Про затвердження Правил заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів

Відповідно до Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану"

1. Затвердити Правила заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів (додаються).

2. Зазначені Правила заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів набувають чинності з 15 жовтня 1996 року.

3. Вважати такими, що не застосовуються Правила заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів, затверджені Міністерством юстиції України 11 лютого 1994 року.

4. Управлінню організації роботи органів реєстрації актів громадянського стану довести зазначені Правила до відома Головного управління юстиції в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, забезпечити неухильне їх виконання.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Стичинського Б.С.

1. Ці Правила розроблені відповідно до Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" і визначають порядок заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів.

2. Книги реєстрації актів громадянського стану складаються з перших і других примірників бланків записів, кожний з яких при реєстрації акта нумерується одним і тим же порядковим номером.

3. Бланки записів актів складаються державною мовою в присутності заявника одночасно у двох примірниках.

4. Нумерація записів актів по кожному виду реєстрації ведеться окремо і починається 1 січня з першого номера та закінчується 31 грудня включно. Бланки записів актів та свідоцтв заповнюються друкарським способом.

5. У всіх видах записів актів та свідоцтв дані про прізвище, ім'я, по батькові, громадянство та національність вказуються повністю, відповідно до пред'явлених документів.

6. Всі графи записів актів заповнюються вичерпними відповідями. Виправлення чи підчистки не допускаються.

7. При складенні записів актів необхідно у графах "Дата народження" та "Дата смерті" - число і рік вказувати арабськими цифрами, а місяць - словами;

- в графах "Місце народження", "Місце проживання", "Місце смерті" - обов'язково зазначається "Україна", якщо громадянин народився, проживає або помер в Україні, а потім - всі дані згідно з існуючим адміністративно-територіальним поділом;

- графа 9 запису акта про народження та графа 12 запису акта про смерть заповнюється відповідно до документа лікувального закладу або рішення суду про встановлення факту смерті чи оголошення особи померлою;

- у всіх видах записів актів у графі "Документи, що посвідчують особу" зазначається найменування документа, його серія і номер, коли і яким органом виданий;

- у графах "Для відміток" записів актів про народження та смерть робиться відмітка про видачу громадянам довідок для одержання допомоги у зв'язку з народженням дитини або на поховання, яка засвідчується підписом заявника;

- при реєстрації смерті в запису акта необхідно дописувати в графі 7 "У віці ___ років" і вказувати ці дані в свідоцтві про смерть.

8. При реєстрації народження дитини дані про її батьків у запису акта та свідоцтві зазначаються відповідно до документів про одруження батьків або про встановлення батьківства.

9. У разі, коли мати дитини не перебуває у шлюбі та немає спільної заяви батьків або рішення суду про встановлення батьківства, запис про батька дитини в запису акта про народження провадиться за прізвищем матері, ім'я та по батькові - за бажанням матері, запис про громадянство і національність батька - за громадянством і національністю матері. Графи 13 та 16 в цьому випадку не заповнюються.

10. В графі 17 запису акта про народження вказується номер і дата складання запису акта про одруження або про встановлення батьківства, а при їх відсутності - проставляється підпис матері дитини.

11. В запису акта про встановлення батьківства дані про дитину (графи 1-5) заповнюються відповідно до запису акта про народження. При одночасній реєстрації народження дитини і встановлення батьківства спочатку складається запис акта про народження, а потім про встановлення батьківства.

12. При реєстрації встановлення батьківства за спільною заявою батьків прізвище дитини записується за взаємною згодою батьків, а при реєстрації згідно з рішенням суду - за вказівкою заявника, якщо про це не вказано в рішенні. Прізвище матері вказується згідно із записом акта про народження дитини, а якщо на момент реєстрації встановлення батьківства вона його змінила в зв'язку з одруженням з батьком дитини, то про це робиться відмітка в запису і прізвище матері виправляється.

В графі 15 цього запису проставляються підписи батьків дитини або вказуються дані рішення суду.

13. При складанні запису акта про одруження у випадках, коли реєструється повторний шлюб, необхідно зробити у графі 13 відмітку про дату, місце і номер запису акта про розірвання попереднього шлюбу або вказати дату, місце і номер запису акта про реєстрацію смерті другого з подружжя, або назву суду та дату винесення ним рішення про визнання шлюбу недійсним.

14. При реєстрації розірвання шлюбу одним з подружжя обов'язково вказуються ті дані про другого з подружжя, які необхідні для заповнення свідоцтва про розірвання шлюбу. В графі 10 цього запису акта вказується дата подачі заяви про розірвання шлюбу або назва суду та дата винесення ним рішення про розірвання шлюбу.

15. Два заповнених примірника запису акта громадянського стану прочитуються заявником, ним підписуються і після цього запис підписується посадовою особою органу реєстрації актів громадянського стану та скріплюється печаткою.

16. Відомості, зазначені у свідоцтві, що видається на підставі запису акта громадянського стану, повинні повністю відповідати даним, зазначеним у запису акта громадянського стану.

17. Вносити до свідоцтва виправлення, додаткові записи забороняється.

18. При видачі повторних свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану на підставі метричних книг дата повинна зазначатись за новим стилем (до числа, зазначеного в метричній книзі щодо події, яка відбулася в XIX столітті до 1 січня 1901 року, слід додати 12 днів, а до числа, зазначеного в метричній книзі щодо події, яка відбулася після 1 січня 1901 року, - 13).

19. Найменування місцевості в свідоцтві зазначається відповідно до існуючого адміністративно-територіального поділу на день видачі свідоцтва, а місцем реєстрації зазначається відділ реєстрації актів громадянського стану, який обслуговує цю місцевість.

20. Якщо окремі графи в записах актів громадянського стану не заповнені, то відповідні графи повторних свідоцтв прокреслюються.

21. При видачі повторних та поновлених свідоцтв проставляється відповідний штамп: "повторно" або "поновлено".

22. Документи, які видаються відділами реєстрації актів громадянського стану і в подальшому будуть використовуватись за кордоном після перевірки їх достовірності і належного оформлення, засвідчуються у відділах реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі та у виняткових випадках - в Міністерстві юстиції України. У разі необхідності зазначені документи легалізуються в порядку, встановленому чинним законодавством.

23. Посадові особи, які внесли у книги реєстрації актів громадянського стану, а також свідоцтва, що видаються на підставі записів у цих книгах, завідомо неправдиві відомості або підробили свідоцтва, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.