Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві промислової політики України

На виконання п. 5.2 рішення колегії Мінпромполітики України від 23.01.2007 р. N 1/3 з метою удосконалення порядку опрацювання документів, дотримання єдиних правил документування управлінської діяльності у відповідності до вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. N 1153, з змінами та доповненнями,

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві промислової політики України (додається).

2. Першим заступникам Міністра, заступникам Міністра, керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства забезпечити належне виконання вимог Інструкції.

3. Керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства у тижневий термін з дня отримання ознайомити під розписку працівників підпорядкованих структурних підрозділів з вимогами Інструкції.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві промислової політики України" від 02.06.2004 р. N 267.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Новицького В.С.

1.1. Інструкція з діловодства в Міністерстві промислової політики України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Мінпромполітики України та регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву Міністерства.

1.2. Порядок ведення діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію з грифом "Для службового користування", встановлено Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893.

1.3. Відповідальність за організацію ведення діловодства в Міністерстві несе заступник Міністра, в обов'язки якого входить зазначена функція, відповідно до розподілу функціональних обов'язків між керівництвом Міністерства, а в структурних підрозділах - їхні керівники. Ведення діловодства виконується відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153, з змінами та доповненнями, та даної Інструкції. Ведення загального діловодства в Міністерстві здійснює Департамент адміністративно-господарського забезпечення. У департаментах, самостійних управліннях і самостійних відділах (далі - самостійні структурні підрозділи) ця робота покладається на посадову особу наказом Міністра за поданням керівника самостійного структурного підрозділу.

1.4. Загальне керівництво діловодством та архівною справою в Міністерстві здійснюється заступником Міністра, який в межах наданих йому прав зобов'язаний:

- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

- здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, актів Президента, актів і доручень Прем'єр-міністра та Кабінету Міністрів України;

- не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, різних відомостей, звітів, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликано необхідністю;

- забезпечувати при необхідності перевірку стану діловодства в Міністерстві;

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби Міністерства й структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

- здійснювати контроль за додержанням у Міністерстві й в організаціях, що належать до сфери його управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами, Примірною інструкцією з діловодства, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153.

1.5. У разі звільнення працівника складається акт передачі службових документів; у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника підрозділу передаються особі, яка його заміщає, з відміткою в реєстраційних журналах.

1.6. Діловодство, ведення документації та листування в Міністерстві здійснюється державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності Міністерства полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових і магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.2. У Міністерстві визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ і необхідний та достатній для його діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

2.4. Підставами для видання розпорядчих документів у Міністерстві є:

- Конституція і закони України;

- постанови Верховної Ради України;

- акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

- провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;

- потреба в правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від органів вищого рівня, у разі потреби, доводяться до підпорядкованих підприємств та організацій.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. За дорученням, ведення протоколів нарад у Міністра з загальних питань - забезпечує начальник Управління організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра, з питань діяльності підпорядкованих галузей (підприємств, організацій) - відповідні керівники самостійних структурних підрозділів.

2.8. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована й оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на електронних носіях, після засідання, суттєві питання записані з виступів, передруковуються й заносяться до протоколу.

2.9. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і підвідомчих організацій шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегії Міністерства провадяться в життя наказами, які готуються структурними підрозділами, відповідальними за пункти рішення колегії.

2.10. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами й організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

2.11. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача його тексту може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу, а також по електронній пошті. Реєстрації підлягають тільки оригінали цих документів у відповідності до вимог п. 3.3.

3.1. Приймання документів

3.1.1. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються працівниками відділу контролю виконання актів Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником приймальні Міністра.

3.1.2. В Департаменті адміністративно-господарського забезпечення розкриваються усі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", та адресованих безпосередньо керівникам структурних підрозділів Міністерства.

3.1.3. Працівники Департаменту адміністративно-господарського забезпечення, приймаючи кореспонденцію від установ і організацій, зобов'язані перевірити правильність адреси доставленої кореспонденції та цілість конверта, розписатися в прийнятті конверта в розносній книзі або реєстрі установи, що здає кореспонденцію, а також на самому конверті з відміткою часу, дати отримання.

У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, а також конверти, що надходять від органів вищого рівня.

3.1.4. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли до Міністерства (крім кореспонденції, адресованої структурним підрозділам), підлягають обов'язковому попередньому розгляду, у ході якого здійснюється:

- розподілення документів на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, і на ті, що передаються структурним підрозділам відповідно до функціональних обов'язків;

- визначення необхідності реєстрації документів.

Кореспонденція, адресована структурним підрозділам, передається їм без попереднього розгляду й реєстрації в Департаменті адміністративно-господарського забезпечення.

3.2.2. Попередній розгляд документів здійснюється начальником відділу контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України Департаменту адміністративно-господарського забезпечення у день одержання, а в разі надходження їх у неробочий день - у перший робочий день. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми й факсограми розглядаються негайно.

3.2.3. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про Міністерство і його структурні підрозділи, Регламентом Мінпромполітики України, посадовими інструкціями, номенклатурами справ.

3.2.4. Після попереднього розгляду кореспонденція реєструється й передається працівниками відділу контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України Департаменту адміністративно-господарського забезпечення:

- Міністру - через начальника Управління організаційно- та інформаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра;

- першим заступникам і заступникам Міністра - через осіб, призначених відповідальними за ведення діловодства (на цих осіб покладається відповідальність і за схоронність документів);

- керівникам самостійних структурних підрозділів - через працівників, відповідальних за ведення діловодства у відповідних підрозділах.

Розгляд документів керівництвом Міністерства здійснюється в день їхнього надходження, а в разі надходження їх у неробочий день - у перший робочий день. Доручення органів вищого рівня, а також телеграми, телефонограми й факсограми, які надійшли на виконання актів Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, розглядаються негайно. На документи накладаються резолюції з конкретними вказівками, визначаються виконавці та дата виконання.

Перші заступники і заступники Міністра розглядають документи відповідно до підпорядкованих сфер діяльності й доручають їх виконання керівникам відповідних структурних підрозділів, підпорядкованих їм згідно з наказом про розподіл обов'язків, а також встановлюють терміни виконання документів (якщо вони не визначені вищими органами влади).

3.2.5. Звернення громадян, які не потребують рішень керівництва Міністерства (архівні довідки, інформація тощо); листи органів виконавчої влади, підприємств, установ, підписані особами рангом нижче їхніх керівників або заступників; доручення до листів Мінпромполітики України; доручення до доручень, які раніше розглядалися керівниками Міністерства й були розписані по виконавцях, подаються Департаментом адміністративно-господарського забезпечення на розгляд керівникам відповідних самостійних структурних підрозділів без розгляду Міністром, першими заступниками чи заступниками Міністра.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація всіх вхідних документів, які надходять керівництву Міністерства, здійснюється Департаментом адміністративно-господарського забезпечення. Документи, адресовані структурним підрозділам, реєструються в цих підрозділах.

3.3.3. Реєстрації підлягають документи (як ті, що створюються в Міністерстві, так і ті, що надходять до нього), які потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо).

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, додається (додаток 1).

3.3.4. Основним принципом реєстрації є однократність.

Кожний документ реєструється в Міністерстві лише один раз: вхідний - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створюваний - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора й змісту.

3.3.6. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс.

Реєстраційний індекс вхідної кореспонденції (вхідний номер) складається з номера групи документа згідно з номенклатурою вхідної кореспонденції (додаток 2) та порядкового номера в межах групи документів, що проставляється через дріб.

Реєстраційний індекс вихідної кореспонденції (вихідний номер) складається з умовного номера адресата відповідно до номенклатури вхідної кореспонденції, індексу структурного підрозділу, який виконав цей документ, і порядкового номера в межах групи документів. Після номера адресата ставиться дріб, інші складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної дефісом.

