Спосіб копіювання по частинах, тобто не за одне оцифрування, використовують не лише для великоформатних документів. Він прийнятний для оцифрування зім'ятих, розірваних документів та документів зі згинами. Копіювання частинами в цих випадках уможливлює відтворення цілісності документа.
Важливим параметром, який необхідно враховувати при виготовленні цифрової копії великоформатних документів, є мета її створення та характер подальшого використання. Тут можна виділити два основних напрями:
а) Особливістю окремих документів, наприклад, архівної науково-технічної документації є те, що вона не втрачає свого практичного значення та може використовуватися для ремонту і реконструкції об'єктів. Головним критерієм у таких випадках є повне відтворення пропорцій оригіналу (навіть із дотриманням товщини ліній). Як показує практика, для інженерів достатньо якісних копій частин документів і у їх "склеюванні" немає потреби.
б) Інший напрям використання документів пов'язаний з їх візуальним представленням, коли копії документів виконують інформаційно-ознайомчу функцію і мають забезпечувати цілісне сприйняття зображеного на них об'єкта. При цьому "склеювання" документів, скопійованих частинами, є цілком доцільним.
Проте варто зауважити, що зазначений процес оцифрування є менш рентабельним порівняно з цілісним оцифруванням: через додаткові витрати часу, електроенергії та амортизацію обладнання при копіюванні кожної частини; витрати часу на "склеювання", а також необхідність технічного і програмного забезпечення процесу "склеювання". До того ж при створенні копії з копій існує ймовірність певної похибки, що впливає на якість.
Для створення цифрових копій великоформатних та інших (за потребою) документів необхідно визначити:
1) можливість пофрагментного цифрового копіювання конкретного документа, враховуючи його стан, особливості та розміри відносно робочої поверхні сканувального обладнання;
2) режим копіювання та роздільність копії;
3) кількість фрагментів, на які необхідно умовно розділити документ, з урахуванням перекриття, та послідовність сканування (зліва направо по горизонталі та зверху вниз по вертикалі). Наприклад: документ був умовно розділений на 24 окремих фрагменти у вигляді 6 стовпців по 4 рядки кожен (6 х 4 = 24), послідовність сканування була зліва направо по горизонталі та зверху вниз по вертикалі. Ця процедура суттєво полегшить роботу зі "склеювання" документа. Нумерація фрагментів має залишатись послідовною та виконується автоматично (опис робіт із оцифрування великоформатних архівних документів у ДЦЗД НАФ наведено у додатку 3).
Алгоритм створення цифрових копій великоформатних документів шляхом їх копіювання по частинах і подальшого "склеювання" має включати такі кроки:
1) Створення копій частин документа (з урахуванням усіх наведених особливостей).
2) Передача копій для "склеювання" та обліку.
3) Процес "склеювання". Спеціаліст здійснює "склеювання" документа з частин за допомогою спеціальної програми, перевіряє якість отриманого файлу; ставить його на облік, завантажує до бази даних віддаленого доступу; записує на CD/DVD та передає на зберігання.
Рекомендуємо зберігати кожну окрему частину, фрагмент копії документа в комплекті зі "склеєною" копією, особливо у випадках виконання робіт з ушкодженими документами (Хоча, наприклад, ЦДНТА України вважає, що якщо великоформатний документ оцифровано по частинах, "склеєно" і в результаті створено якісну копію, яка задовольняє потреби використання, то у зберіганні частин немає сенсу. "Не склеєні" копії частин документа у ЦДНТА України об'єднуються в один PDF-файл і обліковуються як одна одиниця обліку).
Щодо питання, що є майстер-копією - частина великоформатного документа чи цифрова копія всього документа, яка отримана шляхом "склеювання" цих частин в одне зображення, то зауважимо наступне. Якщо архіви будуть зберігати і частини такого документа поряд зі "склеєною" копією, то майстер-копією будемо вважати як саму "склеєну" копію документа, так і його фрагменти. У такому разі обліковувати треба як "склеєну" цифрову копію документа, так і його фрагменти. Таку думку розділяє ДЦЗД НАФ. Відповідно робочі копії можуть створюватися як зі "склеєної" майстер-копії документа, так і з його фрагментів (раптом виникне потреба). У разі якщо архіви вирішать не зберігати фрагменти, то майстер-копією вважатиметься лише "склеєна" копія документа. Проте ЦДНТА України, ЦДІАЛ України вважають, що майстер-копією слід вважати "склеєну" копію документа, оскільки саме з неї будуть виготовлятися в подальшому копії для користувачів.
2.2.3 Документи з рельєфними зображеннями, тисненнями та подібні
У випадку, якщо документ являє собою телетайпну або телеграфну стрічку, книгу, виконану азбукою Брайля, має філігранні, рельєфні зображення, підчистки, виправлення і т. п., а також інші деталі, видимі тільки за певного освітлення або під кутом, його сканування проводиться з використанням спеціального обладнання.
Документи, що мають тиснені або воскові печатки, вимагають особливого підходу у процесі цифрового копіювання. Освітлення більшості сканерів нівелює тривимірність оригінального документа задля забезпечення високої чіткості сканованого тексту. Тому у більшості випадків тиснені або воскові печатки будуть непомітними або нечіткими на сканованій копії, що ставитиме під сумнів її автентичність. У зв'язку з цим для сканування оригіналів з тисненими або восковими печатками рекомендовано використовувати односпрямоване освітлення. Цього можна досягти при використанні декількох сканерів, відповідно їх налаштувавши, або при застосуванні репросистеми.
( див. текст )
На знімку ліворуч показано тиснену печатку, що була оцифрована на планшетному сканері з двостороннім рівномірним освітленням. Праворуч - та сама печатка, оцифрована на планшетному сканері з одностороннім освітленням (наведено за: Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master Files - Raster Images / U.S. National Archives and Records Administration (NARA); Steven Puglia, Jeffrey Reed, and Erin Rhodes [Електронний ресурс]. - Режим доступу: https://www.archives.gov/files/preservation/technical/guidelines.pdf).
2.2.4 Інші особливі документи
У випадку, якщо архівний документ являє собою тривимірний об'єкт (наприклад, книжкове/альбомне видання, сувій тощо), окрім оцифрування його обкладинки, шмуцтитулу і сторінок з допомогою сканера, необхідне також створення цифрової фотографії предмета для відображення його фізичного розміру і форми, а також наявних особливостей (книжковий корінець, три обрізи книжки, застібки тощо).
У випадку, якщо документ зберігається у згорнутому вигляді, окрім оцифрування його лицьового і зворотного боків у розгорнутому вигляді, необхідно також оцифрувати його у всіх варіантах складення у випадку, якщо варіанти складення мають самостійну інформаційну цінність.
Якщо документ має історичну упаковку (конверт, папку, обкладинку, кофр і т. п.), обов'язково необхідно створити цифрову копію даної упаковки, використавши за необхідності цифровий фотоапарат.
При оцифруванні складних об'єктів (наприклад, фотоальбомів), де на сторінці розміщено декілька архівних документів (фотографій), демонтаж яких неможливий, створюється електронна копія сторінки у цілому, а потім з допомогою спеціальних установок сканувального обладнання - кожного документа (фотографії) окремо.
2.3 Технічні параметри оцифрування документів НАФ
Якість оцифровування залежить від:
- роздільності оцифрування, що вимірюється в точках на дюйм (dpi);
- режиму оцифрування, що визначається бітовою глибиною (кількістю біт на точку) - максимальним числом відтінків (тіней) і/або кольорів кожної точки цифрового зображення;
- деталей документа (розмірів літер, символів, ліній, тону і кольору);
- фізичного стану документа.
Важливим фактором оцифрування є й формати цифрових копій.
2.3.1 Режими оцифрування
При оцифруванні документів НАФ доцільно використовувати такі режими оцифрування:
- поаркушне оцифрування документа з паперовою основою;
- оцифрування частки великоформатних документів з паперовою основою, якщо немає пристрою для оцифрування відповідного формату;
- покадрове оцифрування документів з плівковою основою;
- поодиничне оцифрування одиниць зберігання аудіо- та кіновідеодокументів.
2.3.2 Кольорова модель, глибина кольору та роздільність
Рекомендується використовувати такі параметри.
Кольорова модель:
- для кольорових документів - RGB;
- для чорно-білих - Grayscale.
Глибина кольору:
- не менше 24-біт для моделі RGB;
- не менше 8-біт для моделі Grayscale.
Якщо документ містить згаслий текст або такий, що погано читається, створюються два варіанти цифрової майстер-копії: в кольоровому режимі і в режимі "відтінки сірого" - 8-bit Grayscale (256 градацій сірого).
Окремо зауважимо, що вирішення питання щодо доцільності створення чорно-білого зображення з глибиною кольору 1-біт потребує безпосереднього дослідження стану відповідних документів із залученням державних архівів, в яких такі документи зберігаються.
Роздільність: не менше 300 - 600 dpi (для майстер-копії), що дозволить створити якісний роздрук, розмір якого може бути вдвічі більший за оригінал.
2.3.3 Формати цифрових копій документів НАФ
Для визначення форматів цифрових копій слід застосовувати такі критерії:
- довговічність - формат даних повинен мати широке застосування, підтримуватись розробником протягом щонайменше десяти років в усіх версіях програм його створення, бути стандартизованим (ISO або іншою міжнародною організацією) і мати відкриту специфікацію;
- інтероперабельність - здатність відтворювати дані певного формату поширеними програмно-технічними засобами різних платформ (операційних системах і технічних засобах);
- самодостатність - вся інформація, яка необхідна для відтворення інформації у часі в незмінному вигляді (формі), вбудована/знаходиться у файлі, призначеному для зберігання цієї інформації (даних);
- масове використання для обміну інформацією;
- безпечність - відсутність можливості виконання шкідливого програмного коду, що міститься у даних формату, або назовні за допомогою команд, що можуть міститися у цих даних.
Основними форматами цифрових копій документів НАФ з паперовими носіями, фотодокументів, текстових електронних документів є TIFF, JPG/JPEG, PDF.
Формат TIFF - це класичний формат, що застосовується для створення високоякісних цифрових копій архівних документів. Він не знижує якість зображення, забезпечуючи високий рівень деталізації. TIFF рекомендовано застосовувати при створенні майстер-копій, адже він дає змогу передати найменші деталі документа. Формат TIFF є найбільш підходящим для зберігання деталізованих високоякісних зображень.
При цьому суттєвим недоліком цього формату є великий обсяг файлу, що нерідко спричинює проблеми, адже збережені в TIFF майстер-копії потребують більше місця, ніж файли, збережені, наприклад, в JPEG. Крім того, більшість веб-переглядачів не підтримують можливість попереднього перегляду формату TIFF без встановлення додаткового програмного забезпечення або плагінів. У зв'язку з цим формат TIFF не рекомендується застосовувати при створенні робочих копій й для завантаження на сайт архівної установи для загального користування.
Формат JPEG - найбільш поширений формат зберігання різних типів зображень. Він значно "легший" за попередній, що дозволяє істотно заощадити простір на цифрових носіях, проте при цьому у тій чи іншій мірі (залежно від рівня стиснення) буде втрачена якість зображення. Здебільшого обсяг файлу у форматі JPEG навіть при невеликому рівні стиснення є істотно меншим за обсяг файлу у форматі TIFF.
Цей формат рекомендовано для створення робочих копій фонду користування. Оскільки більшість веб-переглядачів підтримують формат JPEG, то його також рекомендовано використовувати у випадку, коли цифрова копія документа розміщується на веб-сайті архівної установи для загального користування.
Формат PDF. Одним з поширених нині форматів для створення цифрових копій багатосторінкових архівних документів є формат PDF. Він розроблений компанією Adobe Systems для передачі відформатованих документів, що містять текст і графіку (переважно векторну), за допомогою програми Adobe Acrobat. Формат PDF доцільно використовувати для об'єднання сторінок документа (аркушів справи). Цифрову копію середнього за розміром архівного документа (до 1000 сторінок) у форматі PDF рекомендовано використовувати для розміщення на веб-сайті архівної установи для загального користування.
Серед недоліків формату треба назвати більш низьку якість зображення, порівнюючи з форматами TIFF та JPEG. Крім того, якщо документ великий за обсягом (більше 1000 сторінок), то можуть виникнути проблеми з відкриттям такого файлу. Тому для розміщення на веб-сайтах великих за обсягом архівних документів рекомендовано застосовувати формат JPEG, реалізувавши на веб-сайті функцію переглядача цього типу файлів.
Використовувані наразі в архівних установах формати майстер-копій аудіовізуальних документів наведено у пп. 2.3.4 цих рекомендацій та додатково можливі - у Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 р. № 1886/5, зареєстрованим наказом Міністерства юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 1422/26199. Зважаючи на особливості фіксації інформації оригіналів аудіовізуальних документів та носіїв інформації, що для цього застосовувались, допускається розширення запропонованого переліку форматів даних іншими, які дозволять врахувати особливості оцифрування таких документів, за умови дотримання наведених критеріїв та обґрунтування їх визначення.
Такі формати, як JPG, MP3, FLV тощо, що застосовують алгоритми стиснення даних із втратами, не можуть застосовуватися для зберігання цифрових майстер-копій документів НАФ. Однак, зважаючи на невеликий розмір, який можна досягти при використанні цих форматів, вважаємо, що вони можуть широко застосовуватися для створення екранних виставок, наприклад онлайн.
Основні параметри цифрових майстер-копій документів НАФ з паперовими носіями наведено у додатку 4.
2.3.4 Технічні параметри оцифрування аудіовізуальних документів
При створенні ЦФК аудіовізуальних документів використовуються такі технічні параметри (за досвідом ЦДКФФА України ім. Г.С. Пшеничного):
для кінодокументів
| - контейнер зберігання | (формат запису) | |
| - відеокодек | - DVCPRO 50 | |
| - аудіокодек | - AAC | |
| - розмір кадра | - 720 * 576 pixels | |
| - глибина кольору | - 8 біт | |
| - частота кадрів | - 25 кадрів/сек |
для відеодокументів
| - контейнер зберігання | (формат запису) | |
| - відеокодек | - H.264 | |
| - аудіокодек | - FLAC | |
| - розмір кадра | - 720 * 576 pixels | |
| - глибина кольору | - 8 біт | |
| - частота кадрів | - 25 кадрів/сек |
для фонодокументів
| - формат запису | - FLAC | |
| - частота дискретизації | - 48 кГц | |
| - глибина звуку | - 16 біт |
для фотодокументів
| - формат запису | - TIF | |
| - роздільність | - 2400 dpi (1200 dpi) | |
| - глибина кольору | - 24 біт |
2.4 Контроль якості цифрових копій
Для контролю якості створюваних цифрових копій доцільно використовувати комбінацію методів візуального контролю:
- поаркушний перегляд і порівняння оригіналів документів з цифровими копіями;
- звіряння відповідності кількості електронних файлів кількості аркушів, перевірка послідовності аркушів;
- перевірка наявності цифрових копій зворотів аркушів документів;
- аналіз якості зображення на екрані монітора з роздільною здатністю 1280 х 1024 точок, у тому числі - передача кольору, різкість, контрастність;
- перевірка читабельності документа за 200 % масштабуванні;
- оцінка щільності зображення;
- аналіз якості роздруківки обраних графічних образів, створеної на принтері з розподільною здатністю 600 dpi.
Основними показниками якості оцифрованих документів з паперовими носіями є:
- освітленість;
- яскравість;
- контрастність;
- тонове відтворення (точність передачі відтінків сірого);
- колірне відтворення (точність передачі кольору);
- цифровий шум (шум цифрового зображення);
- точність відтворення геометричних форм і розмірів (геометричні спотворення);
- точність відтворення деталей (відтворення високих просторових частот або просторову роздільність).
Критерії якості зображень повинні включати в себе також і фактори загальної читабельності:
- найдрібніші деталі повинні бути читабельні (наприклад, найменший шрифт тексту; чіткість знаків пунктуації, включаючи десяткову точку);
- завершеність деталей (наприклад, прийнятність нечитабельних символів, брак сегментів ліній);
- точність передачі розмірів відносно оригінального документа;
- дефекти оцифрування (наприклад, плями, відсутні в оригінальному документі);
- цілісність загальної площі документа (наприклад, непотрапляння інформації на полях документа);
- щільність суцільних чорних ділянок;
- точність відтворення кольорів.
Обов'язковий контроль якості цифрових копій проводиться одразу після завершення оцифрування кожної справи / одиниці обліку.
Втім, рекомендується його проведення також неодноразово на різних етапах створення цифрових копій:
- на етапі створення майстер-копій у процесі оцифрування;
- після трансляції з програми оцифрування у графічний редактор перед перейменуванням файлу і його записом на носії інформації;
- після запису на носій інформації;
- за потреби після реплікації на зовнішні носії інформації (контроль якості цифрових копій на цьому етапі суміщено з контролем технічного стану носія інформації).
У разі виявлення хиби копії на будь-якому етапі необхідно здійснити повторну процедуру роботи з цифровою майстер-копією. Контроль якості цифрових копій має проводитись по кожному файлу. Вибірковість контролю допустима у виняткових випадках на однотипних (масових) джерелах.
Можливе здійснення контролю якості цифрових копій з допомогою:
- програмної верифікації даних і підрахунком контрольної суми CRC (циклічний надлишковий код - хеш-функція, що використовується для виявлення неочікуваних змін у необроблених комп'ютером даних);
- програмного забезпечення для сканування та обробки зображень "Silverfast" (SilverFast Ai), оснащеного вбудованим денситометром - програмою для виміру ступеня затемнення (оптичної щільності) фотографічних матеріалів.
2.5 Пост-обробка цифрових копій
Пост-обробка цифрових майстер-копій проводиться з метою покращити якість відтворювання копій на екрані, при цьому не повинна відбуватися втрата інформації, що міститься в цифровій копії.
Типові дії програмної пост-обробки майстер-копій:
- вирівнювання освітлювання по полю зображення (у разі потреби);
- компенсація зміни кольорового балансу, що відбулася при оцифруванні, якщо таку компенсацію не було проведено на апаратному рівні;
- зменшення розмірів зображення за рахунок неінформативних полів (у разі потреби);
- видалення зайвих частин зображення, якщо такі наявні (наприклад, край сусіднього аркуша, сторонні предмети, що потрапили в кадр), при цьому не допускається втрата інформації;
- розширення діапазону яскравості зображення до максимально можливого;
- збереження зображення у файлі встановленого для майстер-копій формату (при цьому стискання з втратами не допускається).
При обробці зображень за необхідності здійснюється вирівнювання вигину сторінок, поліпшення зображень (регулювання балансу яскравості - контрастності, коригування колірної гами, видалення відблисків, тіней, інших шумових і фонових елементів). Вирівнювання і поворот сторінок можуть проводитися як апаратно, так і програмно.
За умови видалення шумових і фонових елементів необхідно враховувати, якою є копія. Майстер-копія документа представляє зовнішній вигляд документа в репрезентативних цілях, тому видалення програмними засобами особливостей, помітних на оригіналі, є неприйнятним. Це допустимо тільки для робочих копій, призначених для користувача, в яких важливо лише інформаційний зміст документа. У таких випадках з зображення можуть бути виділені (ослаблені) плями або текст, що проступає із зворотного боку аркуша.
Після обробки майстер-копії на її основі виготовляється робоча копія середньої та низької роздільності. Цей процес передбачає наступне:
- зменшення розмірів зображення шляхом зниження роздільності, досягнутої при оцифруванні, та/або видалення країв, які визнані непотрібними для цієї копії, при цьому необхідно слідкувати, щоб текст на екрані залишався читабельним, а деталі графіки розпізнаваними;
- вирівнювання зображень по краях (по верхньому краю або по двох верхніх точках) з допустимим кутом нахилу не більше 0,1 градуса;
- надання єдиного розміру зображень, що належать до однієї справи, одиниці зберігання, видання. Для зброшурованих справ, які мають великий корінець або нерівно розміщені аркуші, розмір графічного образу визначається за найбільшим із образів. Тому в таких об'єктах допускається поява збільшених чорних полів для деяких образів;
- зшивка зображень для форматів, що перевищують формат поля сканера;
- зменшення роздільності;
- зменшення розмірів зображення в пікселях або сантиметрах відносно оригінального розміру;
- зміна типу і ступеня стиснення графічного файлу;
- вмонтування у документ додаткових даних (наприклад, водяних знаків, метаданих і т. п.).
3 ОБЛІК ЦИФРОВИХ КОПІЙ ФОНДУ КОРИСТУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ НАФ
3.1 Загальні принципи та підходи до обліку цифрового фонду користування
Облік цифрових копій фонду користування є невід'ємним елементом організації документів та забезпечення їхньої збереженості. Чітка і надійна система обліку є запорукою ефективного використання фонду користування.
Основними принципами державного обліку цифрових копій, як і будь-яких документів НАФ, є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.
Централізація забезпечується зосередженням в архівній установі відомостей про кількість та склад архівних фондів, одиниць зберігання, одиниць обліку, на які створено цифрові копії.
Уніфікація досягається єдиним методичним керівництвом, що забезпечує наступність обліку на всіх етапах роботи з цифровими копіями архівних документів через регламентацію системи основних облікових документів та вимог до їх ведення.
Динамічність забезпечується своєчасним та оперативним внесенням змін до основних облікових документів або складанням нових облікових документів.
Достовірність і повнота гарантуються проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання вимог ведення основних облікових документів та відображення в них фактичної кількості, складу та стану цифрових копій фонду користування документами НАФ.
Станом на сьогодні умовно можна виділити декілька підходів до ведення обліку та зберігання цифрових копій архівних документів, які використовуються різними державами світу. Попри те, що практично кожна країна має власний підхід щодо цього, основні розбіжності уособлені у двох напрямах. Перший полягає у веденні паперового обліку (як основного або допоміжного) та використанні зовнішніх носіїв інформації (оптичні диски, зовнішні жорсткі диски, флеш-накопичувачі тощо) для довгострокового зберігання цифрових копій (до такого підходу тяжіють окремі країни СНД). Другий полягає у запровадженні спеціалізованого програмного забезпечення у вигляді системи для управління, обліку, зберігання та забезпечення доступу до цифрових копій архівних документів (переважна більшість європейських країн та США). Прихильники цього шляху при виборі носія для зберігання цифрових копій зазвичай надають перевагу файловим сховищам та серверу і виступають категорично проти використання морально застарілих і ненадійних оптичних дисків, а також доволі рідко застосовують будь-які інші зовнішні носії інформації.
Ведення паперового обліку цифрових копій є більш часо- і трудомістким і при цьому малопродуктивним. Воно вимагає додаткового місця для зберігання облікових документів, що містять відомості про цифрові копії, а також окремого обліку зовнішніх цифрових носіїв, якщо вони застосовуються для довгострокового зберігання, адже в іншому випадку архівні установи не зможуть ефективно забезпечити збереженість цифрових копій. Крім того, застосування зовнішніх цифрових носіїв, особливо оптичних дисків, для довгострокового зберігання цифрових копій є вкрай ненадійним, адже воно може призвести до втрати близько 30 % інформації, що є надто великим ризиком.
У зв'язку з цим, задля ефективного обліку та забезпечення збереженості цифрових копій фонду користування, ми рекомендуємо українським архівним установам почати процедуру підготовки до переходу на автоматизований облік, а також поступово відмовитися від використання зовнішніх носіїв інформації як основних для довгострокового зберігання цифрових копій. Проте вирішення цієї проблеми, як і деяких інших, з якими мають справу вітчизняні архіви, потребує часу та ресурсів. У зв'язку з цим в основі методики обліку та зберігання цифрових копій, поданої у цих методичних рекомендаціях, лежить комплексний підхід, який враховує не лише передовий досвід у цій галузі, але й реалії, в яких нині перебувають українські архівні установи. Саме тому в документі подано два варіанти методики ведення обліку цифрових копій:
1) перехідна, яка розрахована на установи з середнім та високим рівнем матеріально-технічного забезпечення і здатна сформувати основу, необхідну для запровадження автоматизованого обліку в найближчому майбутньому;
2) традиційна, що розрахована на установи з низьким рівнем матеріально-технічного забезпечення. Вона спрощена, порівнюючи з попередньою, проте покликана унормувати ведення обліку цифрових копій в установах, де поки що немає можливості запустити підготовку до переходу на автоматизований облік цифрових копій.
Вибір однієї з двох представлених методик залишається на розсуд керівників архівних установ.
3.2 Дооблікова підготовка цифрових копій (перехідний варіант)
3.2.1 Найменування та ідентифікація цифрових копій
Після створення цифрові копії зберігають у різних форматах згідно з рекомендаціями для того чи іншого виду копій (майстер-копії, робочі копії), а також присвоюють унікальні найменування кожному файлу для їхньої швидкої ідентифікації.
Зазвичай шифр найменування складається окремо для кожної цифрової копії аркуша справи, проте якщо цифрові копії об'єднано в одному файлі (наприклад, файл окремої справи у форматі pdf), то до нього складають груповий шифр, який дає змогу ідентифікувати цифрову копію справи.
Присвоєння унікального найменування цифровим копіям здійснюється відповідно до цих методичних рекомендацій. Процедура найменування цифрових копій фонду користування узгоджена із загальними принципами присвоєння найменування, прописаними в стандарті AS/NZS ISO 13028:2012 "Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records", проте враховує українські практики в архівній справі.
Під час присвоєння найменування використовуються виключно арабські цифри та літери латинського алфавіту. Для відокремлення структурних елементів найменування файлу застосовують знак "-", відступи не допускаються. Шифр найменування цифрових копій базується на стандартній схемі організації документів в архіві (фонд - опис - справа) і має наступну структуру:
Ідентифікатор країни походження - Ідентифікатор архівної установи - Тип шифру - Тип копії - Характеристика цифрової копії - Буквена позначка (за наявності) та номер фонду - Номер опису - Номер справи / одиниці зберігання - Номер аркуша та ознака аркуша (за наявності) - Номер літерного аркуша та ознака аркуша (за наявності).
При цьому, з метою забезпечення створення коректного найменування цифрових копій, необхідно детальніше зупинитися на тлумаченні кожної позиції його шифру:
1. Ідентифікатор країни походження - записують 3-значний код країни за ДСТУ ISO 3166-1-2009 Коди назв країн світу.
Приклад: 804 (код України).
2. Ідентифікатор архівної установи - записують 8-значний цифровий код архівної установи за ЄДРПОУ.
Приклад: код ЄДРПОУ Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України: 03494349.
3. Тип шифру - поділяється на поаркушний (позначається літерою l), груповий (позначається літерою g) та описи (позначається літерою t).
4. Тип копії - майстер-копія (позначається літерою m), чи робоча копія (w).
5. Характеристика цифрової копії - сюди заносяться відомості про те, чим є цифрова копія: архівним документом (позначається літерою a), описом справ (позначається літерою f) або внутрішнім описом документів справи (позначається літерою d).
6. Номер фонду - зазначається номер фонду документа-оригіналу, з якого зроблено цифрову копію. Якщо номер фонду містить буквену позначку, вона зазначається на початку і подається латинською транслітерацією.
Приклад: Фонд 16: 16; Фонд П16: p16.
7. Номер опису - зазначається номер опису.
8. Номер справи / одиниці зберігання - зазначається порядковий номер справи.
9. Номер аркуша - зазначається порядковий номер аркуша (сторінки), починаючи з 001 для пронумерованих аркушів; для непронумерованих аркушів на початку справи рекомендовано застосовувати літери англійського алфавіту (a - z); для непронумерованих аркушів у кінці справи рекомендовано застосовувати літери англійського алфавіту (a - z) з приставкою end на початку (наприклад: end_a, end_b і т. д.). Цифрова копія засвідчувального напису позначається словом note, цифрова копія титульного аркуша - словом title.
10. Номер літерного аркуша - має значення 1, 2, 3, 4 і т. д. відповідно до порядку літер в алфавіті: а, б, в, г і т. д.
11. Ознака аркуша - використовується для оцифрованого розвороту (по дві сторінки) (позначається літерою d) та звороту аркуша (позначається літерою b). Для лицьового боку аркуша, а також для групового типу шифру і опису елемент шифру "ознака аркуша" не використовується.
Приклади найменування файлів:
1. 804-03494349-1-a-m-4620-5-16-001.tiff - ЦДАВО, цифрова копія аркуша архівного документа: фонд 4620, опис 5, справа 16, аркуш 1, майстер-копія.
2. 804-03494349-l-a-m-4620-5-16-001b.tiff - ЦДАВО, цифрова копія аркуша архівного документа: фонд 4620, опис 5, справа 16, аркуш 1, зворот, майстер-копія.
3. 804-03494349-l-f-w-4620-5-001.jpg - ЦДАВО, цифрова копія аркуша опису справ: фонд 4620, опис 5, аркуш 1, робоча копія.
4. 804-03494349-t-a-w-4620-5.pdf - ЦДАВО, файл опису цифрових копій архівних документів справи: фонд 4620, опис 5, справа 16, робоча копія.
Крім того, на кожну цифрову копію або їхню сукупність треба створити файл первинного опису. Такий файл створюється у текстовому редакторі і складається з двох таблиць - "Загальні відомості" та "Перелік цифрових копій" (додаток 5).
Таблиця "Загальні відомості" містить наступну інформацію:
Повна назва архіву;
" Абревіатура (укр.);
" Код ЄДРПОУ;
" Номер фонду;
" Номер опису;
" Номер справи;
" Кількість аркушів в справі;
" Номери оцифрованих аркушів;
" Кількість електронних сторінок;
" Установа, що виготовила цифрові копії;
" Обладнання;
" Програмне забезпечення, що використовувалося при виготовленні цифрових копій;
" Загальна кількість оцифрованих справ;
" Загальна кількість цифрових копій сторінок;
" Загальний обсяг файлів в байтах.
Таблиця "Перелік цифрових копій" містить такі відомості:
" Найменування цифрової копії;
" Обсяг у байтах;
" Дата створення цифрової копії;
" Дата надходження;
" П. І. Б. виконавця;
" Кількість електронних сторінок (якщо один файл має декілька сторінок, наприклад, pdf);
" Назва алгоритму криптографічного хешування: геш-значення файлу;
" Примітки.
Крім іншого, у цій таблиці у графі "Примітки" за наявності потрібно зазначати про характерні особливості документа - помилки в нумерації, погана якість оригіналу (нечитабельність) тощо.
Файл первинного опису створюють під час виготовлення цифрових копій.
Звертаємо вашу увагу, що при прийомі цифрових копій по завершенню виконання замовлення на їх виготовлення і початком процедури взяття їх на облік необхідно перевірити:
" наявність цифрових копій на зовнішніх носіях;
" наявність файлів їх описів;
" відповідність фактичної кількості файлів та їхнього обсягу відомостям, вказаним у замовленні та файлі опису;
" відповідність найменування файлів та їхніх описів зразкам, поданим у цих методичних рекомендаціях.
3.2.2 Одиниці обліку та одиниці зберігання цифрових копій фонду користування
На фізичному рівні результатом оцифрування справ є низка файлів, в кожному з яких зберігається цифрова копія аркуша справи, як фізично відокремлений інформаційний об'єкт. На логічному рівні їхня сукупність відповідає складу документів оцифрованої справи. За таких обставин одиницею зберігання цифрових копій фонду користування документами з паперовим носієм рекомендовано вважати файл - цифрову копію одного аркуша справи (формати JPEG, TIFF), або цифрову копію цілого документа, що представлений одним файлом (формат PDF). Одиницями обліку цифрових копій документів з паперовим носієм рекомендовано вважати цифрову копію аркуша справи (одиницю зберігання) та справу. Це дасть змогу створити систему обліку, яка забезпечить виконання перевірки наявності та стану фізично відокремлених інформаційних об'єктів, якими є цифрові копії аркушів справ, та чіткий зв'язок кожної цифрової копії (файлу) зі справою.
У випадку з цифровими копіями документів великого формату, що копіювалися пофрагментно з подальшим склеюванням, одиницями зберігання та обліку є як "склеєна копія", так і копії фрагментів.
Варто наголосити, що поширена в деяких українських архівних установах практика брати за одиницю зберігання носій інформації (компакт-диск, оптичний диск, жорсткий диск тощо), на якому містяться цифрові копії, є некоректною. Такий підхід суперечить "Хартії про збереження цифрової спадщини" ЮНЕСКО (15 жовтня 2003 р.), відповідно до якої до цифрової спадщини належать: "...текстові документи, бази даних, статичні і динамічні зображення, звукові і графічні матеріали, програмне забезпечення та веб-сторінки...". Саме ці матеріали "вимагають вжиття цілеспрямованих заходів щодо їх створення, збереження і управління", і саме вони, а не зовнішні цифрові носії інформації, виступають одиницями зберігання.
Установи, що використовують компакт-диски, оптичні диски, жорсткі диски та інші зовнішні носії інформації, мають вести відповідний їх облік з використанням рекомендованих форм. Водночас треба усвідомлювати, що заходи, спрямовані на ефективне зберігання цих носіїв і запобігання втраті інформації, яка на них зберігається, є похідними від комплексу заходів, що спрямовані на забезпечення збереженості цифрових копій фонду користування документами НАФ.
3.2.3 Перевірка стану цифрових копій за допомогою визначення геш-значення
Перевірку стану цифрових копій перед взяттям їх на облік рекомендовано здійснювати за допомогою визначення унікального геш-значення даних, з яких складається файл. Геш-значення кожної цифрової копії фіксується в книгах обліку для цифрових майстер-копій та робочих копій та акті приймання-передавання (додаток 7) з установи, що виготовила цифрові копії, до архівної установи. У випадку, коли цифрові копії виготовляються у структурному підрозділі тої ж архівної установи, в якій вони будуть зберігатися, в акті приймання-передавання зазначаються структурні підрозділи, які виготовили та прийняли на зберігання цифрові копії.
Якщо під час перевірки перед взяттям на облік цифрової копії виявляється, що геш-значення, заявлене в акті приймання-передавання, не збігається з фактичним, то такі цифрові копії необхідно відхилити.
За допомогою гешування рекомендовано здійснювати не лише перевірку належного стану цифрових копій перед взяттям їх на облік, а й планові перевірки їх наявності та стану в межах заходів із забезпечення збереженості.
Рекомендованим для проведення таких перевірок алгоритмом гешування є SHA-256.
3.3 Дооблікова підготовка цифрових копій (традиційний варіант)
3.3.1 Найменування та ідентифікація цифрових копій
Після створення цифрові копії зберігають у різних форматах згідно з рекомендаціями для того чи іншого виду копій (майстер-копії, робочі копії), а також присвоюють унікальні найменування кожному файлу для їхньої швидкої ідентифікації.
Зазвичай шифр найменування складається окремо для кожної цифрової копії аркуша справи, проте якщо цифрові копії об'єднано в одному файлі (наприклад, файл окремої справи у форматі pdf), то до нього складають груповий шифр, який дає змогу ідентифікувати цифрову копію справи.
Присвоєння унікального найменування цифровим копіям здійснюється відповідно до цих методичних рекомендацій. Процедура найменування цифрових копій фонду користування узгоджена із загальними принципами присвоєння найменування, прописаними в стандарті AS/NZS ISO 13028:2012 "Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records", проте враховує українські практики в архівній справі.
Під час присвоєння найменування використовуються виключно арабські цифри та літери латинського алфавіту. Для відокремлення структурних елементів найменування файлу застосовують знак "-", відступи не допускаються. Шифр найменування цифрових копій базується на стандартній схемі організації документів в архіві (фонд - опис - справа) і має наступну структуру:
Ідентифікатор країни походження - Ідентифікатор архівної установи - Тип шифру - Тип копії - Характеристика цифрової копії - Буквена позначка (за наявності) та номер фонду - Номер опису - Номер справи / одиниці зберігання - Номер аркуша та ознака аркуша (за наявності) - Номер літерного аркуша та ознака аркуша (за наявності).
При цьому, з метою забезпечення створення коректного найменування цифрових копій, необхідно детальніше зупинитися на тлумаченні кожної позиції його шифру:
1. Ідентифікатор країни походження - записують 3-значний код країни за ДСТУ ISO 3166-1-2009 Коди назв країн світу.
Приклад: 804 (код України).
2. Ідентифікатор архівної установи - записують 8-значний цифровий код архівної установи за ЄДРПОУ.
Приклад: код ЄДРПОУ Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України: 03494349.
3. Тип шифру - поділяється на поаркушний (позначається літерою l), груповий (позначається літерою g) та описи (позначається літерою t).
4. Тип копії - майстер-копія (позначається літерою m), чи робоча копія (w).
5. Характеристика цифрової копії - сюди заносяться відомості про те, чим є цифрова копія: архівним документом (позначається літерою a), описом справ (позначається літерою f) або внутрішнім описом документів справи (позначається літерою d).
6. Номер фонду - зазначається номер фонду документа-оригіналу, з якого зроблено цифрову копію. Якщо номер фонду містить буквену позначку, вона зазначається на початку і подається латинською транслітерацією.
Приклад: Фонд 16: 16; Фонд П16: p16.
7. Номер опису - зазначається номер опису.
8. Номер справи / одиниці зберігання - зазначається порядковий номер справи.
9. Номер аркуша - зазначається порядковий номер аркуша (сторінки), починаючи з 001 для пронумерованих аркушів; для непронумерованих аркушів на початку справи рекомендовано застосовувати літери англійського алфавіту (a - z); для непронумерованих аркушів у кінці справи рекомендовано застосовувати літери англійського алфавіту (a - z) з приставкою end на початку (наприклад: end_a, end_b і т. д.). Цифрова копія засвідчувального напису позначається словом note, цифрова копія титульного аркуша - словом title.
10. Номер літерного аркуша - має значення 1, 2, 3, 4 і т. д. відповідно до порядку літер в алфавіті: а, б, в, г і т. д.
11. Ознака аркуша - використовується для оцифрованого розвороту (по дві сторінки) (позначається літерою d) та звороту аркуша (позначається літерою b). Для лицьового боку аркуша, а також для групового типу шифру і опису елемент шифру "ознака аркуша" не використовується.
Приклади:
1. 804-03494349-l-a-m-4620-5-16-001.tiff - ЦДАВО, цифрова копія аркуша архівного документа: фонд 4620, опис 5, справа 16, аркуш 1, майстер-копія.
2. 804-03494349-l-a-m-4620-5-16-001b.tiff - ЦДАВО, цифрова копія аркуша архівного документа: фонд 4620, опис 5, справа 16, аркуш 1, зворот, майстер-копія.
3. 804-03494349-l-f-w-4620-5-001.jpg - ЦДАВО, цифрова копія аркуша опису справ: фонд 4620, опис 5, аркуш 1, робоча копія.
4. 804-03494349-t-a-w-4620-5.pdf - ЦДАВО, файл опису цифрових копій архівних документів справи: фонд 4620, опис 5, справа 16, робоча копія.
Крім того, на кожну партію цифрову копію справи треба створити файл первинного опису. Такий файл створюється у текстовому редакторі і складається з двох таблиць - "Загальні відомості" та "Перелік цифрових копій справ" (додаток 6).
Таблиця "Загальні відомості" містить наступну інформацію:
• Повна назва архіву;
• Абревіатура (укр.);
• Код ЄДРПОУ;
• Номер фонду;
• Номер опису;
• Номер справи;
• Кількість аркушів в справі;
• Установа, що виготовила цифрові копії;
• Обладнання;
• Програмне забезпечення, що використовувалося при виготовленні цифрових копій;
• Загальна кількість оцифрованих справ;
• Загальна кількість цифрових копій сторінок;
• Загальний обсяг файлів в байтах.
Таблиця "Перелік цифрових копій" містить такі відомості:
• Номер фонду;
• Номер опису;
• Номер справи;
• Обсяг у байтах;
• Дата створення цифрової копії справи;
• Дата надходження цифрової копії справи;
• П. І. Б. виконавця;
• Кількість цифрових копій сторінок;
• Примітки.
Крім іншого, у цій таблиці у графі "Примітки" за наявності потрібно зазначати про характерні справи - помилки в нумерації, погана якість оригіналу (нечитабельність) тощо.
Файл первинного опису створюють під час виготовлення цифрових копій.
Звертаємо вашу увагу, що при прийомі цифрових копій справ по завершенню виконання замовлення на їх виготовлення і початком процедури взяття їх на облік необхідно перевірити:
• наявність цифрових копій справ на зовнішніх носіях;
• наявність файлів їх описів;
• відповідність фактичної кількості цифрових копій справ та їхнього обсягу відомостям, вказаним у замовленні та файлі опису.
3.3.2 Одиниці обліку та одиниці зберігання цифрових копій фонду користування
На фізичному рівні результатом оцифрування справ є низка файлів, в кожному з яких зберігається цифрова копія аркуша справи, як фізично відокремлений інформаційний об'єкт. На логічному рівні їхня сукупність відповідає складу документів оцифрованої справи. Для спрощення ведення облікових документів в умовах обмежених матеріально-технічних і кадрових ресурсів одиницею обліку та одиницею зберігання рекомендовано вважати цифрову копію справи.
3.4 Облік цифрових копій фонду користування (перехідний варіант)
Обліку підлягають цифрові копії фонду користування документами НАФ. Якщо установа використовує для довгострокового зберігання цифрових копій зовнішні цифрові носії інформації, то вони теж підлягають обліку.
Облік фонду користування ведеться окремо від обліку страхового фонду. Його рекомендовано здійснювати як за допомогою облікових форм, створених і заповнених у текстових редакторах (Microsoft Word, Microsoft Excel), так і за допомогою спеціального програмного забезпечення (наприклад, Microsoft Access), якщо архівна установа має відповідні можливості. У випадку використання останнього облікові картки, реалізовані в програмному забезпеченні, повинні містити відомості про майстер-копії та робочі копії, перелічені в облікових формах цих методичних рекомендацій. Наприкінці року в автоматичному режимі має формуватися розділ книги обліку надходжень фонду користування з цифровим носієм, який необхідно роздрукувати.
3.4.1 Облік майстер-копій та робочих копій
Для обліку майстер-копій та робочих копій необхідно створити наступні документи:
1) Книгу обліку надходжень майстер-копій фонду користування з цифровим носієм (додаток 8). У ній зазначають:
• найменування майстер-копії;
• дату надходження майстер-копії;
• дату копіювання майстер-копії;
• номер фонду;
• номер опису;
• номер справи;
• номер аркуша;
• обсяг файлу (байт);
• П. І. Б. особи, яка виконувала оцифрування;
• Назва алгоритму криптографічного гешування: геш-значення файлу;
• Примітки.
2) Книгу обліку надходжень робочих копій фонду користування з цифровим носієм (додаток 9). У ній зазначають:
