Про затвердження та впровадження методичних рекомендацій "Цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду: створення, зберігання, облік та доступ до нього"

Відповідно до підпунктів 18, 29 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 870, та з метою забезпечення оптимального та уніфікованого підходу державних архівних установ до створення, обліку, зберігання та надання доступу до цифрових копій фонду користування Національного архівного фонду з урахуванням прогресивної зарубіжної та вітчизняної практики у цій галузі та наявної ситуації у сфері матеріально-технічного та кадрового забезпечення архівних установ України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити методичні рекомендації "Цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду: створення, зберігання, облік та доступ до нього", що додаються.

2. Відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення (Сорока К.Г.):

- забезпечити впровадження методичних рекомендацій "Цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду: створення, зберігання, облік та доступ до нього" шляхом доведення цього наказу до центральних державних архівів України, державних архівів областей та м. Києва;

- забезпечити оприлюднення цього наказу на офіційному веб-сайті Укрдержархіву.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Важливим стратегічним завданням державного розвитку є активізація процесу оцифрування об'єктів історико-культурної спадщини, що значно розширить доступ користувачів до документної інформації та прискорить багато комунікаційних процесів в інформаційному просторі України, сприятиме долученню країни до світового інформаційного простору.

Відтак одним із пріоритетних завдань архівних установ України є створення цифрового фонду користування документами Національного архівного фонду (далі - НАФ). Передусім це прогресивний і перспективний засіб забезпечення збереженості документів-оригіналів, який уможливлює формування електронних ресурсів для оперативного доступу до документів, у тому числі й з використанням інтернет-технологій.

У той же час, у зв'язку з відсутністю достатньої нормативно-правової бази, єдиної методики створення цифрових копій фонду користування, їх обліку, забезпечення збереженості та доступу до них, а також через різницю у матеріально-технічному і кадровому забезпеченні, нині процес створення і зберігання цифрових копій у вітчизняних архівах відбувається вкрай нерівномірно і не завжди організований у найбільш ефективний спосіб. Такий стан справ є неприйнятним з огляду на майбутні перспективи, в тому числі створення єдиної бази цифрових копій документів НАФ, яка не лише сприятиме збереженості документів-оригіналів, а й матиме неабиякий вплив на розвиток наукових студій, істотно спростивши дослідникам доступ до фахових джерел, а пересічним громадянам - до джерел публічної інформації.

Методичні рекомендації "Цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду: створення, зберігання, облік та доступ до нього" (далі - методичні рекомендації) розроблено з метою забезпечення оптимального та уніфікованого підходу архівних установ до створення, обліку, зберігання та надання доступу до цифрових копій фонду користування НАФ з урахуванням прогресивної вітчизняної та зарубіжної практики у цій галузі та наявної ситуації у сфері матеріально-технічного та кадрового забезпечення архівних установ України.

Вимоги до створення цифрових копій, їх обліку, зберігання та надання доступу до них, встановлені цим методичним документом, базуються на принципах забезпечення збереженості документів НАФ, забезпечення конституційних прав і свобод громадян щодо вільного доступу до інформації, гарантії захисту авторського та суміжних прав, права інтелектуальної власності.

Методичні рекомендації пов'язані та узгоджені із:

законами України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24 грудня 1993 р. № 3814-XII (зі змінами), "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" від 05 липня 1994 р. № 80/94-ВР (зі змінами), "Про доступ до публічної інформації" від 13 січня 2011 р. № 2939-VI (зі змінами);

Правилами роботи архівних установ України, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 р. № 656/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 р. за № 584/23116 (зі змінами); Положенням про умови зберігання документів Національного архівного фонду, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 р. № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 р. за № 250/26695; Порядком державного обліку документів Національного архівного фонду, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 27 вересня 2013 р. № 2045/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 02 жовтня 2013 р. за № 1695/24227; Порядком користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 р. № 2438/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 р. за № 1983/24515 (із змінами); Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009 - 2019 роки, затвердженою наказом Державного комітету архівів України від 10 листопада 2009 р. № 190; Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 р. № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 1421/26198; Порядком створення копій унікальних документів для страхового фонду і фонду користування, реставрації, ремонту або консервації унікальних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 28 вересня 2015 р. № 1829/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 29 вересня 2015 р. за № 1156/27601; Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181;

ДСТУ 4447:2005 Фонодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги; ДСТУ 7361:2013 Відеодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги; ДСТУ 33.116:2010 Страховий фонд документації. Електронні копії документів. Загальні вимоги; ГСТУ 55.001-98. Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги; ГСТУ 55.002-2002. Фотодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги; ГСТУ 55.003-2003. Кінодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги

та іншими нормативно-правовими актами і методичними документами (перелік таких документів наведено у додатку 1), а також з конкретними нормами, що склалися в практиці роботи архівних установ України.

У методичних рекомендаціях розглядаються наступні питання:

- Організаційно-технологічна складова процесу формування цифрового фонду користування документами НАФ: мета та загальні положення створення цифрового фонду користування документами НАФ; склад цифрового фонду користування; технологічні етапи створення цифрових копій документів НАФ; відбір, підготовка та передавання документів НАФ для оцифрування; основні вимоги до технічного обладнання для оцифрування та приміщення, де воно розташовується.

