Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

З питань, що належать до компетенції різних органів (установ), можуть прийматися спільні організаційно-розпорядчі документи.

8.3. Підставами для прийняття організаційно-розпорядчих документів є:

- забезпечення додержання положень Конституції та законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших нормативно-правових актів;

- здійснення розпорядчої діяльності з метою виконання прокуратурою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

8.4. Прокуратура, до якої надходять організаційно-розпорядчі документи від прокуратур вищого рівня, доводить їх до відома прокуратур нижчого рівня. Копії таких документів можуть надсилатися із супровідними листами.

8.5. Документи, що видаються на підставі організаційно-розпорядчих документів прокуратур вищого рівня, повинні містити посилання на них із зазначенням назв цих документів, дат, номерів і заголовків.

8.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

У разі стенографування засідання зміст виступів до протоколу не вноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

8.7. Органами прокуратури у разі неможливості при виконанні своїх функцій здійснити бездокументний обмін інформацією, забезпечити надання усних роз'яснень, вказівок (особистих або телефоном) тощо надсилаються листи прокурорам нижчого рівня, іншим установам та організаціям, окремим громадянам. Вказівки чи їх підтвердження в письмовому вигляді також надаються прокурорам у порядку, передбаченому ч. ч. 4, 5 ст. 17 Закону України "Про прокуратуру" .

8.8. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися засобами телекомунікаційного зв'язку.

У разі направлення та отримання документа факсимільним зв'язком на його копії робиться відмітка із зазначенням дати, номера телефону, на який відправлено чи отримано документ, і посвідчується підписом відповідального працівника.

8.9. За допомогою телефону передається, як правило, термінове повідомлення - телефонограма (додаток 22), текст якого диктується і записується працівниками прокуратури, інших органів.

Телефонограма складається в одному примірнику обсягом не більше як 30 слів і передається телефоном безпосередньо зі структурних підрозділів.

8.10. Засоби факсимільного зв'язку використовуються органами прокуратури та іншими державними установами для термінового передавання чи отримання текстів документів.

Оригінали переданих телефаксом документів обов'язково надсилаються адресату в загальному порядку (поштовим зв'язком).

Передані та отримані телефаксом документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додатки 23, 24).

9.1. Складання документів

9.1.1. Для складання службових документів в органах прокуратури України використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Службові документи повинні мати такі поля:

- ліве - 30 мм;

- праве - 10 мм;

- верхнє та нижнє - 20 мм.

Складання службових документів на папері довільного формату не дозволяється.

9.1.2. Усі службові документи, крім внутрішніх, оформляються на бланках прокуратури.

Установлюються такі види бланків документів:

- бланки для створювання різних та конкретного видів документів (із зазначенням у бланку назви виду документа чи без нього);

- бланк листа.

Для бланків кожного виду дозволяється два варіанти розташування реквізитів: кутовий (додаток 25) і поздовжній (додаток 26).

Застосування бланків довільної форми забороняється.

9.1.3. Склад реквізитів (додаток 27) у різних видах документів може бути неоднаковий. Дозволяється відсутність деяких реквізитів, але на кожному бланку органів прокуратури обов'язково розміщується Державний Герб України (розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм), під ним назва "Прокуратура України" (шрифт Times New Roman, 13 розміру), нижче - найменування відповідної прокуратури (шрифт 18 розміру), адреса та номер факсу (шрифт 10 розміру).

Аналогічно оформляються вивіски з найменуванням на будівлях прокуратур, але без зазначення адреси та номера факсу.

Таким же чином оформляються бланки наказів, але без назви "Прокуратура України" і зазначення адреси та номера факсу.

9.1.4. На бланку відтворюється перша сторінка документа, подальший текст друкується на чистих аркушах паперу однакового з бланком формату.

9.1.5. Між структурними підрозділами однієї прокуратури листування здійснюється на чистих аркушах паперу.

9.1.6. Забороняється використання бланків органів прокуратури для звернень до підприємств, організацій, установ з особистих питань.

9.1.7. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен стосуватися одного питання, за винятком протоколів, наказів, планів та узагальнюючих документів.

9.1.8. Текст документа повинен містити аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження. Зміст документа мусить бути пов'язаний зі змістом раніше виданих документів із певного питання. Для всебічного додержання норм офіційно-ділового спілкування документ підлягає філологічному редагуванню за наявності посади редактора у штатному розписі прокуратури.

