Про Регламент Київської міської державної адміністрації

КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

N 1 від 03.01.97

Про Регламент Київської міської державної адміністрації

1. Регламент Київської міської державної адміністраціїзатвердити згідно з додатком.

2. Контроль за додержанням Регламенту покласти на першогозаступника, заступників голови міської державної адміністрації.Встановити, що порушення працівниками міської державноїадміністрації вимог регламенту тягне за собою дисциплінарнувідповідальність відповідно до чинного законодавства.

3. Розпорядження Представника Президента України у м. Києвівід 28 жовтня 1992 року N 1317 "Про Регламент Київської міськоїдержавної адміністрації" вважати таким, що втратило чинність.

Голова О.Омельченко

Додаток

до розпорядження Київської

міської державної адміністрації

від 03.01.97 N 1

Регламент

Київської міської державної адміністрації

I. Загальні положення

1. Регламент Київської міської державної адміністрації єнормативним актом, який визначає механізм організації взаємодіїкерівництва, секретаріату, управлінь, відділів та іншихструктурних підрозділів міської державної адміністрації пореалізації повноважень, визначених Конституцією України( 254к/96-ВР ) та Законами України, іншими нормативними актами,здійснення секретаріатом правового, організаційно-технічного таіншого забезпечення діяльності міської державної адміністрації.

1.2. Київська міська державна адміністрація будує свою роботуна засадах законності, персональної відповідальності, поєднаннязагальнодержавних інтересів та інтересів міста, взаємодії зорганами місцевого самоврядування та гласності.

1.3. Основні засади організації діяльності Київської міськоїдержавної адміністрації, її секретаріату та структурнихпідрозділів визначаються Положенням про обласну, Київську іСевастопольську міську державну адміністрацію. Типовим положеннямпро секретаріат обласної, Київської та Севастопольської міськоїдержавної адміністрації, положеннями про головні управління,управління, відділи та інші служби міської державноїадміністрації, розпорядженнями міської державної адміністрації зорганізаційних питань та цим Регламентом.

II. Планування роботи Київської

міської державної адміністрації

2.1. Для виконання програм економічного і соціальногорозвитку міста та забезпечення ефективного функціонування міськогогосподарства перший заступник та заступники голови Київськоїміської державної адміністрації планують свою роботу з урахуваннямпропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів таінших служб міської державної адміністрації.

2.2. Для координації діяльності Київської міської державноїадміністрації складаються квартальні та тижневі плани основнихзаходів міської державної адміністрації. Квартальні плани роботивключають переліки питань для розгляду на апаратних нарадах уголови та заступників голови міської державної адміністрації, атакож питань, що розглядаються в порядку контролю у першогозаступника та заступників голови міської державної адміністрації.

2.3. Письмові пропозиції до планів роботи на кварталподаються першим заступником та заступниками голови Київськоїміської державної адміністрації з урахуванням пропозиційкерівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших службміської державної адміністрації, головами районних у м. Києвідержавних адміністрацій за 15 днів до кінця кварталу доорганізаційного відділу. Пропозиції до плану календаря основнихзаходів Київської міської та районних державних адміністрацій натиждень подаються у письмовому вигляді щочетверга до 12 годиниорганізаційному відділу для узагальнення.

2.4. Контроль за поточними планами здійснюють першийзаступник та заступники голови Київської міської державноїадміністрації згідно з розподілом обов'язків.

2.5. Головні управління, управління, відділи, інші службиміської державної адміністрації організують свою роботу відповіднодо плану роботи, що затверджується їх керівником.

III. Порядок підготовки та проведення апаратних

нарад, організація роботи постійних та тимчасових

робочих органів Київської міської державної адміністрації

3.1. Апаратна нарада проводиться головою Київської міськоїдержавної адміністрації або за його дорученням одним іззаступників голови міської державної адміністрації, як правило,щоп'ятниці о 9 годині. Організаційно-технічне забезпеченняпідготовки та проведення апаратних нарад здійснює організаційнийвідділ.

3.2. Порядок денний апаратної наради формується на підставіпримірного переліку питань, що складається на квартал тазатверджується головою міської державної адміністрації. Зарішенням голови Київської міської державної адміністрації абоособи, яка його заміщає, на розгляд апаратної наради можутьвноситися питання, не передбачені примірним переліком.

3.3. До кожного питання порядку денного апаратної нарадивідповідними службами готується довідковий матеріал, проектпротокольних доручень та, при необхідності, проект розпорядженняКиївської міської державної адміністрації, список запрошених осібдля розгляду питання.

3.4. Відповідальність за якість та своєчасність підготовкиматеріалів покладається на першого заступника та заступниківголови міської державної адміністрації згідно з розподіломобов'язків.

3.5. Підготовлені матеріали, погоджені в установленомупорядку, подаються до організаційного відділу за 4 дні дозасідання для узагальнення і підготовки необхідного комплектудокументів.

3.6. Коло службових осіб, які запрошуються на апаратну нарадуз питань порядку денного, визначається першим заступником тазаступниками голови міської державної адміністрації,відповідальними за підготовку питань.

3.7. Учасники апаратної наради запрошуються на засіданняорганізаційним відділом міської державної адміністрації.

3.8. Доручення, напрацьовані під час апаратної наради,оформляються протокольно-організаційним відділом і подаються назатвердження головуючому на засіданні.

3.9. Порядок підготовки та проведення нарад з окремих питань,організація роботи постійних або тимчасових робочих органіввизначається положеннями про них.

3.10. Наради з окремих питань проводяться головою, першимзаступником, заступниками голови міської державної адміністрації увідповідності з планами роботи, а також виходячи з оперативноїнеобхідності. Коло службових осіб, запрошених на наради,визначається відповідним керівником, з ініціативи якого вонипроводяться.

3.11. Запрошення на наради (крім апаратних) або за іншоюслужбовою необхідністю голів районних державних адміністраційздійснюється за погодженням з головою міської державноїадміністрації.

3.12. Повідомлення про запрошення на наради здійснюєтьсявідповідним секретаріатом завчасно, як правило, не пізніше, ніж за1 день до їх проведення. Рішення, прийняті на нарадах,оформляються протоколами із зазначенням виконавців та термініввиконання. Питання, що потребують фінансового забезпечення,узгоджуються з фінансовим управлінням. Ведення протоколів іконтроль за їх виконанням покладається на відповідні секретаріати.

IV. Порядок підготовки і видання розпоряджень

Київської міської державної адміністрації

4.1. Розпорядження Київської міської державної адміністраціївидаються у межах повноважень, визначених чинним законодавством,одноосібно головою міської державної адміністрації. У разівідсутності голови міської державної адміністрації йогоповноваження щодо видання розпоряджень виконує перший заступникголови міської державної адміністрації.

4.2. Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівниківголовних управлінь, управлінь, відділів і служб міської державноїадміністрації, голів районних у м. Києві державних адміністрацій.

проектів розпоряджень обов'язково подаються письмовіобгрунтування до доцільності їх видання.

4.3. Текст проекту розпорядження викладається українськоюмовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та текстув цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускатиможливості подвійного тлумачення змісту. Обов'язковою складовоючастиною розпорядження є заголовок, який стисло розкриває йогозміст. Преамбула проекту розпорядження, крім мотивів та цілей йоговидання, як правило, повинна містити посилання на відповіднийзакон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин,зазначених у розпорядженні.

Проект розпорядження у необхідних випадках повинен міститипункт щодо осіб, які здійснюють контроль за його виконанням.

4.4. На зворотньому боці останньої сторінки проектурозпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, асаме: посада, прізвище та ініціали керівника, який подає абопогоджує проект.

Проект розпорядження візують: керівник та юрисконсультголовного управління, управління, відділу чи іншої служби міськоїдержавної адміністрації, яка вносить проект, керівникизацікавлених організацій, голови відповідних районних державнихадміністрацій у разі, коли зачіпаються інтереси районів.

При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візування,перевищує 30 діб до подання на підпис проекту розпорядження, вонавважається недійсною.

4.5. Підготовлений згідно з вимогами пп.4.2.- 4.4. цьогоРегламенту проект розпорядження подається в секретаріатвідповідного заступника голови міської державної адміністрації.

Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданогопроекту розпорядження з заступником голови міської державноїадміністрації, якому підпорядковане головне управління,управління, відділ, що вносять проект, літредактором такерівником, юридичної служби.

Обов'язковому погодженню з управлінням економіки підлягаютьпроекти розпоряджень з питань розміщення на території міста нових,реконструкції, розширення або ліквідації діючих об'єктіввиробничого і невиробничого призначення підприємств (установ,організацій) незалежно від форм власності, передачі майна, щоналежить до комунальної власності територіальної громади міста, увласність інших підприємств, установ, організацій (в тому числі впорядку взаємозаліків та взаєморозрахунків), залучення інвесторівдо будівництва нових, а також реконструкції існуючих об'єктівжитлового та нежитлового фонду, які належать до комунальноївласності територіальної громади міста та його районів, створенняспільних підприємств на базі комунального майна територіальноїгромади міста, будівництва в м. Києві будь-яких об'єктів зарахунок бюджетних та позабюджетних коштів та інших питань, щопризводять до зміни соціально-економічних показників розвиткуміста, а також пов'язаних з реалізацією державної економічноїполітики в місті Києві.

Всі проекти розпоряджень, що носять нормативний характер тамають загальноміське значення, погоджуються відповіднимсекретаріатом з усіма заступниками голови міської державноїадміністрації.

Перший заступник голови міської державної адміністрації візуєпроект розпорядження останнім.

4.6. Термін розгляду та погодження проекту розпорядження неповинен перевищувати 1 дня, а тих, що вимагають додатковихузгоджень, - 3 днів.

4.7. Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службою напротязі терміну, що не перевищує 3 днів, а ті, що вимагаютьдодаткового опрацювання, - у строк до 7 днів. При цьому візуютьсявсі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього (іззворотнього боку).

4.8. Після візування проекту розпорядження юридичною службоювнесення до нього змін і доповнень не допускається.

4.9. Зауваження та пропозиції, що виникають під часпогодження проекту розпорядження, викладаються у письмовій форміна окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни текстурозпорядження під час погодження не допускаються.

У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань нарівні структурних підрозділів міської державної адміністраціїрішення про зняття або врахування зауважень приймають відповідноперший заступник, заступник голови міської державноїадміністрації, до відання якого відноситься конкретне питання. Уцьому випадку віза заступника голови міської державноїадміністрації на проекті розпорядження підтверджує остаточнуредакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проектирозпоряджень можуть вноситися для колегіального обговорення таприйняття рішення.

4.10. Рішення про внесення проекту розпорядження наколегіальне обговорення приймається головою міської державноїадміністрації за письмовим обгрунтуванням відповідного заступникаголови міської державної адміністрації.

4.11. Проекти розпоряджень, що подаються на підпис востаточній редакції, мають містити візи керівника головногоуправління, управління, відділу або служби міської державноїадміністрації, що зробила подання, відповідного заступника головиміської державної адміністрації, заступника головиміськдержадміністрації - керівника секретаріату, керівникаюридичної служби.

4.12. Додатки до розпоряджень візують: керівник головногоуправління, управління, відділу або служби міської державноїадміністрації, що зробила подання, відповідний заступник головиміської державної адміністрації, керівник юридичної служби.Підписує додатки до розпоряджень заступник голови міськоїдержавної адміністрації - керівник секретаріату.

4.13. Відповідальність за якість підготовки проектурозпорядження, відповідність вимогам чинного законодавства талітературне редагування несе заступник голови міської державноїадміністрації, до компетенції якого належать зазначені питання, таюридична служба.

4.14. Підготовлений та погоджений в установленому порядкупроект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необхіднимидокументами та розрахунком розсилки подається завідуючимсекретаріатом відповідного заступника голови міської державноїадміністрації до сектора редагування та випуску розпорядженьзагального відділу.

Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повнуадресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідуючимсекретаріатом відповідного заступника голови міської державноїадміністрації.

4.15. Сектор редагування та випуску розпоряджень загальноговідділу здійснює контроль за додержанням вимог щодо підготовкипроектів розпоряджень і у разі їх порушення повертає проектвиконавцям.

