Про затвердження Регламенту Головного управління державної служби України та його територіальних органів

У період між атестаціями в центральному апараті та територіальних органах Головдержслужби України проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків, відповідно до Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого наказом Головдержслужби України.

Результати атестації та щорічної оцінки беруться до уваги керівниками під час проведення планомірної ротації кадрів на окремих посадах.

5.7. Професійне навчання персоналу

Порядок підготовки та підвищення кваліфікації персоналу в центральному апараті та територіальних органах Головдержслужби України регламентується Указом Президента України від 30 травня 1995 року N 398/95 "Про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців", постановами Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1997 року N 167 "Про затвердження Положення про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і Положення про єдиний порядок підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації керівників державних підприємств, установ і організацій" та іншими нормативно-правовими актами.

Організацію та координацію процесу перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу здійснює сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

Пропозиції на підвищення кваліфікації начальників територіальних органів та їх заступників надаються Начальнику Головдержслужби за погодженням з директором департаменту.

Працівники територіальних органів проходять стажування, навчання та підвищення кваліфікації відповідно до графіку і галузевого напрямку.

У структурних підрозділах центрального апарату та територіальних органах Головдержслужби України щомісячно проводяться внутрішні навчання. Результати навчання фіксуються у відповідному журналі (додаток 4).

Начальники територіальних органів та структурних підрозділів Головдержслужби затверджують відповідні плани навчань на квартал (додаток 5).

Основними видами підвищення кваліфікації є:

- навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців;

- систематичне самостійне навчання (самоосвіта);

- тематичні постійно діючі семінари;

- тематичні короткотермінові семінари;

- стажування в органах, на які поширюється чинність Закону України "Про державну службу", а також за кордоном.

Залежно від місця призначення відрядження поділяються на відрядження в межах України та відрядження за кордон і здійснюються, як правило, відповідно до плану роботи Головдержслужби України, територіальних органів та доручень вищих органів у межах передбачених на це асигнувань.

Оформлення відряджень працівників здійснюється згідно з чинним законодавством.

У разі направлення працівника у відрядження поза планом керівник структурного підрозділу центрального апарату Головдержслужби України (територіального органу) в службовій записці Начальнику Головдержслужби України або його першому заступнику чи заступнику (начальнику територіального органу) обґрунтовує необхідність такого відрядження.

Службова записка разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження в межах України подається Начальнику Головдержслужби України (начальнику територіального органу) завідувачем сектору кадрової роботи (відповідальним за ведення кадрової роботи в територіальному органі), як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження та обліку працівників, які прибувають та вибувають у відрядження, в секторі кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи ведеться журнал (додаток 6).

Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає про виконання завдань і подає звіт про використання коштів, наданих на відрядження або у підзвіт, який здається до бухгалтерії Головдержслужби України (територіального органу).

Відповідно до статті 50 КЗпП України тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень.

Режим роботи центрального апарату та територіальних органів встановлюється такий:

початок робочого дня о 9-00;

закінчення робочого дня о 18-00, у п'ятницю - о 16-45;

обідня перерва - 45 хвилин (з 13-00 до 13-45).

Напередодні святкових і неробочих днів (стаття 73 КЗпП України тривалість роботи працівників (крім працівників, зазначених у статті 51 КЗпП України), скорочується на одну годину.

У структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України та її територіальних органах ведеться журнал обліку робочого часу.

Довідку про вихід на роботу і причини відсутності працівників та табель обліку робочого часу складають відповідальні за здійснення поточного контролю та діловодства.

Для виконання невідкладних, наперед не передбачених робіт, від негайного виконання яких залежить робота Головдержслужби України або територіальних органів, за наказом Головдержслужби України або територіальних органів можливе залучення окремих працівників до служби у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до трудового законодавства.

Перебування працівників структурних підрозділів центрального апарату та територіальних органів із службових питань у робочий час за межами приміщень Головдержслужби України, територіальних органів погоджується з керівниками відповідних структурних підрозділів та територіальних органів.

Керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України повідомляють про свою відсутність за службовою необхідністю у робочий час першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків).

Керівники територіальних органів повідомляють про свою відсутність за службовою необхідністю у робочий час директора департаменту.

З метою уникнення несанкціонованого доступу та перебування у службових приміщеннях Головдержслужби України сторонніх осіб, запобігання передумов для будь-яких надзвичайних подій, а також забезпечення неухильного дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку та зміцнення службової дисципліни наказом Головдержслужби України затверджені заходи щодо посилення пропускного режиму та забезпечення внутрішньої безпеки.