9.1.9. Текст документа оформляється у вигляді зв'язних висловлювань, анкети, таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить стилістично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання інших документів.

Тексти розпорядчих документів і листів, як правило, складаються з двох частин: у першій частині (констатуючій) зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій (розпорядчій, резолютивній) - висновки, пропозиції, рішення або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети застосовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових та документах із питань матеріально-технічного забезпечення.

Форма таблиці застосовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

9.1.10. У листах та інших документах, крім супровідних листів до звернень (проваджень), що надсилаються до прокуратури, обов'язково вказується повністю ім'я, по батькові та прізвище заявника або особи, за провадженням якої подано звернення, а також регіон, де відбулося правопорушення.

9.1.11. Частини тексту (розділи, підрозділи) значного за обсягом документа розміщуються в логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку. Номер розділу складається з числа: 1, 2, 3 і т. п.; номер пункту - з номера відповідного розділу та номера пункту, роз'єднаних крапкою: 1.1, 2.15, 13.18 тощо; номер підпункту - з номерів відповідних розділу, пункту і підпункту, роз'єднаних крапками: 1.3.4, 2.14.5 і т. п. При більш дрібному поділі зберігаються такі самі принципи нумерації.

9.1.12. Абзаци в межах пунктів не нумеруються. Підпункти за необхідності позначаються маленькими літерами українського алфавіту з дужками та починаються з абзацу. Позначення наскрізне в межах одного пункту:

а) . . . . .;

б) . . . . .;

в) . . . . ..

9.1.13. Якщо в тексті є розділи, то вступна частина розміщується перед першим розділом без заголовка та номера.

У разі відсутності розділів увесь текст розбивають на пункти, що мають порядкову нумерацію.

9.1.14. Якщо текст значний за обсягом, у кінці розміщується зміст, що складається з назв розділів і підрозділів із позначенням номерів сторінок.

9.1.15. Якщо в текстах документів є таблиці, вони повинні мати номер та назву. Назва розміщується над таблицею, посередині.

Якщо в тексті наявна одна таблиця, вона не нумерується і слово "Таблиця" не пишеться.

Якщо в тексті є кілька таблиць, то, крім назви, вони повинні мати номер, який розміщується поруч зі словом "Таблиця" зверху праворуч без знака "№".

Нумерація таблиць у межах одного тексту наскрізна.

На всі таблиці робляться посилання у тексті; слово "таблиця" пишеться повністю, якщо таблиця без номера, і скорочено ("табл."), якщо має номер.

Нумерація граф здійснюється тільки у випадках, коли на них необхідно зробити посилання в тексті; порядкові номери показників, включених у таблицю, зазначаються перед їх найменуванням.

Слова, що повторюють одне під одним у тій самій графі таблиці, замінюються лапками, якщо між ними немає горизонтальних ліній. Не можна замінювати лапками цифри. У разі відсутності даних у графах таблиць ставиться тире.

9.1.16. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів і виконавців, які їх готували.

9.1.17. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

9.2. Оформлення документів

9.2.1. Службовий документ, що складається у прокуратурі, повинен мати обов'язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення: найменування прокуратури, номер, дату, назву виду документа (не зазначається на листах), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

9.2.2. На кожному документі, за винятком відповіді або листа, вказується його назва: наказ, доповідна записка, інструкція тощо.

9.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад його змісту. Він має бути лаконічним і точним.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника та відповідати на запитання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про звільнення; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо документ стосується декількох питань, заголовок може бути узагальненим.

9.2.4. Складання наказів

Проекти наказів розробляються за дорученням керівництва прокуратури або з ініціативи структурних підрозділів.

Наказ - це правовий акт (розпорядчий документ), що видається керівником прокуратури або його заступниками на підставі законів та для їх виконання. У наказах викладаються питання з основної діяльності органів прокуратури або окремих її напрямів, а також адміністративно-господарські та кадрові питання (накази з особового складу).

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин і друкується на бланках встановленого зразка (додаток 29).

Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують жодних роз'яснень. У наказах із різних питань констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів (пунктів).

Якщо наказ видається на підставі закону, іншого правового акта або документа прокуратури вищого рівня, у констатуючій частині наводиться його повна назва, дата, номер і заголовок.

Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "наказую" з двокрапкою, яке пишеться з нового рядка великими літерами.

Кожен пункт розпорядчої частини повинен починатися із зазначення конкретного виконавця (у давальному відмінку), далі в неозначеній формі викладаються відомості про дію, яку слід виконати, а за необхідності - строк виконання.

У наказах, що підлягають контролю, в останньому пункті вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше виданий, про це зазначається в тексті. Також у тексті наводяться дані щодо наявності додатка.

На кожному додатку до проекту наказу у правому верхньому куті першої сторінки необхідно друкувати:

Під час підготовки проекту наказу виконавець визначає необхідність його розсилання, надання грифа обмеження доступу "Для службового користування", встановлює тираж. Список розсилання додається до наказу.

Примірник наказу, який подається на підпис керівнику прокуратури, візується заступником керівника прокуратури, керівниками відповідних структурних підрозділів та виконавцем на зворотному боці останнього аркуша або на окремому аркуші - аркуші візування (додаток 31).

Проекти наказів із основних питань діяльності прокуратури, зміни та доповнення до них візуються також керівником підрозділу організаційного забезпечення.

Проекти наказів із кадрових питань візуються керівником кадрового підрозділу.

Проекти наказів, які стосуються заходів щодо охорони державної таємниці та фінансового забезпечення органів прокуратури, візуються відповідно начальником режимно-секретного органу та керівником підрозділу бухгалтерського обліку прокуратури.

У разі незгоди того, хто візує, зі змістом проекту наказу він повинен викласти свою думку в письмовій формі у вигляді чітко сформульованого пункту або мотивованої відмови та додати до проекту наказу.

Наказ видається за номером відповідної книги обліку (додаток 30) та датується керівником прокуратури або його заступником, яким підписується акт. Накази передаються на реєстрацію в день їх підписання.

Усі накази з основних питань діяльності прокуратури, про затвердження інструкцій, положень, порядків реєструються в підрозділі організаційного забезпечення. Оригінали цих наказів зберігаються у справах зазначеного підрозділу.

Накази з кадрових питань реєструються у кадровому підрозділі.

Накази з кадрових питань, що стосуються:

- структури та штатного розпису Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерами "шц";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів та рангів, прийому, звільнення та переміщення працівників Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерою "ц";

- структури та штатного розпису регіональних і місцевих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "ш";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів, прийому, звільнення та переміщення працівників регіональних і місцевих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "к".

Оригінали наказів із кадрових питань зберігаються у справах кадрових підрозділів.

У режимно-секретному органі прокуратури реєструються накази щодо режимно-секретної діяльності, а саме:

- створення комісій (у тому числі спільних і експертних) із питань дотримання режиму секретності;

- надання та припинення доступу до державної таємниці;

- надання доступу до секретних мобілізаційних документів;

- виділення приміщень, у яких є спеціальне обладнання для знищення матеріальних носіїв секретної інформації та дозволяється їх знищення;

- дозволу на експлуатацію автоматизованих систем;

- визначення осіб, на яких покладається захист секретної інформації при її обробці в автоматизованих системах.

При реєстрації таких наказів їх номер складається з порядкового номера відповідної книги обліку з додаванням літер "рсо" та індексу структурного підрозділу, де функціонує режимно-секретний орган, наприклад: 2рсо-10/6.

Оригінали наказів із питань режимно-секретної діяльності зберігаються у справах режимно-секретних органів прокуратури.

У підрозділі бухгалтерського обліку органу прокуратури реєструються накази з питань фінансового, матеріально-технічного забезпечення прокуратури, а також про службове відрядження згідно з рапортом окремого працівника або працівників одного самостійного структурного підрозділу.

При реєстрації таких наказів їх номер складається з порядкового номера книги обліку та відповідно літери "б" або "в", наприклад: 28б, 28в.

Оригінали наказів із питань фінансового та матеріально-технічного забезпечення прокуратури зберігаються у справах підрозділу бухгалтерського обліку органу прокуратури.

Ознайомлення з наказами здійснюється тими структурними підрозділами, які їх склали.

9.2.5. Оформлення спільних документів.

Спільні документи видаються з питань, що належать до компетенції різних правоохоронних органів, інших органів та установ, які зацікавлені у їх розв'язанні.

Спільні документи оформляються на чистих аркушах, у заголовній частині вказуються повні назви та реєстраційні номери всіх органів та установ, які беруть участь у їх складанні. Кількість підписаних примірників спільних документів повинна відповідати кількості зацікавлених органів.

