10.3. Під час складання номенклатури справ органами прокуратури з метою більш повного охоплення документообігу вивчається та аналізується діяльність прокуратури в цілому.
Складання номенклатури справ органами прокуратури здійснюється з додержанням Закону України "Про прокуратуру" ; структури прокуратури; положень про самостійні структурні підрозділи; штатних розписів; типових або примірних номенклатур справ; номенклатур та описів справ за минулі роки; типового і галузевого переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, а також із урахуванням завдань органів прокуратури на наступний рік.
10.4. Номенклатура справ структурного підрозділу апарату та прокуратури складається на підставі вивчення документів з усіх напрямів діяльності.
10.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться, наприклад: "Документи (рапорти, заяви, доповідні записки) з кадрових питань", "Книга реєстрації вхідної кореспонденції".
Не дозволяється заводити справи із загальними назвами ("Загальні питання", "Різне листування", "Вхідна кореспонденція", "Вихідна кореспонденція" та ін.).
10.6. Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації самої прокуратури (накази, протоколи тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
Вказівку про наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: "Протоколи оперативних нарад у Генерального прокурора України (копії)".
Допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовуються типовий і галузевий). При цьому строк зберігання вказується відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.
Для документів, не передбачених чинними переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією (далі - ЕК) прокуратури. При визначенні строків зберігання документів слід дотримуватись Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).
Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання "Доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.
Строк зберігання справи "Для службового користування" не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК".
10.7. Кожній справі, що включена до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами - індекс, який складається з індексу структурного підрозділу і порядкового номера справи у межах підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної тире.
У номенклатурі справ зберігаються однакові порядкові номери для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів (справи з копіями наказів прокуратури, протоколами оперативних нарад та ін.).
Якщо протягом року виникає потреба в нових справах, не передбачених номенклатурою, вони додатково включаються до номенклатури справ. Для цього в кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.
10.8. У кінці діловодного року працівником, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі, до номенклатури справ підрозділу складається підсумковий запис, у якому зазначаються кількість (томів, частин) і категорії (постійного, тривалого і тимчасового зберігання) фактично заведених за рік справ, про що письмово доповідається керівнику структурного підрозділу.
10.9. Відомості, що містяться у підсумковому записі номенклатури справ підрозділів, передаються керівнику архіву (архіваріусу) прокуратури для оформлення підсумкового запису зведеної номенклатури справ прокуратури.
10.10. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 37) на наступний календарний рік складається працівником, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі), із залученням працівників, які забезпечують діловодство у прокуратурі, підписується його керівником, візується керівником архіву прокуратури (архіваріусом) і не пізніше 1 листопада поточного року передається керівнику служби діловодства для складання зведеної номенклатури справ прокуратури (додаток 38).
10.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ прокуратури.
10.12. Національною академією прокуратури України складається окрема номенклатура справ, що не включається у зведену номенклатуру справ Генеральної прокуратури України.
10.13. Під час розроблення зведеної номенклатури справ прокуратури, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність прокуратури у цілому. При цьому використовуються структура прокуратури, положення про самостійні структурні підрозділи, номенклатури та описи справ за минулі роки, типовий та галузевий переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання прокуратури на наступний рік.
10.14. Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний або функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури прокуратури. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів.
Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між окремими працівниками прокуратури. Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ прокуратури, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються за ступенями їхньої важливості.
10.15. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ прокуратури включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи прокуратури.
До зведеної номенклатури справ включаються також не закінчені у діловодстві справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, алфавітні та контрольні картотеки, номенклатури справ, книги обліку, документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки (інших пристроїв).
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх вирішення або ведення.
10.16. До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, бюлетені, довідники тощо.
10.17. Зведена номенклатура справ прокуратури, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і після доопрацювання та схвалення ЕК прокуратури, а також остаточного опрацювання відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, та Правил затверджується керівником прокуратури. Зведена номенклатура вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
10.18. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), погоджують номенклатури справ з ЕК відповідних регіональних прокуратур, після чого затверджують керівником прокуратури.
10.19. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:
- перший (недоторканний) - зберігається у справах служби діловодства;
- другий - передається до архіву прокуратури (архіваріуса) для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
- третій - надсилається до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України) (обласного державного архіву) або до органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ;
- четвертий - розподіляється за розділами між структурними підрозділами для практичної роботи.
10.20. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так й у зведеній номенклатурі справ прокуратури протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться позначки про включення нових справ, про справи, що ведуться в електронній формі; про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву прокуратури.
