Про затвердження Положення про Державну архівну службу України

Кабінет Міністрів України постановляє:

Затвердити Положення про Державну архівну службу України, що додається.

1. Державна архівна служба України (Укрдержархів) є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра юстиції і який реалізує державну політику у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації.

2. Укрдержархів у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства.

3. Основними завданнями Укрдержархіву є:

1) реалізація державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації;

2) внесення на розгляд Міністра юстиції пропозицій щодо забезпечення формування державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації;

3) організація проведення науково-дослідних робіт у сфері архівної справи, документознавства, археографії, формування та зберігання страхового фонду документації.

4. Укрдержархів відповідно до покладених на нього завдань:

1) узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до його компетенції, розробляє пропозиції щодо вдосконалення законодавчих актів, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів міністерств та в установленому порядку подає їх Міністру юстиції;

2) здійснює міжгалузеву координацію з питань, що належать до його компетенції;

3) організовує державний облік та зберігання документів Національного архівного фонду, використання відомостей, що в ньому містяться;

4) координує і контролює формування страхового фонду документації, його ведення, утримання, а також видачу користувачам копій документів страхового фонду документації, необхідних для поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних, аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також у сфері збереження інформації про культурні цінності;

5) контролює діяльність архівних установ, служб діловодства, здійснює управління та контроль за діяльністю центральних державних архівів, центральних державних архівних установ, науково-дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації, що належать до сфери управління Укрдержархіву;

6) бере участь у розробленні:

прогнозів та проектів програм розвитку державної системи страхового фонду документації, а також заходів, спрямованих на виконання таких програм;

галузевих, Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських програм створення страхового фонду документації, погоджує їх проекти та забезпечує контроль за їх виконанням;

7) розробляє проекти цільових програм розвитку архівної справи, діловодства, страхового фонду документації, зокрема мобілізаційного та оборонного призначення, визначає заходи щодо їх виконання;

8) подає Міністру юстиції для внесення в установленому порядку Кабінетові Міністрів України пропозиції щодо утворення, реорганізації, ліквідації центральних державних архівів та разом з відповідними центральними органами виконавчої влади - щодо утворення галузевих державних архівів;

9) утворює, реорганізує та ліквідує центральні державні архівні установи, спеціальні установи страхового фонду документації;

10) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження положення про центральні державні архіви;

11) затверджує положення (статути) центральних державних архівних установ, науково-дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації;

12) розробляє разом з відповідними центральними органами виконавчої влади положення про галузеві державні архіви, бере участь разом із Національним банком у розробленні Положення про Галузевий державний архів Національного банку України;

13) погоджує проект положення про Державний архів у Автономній Республіці Крим;

14) розробляє методичні рекомендації щодо підготовки положень про місцеві державні архівні установи;

15) організовує в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форми власності та підпорядкування, контролює ведення державними архівами списків джерел формування Національного архівного фонду, списків юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, під час діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державних архівних установ, архівних відділів міських рад;

16) організовує формування Національного архівного фонду, в тому числі поповнення його документами культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України;

17) розробляє проект порядку віднесення документів до Національного архівного фонду, організаційно-методологічні засади проведення експертизи цінності документів, координує діяльність експертних комісій з проведення експертизи цінності документів, погоджує рішення експертних комісій про вилучення документів з Національного архівного фонду;

18) забезпечує створення, зберігання та використання архівних електронних документів;

19) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження типове положення про архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій; надає рекомендації щодо підготовки положень про архівні підрозділи підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, а також об’єднань громадян, релігійних організацій;

20) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження типові переліки документів із строками зберігання;

21) погоджує галузеві переліки документів із строками зберігання, типові та примірні номенклатури справ, підготовлені центральними органами виконавчої влади, іншими державними органами, установами для однорідних за характером діяльності підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління;

22) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження порядок передачі для подальшого зберігання документів державних органів, органів місцевого самоврядування, що ліквідуються або реорганізуються, а також документів підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, що ліквідуються, та здійснює контроль за додержанням такого порядку;