- Основні технологічні особливості та параметри оцифрування документів НАФ: загальні вимоги до оцифрування документів та особливості оцифрування деяких видів документів; технічні параметри оцифрування документів НАФ; контроль якості та пост-обробка цифрових копій.

- Облік цифрових копій фонду користування документами НАФ: загальні принципи обліку; дооблікова підготовка цифрових копій; необхідні складові обліку цифрових копій фонду користування.

Зважаючи на нерівномірність процедури управління створеними цифровими копіями документів в українських архівних установах, у методичних рекомендаціях подано два варіанти методики ведення обліку цифрових копій:

перехідний, який розрахований на установи з середнім та високим рівнем матеріально-технічного забезпечення, які запровадили або здатні у найближчій перспективі запровадити автоматизований облік;

традиційний, що покликаний унормувати ведення обліку цифрових копій в установах, де поки відсутня можливість переходу на автоматизований облік.

- Зберігання цифрових копій фонду користування та доступ до них: основні принципи забезпечення збереженості цифрових копій; вибір носія інформації для зберігання цифрових копій; умови зберігання цифрових копій документів НАФ на жорстких дисках, що працюють у складі RAID-масивів на серверному обладнанні, та на зовнішніх носіях інформації; контроль за наявністю та технічним станом цифрових копій та носіїв, на яких вони зберігаються; доступ співробітників архіву до цифрових копій різного призначення.

Методичні рекомендації призначено для використання в практичній роботі архівних установ, що створюють цифровий фонд користування документами НАФ.

У Методичних рекомендаціях терміни вживаються відповідно до ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять та у такому значенні:

гешування - перетворення вхідного масиву даних довільної довжини у вихідний бітовий рядок фіксованої довжини. Результатом такого перетворення є геш-сума (геш-код, геш);

забезпечення збереженості цифрових копій фонду користування - комплекс заходів, спрямований на створення та дотримання нормативних умов і належної організації зберігання цифрових копій документів НАФ з метою забезпечення їхньої технічної та інтелектуальної автентичності протягом тривалого часу;

інформаційно-пошукова система - це різновид автоматизованих інформаційних систем, в яких завершальна обробка даних не передбачається. Ці системи призначені для пошуку текстів (документів, їх частин, фактографічних записів) в сховищах (базах даних) за формальними характеристиками;

конвертування цифрової копії документа - процес перезаписування інформації цифрової копії документа з одного носія на інший або з одного формату в інший;

копія документа - документ, що містить точне знакове відтворення інформації оригіналу документа;

копія фонду користування - копія архівного документа, виконана на будь-якому носії, призначена для користування з метою збереження оригіналу;

майстер-копія - перша цифрова копія максимально високої якості, зроблена безпосередньо з оригіналу архівного документа (копія-оригінал, еталонна копія), містить максимально можливу кількість інформації та не підлягала жодній обробці;

метадані цифрової копії документа - набір систематизованої інформації, що описують контекст, зміст, структуру цифрової копії документа, який забезпечує процес управління нею в інформаційній системі;

оцифрований документ - документ, отриманий у результаті конверсії паперових та інших аналогових документів у цифрову форму;

оцифрування - цифрова трансмісія даних об'єкта, закодованих у дискретні цифрові сигнальні імпульси, за допомогою спеціальної апаратури (сканерів, цифрових фотоапаратів тощо), тобто перетворення документа із традиційної, властивої йому форми, у цифрову (комп'ютерну) у вигляді електронного файлу (файлів) даних, придатних для запису на електронні носії;

оптичний диск - оптичний накопичувач у формі диска, в якому запис і зчитування даних здійснюється лазером за допомогою променя світла;

робоча копія - цифрова копія, виготовлена з майстер-копії і призначена для використання з різною метою;

розширення імені файлу - код типу файлу, що складається з трьох літер латинського алфавіту і визначає формат файлу;

управління документами - сукупність дій зі створення, обліку, використання, зберігання та знищення документів;

фонд користування архівними документами - сукупність копій архівних документів, призначених для користування замість оригіналів;

цифрова копія - копія документа, виготовлена в цифровій формі; копія документа, створена шляхом конверсії (переведення) паперових та інших аналогових документів в цифрову форму;

цифровий фонд користування документами НАФ - структурована сукупність копій документів НАФ, створених шляхом конверсії (переведення) паперових та інших аналогових документів у цифрову форму і призначених для користування замість оригіналів;

CD-R - тонкий диск з прозорого пластика-полікарбонату, для одноразового запису з можливістю читання, ємкість CD-диска складає 700 мегабайт (700 Mb);

DVD-R - носій інформації, виконаний у формі диска, що має такий же розмір, як і компакт-диск, але більш щільну структуру робочої поверхні, що дозволяє зберігати і зчитувати більший обсяг інформації за допомогою використання лазера з меншою довжиною хвилі і лінзи з більшою числовою апертурою, місткість DVD-диска складає 4,7 гігабайт (4,7 Gb);

RAID-масив (англ. Redundant Array of Independent Disks - надлишковий масив незалежних жорстких дисків) - масив із кількох дисків, керованих контролером, взаємопов'язаних швидкісними каналами, що сприймається зовнішньою системою як єдине ціле; використовується для підвищення надійності збереження даних та/або для підвищення швидкості читання/запису інформації.

