Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном

1.1. Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном (далі - Інструкція) встановлює правові засади вчинення консульської легалізації офіційних документів, складених і засвідчених органами державної влади та органами місцевого самоврядування як на території України, так і за кордоном.

Порядок консульської легалізації документів встановлюється Віденською конвенцією "Про консульські зносини" 1963 року, міжнародними договорами України та чинним законодавством України.

1.2. Консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, і встановлення їх відповідності законам України або держави перебування дипломатичного представництва чи консульської установи України.

1.3. Легалізація офіційного документа означає перевірку його відповідності чинному законодавству України або законодавству держави перебування, встановлення та посвідчення дійсності документа або справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ або засвідчила попередній підпис, а також дійсності відбитку штампу, печатки, якими скріплено документ.*

1.4. Необхідність консульської легалізації обумовлена тим, що офіційні документи, складені або посвідчені офіційними органами чи спеціально уповноваженою особою в межах її компетенції, за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою однієї держави приймаються до розгляду офіційними органами іншої держави лише за умови їх засвідчення дипломатичними представництвами або консульськими установами держави перебування, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Консульська легалізація підтверджує право на існування документа в міжнародному обігу.

1.5. Консульська легалізація здійснюється лише щодо офіційних документів, складених за участю органів державної влади або органів місцевого самоврядування та прийнятих до розгляду від резидентів і нерезидентів України.

1.6. Уповноважені на вчинення консульської легалізації офіційних документів посадові особи повинні відмовляти у здійсненні зазначених дій, якщо вони суперечать міжнародним договорам України, чинному законодавству України, можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам громадян або держави, порочать честь і гідність громадян.

1.7. У випадках виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави за офіційним роз'ясненням.

1.8. Іноземні офіційні документи можуть бути прийняті до розгляду на території України лише у випадку їх консульської легалізації в дипломатичних представництвах або консульських установах України в державі перебування, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.

1.9. Консульська посадова особа повинна легалізувати також і документи, що надходять до дипломатичного представництва або консульської установи на офіційні запити Консульського управління МЗС України і від Консульського управління МЗС України у відповідь на запит представництва.

1.10. Консульська легалізація обов'язково передбачає перевірку офіційного документа та засвідчення підписів посадових осіб на підставі принципу диференційованого підходу в залежності від категорії документа.

1.11. Для легалізації офіційних документів консульська посадова особа користується печаткою та штампом Міністерства закордонних справ України (дипломатичного представництва або консульської установи України).

1.12. Консульське управління МЗС України, дипломатичні представництва або консульські установи України повинні мати зразки печаток та підписів посадових осіб, які уповноважені здійснювати дії по консульській легалізації офіційних документів, які виходять від органів державної влади або органів місцевого самоврядування України, дипломатичних представництв чи консульських установ іноземних держав.

1.13. Консульська посадова особа несе особисту відповідальність за вчинення консульської легалізації офіційних документів відповідно до чинного законодавства та повинна передбачати правові наслідки, які можуть виникнути в результаті вчинення зазначених дій.

1.14. Офіційні документи походженням з країн - учасниць Конвенції про відмову від легалізації офіційних документів 1961 року приймаються до розгляду на загальних підставах.

1.15. Не приймаються на консульську легалізацію оригінали, копії та фотокопії паспортів, трудових книжок, військових квитків, дозволів на носіння зброї, посвідчення особи, посвідчення водія.

1.16. Не приймаються на консульську легалізацію доручення, які видаються та посвідчуються за участю нерезидентів України, незалежно від того, чи видаються ці документи на користь громадян України або іноземців, якщо зазначені документи призначаються для використання на території іншої держави.

1.17. Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи, які стосуються її особистих інтересів або інтересів її родичів, а саме виданих на своє ім'я і від свого імені, або на ім'я одного із подружжя, родичів по прямій лінії (діти, батьки, повнорідні брати/сестри).

1.18. Консульська посадова особа повинна зберігати таємницю здійснення консульської легалізації офіційних документів.