23) надає рекомендації щодо організації роботи архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, в яких перебувають на постійному зберіганні документи Національного архівного фонду;

24) розробляє вимоги до оформлення документів, організації документообігу, зокрема електронного документообігу, підготовки і передачі документів до архівних установ, упорядкування документів, які вносяться до Національного архівного фонду;

25) погоджує правила, порядки, інструкції, галузеві уніфіковані форми документації, методичні рекомендації і навчальні програми з питань архівної справи і діловодства, розроблені іншими державними органами та органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності;

26) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження типове положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, та надає рекомендації щодо визначення порядку їх діяльності;

27) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження типове положення про архівний відділ міської ради;

28) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження порядок ведення державного обліку документів Національного архівного фонду, здійснює контроль за додержанням такого порядку;

29) розробляє вимоги щодо умов зберігання і порядку ведення обліку архівних документів, здійснює контроль за додержанням таких вимог, організовує зберігання архівних документів, що є власністю держави та територіальних громад, і копіювання їх для страхового фонду документів Національного архівного фонду;

30) веде централізований державний облік документів Національного архівного фонду, документів культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України;

31) забезпечує зберігання архівних документів, вилучених органами доходів і зборів або правоохоронними органами, а також конфіскованих за рішенням суду, проведення експертизи зазначених документів та подання інформації з метою уточнення права власності на них;

32) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження порядок зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереження документів Національного архівного фонду, здійснює контроль за додержанням такого порядку;

33) організовує роботу, пов’язану з віднесенням документів Національного архівного фонду до унікальних та включенням їх до Державного реєстру національного культурного надбання;

34) надає юридичним та фізичним особам, що мають документи Національного архівного фонду, допомогу у зберіганні та реставрації таких документів, виготовленні копій унікальних документів для страхових фондів та фондів користування;

35) інформує громадськість про документи Національного архівного фонду, зміст яких може бути використаний юридичними та фізичними особами;

36) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження порядок користування документами Національного архівного фонду, що є власністю держави та територіальних громад, здійснює контроль за додержанням такого порядку, надає рекомендації щодо порядку користування документами Національного архівного фонду, які зберігаються в інших місцях;

37) організовує публікацію документів Національного архівного фонду, видає журнал "Архіви України", наукову, науково-популярну, навчальну, довідкову літературу, інформаційні матеріали з архівної справи, діловодства та страхового фонду документації;

38) здійснює розгляд звернень громадян з питань, пов’язаних з діяльністю Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його управління;

39) здійснює контроль та методичне забезпечення архівної справи і діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності;

40) здійснює контроль за додержанням права власності на документи Національного архівного фонду;

41) здійснює контроль за виконанням центральними та місцевими органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями вимог законодавства у сфері архівної справи, діловодства;

42) контролює діяльність архівних установ, а також архівних відділів міських рад з питань здійснення ними делегованих органами виконавчої влади повноважень у сфері архівної справи і діловодства;

43) здійснює контроль за збиранням на території України старовинних архівних документів, додержанням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів, реалізовує переважне право держави на придбання документів Національного архівного фонду в разі їх продажу;

44) складає протоколи про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи та у сфері формування, ведення, використання страхового фонду документації;

45) розробляє та затверджує відповідні галузеві нормативи, нормативи кадрового забезпечення архівних установ, науково-дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації, визначає механізм їх впровадження;

46) розробляє галузеві кваліфікаційні характеристики професій, опрацьовує заходи щодо забезпечення архівних установ, науково-дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації висококваліфікованими працівниками, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів архівних установ, служб діловодства, науково-дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації, заохочує працівників установ, що належать до сфери його управління;

47) бере участь у роботі, пов’язаній із стандартизацією та сертифікацією у сфері інформації, архівної справи, діловодства та страхового фонду документації;