1.1 Мета та загальні положення створення цифрового фонду користування документами НАФ

Цифровий фонд користування документами НАФ є структурованою сукупністю копій документів НАФ, створених шляхом конверсії (переведення) паперових та інших аналогових документів у цифрову форму і призначених для користування замість оригіналів. Він має стати системою оцифрованих копій архівних документів, інформаційно ідентичних (адекватних) оригіналам, до яких створена необхідна пошукова система та існує можливість їх електронного та іншого виду копіювання.

Очевидними перевагами копій фонду користування в цифровому форматі є:

- зменшення зносу оригіналів, оскільки оцифрування проводиться один раз і в подальшому користувачам надаються цифрові копії, що забезпечує збереження документів НАФ;

- можливість багаторазового копіювання документа без втрати якості;

- можливість як часткової, так і повної реставрації копії оцифрованого документа за допомогою програмного забезпечення;

- просторова і спектральна чуттєвість окремих сенсорів, що використовуються при оцифруванні, перевищує аналогічні характеристики людського ока, що дозволяє проводити над цифровими копіями деякі дослідження (наприклад, щодо фізичного стану архівного документа), проведення яких над оригіналами неможливе без спеціального обладнання;

- забезпечення швидкого доступу до цифрових копій документа з допомогою інформаційно-пошукових систем;

- можливість надання віддаленого багатокористувацького доступу до цифрових копій фонду користування;

- сприяння стандартизації процесів роботи з архівними документами у процесі створення цифрового фонду користування.

Створення цифрового фонду користування документами НАФ повинно забезпечити збереженість документів, а також можливість формування електронних ресурсів (у т. ч. за допомогою інтернет-технологій), що забезпечують оперативність доступу до архівних документів.

Основними підходами до оцифрування архівних документів є:

- обов'язковий: отримання копій у вигляді графічних зображень, здійснюване шляхом оцифрування з подальшою обробкою і збереженням в одному із форматів графічних файлів. У такому вигляді повністю зберігається оригінальний вигляд документа і виключається спотворення його змісту. Можливість пошуку по тексту відсутній;

- пошуковий: оптичне розпізнавання знаків коду перетворює оцифрований документ на текст, який можна редагувати за допомогою відповідного програмного забезпечення. У такому випадку можливий повнотекстний пошук по документу та індексація масивів електронних документів. Для повної ідентичності змісту потребує ручної верифікації.

1.2 Склад цифрового фонду користування

При проведенні оцифрування документів НАФ рекомендується створювати два види копій оцифрованого документа: майстер-копію та робочу копію.

Майстер-копія - перша цифрова копія максимально високої якості, зроблена безпосередньо з оригіналу архівного документа (копія-оригінал, еталонна копія), містить максимально можливу кількість інформації та не підлягала жодній обробці. Майстер-копія є недоторканою і призначена для використання лише за обмежених випадків: для відновлення архівного документа у випадку його руйнування, псування чи втрати; для виготовлення інших типів цифрових копій (робочої копії), придатних для використання. Доступ до копій даного типу є обмежений, користувачам вони не надаються.

Робоча копія - цифрова копія, виготовлена з майстер-копії (копії першого покоління, дублікати) і призначена для використання у різних цілях: для роботи в читальному залі та онлайн-доступу, для виконання замовлень користувачів, для створення виставок документів, у т. ч. онлайн. Вона надається користувачам у базах даних для пришвидшення отримання доступу до контенту документної інформації. Робоча копія може бути високої або середньої роздільності. З неї, за потреби, виготовляють копії другого і наступних поколінь низької роздільності (службові копії), наприклад, у рамках виконання замовлень користувачів чи розміщення на web-сайті. Для таких копій допускається використання алгоритму стискання із втратами, зменшення роздільності графічного образу, вмонтовування в документ додаткових даних (наприклад, водяних знаків, метаданих тощо). Об'єм файлу має відповідати пропускній здатності шлюзу в Інтернеті.

1.3 Технологічні етапи створення цифрових копій документів НАФ

Основними технологічними етапами створення цифрових копій архівних документів є:

- відбір документів для оцифрування;

- підготовка документів для оцифрування;

- вибір способу оцифрування документів з різними носіями (так, для фотодокументів визначальними факторами є: тип і вид носія документа (фотопапір, фотоплівка, скло), рулон або окремий кадр, розмір (формат) носія (папір і фотокадр), характеристика документа (окремий аркуш документа, фотокартка або комплекс документів (фотографії, вклеєні в альбом)); для фоно- та відеодокументів - носій інформації, наявність спеціалізованого обладнання для відтворення першотвору тощо);

- оцифрування документа - створення цифрових копій - майстер-копії, робочої копії;

- звіряння виготовлених копій з оригіналом на відсутність пропусків і збереження належної якості;

- повернення архівних документів у сховище;

- обробка зображень;

- збереження цифрових копій документів;

- облік цифрових копій документів;

- організація зберігання графічних інформаційних масивів.

1.4 Відбір, підготовка та передавання документів НАФ для оцифрування

Цифрові копії документів фонду користування створюються в процесі повного або часткового оцифрування всіх документів фонду / одиниці обліку.

Повне оцифрування документів фонду / одиниці обліку доцільно проводити для фондів / одиниць обліку, де сконцентрована значна кількість унікальних і цінних справ/документів, які інтенсивно використовуються.

Часткове оцифрування документів фонду / одиниці обліку є найоптимальнішим варіантом оцифрування, за якого створюються цифрові копії активно використовуваних документів, що уможливлює доступ широкого кола користувачів до найбільш актуальних документів.

Під час відбору найбільш використовуваних документів для оцифрування варто приділити увагу таким аспектам: окреслення основних критеріїв активності використання фондів / одиниць обліку, їхніх частин та окремих документів з урахуванням думки фахівців про ефективність використання цієї інформації; обліку коливань активності попиту для різних галузей знання і видів документів.

Черговість оцифрування пропонуємо здійснювати відповідно до затвердженого плану роботи архівної установи з урахуванням фізичного стану документів, їх інформаційної значущості та затребуваності, ступеня використання документів. До плану оцифрування включаються лише ті фонди / одиниці обліку, які пройшли перевіряння наявності відповідно до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009 - 2019 роки, затвердженої наказом Державного комітету архівів України від 10 листопада 2009 р. № 190. Першочергово рекомендуємо створювати копії:

- найбільш використовуваних документів, незалежно від часу їх створення, матеріалу і техніки виготовлення;

- унікальних документів;

- документів з високим ступенем руйнування основи після проведення реставрації;

- документів, для яких існує загроза втрати інформації (наприклад: для документів з паперовими носіями - згасання тексту, для фонозаписів на магнітній стрічці - розмагнічування, для кольорових фотонегативів - втрата кольоровості тощо) при задовільному фізичному стані носія;

- виконання запитів і замовлень, підготовка видань і виставкових проектів.

З фондів / одиниць обліку, рівноцінних за значенням, першочерговому оцифруванню піддягають документи в незадовільному фізичному (технічному) стані (після проведення реставраційно-ремонтних робіт), а також ті, що інтенсивно використовуються.

Підготовка документів для копіювання з метою створення цифрового фонду користування здійснюється відповідно до порядку видавання документів із сховищ і передбачає:

- звіряння пошукових даних і заголовків (анотацій) із описами справ, документів, для аудіовізуальних документів - звіряння відповідності облікових номерів та інших даних на пакованні з переліком архівних документів, що підлягають оцифруванню;

- поаркушне перевіряння справ, документів із зазначенням їх зворотів, оформлення ракордів і стартовки кінодокументів, наявності та правильності облікових номерів фотодокументів, часу звучання фонодокументів;

- перевірку і уточнення засвідчувальних написів справ, опису на етикетках кіно- і фонодокументів.

Підготовка документів для оцифрування також передбачає сортування по виду, формату і якості наданого матеріалу; вирівнювання документа, розгинання країв, знепилення, викладання прошивальних ниток таким чином, щоб максимально було видно текст або зображення документа.

Водночас необхідно проводити перевіряння фізичного стану документів, виявлення документів із слабо контрастними або згасаючими текстами, документів, що потребують реставрації чи консерваційно-профілактичного оброблення, а також технічне опрацювання документів. Документи спочатку необхідно відправляти на реставрацію і після цього оцифровувати. Підготовка документа повинна вестися виключно з урахуванням основних принципів реставрації, тобто не допускати ніяких доробок, які деформують зовнішній вигляд і зміст оригіналу.

У процесі відбору та підготовки документів НАФ з паперовими носіями до оцифрування рекомендуємо зважати на категорію складності при проведенні їх оцифрування. Класифікацію документів НАФ з паперовими носіями за складністю під час оцифрування укладено за пропозиціями Державного центру збереженості документів НАФ (далі - ДЦЗД НАФ):

Не видають оригінали для оцифрування:

- документів, що не пройшли науково-технічне опрацювання (оцифрування дозволено після його проведення);

- документів під час проведення перевіряння їх наявності та стану;

- під час ремонту приміщень архівосховищ, масового переміщення документів;

- у разі настання надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру.

Архівні документи з обмеженим режимом доступу та частково розсекречені документи підлягають оцифруванню відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 р. № 939, та Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736. Обмеження поширюються і на їхні цифрові копії.

Видавання документів НАФ для оцифрування до підрозділу (лабораторії) архіву чи за межами архіву оформлюють відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 р. № 656/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 р. за № 584/23116 (зі змінами).

Контроль за забезпеченням збереженості документів під час їх оцифрування здійснює виконавець.

1.5 Основні вимоги до технічного обладнання для оцифрування

До складу технічного обладнання для оцифрування входить обладнання для оцифровування та обладнання (засоби) для обробки і зберігання інформації.

