Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

З метою вдосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації, керуючись статтею 9 Закону України "Про прокуратуру" ,

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в органах прокуратури України (додається).

2. Першому заступнику та заступникам Генерального прокурора України, заступнику Генерального прокурора України - Головному військовому прокурору, заступнику Генерального прокурора України - керівнику Спеціалізованої антикорупційної прокуратури, керівникам регіональних та місцевих прокуратур, керівникам самостійних структурних підрозділів апаратів забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Генерального прокурора України від 15.01.2013 № 3 "Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України".

4. Контроль за дотриманням вимог наказу покласти на заступника Генерального прокурора України відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом Генеральної прокуратури України.

1.1. Інструкція з діловодства в органах прокуратури України (далі - Інструкція) складена відповідно до положень державної системи діловодства і встановлює загальні правила документування діяльності органів прокуратури України, регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення, надходження до відправлення або передавання в архів прокуратури з урахуванням впровадження інформаційних технологій та електронного документообігу.

1.2. Інструкція визначає порядок приймання, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення (у тому числі редагування), тиражування, відправлення, контролю за виконанням документів, формування їх у справи, наглядові провадження, зберігання, використання на паперових або електронних носіях та встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами.

На процесуальні та фінансові документи ця Інструкція поширюється в частині, яка стосується загальних принципів роботи з ними і підготовки до передавання в архів.

1.3. Комп'ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих та інших нормативних актів, а також цієї Інструкції. Питання щодо роботи із зазначеними системами встановлюються окремими організаційно-розпорядчими документами.

Дозволяється штрихове кодування та реєстрація вхідної-вихідної кореспонденції в електронному вигляді згідно з вимогами Інструкції за допомогою цих систем.

1.4. Порядок роботи, обліку, зберігання і використання документів, матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію та яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування", визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

Ведення секретного діловодства регламентується Порядком організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами).

1.5. Органи прокуратури України здійснюють діловодство державною мовою відповідно до вимог Закону України "Про засади державної мовної політики" від 3 липня 2012 року.

Листування з питань міжнародного співробітництва може здійснюватися державною мовою з долученням перекладу мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

1.6. Тлумачення термінів, які використовуються в цій Інструкції, наведено у додатку 1.

1.7. Ведення діловодства в органах прокуратури покладається на службу діловодства (управління, відділ, відповідних працівників).

1.8. Загальне керівництво роботою служби діловодства здійснює керівник прокуратури або один із його заступників згідно з розподілом обов'язків.

1.9. Організацію роботи служби діловодства та контроль за станом діловодства в Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах здійснює керівник служби діловодства.

Керівник служби діловодства в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

- здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням в апараті прокуратури, у прокуратурах нижчого рівня вимог державних стандартів та цієї Інструкції;

- забезпечувати періодичну перевірку стану ведення діловодства в апараті прокуратури та прокуратурах нижчого рівня;

- всебічно сприяти раціоналізації та автоматизації процесів діловодства, вживати необхідних заходів щодо оснащення служби діловодства сучасним обладнанням, АРМ на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників служби діловодства та структурних підрозділів із питань діловодства.

1.10. Вимоги керівника служби діловодства, що стосуються діловодства, обов'язкові для всіх працівників прокуратури і можуть бути скасовані тільки керівником прокуратури або його заступником, на якого покладене загальне керівництво роботою служби діловодства.

1.11. Відповідальність за стан діловодства у структурних підрозділах прокуратур покладається на їх керівників, а у місцевій прокуратурі без структурного поділу - на її керівника або одного із заступників керівника згідно з розподілом обов'язків.

1.12. Вимоги цієї Інструкції є обов'язковими для всіх працівників прокуратури. Керівник структурного підрозділу та керівник місцевої прокуратури забезпечують вивчення підпорядкованими працівниками положень цієї Інструкції і здійснюють контроль за її виконанням.

1.13. Службові документи не підлягають розголошенню. Ознайомлення з ними, видача довідок, використання даних службового характеру в доповідях, лекціях, виступах у засобах масової інформації здійснюється в апаратах прокуратур з дозволу керівництва прокуратури та структурних підрозділів, у місцевих прокуратурах - керівника або його заступника.