Оформлення, видача, використання та повернення електронних перепусток регулюються Порядком.

Оформлення, видача, використання і повернення електронних перепусток та список працівників Головдержслужби України, які мають право замовляти тимчасові та разові електронні перепустки, затверджені наказом Головдержслужби України.

Пропуск через головний вхід (з вул. Прорізної) до службових приміщень Головдержслужби України, а також організацій і установ, які орендують приміщення у Головдержслужби України, здійснюється виключно за електронними перепустками під контролем чергового співробітника спеціалізованої охорони.

У разі відсутності у працівника особистої перепустки питання допуску його на робоче місце вирішує перший заступник або заступник Начальника Головдержслужби України (за розподілом обов'язків) після відповідної доповіді керівника підрозділу або особи, яка його заміщує. При цьому останній негайно повідомляє про такий випадок начальнику інформаційно-аналітичного управління для блокування відсутньої перепустки.

У реєстраційному журналі відвідувачів співробітник охорони здійснює за встановленою формою запис, а також уводить ці дані в комп'ютерну базу.

Без електронної перепустки, за наявності документа, що засвідчує особу, пропуск відвідувачів через пропускний пункт здійснюється тільки за вказівкою Начальника Головдержслужби України або його першого заступника чи заступників.

Начальники територіальних органів та їх заступники, при наявності посвідчення, виданого Головдержслужбою України, мають вільний доступ для входу до приміщення Головдержслужби. Пропуск начальників територіальних органів та їх заступників черговим співробітником спеціалізованої охорони здійснюється після відповідного запису в реєстраційному журналі.

Сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи у триденний термін після підписання наказів про звільнення з роботи працівників, прийняття на роботу та інші кадрові переміщення надає ці відомості інформаційно-аналітичному управлінню для внесення відповідних змін до списків внутрішніх телефонів працівників Головдержслужби України.

У вихідні та святкові дні пропуск працівників Головдержслужби України у службове приміщення здійснюється за списками, затвердженими Начальником Головдержслужби України або особою, яка виконує його обов'язки.

Затверджені списки передаються сектором кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи охороні.

Відповідальним за організацію в Головдержслужбі України роботи по забезпеченню режиму та внутрішньої безпеки є перший заступник Начальника Головдержслужби України.

З метою встановлення фактичного стану справ щодо дотримання єдиної державної політики у сфері державної служби, підвищення її ефективності, дотримання правових, організаційних, економічних та соціальних умов реалізації громадянами України права на державну службу, а також дотримання вимог Закону України "Про боротьбу з корупцією" Головдержслужбою України та територіальними органами проводяться перевірки органів виконавчої влади.

Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб, завдання та порядок проведення перевірок визначаються Положенням, затвердженим наказом Головдержслужби України.

Перевірки дотримання вимог нормативно-правових, адміністративних, розпорядчих та інших документів, що охоплюють діяльність державних органів, проводяться планово та позапланове.

Позапланові перевірки Головдержслужбою України проводяться за окремим рішенням вищих органів, Начальника Головдержслужби України, територіальними органами - за окремим рішенням начальника територіального органу.

Обов'язковою умовою проведення перевірки є наявність затвердженого Начальником Головдержслужби України (начальника територіального органу) плану.

Проект плану перевірки розробляється структурним підрозділом центрального апарату Головдержслужби України (територіального органу), відповідальним за її проведення, на підставі планів роботи або відповідного рішення Начальника Головдержслужби України (начальника територіального органу).

За результатами перевірки складається довідка, що підписується всіма членами робочої групи з проведення перевірки.

Структурний підрозділ, який був відповідальний за перевірку, здійснює й контролює реалізацію прийнятих рішень та рекомендацій щодо усунення виявлених порушень та недоліків і готує службову записку з пропозиціями щодо зняття питання з контролю.

Матеріали перевірок зберігаються в контрольно-інспекційному управлінні Головдержслужби України та використовуються для підготовки відповідної інформації Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, керівництву Головдержслужби України, а також річних звітів та при наступних перевірках.

Про результати проведених перевірок територіальні органи звітують контрольно-інспекційному управлінню Головдержслужби України.

1.1. Загальні положення щодо нормотворчої діяльності Головдержслужби України

Нормотворча діяльність проводиться відповідно до законів України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України, плану законопроектної роботи, що затверджується Кабінетом Міністрів України на кожний поточний рік, щорічної Державної програми економічного і соціального розвитку України та з ініціативи Головдержслужби України.