Створення цифрових копій документів НАФ може проводитися з допомогою наступного обладнання: професійного сканувального обладнання - книжкових планетарних безконтактних сканерів; цифрових фотоапаратів.

Вибір виду обладнання залежить від виду матеріальної основи та формату носія, фізичних властивостей документа, обсягу документації для оцифрування, фінансових можливостей архівної установи.

Архівні документи можна підрозділити:

- за видом носія - документи з паперовими носіями, аудіовізуальні документи, документи з іншими носіями;

- за форматом - A3, A4, A5 і менше, A2 - A0 і більше.

Архівні документи з паперовими носіями додатково поділяються на:

- незброшуровані документи;

- зброшуровані документи, які не підлягають розшиванню;

- зброшуровані документи, розшивання яких допускається.

Процес оцифрування розділяються на два основних типи: контактне та безконтактне. Використання контактного оцифрування (сканування) дозволено у випадку, якщо:

- поверхня оцифрування пласка або може бути розпрямлена без шкоди для об'єкта;

- поверхня оцифрування не може бути зіпсована при контакті зі склом;

- світло пристрою не зашкоджує об'єкту;

- для спеціальних видів об'єктів, що потребують максимальної роздільності (більше 1000 dpi, наприклад, слайдів).

У всіх інших випадках рекомендується проводити безконтактне сканування. Освітлювачі для безконтактного сканування повинні бути підібрані таким чином, щоб забезпечити якісне освітлення об'єкта, але при цьому потік інфрачервоної та ультрафіолетової радіації не має зашкоджувати документу.

Основними критеріями вибору моделей сканерів для створення цифрових копій документів НАФ є:

- безпека і збереженість оригіналу в процесі сканування;

- якість цифрової копії;

- розмір столу сканувального пристрою, що відповідає максимальному розміру оригіналів;

- інші технічні характеристики обладнання.

Найоптимальнішім рішенням у виборі сканувального обладнання є книжкові планетарні (безконтактні) сканери формату не менше A2, оснащені лампами холодного світла або LED світлодіодними освітлювачами з книжковою колискою для сканування нерозшитих кольорових, чорно-білих і напівтонових оригіналів (книжки, малюнки, старі матеріали, атласи) архівних документів (додаток 2).

Залежно від способу оцифрування, окрім планетарних безконтактних сканерів, в архівних установах можна використовувати таке обладнання:

- книжкові сканери на основі цифрових фотокамер рекомендуються для оцифрування з наступною реставрацією цифрової копії документів зі згасаючими текстами за умови використання у їх складі високоякісних цифрових дзеркальних фотоапаратів;

- професійні слайд-сканери для оцифрування фотоплівок та слайдів з мінімальною роздільною здатністю не меншою за 4000 dpi та оптичною щільністю не меншою за 3,3D;

- планшетні або плівкові сканери для оцифровування фотодокументів з оптичною щільністю D >= 3, роздільною здатністю - не менше 2400 dpi;

- цифрові фотокамери.

Для сканування негативів, слайдів використовують шаблони, які постачаються разом зі сканером.

Для сканування позитивів використовують тільки планшетний сканер без шаблонів та адаптер для прозорих матеріалів.

За допомогою книжкового сканера, призначеного для оцифрування архівних документів, слід оцифровувати друковані документи з паперовою основою, документи, що найчастіше копіюються.

За допомогою книжкового сканера на основі цифрових фотокамер слід оцифровувати документи, які не можна безпечно притискати; документи зі згасаючими текстами для подальшої цифрової реставрації отриманої копії.

За допомогою планшетного сканера можна оцифровувати фотовідбитки, до яких не висуваються жорсткі вимоги щодо мінімізації шкідливого впливу копіювальної техніки.

За допомогою слайд-сканера слід оцифровувати негативні та позитивні плівки та слайди з фотоматеріалами.

Цифрові камери використовуються для отримання зображення з документів, які не можна розмістити на пласкій поверхні або в підставці для сканера. Рекомендуємо обрати найбільш потужну і функціональну систему, оскільки не всі обмеження обладнання для оцифрування можливо усунути в процесі пост-обробки. Цифровий зум не дає кращої якості зображення. Для сприйняття дрібних деталей зображення і градацій тону важливими є три параметри цифрових камер - це кількість записуваних легких матричних елементів (пікселів), кількість бітів глибини кольору і якість об'єктива (додаток 2).

Щоб уникнути спотворення зображення за допомогою камер, дуже важливо вибрати відповідну основу для розміщення документа - площина оцифрованого матеріалу повинна бути паралельна площині матриці камери, а оптична вісь об'єктива камери повинна проходити через геометричний центр оцифрованого об'єкта. Камера використовується зі штативом, додатковим освітленням, фільтрами й іншими необхідними аксесуарами.

Допустимим є також комбінування різного обладнання для вирішення завдань оцифрування документів різного формату.

1.6 Вимоги до приміщення, де розташовують технічне обладнання для оцифрування

Технічне обладнання для оцифрування архівних документів рекомендується встановлювати в окремому приміщенні з вентиляцією.