1.14. Загальнодоступними для ознайомлення є документи, на які не поширюються обмеження, визначені Кримінальним процесуальним кодексом України, Законами України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про захист персональних даних", Переліком відомостей, що становлять службову інформацію та можуть міститися в документах органів прокуратури України, і Переліком документів, у яких міститься службова інформація, що затверджуються наказом Генеральної прокуратури України.

1.15. У разі звільнення чи тимчасової відсутності прокурора (відпустка, відрядження тощо) усі службові документи, що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, керівника місцевої прокуратури іншому виконавцю через службу діловодства або працівника, відповідального за ведення діловодства у структурному підрозділі.

Під час зміни керівника служби діловодства всі документи, печатки, штампи, бланки, які використовуються в підрозділі, передаються новопризначеній особі відповідно до акта, який затверджується керівником прокуратури.

При зміні керівника прокуратури приймання-передача справ здійснюється згідно з Положенням про порядок приймання-передачі справ, документів та майна прокуратур при звільненні та призначенні їх керівників, затвердженим відповідним наказом Генеральної прокуратури України.

1.16. Порушення вимог цієї Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, у тому числі електронних, а також незаконний доступ до них або до електронної бази даних тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

2.1. Приймання, доставляння та передавання документів здійснюється працівниками служби діловодства.

2.2. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного робочого дня після їх реєстрації.

У Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах передавання документів здійснюється не менш ніж двічі на день, у місцевих прокуратурах - безпосередньо за їх надходженням, але не пізніше наступного робочого дня.

Звернення з вимогою внесення відомостей до Єдиного реєстру досудових розслідувань, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення та інші термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратури невідкладно.

2.3. Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах проходження здійснюється через службу діловодства (осіб, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах) з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку (додаток 2) чи картках (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з відповідними реєстрами, відображенням руху документів у системі).

Передавання внутрішніх документів між підрозділами, які розташовані у різних адміністративних будівлях, здійснюється через службу діловодства.

2.4. Документи з одного самостійного структурного підрозділу до іншого передаються через працівників, які забезпечують ведення діловодства (з фіксуванням дати і часу), за згодою їх керівників, а в разі незгоди - за письмовою вказівкою керівництва прокуратури.

Підставою для передавання документів є обґрунтований та погоджений керівником самостійного структурного підрозділу рапорт виконавця.

2.5. Наглядові провадження передаються до іншого підрозділу в тимчасове користування у підшитому вигляді, під розписку, з письмового дозволу керівника підрозділу, з відміткою на картці обліку руху наглядового провадження (додаток 3); при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з одночасним відображенням руху наглядового провадження в системі.

2.6. Звернення, матеріали кримінальних проваджень та наглядові провадження для користування передаються через працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах, з відміткою у відповідних книгах обліку (коли і кому передані документи).

2.7. Працівники служби діловодства не відповідають за документи, які були передані без їх участі (керівником особисто виконавцю, інше) та належної реєстрації в службі діловодства.

Відповідальність за документи, які були передані керівником особисто виконавцю без належної реєстрації (обліку) в службі діловодства, покладається на осіб, які прийняли таке рішення.

2.8. Працівники прокуратури, які отримали документи без реєстрації у прокуратурі, повинні невідкладно особисто або за участі працівника, який забезпечує ведення діловодства, передати такі документи у відповідний підрозділ (працівнику) служби діловодства для здійснення реєстрації у загальному порядку.

Документи, надані для реєстрації, обов'язково повинні містити відмітки про дату, посаду та прізвище особи, що їх отримала, інформацію про додатки та їх місцезнаходження (у разі наявності).

2.9. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками (позначками) про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією.

Усі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.

При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу ці дані також фіксуються у відповідних електронних картках документів.

2.10. Особові справи працівників прокуратури витребовуються листом кадрового підрозділу за підписом керівника прокуратури.

2.11. Накази та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.

Працівники, які ознайомилися з документом, розписуються на ньому або на окремому аркуші (аркуші ознайомлення), вказуючи дату та прізвище.

3.1. Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано службою діловодства.

3.2. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються працівником підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації, а у місцевих прокуратурах - черговим працівником, який невідкладно розкриває конверти.

Працівник підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації (у місцевих прокуратурах - черговий працівник) термінові документи передає на розгляд керівництву, виконує вказівки щодо організації їх розгляду. Наступного робочого дня працівником цього підрозділу або виконавцем вони надаються до служби діловодства для реєстрації та подальшого руху.

