Про затвердження Інструкції з діловодства в структурних підрозділах Київської міської державної адміністрації, районних державних адміністраціях

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребуютьдодаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підписавтора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієїрезолюції. інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідністьдеталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі,нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщомісця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільномувід тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркушадокумента, але не на полі документа, призначеному для підшивки.Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланкахдопускається у разі, коли документ підлягає поверненню абодеталізується порядок виконання документа та уточнюютьсявиконавці.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Строк підготовки проектів документів визначається зурахуванням того, що:

проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актівта доручень Президента України, що надсилаються КабінетомМіністрів України до органів виконавчої влади, подаються доКабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячногостроку від дня підписання таких документів, якщо інший строк незазначений в документі;

запити та звернення народних депутатів України, щонадсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповіднихзаходів, розглядаються відповідно у 10- і 5-денний строк післяреєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

датою виконання завдань, зазначених законами України,постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями ПрезидентаУкраїни, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнямиПрем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектіврішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються доСекретаріату Кабінету Міністрів України.

4.9.1.1. Під час проходження документа в установі обов'язковоробляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правомуполі першого аркуша документа (скорочене найменування установи,дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першогоаркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово"Контроль" або літера "К";

про виконання документа і направлення його до справи - нанижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка провиконання, якщо немає документа про виконання, слово "До справи" іномер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направленнядокумента до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

До справи N 06/24

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 05.03.97

(Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота наддокументом закінчена;

про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правомуполі першого аркуша документа слова "Перенесено на машиннийносій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи,відповідальної за перенесення даних.

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку пробезпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номераслужбового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотномубоці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 277 12 64

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номеромйого телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені йпрізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування),наприклад:

Кравченко 551 47 12

ЛГ 5 12.01.97

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки здозволу керівника установи або керівника відповідного структурногопідрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів,що створюються в ній (це правило не поширюється на архівніустанови, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів).Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу,навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а такожпід час формування особових справ працівників установа можевиготовляти копії документів, виданих іншими установами (копіїдипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним,машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Підчас виготовлення копії рукописним і машинописним способами текстдокумента відтворюється повністю, включаючи елементи бланка ізасвідчується підписом посадової особи, яка підтверджуєвідповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частинілицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова"Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яказасвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копіїі проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

Згідно

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються усправах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише датапідписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи,яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

-------------------------------------------------------------

Начальник відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Згідно

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб,з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідченнядокумента, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи(негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копіядокумента повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питаннядокумента або документ в цілому. Про наявність додатківзазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самогододатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчимидокументами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основногодокумента;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються ізсупровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всінеобхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатківзазначаються у тексті, наприклад:

"1. Створити комісію з організації та проведення робіт щодогрошової оцінки земель м. Києва у складі згідно з додатком 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку зпосиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер.Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркушадодатка, наприклад:

Додаток

до розпорядження Київської міської

державної адміністрації

від 29.01.97 N 85

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаютьсяпорядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак Nперед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватиськерівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боціостаннього аркуша додатка. Порядок оформлення додатків дорозпоряджень Київської міської державної адміністраціївизначається п.4.12 Регламенту Київської міської державноїадміністрації, затвердженого розпорядженням від 03.01.97 N 1( ra0001017-97 ).

Відомості про наявність додатків до планів, звітів,протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такомупорядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться утексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такоюформою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться утексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначеннямкількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників,наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану основних

заходів на II квартал 1997 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік проведення атестації працівників на

2 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки,то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії

25.01.97 N 4 і додаток до нього, всього на 21

арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушівне зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а всамому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на __ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документіадресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються

машинописними засобами

4.12.1. У машинописному бюро і структурних підрозділахдрукуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються домашинописного бюро, повинні бути розбірливо написані чорнилом абопастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцемі керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, кольоровими чорнилом, пастою абоолівцем, до друку не приймаються.

На рукописі виконавець зазначає, скільки примірниківнеобхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів домашинописного бюро.

4.12.2. Текст документів, надрукованих на папері форматом А4,друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 -через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються черездва міжрядкових інтервали.

4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількохрядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складовічастини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка пронаявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один відодного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

1,5

Заступник голови

1 міської державної адміністрації

2

(Підпис) (ініціали, прізвище)

1,5

Дата

4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного2-3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують нарівні останнього рядка найменування посади без пропуску міжініціалами і прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів -28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків),його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка вкінці заголовка не ставиться.

4.12.8. Під час друкування документів використовують вісімстандартних положень табулятора:

0 від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок дотексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка","Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка провиконання документа і направлення його до справи", найменуванняпосади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження",засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ","ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті; 2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць ітрафаретних текстів;

3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць ітрафаретних текстів;

4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Грифзатвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису вреквізиті "Підпис";

7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць ітрафаретних текстів, а також для кодів за Українськимкласифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українськимкласифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження іпогодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками,починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки абовиділене в самостійний абзац посилання на документ, що ставпідставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава"друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через одинміжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більшесторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхньогополя аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділовихзнаків.

4.12.12. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будутьвиявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертаємашинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення.Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Порядок розмноження документів засобамирозмножувальної техніки визначається керівником установи, анеобхідність розмноження окремих документів - керівникамиструктурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів можездійснюватись безпосередньо секретарем за допомогою засобіворгтехніки, існуючих на його робочому місці.

4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів повинноздійснюватися спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом)за такими правилами:

для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнюєзамовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток14);

документи на розмноження передаються у розмножувальний цехразом із замовленням. При цьому замовленню надається номер,зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконаннязамовлення;

замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботирозмножувального цеху (додаток 15). Під час одержання розмноженогодокумента особа, яка його одержує, розписується на замовленні іззазначенням дати одержання;

оригінали документів після виготовлення з них копіїповертаються за належністю.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань

колегіальних органів

4.14.1. Засідання колегіальних органів провадяться відповіднодо затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначається змістпитань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменуванняструктурного підрозділу, який готує документи для розглядуколегіальним органом, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають длявключення до плану роботи колегіального органу перелік питань, яківони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. Допереліку додається довідка про мотиви внесення питання на розглядколегіального органу.

4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розглядколегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днівдо засідання. Ці документи включають:

- доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якійгрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

- проект рішення колегіального органу, а у разі потреби іпроект наказу;

- довідку про погодження проекту із заінтересованимиструктурними підрозділами та іншими установами;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіальногооргану.

4.14.3. Про кожне засідання колегіального органу складаєтьсяпротокол, який оформляється відповідно до правил. Документи,підготовлені на розгляд колегіального органу, а також одинпримірник їх копій зберігаються у секретаря або в протокольнійчастині колегіального органу з кожного засідання окремо.

4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіальногооргану (закритого обговорення окремих питань) підготовкадокументів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи здокументами обмеженого доступу.

4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовкудокументів до засідань колегіального органу покладається накерівників відповідних структурних підрозділів установи.

4.14.6. Секретар колегіального органу або інша визначенаособа контролює своєчасність подання документів на розгляд таперевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документівдо розгляду колегіального органу секретар доповідає керівникуколегіального органу, який вирішує, чи буде це питаннярозглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.14.7. Особи, які одержали проекти рішення та іншідокументи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають іу разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюютьсявідповідно до плану роботи установи з урахуванням асигнувань закошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом,керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) наім'я керівника установи або його заступника зазначає, куди, наякий строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу тапосвідченням про відрядження передається керівникові установи, якправило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведетьсяспеціальний журнал (додаток 16).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденнийстрок доповідає керівникові структурного підрозділу про виконаннязавдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконаннязавдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтеріїустанови.

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК,обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання відструктурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів безреєстрації документів у канцелярії.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документівобов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіхреквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додаткахдо нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справахустанови;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, наверхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягаєповерненню".

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому жадресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляютьсяреєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам,рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача тавідправника, що виготовляються заздалегідь машинописним абодрукарським способом.

5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крімнайменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначититочну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця,номер будинку).

5.7. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номервихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст)документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

5.8. Документи, що доставляються кур'єром, передаютьсямісцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

5.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощозалишаються в установах, які є авторами цих документів. В іншіустанови надсилаються їх завірені копії.

5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються ізсупровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогамзбереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідноголиста підшивається до справи на загальних умовах.

5.11. Вихідні документи та інші поштові відправленняструктурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передаватидо канцелярії у встановлені години. У Київській міській державнійадміністрації до сектора службової кореспонденції - до 14.00.

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів єзабезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в якихвстановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України,постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та дорученьПрезидента України, постанов та розпоряджень Кабінету МіністрівУкраїни, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та зверненьнародних депутатів України.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи,зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішеннітощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі,коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним заорганізацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюціїзазначений першим.

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань,визначених законами України, постановами Верховної Ради України,актами та дорученнями Президента України, рішеннями КабінетуМіністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України,здійснює один з перших заступників або заступник керівника органувиконавчої влади відповідно до розподілу обов'язків. Безпосереднійконтроль за виконанням документів покладається на спеціальностворену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль завиконанням документів здійснює секретар або працівник,відповідальний за діловодство.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначеннястроку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самомудокументі або встановлені актами законодавства (додаток 17).

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бутивиконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи зпозначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від датипідписання документа. У цьому разі для підготовки доручення додокумента надається один день.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише завказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі їївідсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потребистрок може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця,яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінченнявстановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - дозакінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань,визначених законами України, постановами Верховної Ради України,актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України,дорученнями Прем'єр-міністра України, керівник органу виконавчоївлади особисто (відразу після реєстрації документа).

6.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутихКабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніжу 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо удорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або

доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів

України, подається органом виконавчої влади до Секретаріату

Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі

Адміністрації Президента України за 7 днів до закінчення

встановленого строку.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі видиробіт:

- постановку документів (доручень) на контроль, формуваннякартотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконаннямдокументів (доручень);

- інформування керівника про хід та підсумки виконаннядокументів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів наоперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється нареєстраційно-контрольних картках (РКК). Підчас взяття документа наконтроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп"Контроль" або літера "К", після чого документ передаєтьсявиконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольноїкартотеки.

6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуютьсяв спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділідовідкової картотеки за термінами виконання документів, завиконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази,рішення тощо).

6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхомтелефонного запиту або під час проведення перевірки структурногопідрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольнівідмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

6.3.5. В установі з обсягом документообігу понад 25 тис.документів на рік періодично складаються і надсилаються доструктурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних увстановлений термін документів. Після заповнення відповідних графпереліки повертаються до контрольної служби.

6.3.6. В установі з великим обсягом документообігу контрольза виконанням документів може провадитись за допомогою ПК.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідноїінформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем,кореспондентом, терміном виконання і змістом.

6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, колипоставлені в ньому питання вирішені, і кореспонденту дановідповідь по суті.

6.3.8. Після виконання документ знімається з контролю. Знятидокумент з контролю може тільки та особа, яка поставила йогоконтроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняттяз контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролювносяться до РКК.

6.3.9. При автоматизованій формі контролю після виконаннядокумента виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, якавикористовується у довідковому дублюючому масиві, що передаєтьсяна зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

6.3.10. Дані про наслідки виконання взятих на контрольдокументів періодично узагальнюються і доповідаються керівництвуустанови (додатки 18, 19).

7. Складання номенклатур і формування справ

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелікнайменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформленийу відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установидокументом, який складається для створення в установі єдиноїсистеми формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшукудокумента за його змістом та видом відбору документів на державнезберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Є три види номенклатур справ: типова, примірна таіндивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ дляустанов, однорідних за характером діяльності, з єдиною системоюіндексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справдля установ, однорідних за характером діяльності, але різних заструктурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються органамивищого рівня для мережі організацій, що належать до сфериуправління установи, і використовуються ними як методичніпосібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

7.1.4. Незалежно від наявності типової чи примірноїноменклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальнуноменклатуру справ.

Як правило, індивідуальна номенклатура справ установискладається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділурозробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство уструктурному підрозділі, із залученням фахівців, підписуєтьсякерівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується зкерівником архівного підрозділу установи (додаток 20).

7.1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу складаєтьсяна підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.7. Після виконання документів вони групуються у справи,яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненійформі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основноючастиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого воназаводиться.

7.1.8. Розміщення справ у номенклатурі структурногопідрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, щовирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених доконкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, щовключає документи органів вищого рівня, далі групаорганізаційно-розпорядчої документації самої установи (накази,розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація ілистування. У групі листування першим розміщуються справи, щомістять листування з органами вищого рівня.

7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повиннамати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекссправи структурного підрозділу складається з індексу структурногопідрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурнихпідрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разінаявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томііз зазначенням: т.1, т.2 тощо.

7.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справструктурного підрозділу обов'язково закривається підсумковимзаписом, у якому зазначається кількість і категорії фактичнозаведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписомособа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

7.1.11. Номенклатура справ структурного підрозділу установискладається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язковозаповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК)структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу(посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи):

перший примірник - недоторканий, зберігається у структурномупідрозділі;

другий примірник - передається в канцелярію установи;

третій примірник - використовується для формування справ іпошуків потрібного документа.

7.1.12. Номенклатури справ структурних підрозділів після їхрозгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену)номенклатуру справ установи.

7.1.13. Організації, які належать до сфери управлінняустанови, складають окремі номенклатури справ, які не включаютьсяу зведену номенклатуру справ установи.

7.1.14. Під час розроблення єдиної номенклатури справустанови, крім зведення номенклатур структурних підрозділів,вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При цьомувикористовуються положення (статути) про установи та їх структурніпідрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури;номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікаторидокументів і кореспондентів, що ведуться в установі; РКК; типовіта відомчі переліки документів із зазначенням строків зберіганнядокументів, а також враховуються завдання установи на наступнийрік.

7.1.15. Під час складання зведеної номенклатури справ можевикористовуватися структурний або функціональний принцип їївнутрішньої побудови.

Структурний принцип використовується у разі чітковстановленої в установі структури. Підзаголовком у такійноменклатурі справ є найменування структурного підрозділу. Прицьому першим розділом номенклатури бажано зазначати канцелярію.Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ,відділ реалізації та збуту тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності,використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності міжструктурними підрозділами, службами, творчими колективами таокремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури справустанови, побудованої за таким принципом, відображаютьуправлінські функції та галузі і розміщуються в ній за ступенемважливості. Наприклад: планування, фінансування, прогнозуваннятощо.

7.1.16. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, такі до зведеної номенклатури справ установи включаються найменуваннясправ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи.

До номенклатури справ включаються не закінчені діловодствомсправи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у томучислі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ,документи, створені за допомогою ПК.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року(перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного рокупротягом всього терміну їх вирішення.

7.1.17. До номенклатури справ не включаються друкованівидання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали,експрес-інформація тощо.

7.1.18. Зведена номенклатура справ установи після їїостаточного доопрацювання погоджується з ЕК установи іекспертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державногоархіву, після чого затверджується керівником установи (додаток21). Установи, що не передають документи на державне зберігання,погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

7.1.19. Яку номенклатурі справ структурного підрозділу, так іу зведеній номенклатурі справ установи протягом діловодного року вграфі "Примітка" робляться відмітки про зведення і включення новихсправ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних заформування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установита інші установи для їх продовження тощо.

7.1.20. У кінці діловодного року номенклатура справ установиобов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий записскріпляє своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявністьзаведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ установи.

7.1.21. Зведена номенклатура справ складається у чотирьохпримірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений грифпогодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються втакому порядку:

перший - зберігається у справі в канцелярії;

другий - передається до архівного підрозділу установи дляздійснення контролю за формуванням справ у структурнихпідрозділах;

третій - надсилається до відповідної державної архівноїустанови, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий - розподіляється за розділами між відповіднимиструктурними підрозділами для практичної роботи.

7.1.22. Зведена номенклатура справ установи, як іноменклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізнішелистопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.Після внесення змін номенклатура справ передруковується ізатверджується керівником установи.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладаннюі перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ятьроків або у разі змін у структурі, функціях та характері роботиустанови.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документіву справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись такихправил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності- засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених івиконаних документів, не допускати включення до справ чорнових,особистих, дублетних документів, документів, що підлягаютьповерненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (завинятком особових, судових, перехідних справ). Особові справиформуються протягом всього часу роботи особи в установі;

- групувати у справи окремо документи постійного ітимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи,документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані звирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодногороку в одну справу. Після закінчення діловодного року або передпередачею справи в архівний підрозділ установи документи повиннібути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

- в одній справі документи постійного, в іншій - документитимчасового терміну зберігання;

- включати до справи документи тільки з одного питання абогрупи споріднених питань, що становлять єдиний тематичнийкомплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші влогічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання неможуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою,заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її в найменуваннята строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи назагальних підставах:

справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 ммзавтовшки).

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічномучи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються усправи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затвердженірозпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разоміз зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійнідокументи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення,звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про наданнявідпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядженняпрацівників, з адміністративно-господарських питань тощогрупуються у різні справи.

7.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються удві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, проектита копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами.Документи до засідань систематизуються за датами та номерамипротоколів; всередині групи документів, що стосуються одногопротоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язаніз їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльностіустанови. При невеликій кількості таких документів вони формуютьсяв одну справу. Всередині справи документи систематизуються задатами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються усправах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентськимпринципом і систематизується у хронологічній послідовності:документ - відповідь йде за документом-запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються ухронологічному порядку в міру їх надходження у такійпослідовності: внутрішній опис документів, включених до справи;заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовийлисток обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витягиз наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення доособового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка прозаохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'ята інші аналогічні документи групуються в окремі справитимчасового зберігання і до особових справ не включаються. Копіїнаказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особовоїсправи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це удоповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документисистематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справв установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачіїх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їхформування у справах, (у невеликих установах доцільно зберігатисправи централізовано у канцелярії).

З метою підвищення оперативності розшуку документів справирозміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцяхобкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділахсхоронність документів і справ забезпечується керівникамиструктурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними заділоводство.

7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справиповинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведенихдля цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіальногооргану зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці ікоробці робиться відмітка про дату засідання і час запису.Секретар колегіального органу несе відповідальність за їхсхоронність.

7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються назагальних підставах.

7.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннімустановам здійснюється з дозволу керівника установи. На виданусправу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначаєтьсяструктурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справавидана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів водержанні і прийомі справи.

7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строкузберігання забороняється. У виняткових випадках вилученнядокумента допускається з дозволу керівника установи з обов'язковимзалишенням у справі завіреної копії документа.

8. Підготовка справ до зберігання та використання

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого(понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівнийпідрозділ установи для наступного зберігання та використання.Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можутьпередаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з їїкерівником.

Підготовка документів до передачі в архівний підрозділустанови включає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передачу справ до архівного підрозділу установи ізабезпечення схоронності документів.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їхцінності з метою встановлення строків зберігання документів івідбору їх на державне зберігання.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінностідокументів в установах та їх структурних підрозділах створюютьсяпостійно діючі експертні комісії (ЕК).