Примірник спільного документа, включаючи додатки, залишається у справах прокуратури і вважається оригіналом.

9.2.6. Накази Генерального прокурора України нормативно-правового змісту, які підлягають поданню на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України, розробляються відповідно до вимог Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2005 року № 34/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 квітня 2005 року за № 381/10661, а також Положення про порядок підготовки та подання на державну реєстрацію нормативно-правових актів Генеральної прокуратури України, затвердженого наказом Генеральної прокуратури України від 13.10.2015 № 265.

9.3. Датування документів

9.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання або затвердження; для протоколу - дата засідання (ухвалення рішення); для спільних документів - остання дата їх підписання.

9.3.2. Дати підписання і затвердження документів повинні оформлятися цифровим або словесно-цифровим способом.

При цифровому оформленні елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 9 січня 2016 року слід писати: 09.01.2016.

При словесно-цифровому оформленні елементи дати наводяться наступним чином: 09 січня 2016 року.

При цьому, якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею обов'язково проставляється "0".

У текстах документів також застосовується цифровий або словесно-цифровий спосіб. При застосуванні словесно-цифрового способу, якщо порядковий номер числа складається з однієї цифри, перед нею "0" не проставляється. Наприклад: "Відповідне рішення прийнято 9 січня 2016 року".

9.3.3. Дата на документі, який затверджується, проставляється особою, яка його затверджує.

9.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

9.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом із номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче за підпис ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

9.4. Погодження документів

9.4.1. За потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах органу прокуратури (зі структурними підрозділами, керівниками) - внутрішнє, так і поза межами (із зацікавленими органами, установами) - зовнішнє.

9.4.2. Внутрішнє погодження полягає у візуванні проекту документа відповідною особою. На організаційно-розпорядчих документах (наказах тощо) візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника або на окремому аркуші - аркуші візування (додаток 31). Листи та інші вихідні документи візуються на примірниках, що залишаються у справі чи наглядовому провадженні. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. За необхідності зазначається найменування посади цієї особи.

9.4.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

9.4.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщується нижче за підпис на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і містить слово "ПОГОДЖЕНО" ("СХВАЛЕНО") для керівників прокуратури та слово "ЗГОДЕН" для керівників структурних підрозділів, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування органу прокуратури), особистий підпис, ініціал імені, прізвище та дату погодження, наприклад:

9.4.5. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

9.4.6. У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

9.5. Засвідчення документів

9.5.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

9.5.2. Документи підписуються повноважними особами органів прокуратури, як правило, на першому примірнику документа відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

При цьому слід дотримуватися правил, передбачених у регламентах Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур.

9.5.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої, без зазначення назви прокуратури - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала імені та прізвища, наприклад:

- на бланку прокуратури:

- на чистому папері:

У разі підписання документа двома особами їх підписи розміщуються відповідно до посади:

Якщо посади є рівнозначними, підписи осіб, які їх займають, наводяться на одному рівні:

Підписи посадових осіб різних відомств розміщуються також на одному рівні.

У разі підписання документа, підготовленого комісією, вказують не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії.

Документи комісій підписуються головуючим на їх засіданні і секретарем, наприклад:

9.5.4. У разі відсутності посадової особи, підпис якої було передбачено на проекті документа, документ передруковується із зазначенням посади особи, яка буде підписувати документ, та її прізвища.

9.5.5. Не дозволяється підписання документа з прийменником "за" або позначкою - скісною рискою перед найменуванням посади.

9.5.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Документ затверджується двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного наказу.

Затверджуються, як правило, такі документи: положення про самостійні структурні підрозділи, порядки, інструкції, методичні рекомендації, звіти та баланси, плани роботи, акти приймання-передачі справ, документів та майна тощо.

9.5.7. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

9.5.8. У разі затвердження документа наказом на документі зазначається гриф за такою формою:

9.6. Адресування документів

9.6.1. Документ адресується органу прокуратури та іншим органам державної влади, підприємствам, установам та організаціям, структурним підрозділам у їхньому складі, посадовим особам, громадянам.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку.