Документи, які не передавалися на розгляд керівництву, наступного робочого дня надаються до служби діловодства для реєстрації у загальному порядку.

3.3. Працівники служби діловодства розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", перевіряють правильність доставки, цілісність упаковки та наявність усіх документів і додатків.

Конверти з написом "Особисто", які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням.

3.4. Якщо під час приймання та обробки вхідної кореспонденції виникла підозра щодо вмісту конверта, пакета, бандеролі, слід дотримуватись вимог Порядку прийняття в органах виконавчої влади поштових відправлень, службової кореспонденції, інших документів і матеріалів з ознаками підозрілих вкладень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 69ДСК.

3.5. У разі пошкодження упаковки, некомплектності чи відсутності додатків робиться відмітка у поштовому реєстрі та на останній сторінці документа після підпису автора. Запит щодо надсилання документів, яких не вистачає, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

3.6. За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту після підпису відповідної особи працівником служби діловодства зазначається кількість аркушів додатка, що засвідчується особистим підписом.

3.7. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Повернення здійснюється працівниками служби діловодства, про що робиться запис у реєстрі відправлення кореспонденції. Копії супровідних листів долучаються до відповідної номенклатурної справи.

3.8. У кожній прокуратурі в загальнодоступному місці розташовується скринька для вхідної кореспонденції. Документи з неї вилучаються працівниками служби діловодства двічі на день (у першій та другій половині дня) з подальшим проставленням штампа з відміткою "Зі скриньки" та зазначенням дати вилучення, після чого передаються для реєстрації та розгляду.

3.9. Працівники служби діловодства приймають виключно документи, направлені фельд'єгерським, спеціальним та поштовим зв'язком, електронні звернення, а також відомчу кореспонденцію, надіслану органами влади, що надійшла поштовим зв'язком або доставлена уповноваженою особою, яка має документ, що засвідчує її належність до відповідного органу.

3.10. Відомчі документи або документи з питань міжнародного співробітництва, які надійшли до органів прокуратури за допомогою технічних засобів зв'язку, реєструються в загальному порядку.

3.11. Конверти зберігаються і додаються до документів:

- у разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа;

- у разі надходження кореспонденції із судових органів;

- у разі відсутності у конвертах окремих документів чи встановлення невідповідності номерів документів номерам на конверті;

- за наявності розбіжностей у зазначенні адреси на конверті та на зверненні.

За відсутності вищезгаданих підстав для зберігання конверти знищуються після розгляду документа.

3.12. Попередній розгляд документів

3.12.1. Усі документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.12.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником служби діловодства або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.

3.12.3. Кореспонденція розподіляється на:

- листи Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України;

- звернення органів державної влади та управління;

- депутатські документи;

- звернення (у тому числі електронні) і телеграми громадян, звернення підприємств, організацій;

- звернення про вчинені кримінальні правопорушення;

- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;

- запити в порядку Закону України "Про доступ до публічної інформації" ;

- кримінальні провадження;

- матеріали перевірок;

- спецповідомлення;

- матеріали з питань міжнародного співробітництва;

- відомче листування;

- судові документи;

- інші документи;

- документи, що не підлягають реєстрації (додаток 4).

3.12.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або наступного робочого дня у випадку їх надходження у неробочий час.

3.12.5. Керівництву Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур документи подаються на розгляд службою діловодства згідно з порядком, встановленим Регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків між керівництвом прокуратур.

Керівництву місцевої прокуратури вхідна кореспонденція передається на розгляд у порядку, встановленому керівником місцевої прокуратури, з додержанням вимог законодавства, наказів Генеральної прокуратури України, цієї Інструкції та згідно з розподілом обов'язків.

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на вхідних документах штампа із зазначенням номера та дати з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.

Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштовим, фельд'єгерським та спеціальним зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, одержані на телефон "гарячої лінії", з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку, вилучені зі скриньки, відомча кореспонденція, у тому числі надіслана факсимільним зв'язком, електронною поштою.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

4.1.2. Штамп містить найменування прокуратури, дату реєстрації та порядковий номер відповідної книги обліку (номер за автоматизованою системою електронного документообігу) і проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.

На поштових відправленнях, що не підлягають розпечатуванню, штамп ставиться на конверті.

4.1.3. Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.

