Про затвердження Інструкції з діловодства Головдержслужби

З метою упорядкування діловодства в Головному управлінні державної служби України та на виконання рішення Колегії Головдержслужби від 29.10.2000 (протокол N 9)

1. Затвердити інструкцію з діловодства Головного управління державної служби України (додається).

2. Заступникам начальника Головдержслужби, начальникам структурних підрозділів:

- забезпечити неухильне додержання вимог зазначеної інструкції;

- визначити відповідальних за діловодство та внести відповідні доповнення до їх посадових обов'язків;

- привести у відповідність з вимогами інструкції з діловодства та номенклатури справ Головдержслужби індексацію документів.

3. Накази Головдержслужби від 30.12.97 N 38 та від 07.08.2000 N 43 вважати такими, що втратили чинність.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника начальника Головдержслужби Борсука М. О. та управління організаційної роботи (Лещенко М. М.).

Інструкція з діловодства Головного управління державної служби України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення ділових процесів в Головдержслужбі розроблені відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153.

Ведення діловодства покладається на загальний відділ управління організаційної роботи. Загальне керівництво та координація роботи покладаються на начальника управління організаційної роботи, контроль здійснює відповідно до розподілу обов'язків заступник начальника Головдержслужби.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Управлінська діяльність Головдержслужби здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Підставами для цього в Головдержслужбі є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Головдержслужба здійснює зв'язок з іншими установами та організаціями, окремими громадянами шляхом листування.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити обмін інформацією, дати усні роз'яснення, провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону або телефаксу.

Всі документи, що надходять до Головдержслужби, приймаються централізовано в загальному відділі, а у неробочий час - у приймальні начальника Головдержслужби.

У загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання: як ті, що створюються і використовуються в Головдержслужбі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви, автора і змісту. Окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази Головдержслужби з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, про надання відпусток; про заохочення працівників; про відрядження працівників.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструється, та може доповнюватися індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Автоматизована реєстрація документів ведеться централізовано у загальному відділі. Запис здійснюється на базі обов'язкових реквізитів шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документавідповіді).

Склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

Автоматизована реєстрація формує банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Після розконвертування та реєстрації в загальному відділі кореспонденція надається на розгляд начальнику Головдержслужби. Під час перебування начальника Головдержслужби у відрядженні або відпустці документи розглядає перший заступник начальника Головдержслужби або інша особа, яка виконує його обов'язки.

У разі надходження відповідей, додаткових матеріалів та роз'яснень щодо виконання доручень, які вже були розглянуті начальником Головдержслужби і ним накладена відповідна резолюція, ці матеріали надаються безпосередньому виконавцю для узагальнення. При цьому ставиться відповідний реєстраційний індекс. Якщо в документах є питання, які мають розв'язуватись начальником Головдержслужби або його заступниками, виконавець особисто доповідає про це та вносить відповідні пропозиції.

Після розгляду та резолюції начальника Головдержслужби документи опрацьовуються загальним відділом з метою постановки на контроль та ознайомлення виконавців. Організовується розгляд документів заступниками начальника Головдержслужби та виконавцями, які зазначені у резолюції.

З цією метою документи передаються відповідальним за діловодство та робляться відповідні записи в реєстраційно-контрольній картці (далі - РКК): дата, прізвище та підпис, хто отримав документ. Відповідальний за діловодство зобов'язаний передати документи за належністю, а після опрацювання повернути до загального відділу з відміткою про ознайомлення особи, відповідальної за виконання.

Якщо в резолюції визначено два або більше виконавців, то оригінал документа передається управлінню (відділу), що значиться в резолюції першим. іншим виконавцям у разі стислого терміну виконання або значної кількості виконавців, а також для контролю може надаватись копія документа, при цьому робиться відповідна позначка в РКК.

Якщо зазначена в резолюції керівником особа дає доручення іншому працівникові, то ця резолюція робиться на окремому аркуші, який зберігається разом з основним документом в архівній справі.

Передача документів між управліннями (відділами) здійснюється лише через загальний відділ.

