Про затвердження Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду

г) у разі видачі господарським судом наказу про стягнення судового збору на користь держави, справа підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про зарахування відповідних сум до спеціального фонду державного бюджету або про неможливість виконання судового рішення в цій частині;

д) у разі винесення у справі окремої ухвали, справа підлягає передачі до архіву після долучення до матеріалів справи повідомлення про результати вжиття необхідних заходів або копії постанови судді про розгляд протоколу про вчинення посадовою особою адміністративного правопорушення у зв'язку із залишенням нею окремої ухвали (постанови) без розгляду.

4.4.5. При наданні дозволу на передання судових справ, що розглядаються у порядку адміністративного судочинства, слід керуватись такими правилами:

а) справи, вирішені із задоволенням (частковим задоволенням) позову, підлягають передачі в архів суду після видачі виконавчих листів стягувачам про примусове виконання судового рішення після набрання ним законної сили, а у справах, по яких не передбачено видачу виконавчого листа - надіслання (видачі) копії судового рішення відповідним органам (особам).

У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про примусове виконання судового рішення після набрання ним законної сили, справа передається до архіву суду після закінчення календарного року;

б) справа, у якій відмовлено у задоволенні позовних вимог, залишено позовну заяву без розгляду або закрито провадження у справі, підлягає передачі в архів суду після набрання судовим рішенням законної сили;

в) справа, у якій суд ухвалив судове рішення не на користь суб'єкта владних повноважень та зобов'язав його подати у встановлений судом строк звіт про виконання судового рішення, підлягає передачі в архів суду після долучення до матеріалів справи такого звіту;

г) справа, у якій ухвалено судове рішення щодо стягнення судового збору на користь держави, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про зарахування відповідних сум до спеціального фонду державного бюджету або про неможливість виконання судового рішення в цій частині;

д) у разі постановлення по справі окремої ухвали, справа передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про результати вжитих заходів або копії постанови судді про розгляд протоколу про вчинення посадовою особою адміністративного правопорушення у зв'язку із залишенням нею окремої ухвали без розгляду.

4.4.6. При наданні дозволу на передання судових справ, розгляд яких передбачено законодавством про адміністративні правопорушення, слід керуватись такими правилами:

а) справа з постановою судді, що набрала законної сили, про застосування стягнення у виді адміністративного арешту передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення органу внутрішніх справ про відбуття правопорушником стягнення;

б) справа з постановою судді, що набрала законної сили, про застосування стягнення у виді виправних, громадських робіт передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення відповідного органу про відбуття правопорушником стягнення;

в) справа з постановою судді, що набрала законної сили, про застосування стягнення у виді позбавлення спеціального права, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення відповідного органу про виконання постанови судді;

г) справа з постановою судді про конфіскацію предмета, що став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, грошей, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про конфіскацію предмета, грошей або про неможливість виконання постанови судді;

ґ) справа з постановою судді про оплатне вилучення предмета, що став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про виконання або про неможливість виконання постанови судді;

д) справа з постановою судді про накладення штрафу передається до архіву суду після приєднання до матеріалів справи документів про оплату штрафу у добровільному порядку, виконання постанови судді у примусовому порядку або про неможливість виконання;

є) справа з постановою судді про накладення адміністративного стягнення у виді попередження підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи розписки особи, стосовно якої розглянуто справу, про вручення копії постанови судді або проголошення її змісту;

ж) справа з постановою судді про притягнення до адміністративної відповідальності за стрільбу з вогнепальної, холодної метальної чи пневматичної зброї в населених пунктах і в не відведених для цього місцях або з порушенням установленого порядку, а також за порушення правил зберігання, носіння або перевезення вогнепальної, холодної чи пневматичної зброї і бойових припасів особи, якій вогнепальну зброю, а також бойові припаси ввірено у зв'язку з виконанням службових обов'язків або передано в тимчасове користування, передається до архіву суду після приєднання до матеріалів справи повідомлення органу внутрішніх справ про результати розгляду питання про заборону цій особі користуватися вогнепальною зброєю та прийняті заходи;

з) справа з постановою судді про накладення адміністративного стягнення за корупційні правопорушення передається до архіву суду після приєднання до матеріалів справи повідомлень відповідного органу державної влади, органу місцевого самоврядування, керівника підприємства, установи чи організації, державного чи виборного органу, власника юридичної особи або уповноваженого ним органу про виконання;

і) справа з постановою судді про закриття провадження підлягає передачі до архіву суду після набрання постановою законної сили;

й) при винесенні постанови судді про закриття провадження у справі та звільнення особи від адміністративної відповідальності з передачею матеріалів на розгляд громадської організації або трудового колективу, копії матеріалів справи про адміністративне правопорушення з оригіналом постанови судді передаються до архіву суду у кінці календарного року при наявності повідомлення про заходи громадського впливу.

4.4.7. Якщо за судовим рішенням необхідно знищити речові докази, повернути речові докази власнику або передбачена їх конфіскація, справа підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про виконання судового рішення в повному обсязі.

4.4.8. У разі ухвалення у судових справах інших судових рішень для визначення моменту, коли справу можливо передати до архіву суду, слід керуватись рішенням ЕК.

4.4.9. Перевіривши стан провадження у судовій справі, суддя, який головував у справі (секретар судової палати апеляційного суду), або голова суду дозволяє її передати до архіву суду, засвідчивши це своїм підписом із зазначенням дати у довідковому листі обкладинки судової справи.

4.4.10. На обкладинці справ (крім судових справ), керуючись Переліком типових документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року N 41, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за N 576/3016, відповідний працівник апарату суду зазначає дату (рік), до якої включно справа повинна зберігатись в архіві суду, або зробити напис "постійно", якщо справа підлягає постійному зберіганню.

4.5. На обкладинці судових справ, керуючись Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року N 22, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 3 березня 2010 року за N 201/17496, суддя або голова суду зазначає дату (рік), до якої включно справа повинна зберігатись в архіві суду, або зробити напис "постійно", якщо справа підлягає постійному зберіганню.

5.1. Складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання

5.1.1. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису. В архіві суду на підставі описів справ складаються річні розділи зведених описів справ суду.

5.1.2. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 7) включаються:

а) справи управлінської документації згідно з номенклатурою справ;

б) судові справи (вносяться до опису за порядковими реєстраційними номерами);

в) справи з оригіналами судових рішень, постановлених у кримінальних справах (кримінальних провадженнях) (що надійшли до суду з обвинувальними висновками)(обвинувальними актами), що набрали законної сили за результатами розгляду у суді першої інстанції, з наступними судовими рішеннями цього суду та судів вищого рівня щодо цих вироків;

ґ) справи з оригіналами судових рішень щодо звільнення осіб від кримінальної відповідальності;

г) справи з оригіналами судових рішень винесених цим судом у кримінальних справах (кримінальних провадженнях) в порядку виконання судових рішень, постановлених іншим судом;

д) справи з оригіналами судових рішень, що набрали законної сили, у цивільних справах за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищого рівня щодо них;

є) справи з оригіналами судових рішень, що набрали законної сили, в адміністративних справах за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищого рівня щодо них;

ж) справи з оригіналами судових рішень, що набрали законної сили, у господарських справах за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищого рівня щодо них;

з) справи з оригіналами судових рішень щодо справ про вирішення питання про притягнення до адміністративної відповідальності за вчинення корупційних діянь.

5.1.3. Оскільки справи з оригіналами судових рішень вилученими зі справ, які знищуються, на момент складання опису ще не сформовані, то для них в кінці річного розділу опису залишаються резервні порядкові номери.