Апарати не розташовують в місцях попадання прямого сонячного світла або яскравого штучного світла, у пильних, загазованих приміщеннях, у місцях поблизу джерел тепла. Ахроматичний колір стін та матова підлога не повинні відбивати світло. Рекомендується використовувати покриття підлоги з антистатичними властивостями.

Освітлення повинно відповідати таким вимогам:

- під час оцифрування не повинно бути інших джерел світла, крім світла, що безпосередньо використовується для оцифровування;

- використовуване світло має бути якісне рівномірне розсіяне з колірною температурою, наближеною до денного світла (5000 - 6500 К), індексом передавання кольору Ra не менше 90, довжиною хвилі 415 нм;

- низька емісія УФ-випромінювання;

- повинна бути передбачена можливість повного затемнення приміщення, наприклад, за допомогою ролет, що не пропускають світло, колір яких подібний до кольору стін; рекомендується затемнювати приміщення, якщо оцифровування проводиться з використанням обладнання відкритої конструкції, що в області сканування пропускає світло з зовнішніх джерел.

Штучне освітлення приміщення має забезпечувати необхідні рівні освітленості, правильну передачу кольору, не створювати надмірної яскравості. Для штучного освітлення приміщення застосовувати лампи з низьким вмістом ультрафіолетових променів. Освітленість поверхні документів не повинна перевищувати 75 люкс, ультрафіолетове опромінення бути практично нульовим. Освітлення не повинне створювати блими на поверхні екранів моніторів та столів сканування. Рівень освітленості в площині екранів відеомоніторів та інших пристроїв для відображення інформації із об'єктами, що світяться, використовуваних в обладнанні, - не більше 200 люкс.

Правильне освітлення вважається таким, за якого об'єкт оцифрування, розміщений у центрі робочої зони, дає чотири однакові тіні (промені).

Дозволений рівень напруженості електростатичного поля на поверхні обладнання - не більше 20 кВ/м відповідно до чинних нормативів. Для зменшення впливу електростатичного поля, що утвориться при роботі техніки, відносна вологість повітря в приміщенні повинна становити 55 - 60 %. Має бути передбачена можливість постійного контролю температури та відносної вологості повітря.

Площа приміщення має бути достатньою для розміщення документів, що копіюються, та їх легкого переміщення. Розміщення техніки провадиться з урахуванням вільного доступу до неї. Відстань від стіни до краю копіювального апарата повинна бути не меншою 0,6 м, з боку зони обслуговування - не меншою 1,0 м. Бажана наявність додаткової робочої поверхні (наприклад, столу, візка), що використовується для безпечної підготовки архівних документів до оцифровування та забезпечення збереженості після оцифровування.

Обладнання настільного типу, що використовується періодично, можна застосовувати у приміщеннях, де виконуються інші види робіт, за умови дотримання нормативних вимог щодо забезпечення їх збереженості.

Не допускається розміщення поблизу обладнання кімнатних рослин. Категорично заборонено вживати їжу та тримати сторонні предмети в приміщеннях, де розташована техніка для оцифрування.

2.1 Загальні вимоги до оцифрування документів НАФ

Процес оцифрування документів полягає в створенні їх цифрових копій у вигляді графічних файлів. Технологія оцифрування визначається технічними особливостями відповідного обладнання, конкретизується в інструкціях до них. Разом з тим потрібно враховувати низку загальних вимог.

Незалежно від цілей, задач, вимог замовлень тощо архівний документ повинен оцифруватися одноразово. У випадку, якщо документ уже оцифрований, всі необхідні роботи проводяться з його робочою копією.

Одиниці зберігання, окремі архівні документи оцифровуються в повному обсязі, включаючи обкладинки, шмуцтитули, аркуші із службовою інформацією, зворотні сторінки тощо.

Допускається не оцифровувати "порожні" (не заповнені символьною (текстом), графічною та іншою інформацією, не пронумеровані) аркуші (сторінки), що входять у склад одиниці зберігання (документа), за умови обов'язкового оцифрування аркуша із засвідчувальним написом і виконання спеціальної відмітки в описанні цифрової копії про те, які саме і з якої причини аркуші (сторінки) не оцифровувались.

Нерозброшуровані/відпалітурині справи оцифровуються в розворот, окремі документи - поаркушно (включаючи зворотний бік). Поаркушне оцифрування нерозброшурованих справ можливе за умови, коли формат аркушів (у висоту) перевищує розмір сканувального столу, і справи треба розміщувати на столі горизонтально.

Зображення розвороту чи аркуша має містити краї палітурки справи (за відсутності палітурки - краї аркуша), які повинні йти по краю зображення, тоді при використанні не виникатиме сумнівів, чи не залишилася частина інформації за кадром. Тому необхідно слідкувати, щоб межа області сканування відстояла на 0,5 - 1 см від краю документа для того, щоб на зображенні було видно його край.