Діловодство за пропозиціями, зауваженнями, заявами, клопотаннями і скаргами громадян в Головдержслужбі ведеться окремо від інших видів діловодства.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, приймаються та реєструються в загальному відділі у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках і зберігаються в поточному діловодстві та в архіві в алфавітному порядку. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації у загальному відділі.

Облік особистого прийому громадян керівництвом Головдержслужби ведеться у журналах приймальні начальника Головдержслужби та його заступників.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла.

У разі надходження повторних пропозицій, заяв, скарг їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки проставляється реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви або скарги, робиться позначка "Повторно" і підбирається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різними адресатами і надійшли на розгляд, обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

У разі, коли про результати письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, реєстраційна картка та перший аркуш контрольного звернення позначається словом "Контроль" або літерою "К".

Пропозиції, заяви, скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги.

Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду становить у справі самостійну групу. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів, вони підшиваються до даної групи.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами - п'ять років.

5.1. Складання документів

Для складання службових документів в Головдержслужбі повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Службові документи оформлюються, як правило, на бланках Головдержслужби. Встановлюються види бланків: для листів, для розпорядчих документів та довідок (зразки наведені у додатку).

Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї інструкції.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документів, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

5.2. Оформлення документів

Службовий документ, що складається в Головдержслужбі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Назва документа зазначається на бланку друкарським або машинописним способом.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою дієслівного іменника і відповідати на питання "про щоі", "чогоі". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

5.3. Датування документів

Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 1997 року слід писати: 13.01.97.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.97. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1997 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

5.4. Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси вхідних документів складаються з порядкового номера в межах групи документів, що реєструється, можуть доповнюватися через похилу риску індексами виконавця (за номенклатурою справ, де буде зберігатись документ), питаннями діяльності, кореспондентами тощо. Наприклад:

вх. N 1234-ЗУ; N 1235/21.

Індекс вихідного документа складається з двох груп арабських цифр, які проставляються через похилу риску. Перша група цифр - індекс структурного підрозділу (виконавця), друга - порядковий номер реєстрації вихідного документа з початку року. Наприклад:

вих. N 21/1234; N 02/1235.

Індексами наказів та розпоряджень, протоколів, довідок є їхні реєстраційні порядкові номери, які присвоюються кожному виду документа окремо в межах календарного року. індекси можуть доповнюватися через похилу риску індексами за номенклатурою справ, де буде зберігатись документ, та через тире літерами з питань діяльності. Наприклад:

накази з основної діяльності - N 12;

накази щодо особового складу - N 13/23-о;

розпорядження про відрядження - N 14/23-в.

Облік розпорядчих документів та довідок здійснюється в окремих журналах.

5.5. Погодження документів

З метою оцінки доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в Головдержслужбі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза може проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Проекти нормативно-правових актів Головдержслужби перевіряються працівниками правового відділу Головдержслужби на відповідність їх законодавству і візуються ними.

Погодження проектів документів оформляється відповідним грифом, що включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

5.6. Засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Документи підписуються посадовими особами Головдержслужби відповідно до їх компетенції.

На бланках Головдержслужби документи підписуються начальником Головдержслужби або його заступниками відповідно до їх повноважень та вимог нормативно-правових актів.

На бланках структурних підрозділів Головдержслужби, довідках з окремих питань, при засвідченні копій тощо ставиться підпис посадової особи, в межах компетенції якої робиться відповідь.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня начальник Головдержслужби підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, підписується тільки оригінал, який залишається у справі Головдержслужби, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом примірники.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем (якщо є), наприклад:

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними посадовими особами Головдержслужби, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів.

Печатка, яка відтворює найменування Головдержслужби або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

5.7. Адресування документів

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

5.8. Резолюція

Резолюція - це напис на документі, зроблений начальником Головдержслужби або особою, яка його заміщує, і містить вказівки щодо виконання документа. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Коли є необхідність деталізації порядку виконання документа, інші резолюції заступники начальника Головдержслужби або керівники структурних підрозділів роблять на окремих аркушах або спеціальних бланках.