4.16. Проекти розпоряджень подаються на підпис голові міськоїдержавної адміністрації завідуючим загальним відділом.

4.17. Підписані розпорядження оформляються секторомредагування та випуску розпоряджень. Сектор редагування та випускурозпоряджень забезпечує зняття необхідної кількості копійрозпорядження відповідно до розрахунку розсилки і відправлення їхвказаним у розрахунку організаціям через сектор службовоїкореспонденції загального відділу.

4.18. Розпорядження Київської міської державної адміністраціїнабирають чинності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено врозпорядженні.

4.19. Розпорядження, що стосуються прав та обов'язківгромадян і мають загальний характер, доводяться до відоманаселення прес-службою міської державної адміністрації.

V. Державна реєстрація розпоряджень Київської міської

державної адміністрації

5.1. Розпорядження Київської міської державної адміністраціїяк органу державної виконавчої влади, що зачіпають права, свободий законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер,підлягають реєстрації в управлінні юстиції в місті Києві вп'ятиденний термін після її видання.

5.2. Забезпечення реєстрації розпоряджень покладається наюридичну службу секретаріату Київської міської державноїадміністрації та керівників головних управлінь, управлінь,відділів, служб Київської міської державної адміністрації, заподанням яких видано розпорядження.

5.3. Необхідність державної реєстрації розпорядженнявизначається керівником юридичної служби при погодженні проекту,про що робиться спеціальна відмітка - "підлягає державнійреєстрації" (поруч з візою керівника юридичної служби).

5.4. Розпорядження, що подається на державну реєстрацію,супроводжується листом, який підписує відповідний заступник головиКиївської міської державної адміністрації згідно з розподіломобов'язків. Прийнятий спільно з іншим органом нормативно-правовийакт подається на реєстрацію органом, підпис якого стоїть першим.

5.5. Супровідний лист повинен містити такі дані:

- обгрунтування підстав для видання розпорядження;

- відомості про чинні акти з цього питання, інформацію простроки приведення їх у відповідність до розпорядження, поданого надержавну реєстрацію, а також про розпорядження, що втрачаютьчинність у зв'язку з виданням цього розпорядження.

На лицьовому або зворотньому боці супровідного листа повиннабути відмітка про безпосереднього виконавця цього документа, якаскладається з його імені, по батькові, прізвища і номераслужбового телефону.

5.6. При поданні розпорядження на державну реєстраціюзаслуховуються, у разі необхідності, пояснення посадової особи,якій доручалася підготовка проекту розпорядження, та представникаюридичної служби.

5.7. На державну реєстрацію розпорядження подається у трьохпримірниках (оригінал і дві завірені копії).

5.8. Якщо на державну реєстрацію подається розпорядження прозатвердження тарифів на надання послуг, до нього також подаєтьсякалькуляція цих тарифів.

5.9. Якщо до розпорядження вносяться зміни чи доповнення, торазом з ними подається також і копія розпорядження, до якого вонивносяться.

VI. Організація діловодства в Київській міській

державній адміністрації

6.1. Діловодство у міській державній адміністрації ведетьсязгідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січнящорічно.

6.2. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства вКиївській міській державній адміністрації здійснює загальнийвідділ.

6.3. Відповідальність за стан ведення діловодства ізбереження документів у секретаріатах голови, першого заступника,заступників голови міської державної адміністрації, головнихуправліннях, управліннях, відділах та інших службах міськоїдержавної адміністрації покладається на їхніх керівників.

6.4. Вся службова кореспонденція, що надходить до Київськоїміської державної адміністрації, приймається і опрацьовуєтьсясектором службової кореспонденції загального відділу, вводиться вбазу даних електронної системи обліку та контролю і в той же деньпередається на розгляд керівників міської державної адміністраціїу відповідності з розподілом обов'язків. Термінові документиреєструються і передаються на розгляд негайно.

6.5. Передача документів, зареєстрованих у секторі службовоїкореспонденції, здійснюється під розписку у журналах реєстріввидачі службової кореспонденції за встановленою формою.

6.6. Службова кореспонденція, що підлягає розгляду головоюміської державної адміністрації, доповідається йому завідуючимзагальним відділом.