У першу чергу реєструються листи Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України, документи за підписом керівників органів державної влади та управління, депутатські документи, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва, відомча документація на ім'я Генерального прокурора України, керівників регіональних прокуратур, звернення з особистого прийому, листування з посиланням на номер контрольного документа з відміткою "окв".

Кореспонденція, вилучена зі скриньки, реєструється у загальному порядку.

Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.

4.1.4. Внутрішні документи (крім наказів), що створюються в органах прокуратури і не виходять за її межі (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, які надаються до відповідального підрозділу, тощо), реєструються у відповідній книзі (додаток 5).

Номер документа у прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку внутрішніх документів із додаванням букв "вн" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-25вн-16.

4.1.5. Документи, що надходять до прокуратури, у тому числі в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян" , реєструються один раз: вхідні - у день надходження (у випадку надходження у другій половині дня - не пізніше наступного робочого дня), створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.

4.1.6. Порядок реєстрації, обліку та забезпечення права на доступ до інформації, що була створена у процесі діяльності та знаходиться у володінні органів прокуратури, визначається Законом України "Про доступ до публічної інформації" та відповідними організаційно-розпорядчими документами.

4.1.7. Для реєстрації вхідної кореспонденції в органах прокуратури використовуються книги обліку вхідної кореспонденції (додаток 6), звернень громадян та юридичних осіб (додаток 7), звернень громадян, що надійшли на телефон "гарячої лінії" (додаток 7а), кримінальних проваджень, витребуваних у порядку нагляду (додаток 8), та кримінальних проваджень, направлених для затвердження обвинувального акта (додаток 9), обліку запитів на інформацію, які надійшли до прокуратури (додаток 10), документів з грифом обмеження доступу "Для службового користування" (за формою, встановленою в додатку 2 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893).

4.1.8. При реєстрації кореспонденції в книзі обліку вхідної кореспонденції номер документа складається з порядкового номера книги обліку з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 12вх-16.

Подальший рух вхідної кореспонденції у структурних підрозділах фіксується у книзі обліку вхідної кореспонденції. Номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера відповідної книги, букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-25вх-16.

4.1.9. Після реєстрації в службі діловодства (проставлення штампа з датою реєстрації, реєстраційного номера) вхідна кореспонденція Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур підлягає вивченню і визначенню порядку її розгляду та вирішення відповідно до Регламенту прокуратури, цієї Інструкції, інших організаційно-розпорядчих документів.

4.1.10. Термінові документи, передані керівництву прокуратури без реєстрації, після розгляду (вчинення резолюції) повертаються до служби діловодства, реєструються і передаються для виконання.

4.1.11. При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу працівник, який забезпечує ведення діловодства в структурному підрозділі, після прийняття рішення за зверненнями вносить до електронних карток відповідні відомості, а також на вимогу працівників цього підрозділу забезпечує їх даними (у формі друкованих витягів, довідок і т. п.), які містяться у цій системі, щодо зареєстрованих звернень та матеріалів, заведених наглядових проваджень тощо.

Залучення служби діловодства прокуратури до роботи з надання такої інформації допускається за мотивованим рапортом керівника структурного підрозділу з обов'язковим обґрунтуванням підстав для надання відповідної інформації.

4.2. Реєстрація та облік наглядових проваджень

4.2.1. Документи та інші матеріали, які потребують перевірки, вирішення та надання письмової відповіді автору, а також контролю за виконанням, групуються у наглядові провадження.

Підставою для заведення наглядового провадження є прийняття документа до виконання із письмовою вказівкою прокурора "Завести н/п".

4.2.2. Наглядове провадження заводиться працівником служби діловодства не пізніше 5 днів з часу реєстрації документів та інших матеріалів або справи, а за контрольними документами, спецповідомленнями, з питань міжнародного співробітництва - невідкладно.

4.2.3. Наглядові провадження у Генеральній прокуратурі України, регіональних та місцевих прокуратурах зі структурним поділом заводяться у структурних підрозділах за книгою обліку наглядових проваджень (додаток 11).

У прокуратурах без структурного поділу наглядові провадження заводяться за книгами обліку наглядових проваджень окремо за зверненнями громадян, юридичних осіб, матеріалами перевірок, позовами прокурора (додаток 12) та за кримінальними провадженнями (додаток 13).