1.19. При поданні офіційних документів на консульську легалізацію необхідно також представити:

від фізичних осіб - документ, який посвідчує особу, або доручення, та заяву на вчинення консульської легалізації. Дипломатичного представництва чи консульські установи України повинні мати зразки печаток та підписів посадових осіб, які уповноважені здійснювати дії по легалізації офіційних документів, що виходять від органів державної влади та місцевого самоуправління України, дипломатичних представництв або консульських установ іноземних держав (в разі вчинення дій стосовно третьої особи) та заяву на вчинення консульської легалізації;

від юридичних осіб - оригінал реєстраційного свідоцтва або його нотаріально засвідчену копію, заява на вчинення консульської легалізації та доручення на надання юридичних послуг.

1.20. За консульську легалізацію сплачується консульський збір відповідно до Тарифу консульських зборів, затвердженого Міністерством закордонних справ від 14 лютого 1996 року.

2.1. До компетенції Міністерства закордонних справ України входить затвердження нормативно-правових актів, які регулюють порядок консульської легалізації, укладання двосторонніх (багатосторонніх) угод про відмову від консульської легалізації, визначення кола та повноважень консульських посадових осіб при вчиненні консульської легалізації, затвердження тарифів консульських зборів;

- до компетенції Консульського управління МЗС України входить здійснення консульської легалізації офіційних документів, які виходять з України та іноземних держав, стягнення консульських зборів за вчинення консульської легалізації, взаємодія з органами державної влади та місцевого самоврядування України та дипломатичними представництвами іноземних держав в Україні (Російській Федерації) з питань консульської легалізації, встановлення переліку офіційних документів, які підлягають засвідченню МЗС України, а також надання інформації щодо питань консульської легалізації;

- до компетенції консульської посадової особи входить вчинення від імені дипломатичного представництва або консульської установи України дій по консульській легалізації офіційних документів, стягнення консульських зборів за вчинення зазначених дій, звернення до відповідних органів держави перебування за офіційним роз'ясненням з цих питань.

2.2. Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Консульського управління МЗС України або консульською посадовою особою, якій доручено вчинення вказаних дій.

Функції по консульській легалізації також виконують консульські посадові особи, які працюють в дипломатичних представництвах чи консульських установах України та уповноважені здійснювати легалізацію офіційних документів відповідно до ст. 2 та ст. 54 - 55 Консульського статуту України.

2.3. Функції по консульській легалізації виконують:

в Україні - посадова особа Консульського управління Міністерства закордонних справ України;

за кордоном - посадова особа дипломатичного представництва або консульської установи України.

За дорученням консула консульська легалізація може здійснюватися іншими консульськими посадовими особами.

3.1. Офіційний документ - це письмове підтвердження органами державної влади або місцевого самоврядування фактів та подій, з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення цивільних прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

Офіційний документ повинен бути виготовлений так, щоб на протязі всього строку зберігання забезпечувалась його юридична сила і інформаційна функція, а також можливість виготовлення його копії.

3.2. На консульську легалізацію приймаються такі документи:

- оригінали або нотаріально засвідчені копії свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; документів про освіту - дипломи та виписки із залікових відомостей (міжнародного зразка) для осіб, які закінчили вищі та середні спеціальні учбові заклади; свідоцтв про спеціалізовану підготовку по медицині (клінічна ординатура) та витягів із індивідуального плану підготовки у клінічній ординатурі; дипломів кандидата і доктора наук, атестати про середню освіту (копії);

- оригінали або нотаріально засвідчені копії довідок про сімейний стан, медичних довідок, довідок про кримінальну відповідальність, довідок з місця проживання, довідок про трудовий стаж та роботу, довідок про отримання пенсії, про реабілітацію, перебування на окупованій території та в гетто, довідок про навчання, про проходження військової служби, інші;

- оригінали або нотаріально засвідчені копії банківських документів, статутів, установчих договорів, свідоцтв про реєстрацію підприємств (установ, організацій), ліцензій, сертифікатів якості міжнародного зразка, оригінальні копії судових рішень.

3.3. Всі офіційні документи, що подаються на консульську легалізацію, мають бути написані ясно і чітко, всі вказані суми і числа, номери і строки зазначаються прописом хоча б один раз, а разом із назвою юридичних осіб вказується їх адреса та посада особи, яка склала або посвідчила документ.

Не заповнені графи та вільні місця прокреслюються.

Не приймаються документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем.

3.4. Не дозволяється вживати в одному документі декілька мов одночасно. Документи, що посвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом і печаткою.

3.5. Підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Легалізаційний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки і інші виправлення - застережені.

3.6. Консульська легалізація стосується виключно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.