Реєстраційним індексом наказу з основної діяльності Міністерства є його порядковий номер; наказу з кадрових питань центрального апарату Міністерства - порядковий номер з літерою "к"; наказу про відзначення керівників і робітників підпорядкованих підприємств, організацій та установ (нагородження грамотами, присвоєння почесних звань та ін.) - порядковий номер з літерою "в"; про призначення й звільнення директорів підприємств - порядковий номер з літерою "д".

Нумерація документів у межах кожної групи ведеться протягом року і з нового року починається з "1". Реєстраційний індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

3.3.7. Документи після реєстрації передаються для розгляду керівництву Міністерства.

3.3.8. Реєстрація вихідних документів здійснюється відділом організаційної роботи Департаменту адміністративно-господарського забезпечення на реєстраційних картках по кожній групі окремо із зазначенням встановленого обов'язкового складу реквізитів: вихідного номера, дати, кількості аркушів та екземплярів, виду документа, адресата, короткого змісту, особи, яка підписала документ, і виконавця.

3.3.9. Усі вхідні документи, які надходять керівництву Міністерства, реєструються в автоматизованому режимі.

Автоматизована реєстрація здійснюється шляхом введення з документа до електронної картки встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор (кореспондент); дата та індекс документа (дата та індекс надходження для тих документів, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

3.3.10. Реєстрація наказів з основної діяльності Міністерства ведеться в реєстраційних журналах окремо по кожному виду документів і здійснюється Департаментом адміністративно-господарського забезпечення. Реєстрація наказів з кадрових питань ведеться в 3-х реєстраційних журналах у залежності від змісту наказу й здійснюється Управлінням кадрів.

Накази й розпорядження з грифом "Таємно" реєструються Режимно-секретним відділом.

4.1. Вся кореспонденція, що надійшла на адресу Міністра або Міністерства, перших заступників і заступників Міністра, передається Департаментом адміністративно-господарського забезпечення під розпис у реєстрі начальнику Управління організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра й особам, відповідальним за діловодство перших заступників і заступників Міністра, для розгляду.

4.2. Вхідна кореспонденція, що подається керівництву Міністерства для розгляду, заноситься особами, зазначеними в п. 4.1, до реєстраційного журналу N 1 за формою:

4.3. Міністру відразу після реєстрації керівник Управління організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра передає акти Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Міністерства й потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

4.4. За результатами розгляду документа Міністр підписує на документі резолюцію, що містить вказівки про виконання документа та встановлює термін його виконання. В резолюції вказуються перші заступники та заступники Міністра, до компетенції яких віднесено зазначені в документі питання.

4.5. На виконання доручення Міністра, за результатами розгляду отриманого документа перший заступник, заступник Міністра надає доручення з резолюцію керівнику підпорядкованого самостійного структурного підрозділу, що містить вказівки про його виконання.

4.6. Начальник Управління організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра й особи, призначені відповідальними за діловодство перших заступників і заступників Міністра, після розгляду вхідної кореспонденції керівництвом Міністерства повертають її з відміткою в реєстрі до Департаменту адміністративно-господарського забезпечення з резолюцією щодо виконавців, термінів виконання та взяття документів на контроль. Обов'язково повинен бути вказаний реєстраційний номер документа та дата розгляду.

4.7. Вихідні та внутрішні розпорядчі документи, що подаються керівництву Міністерства на підпис чи візування, заносяться особами, відповідальними за діловодство керівників Міністерства, до реєстраційного журналу N 2 за формою:

Підписані керівництвом Міністерства вихідні документи та внутрішні розпорядчі документи повертаються виконавцям, про що робиться відмітка в реєстраційному журналі. Контроль за проходженням документів у керівництва Міністерства здійснюється начальником Управління організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра й особами, відповідальними за діловодство в приймальнях перших заступників та заступників Міністра.

4.8. Керівник самостійного структурного підрозділу, визначений відповідальним за виконання документа, організовує своєчасне і якісне опрацювання та підготовку документа і координує роботу структурних підрозділів-співвиконавців.