Посадова особа зазначається у внутрішньовідомчому листуванні, у листах постійним кореспондентам, в інших випадках, коли встановлення конкретної особи не становить труднощів. У такому разі найменування установи наводиться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Якщо документ адресується багатьом органам прокуратури, адресата необхідно зазначати узагальнено:

Якщо документ адресується декільком конкретним органам прокуратури, адресатів необхідно зазначати таким чином:

9.6.2. Якщо документ надсилається громадянам, державним органам та їх установам, підприємствам, організаціям, то він не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список розсилання (див. п. 7.18 Інструкції) і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу повинні відповідати правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Якщо документ надсилається фізичній особі, то в називному відмінку зазначаються прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

9.6.3. У разі зазначення класного чину (рангу) адресата слід зазначати класний чин (ранг) посадової особи, що підписала документ.

Під час внутрішньовідомчого листування (заяви, рапорти, доповідні записки) класні чини можна не зазначати.

9.7. Відмітка про виконавця

Прізвище виконавця (працівника, який склав документ) і номер його службового телефону обов'язково вказуються у вихідних документах (за винятком відповідей заявникам, адвокатам, супровідних листів, при листуванні у кримінальних провадженнях) на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. Ця вимога є також обов'язковою, якщо документ підлягає копіюванню. Ініціали виконавця не зазначаються.

Наприклад: Мовчанюк 290-91-45

Індекс друкарки, що проставляється нижче за прізвище виконавця, оформляється за принципом:

ЛП 2 27.01.2016 (ЛП - перші літери імені та прізвища особи, яка друкувала документ, 2 - кількість примірників, 27.01.2016 - дата друкування).

За необхідності в документах, зокрема тих, що мають гриф обмеження доступу, після індексу друкарки і дати друкування проставляється кількість віддрукованих примірників з указівкою адресатів:

При листуванні з питань міжнародно-правового співробітництва дозволяється зазначати ім'я та прізвище виконавця, контактний номер телефону і факсу, записані в міжнародному форматі, а також адресу електронної пошти.

Наприклад: Олег Мовчанюк, 38 044 290-91-45, факс +38 044 280-28-51, indep@gp.gov.ua

9.8. Оформлення копій документів

9.8.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника прокуратури або відповідного структурного підрозділу. Органом прокуратури засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Для внутрішнього використання під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ прокуратурою можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів про освіту тощо).

Копіювання матеріалів кримінального провадження для виділення його в окреме провадження здійснюється слідчим або іншим працівником прокуратури за його дорученням.

9.8.2. Копія документа виготовляється засобами автоматизованого копіювання (ксерокс) і засвідчується підписом посадової особи на кожному аркуші документа, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" або "Витяг" зазначається у верхній правій частині лицевого боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно", скріплених печаткою з найменуванням відповідної прокуратури (негербовою) або її структурного підрозділу, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче від реквізиту "Підпис".

9.8.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах прокуратури, текст бланків не відтворюється, наводяться лише дата підписання документа та його номер, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, також мають бути візи посадових осіб, з якими погоджені відповідні документи, візи виконавців.

9.9. Оформлення додатків до документів

9.9.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті та після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

9.9.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами;

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

9.9.3. Відмітки про наявність додатків можна оформити таким чином:

- якщо документ має додатки, наведені у тексті, після тексту вказують:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим.;

- якщо документ має додатки, що не згадуються в тексті, необхідно перерахувати їх із вказівкою кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників:

Додатки:

1. Зауваження до проекту закону на 2 арк. в 1 прим.

2. Пояснювальна записка на 7 арк. в 1 прим.;

- якщо додаток теж має додатки, вони перераховуються із зазначенням кількості аркушів:

Додаток: лист прокурора Закарпатської області від 15.01.2016 № 08-138вих. та додаток до нього, разом на 10 арк.;

- якщо додаток направляється одному, а лист у копіях кільком адресатам:

Додаток: звернення гр. Добродія О.О. та додаток до нього, разом на 8 арк., першому адресату;

- якщо є кілька додатків, вони нумеруються:

Додаток: 1...;

- якщо до листа додаються цінні або особисті документи (паспорт, посвідчення, диплом тощо), вони перераховуються із зазначенням найменування органу, що видав документ, номера і дати видачі, а також прізвища та ініціалів власника:

Додаток: диплом № 105327 на ім'я Іваненка В.М. про закінчення Національної академії прокуратури України, виданий 25.06.2015;

- у разі значної кількості додатків на них складається окремий опис, а в документі після тексту вказується:

Додаток: відповідно до опису на 59 арк.;

- якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то у супровідному листі зазначається: "тільки адресату".

