У першій частині передмови наводяться у хронологічній послідовності відомості про зміни за відповідний період, що відбулися у напрямах діяльності прокуратури, її назві, підпорядкуванні, структурі, у другій - стисло характеризується зміст і повнота документів у справах, висвітлюються особливості формування та описування справ, їх систематизації в описі. Передмову підписують укладач опису та керівник архіву прокуратури (особа, відповідальна за архів).
Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчик) складають за потреби.
Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву прокуратури (особою, відповідальною за архів).
15.1.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 42).
15.1.9. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК прокуратури, якою проставляється гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.
15.1.10. Прокуратури, у діяльності яких утворюються документи НАФ, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках та розподіляють їх відповідно до вимог Правил.
15.2. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання
15.2.1. Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.
Систематизація заголовків справ у закінченому описі може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів прокуратури. Уточнення схеми систематизації закінченого опису в разі функціональної побудови річних розділів опису не проводиться.
15.2.2. До закінченого опису справ постійного зберігання аналогічно річному розділу зведеного опису (пп. 15.1.8 Інструкції) складається засвідчувальний напис (додаток 42).
15.2.3. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 49), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності і становлять довідковий апарат до опису.
Закінчений опис разом із довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.
15.3. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
15.3.1. В опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що утворюються в діяльності структурних підрозділів прокуратури. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 50). Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (п. 14.7 Інструкції).
До опису включають заголовки справ, що утворюються в діяльності структурних підрозділів прокуратури і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання "До ліквідації установи" (окрім документів із кадрових питань (особового складу). Систематизація заголовків справ у цьому описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ прокуратури за цей самий рік.
15.3.2. Прокуратури, в діяльності яких утворюються документи НАФ, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК прокуратури та затверджуються її керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архіві, а другий є робочим.
Прокуратури, у діяльності яких не створюються документи НАФ, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК прокуратури описи направляються для схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником прокуратури. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві прокуратури як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій може надсилатися для контролю прокуратурі вищого рівня.
15.4. Складання і оформлення опису справ із кадрових питань (особового складу)
15.4.1. Зведений опис справ із кадрових питань (особового складу) складається за встановленою формою (додаток 51). Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання, визначеному цією Інструкцією.
Опис містить документи, що створюються в діяльності кадрового підрозділу, підрозділу бухгалтерського обліку та за номенклатурою справ прокуратури мають строк зберігання понад 10 років.
15.4.2. Заголовки справ опису з кадрових питань (особового складу) систематизуються за номінальною ознакою в такій послідовності:
- накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);
- облікові документи (списки працівників особового складу);
- книги (журнали) обліку наказів із кадрових питань (особового складу);
- картки з обліку особового складу;
- особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;
- контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);
- бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а у разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);
- нагородна документація;
- документи про нещасні випадки в прокуратурі (акти, протоколи, висновки, журнали);
- незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).
Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених громадян.
15.4.3. Описи справ із кадрових питань (особового складу) прокуратур, у діяльності яких утворюються документи НАФ, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК прокуратури. Порядок погодження таких описів визначено Правилами.
Описи справ із кадрових питань (особового складу) прокуратури затверджуються керівником прокуратури.
15.4.4. Описи справ із кадрових питань (особового складу) прокуратур, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК прокуратури. Порядок погодження таких описів визначено Правилами.
Описи справ із кадрових питань (особового складу) прокуратури затверджуються керівником прокуратури.
15.4.5 Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ із кадрових питань (особового складу), нумерують у валовому порядку до числа 999.
16. Забезпечення збереженості документів архіву
16.1. Вимоги до приміщень архіву
16.1.1. Приміщення архіву складаються зі:
- сховища для зберігання документів;
- службових кабінетів для працівників.
16.1.2. Сховище архіву повинно бути віддаленим від виробничих, складських та побутових приміщень, пов'язаних зі зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів, і не мати з ними спільних вентиляційних каналів.
У сховищі архіву забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається лише за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів із них у сховище.
16.1.3. Двері приміщень архіву ізолюються металом, у неробочий час опечатуються. Ключі від приміщення архіву зберігаються у працівника архіву та в чергового по прокуратурі.
Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві ґрати і охоронна сигналізація.