3.7. Не приймаються на легалізацію документи, які написані чи підписані олівцем або отримані по факсу.

3.8. Не приймаються на легалізацію документи, засвідчені посадовими особами, зразків підписів яких немає в Консульському управлінні (дипломатичному представництві чи консульській установі України).

4.1. Консульське управління МЗС України та представництва МЗС України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території України органами державної влади або за їх участю, і призначені для використання за кордоном.

4.2. Консульським управлінням також приймаються на легалізацію:

- офіційні документи, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні (Російській Федерації у випадку відсутності таких на території України);

- офіційні документи, складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні.

4.3. Консульське управління МЗС України повинно мати зразки печаток і підписів посадових осіб, уповноважених посвідчувати офіційні документи, які складені або засвідчені органами державної влади або місцевого самоврядування України, а також дипломатичними представництвами іноземних держав. Зазначені зразки зберігаються в Консульському управлінні, призначені лише для службового користування.

4.4. Офіційні документи, які видаються органами реєстрації актів громадянського стану і в подальшому будуть використовуватись за кордоном, після перевірки їх достовірності і належного оформлення, засвідчуються у відділах реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі згідно з Правилами заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів, затверджених наказом по Міністерству юстиції України від 12 вересня 1996 року N 33/5, та легалізуються в порядку, встановленому чинним законодавством.

Документи, які надходять до Консульського управління МЗС України від органів реєстрації актів громадянського стану на офіційні запити дипломатичних представництв та компетентних органів, а також безпосередньо заявників, проходять консульську легалізацію та пересилаються у встановленому порядку. При цьому робиться напис: "Засвідчує справжність попереднього підпису". Згідно з Інструкцією про порядок витребування документів, затвердженої наказом МЗС України та Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 23 вересня 1996 року N 113-од/36, зазначені свідоцтва надходять до Консульського управління МЗС України безпосередньо від державних установ.

4.5. Дипломи про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписки із залікових відомостей, дипломи Вищої атестаційної комісії України проходять процедуру легалізації безпосередньо в Консульському управлінні МЗС України при поданні їх представником учбового закладу, який видав документ. В цьому випадку робиться напис: "Цей документ легалізовано в Консульському управлінні МЗС України".

Копії всіх інших документів про освіту проходять засвідчення відповідно до Закону України "Про нотаріат" з подальшою легалізацією в Консульському управлінні, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.

4.6. Архівні довідки, які видаються архівними підрозділами Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України та відомчими архівами, надсилаються до Консульського управління МЗС України у відповідь на запити дипломатичних представництв України за кордоном або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні. На таких документах робиться напис: "Цей документ легалізовано в Консульському управлінні МЗС України".

У випадку особистого звернення заявників до архівних установ України щодо витребування архівних довідок або їх переоформлення, Консульським управлінням засвідчується підпис посадової особи Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.

4.7. Порядок видачі і засвідчення довідок про стан здоров'я, які видаються громадянам України, що виїжджають у закордонні відрядження або на роботу за приватним контрактом, встановлюється Міністерством охорони здоров'я України. В подальшому такі довідки засвідчуються у Консульському управлінні шляхом підтвердження попереднього підпису посадової особи на оригіналі документа.

4.8. Всі інші види офіційних документів нотаріально засвідчуються в копіях, справжність підписів нотаріусів та відбитків печаток в Міністерстві юстиції України. Після засвідчення документ приймається на легалізацію Консульським управлінням МЗС України. В цьому випадку посадова особа Консульського управління підтверджує підпис уповноваженої посадової особи Міністерства юстиції, яка уповноважена засвідчувати офіційні документи.

4.9. Оригінали документів, які носять комерційний характер, а саме, свідоцтва про реєстрацію підприємств, сертифікати якості продукції (товарів), інші документи, що засвідчені уповноваженою посадовою особою Торговельно-промислової палати України, можуть бути легалізовані в Консульському управлінні без участі Міністерства юстиції України. В таких випадках службова особа Консульського управління засвідчує підпис уповноваженої посадової особи ТПП.

4.10. Під час прийому документів на легалізацію консульська посадова особа має пересвідчитись в тому, що документи за своїм змістом і порядком оформлення відповідають міжнародним договорам та чинному законодавству України взагалі і нотаріально посвідчені документи, зокрема.

5.1. Дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для подальшого використання документів в Україні.

