Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді

Відповідно до Закону України "Про судоустрій України" , Положення про Державну судову адміністрацію України , затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 № 182 (із змінами), та у зв'язку з набранням чинності Цивільним процесуальним кодексом України та Кодексом адміністративного судочинства України , з метою удосконалення організації діловодства в місцевих загальних судах

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в місцевому загальному суді (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Букіна Л. Є.) довести наказ до відома начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - територіальні управління державної судової адміністрації), голів місцевих військових судів гарнізонів.

4. Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації організувати вивчення Інструкції його працівниками та довести до відома голів місцевих загальних (крім військових) судів.

5. Рекомендувати головам місцевих загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату судів.

6. Наказ Державної судової адміністрації України від 17.02.2005 № 20 "Про затвердження Тимчасової інструкції з діловодства в місцевому загальному суді", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 30.03.2005 за № 346/10626, уважати таким, що втратив чинність.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних у містах, міських, міськрайонних судах (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

1.5. Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду. В окремих судах, перелік яких визначається Державною судовою адміністрацією України (модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно до іншого чинного законодавства України.

1.6. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду.

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням державної судової адміністрації.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.7. Працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється керівник апарату суду та складається акт у двох примірниках, один з яких залишається у керівника апарату суду для відповідного реагування в установленому порядку, другий залишається у працівника, відповідального згідно накладеної резолюції за втрачений документ, та, у разі необхідності, приєднується до матеріалів справи (провадження, наряду, переведення), до якої мав бути долучений втрачений документ.

Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника апарату суду та в разі службової необхідності керівником апарату суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях.

Розподіл обов'язків між працівниками апарату суду повинен забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не пов'язані із здійсненням правосуддя.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою, погодженою з головою суду, передаються особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт. На кореспонденції, що передається іншому виконавцеві, головою суду (заступником голови суду) проставляється відповідна резолюція.

1.9. Приймання громадян у суді здійснюється згідно з законодавством України про звернення громадян та відповідними Правилами внутрішнього розпорядку суду, які затверджуються наказом голови суду.

Ознайомлення з матеріалами судових справ здійснюється протягом усього робочого дня апарату суду.

Графік приймання громадян (крім осіб, зазначених у пункті 23.2 Інструкції) і Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). На цьому ж стенді повинна бути вивішена інша корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до розгляду в суді, зразки заяв про видачу копій судових документів, про надання дозволу на побачення з особами, які тримаються під вартою і рахуються за судом, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, тощо).

З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів, приймання громадян у суді здійснюється відповідним працівником апарату суду, який визначається наказом голови суду.

Особисте приймання громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду або його заступниками та керівником апарату суду.

1.10. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог законодавства України.

1.11. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003" , затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55 (далі - Національний стандарт України).

1.12. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються гербовою печаткою, а також підписом голови суду; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

1.13. Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями.

1.14. Внесення відомостей про облік судового збору здійснюється працівником апарату суду, на якого покладено відповідний обов'язок, шляхом заповнення даних в автоматизованій системі діловодства суду. Контроль за своєчасністю та достовірністю внесення даних здійснюється керівником апарату суду.

2.1. Усі судові справи (матеріали кримінального провадження) та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків. Уся кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, працівником апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання кореспонденції, реєструються та передаються керівництву суду для проставлення резолюцій.

Робота з електронною поштою визначається відповідною Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції Україн и , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25 грудня 2007 р. № 141. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому цією Інструкцією, та зберігаються разом із документами, отриманими електронною поштою.

2.2. Працівник апарату суду, на якого відповідною Посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання судових справ (матеріалів кримінального провадження) і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

2.3. Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

Приймання кореспонденції від особи здійснюється після пред'явлення нею документа, що посвідчує особу.

У разі подання документу від імені іншої особи, його прийняття працівником апарату суду здійснюється після перевірки повноважень особи, що звернулась з приводу подачі документа, на представництво особи, від імені якої такий документ подається.

Особливості порядку приймання позовних заяв, заяв в порядку окремого та наказного провадження, скарг, клопотань учасників кримінального провадження, інших первісних матеріалів, що подаються до суду для вирішення у процесуальному порядку, можуть визначатись відповідними наказами голови суду.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ (матеріалів кримінального провадження) з відміткою про дату одержання їх судом:

а) судові повістки, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки (повідомлення) про одержання копій скарг, судових повісток.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

2.5. Позовні заяви, заяви та скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка приймання громадян невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ та наявність додатків, указаних у документі.

2.6. Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

2.7. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.8. Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До облікової картки на вхідний документ в автоматизованій системі документообігу суду вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, дата передачі документа виконавцеві

2.9. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.10. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправлення адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, у якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може бути підписаний керівництвом.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної керівником суду відповіді.

2.11. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.

2.12. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

3.1. Після реєстрації усі судові справи (матеріалів кримінального провадження) та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках. Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ (матеріалів кримінального провадження) та кореспонденції, здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішення Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року.

У разі, коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування", то такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та відповідній обліково-статистичній картці до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Указані документи долучаються до матеріалів відповідної справи. На справі робиться позначка "ДСК".

Якщо справа зареєстрована як така, що підлягає розгляду в порядку одного судочинства (провадження), а згодом розглянута в порядку іншого судочинства (провадження), заводиться нова обліково-статистична картка відповідно до категорії справи, за якою вона розглянута. Справі присвоюється новий індекс та номер. Попередньо заведена картка перекреслюється та робиться відмітка "помилково зареєстрована". Картка не вилучається, а зберігається у відповідній картотеці.

У разі автоматизованого ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.

( Абзац сьомий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012 )

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, автоматично зберігаються у робочій базі даних автоматизованої системи документообігу суду.

Архівна база даних автоматизованої системи документообігу суду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованої системи документообігу в лютому місяці, наступному за звітним, до якої з робочої бази переносяться обліково-статистичні картки та інші дані у справах, у яких закінчено провадження

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи (матеріалів кримінального провадження), матеріалу в суді.

Вимоги щодо захисту даних інформаційної системи наводяться в технічному завданні на створення програмно-технологічного комплексу.

3.2. Матеріали кримінального провадження та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках матеріалів кримінальних проваджень, які формуються на підставі внесеної до автоматизованої системи документообігу суду інформації.

3.2.1. Обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності реєструються в обліково-статистичній картці на матеріали кримінального провадження (додаток 3) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінальних проваджень (додаток 4). До алфавітного покажчика матеріалів кримінальних проваджень вносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

На обвинувальний акт щодо декількох осіб обліково-статистична картка заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які після роздрукування скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, у решті карток - лише дані щодо відповідної особи.

3.2.2. ( Абзац перший підпункту 3.2.2 пункту 3.2 розділу 3 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012 )

Заява про перегляд судових рішень, що набрали законної сили, за нововиявленими обставинами реєструється в обліково-статистичній картці про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами (додаток 5) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.3. Заява про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження реєструється в обліково-статистичній картці (додаток 6) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.4. Клопотання слідчого, прокурора та інших осіб, скарги на їх рішення, дії чи бездіяльність, реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 7) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

Заяви про відвід слідчого судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово, реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 7). Матеріали про розгляд заяви про відвід долучаються до матеріалів кримінального провадження, в якому заявлено відвід.

У разі необхідності у суді ведуться алфавітні покажчики матеріалів кримінального провадження (у томах) за відповідними категоріями.

3.2.5. Клопотання (подання) про вирішення питання, пов'язаного із виконанням вироку реєструється в обліково-статистичній картці на кримінальне провадження в порядку виконання судових рішень (додаток 8) та в алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 9). В алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних провадженнях відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядаються клопотання (подання).

3.2.6. Запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні реєструється в обліково -статистичній картці на матеріали в порядку надання міжнародної правової допомоги (додаток 59) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.3. Цивільні справи, позовні заяви, заяви про видачу судового наказу, заяви окремого провадження у яких вироки скасовані в частині цивільного позову, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються в день надходження до суду у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ (додаток 10).

У разі скасування вироку суду в частині цивільного позову з призначенням матеріалів кримінального провадження до нового розгляду в порядку цивільного судочинства, матеріали цивільного позову вилучаються з матеріалів кримінального провадження з заміною їх на завірені копії, та реєструються у порядку, передбаченому абзацом першим пункту 3.3, про що зазначається в довідковому листі до матеріалів кримінального провадження.

У разі необхідності ці алфавітні покажчики ведуться за декількома томами залежно від виду цивільного провадження.

3.3.1. Заява про видачу судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (наказне провадження) (додаток 11), заява про скасування судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про скасування судового наказу (додаток 12). Цивільна справа, позовна заява реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (позовне провадження) (додаток 13), заява про перегляд заочного рішення реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд заочного рішення (додаток 14), заява окремого провадження реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (окреме провадження) (додаток 15) та у відповідному томі алфавітного покажчика цивільних справ.