16.1.4. У приміщеннях архіву прокладається схована електропроводка. Застосовується напівгерметична освітлювальна арматура. Освітлювальні прилади, світильники, електрощити та розподільні пристрої повинні бути закритого виконання. Розподільні електрощити, запобіжні пристрої та рубильники встановлюються тільки за межами архівосховищ. Усе електроустаткування забезпечується заземленням.
16.1.5. За пожежною безпекою приміщення архівів належать до категорії "В" і повинні розташовуватися в будівлях, ступінь вогнестійкості яких не нижчий, ніж другий.
16.1.6. Основним протипожежним устаткуванням архіву є автоматичні системи пожежогасіння та переносні вогнегасники новітніх конструкцій, що не справляють побічної руйнівної дії на документи. Вони встановлюються з розрахунку один на 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне приміщення.
Архівосховища та приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.
В архіві повинні бути:
- інструкція про заходи пожежної безпеки та список осіб, відповідальних за цю роботу;
- план евакуації документів і майна, який погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) прокуратури і затверджується її керівником.
16.1.7. Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря +17 - +19° C, відносна вологість - 50-55 %. У приміщеннях із нерегульованим кліматом рекомендується встановлювати кондиціонери, зволожувачі повітря.
16.1.8. Освітлення у сховищах може бути природним і штучним. Не допускається освітлення документів прямим сонячним світлом.
Захист справ від дії світла забезпечується: зберіганням документів у коробках, папках із клапанами, а також у шафах і на стелажах закритого типу; застосуванням на вікнах світлозахисного устаткування (жалюзі, щільні штори, захисні фільтри, фарбування скла тощо).
Як джерела штучного світла застосовуються лампи розжарювання та люмінесцентні лампи в закритих плафонах із гладенькою зовнішньою поверхнею.
Рівень освітлення в діапазоні видимого спектра не повинен перевищувати: на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги - 20-50 лк, на робочих столах - 100 лк.
16.1.9. Санітарно-гігієнічні роботи у сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у санітарні дні - вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок із документами.
16.1.10. У разі виявлення в приміщеннях плісняви, комах, гризунів проводиться дезінфекція, дезінсекція, дератизація уражених ділянок або приміщення в цілому.
16.2. Обладнання архіву
16.2.1. Архівосховища обладнуються стелажами, що розміщуються таким чином:
- ширина головного проходу між рядами стелажів - 120 см;
- ширина проходів між стелажами - 80 см;
- відстань стелажа від стіни - 50 см;
- відстань між полицями - 40 см;
- відстань від підлоги до нижньої полиці - не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях - не менше 30 см;
- відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 110 см.
Дерев'яні стелажі обов'язково обробляються вогнестійкими речовинами. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін, що мають віконні прорізи та опалювальні системи.
16.2.2. В архівах прокуратур, де зберігається менше 100 справ, допускається їх розміщення у шафах, що зачиняються, розташованих у робочих приміщеннях. Ключі від шаф повинні бути тільки в керівника архіву (особи, відповідальної за архів).
16.3. Розміщення документів в архівосховищі
16.3.1. Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.
Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу).
Документи ліквідованих структурних підрозділів або прокуратур зберігаються окремо.
16.3.2. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках із картонними прокладками. Справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок.
16.3.3. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються назва фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду, опису, крайні дати та номери справ, уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.
16.3.4. Забороняється зберігати архівні справи на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.
16.3.5. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.
16.4. Порядок видавання справ з архівосховища
16.4.1. Справи з архівосховища видаються для користування працівникам прокуратури - фондоутворювача, науковцям, а також у тимчасове користування іншим прокуратурам.
16.4.2. Кожне переміщення документів за межі архівосховища потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. За межі будівлі прокуратури документи вивозяться тільки в упакованому вигляді на закритому автотранспорті. Під час транспортування документи вміщуються у валізи або упаковуються в пачки. При цьому використовується цупкий папір, шпагат, під який підкладаються картонні прокладки.
16.5. Перевіряння наявності та стану справ
16.5.1. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед передаванням документів на постійне зберігання.
16.5.2. Перевіряння наявності і стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) здійснюється один раз на 10 років.
16.5.3. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться у разі:
- переміщення документів в інше сховище;
- ліквідації наслідків надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;
- зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів);
- реорганізації або ліквідації прокуратури.
Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.
16.5.4. Перевіряння проводиться працівниками архіву або комісією в складі 3-5 осіб, призначеною керівником прокуратури.
Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів із підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.
Фізичний стан документів справ оцінюється шляхом їх візуального перегляду.
16.5.5. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видавання справ у тимчасове користування.
16.5.6. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ, у якому фіксуються всі виявлені недоліки.
Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис архівного фонду. Після завершення перевіряння в кожному описі після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевірки та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.
16.5.7. Якщо під час перевіряння в описі виявлено літерні, пропущені, повторні, вільні номери справ, не зазначені в підсумковому записі, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.
16.5.8. Якщо перевірянням виявлено нестачу справ, то організовується їх пошук. Для цього необхідно:
- вивчити всі облікові документи архіву, у тому числі про видавання справ з архівосховища;
- організувати пошук невиявлених справ у структурних підрозділах, де вони були сформовані;
- перевірити в архівосховищі справи структурних підрозділів або інших фондів, розташованих поруч, тому що справи можуть бути неправильно підкладені;
- вивчити документи справи фонду, у першу чергу акти про вилучення документів до знищення, про передавання документів до інших прокуратур, на постійне зберігання, а також акти й аркуші попередніх перевірянь наявності та стану справ.
Пошук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.
16.5.9. Справи, знайдені під час пошуку, уміщуються у відведені їм місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.
Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути:
- акти про вилучення їх до знищення (додаток 40);
- акти про непоправні пошкодження справи;
- акти передавання справ іншим прокуратурам та на постійне зберігання (додаток 52).
16.5.10. Якщо пошук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи.
17. Видача документів у тимчасове користування за межі архіву
17.1. Одержання з архіву прокуратури наглядових проваджень (справ) здійснюється працівником, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі, на підставі відповідного замовлення (додаток 53) і реєструється в книзі обліку наглядових проваджень (справ), що видаються у структурні підрозділи прокуратури (додаток 54).
17.2. Справи з архіву видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця.
Після закінчення встановленого строку за потреби здійснюється переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їх збереженості.
17.3. Вилучення справ з архіву або окремих документів зі справ і передача їх у постійне користування іншим установам забороняється.
17.4. В окремих випадках відповідно до письмової постанови судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, архів за письмовою вказівкою керівника прокуратури здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів.
Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках (додаток 55), перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.
18. Облік, використання, зберігання бланків, печаток і штампів
18.1. Порядок виготовлення бланків, їх облік, використання і зберігання
18.1.1. В органах прокуратури використовуються бланки суворої звітності, які виготовляються типографським способом, та звичайні бланки, виготовлені в органах прокуратури за допомогою комп'ютерної техніки.
Усі бланки повинні виготовлятися згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.
18.1.2. До бланків суворої звітності належать кольорові бланки, що містять зображення Державного Герба України, повне найменування та юридичну адресу прокуратури (далі - гербові бланки), бланки посвідчень про відрядження.
18.1.3. На бланках суворої звітності типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери, а в разі необхідності - серії цих номерів за видами бланків.
18.1.4. Кольорові гербові бланки можуть використовуватись для листування з органами державної влади та управління, народними депутатами України, правоохоронними органами тощо.
Для листування із закордонними кореспондентами, дипломатичними установами і компетентними органами іноземних держав, а також представництвами міжнародних організацій виготовляються бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною із зображенням Державного Герба України, зазначенням повного найменування та адреси прокуратури.
Некольорові бланки, які містять зображення Державного Герба України та повне найменування прокуратури, використовуються для відомчого листування в органах прокуратури, оформлення організаційно-розпорядчих та процесуальних документів, листування з установами, підприємствами, організаціями та заявниками.
18.1.5. Бланки, у яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не дозволяється.
18.1.6. Виготовлення та облік бланків суворої звітності покладається на підрозділи матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, які здійснюють їх видачу структурним підрозділам (прокуратурам нижчого рівня).
18.1.7. Керівники структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, а також керівники місцевих прокуратур визначають осіб, відповідальних за отримання та видачу бланків працівникам прокуратури.
18.1.8. Бланки суворої звітності підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додаток 56) централізовано та у структурних підрозділах, зберігаються у сейфах або металевих шафах, які належно зачиняються та охороняються.
18.1.9. Видача гербових бланків, посвідчень на відрядження здійснюється під розписку в зазначених вище книгах обліку.
18.1.10. Книги обліку бланків нумеруються, прошиваються і опечатуються та включаються до номенклатури справ.