5.2. У випадку наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів, які складені та засвідчені в Україні та легалізовані в Консульському управлінні МЗС України, консульська посадова особа має право провести консульську легалізацію представлених документів.

Консульська посадова особа не легалізує офіційні документи, які не пройшли попередньо засвідчення у Міністерстві закордонних справ України.

5.3. В розпорядженні дипломатичного представництва та консульської установи України повинні бути зразки підписів та відбитків печаток посадових осіб державних органів, які входять до консульського округу держави перебування.

5.4. Легалізація чи нотаріальне посвідчення консульською посадовою особою документів, які мають комерційний чи фінансовий характер не означає дозволу на право здійснення комерційної підприємницької діяльності.

5.5. Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування.

5.6. Відповідно до п. 146 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України консульська посадова особа засвідчує вірність перекладу документа, якщо він знає відповідну мову. Якщо консул не знає відповідної мови, дозволяється засвідчення вірності перекладу, складеного перекладачем. В цьому випадку в кінці перекладу повинен бути проставлений підпис перекладача і в напису, який здійснено консулом, засвідчується справжність цього підпису. Якщо при цьому також вчиняється і нотаріальна дія (посвідчення угоди, засвідчення вірності копії), переклад вміщується поруч з оригіналом документа, розділяється вертикальною рискою таким чином, щоб основний текст документа розташовувався на лівій стороні, а переклад - на правій. Переклад повинен бути зроблений з усього тексту документа, що перекладається, і закінчуватися підписом. Під перекладом вміщується підпис перекладача. Посвідчувальний напис викладається під текстами документа і перекладу з нього. Переклад, розміщений на окремому від оригіналу або копії аркуші, прикріплюється до нього, прошнуровується і скріплюється підписом консула та печаткою дипломатичного представництва або консульської установи України.

5.7. У випадку виникнення у консульської посадової особи сумніву щодо юридичної сили поданого документа, його оформлення тощо, він може звертатися за роз'ясненням до державних органів країни перебування, за консультацією до юриста, Консульського управління Міністерства закордонних справ України.

6.1. Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на ім'я та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України.

6.2. В окремих випадках консульська посадова особа може приймати на легалізацію і оформляти доручення лише за умови подальшого оформлення документів в дипломатичному представництві або консульській установі держави, для якої цей документ призначений. У випадку відсутності у країні перебування дипломатичного представництва або консульської установи держави, для якої документ призначається, консульській посадовій особі слід надіслати документ у міністерство закордонних справ країни призначення документа через Консульське управління МЗС України.

7.1. Штамп підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів

Опис легалізаційного напису

Штамп підтвердження дійсності оригіналів документів використовується в Консульському управлінні МЗС України для документів про освіту (дипломи та витяги із залікових відомостей) міжнародного зразка, свідоцтв про спеціалізовану підготовку по медицині (клінічна ординатура) та витягів з індивідуального плану підготовки у клінічній ординатурі, дипломів кандидата і доктора наук ВАК України.

Легалізаційний напис здійснюється, як правило, на верхній частині відкидної сторінки, а при відсутності її (свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану) - на зворотному боці.

На витягах із дипломів і свідоцтв легалізаційний напис робиться на україномовній частині, де є вільне місце.

7.2. Штамп засвідчення справжності підписів посадових осіб

Опис напису засвідчення справжності підписів

Штамп засвідчення підписів використовується для підтвердження підписів посадових осіб відповідних державних установ України та дипломатичних представництв іноземних держав, які уповноважені підписувати та засвідчувати документи. Зазначені написи проставляються на всіх нотаріально засвідчених копіях документів, перелічених в пп. 3.2 цієї Інструкції.

В окремих випадках консульська посадова особа може підтверджувати підпис посадової особи на оригіналі документа.

Консульська посадова особа проставляє напис засвідчення справжності підписів для підтвердження підписів посадових осіб державних установ країни перебування, а саме, уповноважених представників міністерства закордонних справ або іншої державної установи консульського округу, до компетенції якої входить посвідчення офіційних документів.

Консульське управління, представництва МЗС України, дипломатичні представництва та консульські установи України повинні мати зразки відбитків печаток та підписів зазначених осіб для здійснення ідентифікації.