При проведенні роботи щодо підготовки та подання на розгляд Кабінету Міністрів України проектів законів та інших нормативно-правових актів необхідно керуватись:

- Указом Президента України від 26 листопада 2003 року N 1348/2003 "Про поліпшення організації законопроектної діяльності";

- Регламентом Верховної Ради України, затвердженим Постановою Верховної Ради України від 16 березня 2006 року N 3547-IV;

- Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 червня 2000 року N 915;

- Методичними рекомендаціями щодо підготовки обґрунтування проектів регуляторних актів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 6 травня 2000 року N 767;

- Указом Президента України від 9 лютого 1999 року N 145/99 "Про заходи щодо вдосконалення нормотворчої діяльності органів виконавчої влади";

- Правилами підготовки проектів актів Кабінету Міністрів України, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2005 року N 870;

- Методичними рекомендаціями Головного юридичного управління Верховної Ради України "Правила оформлення проектів законів та основні вимоги законодавчої техніки" й іншими нормативно-правовими актами.

Для врахування пропозицій та зауважень всіх заінтересованих суспільних груп під час розробки проектів нормативно-правових актів проводяться громадські консультації.

Проекти нормативно-правових актів, предметом яких є урегулювання питань оплати праці, грошового утримання, пенсійного забезпечення, соціальних та трудових відносин, підлягають погодженню з Міністерством праці та соціальної політики України.

Проекти нормативно-правових актів, якими передбачено витрачання бюджетних коштів, підлягають погодженню з Міністерством фінансів України.

Регуляторні акти потребують погодження з Державним комітетом України з питань регуляторної політики та підприємництва.

Проекти нормативно-правових актів підлягають обов'язковій експертизі Міністерства юстиції України.

1.2. Порядок підготовки проектів нормативно-правових актів

Головним розробником проекту нормативно-правового акта є структурний підрозділ Головдержслужби України, відповідальний за його розробку.

Відповідальність за розробку проекту нормативно-правового акта несе керівник структурного підрозділу, який є головним розробником.

До кожного проекту нормативно-правового акта, який розробляється Головдержслужбою України та в установленому порядку вноситься на розгляд Кабінету Міністрів України, готується відповідний робочий план.

У процесі підготовки проекту головний розробник:

- аналізує стан справ у відповідній сфері правового регулювання та причини, що обумовлюють необхідність підготовки проекту;

- для обґрунтування необхідності розробки проекту (внесення змін до нормативно-правового акта) складає лист реєстрації невідповідностей відповідно до методики процесу "Моніторинг діяльності та удосконалення";

- готує текст проекту;

- перевіряє відповідність проекту чинному законодавству, а також основним положенням законодавства Європейського Союзу, якщо цей проект є предметом правового регулювання, що належить до сфер, у яких Головдержслужба України є відповідальною за організацію роботи з адаптації законодавства України до законодавства Європейського Союзу;

- проводить консультації з представниками заінтересованих суспільних груп, зовнішніми експертами;

- погоджує проект із співвиконавцями, а якщо є зауваження до проекту, опрацьовує їх та вносить необхідні поправки;

- під час підготовки спільного проекту, що потребує погодження з іншими органами, погоджує проект із цими органами, а якщо є зауваження до проекту, опрацьовує їх та вносить необхідні поправки;

- вживає дієвих заходів для усунення можливих розбіжностей щодо проекту - з цією метою організовує та проводить детальне обговорення варіантів рішень із спірних позицій та оцінок за участю співвиконавців, які мають зауваження до проекту;

- після узгодження зі співвиконавцями подає проект юридичному управлінню для проведення правової експертизи; у разі, якщо у юридичного управління є зауваження до проекту, розглядає їх для прийняття узгодженого рішення, якщо такого рішення не знайдено, проект подається керівництву з викладенням розбіжностей та письмовим висновком юридичного управління.

Співвиконавець опрацьовує положення проекту з питань, що належать до його компетенції:

- у разі відсутності зауважень погоджує його і повертає головному розробникові;

- у разі наявності зауважень та пропозицій повідомляє про них головного розробника з чітким формулюванням відповідних положень за підписом керівника за три робочих дні до кінця терміну виконання головним виконавцем відповідного проекту, а у разі терміновості розгляду проекту - не пізніше ніж за два робочих дні.

Відсутність пропозицій та зауважень співвиконавців до відповідного проекту у визначений термін вважається рівнозначним його узгодженню.

Проект має бути розглянутий і завізований органами або структурними підрозділами, що є співвиконавцями, у термін, визначений головним розробником.

Підготовлений проект візується виконавцями, начальником юридичного управління, Начальником Головдержслужби України, у разі їх відсутності - особами, які їх заміщають, і вноситься до Кабінету Міністрів України разом із супровідним листом.