11. Формування справ і наглядових проваджень
11.1. Загальні правила формування справ і наглядових проваджень
11.1.1. Справи і наглядові провадження формуються за місцем реєстрації та виконання (вирішення) документів.
У структурних підрозділах у справи і наглядові провадження групуються документи, які належать до їх компетенції; у місцевій прокуратурі без структурного поділу здійснюється формування справ і наглядових проваджень у цілому по прокуратурі.
11.1.2. Формування справ і наглядових проваджень покладається на працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах (прокуратурах).
Забороняється формування та зберігання справ і закінчених наглядових проваджень у виконавців.
11.1.3. У справи і наглядові провадження підшиваються тільки виконані, правильно оформлені документи, які стосуються одного питання та розміщуються у хронологічній послідовності: документ-відповідь за документом-запитом (вхідні - за датами надходження, вихідні - за датами відправлення).
11.1.4. Виконані документи передаються працівнику, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, в упорядкованому стані з відміткою прокурора, що складається зі слів "До справи № ___" або "До н/п", особистого підпису і дати.
11.1.5. Документи у справи і наглядові провадження підшиваються на 4 проколи спеціальними нитками не пізніше 3 днів після їх виконання.
11.1.6. У кожну справу чи наглядове провадження підшивається не більше 250 аркушів. Якщо документів більше, формується другий том із відміткою індексу справи першого тому.
Документи постійного зберігання формуються у тверду обкладинку, а тимчасового - у м'яку.
11.1.7. Усі аркуші справи чи наглядового провадження, крім чистих, нумеруються простим м'яким олівцем. Якщо справа чи наглядове провадження складається з кількох томів, кожен том нумерується окремо. Забороняється нумерування листів чорнилом або кольоровими олівцями.
11.1.8. Нумерації підлягають аркуші:
- усіх справ постійного зберігання;
- справ, які містять документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування";
- особових справ;
- матеріалів перевірок;
- матеріалів кримінальних проваджень;
- наглядових проваджень, що передаються на державне зберігання;
- наглядових проваджень, що заведені за кримінальними провадженнями.
До всіх перелічених справ і наглядових проваджень складається та підшивається внутрішній опис документів і засвідчувальний напис.
11.1.9. Під час формування перевіряється додержання правил оформлення документів (наявність підписів, дати, індексу, відміток "Завести н/п", "До справи № ___", "В очікуючі" та ін.).
Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю для доопрацювання.
11.1.10. Забороняється підшивати у справу чи наглядове провадження документи, які:
- не належать до справи;
- не мають відповідних відміток прокурора;
- підлягають поверненню, а також чернетки, дублікати.
11.1.11. Вилучення та видача будь-яких документів зі справ і наглядових проваджень постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках вилучення можливе тільки з дозволу керівника прокуратури з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і вкладенням акта щодо причин вилучення оригіналу документа.
11.1.12. Відмітка прокурора "До справи № ___" чи "До н/п" свідчить про те, що робота над документом закінчена і його слід долучити до вказаної справи чи наглядового провадження.
11.2. Формування наглядових проваджень
11.2.1. У наглядовому провадженні звернення, відповіді, інші документи групуються протягом усього часу ведення листування.
11.2.2. У наглядові провадження, заведені за кримінальними провадженнями, підшиваються:
- копія повідомлення слідчим про початок досудового розслідування (ст. 214 КПК України );
- витяг із Єдиного реєстру досудових розслідувань, копії повідомлення про підозру, клопотань слідчого (прокурора) про застосування запобіжних заходів, клопотань про продовження строку досудового розслідування та тримання під вартою;
- копії процесуальних рішень, прийнятих у кримінальному провадженні;
- копія плану досудового розслідування;
- копії письмових вказівок прокурора;
- копії обвинувального акта, постанови про направлення провадження до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або про його закриття;
- копія реєстру матеріалів досудового розслідування;
- копії чи витяги з документів, що містять основні докази, на яких ґрунтується обвинувачення;
- скарги, заяви та листування за ними, що не підлягають долученню до матеріалів кримінального провадження;
- копія супровідного листа про направлення кримінального провадження до суду чи іншого органу;
- записи та матеріали, необхідні для підтримання державного обвинувачення;
- записи про хід підготовчого судового засідання та судового розгляду із зазначенням змісту досліджених доказів;
- копії клопотання про розгляд додаткового обвинувачення в одному провадженні з первісним обвинуваченням, обвинувального акта зі зміненим або додатковим обвинуваченням, постанови про відмову від підтримання державного обвинувачення;
- копії укладених у судовому провадженні угод;
- промова прокурора в судових дебатах;
- довідка про результати судового розгляду;
- копії судових рішень;
- копії апеляційних та касаційних скарг, інших передбачених КПК України документів реагування на судові рішення, клопотання про перегляд судових рішень у порядку виключного провадження з відміткою про результати їх розгляду.