Справи, що оцифровуються, як правило, не підлягають розшивці і можуть бути розшиті тільки у виняткових випадках за погодженням із керівництвом архіву за повної неможливості копіювання відпалітуреної справи. Прийняття рішення про розшивання справи може мотивуватися: забезпеченням збереженості документів (справа туго зшита/зброшурована і при її розгортанні на 180° та використанні притискного скла може відбутися пошкодження (деформація) документів); неможливістю надати на копіювання всю інформацію, оскільки частина інформації "зашито" у корінець. Рішення про розшивання документів приймається тільки за умов наявності в архіві умов з палітурування після оцифрування розшитих для копіювання справ. Після закінчення роботи справа обов'язково палітурується заново.

У випадку, якщо у складі справи містяться документи різних розмірів, необхідно використовувати аркуші паперу для підкладання їх під невеликі документи для того, щоб наступний документ більшого розміру не проявився на зображенні.

У випадку зміни зовнішнього вигляду оригіналу архівного документа (наприклад, у результаті реставрації) документ оцифровується повторно, а неактуальна копія замінюється на нову.

Для можливості відтворення цифрових копій у натуральну величину разом з документом в кадрі розміщуються дві лінійки, які демонструють фізичні розміри документа.

Використання притискного скла сканерів небажано у випадку, якщо: товщина справи перевищує глибину книжкової колиски сканера; справа зшита таким чином, що при його розгортанні на 180° біля корінця виникає "хвиля" і з'являється можливість завдавання шкоди документам; при оцифруванні ілюмінованих або пергаментних рукописів і книг.

При оцифруванні кольорових оригіналів у випадках, коли може знадобитися роздрук повноколірної копії, необхідно також розміщувати в кадрі стандартні калібрувальні колірні шкали.

Перед початком створення цифрової копії документів рекомендується провести регламентне налаштування пристрою для оцифрування за допомогою набору для калібрування (калібрувальні таблиці) або спеціальних тест-об'єктів (кольорової або сірої шкали), призначених для подальшого контролю кольоровості, контрастності і чіткості електронного зображення; здійснити калібрування монітора комп'ютера.

2.2 Особливості оцифрування деяких видів документів НАФ

2.2.1 Аудіовізуальні документи

Оцифровування аудіовізуальних документів здійснюється з дотриманням умов забезпечення збереженості таких документів під час користування відповідно до галузевих стандартів.

В архівах оцифрування кіно-, відеодокументів проводиться за допомогою фільм-сканера, здатного створювати адекватну цифрову версію 35-мм та 16-мм кіноплівки (наприклад, система копіювання, яка включає: систему телекіно (flashtransfer), що складається із стрічкопротяжного механізму МВ 51, скануючої головки, комутаційного блоку та блоку дистанційного керування; станцію нелінійного монтажу на базі EDSUS 4).

Цифрові копії кіно-, відеодокументів виконують у режимі реального часу (25 кадрів у секунду). У процесі можливе використання технології "WET GATE" із нешкідливою емульсією спеціального складу для усунення 90 % дефектів на кадрах без спотворення різкості.

Перед скануванням рулони з кіноплівками мають пройти ряд перевірок і технологічних операцій, зокрема: чистка плівок від забруднень перед скануванням; перевірка збереженості склейок плівок і стану ракордів; переклеювання розривів плівок із використанням прозорих латок і приклеювання нових ракордів. Також необхідно здійснити профілактичне перемотування відеокасети з метою зменшення внутрішньої напруги в рулоні та накопичення статичних електричних розрядів та перевіряння цілісності плівки.

Цифрова копія повинна бути повною копією кінодокумента, а її контент має відповідати змісту монтажного аркуша чи опису зйомок кінодокумента. Необхідно також здійснювати контроль якості зображення та звуку, меж зображення.

При оцифруванні кіно- і відеодокументів:

- майстер-копія створюється з роздільністю 720 х 576 pixels у контейнері AVI, яка конвертується у формат довготривалого зберігання MKV і закладається в систему збереження даних;

- робоча копія створюється шляхом стиснення контенту, представленого в майстер-копії, до роздільності 320 х 280 pixels у форматі WMV.

Корекцію цифрової копії (видалення відблисків, регулювання балансу яскравості та звуку, збирання окремих частин зображення чи звуку в єдиний контент, синхронізація відео- та звукового ряду тощо) здійснюють для покращення якості та виконують за допомогою відео- і звукових фільтрів. Рекомендується використання відеореставрації в програмному комплексі Digital Film Restauration або аналогів для покращення якості зображення вихідних файлів.

Оцифрування фотодокументів здійснюється з використанням планшетних або плівкових сканерів, які повинні мати оптичну щільність D >= 3, роздільність - не менше 2400 dpi.