4.2.4. Номер наглядового провадження у прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку наглядових проваджень та двох останніх цифр року прийняття документа до провадження, наприклад: 04/2-1432-16.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр номера наглядового провадження становить номер номенклатурної справи, за якою значиться відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку наглядових проваджень та дві останні цифри року, наприклад: 50-1032-16.

Подальше листування ведеться за номером наглядового провадження, який зазначається на вихідному документі працівником служби діловодства прокуратури.

4.2.5. Переліки індексів структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур затверджуються наказами їх керівників.

Регіональні прокуратури впродовж тижня після видання такого наказу Генеральною прокуратурою України приводять у відповідність із ним власні переліки індексів структурних підрозділів. Зазначені накази у цей же строк надсилаються до Генеральної прокуратури України.

За умови створення у місцевій прокуратурі територіальних відділів наказом її керівника можуть затверджуватися переліки індексів цих структурних підрозділів. Примірник наказу упродовж тижня надсилається до регіональної прокуратури.

4.2.6. За результатами узагальнення документообігу керівництво служби діловодства щороку здійснює розподіл номерів наглядових проваджень між структурними підрозділами на наступний рік, починаючи з одиниці, за відповідною формою (додаток 14), наприклад: підрозділ "04" - 400 резервних номерів (001-400); підрозділ "05" - 100 резервних номерів (401-500); підрозділ "06" - 50 резервних номерів (501-550).

У разі необхідності виділення додаткових номерів працівники, відповідальні за ведення діловодства у структурних підрозділах, звертаються із заявкою до керівництва служби діловодства.

4.2.7. Якщо документ направлено для вирішення у прокуратуру нижчого рівня або в інше відомство з контролем виконання (з пропозицією повідомити про результати вирішення до визначеної дати або про остаточне з'ясування питання), за ним заводиться наглядове провадження, копії доручення та документа долучаються до наглядового провадження, що передається працівникам, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах.

Такі наглядові провадження зберігаються у папках із написом "Контроль" за датами контролю та передаються виконавцям у встановлені ними строки виконання.

4.2.8. За документами, направленими для розгляду до прокуратури нижчого рівня чи інших відомств без контролю, наглядові провадження не заводяться.

Супровідні листи з оригіналами звернень направляються за номером, який складається з індексу структурного підрозділу та букви "р", наприклад: 19р.

У прокуратурах без структурного поділу вихідний номер супровідного листа складається з номера номенклатурної справи, де містяться копії таких листів, та букви "р", наприклад: 27р.

Копія супровідного листа з аркушем, на якому міститься резолюція керівництва, підшивається у справу послідовно за датою відправлення.

4.2.9. У кожній прокуратурі за одним і тим самим кримінальним провадженням, питанням, а також за зверненнями одного і того ж громадянина заводиться одне наглядове провадження.

4.2.10. Якщо раніше за документами та іншими матеріалами заведені з одних і тих самих питань різні наглядові провадження, вони об'єднуються в одне і йому надається номер наглядового провадження, заведеного раніше. При об'єднанні двох і більше наглядових проваджень зберігається хронологічна послідовність документів кожного провадження, а також усі картки обліку їх руху. Наглядові провадження підшиваються разом з обкладинками, аркуші повторно нумеруються (обкладинки не нумеруються). Одночасно вносяться зміни в книгу обліку наглядових проваджень (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу цей рух наглядових проваджень фіксується).

Об'єднання наглядових проваджень здійснюється працівником, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, за вказівкою прокурора.

4.2.11. Об'єднання наглядових проваджень за різними справами, провадженнями та питаннями не дозволяється.

4.2.12. Передача наглядових проваджень здійснюється під підпис безпосередньо працівниками, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах.

4.3. Реєстрація та облік матеріалів кримінальних проваджень

4.3.1. Матеріали кримінальних проваджень, витребувані в порядку нагляду, і ті, що надійшли для затвердження обвинувального акта, клопотання про застосування заходів медичного або виховного характеру (останні - з позначкою "У порядку ст. 291 (ст. 292) КПК України "), реєструються централізовано службою діловодства у загальному порядку та окремо в кожному структурному підрозділі у відповідних книгах обліку.

4.3.2. Зареєстровані матеріали кримінальних проваджень передаються на доповідь разом із наглядовим провадженням. Якщо за кримінальним провадженням не заведено наглядового провадження, воно заводиться у загальному порядку.

