Про затвердження Інструкції з діловодства в структурних підрозділах Київської міської державної адміністрації, районних державних адміністраціях

КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

N 2047 від 16.12.97

Про затвердження Інструкції з діловодства в структурних

підрозділах виконавчого органу Київської міської ради

(Київська міська державна адміністрація), районних

державних адміністраціях

Відповідно до п.2 постанови Кабінету Міністрів України від17.10.97 N 1153 ( 1153-97-п ) "Про затвердження Примірноїінструкції з діловодства у міністерствах, інших центральнихорганах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної РеспублікиКрим, місцевих органах виконавчої влади":

1. Затвердити інструкцію з діловодства в структурнихпідрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київськаміська державна адміністрація), районних державних адміністраціях(додається).

2. Відділам, управлінням, іншим структурним підрозділамвиконавчого органу Київської міської ради (Київська міськадержавна адміністрація), районним державним адміністраціям:

- забезпечити неухильне додержання вимог інструкції,затвердженої цим розпорядженням;

- надавати методичну допомогу установам та організаціям, щоналежать до сфери їх управління, у регламентації порядку роботи здокументами, відповідно до вимог державних стандартів;

- впроваджувати у роботу з документами сучасні засобимеханізації та персональні комп'ютери.

3. Державному архіву м. Києва та загальним відділам міської ірайонних державних адміністрацій здійснювати контроль зазастосуванням інструкції з діловодства в структурних підрозділахдержавних адміністрацій, надавати методичну допомогу з розробки тазастосування примірних та типових номенклатур справ.

4. Визнати таким, що втратило чинність, рішення виконкомуКиївської міської Ради народних депутатів від 03.10.80 N 1375 "Прозатвердження інструкції з діловодства в апараті виконавчогокомітету Київської міської Ради народних депутатів, йогоструктурних підрозділах, відділах і управліннях, в апаратівиконкомів райрад та його структурних підрозділах".

Голова О.Омельченко

Додаток

до розпорядження Київської міської

державної адміністрації

від 16.12.97 р. N 2047

Інструкція

з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу

Київської міської ради (Київська міська державна

адміністрація), районних державних адміністраціях

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в структурних підрозділахвиконавчого органу Київської міської ради (Київська міськадержавна адміністрація) (далі - інструкція) встановлює загальніправила документування управлінської діяльності структурнихпідрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київськаміська державна адміністрація), районних державних адміністрацій(далі - установ) і регламентує порядок роботи з документами змоменту їх створення або надходження до передачі в архів.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загальногоділоводства, її положення поширюються на всю службовудокументацію, в тому числі створювану за допомогою персональнихкомп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробкидокументної інформації повинні відповідати вимогам державнихстандартів та цієї інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію зобмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадянвизначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в інструкції правила і рекомендації щодопорядку здійснення діловодних процесів в установі розробленівідповідно до положень Конституції ( 254к/96-ВР ) та законівУкраїни, що встановлюють порядок організації та діяльності органіввиконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України,Кабінету Міністрів України, розпоряджень міської державноїадміністрації з організаційних питань, а також до державнихстандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Загальний відділ міської державної адміністрації надаєустановам, структурним підрозділам міської державноїадміністрації, районним державним адміністраціяморганізаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організаціїділоводства, розробляє і затверджує обов'язкові для виконаннянормативно-правові акти з питань організації документів уділоводстві, має право перевіряти ведення діловодства і вимагативід керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

1.5. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащенняустанови, територіального розташування та кількості структурнихпідрозділів, в установах може застосовуватися повна або частковацентралізація діловодства.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства в установінесе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимогдержавних стандартів, цієї інструкції та інструкцій з діловодстваустанов покладається на загальні відділи, канцелярії абосекретарів (далі - канцелярія).

В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатнимрозписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця роботапокладається на спеціально виділену для цього особу.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодних службздійснюється керівниками установ. Керівник установи в межахнаданих йому прав зобов'язаний:

- здійснювати контроль за дотриманням строків, установленихдля виконання актів законодавств, доручень Президента України,Прем'єр-міністра України;

- вживати необхідних заходів до скорочення службовоголистування;

- не допускати вимагання від підприємств, установ таорганізацій (далі - організацій), що належать до сфери управлінняустанови, різних відомостей, звітів, зведень та інших непередбачених нормативно-правовими актами документів, яке невикликане необхідністю;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства вапараті установи та в організаціях, що належать до сфери їїуправління;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації таавтоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів дооснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованимиробочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;забезпечувати організацію навчання працівників діловодної службиустанови та її структурних підрозділів для підвищеннякваліфікації;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апаратіустанови та в організаціях, що належать до сфери її управління,вимог щодо складання, оформлення документів і організаціїділоводних процесів, передбачених державними стандартами наорганізаційно-розпорядчу документацію та цією інструкцією.

1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі йоговідпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усінеоформлені службові документи за вказівкою керівника передаютьсяособі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольнихдовідниках.

1.9. Діловодство, документація і листування ведетьсядержавною мовою.

2. Документування управлінської діяльності установ

2.1. Документування управлінської діяльності полягає уфіксації за встановленими правилами на паперових або магнітнихносіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в установах є необхідністьзасвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання,зберігання і використання інформації протягом певного часу абопостійно.

2.2. В установах визначається конкретний комплекс документів,передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній длядокументування їх діяльності.

2.3. Управлінська діяльність установ здійснюється шляхомвидання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актамизаконодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать докомпетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчідокументи.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів вустановах є:

Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, постановиВерховної Ради України, укази і розпорядження Президента України,декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України:

- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метоювиконання установою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до установи відорганів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать досфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопіїдокументів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфериїї управління, разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчихдокументів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них іззазначенням найменування цих документів, дат, номерів ізаголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються вколегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються впротоколах. Протоколи оформляються на підставі записів істенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів допротоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чиномстенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхомзапису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані наній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців іорганізацій, що належать до сфери управління установи, шляхомнадсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи(керівника установи).

2.9. Установа під час здійснення оперативних зв'язків зорганізаціями, що належать до сфери її управління, іншимиустановами та організаціями, окремими громадянами може надсилатилисти.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо абоважко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усніроз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провестиінструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання,передача тексту документа може здійснюватися по телефону,телеграфу або телефаксу.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

3.1. Приймання документів

3.1.1. Всі документи, що надходять до установи, у тому числістворені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.

У разі надходження документів у неробочий час, вониприймаються черговим працівником.

3.1.2. У канцелярії розкриваються всі конверти, за виняткомтих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовомуреєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, колилише за конвертом можна встановити адресу відправника, часвідправлення та одержання документа або коли у конверті відсутніокремі документи чи встановлено невідповідність номерів документівномерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені),пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаютьсявідправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Всі документи, що надійшли до установи, підлягаютьобов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється керівникомканцелярії установи або іншою виділеною для цього особоювідповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподіленняїх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвомустанови або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків,визначення необхідності реєстрації документів, а такожвстановлення термінів виконання документів, які передаютьсяструктурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись удень одержання або в перший робочий день у разі надходження їх унеробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми,телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слідкеруватися положенням про установу та її структурні підрозділи,посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питаньдіяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходженнядокументів.

3.2.5. Керівнику установи відразу після реєстраціїпередаються акти та доручення Президента України, дорученняПрем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатівУкраїни в папці з грифом "Невідкладно".

Закони України, постанови Верховної Ради України, КабінетуМіністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим,нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органівмісцевого самоврядування, а також найважливіші документи, якімістять інформацію з принципових питань діяльності установи іпотребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів івиконавцям.

3.2.6. Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія запогодженням з керівниками установи і структурних підрозділіврозробляє графіки доставки кореспонденції керівництву іструктурним підрозділам.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створенняабо надходження документа шляхом проставлення на ньому умовногопозначення - реєстраційного індексу з подальшим записом уреєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їхобліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявноїв документах інформації.

3.3.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної РадиУкраїни, актів та доручень Президента України, рішень КабінетуМіністрів України, доручень Прем'єр-міністра України проводитьсяцентралізовано.

Децентралізована реєстрація інших документів допускається вустановах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів нарік, з територіальне роз'єднаними структурними підрозділами та увипадках, викликаних специфікою діяльності установи.

3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку,виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові,звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), якті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, щонадходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні)документи, так і створені за допомогою ПК.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації,наведено у додатку 1.

3.3.4. Основним принципом реєстрації документів єоднократність. Кожний документ реєструється в даній установі лишеодин раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступногодня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у деньпідписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованогодокумента з одного структурного підрозділу в інший він повторно нереєструється.

3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назвивиду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закониУкраїни, акти та кореспонденція Верховної Ради України, ПрезидентаУкраїни та Кабінету Міністрів України, накази установи з основноїдіяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення,сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладеннястягнення на працівника, відрядження працівників, задміністративно-господарських питань; розпорядження, рішенняколегії установи, акти ревізій фінансово-господарської діяльності,бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачаннятощо.

3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовнепозначення - реєстраційний індекс, який складається з порядковогономера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюєтьсяіндексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності,кореспондентами тощо.

3.3.7. Для реєстрації всіх документів застосовується єдинареєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК(додаток 2).

3.3.8. Журнальна форма реєстрації документів допускається вустановах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік(додатки 3, 4).

3.3.9. При картковій формі реєстрації документів реєстраційнікартки виготовляються у необхідній кількості примірників.Кількість примірників карток визначається числом картотек, яківедуться в установі. Вибір виду і визначення кількості картотекповинні відповідати конкретним потребам установи.

3.3.10. В установах, де довідкові картотеки ведуться вструктурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двохпримірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якомукартка передається разом з документом). У разі постановкидокумента на контроль виготовляються три примірники картки.

3.3.11. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки,які створюються окремо на кожний календарний рік.

Як правило, довідкова картотека складається з двох частин;невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуківдокумента в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентамиабо термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуківвиконаних документів з певного питання.

3.3.12. Закони України, постанови Верховної Ради України,акти та доручення Президента України, рішення Кабінету МіністрівУкраїни, доручення Прем'єр-міністра України, а також іншідокументи реєструються в автоматизованому режимі.

Автоматизована реєстрація документів провадитьсяцентралізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК.Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованоїна базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісністьпрограмних і технічних засобів (додаток 5), або шляхом прямоговведення з документа встановленого обов'язкового складуреквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); датадокумента; індекс документа (дата та індекс надходженнядокумента - для тих, що надійшли); заголовок документа або йогокороткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор,дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка провиконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичноговиконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бутидоповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця проодержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядокрозміщення реквізитів може визначитися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банкреєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банкреєстраційних даних. До центрального банку реєстраційних данихзаносяться закони України, постанови Верховної Ради України, актита доручення Президента України, рішення Кабінету МіністрівУкраїни, доручення Прем'єр-міністра України, а також іншідокументи.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечуютьпрацівників інформацією про всі документи і місце їх знаходженняза допомогою виведення інформації на дисплей і виготовленнямашинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операційповинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованоїсистем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації проводиться централізовано -автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації.Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всімаабо кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місцязнаходження документа на даний час.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів

4.1.1 Для складання службових документів в установах повиненвикористовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату недозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятисяна бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогамидержавних стандартів та цієї інструкції з обов'язковим додержаннямтаких правил:

встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальнийбланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів(додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видівдокументів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200одиниць; бланки кожного виду повинні виготовлятися на основікутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізитизаголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядкареквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожнийрядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на біломупапері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів;

верхнє - не менш як 10 міліметрів;

праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службовідовідки тощо) та документи, створювані від імені кількох абобільше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів таправильного формування справ у діловодстві кожний документ повиненмістити одне питання.

Винятком є складання протоколів, розпоряджень, наказів,планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовануінформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно,без повторень та вживання слів і зворотів, які не несутьзмістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданихз даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільногоскладного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично ілогічно узгоджену інформацію про управлінські дії тавикористовується під час складання правил, положень, листів,розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листівскладаються з двох частин. У першій зазначається підстава абообгрунтування для складання документа, в другій - висновки,пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише однурезолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину безконстатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової абословесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак.Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчихдокументах, документах з матеріально-технічного постачання ізбуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової абословесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличнітексти використовуються в планових, звітно-статистичних,фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та іншихдокументах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти,ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки таналежне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, зазначенихзаконами України, постановами Верховної Ради України, актами тадорученнями Президента України, рішеннями Кабінету МіністрівУкраїни та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішеннямкерівника органу виконавчої влади на одного із заступниківвідповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурнихпідрозділів установи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належнеоформлення документа, що візується кількома особами, несутьоднаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проектидокументів, відповідальність за зміст, рівень підготовки таналежне їх оформлення покладається на заступників керівників цихорганів.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службовий документ, що складається в установі, повиненмати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення(додатки 9, 10): найменування установи - автора документа, кодустанови, код форми документа, назва виду документа (незазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст,підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення йогодо справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язковихреквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цьоговимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу ПрезидентаУкраїни від 3 жовтня 1992 р. N 493 ( 493/92 ) "Про державнуреєстрацію нормативних актів міністерств та інших органівдержавної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру,повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифазатвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державнуреєстрацію (додаток 11).

4.2.2. Найменування установи повинно відповідатинайменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочененайменування вживається тільки у разі, коли воно офіційнозафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочененайменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішеннятощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способомі повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінськоїдіяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткийвиклад змісту документа. Він має бути максимально коротким іємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвоюдокумента, формуватися за допомогою віддієслівного іменника івідповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад:розпорядження (про що?) про створення установи; протокол (чого?)засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок можебути узагальненим.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими жправилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої формипостійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюєтьсязмінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5,дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм таповідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, щоприймається колегіальним органом, - дата його прийняття; длядокумента, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті,що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементидати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок упослідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 1997 рокуслід писати: 13.01.97.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієїцифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 1997року слід писати: 03.04.97. У текстах нормативно-правових актів ідокументів, що містять відомості фінансового характеру,застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня1997 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка йогопідписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усіслужбові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням тавиконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконаннядокумента і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частинідокумента разом з індексом на спеціально відведеному для цьогомісці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його датапроставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документазазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовнихпозначень - індексів, які надаються документам під час реєстраціїі вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних установою документівскладаються з порядкових номерів у межах групи документів, щореєструються, які відповідно до завдань пошуку можутьдоповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності,кореспондентів, виконавців тощо.

4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такомупорядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів,що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питаньдіяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатисяз індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косоюрискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, йогообгрунтованості та встановленні відповідності законодавствуздійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як в установі (із структурнимипідрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенціїзаймаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє,так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляютьсяна виконання законів України, постанов Верховної Ради України,актів та доручень Президента України, рішень Кабінету МіністрівУкраїни, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізнішеніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднімвиконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівникомустанови невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документівпроводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації увідповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилаєтьсядля розгляду.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проектудокумента посадовою особою. Віза включає: особистий підпис,ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування.У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи,наприклад:

Керівник юридичної служби

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боціостаннього аркуша проекту документа, якщо місця для цього налицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаютьсяв установі.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документавикладаються на окремому аркуші, про що на проекті робитьсявідповідна відмітка за такою формою:

Керівник юридичної служби

(Підпис) (Ініціали, прізвище) додаються.

Зауваження і пропозиції

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписуєдокумент.

4.5.4. Проекти нормативно-правових актів установиперевіряються працівниками юридичної служби установи навідповідність їх законодавству і візуються ними на першомупримірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляєтьсявідповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису налицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає всебе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якоюпогоджується проект документа (включаючи найменування установи),особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження,наприклад;

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови Київської

міської державної адміністрації

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документаздійснюється з колегіальним органом, то гриф погодженняоформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Вищої атестаційної

комісії України

Дата, N

4.5.7. У разі коли зміст документа стосується більше ніжтрьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робитьсявідмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такоюформою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(Підпис) (ініціали, прізвище) (Підпис) (ініціали, прізвище)

Дата Дата

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їхпідписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами установивідповідно до їх компетенції, встановленої чинниминормативно-правовими актами.

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документипідписуються лише керівником установи або його заступником,відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилаються організаціям галузі, підписуютьсякерівником, його заступником, а також керівниками структурнихпідрозділів установи відповідно до їх компетенції.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, якапідписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку,скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистогопідпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

Начальник Головного управління

житлового господарства та майна

міста (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Начальник Головного

управління (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кількомустановам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кількоморганізаціям, що належать до сфери управління установи,підписується тільки оригінал, який залишається у справіустанови-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярієюпримірники.

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а уразі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб(акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. Прицьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовностівідповідно до посади. Наприклад:

Начальник управління (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однаковихпосад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Начальник Головного Начальник Головного

управління охорони управління освіти

здоров'я

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючимна засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Секретар комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проектідокумента, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує їїобов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначаєтьсяпосада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправленнявносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.","заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" абоз проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після йогопідписання є затвердження. Документ затверджується відповіднимиорганами або посадовими особами, до компетенції яких належитьвирішення питань, викладених у цих документах (додаток 12).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогоюгрифа затвердження або виданням розпорядчого документа.Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо)повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документомустанови, що видала акт.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовоюособою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово"ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвищеособи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

голова Київської міської

державної адміністрації

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом надокументі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням Київської міської

державної адміністрації

від 20.09.97 N 14510

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньомукутку першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян іюридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів іматеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинензавірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах)установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовоюпечаткою, визначається установою на підставі чиннихнормативно-правових актів (додаток 13).

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи абоїї структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіяхдокументів, що надсилаються в інші установи, та на розмноженихпримірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювалаостанні кілька літер найменування посади особи, яка підписаладокумент.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурнимпідрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресуваннядокумента установі або її структурному підрозділу без зазначенняпосадової особи їх найменування подаються у називному відмінку,наприклад:

Регіональне відділення Фонду

державного майна України

по м. Києву

Головне управління охорони

здоров'я

Московська районна державна

адміністрація

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменуванняустанови зазначається у називному відмінку, а посада і прізвищеадресата - у давальному, наприклад:

Київська міська державна

адміністрація

Служба міжнародних зв'язків

завідуючому відділом протоколу

(Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або йогозаступнику найменування установи входить до складу найменуванняпосади адресата, наприклад:

Начальнику управління з питань

цінової політики Київської міської

державної адміністрації

(Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатисяпочесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям,адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих

об'єднань, директорам підприємств

і керівникам організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово"копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатівне ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьомадресатам складається список на розсилку і на кожному документізазначаються тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок іформа запису відомостей про адресу установи повинні відповідатиправилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовимкореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Архіви України"

252110, МСП, Київ-110,

вул. Солом'янська, 24.

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаєтьсяпоштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача,наприклад:

252070, Київ-70,

Контрактова площа, 4, кв.16

(Прізвище, ініціали)

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої івиконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса надокументах не зазначається. У цих випадках використовують конвертиіз завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зробленийкерівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвищевиконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання,особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення данокільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена удорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Длявиконання доручення їй надається право скликати інших виконавців ікоординувати їх роботу.