48) бере в установленому порядку участь у розробленні та виконанні програм інформатизації архівної справи;

49) установлює разом з іншими центральними органами виконавчої влади порядок реєстрації архівних документів, що ввозяться на територію України, здійснює контроль за додержанням такого порядку;

50) забезпечує ведення і вдосконалення галузевої статистичної звітності;

51) організовує надання архівними установами, науково-дослідними установами та спеціальними установами страхового фонду документації в установленому порядку юридичним та фізичним особам платних послуг з використанням інформації, що міститься в архівних документах, проведення робіт, пов’язаних з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, юридичних та фізичних осіб, із створенням, формуванням, веденням і використанням страхового фонду документації, розробленням нормативно-методичних посібників з архівної справи, діловодства та страхового фонду документації, розробляє порядок ціноутворення на зазначені роботи та послуги;

52) здійснює регулятивні та дозвільно-реєстраційні функції стосовно юридичних осіб у сфері створення страхового фонду документації;

53) веде Державний реєстр документів страхового фонду документації України;

54) надає за запитом підприємств, установ та організацій, їх філій незалежно від форми власності, які виготовляють документи страхового фонду, акт закладення технічної, проектної і робочої документації до страхового фонду документації на продукцію, поставлену на виробництво, та прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом (реконструкцією) об’єктів;

55) визначає стан державної системи страхового фонду документації;

56) веде Державний реєстр техногенно та екологічно небезпечних об’єктів, видає юридичним та фізичним особам - власникам таких об’єктів свідоцтва про їх реєстрацію;

57) погоджує номенклатуру виробів та продукції, переліки об’єктів і споруд систем життєзабезпечення, транспортних зв’язків, об’єктів будівництва промислового і цивільного призначення, об’єктів культурної спадщини, переліки техногенно та екологічно небезпечних об’єктів та інших об’єктів, документація на які підлягає закладенню до страхового фонду документації;

58) визначає функції суб’єктів державної системи страхового фонду документації та координує їх діяльність з питань реалізації державної політики у сфері створення і функціонування цієї системи;

59) координує діяльність міністерств, центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, відповідних постачальників документів, які формують та використовують страховий фонд документації, у тому числі страховий фонд документації на техногенно та екологічно небезпечні об’єкти відповідно до Державного реєстру техногенно та екологічно небезпечних об’єктів;

60) здійснює у порядку, встановленому законодавством, контроль за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування;

61) проводить перевірки діяльності архівних установ, складає акти таких перевірок;

62) здійснює державний нагляд (контроль) за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації спеціальними установами, які належать до сфери його управління, а також постачальниками документів, складає акти за результатами проведення перевірок;

63) вирішує у межах повноважень, передбачених законом, питання щодо забезпечення функціонування державної системи страхового фонду документації в умовах особливого періоду та надзвичайних ситуацій;

64) розробляє заходи, спрямовані на усунення порушень законодавства з питань страхового фонду документації та запобігання таким порушенням;

65) безоплатно надає консультаційну допомогу суб’єктам державної системи страхового фонду документації;

66) організовує і координує науково-дослідну та методичну роботу у галузі архівознавства, документознавства, археографії, створення і довгострокового зберігання страхового фонду документації, поширює науково-технічну інформацію та забезпечує впровадження досягнень науки і техніки, передового досвіду роботи з цих питань;

67) організовує виконання науково-технічних програм, планів науково-дослідних, дослідно-конструкторських і проектних робіт із забезпечення сталого функціонування державної системи страхового фонду документації;

68) здійснює в установленому порядку міжнародне співробітництво у сфері архівної справи та страхового фонду документації;

69) забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, реалізацію державної політики стосовно державної таємниці, контроль за її збереженням в апараті Укрдержархіву та установах, що належать до сфери управління Укрдержархіву;

70) забезпечує та здійснює контроль у межах повноважень, передбачених законом, за додержанням авторських прав на інтелектуальну власність;