9.9.4. У разі надсилання кримінальних проваджень, матеріалів перевірок, інших зброшурованих документів зазначається кількість томів:

Додаток: кримінальне провадження № 9356 у 4 томах.

9.10. Правила друкування службових документів

9.10.1. Службові документи друкуються (виготовляються) працівниками прокуратури за допомогою комп'ютерної техніки (інших технічних пристроїв для відображення тексту документа на папері).

9.10.2. У структурних підрозділах друкуються усі внутрішні документи.

За наявності в апаратах прокуратур підрозділів, на які покладено функцію виготовлення службових документів, друкування документів може доручатися працівникам таких підрозділів.

9.10.3. Документи друкуються у порядку їх надходження. У першу чергу друкуються організаційно-розпорядчі та контрольні документи, адресовані керівникам органів державної влади та управління, матеріали координаційних та інших нарад, окремі документи за дорученням керівництва прокуратури.

9.10.4. Рукописи, підготовлені для друкування, повинні бути:

- написані на папері стандартного формату темним чорнилом (чорним, синім, фіолетовим);

- написані чітким, охайним, розбірливим почерком, зі вставками на полях, окремих аркушах або у тексті, якщо відстань між рядками не менша ніж два міжрядкові інтервали;

- ретельно вивіреними та відредагованими, а великі за обсягом або ті, що підлягають передрукуванню, - завізованими керівником структурного підрозділу.

9.10.5. Неохайно оформлені рукописи, з великою кількістю виправлень, вставок, довільних скорочень, написані неповністю (частинами), нерозбірливо, олівцем, будь-яким іншим чорнилом, крім чорного, синього та фіолетового, до друкування не приймаються.

9.10.6. У разі виготовлення документа за допомогою друкарської машинки помилки виправляють олівцем на другому примірнику, а якщо документ виготовляється за допомогою комп'ютерної техніки, - ручкою на першому примірнику.

9.10.7. У верхньому лівому куті рукопису виконавець зазначає необхідну кількість примірників, свої прізвище та номер службового телефону, дату передачі для друкування.

9.10.8. Тексти документів друкуються на папері форматів А4 та А5 12-14 кеглем шрифту Times New Roman через один міжрядковий інтервал.

Дозволяється використовувати 8-12 кегль шрифту Times New Roman для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону".

Тексти документів, що готуються до видання і виступів, набираються через 1,5 міжрядкового інтервалу.

9.10.9. Реквізити (крім тексту), складені з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

9.10.10. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

9.10.11. Максимальна довжина рядка багаторядкового реквізиту - 28 знаків.

9.10.12. Назва виду документа друкується великими літерами, заголовок - малими літерами. Крапка в кінці назви документа не ставиться.

9.10.13. За необхідності підписання документа кількома особами їхні підписи розміщуються один під одним, назви посад та розшифровку підписів розділяють 2-4 міжрядковими інтервалами.

9.10.14. При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора (додаток 32):

- 0 - межа лівого поля;

- 1 - після 5 друкованих знаків від межі лівого поля;

- 2 - після 16 друкованих знаків;

- 3 - після 24 - " -;

- 4 - після 32 - " -;

- 5 - після 40 - " -;

- 6 - після 48 - " -;

- 7 - після 56 - " -.

9.10.15. Від нульового положення табулятора друкують на бланках такі структурні компоненти:

- назва виду документа;

- дата;

- посилання на номер та дату вхідного документа;

- заголовок до тексту;

- текст (без абзаців);

- відмітка про наявність додатків;

- назва посади в реквізиті "Підпис";

- гриф погодження;

- відмітка про засвідчення копії;

- слова "Примітка" і "Підстава".

9.10.16. За наявності кількох грифів погодження їх розміщують двома вертикальними рядками. Перший рядок друкують від нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.

9.10.17. Від першого положення табулятора друкують початок абзаців у тексті.

Від четвертого положення табулятора друкують реквізит "Адресат".

Від п'ятого положення табулятора друкують реквізити "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа".

Від шостого положення табулятора друкують розшифровку підпису в реквізиті "Підпис", коди.

Друге, третє, сьоме положення табулятора використовуються при друкуванні таблиць.

9.10.18. Якщо в тексті документа є примітка або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що був підставою для його видання, то слова "Примітка" і "Підстава" друкують від нульового положення табулятора, а текст, якого вони стосуються, - через один міжрядковий інтервал.