18.1.11. Знищення зіпсованих бланків суворої звітності здійснюється комісією у складі щонайменше 3 осіб (як правило, керівник підрозділу та працівник, який забезпечує ведення діловодства), за актами, з відміткою у книзі обліку бланків.
Акт на знищення складається в довільній формі з відміткою усіх номерів зіпсованих бланків та способу їх знищення (подрібнення або спалення).
18.1.12. Контроль за використанням, зберіганням, обліком та списанням бланків суворої звітності покладається на керівників структурних підрозділів.
18.1.13. Перевірки наявності бланків суворої звітності, стану їх використання, зберігання та обґрунтованості списання проводиться не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника прокуратури. Результати перевірки відображаються у книзі обліку після останнього запису.
18.2. Облік, використання, зберігання печаток і штампів
18.2.1. Службові, процесуальні, фінансово-господарські та інші документи, складені в органах прокуратури, копії цих документів, а також вхідні та вихідні документи посвідчуються чи засвідчуються печатками або штампами.
18.2.2. Види документів, які засвідчуються або посвідчуються печатками чи штампами, а також види печаток і штампів, що використовуються при цьому, визначаються наказом керівника прокуратури або його заступника на підставі нормативно-правових актів.
18.2.3. В органах прокуратури використовуються печатки із зображенням Державного Герба України та повного найменування прокуратури відповідного рівня (далі - гербові печатки), інші печатки і штампи.
18.2.4. Перелік документів, які посвідчуються гербовою печаткою в органах прокуратури України, наведено у додатку 57 Інструкції.
18.2.5. Копії документів, які в оригіналі посвідчені гербовою печаткою, засвідчуються винятково гербовою печаткою прокуратури відповідного рівня.
Копії інших документів у Генеральній прокуратурі України засвідчуються печатками "Для копій" тих структурних підрозділів, які їх склали, а у регіональних і місцевих прокуратурах - печатками служби діловодства.
18.2.6. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ, відбиток штампа - на вільній від реквізитів та інших написів частині документа.
18.2.7. Орієнтовний перелік печаток і штампів, які рекомендовано до використання у діяльності органів прокуратури України, визначено у додатку 58.
18.2.8. Виготовлення, облік видачі та списання печаток і штампів покладається на підрозділи матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, які здійснюють їх видачу структурним підрозділам (прокуратурам нижчого рівня).
18.2.9. Печатки та штампи підлягають обов'язковому обліку в підрозділах, що їх використовують. Такий облік ведеться у відповідних книгах обліку (додаток 59) з обов'язковим зазначенням контрольного відбитка печатки (штампа).
18.2.10. Великі гербові печатки зберігаються та використовуються підрозділом забезпечення охорони державної таємниці Генеральної прокуратури України, режимно-секретними підрозділами регіональних прокуратур, керівниками місцевих прокуратур.
18.2.11. У прокуратурах, підрозділи яких розташовані у різних адміністративних будівлях, з метою посвідчення процесуальних та інших документів також можуть використовуватися номерні гербові печатки (з цифрами "2", "3", "4" та ін.).
Порядок використання (зберігання) номерної гербової печатки та перелік документів, що посвідчуються нею, регламентується наказом керівника прокуратури.
Забороняється проставляти номерні гербові печатки на оригіналах підписаних керівниками прокуратур та їх заступниками організаційно-розпорядчих документів та інших документів, що засвідчують права громадян і юридичних осіб; дорученнях, платіжних та інших документах, які мають фінансові наслідки; документах, що утворюються у ході міжнародного співробітництва; характеристиках працівників прокуратури, що надаються в інші відомства; документах (акти, у тому числі приймання-передачі, описи тощо), які стосуються ведення діловодства.
Зберігання та використання номерних гербових печаток покладається на працівників, які мають допуск та доступ до державної таємниці.
18.2.12. Малі гербові печатки для посвідчень про нагородження відзнаками Генерального прокурора України зберігаються та використовуються кадровими підрозділами.
18.2.13. Негербові печатки і штампи використовуються самостійними структурними підрозділами Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, місцевими прокуратурами для засвідчення факту реєстрації вхідних і вихідних документів, посвідчення копій документів, інших відміток довідкового характеру.
Порядок їх використання регламентується наказами керівництва Генеральної прокуратури України, регіональних і місцевих прокуратур.
18.2.14. У разі зміни найменування прокуратури чи структурного підрозділу чинні печатки або штампи із зображенням їх назви підлягають знищенню. Нові печатки і штампи із зображенням назви прокуратури чи структурного підрозділу виготовляються та використовуються в роботі на підставі наказу керівництва відповідної прокуратури.