71) бере участь у реалізації державної інформаційної політики у сфері створення, використання та оновлення державних інформаційних ресурсів та у сфері технічного захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах Укрдержархіву, державних архівних установ, науково-дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації;

72) забезпечує функціонування баз зберігання страхового фонду документації;

73) здійснює заходи щодо формування програм перспективного розвитку, будівництва, реконструкції, капітального ремонту, введення в дію об’єктів Укрдержархіву;

73-1 ) забезпечує стале функціонування державних архівних установ, що належать до сфери управління Укрдержархіву, в умовах особливого періоду;

74) здійснює інші повноваження, визначені законом.

5. Укрдержархів з метою організації своєї діяльності:

1) забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, здійснення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх реалізацією в апараті Укрдержархіву, в установах, що належать до сфери його управління;

2) здійснює добір кадрів у апарат Укрдержархіву та на керівні посади в установи, що належать до сфери його управління, формує кадровий резерв на відповідні посади, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і працівників апарату Укрдержархіву, установ, що належать до сфери його управління, архівних підрозділів і служб діловодства;

3) організовує планово-фінансову роботу в апараті Укрдержархіву, в установах, що належать до сфери його управління, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку в установленому законодавством порядку;

4) здійснює у межах повноважень, передбачених законом, разом з відповідними центральними органами виконавчої влади контроль за цільовим використанням державних коштів, передбачених для реалізації проектів, виконання програм, у тому числі міжнародних;

5) забезпечує представництво інтересів Укрдержархіву в судових та інших органах;

6) забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, виконання завдань мобілізаційної підготовки та мобілізаційної готовності держави;

7) організовує діловодство та архівне зберігання документів Укрдержархіву відповідно до встановлених правил;

8) забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, вирішення питань цивільного захисту, додержання правового режиму надзвичайного чи воєнного стану в разі його введення в Україні або в окремих її місцевостях, здійснення інших заходів відповідно до законодавства.

6. Укрдержархів для виконання покладених на нього завдань має право:

1) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань учених і фахівців (за їх згодою), працівників центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками);

2) одержувати безоплатно від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб, а також від громадян та об’єднань громадян інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань і функцій;

3) скликати наради, утворювати комісії та робочі групи, проводити наукові конференції, семінари з питань, що належать до його компетенції;

4) користуватися відповідними інформаційними базами даних державних органів, державною системою урядового зв’язку та іншими технічними засобами;

5) вимагати від посадових осіб державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, керівних органів об’єднань громадян усунення порушень і недоліків у веденні архівної справи і діловодства;

6) вимагати від власників документів у випадках, передбачених законом, подання їх на розгляд експертних комісій для проведення експертизи цінності;

7) зупиняти діяльність архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

8) обмежувати відповідно до закону доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних установах;

9) порушувати в установленому порядку питання про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд, архівні установи і страховий фонд документації, та про відшкодування ними шкоди, заподіяної власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

7. Посадові особи Укрдержархіву, державних архівних установ, спеціальних установ страхового фонду документації мають право безперешкодного доступу за дорученням керівника до приміщень органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, необхідних для проведення перевірки, а також мають право доступу до їх документів, за винятком тих, що спеціально охороняються законом.

8. Укрдержархів під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє в установленому порядку з іншими державними органами, допоміжними органами і службами, утвореними Президентом України, тимчасовими консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, утвореними Кабінетом Міністрів України, органами місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, відповідними органами іноземних держав і міжнародних організацій, профспілками та організаціями роботодавців, а також підприємствами, установами та організаціями.

9. Укрдержархів у межах повноважень, передбачених законом, на основі і на виконання Конституції та законів України, актів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, наказів міністерств видає накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує і контролює їх виконання.

10. Укрдержархів очолює Голова, який призначається на посаду та звільняється з посади Кабінетом Міністрів України відповідно до законодавства про державну службу.