6.7. На дорученнях голови міської державної адміністрації, щомістять контрольні строки та потребують відповіді заявникам,загальним відділом робляться відмітки про взяття їх на контроль.Сектор службової кореспонденції направляє копії цих документів здорученнями та копією реєстраційно-контрольної картки до службиконтролю.

6.8. Після розгляду документів заступниками голови міськоїдержавної адміністрації працівники відповідних секретаріатівзнімають необхідну кількість копій (по кількості виконавців) іпередають їх до сектора службової кореспонденції загальноговідділу. Оригінали доручень з відповідними документамизберігаються у секретаріатах заступників голови міської державноїадміністрації. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню,ознайомлення з ним і дорученням керівників міської державноїадміністрації здійснюють відповідні секретаріати.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцямздійснюється сектором службової кореспонденції, як правило, до14.00 години щоденно.

6.9. Копії законів України, указів і розпоряджень ПрезидентаУкраїни, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України таінших нормативних актів, а також розпоряджень міської державноїадміністрації направляються до юридичної служби.

6.10. Ініціативні листи керівників головних управлінь,управлінь, відділів та інших служб Київської міської державноїадміністрації на ім'я голови міської державної адміністраціїпопередньо розглядаються відповідними заступниками голови міськоїдержавної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

6.11. Проекти листів подаються на підпис голові Київськоїміської державної адміністрації завізовані відповіднимизаступниками голови міської державної адміністрації та іззазначенням на зворотньому боці останньої сторінки прізвища таініціалів виконавця і його службового телефону.

6.12. Вся вихідна кореспонденція за підписом голови Київськоїміської державної адміністрації реєструється в секторі службовоїкореспонденції загального відділу. Копії листів формуються всправи згідно з номенклатурою та зберігаються в секторі службовоїкореспонденції до передачі в архів.

6.13. Вихідна кореспонденція за підписом першого заступника(крім випадків, коли він виконує обов'язки голови) та заступниківголови міської державної адміністрації реєструється у відповіднихсекретаріатах. У секретаріатах також зберігаються копії листів,які формуються в справи згідно з номенклатурою.

VII. Формування справ і підготовка їх до передачі в архів

7.1. Облік і формування справ у діловодстві Київської міськоїдержавної адміністрації здійснюється за номенклатурами, якіскладаються структурними підрозділами міської державноїадміністрації за участю працівників архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується ззавідуючим загальним відділом та працівником архіву і підписуєтьсякерівником структурного підрозділу.

Зведену номенклатуру справ Київської міської державноїадміністрації підписує завідуючий загальним відділом секретаріатудержавної адміністрації.

7.2. Усі виконані документи, після їх оформлення увстановленому порядку,формуються у відповідності з затвердженоюноменклатурою. Справи формуються з оригіналів (при їх відсутностіз засвідчених в установленому порядку копій) лише виконанихдокументів. Невиконані документи підшивати у справи забороняється.

7.3. Документи постійного і тривалого зберігання, сформованіу справи, підшиваються у твердій палітурці. На всі справипостійного і тривалого зберігання, після закінчення їхділоводством, складаються описи.

7.4. Закінчені діловодством справи разом зконтрольно-обліковими картками на документи передаються в архівміської державної адміністрації через 3 роки після завершення їх уділоводстві структурних підрозділів.

VIII. Організація контролю за виконанням

документів у Київській міській державній адміністрації

8.1. Контрольно-координаційні повноваження Київської міськоїдержавної адміністрації здійснюються: головою, першим заступником,заступниками голови міської державної адміністрації, керівникамиструктурних підрозділів міської державної адміністрації.

Організаційне та методичне керівництво

контрольно-координаційною діяльністю структурних підрозділів

Київської міської державної адміністрації здійснює служба

контролю.

Порядок організації контролю у Київській міській державнійадміністрації регулюється Положенням про службу контролю та цимРегламентом.

8.2. Обов'язковому контролю за виконанням підлягають: закониУкраїни, постанови Верховної Ради, укази та розпорядженняПрезидента України, постанови і розпорядження Кабінету МіністрівУкраїни, розпорядження та доручення голови міської державноїадміністрації, вихідні ініціативні документи з основних питаньдіяльності міської державної адміністрації.

Контролю підлягають всі документи, у яких вказані строкивиконання.

8.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи,вказані у розпорядчому документі та у резолюції керівника першими,або визначені відповідальними.

8.4. Облік і контроль за дотриманням порядку проходженняслужбових документів в секретаріаті міської державноїадміністрації здійснюється сектором службової кореспонденціїзагального відділу.

Безпосередній оперативний контроль за виконанням дорученьздійснюється відповідними працівниками секретаріату міськоїдержавної адміністрації.

8.5. Строки розгляду службових документів, що надійшли доКиївської міської державної адміністрації, не повинні перевищувати30 днів (за винятком тих, по яких встановлено конкретний строк)від дня їх реєстрації в секторі службової кореспонденції. Принеобхідності продовжити строк виконання окремого доручення,відповідний секретаріат (за погодженням із заступником головиміської державної адміністрації) готує мотивовану довідку іпередає її в службу контролю. Питання про продовження строкувиконання порушується відповідним секретаріатом не пізніше, як за2 доби до закінчення строку.

8.6. До проведення перевірок виконання окремих завданьслужбою контролю державної адміністрації можуть залучатисяпрацівники секретаріатів, головних управлінь і управлінь, відділівінших служб міської державної адміністрації, міських організаційза погодженням з відповідними керівниками.

8.7. Виконані документи знімаються з контролю відповіднимкерівником міської державної адміністрації за погодженням ізслужбою контролю міської державної адміністрації.

8.8. Щоквартально службою контролю державної адміністраціїготується голові міської державної адміністрації аналітичнадовідка про стан виконавської дисципліни.

IX. Організація роботи з кадрами в

Київській міській державній адміністрації

9.1. Організацію роботи з кадрами в секретаріаті Київськоїміської державної адміністрації здійснює відділ кадрової роботи таз питань державної служби, а в головних управліннях, управліннях,відділах та інших службах міської державної адміністрації -структурні підрозділи (відділ, сектор, служба) кадрів.

Координацію роботи з кадрами у Київській міській державнійадміністрації здійснює регіональна рада по роботі з кадрами.

9.2. У секретаріаті, головних управліннях, управліннях,відділах та інших службах міської державної адміністрації,районних державних адміністраціях м. Києва розробляються річні іперспективні плани роботи з кадрами, в яких визначаються заходищодо їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищеннякваліфікації, заохочення і контролю за їх роботою.

9.3. Прийняття на державну службу в міську державнуадміністрацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншоюпроцедурою, передбаченою законодавством.

Прийняття осіб на роботу до міської державної адміністраціїна посади, що не віднесені до категорій державних службовців, таувільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавствапро працю.

9.4. Відділ кадрової роботи та з питань державної служби,керівники структурних підрозділів міської державної адміністраціївивчають ділові якості осіб, які претендують на посади державнихслужбовців.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійногорівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державнихслужбовців, може проводитись в установленому порядку стажування увідповідних структурних підрозділах адміністрації.

При прийнятті на державну службу може встановлюватисявипробування терміном до шести місяців. У разі негативногорезультату випробування особа звільняється з посади державногослужбовця відповідно до законодавства про працю.

9.5. Особи, які вперше призначаються на посади державнихслужбовців, приймають Присягу і підписують її текст, визначенийстаттею 17 Закону України "Про державну службу" ( 3723-12 ), прощо робиться запис у трудовій книжці.

9.6. Для зайняття посад державних службовців та просування їхпо службі в міській державній адміністрації та її структурнихпідрозділах створюється кадровий резерв. З працівниками,зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, що сприяєнабуттю ними практичного досвіду, необхідного для зайняття посад.

9.7. Переважне право просування по службі мають державніслужбовці, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращихрезультатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищуютьсвій професійний рівень.

9.8. Відрядження керівництва та працівників Київської міськоїдержавної адміністрації здійснюються у відповідності з планамироботи адміністрації, її структурних підрозділів, а також згідно здокументами центральних органів влади.

Відрядження оформляється розпорядженням Київської міськоїдержавної адміністрації за поданням першого заступника,заступників голови міської державної адміністрації. Проектрозпорядження про відрядження в межах держави готується відділомкадрової роботи та з питань державної служби, а про відрядження закордон - службою міжнародних зв'язків секретаріату міськоїдержавної адміністрації.

Посвідчення про відрядження в межах держави оформляєтьсявідділом кадрової роботи та з питань державної служби на підставівиданого розпорядження і підписується заступником голови міськоїдержавної адміністрації - керівником секретаріату.

Посвідчення про відрядження за кордон оформляється службоюміжнародних зв'язків на підставі виданого розпорядження іпідписується заступником голови міської державної адміністрації зпитань міжнародних зв'язків.

У разі, коли заступники голови, працівники секретаріату,керівники структурних підрозділів міської державної адміністраціївід'їжджають у відрядження, що не оформляються у міській державнійадміністрації, вони повинні обов'язково повідомити про це головуміської державної адміністрації та отримати його письмову згоду навиїзд у відрядження.

9.9. Чергові відпустки працівникам Київської міськоїдержавної адміністрації надаються у встановленому порядку згідно зграфіком відпусток.

Графік відпусток першого заступника, заступників голови,керівників структурних підрозділів секретаріату міської державноїадміністрації, керівників головних управлінь, управлінь та іншихслужб міської державної адміністрації затверджуєтьсярозпорядженням міської державної адміністрації.

Графік відпусток працівників секретаріату міської державноїадміністрації затверджується наказом заступника голови міськоїдержавної адміністрації - керівника секретаріату.

Перший заступник та заступники голови міської державноїадміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питаньдержавної служби до 15 грудня кожного року пропозиції щодоскладання графіків чергових відпусток на керівників структурнихпідрозділів секретаріату міської державної адміністрації,керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб.Керівники структурних підрозділів секретаріату міської державноїадміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питаньдержавної служби до 15 грудня кожного року пропозиції, погоджені ззаступниками голови міської державної адміністрації щодо складанняграфіку чергових відпусток на працівників, підпорядкованих їмпідрозділів.

Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів допочатку відпустки подається на ім'я голови міської державноїадміністрації. Для керівників головних управлінь, управлінь,відділів та інших служб міської державної адміністрації,керівників структурних підрозділів секретаріату заява про наданнявідпустки повинна бути погоджена у відповідного заступника головиміської держадміністрації.

9.10. Відпустки працівникам секретаріату надаються напідставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається наім'я заступника голови міської державної адміністрації - керівникасекретаріату. Заява про надання відпустки погоджується керівникомструктурного підрозділу секретаріату та відповідним заступникомголови міської державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються наказом посекретаріату міської державної адміністрації.

9.11. Контроль за дотриманням графіку відпусток таоформленням документів, пов'язаних з відпустками, здійснюєтьсявідділом кадрової роботи та з питань державної служби.

X. Організація прийому громадян у Київській міській

державній адміністрації.

Порядок розгляду письмових звернень

10.1. Прийом громадян у Київській міській державнійадміністрації здійснюють: голова Київської міської державноїадміністрації, перший заступник, заступники голови міськоїдержавної адміністрації згідно з графіком, затвердженим головоюміської державної адміністрації. Порядок прийому громадян уміській державній адміністрації, запис громадян на прийом докерівників міської державної адміністрації проводить відділ пороботі із зверненнями громадян.

Організацію прийому громадян головою міської державноїадміністрації забезпечує відділ по роботі із зверненнями громадян,першим заступником та заступниками голови - відповіднісекретаріати.

10.2. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийомугромадян, здійснює відповідно відділ по роботі із зверненнямигромадян та секретаріати першого заступника та заступників головиміської державної адміністрації. Результати їх виконаннядоповідаються відповідним керівникам міської державноїадміністрації у встановлені строки.

10.3. Письмові звернення громадян, що надходять до Київськоїміської державної адміністрації, приймаються, реєструються тапопередньо розглядаються відділом по роботі із зверненнямигромадян міської державної адміністрації, який передає їхвідповідним секретаріатам для доповіді керівникам міськоїдержавної адміністрації та розгляду по суті.

При необхідності, окремі звернення з відповідними дорученнямиможуть надсилатися на розгляд районним державним адміністраціямвідділом по роботі із зверненнями громадян безпосередньо.

10.4. Контроль за своєчасним та якісним розглядом зверненьгромадян у Київській міській державній адміністрації здійснюють:

- відділ по роботі із зверненнями громадян по зверненнях, якінадійшли з органів влади та управління вищого рівня, від депутатівусіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів іпоставлених ними на контроль, а також по зверненнях, якірозглядаються відділом безпосередньо;

- секретаріати першого заступника та заступників головиміської державної адміністрації по письмових зверненнях, якінадійшли з органів державної влади та управління вищого рівня,депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації і надісланих доКиївської міської державної адміністрації для розгляду, а також позверненнях, які надійшли до міської державної адміністрації.

10.5. Відділ по роботі із зверненнями громадян міськоїдержавної адміністрації здійснює узагальнення та аналіз роботи поприйому громадян і розгляду письмових звернень у Київській міськійдержавній адміністрації та інформує голову міської державноїадміністрації за підсумками роботи за півріччя та рік.

XI. Виконання машинописних і розмножувальних робіт

у Київській міській державній адміністрації

11.1. Друкування службових документів у Київській міськійдержавній адміністрації здійснюється у секторі друкуваннядокументів.

Невеликі за обсягом службові документи (до 1 стор.)друкуються в структурних підрозділах секретаріату міськоїдержавної адміністрації.

11.2. Рукописи, що підлягають друкуванню у секторі друкуваннядокументів, повинні бути розбірливо написані, ретельно вивірені тазавізовані виконавцем.

Тексти, написані олівцем, до друкування не приймаються. Нарукопису виконавець вказує: кількість примірників, які необхіднонадрукувати, на якому бланку або папері, дату і час передачіматеріалів до друкарського бюро.

11.3. Машинописні роботи виконуються по трьох категоріяхтерміновості: особливо термінові, термінові і звичайні.

Особливо термінові роботи виконуються при наявності резолюціїзавідуючого загальним відділом або його заступника - негайно,термінові - в строк до 3-х годин. Звичайні роботи виконуютьсяпротягом 2-х днів.

11.4. Надрукований текст перевіряється виконавцем і, принаявності друкарських помилок, повертається до сектора друкуваннядокументів на виправлення разом з рукописом. Виправлення текстуолівцем або ручкою в службових документах не допускається.

11.5. Порядок розмноження документів засобами розмножувальноїтехніки у Київській міській державній адміністрації визначаєтьсязавідуючим та заступником завідуючого загальним відділом, анеобхідність розмноження окремих документів - керівникамиструктурних підрозділів секретаріату міської державноїадміністрації.

11.6. Для виконання розмножувальних робіт виконавцемоформляється замовлення, яке підписує керівник структурногопідрозділу секретаріату міської державної адміністрації. Узамовленні вказується терміновість, кількість примірників, дата ічас передачі матеріалів на розмноження. Дозвіл на зняття копій укількості понад 10 примірників надає загальний відділ.

11.7. Оригінали документів, після зняття з них копій,повертаються за належністю.

XII. Інформування населення міста про

діяльність міської державної адміністрації

12.1. Інформування населення міста Києва про діяльністьКиївської міської державної адміністрації здійснюєтьсяпрес-службою через засоби масової інформації.

12.2. Джерелами інформації є:

- розпорядження міської державної адміністрації, протоколинарад, плани офіційних та робочих заходів голови, першогозаступника і заступників голови міської державної адміністрації.

12.3. Керівники структурних підрозділів секретаріату міськоїдержавної адміністрації забезпечують взаємодію з прес-службою таоперативно надають на її прохання всі необхідні матеріали таінформацію, зміст якої погоджується з головою або відповіднимизаступниками голови міської державної адміністрації.

12.4. Запрошення представників засобів масової інформації дляучасті в нарадах та інших офіційних заходах Київської міськоїдержавної адміністрації чи окремих її структурних підрозділівздійснюється виключно прес-службою Київської міської державноїадміністрації.

Заступник голови В.Ромашко

"Інформаційний бюлетень", N 1, 1997 р.,

частина 1