1.3. Вимоги до оформлення проектів нормативно-правових актів

Головний розробник готує та додає до проекту нормативно-правового акта пояснювальну записку (форма встановлена у Додатку 2 до Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України).

У пояснювальній записці зазначаються підстава та мета розроблення проекту, визначається його місце у відповідній сфері правового регулювання, міститься аналіз причин, наводяться факти і цифрові дані, що обґрунтовують необхідність його прийняття, відображаються фінансово-економічні розрахунки та пропозиції щодо джерел покриття витрат (якщо реалізація акта не потребує фінансування з державного чи місцевого бюджетів, то про це окремо повідомляється в записці), прогнозуються очікувані соціально-економічні результати реалізації акта.

Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок.

До проекту нормативно-правового акта обов'язково додається довідка про погодження (форма встановлена у Додатку 3 до Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України), де зазначаються заінтересовані органи, які: - погодили проект;

- висловили зауваження та пропозиції, враховані головним розробником;

- висловили зауваження та пропозиції, не враховані головним розробником;

- не висловили своєї позиції щодо проекту постанови.

У разі внесення проекту постанови з розбіжностями до нього додається протокол розбіжностей (форма встановлена у Додатку 4 до Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України).

У протоколі розбіжностей повинна міститися редакція спірного пункту (норми, положення) проекту, варіант редакції, запропонований заінтересованим органом, відхилений або врахований головним розробником частково, мотиви відхилення головним розробником зауважень та пропозицій, а також стисло повідомляється про проведену головним розробником роботу з урегулювання цих розбіжностей та посадових осіб, які брали у ній участь.

До проекту нормативно-правового акта також додаються:

- висновки Мін'юсту щодо відповідності проекту нормативно-правового акта законодавству, а також основним положенням законодавства Європейського Союзу, якщо цей проект за предметом правового регулювання належить до пріоритетних сфер адаптації законодавства України до законодавства Європейського Союзу, разом з довідкою про відповідність проекту нормативно-правового акта основним положенням законодавства Європейського Союзу;

- порівняльна таблиця, якщо проект нормативно-правового акта передбачає внесення змін до інших актів Кабінету Міністрів (форма встановлена у Додатку 5 до Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України, в якій зазначаються положення (норми) постанови, які є чинними, а також пропозиції щодо змін до них;

- затверджена Кабінетом Міністрів концепція проекту нормативно-правового акта Кабінету Міністрів (якщо вона розроблялася).

Разом з проектом нормативно-правового акта та матеріалами до нього головний розробник подає їх електронну копію на дискеті.

Супровідний лист, пояснювальна записка, довідка про погодження та протокол розбіжностей підписуються Начальником Головдержслужби України або особою, яка його заміщує.

Проекти нормативно-правових актів, які готуються на підставі законів України, актів або доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, рішень урядових комітетів, доручень Прем'єр-міністра, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів, подаються Кабінету Міністрів України у терміни, передбачені цими актами та дорученнями.

У виняткових випадках, якщо проект з поважних причин неможливо подати керівництву центрального органу виконавчої влади вчасно, встановлений термін подання може бути подовжено особою, яка його встановила, на підготовлене головним розробником письмове мотивоване прохання, що подається не пізніше ніж за 5 днів до встановленого терміну.

2.1. Організація роботи з документами в центральному апараті Головдержслужби України, територіальних органах та Центрі сприяння інституційному розвитку державної служби здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства Головдержслужби України, затвердженої наказом Головдержслужби України та розробленої відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади".

Інструкція з діловодства встановлює загальні правила документування управлінської діяльності центрального апарату Головдержслужби України, територіальних органів та Центру сприяння інституційному розвитку державної служби, і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства.

Відповідальним за організацію діловодства в центральному апараті Головдержслужби України є Начальник Головдержслужби України, у територіальних органах - начальники територіальних органів, а в Центрі сприяння інституційному розвитку державної служби - директор Центру.

Організація діловодства покладається на відділ організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю Головдержслужби України.

Здійснення контролю за дотриманням порядку документообігу в центральному апараті Головдержслужби покладається на першого заступника Начальника Головдержслужби України.

На бланках Головдержслужби України документи підписуються Начальником Головдержслужби, його першим заступником або заступниками відповідно до їх повноважень, враховуючи вимоги нормативно-правових актів та Інструкції з діловодства Головдержслужби.

У територіальних органах документи на бланках підписуються начальником територіального органу та його заступником.