4.9. Співпраця між структурними підрозділами Міністерства здійснюється на основі ефективного та якісного виконання покладених на них функціональних завдань та оперативно регулюється керівниками самостійних структурних підрозділів.

4.10. Керівники структурних підрозділів Міністерства, які залучаються до виконання документа як співвиконавці, подають інформацію відповідальному виконавцю для узагальнення термінових доручень - за 1 день до встановленого терміну, інших доручень - не пізніше, ніж за 3 дні та забезпечують візування підготовлених документів.

4.11. Питання удосконалення порядку проходження й виконання документів регулюються наказами, окремими дорученнями, які видаються по Міністерству.

5.1. Працівники Департаменту адміністративно-господарського забезпечення переносять резолюції керівництва Міністерства на електронні картки в ПК і передають документи згідно з резолюцією на виконання.

5.2. Якщо виконується Закон України, акти Президента або Секретаріату Президента України, постанова Верховної Ради України, запити та звернення народних депутатів, постанова, розпорядження або доручення Кабінету Міністрів України, то копія документа направляється всім виконавцям і співвиконавцям, а оригінал залишається в Департаменті адміністративно-господарського забезпечення.

Якщо виконуються інші групи документів, то оригінал направляється відповідальному виконавцю, який організовує роботу співвиконавців. Оригінал документа зберігається у справах підрозділу, відповідального за виконання даного завдання.

Якщо виконуються документи, що містять окремі завдання різним виконавцям, то одному виконавцю направляється оригінал, а іншим - копія документа. Оригінал документа зберігається у справах підрозділу, який його отримав.

Якщо доручення дається для врахування в роботі кільком підрозділам, його оригінал передається цим підрозділам через Департамент адміністративно-господарського забезпечення з розписом у реєстрі й повертається до нього.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки відділом контролю та перевірки виконання проставляється штамп "Підлягає поверненню".

5.3. На документах інформаційного характеру ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилася, і дата ознайомлення.

Інформаційні документи залишаються у справах підрозділу, до якого вони надсилаються.

6.1. Облік проходження й виконання документів

6.1.1. Ведення діловодства в самостійних структурних підрозділах покладається на одного з працівників наказом по Міністерству. Функції посадової особи, відповідальної за діловодство, відображаються в посадових інструкціях.

6.1.2. Передача діловодства від одного керівника структурного підрозділу до другого й від однієї відповідальної за діловодство посадової особи до другої оформляється відповідним актом, затвердженим керівником самостійного структурного підрозділу й погодженим з директором Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

6.1.3. Відповідальні за діловодство отримують (під розпис у реєстрі) кореспонденцію для структурних підрозділів у встановлений час.

6.1.4. Вхідна кореспонденція реєструється в журналах реєстрації вхідних документів кожного самостійного структурного підрозділу (додаток 3).

6.1.5. Під час реєстрації вхідному документу надається реєстраційний номер структурного підрозділу, який складається з порядкового номера документа та індексу самостійного структурного підрозділу, що вказується в дужках, і дати реєстрації.

6.1.6. Робота над документом завершується направленням його до справи або в іншу установу, організацію і, якщо потрібно, одержанням відповіді від неї.

6.1.7. Відповідальність за ведення діловодства, виконання документів і контроль в самостійних структурних підрозділах несуть їхні керівники.

6.1.8. Питання про завершення роботи з документом вирішується особою, яка першою давала доручення з його виконання, або особою, яка її заміщає.

6.1.9. Вихідна кореспонденція, що підписується на рівні керівника самостійного структурного підрозділу й нижче, реєструється в журналі реєстрації вихідних документів відповідного структурного підрозділу (додаток 4).

6.1.10. Під час реєстрації вихідному документу надається реєстраційний номер структурного підрозділу, який складається з цифр 01, через дріб вказується номер підрозділу, що підготував документ, через дефіс - порядковий номер документа, а також обов'язково ставиться дата реєстрації.

6.1.11. Документ (оригінал або копія) разом з усіма матеріалами, які до нього відносяться, залишається в справах підрозділу, що його виконував.