На документі резолюція проставляється нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

5.9. Відмітки про проходження та виконання документів

Під час проходження документа в Головдержслужбі обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

5.10. Оформлення копій документів

Копія документа виготовляється і видається з дозволу начальника Головдержслужби, його заступників або керівника відповідного структурного підрозділу. Головдержслужба може засвідчувати копії тих документів, що створюються нею.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників можуть виготовлятись копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

5.11. Оформлення додатків до документів

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів Головдержслужби на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх, як правило, перелічують після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану роботи на II квартал 1997 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік роботи на III квартал 1997 р. на 2 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок ревізійної комісії 25.01.97 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

5.12. Розмноження документів

Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається начальником Головдержслужби, а необхідність розмноження окремих документів - заступниками начальника Головдержслужби відповідно до їх компетенції та керівниками структурних підрозділів.

Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватись за окремим дорученням начальника Головдержслужби або особи, яка виконує його обов'язки.

Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу.

Документи на розмноження передаються відповідальному працівнику управління справами, а великих за обсягом документів - керуючому справами, разом із замовленням.

Оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- прізвище та телефон виконавця;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, що залишається у справах;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Загальний контроль за виконанням документів покладається на загальний відділ.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом шести робочих днів від дати підписання документа.

Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві. Контроль за виконанням документів може здійснюватись за допомогою реєстраційно-контрольних карток (РКК), при цьому додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

В Головдержслужбі періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до загального відділу.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

При автоматизованій формі контролю виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються начальнику Головдержслужби.

8.1. Складання номенклатур справ

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Головдержслужби, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення в Головдержслужбі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Номенклатура справ Головдержслужби складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційнорозпорядчої документації Головдержслужби (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із позначенням: т. 1, т. 2 тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом відповідальної особи.

Номенклатури справ структурних підрозділів зводяться загальним відділом в єдину (зведену) номенклатуру справ Головдержслужби.

До номенклатури справ не вносяться друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Зведена номенклатура справ Головдержслужби погоджується з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву та затверджується начальником Головдержслужби.

Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Головдержслужби протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ Головдержслужби обов'язково закривається підсумковим записом. Про наявність заведених за рік справ повідомляється загальний відділ Головдержслужби.

Зведена номенклатура справ складається у трьох примірниках, які розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається у справі в загальному відділі;

другий - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатурних справ;

третій - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Головдержслужби.

8.2. Формування справ

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Під час формування справ слід дотримуватись таких вимог:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності

- засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в Управлінні;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового термінів зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи Головдержслужби, документи постійного і тимчасового термінів зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

- в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ;

- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах; справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази або розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про відрядження працівників; про заохочення працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Головдержслужбі здійснюється управлінням організаційної роботи.

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в загальний відділ зберігаються за місцем їх формування у справах, які розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Начальника Головдержслужби з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

Закінчені справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання повинні здаватися загальному відділу для наступного зберігання та використання. Справи оперативного та тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися загальному відділу за погодженням з її керівником.

Підготовка документів до передачі включає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передачу справ і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в Головдержслужбі може створюватися експертна комісія (ЕК).

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданні ЕК одночасно з описами справ. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи підлягають знищенню.

Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Окремі групи справ постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

Обкладинка справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляється за встановленою формою.

На обкладинці справи проставляється номер справи за описом, номер опису і фонду.

Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі загального відділу Головдержслужби.

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ____".

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником загального відділу і затверджується керівником структурного підрозділу. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в загальному відділі Головдержслужби, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Головдержслужби, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів.

Зведений опис справ постійного терміну зберігання Головдержслужби підлягає узгодженню з ЕК державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. До державного архіву надсилаються примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається Головдержслужбі. Відповідно до затверджених описів Головдержслужба зобов'язана передавати справи до державного архіву в установлені терміни.

Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого терміну зберігання державним архівом не затверджуються.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в загальний відділ Головдержслужби через два роки після завершення їх у діловодстві. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, загальний відділ Головдержслужби оформляє видачу справ у тимчасове користування.