18.2.15. Керівники самостійних структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, а також керівники місцевих прокуратур визначають осіб, відповідальних за отримання і правильне використання печаток і штампів.
18.2.16. Працівники, які отримали печатки і штампи для виконання покладених на них службових обов'язків, несуть персональну відповідальність за їх збереження та правильність використання.
18.2.17. Тимчасова передача печаток і штампів іншим працівникам здійснюється лише за письмовою згодою керівника самостійного структурного підрозділу Генеральної прокуратури України або регіональної прокуратури, а також керівника місцевої прокуратури.
18.2.18. У неробочий час гербова, інші печатки і штампи зберігаються виключно в сейфах відповідальних працівників або у спеціально відведених для цього приміщеннях служби діловодства, які належно зачиняються та охороняються.
18.2.19. Відповідальність за додержання порядку зберігання та використання великої гербової печатки покладається на начальника підрозділу забезпечення охорони державної таємниці Генеральної прокуратури України, начальників режимно-секретних підрозділів регіональних прокуратур та керівників місцевих прокуратур; номерних гербових печаток, інших печаток і штампів - на керівників самостійних структурних підрозділів Генеральної прокуратури України, регіональних прокуратур та керівників місцевих прокуратур.
18.2.20. Перевірка наявності печаток і штампів, стану дотримання режиму їх зберігання та використання, обґрунтованості знищення проводиться не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника прокуратури. Результати перевірки відображаються у книзі обліку після останнього запису.
18.2.21. Про факти втрати печаток або штампів негайно інформується керівництво Генеральної прокуратури України, регіональних та місцевих прокуратур.
18.2.22. За фактами втрати печаток і штампів проводиться службове розслідування (перевірка), яке (яка) призначається керівником прокуратури.
18.2.23. Печатки і штампи прокуратури знищуються на підставі акта комісії у складі не менше 3 осіб, яка визначається відповідним наказом керівництва прокуратури. Акт подається на затвердження Генеральному прокурору України, керівнику регіональної прокуратури або їх заступникам згідно з розподілом обов'язків. Запис про знищення вчиняється у книзі обліку печаток і штампів.
19. Облік документообігу
19.1. Під обсягом документообігу слід розуміти загальну кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів у кожному структурному підрозділі та загалом у прокуратурі. Відповідний облік обов'язково ведеться у прокуратурах усіх рівнів.
Доцільно вести такий облік щомісяця з метою узагальнення відомостей щодо кількості опрацьованих документів, навантаження на кожного працівника окремо.
Ця інформація накопичується і узагальнюється прокуратурою та використовується для вивчення тенденцій стану діловодства, відповідного прогнозування, підготовки до перевірок та надання практичної допомоги, методичної роботи, своєчасного вирішення питань кадрового забезпечення діловодних процесів.
19.2. Облік документів ведеться щоденно працівниками, які відповідають за ведення діловодства у структурних підрозділах, під час первинної обробки та відправлення документів (додаток 60).
На початку місяця дані про кількість документів за минулий місяць підсумовуються у кожному структурному підрозділі та до сьомого числа подаються керівнику служби діловодства для зведення за встановленою формою (додаток 61).
19.3. Результати обліку обігу документів щорічно узагальнюються службою діловодства і використовуються для вжиття заходів щодо вдосконалення організації роботи з документами.
19.4. Службою діловодства складається узагальнене зведення про обіг документів прокуратури в цілому за місяць, півріччя та рік (додаток 62).
19.5. Під час обліку звернень, справ, що надсилаються в органи прокуратури та інші відомства, супровідний лист та додані до нього документи (справи) вважаються одним документом.
Звернення, вирішення якого належить до компетенції кількох структурних підрозділів, обліковується в тому підрозділі, який є відповідальним виконавцем, довідка співвиконавця обліковується у графі "Внутрішні".
19.6. Облік наказів, листів та інших документів, що направлені для виконання у прокуратури нижчого рівня чи структурні підрозділи прокуратури, ведеться у графі "Вихідні" тим підрозділом, який є відповідальним виконавцем. Облік таких документів здійснюється за формою 1/27, де в чисельнику зазначається кількість, а в знаменнику - тираж.