Перед початком роботи необхідно протерти сухою чистою серветкою скло, шаблони та адаптер для прозорих матеріалів у планшетному сканері. Плівкові носії заправляються у шаблони відповідно до розмірів та розміщуються на склі сканера. Для сканування негативів, слайдів використовують шаблони, які постачаються разом зі сканером. Якщо негативи, слайди не збігаються із розмірами шаблонів, їх можна розміщувати на склі сканера без шаблонів. Для забезпечення якості зображення слід закрити гнізда у шаблоні вибивками із шаблону, якщо не всі гнізда використовуються. Якщо шаблони вміщають більше 6-ти негативів чи слайдів, необхідно використовувати тільки гніздо для 6-ти негативів, а інші закрити вибивками із шаблону, оскільки цей фактор впливає на швидкість сканування та не перегріває негативи чи слайди. Цю особливість необхідно враховувати і при фізичному старінні сканерів. Для сканування позитивів використовують тільки планшетний сканер без шаблонів.

У плівковому сканері плівкові носії заправляються у шаблони тільки відповідно до розмірів та розміщуються в отворі сканера з невеликим натиском на них.

Для отримання цифрового зображення необхідної якості потрібно вибрати наступні оптимальні параметри сканування документа:

- Глибина кольору (відтінок і насиченість або чорно-білий варіант). Негативи, слайди, позитиви як кольорові, так і чорно-білі скануються в кольорі - True Color (16,7 million colors) або Million colors.

- Масштаб - значення масштабування 100 %.

- Роздільність (dpi, ppi) визначається з урахуванням виду та розмірів оригіналу документа:

У разі необхідності можна задіяти додаткові параметри оцифрування програмного забезпечення сканера для покращення якості зображення.

На етапі розпізнавання зображення проводиться звірення цифрового зображення документа з оригіналом. У ході цієї роботи здійснюється контроль якості та меж зображення, перевіряється наявність дзеркального відображення.

З потреби проводиться редагування (корекція) цифрової копії фотодокументів: видалення відблисків, регулювання балансу яскравості, дрібних дефектів тощо (процеси, що не зачіпають репрезентативні особливості документа, його зовнішній вид).

Цифрові майстер-копії фотодокументів зберігаються у форматі TIFF (нестиснений), робочі копії - JPG.

Оцифрування фонодокументів виконують за допомогою такого обладнання: мікшерний пульт, джерело сигналу (студійний, побутовий, касетний, магнітофон, програвач грамплатівок), комп'ютер (у комплект якого входить звукова карта та записуючий дисковод) із програмним забезпеченням Sound Forge 9.0.

Копіювання звукозаписів із аналогового на цифровий носій проходить наступні етапи: налаштування рівня вхідного сигналу; зчитування сигналу з аналогового носія, перетворення сигналу в цифрову форму і запис даних на магнітний диск (ввід сигналу); обробка сигналу (обрізання неінформативних ділянок сигналу на початку і в кінці запису, за необхідності нормалізація сигналу); контрольне прослуховування сигналу з магнітного диска (вивід сигналу); запис у вигляді файлу у форматі WAV; контрольне прослуховування сигналу із зовнішніх носіїв.

При оцифруванні фонодокументів:

- майстер-копія створюється з розширенням 96 кГц / 24 біти з у форматі FLAC;

- робоча копія створюється з розширенням 44 кГц / 16 у форматі mp3.

У даному підрозділі викладено лише загальні особливості оцифрування аудіовізуальних документів за досвідом практичної роботи та відповідних методичних розробок Центрального державного кінофотофоноархіву України ім. Г. С. Пшеничного (далі - ЦДКФФА України ім. Г. С Пшеничного).

2.2.2 Великоформатні документи

За світовою практикою великоформатні документи (A2 - A0) рекомендується оцифровувати за допомогою спеціального обладнання: репросистеми з широкоформатною цифровою камерою і цифровим задником для сканування. Для копіювання книг також необхідний підходящий тримач для запобігання їх пошкодженню. Нижче наведено приклади цифрових копій документів великого формату.

За тим самим принципом копіюють великі мапи, архітектурні плани, інженерні плани. Нижче наведено цифрові копії цього виду документів, створені за допомогою наведеного обладнання (за: Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master Files - Raster Images / U.S. National Archives and Records Administration (NARA); Steven Puglia, Jeffrey Reed, and Erin Rhodes [Електронний ресурс]. - Режим доступу: https://www.archives.gov/files/preservation/technical/guidelines.pdf)

У більшості українських архівних установ (практичний досвід Центрального державного історичного архіву України, м. Львів (далі - ЦДІАЛ України); ДЦЗД НАФ) за відсутності обладнання для сканування документів такого розміру їх копіюють частинами, пофрагментно із наступною комп'ютерною "склейкою" ("стікінгом") зображення.

У Центральному державному науково-технічному архіві України (далі - ЦДНТА України) виготовлення цифрових копій великоформатних документів здійснюється не з оригіналу, а з копії страхового фонду документації. Алгоритм дій включає два етапи:

- створення копії страхового фонду на мікроплівці за допомогою апарата для мікрофільмування на рулонну фотоплівку PS2002 (формат CMA 0, об'єктив Zeiss S-Biogon), її проявлення на проявній машині Unomat;

- створення цифрової копії фонду користування шляхом оцифрування плівки (негатив) за допомогою сканера мікроформ ScanPro1000.

Проте з огляду на сучасні вимоги та світові тенденції такий спосіб є дещо застарілим, оскільки не дозволяє швидко створювати одиничні цифрові копії документів.