11. Голова Укрдержархіву:

1) очолює Укрдержархів, здійснює керівництво його діяльністю, представляє Укрдержархів у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами та організаціями в Україні та за її межами;

2) у межах повноважень, передбачених законом, організовує та контролює виконання в апараті Укрдержархіву Конституції та законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Мін’юсту з питань, що належать до сфери діяльності Укрдержархіву;

3) вносить на розгляд Міністра юстиції пропозиції щодо забезпечення формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства, створення і функціонування державної системи страхового фонду документації, зокрема розроблені Укрдержархівом проекти законів, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Мін’юсту, а також визначає позицію щодо проектів, розробниками яких є інші міністерства;

4) подає Міністру юстиції для затвердження плани роботи Укрдержархіву;

5) звітує перед Міністром юстиції про виконання планів роботи Укрдержархіву та покладених на нього завдань, про усунення порушень і недоліків, виявлених під час проведення перевірок діяльності Укрдержархіву, а також про притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у допущених порушеннях;

7) розподіляє обов’язки між своїми заступниками;

8) затверджує положення про самостійні структурні підрозділи апарату Укрдержархіву;

9) погоджує в установленому порядку призначення на посаду та звільнення з посади керівників місцевих державних архівних установ;

10) вирішує в установленому порядку питання щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності державних службовців та працівників апарату Укрдержархіву, присвоює їм ранги державних службовців (якщо інше не передбачено законом);

11) призначає на посаду та звільняє з посади керівників центральних державних архівів, центральних державних архівних установ, науково- дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації;

12) призначає на посаду та звільняє з посади за погодженням з Міністром юстиції керівників і заступників керівників самостійних структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, призначає на посаду та звільняє з посади інших державних службовців і працівників апарату Укрдержархіву;

13) забезпечує дотримання встановленого Міністром юстиції порядку обміну інформацією між Мін’юстом та Укрдержархівом;

14) забезпечує взаємодію Укрдержархіву з визначеним Міністром юстиції структурним підрозділом в апараті Мін’юсту, відповідальним за взаємодію з Укрдержархівом;

15) утворює, ліквідує, реорганізує відповідно до закону установи, затверджує їх положення (статути), в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади їх керівників, здійснює в межах своїх повноважень інші функції з управління об’єктами державної власності, що належать до сфери управління Укрдержархіву;

16) дає у межах повноважень, передбачених законом, доручення, обов’язкові для виконання державними службовцями і працівниками апарату Укрдержархіву;

17) веде переговори і підписує міжнародні договори України у межах наданих йому повноважень;

18) підписує накази Укрдержархіву;

19) здійснює інші повноваження, визначені законом.

12. Голова Укрдержархіву має заступників, у тому числі одного першого, які призначаються на посаду та звільняються з посади Кабінетом Міністрів України відповідно до законодавства про державну службу.

13. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції, обговорення найважливіших напрямів його діяльності в Укрдержархіві може утворюватися колегія.

Рішення колегії Укрдержархіву можуть бути реалізовані шляхом видання відповідного наказу Укрдержархіву.

З питань визначення методологічних та організаційних засад експертизи цінності документів в Укрдержархіві утворюється постійно діюча Центральна експертно-перевірна комісія.

Для розгляду наукових рекомендацій та проведення фахових консультацій з основних питань діяльності в Укрдержархіві можуть утворюватися інші постійні або тимчасові консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи.

Рішення про утворення чи ліквідацію колегії, інших постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів приймає Голова Укрдержархіву.

Кількісний та персональний склад колегій, інших постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів і положення про них затверджує Голова Укрдержархіву.

14. Граничну чисельність державних службовців та працівників Укрдержархіву затверджує Кабінет Міністрів України.

Структуру апарату Укрдержархіву затверджує його Голова за погодженням з Міністром юстиції.

Штатний розпис та кошторис апарату Укрдержархіву затверджує його Голова за погодженням з Мінфіном.

15. Укрдержархів є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунки в органах Казначейства.