опрацьовуються сектором організації роботи зі зверненнями громадян та організації доступу до публічної інформації ДУСРР або іншим підрозділом, визначеним керівництвом ДМС України.

1. Розгляд звернень громадян, організація їх особистого прийому здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 7 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (із змінами), Порядку особистого прийому громадян керівними і посадовими особами Державної міграційної служби України, інших актів законодавства.

2. Організація роботи у ДМС України зі зверненнями громадян (які надійшли письмово, у телефонному режимі або електронною поштою), у тому числі діловодство за цими зверненнями (окремо від інших видів діловодства), покладається на сектор організації роботи зі зверненнями громадян та організації доступу до публічної інформації ДУСРР.

Загальний контроль за дотриманням порядку і строків розгляду питань, порушених у зверненнях громадян, здійснюється відділом моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР.

3. Сектор організації роботи зі зверненнями громадян та організації доступу до публічної інформації ДУСРР забезпечує своєчасний попередній розгляд звернень громадян, які надійшли на адресу ДМС України, а також здійснює контроль за дотриманням порядку і строків розгляду звернень громадян; проводить систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян, інформує про це керівництво ДМС України та Кабінет Міністрів України; уносить пропозиції та вживає заходів з метою поліпшення організації роботи зі зверненнями громадян, вирішення порушених у них питань та вдосконалення законодавства у відповідній сфері. Безпосередній розгляд звернень здійснюється самостійними структурними підрозділами відповідно до компетенції та резолюції керівництва ДМС України.

4. Особистий прийом громадян здійснюється керівництвом ДМС України та керівниками структурних підрозділів апарату ДМС України, відповідно до графіка, затвердженого наказом ДМС України, який підлягає обов'язковому оприлюдненню.

Прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни та прирівняних до них осіб здійснюється у першу чергу.

У разі необхідності, за вказівкою керівництва ДМС України, у прийомі громадян беруть учать керівники підрозділів ДМС України або їх заступники.

5. У разі відсутності посадової особи, яка проводить особистий прийом громадян згідно із затвердженим графіком, прийом здійснює посадова особа, на яку покладено виконання її обов'язків.

6. У разі проведення громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів, розробниками яких є ДМС України, громадянам або об'єднанням громадян за їх зверненням надається проект акта з необхідними матеріалами, повідомляється про строки завершення його підготовки. Пропозиції, що надійшли в результаті проведення громадської антикорупційної експертизи, розглядаються під час опрацювання проекту.

7. Письмові звернення (пропозиції, заяви і скарги) громадян, подані під час особистого прийому, передаються особами, які отримали відповідні звернення, до сектору організації роботи зі зверненнями громадян та організації доступу до публічної інформації ДУСРР для реєстрації. За умови безпосереднього звернення до керівництва ДМС України передача здійснюється керівництву в установленому порядку.

8. Посадові особи ДМС України зобов'язані приділяти особливу увагу до розгляду звернень ветеранів війни та праці, інвалідів, непрацездатних осіб та осіб, які постраждали внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітних сімей, одиноких матерів, інших осіб, які потребують соціального захисту та підтримки.

9. Відповідь за зверненнями громадян надається згідно Положень про структурний підрозділ та Інструкції, затвердженої наказом ДМС України. За необхідністю отримання висновку або роз'яснення інших структурних підрозділів ДМС, до них надається запит від підрозділу, відповідального за підготовку відповіді за результатами розгляду звернення громадянина (звернення громадян). Відповідь підрозділів ДМС України на запит підрозділу, відповідального за розгляд такого звернення, враховується при підготовці відповіді на запит за зверненнями громадян.

Посадові особи ДМС України несуть відповідальність згідно із законодавством України за недотримання вимог законодавства щодо здійснення особистого прийому громадян і розгляду їх звернень, розгляду запитів на інформацію.

1. Порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні ДМС України, та інформації, що становить суспільний інтерес, здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади", постанови Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740 "Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію", та інших актів законодавства, які регламентують зазначене питання.

2. Доступ до публічної інформації здійснюється на принципах:

прозорості та відкритості діяльності ДМС України;

вільного отримання та поширення інформації, крім обмежень, встановлених законом;

рівноправності, незалежно від ознак раси, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Організація діяльності з питань забезпечення доступу до публічної інформації покладається на ДУСРР.

3. Діловодство за запитами на публічну інформацію ведеться окремо від інших видів діловодства в секторі організації роботи зі зверненнями громадян та організації доступу до публічної інформації ДУСРР.

Загальний контроль за дотриманням порядку і строків розгляду питань за запитами на отримання публічної інформації здійснюється відділом моніторингу реалізації стратегічних заходів та контролю ДУСРР.

Запити на отримання публічної інформації реєструються в секторі організації роботи зі зверненнями громадян та організації доступу до публічної інформації ДУСРР. За умови, якщо запит адресований безпосередньо керівництву ДМС України, він передається керівництву в установленому порядку.

4. ДУСРР забезпечує:

попередній розгляд запитів на отримання публічної інформації, що надійшли на адресу ДМС України;

проведення систематичного аналізу та узагальнення запитів про надання інформації зі щоквартальним інформуванням керівництва ДМС України та Державного комітету телебачення і радіомовлення України;

унесення пропозицій і вжиття заходів для поліпшення організації роботи із запитами на отримання публічної інформації.

Відповідь на запити щодо отримання публічної інформації надається згідно з положенням про структурний підрозділ та Інструкції, затвердженої наказом ДМС України.

Відповідь на запити, які не потребують додаткового вивчення, надаються сектором організації роботи зі зверненнями громадян та організації доступу до публічної інформації.

Відповіді на запити, які потребують додаткового вивчення, розглядаються визначеним відповідно до компетенції структурним підрозділом і територіальним органом ДМС, якому сектор організації роботи зі зверненнями громадян та організації доступу до публічної інформації надсилає запит в електронному чи паперовому вигляді в день реєстрації.

Інформація за запитами на отримання публічної інформації надається безоплатно. У разі, коли відповідь за запитами на отримання публічної інформації містить більше десяти сторінок, то із запитувача стягується плата за фактичні витрати на копіювання або друк необхідної інформації.

5. Керівництво ДУСРР або керівництво структурних підрозділів, або керівництво територіальних органів ДМС, а у випадку адресного звернення до керівництва ДМС України - керівництво ДМС України, надає відповідь за запитами на отримання публічної інформації не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту, якщо інше не передбачено законом.

6. За порушення законодавства про доступ до публічної інформації посадові особи ДМС України несуть відповідальність згідно із законом.