20. Примірний перелік службових обов'язків працівників служби діловодства
20.1. Керівник служби діловодства:
- здійснює загальне керівництво роботою служби діловодства, розподіляє функціональні обов'язки між працівниками;
- організовує роботу та контроль за виконанням вимог Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, Регламенту прокуратури, наказів керівництва прокуратури, що стосуються питань діловодства;
- здійснює перевірки стану організації діловодства у структурних підрозділах, регіональних прокуратурах (прокуратурах нижчого рівня) та надає їм практичну допомогу;
- проводить стажування керівників відповідних підрозділів та державних службовців місцевих прокуратур, які забезпечують ведення діловодства;
- організовує проведення аналітичної та методичної роботи з питань діловодства;
- вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства належними умовами праці, необхідними матеріально-технічними засобами;
- контролює стан дотримання трудової та виконавської дисципліни працівниками служби діловодства;
- виконує інші обов'язки за дорученням керівника прокуратури в межах завдань, що покладаються на службу діловодства.
20.2. Працівник, який забезпечує приймання та реєстрацію вхідної кореспонденції:
- приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє наявність документів, сортує, реєструє, проставляє штамп і передає за призначенням;
- передає документи, що потребують перекладу, до відповідного підрозділу;
- перевіряє за обліками наявність попереднього листування, виписує довідки;
- надає довідки щодо реєстрації вхідної кореспонденції.
20.3. Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі:
- приймає кореспонденцію і реєструє її у відповідній книзі обліку;
- вчасно передає документи керівнику підрозділу та прокурорам на розгляд і виконання;
- заводить і формує за вказівкою керівника або прокурора наглядові провадження і справи;
- оформляє вихідні документи і передає на відправлення до відповідного підрозділу;
- стежить за строками виконання контрольних документів і заздалегідь інформує керівника підрозділу про затримку їх виконання;
- веде облік вхідних, вихідних і внутрішніх документів, щомісяця готує зведення про документообіг;
- спільно з керівником підрозділу складає номенклатуру справ;
- виконує доручення керівника й прокурорів підрозділу в межах їх компетенції (друкування документів, тиражування та відправка, підбір наглядових проваджень тощо).
20.4. Працівник, який забезпечує відправлення вихідної кореспонденції:
- приймає вихідну кореспонденцію, перевіряє правильність оформлення документів і наявність додатків;
- повертає неналежно оформлені документи до структурного підрозділу;
- перевіряє адресу, пакує, маркує конверти, бандеролі, посилки;
- веде книги обліку та реєстри;
- здійснює доставку кореспонденції у межах населеного пункту.
20.5. Працівник, який забезпечує редагування документів:
- здійснює консультативно-дорадчі функції (з питань граматики, стилістики тощо), пов'язані з підготовкою службових документів;
- редагує тексти службових документів за підписом керівництва прокуратури;
- забезпечує облік та належне редагування документів.
20.6. Працівник, який забезпечує друкування документів:
- друкує документи (у тому числі таємні та з грифом обмеження доступу "Для службового користування") з рукописних і друкованих примірників;
- забезпечує облік та належне друкування документів.
- 20.7. Працівник приймальні керівника прокуратури:
- веде облік документів, які надходять керівнику для розгляду;
- надає документи на доповідь керівнику і передає їх із його резолюцією за призначенням;
- у разі відсутності керівника веде запис телефонних повідомлень із подальшою доповіддю.
20.8. Працівник, який забезпечує тиражування документів:
- здійснює тиражування службових документів на підставі замовлень структурних підрозділів;
- веде облік тиражованих документів.
20.9. Працівник, який забезпечує роботу архіву:
- приймає, зберігає справи та наглядові провадження;
- видає документи для тимчасового користування і стежить за їх своєчасним поверненням;
- забезпечує зберігання документаційного фонду, створеного в результаті діяльності прокуратури, та передає архівні документи для державного зберігання до ЦДАВО України (обласного державного архіву) у встановленому порядку;
- вживає заходів щодо упорядкування документаційного фонду в приміщеннях архіву;
- складає акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
- перевіряє стан архівної справи у структурних підрозділах та регіональних прокуратурах (прокуратурах нижчого рівня), надає їм практичну допомогу і консультації у роботі з оформлення документів, які підлягають передачі до архіву;
- забезпечує дотримання правил пожежної безпеки у приміщеннях архіву.
Управління
документального забезпечення
Генеральної прокуратури
України
| СХВАЛЕНО: Протокол засідання ЕК Генеральної прокуратури України від 27 листопада 2015 року № 2 |