До наглядового провадження можуть долучатися копії інших документів, що стосуються кримінального провадження.
11.2.3. Забороняється підшивати у наглядові провадження оригінали процесуальних документів, які повинні міститися тільки у кримінальному провадженні, а також дані про хід і результати негласних слідчих (розшукових) дій.
11.2.4. Строки зберігання наглядових проваджень проставляються на обкладинках працівниками, які забезпечують ведення діловодства, відповідно до Переліку документів, що створюються під час діяльності органів прокуратури України, із зазначенням строків зберігання документів.
11.2.5. Закінчені наглядові провадження зберігаються у папках по 25-30 одиниць. На папках зазначаються номери наглядових проваджень, що містяться в них.
У наглядових провадженнях, крім постійного зберігання та заведених за кримінальними провадженнями і матеріалами перевірок, на звороті останнього аркуша працівником, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі, зазначаються дата підшивки, кількість аркушів і особистий підпис.
Картки закінчених наглядових проваджень зберігаються разом із ними.
11.2.6. Після закінчення року проводиться відбір наглядових проваджень постійного зберігання для включення в опис.
Під час здачі в архів прокуратури наглядові провадження тимчасового зберігання включаються в один опис зі справами тимчасового зберігання і розміщуються в описі після них.
11.2.7. Закрите кримінальне провадження передається на зберігання в архів прокуратури разом із наглядовим провадженням, заведеним за цим провадженням, за його номером.
11.2.8. Наглядові провадження, у яких містяться документи з питань, що набули суспільного резонансу в засобах масової інформації або свідчать про надзвичайні події, які заслуговують на увагу, ЕК прокуратури можуть відбиратися на постійне зберігання.
11.3. Формування справ
11.3.1. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.
11.3.2. Під час формування справ із документів слід дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих, дублетних документів, копій та документів, що підлягають поверненню;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ та документів Національної академії прокуратури України). Особові справи формувати протягом усього часу роботи працівника у прокуратурі;
- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її назви та строку зберігання в чинну номенклатуру справ;
- документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються у справи на загальних підставах;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки);
- з документів, що підлягають включенню до НАФ (постійного зберігання), та документів тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються різні справи.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи прокуратури, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або вирішення питання зі згаданих документів повинні бути сформовані окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - тимчасового зберігання.
11.3.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
11.3.4. Розпорядчі документи разом із додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Накази з основних питань діяльності прокуратури, з кадрових питань (особового складу), щодо режимно-секретної діяльності, з питань фінансового та матеріально-технічного забезпечення групуються у різні справи.
Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) і тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності прокуратури (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання.
Доручення прокуратур вищого рівня та документи про їх виконання групуються у справи за напрямами діяльності прокуратури.
11.3.5. Нормативні акти (положення, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами), уміщуються у справи разом із цими документами.
11.3.6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
11.3.7. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
11.3.8. Особові справи працівників прокуратури формуються відповідно до Інструкції з обліку прокурорських кадрів в органах прокуратури України, що затверджується наказом Генеральної прокуратури України.
Особові справи державних службовців формуються та ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.
11.3.9. Забороняється ведення справ поза номенклатурою.
12. Підготовка справ до зберігання та використання
12.1. Закінчені у діловодстві справи та наглядові провадження (далі - справи) постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання та з кадрових питань (особового складу) зберігаються за місцем формування у структурних підрозділах органів прокуратури відповідно до номенклатури справ.
Зберігання документів і справ організовують керівники структурних підрозділів і працівники, які забезпечують ведення діловодства в цих підрозділах.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) за погодженням із керівником служби діловодства можуть передаватися в архів прокуратури.
12.2. Підготовка документів до передачі в архів прокуратури включає:
- експертизу цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передавання справ до архіву прокуратури;
- забезпечення збереженості документів.
13. Експертиза цінності документів у прокуратурах
13.1. Експертиза цінності документів
13.1.1. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.
Експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типового та галузевого переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, що підлягають внесенню до НАФ, номенклатур справ, інших нормативно-правових актів із питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Державної архівної служби України.
13.1.2. Забороняється:
- знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності;
- вилучати з НАФ документи:
• створені у період до 1946 року;
• з мотивів конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них, з політичних чи ідеологічних міркувань.
13.2. Організація експертизи цінності документів
13.2.1. Експертиза цінності документів у прокуратурі проводиться:
- у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування справ із документів і перевірки правильності віднесення документів до справ;
- під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі у складі НАФ.