9.10.19. У грифах погодження та затвердження назва посади в одному рядку не повинна займати більше 28 знаків, а розшифровка підпису розміщується так, щоб її перша літера зазначалася після останньої літери назви посади, але одним міжрядковим інтервалом нижче.

9.10.20. Під час оформлення документів на кількох сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

9.10.21. Надрукований текст перевіряє виконавець і редактор (за наявності такої посади у штатному розписі прокуратури та відповідно до Регламенту прокуратури). При виявленні друкарських помилок, пропусків тощо виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту дозволяється тільки за допомогою комп'ютерної техніки.

9.10.22. Порядок друкування документів і справ з грифом обмеження доступу "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

9.11. Тиражування документів

9.11.1. Порядок тиражування документів спеціальними пристроями визначається керівником прокуратури, а необхідність тиражування окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

9.11.2. Тиражування невеликих за обсягом документів може здійснюватись у структурних підрозділах за допомогою наявної оргтехніки.

9.11.3. Тиражування великої кількості примірників службових документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (відповідним працівником) за такими правилами:

- для виконання робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписується керівником структурного підрозділу (додаток 33);

- документи для тиражування передаються разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі для виконання;

- замовлення реєструється у відповідній книзі обліку (додаток 34). Під час одержання тиражованих документів особа, яка їх отримує, розписується у книзі із зазначенням дати одержання;

- у першу чергу здійснюється тиражування організаційно-розпорядчих документів, а також інших важливих документів (завдань, планів роботи, протоколів тощо) за підписом керівництва прокуратури;

- оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.

9.11.4. Підготовка службових документів до видання типографським способом, робота у процесі друкування та контроль за своєчасним доведенням тиражованих документів до структурних підрозділів і прокуратур нижчого рівня покладається на ті структурні підрозділи, які готували проекти документів.

9.11.5. Замовлення на виконання типографських робіт передається до підрозділу матеріально-технічного забезпечення, який відповідає за своєчасне та якісне виготовлення службових документів і доставлення їх у прокуратуру.

До рапорту керівника структурного підрозділу, що підготував документ, крім документа, додаються зразки обкладинки і титульного аркуша. Перевірку верстки та сигнального примірника здійснює працівник, відповідальний за підготовку документа.

9.12. Переклад документів

9.12.1. Звернення, листи, інші документи перекладаються штатними перекладачами або надаються до бюро перекладів.

9.12.2. Переклад документів, вказаних у пункті 4.1.3 цієї Інструкції, здійснюється штатними перекладачами за дорученням на переклад (додаток 35), підписаним керівництвом структурного підрозділу або визначеними працівниками структурного підрозділу, до штату якого входять перекладачі.

У необхідних випадках за погодженням із керівництвом прокуратури до бюро перекладів направляються документи, виконані іноземною мовою або які необхідно перекласти іноземною мовою, котрою не володіють штатні перекладачі.

9.12.3. Облік документів, які потребують перекладу, здійснюється у відповідній книзі (додаток 36).

9.12.4. Матеріали та долучені до них документи перекладаються з обов'язковим зазначенням даних, необхідних для реєстрації в електронній системі документообігу (алфавітній картотеці).

9.12.5. Вимоги до оформлення перекладу

Під час перекладу слідчих чи судових матеріалів необхідно дотримуватися аналогічного з оригіналом формату, за необхідності виділяти та підкреслювати текст, зроблені від руки написи виділяти курсивом, текст печаток та штампів перекладати у лапках, наприклад: Кругла печатка: "Назва органу, вказана на печатці".

Під час перекладу матеріалів кримінальних проваджень на вимогу слідчих унизу кожної сторінки перекладач вносить колонтитулом наступний текст: "Перекладач П. І. Б. попереджений про кримінальну відповідальність за ст. ст. 384, 385 Кримінального кодексу України. - Підпис".

Якщо текст або підпис є нерозбірливим, необхідно зробити напис: "Нерозбірливо (прим. перекладача)".

Після виконання перекладу доручення на переклад, документи, які потребували перекладу, а також переклад підшивати у наглядове провадження.

10.1. Номенклатура справ - це систематизований і проіндексований перелік назв справ, що утворюються у процесі діяльності прокуратури, із зазначенням строків їх зберігання.

10.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної прокуратури документом, який складається для створення у прокуратурі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ оформляється на бланку прокуратури.