5.1.4. Розрахунок належної кількості резервних порядкових номерів для справ з оригіналами судових рішень у кримінальних справах (кримінальних провадженнях) проводиться шляхом поділу загальної кількості кримінальних справ (кримінальних проваджень), які розглянуті з постановленням вироку у відповідному році, на 25 (у кожному томі справи розміщуються вироки з наступними судовими рішеннями судів вищого рівня щодо них не більше ніж за 25 справами). Частка, отримана в результаті поділу, є числом резервних порядкових номерів, що залишається в річному розділі опису.

5.1.5. Аналогічно проводиться розрахунок резервних порядкових номерів для справ з оригіналами судових рішень у цивільних, господарських, адміністративних справах та справах про вирішення питання про притягнення до адміністративної відповідальності за вчинення корупційних діянь. При цьому загальна кількість розглянутих з постановленням рішення (постанови) у відповідному році справ поділяється на 50 (у кожному томі справи розміщуються судові рішення з наступними судовими рішеннями суду вищого рівня щодо них не більше ніж за 50 справами).

5.1.6. У річний розділ зведеного опису справ управлінської документації постійного зберігання включаються заголовки справ, що відклалися впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

5.1.7. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, аналогічний порядку, викладеному у підпункті 4.2.2 цієї Інструкції. Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до норм, викладених у підпункті 4.2.5 цієї Інструкції.

5.1.8. Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад номер 2, або інший валовий номер.

5.1.9. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити.

5.1.10. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ суду, у залежності від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

5.1.11. Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

5.1.12. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про суд за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

5.1.13. Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

5.1.14. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (див. п. 4.1.10-4.1.15 цієї Інструкції).

5.1.15. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК суду, що проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

5.1.16. Річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання складаються у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

5.1.17. Схвалені ЕПК описи справ затверджуються головою суду. Один з примірників направляється державній архівній установі, архівному відділу міської ради, в зоні комплектування яких перебуває суд. Другий - зберігається як недоторканний в архіві суду. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державної архівної установи, архівного відділу міської ради.

5.2. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання

5.2.1. Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999, вважаються закінченим описом.

5.2.2. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису (див. п. 5.1.14 цієї Інструкції).

5.2.3. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 8), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

5.2.4. Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

5.3. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

5.3.1. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 9). Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (див. п. 4.2.2 цієї Інструкції).

5.3.2. Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ суду за цей самий рік та судовим справам, що вносяться до опису за порядковими реєстраційними номерами.

5.3.3. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, які схвалюються ЕК суду та затверджуються головою суду. Перший примірник як недоторканний зберігається в архів, а другий - є робочим.

5.3.4. Довідковий апарат до описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається відповідно до норм, викладених у підпункті 5.2.3 цієї Інструкції.

5.4. Складання і оформлення опису справ з особового складу

5.4.1. Опис справ з особового складу складається за встановленою формою (додаток 10). Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (див. п. 4.2.2 цієї Інструкції).

5.4.2. Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності:

а) накази з особового складу;

б) списки особового складу;

в) особові справи;

г) особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати);

ґ) трудові книжки (незатребувані);

д) акти про нещасні випадки тощо.

5.4.3. Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених громадян.

5.4.4. Описи справ з особового складу складаються в двох примірниках, підписуються укладачем та керівником кадрової служби, схвалюються ЕК суду, погоджуються з ЕПК відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради та затверджуються керівником апарату суду щодо працівників апарату суду, головою суду щодо суддів.

5.4.5. Довідковий апарат до описів справ з особового складу складається відповідно до норм, викладених у підпункті 5.2.3 цієї Інструкції.

6.1. Облік справ архіву суду здійснюється з метою забезпечення їх збереженості та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі справи, що зберігаються в архіві суду, а також описи справ.

6.2. Усі облікові справи повинні зберігатися в робочій кімнаті керівника архіву (особи, відповідальної за архів) в шафах (сейфах), що опечатуються. Користування обліковими документами здійснюється в приміщенні архіву тільки в присутності керівника архіву.

6.3. Облік справ архіву ведеться за основними та допоміжними реєстраційними формами.