Копії (з візами) відповідей на виконання завдань, визначених актами й дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, дорученнями Голови Верховної Ради України, запитами й зверненнями народних депутатів надаються також і до Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

6.1.12. У зв'язку із специфікою роботи або особливостями структури в деяких департаментах, самостійних управліннях за рішенням їхнього керівництва діловодство може вестися додатково і в управліннях чи відділах, що входять до їх складу, із дотриманням викладених положень.

6.1.13. Для реєстрації журналів обліку документів внутрішнього користування, інших облікових форм, які використовуються в Міністерстві, Департаментом адміністративно-господарського забезпечення ведеться журнал реєстрації зазначених документів (додаток 5).

6.2. Складання номенклатури справ

6.2.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві Міністерства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

6.2.2. Номенклатура справ є обов'язковим для всіх підрозділів Міністерства документом, який складається для створення в Міністерстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

6.2.3. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за ведення діловодства в структурному підрозділі, із залученням фахівців, затверджується керівником самостійного структурного підрозділу й обов'язково погоджується з Департаментом адміністративно-господарського забезпечення (додаток 6).

6.2.4. Після виконання документи групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.

6.2.5. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації Міністерства (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація й листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

6.2.6. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом) і порядкового номера в межах підрозділу. Як правило, порядковий номер відповідає номенклатурі вхідної кореспонденції. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

6.2.7. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

6.2.8. Номенклатура справ структурного підрозділу Міністерства складається в трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу й Департаментом адміністративно-господарського забезпечення:

перший примірник - недоторканий, зберігається в структурному підрозділі;

другий примірник - передається до Департаменту адміністративно-господарського забезпечення;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

6.2.9. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

6.2.10. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

6.2.11. У номенклатурі справ структурного підрозділу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

6.2.12. Номенклатура справ структурного підрозділу щорічно (не пізніше листопада) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується, затверджується за встановленою формою та передається до архіву.

6.2.13. Номенклатура справ, як правило, розробляється єдина для всього самостійного структурного підрозділу, але у зв'язку із специфікою роботи або особливостями структури в деяких департаментах, головних та самостійних управліннях можуть розроблятися номенклатури справ окремо для управлінь чи відділів, що входять до їх складу, із дотриманням викладених положень.

6.3. Формування справ

6.3.1. Формувати справи слід за такими правилами:

- групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових й особистих документів, а також документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в Міністерстві;

- групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву Міністерства документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового строку зберігання);

- документи, створені за допомогою ПК, групуються в справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

6.3.2. Розпорядчі документи разом з додатками групуються в справи за їхнім характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника; відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

6.3.3. Документи засідань колегіальних органів групуються в дві справи:

- протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти й копії рішень тощо).

Протоколи групуються в хронологічному порядку й за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами й номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним.

6.3.4. Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їхнім виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності Міністерства. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

6.3.5. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справах окремо від проектів цих документів.

6.3.6. Листування групується за змістом і кореспондентським принципом і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

6.3.7. Документи в особових справах групуються в хронологічному порядку в міру їхнього надходження в такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання й до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка обліку кадрів.

6.3.8. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

6.4. Оперативне зберігання документів

6.4.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архіву Міністерства зберігаються в структурних підрозділах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

6.4.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

6.4.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

6.4.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці й коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їхню схоронність.

6.5. Підготовка справ до зберігання

6.5.1. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архіву Міністерства для наступного зберігання й використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передаються до архіву лише в разі повної ліквідації Міністерства.

6.5.2. Підготовка документів до передачі до архіву Міністерства включає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передачу справ до архіву й забезпечення схоронності документів.

6.5.3. Для організації та проведення експертизи цінності документів у самостійних структурних підрозділах створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

6.5.4. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного й тривалого строків зберігання й акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

6.5.7. Документи структурного підрозділу групуються в справи після закінчення діловодного року. Справи постійного й тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

6.5.8. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані в справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

6.5.9. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи й містить зазначення індексів документів у справі, їхній короткий зміст, дату й номери аркушів у справі.