13.2.2. Організація експертизи цінності документів, їх відбору для подальшого зберігання здійснюється ЕК Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур. ЕК прокуратур здійснюють діяльність на підставі положення, що розробляється відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.
13.3. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів
13.3.1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно безпосередньо працівниками структурних підрозділів прокуратури, відповідальних за ведення діловодства в них (служби діловодства), разом з ЕК прокуратури під методичним керівництвом архівного підрозділу прокуратури.
13.3.2. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передавання до архіву прокуратури, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах прокуратури, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового (галузевого) переліку документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ прокуратури шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
13.3.3. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.
Під час проведення експертизи цінності у діловодстві виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, які підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
13.3.4. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами прокуратури здійснюється їх пошук. У разі негативного результату пошуку керівник прокуратури за поданням служби діловодства або керівника архівного підрозділу (архіваріуса) призначає службове розслідування (перевірку), за результатами якого (якої) приймає рішення про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.
Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного самостійного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу прокуратури.
На підставі довідки архівний підрозділ складає акт про нестачу справ та документів у структурних підрозділах (додаток 39).
13.3.5. За результатами експертизи цінності в прокуратурі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до НАФ. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо. Оформлення та опис справ здійснюються відповідно до вимог пунктів 14.1, 14.7 Інструкції.
13.3.6. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення (додаток 40) здійснюються після зведення описів справ прокуратури за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК прокуратури одночасно.
Схвалені відповідним державним архівом описи справ постійного зберігання, а також описи справ із кадрових питань (особового складу) та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником прокуратури, після чого прокуратура-фондоутворювач має право знищувати документи.
13.3.7. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2012 році, можуть включатися в акт, складений не раніше 1 січня 2016 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2018 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.
Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи прокуратури в цілому. Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.
13.3.8. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та із кадрових питань (особового складу). Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК прокуратури, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ із кадрових питань (особового складу) подаються згідно із законодавством до експертно-перевірної комісії (ЕК) ЦДАВО України (обласного державного архіву). Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником прокуратури.
У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про ревізію, проведену органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідка підписується керівником прокуратури та головним бухгалтером.
13.3.9. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.
13.3.10. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів для знищення. Ці акти зберігаються в архіві прокуратури.
Якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.
13.3.11. Порядок зберігання та знищення документів і справ з грифом обмеження доступу "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.
Якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом "Для службового користування" та іншими грифами обмеження доступу, що застосовуються в органах прокуратури, ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК прокуратури, наприклад:
Справи № 15 ДСК, № 133 ДСК, № 158 ДСК знищено шляхом подрібнення.
Члени ЕК:
(Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)
(Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)
(Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата
14. Підготовка і передача справ до архіву прокуратури
14.1. Оформлення справ
14.1.1. Оформлення справ, заведених у структурних підрозділах прокуратури, покладається на працівників, що забезпечують діловодство в цих підрозділах, за методичною допомогою архіву прокуратури.
14.1.2. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів, засвідчувального напису, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша).
14.2. Нумерація аркушів справ
14.2.1. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
14.2.2. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.
14.2.3. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.
14.2.4. Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.
14.2.5. Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.
14.2.6. Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
14.2.7. Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.
14.2.8. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
14.2.9. За наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (125-а, 125-б тощо).
14.3. Складання внутрішнього опису документів справи
14.3.1. Внутрішній опис складається до справ та наглядових проваджень, які зазначені в пункті 11.1.8 Інструкції.
14.3.2. Внутрішній опис (додаток 41) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.
14.3.3. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
14.3.4. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні підтверджуючі документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
14.4. Складання засвідчувального напису справи
14.4.1. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.
Засвідчувальний напис (додаток 42) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.
14.4.2. У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.
14.4.3. У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:
- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
- номери аркушів із наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
- номери великоформатних аркушів;
- номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.
14.4.4. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланнями на відповідний виправдувальний документ (наказ, акт).
14.4.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у кінці справи складається новий засвідчувальний напис. Попередній засвідчувальний напис закреслюється та зберігається у справі постійно.
14.5. Оправлення справ
14.5.1. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на 4 проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.
14.5.2. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
14.5.3. За наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, вони вилучаються зі справи і на них укладається окремий опис.
14.6. Оформлення обкладинок справ
14.6.1. Обкладинки справ постійного (додатки 43, 44), тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (додатки 45, 46) та з кадрових питань (особового складу) оформляються за встановленою формою.
Перед передаванням справ до архіву прокуратури в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається у заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об'єкта описування). У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на наявність копій документів тощо).
14.6.2. На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному (кожній) з них проставляються крайні дати документів (початку та закінчення справ).
У разі зазначення точних календарних дат наводяться число, місяць і рік. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом. Якщо у справу включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то нижче за дату справи з нового рядка робиться запис про це: "У справі є документи за _________ роки". Дати можуть не вказуватись на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани та звіти, оскільки вони відображені в заголовках справ.
14.6.3. На обкладинці справи проставляється її номер за описом і за погодженням з архівом прокуратури - архівний номер опису.
14.6.4. У разі зміни найменування прокуратури (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої прокуратури (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування прокуратури (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
14.6.5. У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
14.7. Складання та оформлення описів справ
14.7.1. Описи справ та наглядових проваджень складаються за встановленою формою (додаток 47).
Описи документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) складаються через рік після завершення справ у діловодстві.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.
14.7.2. Опис справ структурного підрозділу складається працівником, відповідальним за ведення діловодства, з методичною допомогою архіву прокуратури з дотриманням таких вимог:
- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ із додаванням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, у якому заведені включені до опису справи.
Наприклад:
описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 05, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2015 році, будуть мати номери: 05П - 2015; 05Т - 2015; 05ОС - 2015;
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";
- у графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати найбільш давнього та найбільш пізнього документів, унесених до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;
- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості стану зберігання справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам прокуратури або іншій прокуратурі, про наявність копій документів у справі;
- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і прокуратури в цілому;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- справи з особового складу вносяться до опису за хронологією в алфавітному порядку.
14.7.3. Описи справ ведуться впродовж кількох років із єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
14.7.4. У кінці опису заповнюється підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
14.7.5. У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ___", - а графи 4, 5 опису не заповнюються.
14.7.6. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.
14.7.7. Опис справ структурного підрозділу прокуратури складається в двох примірниках, перший із яких передається разом зі справами в архів прокуратури, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
14.7.8. На основі описів справ структурних підрозділів архів прокуратури готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) у порядку, визначеному цією Інструкцією.
14.8. Передавання справ до архіву прокуратури
14.8.1. Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву прокуратури в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за рішенням її керівника. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.
14.8.2. Підготовка справ структурного підрозділу для передавання до архіву прокуратури включає перевірку правильності формування справ із документів, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідності справ номенклатурі.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.
14.8.3. У випадку встановлення фактів нестачі документів і справ під час передачі їх до архіву відповідними структурними підрозділами здійснюється їх пошук. У разі негативного результату пошуку керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування, за наслідками якого приймає рішення про притягнення до дисциплінарної відповідальності. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.
14.8.4. Прийняття справ проводиться працівником архіву прокуратури в присутності працівника, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, переданих до архіву прокуратури, номери відсутніх справ, дату приймання-передачі справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.
Доставляння до архіву прокуратури справ упакованими належним чином забезпечується структурними підрозділами.
14.9. Граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві прокуратури
Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві прокуратури:
- для документів Генеральної прокуратури України - 15 років;
- для документів регіональних прокуратур - 10 років;
- для документів із кадрових питань (особового складу) - 75 років.
Після закінчення граничних строків зберігання документи, віднесені до НАФ, передаються на постійне зберігання відповідно до порядку, визначеного Правилами.
15. Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ прокуратури та закінчених описів справ фонду в цілому
15.1. Складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання
15.1.1. В архіві органу прокуратури, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї прокуратури.
15.1.2. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 48) включаються заголовки справ, що утворилися в структурних підрозділах прокуратури впродовж року, а також заголовки справ, сформованих із документів, вилучених зі справ із тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".
Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для місцевих прокуратур - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевірення правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.
15.1.3. У разі виявлення нестачі справ, включених в опис структурного підрозділу, архів прокуратури разом зі службою діловодства та структурним підрозділом прокуратури, де перебували ці справи, вживають заходів, передбачених пунктом 14.8.3 Інструкції.
15.1.4. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку, викладеному у п. 10.6 Інструкції. Заголовки справ, що містять документи за кілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до норм, передбачених п. 10.15 Інструкції.
15.1.5. Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, які створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад 2, або інший валовий номер. У прокуратурах із річним документообігом менше 600 документів допускається закінчення зведеного опису з кількістю справ 999.
15.1.6. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і словами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити (додаток 48).
Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ прокуратури, залежно від кількості таких справ можуть включатися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.
Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.
15.1.7. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ із кадрових питань (особового складу) складається передмова, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.
Передмова до опису складається з двох частин:
- перша - історія установи-фондоутворювача;
- друга - історія фонду.