Організація роботи з документами складається з таких етапів:

- приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції;

- складання, оформлення, датування, індексація, погодження та адресування документів;

- оформлення копій та додатків до документів;

- підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів;

- робота виконавців з документами;

- обробка, реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;

- організація та здійснення контролю за виконанням документів;

- складання номенклатур і формування справ;

- підготовка справ до наступного зберігання та використання;

- облік, зберігання і використання бланків Головдержслужби України.

Відповідальним за своєчасне внесення змін до чинних нормативно-правових актів з питань державної служби та наказів Головдержслужби України є юридичне управління.

Управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи при підготовці проектів доручень Начальника Головдержслужби України до постанови Кабінету Міністрів України про призначення або звільнення першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України прописується пункт про підготовку юридичним управлінням проектів наказів щодо внесення змін до наказів Головдержслужби України.

При призначенні на посаду або звільненні з посади керівника структурного підрозділу Головдержслужби України разом з відповідним наказом сектором кадрової роботи готується окреме доручення Начальника Головдержслужби України про внесення юридичним управлінням змін до наказів Головдержслужби України.

На виконання зазначених доручень юридичне управління проводить експертизу чинних нормативно-правових актів з питань державної служби та наказів Головдержслужби України, опрацьовуючи при цьому, крім іншого, відповідні пропозиції інших структурних підрозділів Головдержслужби України.

У результаті цього в установленому порядку готуються відповідні проекти наказів Головдержслужби України.

2.2. Порядок підготовки проектів наказів Головдержслужби України та територіальних органів

З метою розв'язання основних і оперативних завдань, які стоять перед Головдержслужбою України та територіальними органами, видаються накази.

Підготовка проектів наказів Головдержслужби України покладається на керівників структурних підрозділів, на яких поширюється дія цього наказу.

У територіальних органах проекти наказів готуються працівниками відповідно до їх компетенції та перевіряються і візуються відповідальними за здійснення поточного контролю та діловодства, юрисконсультом і керівником відповідного структурного територіального органу, до компетенції якого належить підготовка даного наказу, та заступником начальника територіального органу.

У ході підготовки наказів у центральному апараті Головдержслужби України їх погоджують з юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю, управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України, а в разі необхідності - із зацікавленими органами державної виконавчої влади, установами, організаціями і підприємствами (за винятком наказів по особовому складу).

Усі погодження проставляються на першому примірнику проекту наказу.

Накази територіальних органів погоджуються з юрисконсультами та заступниками начальників територіальних органів.

Тексти проектів наказів у центральному апараті Головдержслужби України перевіряються літературним редактором.

Накази Головдержслужби України, що підлягають державній реєстрації, реєструються в установленому законодавством порядку.

Порядок підготовки, подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та обліку нормативно-правових актів Головдержслужби України затверджений наказом Головдержслужби України.

Накази Головдержслужби про внесення змін до Положень про територіальні органи підлягають державній реєстрації в порядку, встановленому законодавством.

Накази Головдержслужби України по особовому складу готуються сектором кадрової роботи та погоджуються начальником юридичного управління.

Накази про нагородження відомчими відзнаками Головдержслужби України готуються сектором кадрової роботи відповідно до Положень "Про Почесну грамоту Головного управління державної служби України", "Про нагрудний знак Головного управління державної служби України "Державна служба України "За сумлінну працю", затверджених постановами Колегії від 31 березня 2004 року, Положення про відомчу заохочувальну відзнаку Головного управління державної служби України - Подяку Головного управління державної служби України, затвердженого наказом Головдержслужби України від 27 серпня 2004 року N 145.

Зразки відповідних наказів наведені в Інструкції з діловодства Головдержслужби України, затвердженій наказом Головдержслужби України.

Після підписання наказу управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи передає наказ до відділу організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю.

Відділ організації документообігу підшиває оригінал наказу (крім наказів по особовому складу), тиражує у необхідній кількості та ознайомлює заступників Начальника Головдержслужби України та керівників структурних підрозділів з його копією.

Накази з установленими термінами виконання ставляться на контроль відділом контролю управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю.

Структурний підрозділ, відповідальний за підготовку наказу, розміщує наказ на веб-сайті Головдержслужби України, у разі необхідності вносить пропозиції юридичному управлінню щодо внесення відповідних змін до наказу, за умови втрати його чинності вносить пропозиції щодо зняття з контролю в установленому порядку.

2.3. Порядок використання інформаційних документів

З метою забезпечення центрального апарату Головдержслужби України електронними версіями документів із внутрішнього сайту Головного управління державної служби України визначено, що роздрукований примірник електронної версії документа має статус інформаційного документа, що засвідчується написом червоного кольору "інформаційний документ".