4.3.3. Порядок витребування та повернення матеріалів кримінальних проваджень визначається Регламентом прокуратури.

4.3.4. Пересилка (доставляння) матеріалів кримінальних проваджень здійснюється лише фельд'єгерським зв'язком або кур'єром (уповноваженим працівником прокуратури).

4.3.5. У разі доставки матеріалів кримінальних проваджень кур'єром забороняється передача їх із рук у руки без відповідної реєстрації і обліку в службі діловодства.

4.3.6. Питання зберігання, обліку вилучених під час кримінального провадження речових доказів, майна та документів регулюються положеннями Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження та Порядку передачі на зберігання тимчасово вилучених під час кримінального провадження документів, які посвідчують користування спеціальним правом, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 19.11.2012 № 1104.

5.1. Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється Регламентом прокуратури та цією Інструкцією.

5.2. Керівниками прокуратур, структурних підрозділів документи розглядаються не пізніше наступного робочого дня з часу реєстрації, а термінові - негайно. За результатами розгляду вчиняється резолюція, в якій визначаються виконавці, порядок виконання, у разі потреби - строк виконання, після чого вказується дата і проставляється особистий підпис.

Не допускається вчинення загальних резолюцій ("Внести пропозиції", "Доповісти" тощо).

5.3. Документи, що стосуються кількох структурних підрозділів, підпорядкованих різним заступникам Генерального прокурора України, керівників регіональних прокуратур, передаються на доповідь у Генеральній прокуратурі України - першому заступнику Генерального прокурора України, у регіональних прокуратурах - їх керівникам, які визначають виконавців.

5.4. На документах із резолюцією керівника вищого рівня, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, ставиться підпис автора резолюції та дата.

5.5. Резолюція на документі вчиняється на вільному від тексту місці. У разі направлення документа для вирішення у прокуратури нижчого рівня чи інші відомства за належністю на текстах законів, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, нормативних актів Кабінету Міністрів України, інших державних органів резолюція вчиняється на окремому аркуші або спеціальному бланку.

5.6. У разі визначення в резолюції кількох виконавців документа доведення її змісту, своєчасне та якісне виконання, продовження строків виконання, підготовка та підписання відповіді у керівництва покладається на першого виконавця.

5.7. Надходження документів від керівництва прокуратури до безпосередніх виконавців не повинно перевищувати двох робочих днів, а документів, строк виконання яких визначено окремими законодавчими актами, - забезпечується невідкладно.

5.8. Якщо рішення з поважних причин не може бути прийнято у визначений термін, у Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах строк виконання продовжується керівництвом прокуратури за рапортом виконавця, завізованим начальником самостійного структурного підрозділу, а у місцевих прокуратурах - її керівником за рапортом виконавця, погодженим із відповідним заступником керівника місцевої прокуратури.

5.9. Накази, завдання, доручення та інші документи за підписом керівництва Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур за необхідності негайного направлення передаються центральним факсом або електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси.

Порядок надсилання, реєстрації та опрацювання такої кореспонденції визначається окремими розпорядчими документами керівництва прокуратури.

Передані електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додаток 28).

5.10. Документи, у яких не вказано строк виконання, або ті, строк виконання яких безпосередньо не визначено законодавством, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із моменту їх реєстрації у прокуратурі. Строк виконання документа, що потребує перекладу, обраховується з наступного дня після його перекладу. Днем виконання вважається дата відправлення відповіді.

Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий день, то останнім днем строку виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

5.11. Відповідальність за виконання документа по суті та у встановлений строк покладається на працівників, зазначених у резолюції, та безпосередніх виконавців.

5.12. Контроль за виконанням документів здійснюють керівники прокуратур, структурних підрозділів та працівники підрозділів організаційного забезпечення.

5.13. Не підлягають виконанню планові та позапланові завдання, інші доручення та документи з контрольним терміном виконання (крім доручень щодо проведення перевірок звернень громадян, народних депутатів України, повідомлень у засобах масової інформації та у конкретних справах), що надійшли з прокуратури вищого рівня без реєстрації у підрозділі організаційного забезпечення. Про факти надходження таких документів невідкладно інформується зазначений підрозділ прокуратури вищого рівня.

6.1. Документи, виконання яких підлягає обов'язковому контролю, визначає керівник прокуратури.

Контроль за виконанням (вирішенням) таких документів полягає у спеціальній процедурі, яка включає:

- взяття виконання документів на контроль;

- своєчасність доведення документів до виконавців;

- формування картотеки контрольних документів;

- інформування відповідного керівника про хід та результати виконання документів;

- виконання документів у визначений строк;

- зняття виконання документів із контролю.

6.2. Підрозділ організаційного забезпечення здійснює загальний контроль за виконанням документів, взятих на контроль керівником прокуратури, в тому числі на особливий контроль. Такі документи передаються виконавцям через службу діловодства.

Забезпечення контролю за виконанням депутатських документів покладається на підрозділ з організації прийому громадян, розгляду звернень та запитів.

6.3. На документі, виконання якого підлягає контролю, працівник підрозділу організаційного забезпечення проставляє штамп "Контроль", "Особливий контроль" та кінцеву дату виконання.

У разі відсутності у прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу заповнюється контрольна картка (додаток 15) у двох примірниках. Один примірник разом із документом передається працівнику, відповідальному за ведення діловодства у структурному підрозділі, другий - приєднується до контрольної картотеки, яка формується у підрозділі організаційного забезпечення.

У місцевих прокуратурах контрольна картка заповнюється в одному примірнику та передається керівнику прокуратури, який особисто перевіряє виконання документів підпорядкованими працівниками.

6.4. Документи, за виконанням яких встановлено контроль, у тому числі особливий, беруться на облік також у структурних підрозділах. Безпосереднє виконання документів забезпечується керівником структурного підрозділу.

Облік таких документів здійснюється у відповідних книгах (додаток 16).

6.5. Працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах та місцевих прокуратурах, стежать за наближенням строків виконання документів, заздалегідь інформують керівника про всі випадки затримання виконання документів, своєчасно роблять у картках відмітки про їх рух.

6.6. У день виконання або не пізніше наступного робочого дня матеріали, які засвідчують виконання документа, контрольна картка з відповідними відмітками передаються працівником, відповідальним за ведення діловодства у структурному підрозділі, до підрозділу організаційного забезпечення для зняття з контролю або продовження контролю, про що останнім робиться запис на копії документа.

6.7. Контрольні картки, що надійшли від структурних підрозділів, систематизуються у картотеці виконаних документів підрозділу організаційного забезпечення. Другі примірники карток вилучаються з контрольної картотеки та знищуються.

7.1. Вихідні документи надсилаються адресатам із використанням засобів поштового, фельд'єгерського та спеціального зв'язку, а у випадках, визначених Законом України "Про звернення громадян" , - засобами електронного зв'язку.

7.2. Вихідні документи обробляються службою діловодства і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурного підрозділу (виконавця) або не пізніше наступного робочого дня.

Надсилання або передавання вихідних документів без їх реєстрації у службі діловодства не дозволяється.

Підтвердженням факту направлення документа у паперовому вигляді є проставлення штампа на його копії із зазначенням дати надсилання.

7.3. Правильно оформлені документи, які підлягають відправленню у день підписання, передаються до відповідного підрозділу (працівнику).

7.4. Під час приймання вихідних документів від виконавців працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі):

- проставляє номер на оригіналі документа;

- перевіряє правильність зазначення адреси;

- перевіряє наявність усіх підписів на оригіналі документа та додатків до нього;

- вказує на копії документа дату підписання, номер, а також засвідчує підпис посадової особи, зазначеної в документі, шляхом підкреслення її прізвища та проставлення літер "о/п" ("оригінал підписав");

- з'ясовує питання про додержання встановленого порядку надсилання прокурорам нижчого рівня завдань, доручень та листів, що підлягають реєстрації в підрозділі організаційного забезпечення, та у разі недодержання повертає такі документи виконавцю;

- перевіряє наявність додатка, вказаного у документі.

Документи, оформлені з порушенням вимог цієї Інструкції, установленого порядку реєстрації в підрозділі організаційного забезпечення, службою діловодства повертаються до відповідного структурного підрозділу.

7.5. При направленні до прокуратур нижчого рівня або інших відомств документів, за якими не заведено наглядове провадження (інформаційних листів, завдань, документів прокурорського реагування), реєстрація здійснюється в книзі обліку вихідної кореспонденції (додаток 17).