6.4. До основних реєстраційних форм архіву відносяться журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву, описи справ.

6.5. Журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву (додаток 11) призначений для обліку всіх поточних і підсумкових на початок кожного нового року змін у складі та обсязі фондів і справ архіву. Журнал обліку надходження та вибуття справ архіву є підставою для складання паспорта архіву.

6.6. По закінченні календарного року в журналі надходження та вибуття справ архіву укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

6.7. Описи справ є первинним обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Індивідуальний облік здійснюється шляхом закріплення в описі справ за кожною справою окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому запису до опису.

6.8. Кожна зміна загальної кількості справ в опису, пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, позначається в підсумковому запису з посиланням на відповідні виправдувальні документи.

Приклади:

- "Справи з N 100 до N 150 вибули у зв'язку з переданням до Державного архіву Волинської області. Акт N 2 від 10.04.2009";

- "До опису включено справу під N 198-а. Акт N 1 від 17.05.2009".

6.9. Після цього складається новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула, робиться позначка "вибула".

6.10. Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складається до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.

6.11. Описи справ суду є основними обліковими довідниками до документів суду аж до укладання річного розділу зведеного опису справ суду та схвалення (погодження) його ЕПК відповідного державного архіву або ЕК суду, після чого вони з обліку знімаються, а після передання документів державному архіву - в установленому порядку знищуються.

6.12. В архіві суду, справи яких передаються на постійне зберігання, додатково ведеться паспорт архіву суду. У разі потреби до деяких справ додається внутрішній опис документів.

6.13. Паспорт архіву суду (додаток 12) призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві. Крім того, у паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

6.14. Паспорт архіву складається щорічно в двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві суду.

7.1. Основні вимоги щодо приміщень архіву суду, електро- і протипожежне обладнання архіву, температурно-вологісний і світловий режими, санітарно-гігієнічний режим та обладнання архіву встановлені Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598.

7.2. Справи структурних підрозділів апарату суду та судові справи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) таким чином, щоб справи за призначенням (окремо документи структурних підрозділів апарату суду та окремо судові справи) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

7.3. Справи постійного зберігання розміщуються окремо від справ тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу.

7.4. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами, справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками, справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок. При цьому, судові справи вміщуються в картонаж (в'язку) залежно від об'єму по 10-50 справ.

7.5. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються найменування суду, номер опису, номери справ (або крайні дати на номери інших справ), уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного опису.

7.6. Забороняється зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.

7.7. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.

7.8. Справа може бути видана з архіву суду за потреби для тимчасового користування. Дозвіл на видання судових справи з архіву дає голова суду, а у разі його відсутності виконуючий обов'язки голови суду за наказом, або заступник голови суду.

7.9. Для видачі справ в тимчасове користування ведеться журнал видавання справ з архіву суду (додаток 13).

7.10. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві суду в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед переданням документів на постійне зберігання.

7.11. Перевіряння наявності та стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу здійснюється раз у 10 років.

7.12. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:

- після переміщення справ в інше сховище;

- після ліквідації наслідків стихійного лиха;

- якщо змінюється керівник архіву (особа, відповідальна за архів);

- під час реорганізації або ліквідації суду.

7.13. Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архіву суду для користування.

7.14. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією, за наказом керівника апарату суду.

7.15. Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікацією документів усередині справи.

7.16. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за журналами видавання справ з архіву суду та, у разі надіслання судових справ чи документів за межі суду, актами про видавання справ у тимчасове користування (додаток 14).

7.17. Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній теці до повернення справи до архіву суду.

7.18. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ архіву суду (додаток 15), у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

7.19. Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис справ. Після завершення перевіряння в кожному опису після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевіряння та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

7.20. Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, пропущені, вільні номери справ, не відмічені в підсумковому запису, то він складається знову з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

7.21. На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ в цілому, який затверджується головою суду (додаток 16).