У разі використання друкованого примірника електронної версії документа протягом більше ніж один місяць, його необхідно врахувати в облікових формах та завірити печаткою "для пакетів" на відповідність оригіналу у відділі організації документообігу.

З метою удосконалення інформаційного забезпечення, підвищення ефективності роботи співробітників Головного управління державної служби України та виконання вимог ДСТУ ISO 9001-2001 відділ організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю після реєстрації законів України, актів Верховної Ради України, указів Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів центральних органів виконавчої влади, зареєстрованих у Мін'юсті України, інших нормативно-правових актів з питань державної служби та наказів Головдержслужби України надає юридичному управлінню враховану копію документа.

Начальник юридичного управління в одноденний термін приймає рішення щодо доцільності розміщення електронної копії документа на внутрішньому та/або зовнішньому веб-сайтах Головдержслужби України.

Особа, відповідальна від юридичного управління за розміщення інформації на веб-сайтах, не пізніше ніж у триденний термін готує електронну копію документа, розміщує її на відповідному веб-сайті Головдержслужби України і повідомляє про нові надходження документів у розділі "Анонси" внутрішнього веб-сайту.

Відповідальність за повноту, відповідність електронної копії оригіналу документа та терміни розміщення покладається на юридичне управління.

2.4. Порядок розміщення інформації на веб-сайтах Головдержслужби України

Відповідно до Порядку супроводження веб-сайтів Головного управління державної служби України, затвердженому наказом Головдержслужби України, на зовнішньому веб-сайті розміщуються основні документи щодо проведення єдиної державної політики у сфері державної служби та функціонального управління державною службою.

На внутрішньому веб-сайті розміщується інформація для внутрішнього користування, зокрема довідкова, призначена для працівників Головдержслужби України.

На веб-сайтах заборонено розміщувати інформацію, яка має статус відомостей, що становлять державну таємницю, та іншу інформацію, розповсюдження чи оприлюднення якої заборонено законодавством.

Для розміщення на зовнішньому веб-сайті документ готується у двох варіантах: українською та російською мовами.

Рішення щодо розміщення документа на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України приймає керівник структурного підрозділу центрального апарату Головдержслужби України.

Керівниками структурних підрозділів розглядається зміст, обсяг, цілісність та ступінь відкритості інформації, місце розміщення, необхідність розміщення англійської версії та термін актуальності інформації.

Рішення про необхідність перекладу інформації англійською мовою та розміщення на зовнішньому веб-сайті приймається першим заступником Начальника Головдержслужби України або заступниками Начальника Головдержслужби України, які здійснюють контроль за роботою відповідного структурного підрозділу.

У разі необхідності перекладу інформаційних матеріалів англійською мовою для кожного документа заповнюється супровідна форма.

Підготовка анонсів та новинних повідомлень і передача їх для розміщення на веб-сайтах Головдержслужби України здійснюється відповідно до вимог наказу Головдержслужби України від 23 грудня 2004 року N 240 "Про порядок підготовки і розміщення анонсів та новинних повідомлень на веб-сайтах Головного управління державної служби України".

Розміщення інформації, яка надходить від територіальних органів, здійснюється департаментом.

У структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України визначені працівники, відповідальні за розміщення інформації (далі - контент-менеджери).

Призначення контент-менеджерів є компетенцією керівника структурного підрозділу.

Керівник структурного підрозділу інформує інформаційно-аналітичне управління про призначення або зміну повноважень відповідальних.

Відповідно до "Порядку супроводження веб-сайтів Головного управління державної служби України" внесення змін та доповнень у документи із системи управління якістю, які розміщені на внутрішньому та зовнішньому веб-сайтах Головдержслужби України, та розміщення нових документів із системи управління якістю здійснюється за погодженням з головним уповноваженим з питань системи управління якістю Головдержслужби України.

2.5. Порядок забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади

Відповідно до Порядку забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади, затвердженого наказом Головдержслужби України, створена система термінового інформаційного обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади (далі - Система).

Система створюється з метою підвищення оперативності обміну службовими документами Головдержслужбою України та органами виконавчої влади і застосовується для:

- попереднього погодження нормативно-правових документів;

- отримання та розповсюдження порядку денного і матеріалів до засідань Кабінету Міністрів та нарад;

- доведення завдань Кабінету Міністрів України;

- обміну іншими службовими документами між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади. Цей порядок застосовується разом з порядком ведення загального діловодства, затвердженим наказом Головдержслужби від 20 липня 2006 року N 262 "Про затвердження Інструкції з діловодства Головдержслужби України", лише для прискорення процесу інформування.