В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі пред'явлення зустрічного позову вносяться записи до відповідної обліково-статистичної картки первісного позову.

Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина тощо).

Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд заочного рішення та про скасування судового наказу підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній.

3.3.2. Заява про забезпечення позову, доказів у цивільних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у цивільних справах (додаток 16) та в алфавітному покажчику цивільних справ. До алфавітного покажчика цивільних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів. У цьому журналі та алфавітному покажчику реєструються заяви, що надійшли до подання позовної заяви.

3.3.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, судового наказу в цивільній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд рішення (ухвали, судового наказу) в цивільних справах за нововиявленими обставинами (додаток 17) та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами облік і перереєстрація справи виконуються в загальному порядку.

3.3.4. Клопотання про надання дозволу на примусове виконання рішення іноземного суду та клопотання про визнання рішення іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню, реєструються в обліково-статистичній картці на справу про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні (додаток 18) та в алфавітному покажчику цивільних справ.

3.3.5. Заяви про відновлення втраченого судового провадження реєструються в обліково-статистичній картці на заяву про відновлення втраченого судового провадження (додаток 19).

3.3.6. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (додаток 20) і в алфавітному покажчику цивільних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних цивільних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.3.7. Скарги на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби реєструються в журналі обліку скарг на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби (додаток 58).

3.4. Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 21).

3.4.1. Адміністративна справа, позовна заява, подання про проведення позапланової перевірки, звернення органу внутрішніх справ, органу охорони державного кордону або Служби безпеки України про примусове видворення з України іноземця або особи без громадянства реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на адміністративну справу (додаток 22) та алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі об'єднання в одне провадження кількох вимог уноситься запис про дату об'єднання до відповідної обліково-статистичної картки.

3.4.2. Заява про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах (додаток 23) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. До алфавітного покажчика адміністративних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів.

3.4.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду в адміністративній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 24) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.

3.4.4. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах (додаток 25) і в алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.5. Матеріали про адміністративне правопорушення, а також подання щодо застосування конфіскації предметів реєструються в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення (додаток 26) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення (додаток 27). В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.

Заяви та клопотання про скорочення строку позбавлення спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання); подання державної виконавчої служби про накладення арешту на рахунки правопорушників, на яких органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні правопорушення, накладено адміністративне стягнення у вигляді штрафу; подання кримінально-виконавчої інспекції про заміну адміністративного стягнення та інші подання реєструються в обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення (додаток 28) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик справ про адміністративні правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно якої розглядається таке клопотання.

3.6. Справа про направлення особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіка чи наркомана), на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу чи спеціалізованих лікувально-виховних закладів органів охорони здоров'я, дострокове припинення їх лікування чи продовження строку лікування тощо реєструється в обліково-статистичній картці на справу про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального чи лікувально-виховного закладу (додаток 29) та в алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів (додаток 30). В алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів відображається інформація про кожну особу, стосовно якої справа надійшла до суду.

Заяви лікаря-психіатра про проведення психіатричного огляду особи в примусовому порядку, про надання особі психіатричної амбулаторної допомоги без її усвідомленої згоди або без згоди її законного представника, про продовження надання такої допомоги в примусовому порядку, якщо вона необхідна понад шість місяців, заяви психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку, про продовження госпіталізації в примусовому порядку тощо не реєструються в такому порядку, оскільки це цивільні справи, що розглядаються в порядку окремого провадження.

3.7. Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів до суду робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.

3.8. Для реєстрації та обліку судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді встановлюється перелік індексів:

"1-кп" - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

"1-о"- заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;

"1-вп"- заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в"- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви;

"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;

"2-с" - заяви про скасування судового наказу;

"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;

"3-в" - подання в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

"1-кс" - клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування; заяви про відвід;

"4-с" - скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

"1-в" - клопотання (подання), пов'язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні;

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (клопотання про скасування рішень третейського суду чи міжнародного комерційного арбітражу, клопотання про видачу виконавчих листів за рішенням третейського суду, заяви про видачу дублікатів виконавчих листів чи судових наказів);

"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах;

"7" - справи про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального або лікувально-виховного закладу особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіків і наркоманів);

"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду чи судового наказу, що набрали законної сили, у цивільних справах.

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах;

"1-м" - запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

3.10. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри), через дріб номер справи за порядком у поточному році, через дріб рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства. Справи адміністративного судочинства позначаються літерою а, кримінального - к, про адміністративні правопорушення - п, цивільного - ц.