Номер документа у прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вихідної кореспонденції з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 08/1-36вих-16.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр вихідного номера становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку вихідної кореспонденції з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 25-101вих-16.

7.6. При оформленні вихідної кореспонденції, адресованої органам державної влади і управління, органам місцевого самоврядування, народним депутатам України, підприємствам, установам та організаціям, окрім номера та дати підписання, обов'язково зазначається вихідний номер і дата документа, на який надається відповідь.

7.7. При оформленні вихідної кореспонденції, яка відповідно до Регламенту прокуратури підлягає обліку в підрозділі організаційного забезпечення, до вихідного номера додається порядковий номер книги обліку цього підрозділу з відміткою "окв", наприклад: 04/2-26вих-104окв-16.

7.8. Номери листуванню надають працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах та місцевих прокуратурах.

Забороняється присвоєння листуванню номерів, не передбачених цією Інструкцією.

7.9. Перед пакуванням вихідних документів працівник служби діловодства обов'язково перевіряє:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх підписів на документі та додатках до нього;

- наявність на документі даних про додатки та відповідність їх зазначеній кількості;

- відповідність необхідної кількості примірників кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням вимог цієї Інструкції, повертаються до структурного підрозділу на доопрацювання.

При цьому у відповідному реєстрі зазначаються дата і час повернення, його причини (стисло), прізвища працівника служби діловодства, який повернув документи, та працівника, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (з їх підписами).

Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, зобов'язаний на вимогу керівництва служби діловодства надати письмове пояснення щодо допущених недоліків.

7.10. Рекомендованими листами або бандеролями (посилками) надсилаються організаційно-розпорядчі та інші документи за підписом керівництва прокуратури, витяги з наказів із кадрових питань (особового складу), фінансові документи, наглядові провадження, матеріали перевірок, кореспонденція, що адресується за кордон.

Повістки про виклик у кримінальних провадженнях направляються адресатам рекомендованими листами з поштовим повідомленням про вручення. Повідомлення про вручення вказаних рекомендованих листів невідкладно передаються ініціаторам.

7.11. Рекомендовані (цінні) листи та бандеролі (посилки) здаються до установ поштового зв'язку відповідно до списку (додаток 18), в якому вказуються номери поштових відправлень, адреса, одержувач, вага, вартість. Список складається у двох примірниках: один здається до поштового відділення, другий - разом із наданим поштовим фіскальним чеком залишається у службі діловодства.

7.12. Документи, які надсилаються простою поштовою кореспонденцією, враховуються у поштових реєстрах або книзі (додаток 19), де зазначаються номер листування та дані адресата.

7.13. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

7.14. У місцевих прокуратурах при відправленні кореспонденції поштовим зв'язком ведуться щоденні реєстри (списки) відправлених документів. Реєстр повинен містити дату відправлення, номер указаного документа, прізвище (назву) адресата, поштову адресу, на яку здійснюється відправка. Строки зберігання таких реєстрів аналогічні строкам зберігання книг обліку вихідної кореспонденції.

У кінці робочого дня реєстр закривається, підписується працівником, який забезпечує ведення діловодства в прокуратурі, та підшивається до відповідної справи.

7.15. Засобами фельд'єгерського та спеціального зв'язку надсилаються: кримінальні провадження, матеріали перевірок, у тому числі з питань міжнародного співробітництва, наглядові провадження, особові справи, фінансові документи, штатні розписи, документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування".

Зазначену кореспонденцію дозволяється доставляти спеціально уповноваженою особою (кур'єром) із числа працівників органів прокуратури за наявності відповідного опису доставлених документів (реєстру).

7.16. Відправлення документів і справ з грифом обмеження доступу "Для службового користування" здійснюється з дотриманням порядку, визначеного Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

7.17. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які містяться в ньому.

7.18. Накази, рішення нарад, листи тощо відправляються відповідно до списку розсилання (додаток 20), який складається структурним підрозділом. У ньому вказуються адресат, кількість та номери надісланих примірників.

Відомості про розсилання зберігаються у службі діловодства.

7.19. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку у відповідній книзі (додаток 21).

7.20. Працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах, передають вихідні документи та інші поштові відправлення до відповідного підрозділу служби діловодства в години, встановлені її керівником.

8.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в органах прокуратури є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

8.2. Управлінська діяльність в органах прокуратури здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів (наказ, положення, порядок, інструкція, рішення тощо).