Електронні копії документів (далі - ЕКД) не заміняють документів на паперовому носієві. Засобом передачі (обміну) ЕКД між суб'єктами інформаційного обміну є електронна пошта. Суб'єктами інформаційного обміну з використанням Системи є Секретаріат Кабінету Міністрів України, центральні, місцеві органи виконавчої влади та територіальні органи Головдержслужби.

Використання Системи для надсилання персональних та комерційних повідомлень або матеріалів з конфіденційною та таємною інформацією забороняється.

Для забезпечення роботи Системи в Головдержслужбі України призначаються відповідальні особи за роботу з системою термінового обміну службовими документами електронною поштою між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади і за її технічне супроводження.

Контроль за виконанням документів у центральному апараті Головдержслужби України та територіальних органах здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю, затвердженого наказом Головдержслужби України, розробленого згідно із законами України, нормативно-правовими актами Президента України та Кабінету Міністрів України.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання (контрольні документи).

Обов'язковому контролю підлягає хід і терміни виконання зареєстрованих в Головдержслужбі України документів, а саме:

- законів України;

- указів, розпоряджень та доручень Президента України;

- постанов Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України;

- постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України;

- звернень громадян;

- рішень Колегії Головдержслужби України та інших консультативно-дорадчих органів, що створені при Головдержслужбі України;

- заходів річних та окремих планів роботи Головдержслужби України;

- наказів Головдержслужби України;

- доручень Начальника Головдержслужби України;

- доручень першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби України, директора департаменту.

Контроль за виконанням інших документів встановлюється за окремими дорученнями Начальника Головдержслужби України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці.

У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Відповідальність за організацію та здійснення контролю щодо змісту, рівня підготовки та належного оформлення документів, які знаходяться на опрацюванні у відповідному підрозділі, несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, в територіальних органах - їх керівники та всі особи, які візують документ.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України здійснює перший заступник Начальника Головдержслужби України.

Перший заступник Начальника Головдержслужби України, заступники Начальника Головдержслужби України та директор департаменту здійснюють координацію діяльності та забезпечують контроль за роботою підпорядкованих їм підрозділів щодо вирішення покладених на Головдержслужбу України завдань.

Безпосередній контроль за виконанням контрольних документів у центральному апараті Головдержслужби України покладається на відділ контролю управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю Головдержслужби України.

Контроль за виконанням територіальними органами доручень Начальника, першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби здійснюється керівниками структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби відповідно до сфери їх компетенції. Загальний контроль здійснюється начальником управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю. Результати виконання доручень подаються на розгляд Начальнику Головдержслужби.

У структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України та територіальних органах безпосередній контроль за виконанням документів здійснюють працівники, до посадових обов'язків яких входить здійснення поточного контролю та діловодства.

У департаменті визначається відповідальний за здійснення поточного контролю та діловодства, до посадових обов'язків якого входить здійснення поточного контролю і діловодства в департаменті та територіальних органах Головдержслужби України (в межах компетенції).

Діяльність, основні завдання, обов'язки, права та відповідальність відповідальних за здійснення поточного контролю та діловодства передбачені Типовою інструкцією відповідального за здійснення поточного контролю і діловодства в центральному апараті та управліннях державної служби Головного управління державної служби України в Автономній Республіці Крим, місцевих органах виконавчої влади.

Вихідна кореспонденція підписується Начальником Головдержслужби України у термін робочого тижня та обов'язково реєструється у відділі організації документообігу, за винятком вихідних днів, коли можливість автоматизованої реєстрації відсутня.

Відповідальність у центральному апараті Головдержслужби України за своєчасне інформування відділу організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю Головдержслужби України про виняткову реєстрацію вихідної кореспонденції (у вихідні дні) покладається на керівника структурного підрозділу, відповідального за її підготовку.

Узагальнена інформація щодо контролю за виконанням законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, звернень і запитів народних депутатів України, а також заходів Стратегічного плану роботи Головдержслужби України, доручень Начальника Головдержслужби України щотижня подається відділом контролю управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю Начальнику Головдержслужби України для розгляду на апаратних нарадах.

Порядок підготовки та проведення нарад в центральному апараті Головдержслужби України та територіальних органах регламентується Порядком підготовки та проведення нарад в Головдержслужбі України, затвердженим наказом Головдержслужби України.