7.3. Форма посвідчувальних написів

Посвідчувальні написи при легалізації документів можуть бути зроблені чорнилом від руки, друкарським способом або спеціальним штампом. В кожному окремому випадку вид штампу обирається консульською посадовою особою. Обов'язковими елементами посвідчувального напису є: підпис консульської посадової особи, відбиток гербової печатки даної установи, реєстраційний номер запису по журналу реєстрації вчинюваних дій.

8.1. Всі документи повинні реєструватися в "Книзі реєстрації легалізованих документів", у якій передбачаються такі графи:

- порядковий номер документа;

- дата легалізації;

- прізвище та ініціали (назва установи) заявника;

- назва документа або його короткий зміст;

- країна походження;

- консульський збір;

- розписка в отриманні документа (для консульських установ України за кордоном).

8.2. Порядковий номер легалізації зазначається в легалізаційному написі.

8.3. Листи в книзі реєстрації повинні бути пронумеровані і прошнуровані, їх кількість повинна бути засвідчена підписом начальника Консульського управління чи консульської посадової особи із зазначенням дати.

8.4. На початку кожного календарного року порядковий номер легалізованих документів починається з номера 00001.

8.5. Термін зберігання книг реєстрації - 3 роки. Потім вони здаються на зберігання до архіву МЗС України.

8.6. Термін зберігання документів, не отриманих заявником, становить один рік. Документи, що не одержані заявниками протягом року, підлягають знищенню по закінченні цього терміну у встановленому порядку.

держав, з якими Україна має двосторонні (багатосторонні)

На сьогодні Договори колишнього СРСР чинні на території України в порядку правонаступництва згідно із Законом України "Про правонаступництво України", 1991 р. та положенням Віденської конвенції про правонаступництво держав щодо договорів, 1978 р.

Шляхом обміну нотами було оформлено правонаступництво України по наступних міжнародних договорах:

Підписано - 15.07.58 р.

Підписано - 11.03.70 р.

Підписано - 11.08.78 р.

Підписано - 23.02.82 р.

Підписано - 19.01.84 р.

Питання надання правової допомоги між державами - учасницями СНД врегульовані Конвенцією про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, яку було підписано 22 січня 1993 року у м. Мінську. Конвенція ратифікована Верховною Радою України - 10 листопада 1994 р. і набула чинності 14 квітня 1995 р. Діє з застереженнями.

До цієї Конвенції 29.03.97 р. від імені України було підписано Протокол, який має на меті заповнення прогалин Конвенції та доповнення її новими положеннями. Протокол ратифікований Верховною Радою України 03.03.98 р. з застереженнями.

Україною укладено наступні двосторонні угоди про правову допомогу:

Парафовано - 20.10.92 р.

Підписано - 31.10.92 р.

Ратифіковано Україною - 05.02.93 р.

Обмін ратифікаційними грамотами - 20.12.93 р.

Набув чинності - 20.12.93 р.

Парафовано - 23.04.93 р.

Підписано - 24.05.93 р.

Ратифіковано Україною - 04.02.94 р.

Ратифіковано Польською стороною - 17.08.93 р.

Обмін ратифікаційними грамотами - 15.06.94 р.

Набув чинності - 04.08.94 р.

Підписано - 07.07.93 р.

Ратифіковано Україною - 17.12.93 р.

Обмін ратифікаційними грамотами - 21.10.94 р.

Набув чинності - 19.12.94 р.

Підписано - 13.12.93 р.

Ратифіковано Україною - 10.11.94 р.

Ратифіковано Молдавською стороною - 04.11.94 р.

Обмін ратифікаційними грамотами - 24.02.95 р.

Набув чинності - 24.05.95 р.

Парафовано - 04.11.94 р.

Підписано - 15.01.95 р.

Ратифіковано Україною - 22.11.95 р.

Обмін ратифікаційними грамотами - 17.04.96 р.

Набув чинності - 17.05.96 р.

Підписано - 27.06.95 р.

Ратифіковано Україною - 01.11.96 р.

Набув чинності - 04.12.96 р.

Підписано - 09.01.95 р.

Ратифіковано Україною - 22.11.95 р.

Обмін ратифікаційними грамотами - 05.11.96 р.

Набув чинності - 05.12.96 р.

Парафовано - 27.04.95 р.

Підписано - 23.05.95 р.

Ратифіковано Україною - 22.11.95 р.

Обмін ратифікаційними грамотами - 12.07.96 р.

Набув чинності - 12.07.96 р.

Підписано - 19.02.98 р.