Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві промислової політики України

- постановку документів на контроль, формування бази контрольних документів у ПК;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

- інформування керівництва Міністерства про хід і підсумки виконання документів;

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування бази виконаних документів.

12.3.2. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту чи під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, або проміжні відповіді виконавця вносяться до електронної картки контролю. При цьому попередні записи залишаються.

12.3.3. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті.

12.3.4. У разі коли документ виконується кількома працівниками, рішення про виконання завдань співвиконавцями приймає посадова особа, визначена відповідальною за організацію виконання цього документа в цілому. На основі такого рішення робиться відповідна відмітка в ПК про виконання співвиконавцями даного доручення.

12.3.5. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому в картках в ПК робиться помітка про зняття з контролю.

12.3.6. Виконавець повинний зняти документ з контролю у відділі контролю виконання в день отримання на це згоди відповідної посадової особи.

12.3.7. Після виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України, постанов Верховної Ради України, доручень Голови Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів виготовляються машинограми (повністю заповнені електронні картки контролю), що передаються на зберігання до архіву Міністерства одночасно із зазначеними документами й копіями відповідей на них.

12.3.8. Один раз на тиждень складаються й надсилаються до структурних підрозділів переліки не виконаних в установлений термін документів, а також документів, термін виконання яких закінчується протягом двох наступних тижнів.

12.3.9. Дані про хід виконання поставлених на контроль документів узагальнюються й доповідаються керівництву Міністерства. Періодичність подання таких доповідей визначається заступником Міністра, який відповідає за виконавську дисципліну в апараті Міністерства.

13.1. Номенклатури справ окремих структурних підрозділів після розгляду й аналізу зводяться Департаментом адміністративно-господарського забезпечення в єдину номенклатуру справ Міністерства.

13.2. До номенклатури справ Міністерства включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, в тому числі довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

13.3. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

13.4. Зведена номенклатура справ Міністерства після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК й експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву, після чого затверджується першим заступником Міністра (додаток 16).

13.5. У кінці діловодного року номенклатура справ Міністерства обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом директор Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

13.6. Зведена номенклатура справ складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається в справі Департаменту адміністративно-господарського забезпечення;

другий - передається до архіву Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилається до державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

13.7. Зведена номенклатура справ Міністерства щорічно (не пізніше грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується й затверджується заступником Міністра.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним Державним архівом один раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях та характері роботи Міністерства.

14.1. На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ Міністерства, за яким справи, створені в структурних підрозділах, передаються на зберігання до Державного архіву.

14.2. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні й пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ______".

14.3. Зведений опис справ постійного строку зберігання Міністерства складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного Державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до Державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в Державному архіві, а решта повертається до Міністерства. Відповідно до затверджених описів Міністерство зобов'язане передавати справи до Державного архіву в установлені строки.

14.4. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються в двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються.

14.5. Виділення документів для знищення й складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного й тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Акти затверджуються заступником Міністра після затвердження описів справ постійного зберігання ЕПК відповідного державного архіву (додаток 17).

14.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу Міністра або заступника Міністра. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні й прийомі справи.

14.7. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Міністра або заступника Міністра з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

14.8. Схоронність та порядок тимчасового зберігання архівних документів, їх використання в архіві Міністерства забезпечується згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження й відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрат матеріалів.

10. Поздоровчі листи й запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

Примітка. Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають обліку у відповідних структурних підрозділах за належністю.

Примітка. На зворотній сторінці останнього листа наказу оформляється листок узгоджень (додаток 13) та надається перелік керівників Міністерства та самостійних структурних підрозділів, яким необхідно надати копії наказу.

Примітки:

1. В правій верхній частині, після слів "Окреме доручення" зазначаються прізвища та ініціали посадових осіб, яким надається доручення.

2. В лівій нижній частині першої сторінки друкується прізвище та ініціали виконавця та його номер телефону. В правій нижній частині проставляється реєстраційний номер та дата окремого доручення (доручення).

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2. Код Міністерства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

3. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4. Найменування центрального органу виконавчої влади.

5. Найменування структурного підрозділу.

6. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.

7. Назва виду документа.

8. Дата.

9. Індекс.

10. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

11. Місце складання або видання.

12. Гриф обмеження доступів до документів.

13. Адресат.

14. Гриф затвердження.

15. Резолюція.

16. Заголовок до тексту.

17. Відмітка про контроль.

18. Текст.

19. Відмітка про наявність додатків.

20. Підпис.

21. Гриф погодження.

22. Візи.

23. Печатка.

24. Відмітка про засвідчення копій.

25. Прізвище виконавця та номер його телефону.

26. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

27. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

28. Відмітка про надходження документа.

1. Акти (перевірок і ревізій; прийому закінчених будівництвом об'єктів; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні завдання тощо).

3. Звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Нормативи (чисельності працівників, витрачання електроенергії тощо).

6. Переліки (типових документальних матеріалів, що створюються в установах, із зазначенням строків зберігання документів тощо).

7. Плани (роботи Міністерства, колегії, науково-технічної ради, науково-дослідних робіт; кооперованих поставок продукції тощо).

8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

9. Розцінки на здійснення робіт.

10. Статути державних підприємств (об'єднань).

11. Структура й штатна чисельність.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи.