Про затвердження спеціалізованих (внутрішньовідомчих) форм первинного бухгалтерського обліку для госпрозрахункових аптечних закладів

В журнале регистрируются выдачи медицинских товаров для расходования на хозяйственные нужды. Записи производятся в момент выдачи. Регистрация производится материально ответственными лицами. Книга прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью и подписью руководителя учреждения (не являющегося материально ответственным лицом) или руководителя вышестоящей организации. В конце месяца итоговые данные переносятся в форму N АП-57).

Журнал ведется во всех аптеках и магазинах. До начала записей книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью и подписью руководителя учреждения, в аптечных учреждениях, где руководитель является материально ответственным лицом - вышестоящей организацией.

Записи в журнал производятся сразу же после оказания помощи.

Справка составляется ежемесячно в двух экземплярах на основании записей о текущих расходах итогами данных формы N АП-14. Справка составляется в разрезе отделов (материально ответственных лиц) и включается в товарный отчет.

Накладная-требование выписывается аптечными учреждениями при отпуске лекарственных средств лечебно-профилактическим учреждениям, организациям и отделам аптеки (внутриаптечная передача), а также при отпуске товаров другим аптечным учреждениям. Аптечные учреждения, у которых учет товаров ведется в суммовом выражении, при отпуске товаров лечебно-профилактическим учреждениям и другим организациям по розничной стоимости, графы оптовой стоимости не заполняют.

Накладные-требования нумеруются порядковыми номерами с начала года и выписываются в трех экземплярах лечебно-профилактическими учреждениями и другими покупателями с заполнением граф "Аптека N ____", "Кому", "Доверенность N ___ от __", графы 2, 3, 4 раздел "Затребовал". В тех случаях, если централизованная бухгалтерия лечебно-профилактического учреждения находится не на его территории, то взамен подписи главного (старшего) бухгалтера может расписаться представитель учетно-контрольного сектора (группы централизованной бухгалтерии, а при его отсутствии - главная (старшая) медицинская сестра учреждения.

Отделы аптечного учреждения и прикрепленная мелкорозничная сеть выписывают накладные-требования в трех экземплярах.

При выдаче товаров первый экземпляр передается вместе с товарным отчетом в бухгалтерию аптечного учреждения, второй вместе со счетом - покупателю для оплаты или предъявляется в банк на инкассо вместе со счетом, третий - получателю.

На ядовитые, наркотические лекарственные средства и медикаменты, подлежащие предметно-количественному учету, а также этиловый спирт накладная-требование выписывается на один экземпляр больше, который и хранится у материально ответственного лица, отпустившего лекарственное средство.

Отпуск товаров из аптек в автокиоски и т. п., по которым не предусмотрено составление товарных отчетов, оформляется расходно-приходными накладными.

Накладная выписывается материально ответственным лицом, отпустившим товар, в двух экземплярах. Первый остается у работника, отпустившего товар, второй - передается получившему товар.

При возврате непроданных медтоваров по окончании рабочего дня в обоих экземплярах графы "Сдано обратно" разность между графами "Отпущено" и "Сдано обратно" составляет стоимость реализованных товаров и соответствует графе "Продано на сумму". Графа "Продано на сумму" заполняется только по итогу.

В аптеках, не имеющих операционных касс, выручка сдается руководителю аптечного учреждения. Приходный кассовый ордер при этом не выписывается, а на расходно-приходной накладной делается отметка о возвращении непроданных товаров и суммы сданных наличных денег. Оба экземпляра расходно-приходной накладной прилагаются к товарному отчету (без отражения в отчете движения этих товаров).

Бланки расходно-приходных накладных выдаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде под расписку в специальном журнале.

Реестр составляется аптечными учреждениями, которым разрешено производить продажу товаров оптом по безналичному расчету и за наличный расчет, и в нем отражается общая сумма оптового товарооборота за месяц с разбивкой по видам: стоимость лекарств экстемпоральных, готовых, медикаментов весовых и прочих товаров.

Материально ответственными лицами оприходование лекарственного растительного сырья как товара оформляется актом после получения положительного анализа.

Акт составляется в двух экземплярах комиссией, в состав которой входят: руководитель аптечного учреждения, материально ответственное лицо, отвечающее за заготовку лекарственного растительного сырья, провизор-технолог или фармацевт. Первый экземпляр акта служит основанием для оприходования лекарственного растительного сырья как товара и вместе с другими приходными документами прилагается к товарному отчету. Второй экземпляр остается в аптечном учреждении.

Акт о порче товарно-материальных ценностей (форма N АП-20)

Акт о порче товарно-материальных ценностей составляется в трех экземплярах отдельно по каждой группе ценностей (медикаменты, тара и т.д.) в момент выявления факта порчи или при инвентаризации специально назначенной инвентаризационной комиссией с установлением причин порчи и виновных лиц.

В акте на списание негодные товары и тара указываются по действующим ценам. К акту должны быть приложены объяснения виновных в порче ценностей. Два экземпляра акта направляются на утверждение в соответствии с правилами, установленными п. 37 "в" "Положения о бухгалтерских отчетах и балансах". Третий экземпляр хранится у материально ответственного лица и прилагается к товарному отчету при списании ценностей.

В случае, когда конкретные виновники в порче товара не установлены, руководитель аптечного учреждения, если он не является материально ответственным лицом, имеет право списывать на издержки обращения по каждому отдельному случаю порчи в пределах до 100 рублей (по стоимости в розничных ценах) с сообщением вышестоящей организации. После получения разрешения на списание негодные ценности должны быть уничтожены в присутствии комиссии.

Применяется два оформления переоценки товаров отдельно по розничным и оптовым ценам. Акт составляется в двух экземплярах комиссией с обязательным участием представителя вышестоящей организации.

При переоценке товаров, произведенной по распоряжению правительства, акт составляется по установленной для этой цели форме.

В журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями отражается отпуск товаров из аптеки по группам. В журнале в хронологической последовательности регистрируются все требования по отпуску и счета по оплате реализованного товара как по безналичному расчету, так и за наличный расчет.

Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам составляется бухгалтерией ежемесячно на основании записей в реестре выписанных покупателям накладных-требований по форме N АП-18 для взаимной сверки расчетов за соответствующий период.

Товарный отчет составляется материально ответственными лицами мелкорозничной сети (аптечных пунктов, киосков и т. д.), подчиненными аптеке, в двух экземплярах не реже одного раза в месяц для аптечных пунктов, для киосков и отделений - за декаду, половину месяца.

Товарный отчет составляется всеми материально ответственными лицами аптек, магазинов, отделов, складов, баз.

Отчеты представляются регулярно с периодичностью, установленной руководителем вышестоящей организации или главным бухгалтером бухгалтерии, централизованной бухгалтерии.

Аптеки, магазины в приходной части отчета делают записи документов, которыми оформляется поступление товаров, дооценка тары и т. д. раздельно по каждому документу (счету, накладной или товарно-транспортной накладной и т. д.).

Товары по их поступлению и списанию по документам, кроме выручки, показываются в товарном отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал - по учетным (средневзвешенным) ценам. К товарному отчету аптеки, магазина прилагают реестр о движении денежных средств инкассации выручки.

В расходной части отчета сумма реализации указывается на основании подсчета кассовых чеков и сверяется с показателями счетчиков кассовых аппаратов, здесь же на основании документов указывается сумма наличных денег, сданная в кассу, в Госбанк, на почту или старшему кассиру. Другие виды расходов (отпуск в порядке внутренней переброски, отпуск лечебным учреждениям, включая и бесплатный или частично оплачиваемый отпуск лекарств больным некоторых категорий, уценка, списание по актам, справкам и т. п.) отражаются на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.

Товарный отчет отделами складов, баз составляется итогами каждого дня по реестрам приходных и расходных документов, а также актам переоценки и порчи товаров, результатами инвентаризации, накладными на внутреннюю переброску и сдачу лекарственных средств в анализ.

Отделами складов, баз в отчетах графы: вспомогательные материалы, топливо, лекарственное растительное сырье, а также оборотная сторона формы "Отчет о движении тары" не заполняются.

При механизации учета движения товаров на складах (базах) эти товары в машинограммы не включаются.

Отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами передается в бухгалтерию или учетно-контрольную группу под расписку счетного работника на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица.

При обнаружении ошибки в отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально ответственными лицами. Исправления переносятся на второй экземпляр отчета.

На оборотной стороне товарного отчета аптека, магазин отражают движение тары. Допускается составление отчета о движении тары на отдельном листе. Он составляется и представляется одновременно с товарным отчетом. В отчете о движении тары показываются остатки тары на конец отчетного периода по отдельным видам тары.

Суммарные итоги в отчете о движении тары должны совпадать с соответствующими итогами в товарном отчете.

В отчете по движению тары для сокращения работы по его составлению наименования отдельных видов тары и учетные цены на нее могут быть внесены в бланк типографским способом.

Журнал кассира-операциониста ведется в каждой операционной кассе, оснащенной механическим кассовым аппаратом.

Журнал открывается администрацией при вводе в эксплуатацию кассового аппарата. Листы журнала до начала записей должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной печатью. Количество листов в журнале заверяется подписями руководителя аптечного учреждения и старшего бухгалтера (или главного бухгалтера централизованной бухгалтерии).

Записи в журнале производятся ежедневно (в дни работы аптеки) в начале и в конце дня (смены), строго в хронологическом порядке, чернилами или пастой шариковых ручек без помарок. Исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира, руководителя аптечного учреждения или старшего кассира.

Показатели счетчиков бездействующих аппаратов повторяются в журнале ежедневно с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т. д.).

Журнал кассира-операциониста хранится у руководителя аптечного учреждения или старшего бухгалтера. Перед началом рабочего дня (смены) старший кассир, руководитель аптечного учреждения или уполномоченное им лицо проверяет по каждому аппарату показания денежных и контрольных счетчиков, сверяет их с данными на конец предыдущего дня (смены), записывает в журнале (графа 4) и подтверждает запись своей подписью (графа 6). Одновременно эти же данные подтверждаются кассиром-операционистом, приступающим к работе (графа 5). Показания каждого денежного счетчика многосчетчикового кассового аппарата записываются по отдельной строке. В последней строке приводятся данные итогового денежного счетчика. Данные по графам 10 - 15 заполняются только по этой итоговой строке. Показания бездействующих счетчиков, приведенные по соответствующим строкам, также подтверждаются подписями кассира, руководителя аптечного учреждения или старшего кассира.

В конце дня (смены) показания денежных кассовых счетчиков записываются по соответствующим строкам графы 7. Затем вычитанием показателей графы 4 из данных графы 7 определяется суммы выручки по каждому денежному счетчику (включая итоговый), которая записывается в графу 8.

Одновременно кассир сдает старшему кассиру (руководителю аптечного учреждения) наличные деньги, сумма которых указывается в графе 10, и оплаченные документы (графы 11 и 12).

На их общую сумму, записываемую в графу 13, кассиру выдается квитанция приходного кассового ордера.

До начала записей в отдельной строке в графе 14 указывается принятый кассиром на начало дня (смены) остаток наличных денег в кассе, подтвержденный подписью в графе 16. В конце дня (смены) в графе 14 указывается остаток денег на конец рабочего дня.

Сумма денежной выручки (графа 13 плюс остаток денег в кассе на конец дня, указанный в графе 14, минус остаток наличных денег в кассе на начало дня - первая запись в графе 14) должна соответствовать сумме, исчисленной на основании показаний денежных счетчиков (графа 8). Расхождения фиксируются в графе 15.

При расхождении суммы денежной выручки с показаниями суммирующих денежных счетчиков руководитель аптечного учреждения или его заместитель устанавливает совместно с кассиром причину расхождений, для чего подсчитывается сумма выручки по контрольной ленте и по кассовым чекам.

Если обнаружена разница между показаниями суммирующих денежных счетчиков и итогом, подсчитанным по контрольной ленте, то вызывается для проверки аппарата механик, который участвует в составлении акта, фиксирующего разницу. Для подтверждения выручки за основу принимаются данные контрольной кассовой ленты. Факт составления акта отмечается в журнале кассира-операциониста.

По результатам проверки руководитель должен принять соответствующие решения, которые отражаются посредством составления документов в кассовом отчете.

Сдача кассиром наличных денег и оплаченных документов заверяется подписями должностных лиц в графах 16 и 17.

ремонт и при возвращении его из ремонта (форма N АП-30)

В нем записываются показания всех счетчиков в момент выбытия и поступления аппаратов. Одновременно делается запись в журнале кассира-операциониста.

Акт составляется в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию с очередным кассовым отчетом, а второй - передается в ремонтную мастерскую до начала или после окончания ремонта.

Ключи для перевода суммирующих счетчиков на нули хранятся в бухгалтерии вышестоящей организации. Они выдаются аптекам, магазинам в тех случаях, когда по разрешению руководства вышестоящей организации необходимо перевести счетчики на нули.

Перевод производится комиссией в составе руководителя розничного аптечного учреждения, представителя бухгалтерии вышестоящей организации (централизованной бухгалтерии), старшего кассира и кассира-операциониста.

Акт о переводе составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, направившую представителя для участия в переводе счетчиков, а второй - остается в аптеке, магазине. В акте указывается состав комиссии, основание перевода счетчиков на нули, а также показания всех счетчиков на момент перевода.

Каждая аптека, аптечный магазин, имеющие кассиров, ведут одну кассовую книгу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печатью. Количество листов в книге заверяется подписями руководителя учреждения и главного (старшего) бухгалтера централизованной бухгалтерии или же их заместителей. Первые и вторые экземпляры кассовых отчетов (листов) нумеруются одинаковыми номерами.

Каждый лист кассовой книги перед заполнением сгибается по линии отреза пополам. Левая часть остается в книге, а правая заполняется через копировальную бумагу, является отрывной и служит отчетом кассира.

Сделанные исправления в кассовой книге заверяются подписями кассира, а также главного (старшего) бухгалтера или лица, его заменяющего.

Книгу ведет старший кассир, кассир или уполномоченное на это лицо.

Остаток на начало дня переносится из предыдущего проверенного бухгалтерией отчета и записывается в графу "Приход" по соответствующей строке.

Кассовый отчет с прилагаемыми документами на следующий день передается в бухгалтерию или в учетно-контрольную группу.

Проверка кассового отчета осуществляется в присутствии работника, составившего отчет. Показания денежных счетчиков кассовых аппаратов должны соответствовать в книге кассира-операциониста и сумме оприходованной выручки. При этом приходные кассовые ордера на оприходование выручки не составляются. Расхождения обосновываются документами, приложенными к отчету кассира (акта, справки).

В тех случаях, когда в аптеках, магазинах используется кассовая книга по форме КО-4, составляется отдельно справка о показаниях счетчиков кассовых аппаратов.

Удостоверение выдается работникам аптек, которым в качестве представителей общественности поручено участвовать в аптеке при приемке товаров, поступивших от поставщиков.

Список лиц, которые могут быть привлечены к участию в приемке товаров, определяется решением профбюро, профкома (номер протокола и дата указываются в удостоверении). Каждый представитель общественности может участвовать в приемке товаров не более двух раз в месяц. Удостоверение не может быть выдано материально ответственным и подчиненным им лицам, а также работникам, связанным с учетом, хранением, приемкой и отпуском материальных ценностей.

Представитель общественности назначается в тех случаях, когда в приемке не участвуют представители поставщика или незаинтересованной организации.

Удостоверение прилагается к формам N АП-2 и N АП-3.

Трудовое соглашение заключается на оплату труда лиц, не состоящих в штате предприятия, организации, учреждения, привлекаемых для выполнения работ на договорных началах. Соглашение составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у заказчика, второй у исполнителя.

Счетом оформляется оплата труда лиц, не состоящих в штате данного предприятия, организации, учреждения, привлекаемых для выполнения работ на договорных началах в пределах общего фонда заработной платы (фонда оплаты труда).

Оплата работ, выполняемых этими работниками, должна производиться применительно к нормам и расценкам, установленным на аналогичные работы, выполняемые работниками штатного (списочного) состава.

Счет может быть принят к оплате только при условии заполнения всех реквизитов, предусмотренных бланком. Подчистки и исправления в счете не допускаются. Выполнение работ, указанных в счете, должно быть подтверждено подписью сотрудника, проверявшего объем и качество работ. Проверка правильности составления счета, законности и целесообразности расхода осуществляется в предварительном порядке (до оплаты) заведующим аптекой, магазином, главным бухгалтером или руководителем учетно-контрольной группы (сектора).

Счет выписывается при отпуске товара и других материальных ценностей, а также за оказание услуг центральной контрольно-аналитической лаборатории, разовым покупателям и другим организациям.

Счет выписывается аптекой, магазином в четырех экземплярах. Два экземпляра счета (первый и четвертый) вручаются покупателю для оплаты, второй - прилагается к месячному отчету, а по третьему оформляется отпуск товаров, услуг.

Получение товара покупатель подтверждает распиской на втором экземпляре.

Расчет-разрешение на выплату премий используется для начисления премий за выполнение и перевыполнение плана товарооборота из фонда заработной платы (фонда оплаты труда) и фонда материального поощрения.

Расчет-разрешение составляется раздельно по административно-управленческому персоналу, премируемому с разрешения вышестоящей организации, и по другим категориям аптечных работников. Расчеты составляются по каждому аптечному учреждению в отдельности.

Лишение или снижение размера премии оформляется приказом или распоряжением руководителя.

Утвержденный расчет-разрешение является основанием для выплаты премии и прилагается к расчетно-платежной ведомости.

Инвентаризационный ярлык предназначен для оформления данных инвентаризации при помощи вычислительной техники. Данные о количестве записываются в ярлыке по итогам подсчета, перемеривания, взвешивания.

По каждому наименованию товаров выписывается ярлык в одном экземпляре. Ярлык вместе с сопроводительной ведомостью передается на вычислительную установку для составления инвентаризационной описи.

Сличительная ведомость составляется при проведении инвентаризации или проверках в розничных аптечных учреждениях. Одновременно она является и основанием для списания естественной убыли.

Предметно-количественный учет ядовитых, наркотических и других лекарственных средств, а также этилового спирта осуществляется в соответствии с перечнями, утвержденными действующими приказами Министерства здравоохранения СССР. В сличительную ведомость включаются все медикаменты из перечня, имеющегося в аптеке (аптечном пункте I категории), магазине, включенные в инвентаризационную опись.

Ведомость подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. Остаток по данным учета заполняется по записям журнала учета ядовитых, наркотических, других медикаментов и этилового спирта на дату инвентаризации, после чего определяется результат инвентаризации.

Ведомость утверждается руководителем вышестоящей организации.

В связи с тем, что установлены дифференцированные нормы естественной убыли спирта, к ведомости прилагается за подписью бухгалтера справка, в которой раздельно указывается: расход по стационарной рецептуре, расход по амбулаторной рецептуре и отпуск спирта.

Сводная ведомость инвентаризационных описей составляется для определения величины товарных запасов по группам расчета уровня наложений в целом по аптеке магазину и по отдельным группам медицинских товаров, а также для составления и уточнения учетной формы 3-торг (аптечная).

Сумма по розничным и оптовым ценам в разрезе товарных групп определяется путем выборки данных из инвентаризационных описей.

Уровень наложений определяется как процентное отношение суммы наложений (разница между стоимостью по розничным и оптовым ценам к стоимости товаров по розничным ценам). Этот расчет составляется по каждой группе медицинских товаров и в целом по аптеке.

Сводная опись инвентаризационных листов отдела аптеки составляется для облегчения подсчета итогов инвентаризационных описей по листам отдела. Итог сводной описи должен быть равен заключительным данным инвентаризационной описи.

Сводная инвентаризационная ведомость по аптеке составляется для облегчения подсчета результатов инвентаризации по аптеке в целом.

Расчет естественной убыли товаров составляется в розничных аптечных учреждениях по установленным нормам только при обнаружении недостачи ценностей.

Типографским способом печатается несколько общераспространенных позиций (групп медицинских товаров) или указываются те группы медицинских товаров, которые имеют место в отдельных аптеках.

В графе 3 указывается оборот по розничным ценам за межинвентаризационный период по товарам, для которых установлены нормы убыли. В графе 5 проставляется нормативная сумма естественной убыли по розничным ценам.

Расчет составляется по каждому материально ответственному лицу в отдельности за каждый межинвентаризационный период.

Данные расчета включаются в акт результатов инвентаризации.

Оборот включается в расчет по данным бухгалтерского учета. Расчет подписывает бухгалтер, составивший его. Право утверждения расчета предоставляется руководителю аптечного учреждения (не являющегося материально ответственным лицом), или вышестоящей организации.

Акт результатов инвентаризации составляется в целом по аптеке. В нем определяются результаты по каждому отделу (в необходимых случаях по каждому материально ответственному лицу) и по аптеке магазину.

Акт результатов инвентаризации составляется по данным бухгалтерского учета (графа "Числится по данным учета"), на основании инвентаризационных описей (графа "Фактические остатки по описи"), расчетов естественной убыли (графа "Начислено естественной убыли по нормам"). Остальные показатели определяются инвентаризационной комиссией совместно с работниками бухгалтерской службы.

К акту прилагаются расчеты естественной убыли и, в необходимых случаях, объяснения материально ответственных лиц.

После составления и подписания акт со всеми обосновывающими его документами направляется на утверждение его руководителю вышестоящей организации.

Ведомость составляется при проведении инвентаризации ценностей по ярлыкам и служит контрольным документом за полнотой ее проведения.

Записи в контрольную ведомость производятся председателем рабочей инвентаризационной комиссии (подкомиссии) по мере заполнения ярлыков в двух экземплярах.

Сопроводительная карта заполняется в двух экземплярах по мере передачи инвентаризационных ярлыков на вычислительную установку (ВУ) для составления инвентаризационной описи. Один экземпляр карты вместе с инвентаризационным ярлыком передается ВУ, второй - с подписью в получении ярлыков, остается у председателя инвентаризационной комиссии.

медицинских товаров по отделу (формы N АП-51 и N АП-52)

Применяется для проведения выборочных проверок движения лекарственных средств, перевязочных и других материалов в межинвентаризационный период.

При выборочной проверке движения медицинских товаров в межинвентаризационном периоде используются документы, относящиеся к проверяемому периоду: материалы инвентаризации товарно-материальных ценностей, счета, накладные, требования и документы, по которым получены или отпущены медицинские товары.

Ведомости движения медицинских товаров (по каждому наименованию) за каждый межинвентаризационный период, по одному и тому же материально ответственному лицу включаются в сводную ведомость движения медицинских товаров.

Ведомости составляются в четырех экземплярах каждая и подписываются всеми проверяющими, заведующими аптечным учреждением, главным (старшим) бухгалтером централизованной бухгалтерии и материально ответственным лицом (лицами). Первый и третий экземпляры остаются у проверяющих, второй - у материально ответственного лица и четвертый - у руководителя аптечного учреждения.

Справка о нормативном расходе вспомогательных материалов составляется материально ответственными лицами и представляется в бухгалтерию один раз в месяц. Она является основанием для списания вспомогательных материалов.

Данные по экстемпоральной рецептуре указываются в справке на основании книги рецептурных журналов (по амбулаторной рецептуре) и расчету (по стационарной рецептуре). Показатели отпуска готовых лекарственных форм рассчитываются в соответствии с установленными нормативными документами. Сумма оборота по ручной продаже показывается по учетным данным. Внутриаптечная заготовка и фасовка проставляются на основании записей в журналах учета фасовочных и лабораторных работ.

В графу "Норма расхода" действующие нормы расхода вспомогательных материалов можно вносить типографским шрифтом.

Расчет амортизации составляется по всем числящимся на балансе основным средствам в соответствии с установленными правилами. В форме расчета типографским способом могут указываться виды основных средств, а также шифры и нормы амортизационных отчислений.

Расчет составляется по каждой аптеке, магазину.

Акт предназначен для оформления израсходованного за месяц топлива. Акт составляется в двух экземплярах: один предназначен для передачи в централизованную бухгалтерию, второй - остается в аптеке.

В акте указывается, на какие цели было израсходовано топливо (на отопление аптеки, на изготовление дистиллированной воды и т. д.) и производится распределение стоимости израсходованного топлива.

Материально ответственные лица аптек и аптечных магазинов ежемесячно (ежеквартально) составляют "Отчет о движении основных средств малоценных и быстроизнашивающихся предметов по мере их поступления или выбытия".

Отчет составляется отдельно по основным средствам, малоценным и быстроизнашивающимся предметам в двух экземплярах. Первый экземпляр с приложением документов в установленный срок сдается в учетно-контрольную группу или непосредственно в централизованную бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица.

Акт предназначен для оформления израсходованных за месяц моющих и дезинфицирующих средств. Акт составляется в двух экземплярах: первый передается в централизованную бухгалтерию, второй - остается в делах аптеки.

В акте отражаются использованные моющие средства по видам расхода, исходя из существующих норм расхода на месяц.

Акт предназначен для оформления израсходованных за месяц материалов на текущий ремонт. Акт составляется в двух экземплярах, первый - передается в централизованную бухгалтерию, а второй остается в аптеке.

Акт составляется по видам материалов с указанием объема выполненных работ.

Квитанция заполняется при приеме рецепта на индивидуальное изготовление лекарственного средства в одном экземпляре.

Корешок квитанции служит основанием для учета лекарственных средств, изготовленных экстемпорально. Квитанции комплектуются по 50 - 100 штук в книжку.

Журнал открывается на год, пронумеровывается, прошнуровывается и заверяется подписью руководителя и печатью лаборатории. Журнал ведется лицом, ответственным за хранение, учет и расходование наркотических лекарственных средств.

На каждое наименование наркотического лекарственного средства заводится отдельная страница. В графе 13 указывается дата документа о передаче или уничтожении остатков наркотических лекарственных средств.

Журнал ведется в розничных аптечных учреждениях с небольшим объемом работы для учета индивидуально изготовленных лекарственных средств бесквитанционным методом.

В графе 2 "Номер рецепта" проставляется нумерация рецептов по порядку с начала рабочего дня (смены) и в конце рабочего дня (смены) подсчитываются итоги по графе 2 "Количество рецептов" и графе 5 "Стоимость лекарства".

Распределение фактически начисленного фонда материального поощрения и фонда социально-культурных мероприятий производится в аптечных учреждениях, перешедших на новую систему планирования и экономического стимулирования в соответствии с Методическими рекомендациями Межведомственной комиссии Госплана СССР (протокол N ___ от ________ 19__ года).

Распределение производится в разрезе каждого аптечного учреждения в зависимости от выполнения плана товарооборота и прибыли каждого аптечного учреждения.

Расчет составляется в двух экземплярах: один - направляется в аптечные учреждения, другой - остается в централизованной бухгалтерии и служит основанием для записей в бухгалтерские регистры.

Распоряжение на выплату премии руководству аптечного учреждения составляется в двух экземплярах не позднее одного месяца после окончания отчетного периода. Первый экземпляр распоряжения вместе с расчетом на премию направляется вышестоящей организацией в централизованную бухгалтерию, второй - остается в организации распорядителя.

Реестр составляется розничным аптечным учреждением не реже одного раза в месяц в двух экземплярах и представляется в составе отчета аптечного учреждения.

Показатели реестра заполняются по накопленным данным кассовых отчетов в рублях и копейках.

Журнал составляется аптекой на основании подсчета корешков квитанций на заказанные лекарства, итогов рецептурного журнала и кассовых чеков (талонов) на готовые лекарственные средства в конце рабочего дня (смены) одной строкой.

В журнале ежемесячно подсчитываются итоги и скрепляются подписями руководителя аптечного учреждения и работника учетно-контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии или главного бухгалтера аптечного учреждения.

Отчет аптеки составляется по истечении отчетного периода, но не реже одного раза в месяц, в двух экземплярах и передается с приложенными к нему документами в централизованную бухгалтерию в установленные вышестоящей организацией сроки.

После проверки и утверждения отчета второй экземпляр возвращается в аптечное учреждение.

Карточка составляется в отделах хранения склада, базы в одном экземпляре на каждую поступившую партию медицинских товаров и служит контрольным документом за реализацией лекарственных средств по срокам годности.

Журнал ведется в бухгалтерии аптечных складов, баз в разрезе расчетных, текущих и спецссудных счетов и служит контрольным документом за сроками и полнотой оплаты счетов поставщиков и прохождением счетов между отделами при ручной обработке движения товаров.

При регистрации оплаченных или предъявленных к оплате счетов, каждому счету присваивается единый порядковый регистрационный номер, который проставляется на всех приложенных к нему документах.

Копия счета (платежного требования) выписывается приемным отделом склада, базы на основании платежного требования поставщика в двух экземплярах при механизированной обработке расчетов с поставщиками и учета движения товаров с помощью вычислительной техники.

Копия счета шифруется по специальному реестру. Один экземпляр счета передается на вычислительную установку, второй передается в бухгалтерию для контроля за правильностью внесенных данных счета.

На складах, базах, имеющих свою машиносчетную станцию, вычислительный центр или опорный пункт вычислительного центра, копия счета не составляется, поскольку информация о поставках должна вводиться с оплаченного счета поставщика с использованием перфокарт, перфолент, магнитных лент и других носителей информации.

Журнал заводится в приемном отделе склада, базы на год, пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера склада, базы с указанием количества листов.

Нумерация поступающих партий груза ведется нарастающим порядком с начала года. Записи в журнал производятся после доставки груза на склад, базу и получения транспортных документов. В графы 2, 5 - 12 переносятся соответствующие данные транспортного документа.

Номер и дата счета (по графам 3 и 4) записываются со счета, передаваемого в приемный отдел отделом снабжения.

Графы 17 - 19 заполняются после приемки товаров по количеству и качеству и передаче их в соответствующие отделы. Эта передача должна производиться, как правило, в день оприходования. В случае расхождения в графе 17 указываются обе даты (оприходования и передачи) дробью.

Для контроля за своевременностью поступления и полнотой оприходования поступивших грузов графы 1 - 8 заполняются с копированием на пустографку, которая затем передается в бухгалтерию с подписью руководителя приемного отдела в сроки, установленные главным бухгалтером.

Заполнение графы 19 "Номер приемного акта (накладной)" является подтверждением факта оприходования товара.

Графы 20 - 23 заполняются при передаче приходных документов в бухгалтерию. Номера реестров по приходу указываются нарастающими номерами с начала года. Поэтому журнал регистрации поступающих грузов одновременно является журналом регистрации реестров по приходу товаров.

Работник бухгалтерии при получении приходных документов проверяет наличие приемных актов и реестров и расписывается в получении документов, проставляет в графе 20 дату приемки документов. В графе 23 "Примечание" указываются сведения о наличии недостач, расхождений в оценке качества или иных особенностей поступивших партий товаров.

Акт проверки неоприходованных товаров составляется в приемном отделе склада, базы по окончании отчетного месяца на основании проверки фактических остатков непринятых и неоприходованных грузов, данных журнала регистрации поступивших грузов и оплаченных счетов поставщиков.

В разделе "А" акта записываются грузы, на оплату которых поступили счета поставщиков. По каждой партии товаров в отдельности указываются регистрационные номера по журналу регистрации поступивших грузов и по журналу регистрации счетов поставщиков. Сумма проставляется по оптовым ценам с добавлением стоимости тары, а также транспортных расходов и наценок, включенных в счет поставщика.

В разделе "Б" акта показываются неоприходованные грузы, по которым счета поставщиков не поступили.

Акт составляется комиссией в двух экземплярах, первый экземпляр передается в бухгалтерию склада, базы, второй - остается в приемном отделе.

Акт в бухгалтерии хранится как инвентаризационный документ. По мере поступления и оприходования товаров в графе "Примечание" делается отметка об оприходовании товаров со ссылкой на номер и дату приемного акта.

Акт составляется аптечными складами, базами на все поступающие грузы с медицинскими товарами и служит основным документом по приемке и оприходованию товаров, поступающих на склад. При полном совпадении фактического наличия и качества товаров сопроводительным документам поставщика и при ручной обработке движения товаров может составляться приемный акт по форме N АП-78 (мех).

Приемные акты составляются в трех экземплярах. При ручной обработке учета движения товаров первый экземпляр вместе с реестром приходных документов передается в бухгалтерию, второй - в отдел хранения (одновременно с передачей товара), третий - в отдел снабжения для контроля за поступлением товаров и учета полноты поставок.

При механизированной обработке выписывается на один экземпляр больше для передачи на вычислительную установку.

В приемном акте в графе "Количество поступившее" показывается количество фактического товара, которое принято материально ответственными лицами отдела хранения склада, базы за минусом недостач, боя, брака и товара, сданного на анализ по акту отбора проб. При механизированном учете движения товаров сданное количество на анализ при поступлении включается в эту же графу.

Акт на списание медтоваров при поступлении составляется на аптечных складах, базах при механизированном учете движения товаров на недостачу, порчу, бой поступивших товаров.

Акт составляется в четырех экземплярах: первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - на вычислительную установку, третий - в отдел хранения, четвертый - в отдел снабжения.

Журнал учета движения товаров по отделу аптечного склада, базы является копированием записей с карточек складского учета товаров. Журнал за каждый отчетный период прилагается к товарному отчету отдела склада, базы для проверки бухгалтерией полноты записей в карточках складского учета.

Заказ-требование выписывается аптекой в 1 - 2 экземплярах, один из которых может оставаться в аптеке для повседневного контроля за поступлением товаров со склада, базы.

График исполнения заказов составляется отделом снабжения, ответственным за отпуск (отгрузку) товаров, в двух экземплярах. Копия графика передается каждому отделу хранения. В первом экземпляре графика отдел снабжения (сбыта) отмечает передачу товаров из отделов хранения в отдел экспедиции по журналу контроля за исполнением (изготовлением) заказов (плановых, разовых) (форма N АП-84).

Журнал составляется на год, прошнуровывается и пронумеровывается. Заполняется отделом сбыта или экспедицией склада, базы по мере сдачи товаров из отделов хранения в отдел экспедиции.

Товарно-транспортная накладная выписывается на отпуск товаров с аптечного склада, базы при механизированном учете движения товаров, а также в тех случаях, когда отпуск товаров производится по заказу или требованию, представленному по форме N 434-мех.

Накладные выписываются в трех экземплярах. Два экземпляра накладной вместе с товаром передаются в отдел экспедиции, третий экземпляр передается отделом хранения в бухгалтерию вместе с реестром расходных документов. Отдел экспедиции после отпуска медицинских товаров второй экземпляр накладной вместе с товаром вручает получателю (покупателю), а первый экземпляр накладной с росписью грузополучателя в получении товара вместе с реестром расходных документов передает в бухгалтерию склада, базы.

Накладные на ядовитые и наркотические лекарственные средства и спирт выписываются на один экземпляр больше, который и остается в отделе хранения.

Журнал регистрации ведется раздельно для приемных актов (счетов) и накладных на отпуск товаров и служит контрольным журналом за движением документов по приходу и расходу товаров.

Журналы заводятся на год во всех отделах аптечных складов, баз.

Реестры составляются отдельно по приходу и расходу товаров по каждому отделу склада, базы и регистрируются в специальной книге порядковыми номерами, после проведения годовой инвентаризации.

Реестры составляются в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вместе с копиями приемных и расходных документов передается в соответствующие отделы склада, базы, другой - вместе с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию под расписку в книге регистрации реестров, в которой имеются следующие реквизиты: дата, номер реестра, сумма по розничным и оптовым ценам, сумма стоимости тары.

При механизации учета движения товаров реестры могут составляться раздельно на товар, тару с обязательным составлением сводного реестра. При этом машинограммы составляются с используемыми графами отдельно складами (базами) и аптеками.

Журнал заводится отделом экспедиции на год, нумеруется прошнуровывается и скрепляется печатью склада, базы. Все накладные, по которым товар передан на отпуск (отгрузку), регистрируются в журнале. При этом по графе 1 проставляется дата поступления товара в экспедицию, по графе 2 - единый номер заказа (накладной), а по графе 3 - общая сумма заказа (накладных), которая должна равняться итогу всех сумм накладных в разрезе отделов по розничной стоимости.

По единому заказу все накладные в разрезе всех отделов записываются по количеству и сумме по одной строке (если упаковка товаров производится в отделах хранения склада, базы), включая документы по реестру расхождений.

Накладные, включенные в акт по форме N АП-92, по которым товары были не отпущены (не отгружены), следующий месяц журнала не переносятся. Контроль за отпуском (отгрузкой) товаров по таким накладным производится по форме N АП-92.

При механизированной обработке учета движения товаров на складе вместо такого журнала составляются машинограммы.

Аптечным складом, базой на отпущенные или предназначенные к отпуску товары выписывается счет в четырех экземплярах по накладным, поступившим из отдела экспедиции и отделов хранения, с указанием стоимости товара по розничной и оптовой стоимости с подведением итогов по счету в целом.

Если на складе, базе при отпуске товаров применяются скидки, то после подсчета итога по графе "Сумма розничная" в счете указывается процент и сумма скидки.

На медикаменты, содержащие ядовитые и наркотические лекарственные средства, спирт, выписываются отдельные счета.

Два экземпляра счета (первый и третий) вручаются получателю для оплаты (авансовыми платежами или предварительно). При предъявлении к оплате счета отпущенный (отгруженный) товар по инкассо через Госбанк или централизованным порядком первый экземпляр счета вместе с платежным требованием передается в Госбанк или вышестоящую организацию получателя (аптеки, магазина), третий - пересылается по почте непосредственно получателю.

Второй экземпляр счета вместе с приложенными к нему накладными остается в бухгалтерии для учета товаров и расчетов с покупателями, четвертый - остается у работника, ответственного за выписку счетов.

Акт проверки неотпущенных (неотправленных) товаров составляется по окончании месяца по отделу экспедиции в разрезе отделов хранения в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в отделе экспедиции.

Акт служит контрольным документом за своевременностью и полнотой отгрузки медицинских товаров.

Пропуск выписывается в отделе экспедиции или сбыта, склада, базы после погрузки товаров и оформления расходных документов в двух экземплярах, из которых второй экземпляр остается в отделе с распиской получателя. Первый экземпляр пропуска вручается экспедитору, водителю или получателю для предъявления охране на вывоз (вынос) товара. Пропуск действителен только в день его выдачи. Никакие подчистки, помарки, исправления в пропусках не допускаются.

При вывозе (выносе) товаров с территории склада, базы работник охраны отбирает пропуск.

По окончании рабочего дня пропуска подбираются в хронологическом порядке и сдаются охраной ежедневно под расписку в бухгалтерию склада, базы. В бухгалтерии пропуска проверяются на соответствие количества мест, указанных в пропуске и товарном документе, и хранятся наравне с бухгалтерскими документами.

Журнал регистрации ведется охраной склада, базы. На отобранных пропусках проставляется зарегистрированный в журнале порядковый номер.

Сопроводительный (упаковочный) лист составляется при отправке товаров почтой, железной дорогой, автомобильным, водным и воздушным транспортом или другими средствами транспортных организаций.

Сопроводительный (упаковочный) лист составляется в двух экземплярах, один из которых (первый экземпляр) передается транспортной организации, а второй экземпляр возвращается в отдел экспедиции вместе с квитанцией по отправке грузов.

Форма применяется для учета движения медицинских товаров по каждому наименованию, фасовке, дозировке и заполняется на каждый номенклатурный номер медицинского товара и ведется материально ответственными лицами склада, базы. Записи в карточке ведутся на основании первичных приходно-расходных документов по мере совершения операций.