7.22. Аркуші й акти перевіряння наявності та стану справ уміщуються в окрему справу та зберігаються в архіві суду.

7.23. У разі встановлення в процесі проведення перевіряння справ нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, здійснюється їх розшук.

7.24. Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

7.25. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм місця.

7.26. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ.

7.27. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

7.28. Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути:

- акти про вилучення їх до знищення;

- акти про непоправні пошкодження справи (додаток 17);

- акти передання справ іншим установам та на постійне зберігання (додатки 18, 19).

7.29. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 20).

7.30. Документами архіву суду (крім судових справ) користуються тільки з дозволу керівника апарату суду або особи, яка виконує його обов'язки.

7.31. Копіювання документів архіву суду технічними засобами суду здійснюється за рахунок замовника.

7.32. Архів суду виконує запити юридичних осіб та заяви громадян, видає їм архівні довідки, копії, витяги, необхідні для задоволення їх прав і законних інтересів відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598.

8.1. Справи з управлінською документацією суду постійного зберігання передаються на державне зберігання до відповідної архівної установи через 10 років, судові справи постійного зберігання та справи з оригіналами судових рішень - через 75 років.

8.2. Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення граничних строків їх зберігання в суді згідно з графіками, затвердженими керівником апарату суду й керівником відповідного державного архіву.

8.3. Справи суду та з управлінською документацією суду передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок суду за описами, затвердженими в установленому порядку. Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом приймання - передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, а другий залишається в окремій справі архіву суду.

8.4. Після закінчення строку зберігання останньої справи, розглянутої в певному році, у затверджених відповідною місцевою державною архівною установою річних розділах описів заповнюються резервні номери, залишені для справ з оригіналами вироків і рішень.

8.5. Перед переданням справ суду на постійне зберігання архівом спільно з представником державної архівної установи, архівного відділу міської ради проводиться перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом суду.

8.6. Передання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві суду.

8.7. Якщо при прийманні-передаванні виявлені розбіжності між підсумковим записом в описі та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводиться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.

8.8. Суд зобов'язаний вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ та притягнення посадових осіб, винних у цьому, до відповідальності згідно з порядком, викладеним у підпункті 3.4.7 цієї Інструкції.

8.9. Номери відсутніх справ застерігаються в акті приймання-передавання справ на постійне зберігання, а причини відсутності справ - у довідці, що додається до акта.

8.10. Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про суд та її документи або доповнення до історичної довідки.

8.11. Документи до державної архівної установи, архівного відділу міської ради доставляються транспортом, за рахунок суду.

9.1. Приймання-передавання документів (справ) під час зміни голови суду, керівника апарату суду наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів апарату суду та в архіві, а також обліково-довідкового апарату до них, зазначаються окремим розділом в акті приймання-передавання.

9.2. Відповідно до облікових даних служби діловодства і архіву в акті наводяться окремо кількість документів (справ), що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, в тому числі кількість справ, що внесені до Національного архівного фонду.

9.3. Під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) приймання-передавання справ, обліково-довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву суду здійснюється за актом (додаток 21).

9.3.1. Для приймання-передання архіву наказом голови суду (у разі зміни керівника апарату суду), наказом керівника апарату суду (у разі зміни керівника архіву суду (особи, відповідальної за архів)) призначається комісія в складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства суду.

9.3.2. Під час приймання-передання архіву перевіряється наявність і стан:

- справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з особового складу;

- облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатури справ, що замінюють описи, журналів надходження і вибуття справ, тощо);

- печаток, штампів, якими користується архів суду;

- стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації;

- умов зберігання документів.

9.3.3. Акт приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується керівником апарату суду.

9.3.4. У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву комісія негайно інформує керівника апарату суду для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.

9.4. Передавання документів у випадку реорганізації або ліквідації суду здійснюється відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598, інших нормативно-правових актів, а також методичних рекомендацій, наданих державними архівними установами.