6.5.10. Обкладинка справ постійного й тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 7).

6.5.11. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного й тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

6.5.12. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку й закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".

6.5.13. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого й останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число й рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

6.5.14. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівом Міністерства, номер опису й фонду.

6.5.15. У разі зміни назви структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці зазначається нова назва структурного підрозділу.

6.5.16. Написи на обкладинках справ постійного й тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

6.5.17. За результатами експертизи цінності документів описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу окремо складаються за встановленою формою (додаток 8).

6.5.18. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох (а починаючи з 2000 року - чотирьох) цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу 5-1, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2002 році, будуть мати номери: 5-1П-2002, 5-1Т-2002, 5-1О/С-2002;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, внесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам Міністерства, про наявність копій тощо;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

6.5.19. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з директором Департаменту адміністративно-господарського забезпечення й затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається й ухвалюється ЕК.

6.5.20. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається в двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис складається в трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК.

6.5.21. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву Міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2000 рік передаються до архіву в 2003 році).

Передача справ до архіву здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим заступником Міністра.

Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

6.5.22. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архіву Міністерства лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування й оформлення. Справи постійного й тривалого строку зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису працівник архіву розписується в прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами й літерами кількості переданих до архіву справ; проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися до архіву Міністерства за номенклатурою справ.

Облік проходження й розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян та контроль за їхнім виконанням проводиться відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян" від 2 жовтня 1996 р. N 393/96-ВР, Указу Президента України від 13.08.2002 N 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення", наказу Мінпромполітики України "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в Мінпромполітики України".

Облік, зберігання й використання документів, які містять конфіденційну інформацію, здійснюються згідно з Інструкцією про порядок обліку, зберігання й використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893, та відповідно до наказів від 16 грудня 1998 р. N 446 та від 10.04.2006 N 136 ДСК "Про затвердження Примірного переліку конфіденційної інформації Мінпромполітики України, яка є власністю держави".

9.1. Загальні положення

9.1.1. Для складання службових документів у Міністерстві повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

9.1.2. Кожний документ, як правило, повинен складатися з одного питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.

9.1.3. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Тексти документів, як правило, складаються з двох частин. У першій частині вказується обгрунтування або підстава складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину:

- накази - розпорядчу частину без констатуючої;

- листи - прохання без пояснень.

9.1.4. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

9.1.5. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішеннями Міністра на одного з заступників відповідно до розподілу обов'язків;

- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візуються кількома особами, несуть однаковою мірою всі посадові особи.

9.1.6. Службові документи оформляються на бланках Міністерства. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів і цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

- встановлюється два види бланків: бланк для листів і бланк для наказів, доручень (додатки 9, 10, 11);

- бланки кожного виду виготовляються на основі повздовжнього або кутового розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів;

верхнє - не менш як 10 міліметрів;

праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.

Листи Міністерства оформляються на номерних бланках, які видаються відділом організаційної роботи Департаменту адміністративно-господарського забезпечення виконавцям під розпис із відповідним записом у Журналі обліку й видачі бланків. Зіпсовані бланки повертаються відділу організаційної роботи, що фіксується у Журналі обліку зіпсованих бланків. Згодом такі бланки знищуються, про що складається акт знищення бланків.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох організацій, оформляються не на бланках.

9.1.7. Службові документи, що складаються в Міністерстві, повинні мати обов'язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення (додаток 12):

- найменування установи - автора документа;

- код установи;

- код форми документа;

- назва виду документа (не зазначається на листах);

- дата;

- індекс;

- заголовок до тексту;

- текст;

- засвідчення документа (підпис, візи, затвердження, печатка);

- позначка про проходження, виконання документа й направлення його до справи.

Під час підготовки й оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів Міністерств та інших органів виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію.