кількість посад державної служби згідно із штатним розписом;
відповідальний структурний підрозділ.
6. Класифікація посад проводиться кожним державним органом незалежно від його штатної чисельності. Класифікується кожна посада державної служби, передбачена штатним розписом.
Класифікація посад не проводиться в державному органі, який перебуває у стані реорганізації або ліквідації.
Класифікація посад у відокремленому підрозділі або територіальному органі державного органу без статусу юридичної особи публічного права може проводитися таким підрозділом або органом самостійно, якщо керівник такого підрозділу або органу виконує функції керівника державної служби в державному органі.
Якщо державний орган не має можливості провести класифікацію посад через обставини непереборної сили, така класифікація посад проводиться державним органом вищого рівня.
7. Перед початком проведення класифікації посад у державному органі відповідальний структурний підрозділ:
забезпечує у разі потреби проходження новопризначеними працівниками відповідального структурного підрозділу, які уповноважені на проведення класифікації посад, навчання з питань проведення класифікації посад, організацію якого здійснює НАДС;
надсилає для ознайомлення керівникам самостійних структурних підрозділів державного органу інформаційно-роз’яснювальні матеріали.
Інформація про посади державної служби
8. Керівники самостійних структурних підрозділів надсилають відповідальному структурному підрозділу основну інформацію про посади державної служби (далі - інформація про посади) за формою згідно з додатком 1 в електронній формі у форматі XLSX (XLS).
9. Вимоги до заповнення інформації про посаду:
заповнення інформації про посаду здійснюється в електронній формі у форматі XLSX (XLS) на основі посадової інструкції (проекту посадової інструкції) або у разі її відсутності акта законодавства (розпорядчого документа), яким визначено виконання завдань в межах компетенції державного органу (структурного підрозділу) на постійній основі;
мета посади визначається згідно з підпунктом 2 пункту 4 розділу III Порядку розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій "Б" та "В", затвердженого наказом НАДС від 11 вересня 2019 р. № 172-19;
основні напрями визначаються відповідно до сфери повноважень структурного підрозділу (посади державної служби категорії "В", визначеної структурою державного органу в разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу) та відображені в його основних завданнях і функціях (посадових обов’язках).
Мета посади та основні напрями роботи обов’язково враховують вимоги законодавства, що регламентує діяльність державних органів у відповідних сферах діяльності.
Інформація про посади не заповнюється щодо посад державної служби категорії "А" та "Б", які передбачають виконання посадових обов’язків керівників державної служби, їх заступників.
10. Керівники самостійних структурних підрозділів забезпечують заповнення інформації про усі посади відповідного структурного підрозділу, передбачені штатним розписом.
Якщо всі посади самостійного структурного підрозділу вакантні, заповнення інформації про посади здійснюється відповідальним структурним підрозділом.
Визначення результатів класифікації посад
11. Визначення результатів класифікації посад проводиться відповідальним структурним підрозділом на основі поданої самостійними структурними підрозділами інформації про посади відповідно до Каталогу шляхом визначення класифікаційних кодів посад державної служби.
У разі потреби відповідальний структурний підрозділ може залучати до проведення класифікації посад керівників самостійних структурних підрозділів.
12. Результати класифікації посад вносяться до зведеної відомості класифікації посад державної служби (далі - відомість) у форматі XLSX (XLS) згідно з додатком 2.
Відомість заповнюється відповідальним структурним підрозділом окремо для посад державної служби категорій "А", "Б" та "В".
13. Класифікація посади включає:
1) визначення пріоритетів діяльності та переважної кількості функцій, що характеризують приналежність посади державної служби, яку класифікують, до відповідної сім’ї посад;
2) визначення відповідно до Каталогу:
сім’ї посад, опис якої включає основні напрями роботи, яка регулярно виконується чи повинна виконуватися (якщо посада вакантна) протягом переважної частини робочого часу;
рівня посади, який найбільш точно описує посаду державної служби;
юрисдикції та типу державного органу;
класифікаційного коду посади державної служби;
3) заповнення відомості.
14. Керівник державної служби в державному органі приймає остаточне рішення щодо результатів класифікації посади державної служби у разі наявності спірних позицій відповідального структурного підрозділу, керівників самостійних структурних підрозділів чи інших працівників такого державного органу.
15. Перед підписанням відомостей відповідальний структурний підрозділ проводить їх перевірку на дотримання таких вимог:
усі посади державної служби (зокрема вакантні) класифіковано, результати їх класифікації відображено у відомостях;
визначення рівнів посад державної служби категорії "В" здійснюється відповідно до вимог Каталогу;
посади керівника державної служби та його заступників віднесено до сім’ї посад "Адміністративне керівництво (1)";
для кожної посади державної служби визначено не більше ніж одну сім’ю посад;
рівні посад визначено в межах категорій посад: "А" та "Б", які є керівниками державної служби в державному органі, - I-III керівні рівні; "Б" - IV-VI керівні рівні; "В" - VII-IX фахові рівні;
рівень посад заступників керівників визначено за посадами їх безпосередніх керівників.
Надсилання документів та погодження результатів класифікації посад
16. Документи щодо класифікації посад (далі - документи) формуються та надсилаються до НАДС державними органами, юрисдикція яких поширюється на всю територію України, офіційним листом за підписом керівника державної служби та включають:
відомості центрального апарату (секретаріату) в електронній формі у форматі XLSX (XLS);
відомості відокремлених підрозділів або територіальних органів (із статусом або без статусу юридичної особи публічного права), юрисдикція яких поширюється на територію Автономної Республіки Крим, однієї або кількох областей, мм. Києва та Севастополя або юрисдикція яких поширюється на територію одного або кількох районів, районів у містах, міст обласного значення (за наявності) в електронній формі у форматі XLSX (XLS);
узагальнену інформацію про посади в електронній формі у форматі XLSX (XLS);
перелік осіб, відповідальних за проведення класифікації посад із зазначенням їх контактних номерів телефонів, визначених кожним державним органом, що проводив класифікацію посад.
17. ДСА збирає та надсилає до НАДС документи апаратів судів, крім Верховного Суду, Вищого антикорупційного суду та Конституційного Суду України.
18. Місцеві держадміністрації (військові адміністрації) надсилають документи до територіальних органів НАДС згідно з розподілом, затвердженим наказом НАДС.
19. До НАДС (територіального органу НАДС) надсилаються документи, що не містять інформації з обмеженим доступом.
20. НАДС (територіальний орган НАДС) опрацьовує документи та погоджує результати класифікації посад у державних органах, крім Секретаріату Кабінету Міністрів України, постійно діючого допоміжного, допоміжного, консультативно-дорадчого органу, утвореного Президентом України, Представництва Президента України в Автономній Республіці Крим, апаратів (секретаріатів) Ради національної безпеки і оборони України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати, Конституційного Суду України, Верховного Суду, Офісу Генерального прокурора, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.
Державні органи, визначені в абзаці першому цього пункту, надсилають НАДС документи для врахування під час підготовки умов оплати праці державних службовців на основі класифікації посад у наступному році.
21. НАДС (територіальний орган НАДС) здійснює опрацювання документів, надісланих державними органами, за результатами оцінки дотримання загальних вимог згідно з чек-листом 1 (додаток 3) та оцінки результатів класифікації посад згідно з чек-листом 2 (додаток 4) та заповнює висновок про їх погодження (далі - висновок) за формою згідно з додатком 5.
У чек-листі 1 визначено результати перевірки додержання державними органами вимог до підготовки інформації, її повноти та оформлення за формами згідно з додатками до цього Алгоритму.
У чек-листі 2 визначено результати аналізу документів, передбачених пунктом 16 та (або) 31 цього Алгоритму, на предмет їх відповідності положенням Каталогу (виявлення технічних, логічних та концептуальних помилок чи неточностей під час віднесення до сімей посад, рівнів посад, типів та юрисдикції державних органів).
У разі погодження НАДС (територіальним органом НАДС) результатів класифікації посад державного органу (державних органів) чек-листи 1 і 2 не подаються.
У разі невідповідності документів одному і більше критеріям, визначеним у чек-листі 1, результати класифікації посад державного органу вважаються такими, що не погоджені, та не розглядаються на предмет відповідності критеріям, визначеним у чек-листі 2.
У такому разі НАДС (територіальний орган НАДС) надсилає висновок разом з чек-листом 1.
22. Датою погодження результатів класифікації посад державної служби в державному органі вважається дата реєстрації листа державного органу, яким надіслано до НАДС (територіального органу НАДС) документи, що зазначається у висновку НАДС (територіального органу НАДС), в якому відсутні зауваження.
Тривалість розгляду НАДС (територіальним органом НАДС) документів не повинна перевищувати 30 календарних днів з дня отримання НАДС (територіальним органом НАДС) листа з документами.
23. У графі "Результат погодження" висновку зазначається:
"погоджено", якщо зауваження відсутні;
"не погоджено", якщо наявні зауваження за критеріями, визначеними у чек-листі 1 та (або) 2;
"потребує подання додаткових матеріалів" із зазначенням таких матеріалів.
У разі коли у графі "Результат погодження" висновку зазначено "потребує подання додаткових матеріалів", чек-листи 1 та 2 подаються за потреби.
24. У графах "Оцінка дотримання загальних вимог" та "Оцінка результатів класифікації посад" висновку зазначається:
оцінка "відповідає" - у разі відповідності всім критеріям, визначеним у чек-листах 1 та 2;
оцінка "не відповідає" - у разі невідповідності одному і більше критеріям, визначеним у чек-листі 1 або 2.
У разі коли зауваження, надані НАДС (територіальним органом НАДС), не враховані, результати класифікації посад державної служби вважаються такими, що не погоджені.
25. Під час опрацювання документів НАДС (територіальний орган НАДС) може взаємодіяти з особами, відповідальними за проведення класифікації посад в державному органі, із застосуванням засобів телекомунікаційного зв’язку.
У разі необхідності уточнення інформації на запит НАДС (територіального органу НАДС) державний орган подає додаткову інформацію, що обґрунтовує результати проведеної класифікації посад, подання якої не обмежено законодавством.
26. Погодження результатів класифікації посад у місцевих держадміністраціях (військових адміністраціях) здійснюється територіальними органами НАДС відповідно до цього Алгоритму.
Територіальні органи НАДС здійснюють опрацювання документів та погодження результатів класифікації посад у місцевих держадміністраціях (військових адміністраціях) згідно з розподілом, що затверджується наказом НАДС. Опрацювання документів та погодження результатів класифікації посад в державних органах на території, на яку поширюється юрисдикція територіального органу НАДС, не допускається.
27. Документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, розголошення яких створює ризик розкриття окремих елементів з організації оперативно-службової діяльності розвідувального органу тощо, не підлягають опрацюванню НАДС (територіальним органом НАДС). Опрацювання документів та погодження результатів класифікації посад здійснюється керівником відповідного державного органу за поданням керівника державної служби, якщо ці посади різні.
28. Після отримання висновку, яким погоджено результати класифікації посад в державному органі, відповідальний структурний підрозділ ознайомлює працівників державного органу з результатами класифікації їх посад.
Проведення повторної класифікації посад
29. У разі проведення повторної класифікації посад згідно з цим Алгоритмом у розпорядчому документі (наказі) зазначається кількість посад державної служби, які передбачається ввести до нової структури та (або) штатного розпису державного органу або щодо яких передбачається внести відповідні зміни.
30. Повторна класифікація посад в державному органі проводиться за потреби у разі зміни структури та (або) штатного розпису державного органу, а також у разі визначення в установленому порядку нових завдань та (або) функцій для державного органу, передачі їх іншому державному органу на підставі відповідного акта законодавства.
Повторна класифікація посад в державному органі може проводитися у разі зміни завдань і функцій структурного підрозділу, які пов’язані з посадовими обов’язками державного службовця, чи зміни обсягу та змісту посадових обов’язків державного службовця, що пов’язані з новими стратегічними викликами та потребами, пов’язаними з виконанням політичних чи міжнародних рішень, забезпеченням реалізації законодавчих актів, які стосуються усіх сфер суспільного життя.
Одна зміна структури та (або) штатного розпису державного органу є підставою для проведення лише однієї повторної класифікації посад.
У разі зміни завдань та (або) функцій державного органу на підставі відповідного акта законодавства, що призвело до зміни функціоналу за посадами державної служби, державний орган під час надсилання відомостей за результатами повторної класифікації посад до НАДС (територіальних органів НАДС) зазначає реквізити відповідного акта законодавства, подає його копію або посилання на відповідний офіційний веб-ресурс.
Повторна класифікація посад не проводиться за посадами державної служби, щодо яких відсутні зміни, передбачені у цьому пункті.
31. За результатами повторної класифікації посад до офіційного листа державного органу, крім переліку документів, передбачених пунктом 16 цього Алгоритму, додається:
копія розпорядчого документа (наказу), що є підставою для проведення повторної класифікації;
порівняльна відомість повторної класифікації посад державної служби категорій "А", "Б" та "В" (далі - порівняльна відомість) за формою згідно з додатком 6 в електронній формі у форматі XLSX (XLS).
Порівняльна відомість заповнюється відповідальним структурним підрозділом окремо для посад державної служби категорій "А", "Б" та "В".
32. Під час опрацювання документів за результатами повторної класифікації посад в державних органах НАДС (територіальний орган НАДС) здійснює погодження результатів класифікації виключно тих посад державної служби, що зазначені у порівняльній відомості.
У разі внесення змін до відомостей в частині класифікаційного коду посад державної служби, що не зазначені у порівняльній відомості, такі результати класифікації посад вважаються не погодженими.
Не допускається внесення до порівняльної відомості посад державної служби, щодо яких повторна класифікація посад не проводилася.
У разі відсутності підстав, передбачених пунктом 30 цього Алгоритму, документи за результатами повторної класифікації посад в державному органі не підлягають розгляду НАДС (територіальним органом НАДС).
Особливості проведення класифікації посад у новостворених державних органах
33. Класифікація посад у державних органах, які реорганізовано шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення, чи в новостворених державних органах проводиться відповідальним структурним підрозділом державного органу, що є правонаступником, або державного органу, якому вони підпорядковані, або відповідальним структурним підрозділом, визначеним суб’єктом призначення.
34. Класифікація посад у новостворених структурних підрозділах місцевих держадміністрацій (військових адміністрацій) із статусом юридичної особи публічного права проводиться відповідальним структурним підрозділом апарату такої місцевої держадміністрації (військової адміністрації).
35. Класифікація посад державної служби у новостворених апаратах судів проводиться відповідальним структурним підрозділом ДСА.
36. Посада керівника державної служби у новоствореному центральному органі виконавчої влади та його заступника (заступників) класифікується суб’єктом призначення до сім’ї посад "Адміністративне керівництво (1)" відповідного рівня посади, юрисдикції та типу державного органу.
Додаток 1
до Алгоритму
ОСНОВНА ІНФОРМАЦІЯ
про посади державної служби
( Див. текст )
Додаток 2
до Алгоритму
ЗВЕДЕНА ВІДОМІСТЬ
класифікації посад державної служби
( Див. текст )
Додаток 3
до Алгоритму
ЧЕК-ЛИСТ 1
Оцінка дотримання загальних вимог
( Див. текст )
Додаток 4
до Алгоритму
ЧЕК-ЛИСТ 2
Оцінка результатів класифікації посад
( Див. текст )
Додаток 5
до Алгоритму
ВИСНОВОК
про погодження результатів класифікації посад державної служби у державних органах
( Див. текст )
Додаток 6
до Алгоритму
ПОРІВНЯЛЬНА ВІДОМІСТЬ
класифікації посад державної служби ".
( Див. текст )