Залежно від складу присутніх та кола питань, що виносяться на порядок денний, наради можуть бути;

- планові щотижневі апаратні наради під головуванням Начальника Головдержслужби України;

- щоквартальні наради апарату Головдержслужби України під головуванням Начальника Головдержслужби України;

- робочі наради під головуванням Начальника Головдержслужби України та його заступників;

- координаційні міжвідомчі, які створені для вирішення конкретних питань, із залученням представників інших органів виконавчої влади тощо. В територіальних органах проводяться:

- планові щотижневі апаратні наради під головуванням начальника територіального органу;

- робочі наради під головуванням начальника територіального органу та його заступника. Під час проведення нарад в територіальних органах ведеться протокол (додаток 7). Залежно від виду наради встановлюється відповідний порядок її підготовки, проведення, оформлення документів та контролю за виконанням прийнятих рішень.

Офіційне повідомлення у засоби масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах під головуванням Начальника Головдержслужби України та дозвіл на присутність представників ЗМІ, на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису в приміщенні, де відбувається нарада, організовує управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

Головдержслужба України здійснює зовнішні зв'язки за наступними напрямками:

- з Верховною Радою України;

- з Кабінетом Міністрів України, органами виконавчої влади та місцевого самоврядування;

- міжнародне співробітництво;

- із засобами масової інформації;

- з громадськими організаціями.

Територіальні органи в межах компетенції взаємодіють з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

5.1. Взаємодія з Верховною Радою України

Головдержслужба України взаємодіє з Верховною Радою України безпосередньо та через Кабінет Міністрів України і забезпечує:

- організацію роботи щодо представлення та обговорення законопроектів на пленарних засіданнях Верховної Ради України, засіданнях комітетів Верховної Ради України, здійснення моніторингу проходження законопроектів у Верховній Раді України;

- організацію розгляду та аналізу запитів та звернень народних депутатів України.

У випадках, передбачених законодавством та Регламентом Верховної Ради України, Начальник Головдержслужби України звітує перед Верховною Радою України про діяльність Головдержслужби України.

Співробітництво Головдержслужби України з Верховною Радою України, забезпечення конструктивної взаємодії для вирішення суспільно-політичних і соціально-економічних питань здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2001 року N 1052 "Про заходи щодо поглиблення співробітництва Кабінету Міністрів України і Верховної Ради України", розпорядження Кабінету Міністрів України від 4 березня 2003 року N 123-р "Про додаткові заходи щодо забезпечення ефективної співпраці Кабінету Міністрів України з Верховною Радою України".

Взаємодія Головдержслужби України з Верховною Радою України та координація законотворчої роботи здійснюється через першого заступника Начальника Головдержслужби України і відділ нормативно-правового забезпечення та взаємодії з Верховною Радою України юридичного управління.

5.2. Взаємодія Головдержслужби України з Кабінетом Міністрів України, органами виконавчої влади та місцевого самоврядування

Головдержслужба України в ході виконання завдань, покладених на неї, взаємодіє із Секретаріатом Кабінету Міністрів України, органами виконавчої влади та місцевого самоврядування.

Головдержслужба України розглядає звернення, проекти документів та інші матеріали, що подають органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування.

5.3. Міжнародне співробітництво Головдержслужби України

Головдержслужба України відповідно до своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, забезпечує співробітництво України з міжнародними організаціями, виконує роботу, пов'язану з представництвом України в цих організаціях, у межах своїх повноважень укладає міжнародні договори міжвідомчого характеру в установленому порядку.

Порядок організації співробітництва Головдержслужби України з органами державної влади іноземних країн та міжнародними організаціями визначено в методиці процесу системи управління якістю ДСТУ ISO 9001-2001 "Міжнародне співробітництво".

Діяльність, пов'язана з укладенням угоди міжвідомчого характеру про співробітництво з установами іноземних держав здійснюється відповідно до Закону України від 29 червня 2004 року N 1906 "Про міжнародні договори".

Проведення робочих зустрічей Начальника Головдержслужби України з представниками дипломатичного корпусу, іноземних держав та міжнародних організацій здійснюється відповідно до Указу Президента України від 22 серпня 2002 року N 746 "Про Державний Протокол та Церемоніал України" та наказу Головдержслужби України від 21 січня 2005 року N 15.

Оформлення закордонних відряджень і закордонних службових паспортів керівництву та працівникам Головдержслужби України здійснюється згідно з наказом Головдержслужби України від 28 січня 2004 року N 16 "Про затвердження Порядку здійснення організаційних заходів щодо підготовки документів на відрядження за кордон працівникам Головдержслужби України".

Підготовка, координація та контроль виконання програм і проектів міжнародного співробітництва з питань розвитку та модернізації державної служби здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року N 153 "Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги".