Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах

299. Оригінальний текст прийнятого Верховною Радою України акта не пізніш як у десятиденний строк виготовляється секретаріатом головного комітету в паперовій формі (на основі сформованого ним і підписаного головою головного комітету та завізованого керівником секретаріату головного комітету чи особами, які виконують їхні обов’язки, оригінального тексту акта в електронній формі), візується головою головного комітету та керівником секретаріату головного комітету чи особами, які виконують їхні обов’язки.

300. Оригінальний текст прийнятого Верховною Радою України акта у паперовій формі, завізований у головному комітеті, опрацьовується в юридичному структурному підрозділі та візується керівником юридичного структурного підрозділу. Висновок остаточної юридичної експертизи вноситься до ЄАС.

301. Структурний підрозділ з документального забезпечення проводить остаточне редакційне опрацювання (остаточну лінгвістичну експертизу) прийнятого акта Верховної Ради України та оформлює його на підпис Голові Верховної Ради України в порядку надходження.

За дорученням керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату можливе позачергове оформлення акта Верховної Ради України.

302. Оригінал прийнятого Верховною Радою України акта виготовляється підрозділом структурного підрозділу з документального забезпечення, на який у встановленому порядку покладено функцію з оформлення на підпис Голові Верховної Ради України прийнятих Верховною Радою України актів, візується на зворотному боці останнього аркуша керівником цього підрозділу, керівником підрозділу з документального забезпечення, керівником секретаріату головного комітету, головою головного комітету, керівником юридичного структурного підрозділу, Керівником Апарату або особами, які виконують їхні обов’язки, і подається на підпис Голові Верховної Ради України разом з паперовою копією висновку остаточної юридичної експертизи.

303. Порядок доступу до тексту прийнятого Верховною Радою України акта визначається Технологічною схемою проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та технологічною схемою інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України.

304. Структурний підрозділ з документального забезпечення невідкладно, але не пізніш як на наступний день після дня підписання акта Головою Верховної Ради України:

1) розсилає постанови Верховної Ради України в електронному вигляді через СЕВ ОВВ відповідно до розрахунку розсилання (додаток 3 до цього Положення);

2) надсилає закони України до Офісу Президента України на підпис Президентові України фельд’єгерським зв’язком та вносить інформацію про це до ЄАС.

305. Підписаний Президентом України закон України, що повернутий до Верховної Ради України, опрацьовується структурним підрозділом з документального забезпечення. Інформація про дату і час отримання Верховною Радою України підписаного Президентом України закону вноситься до ЄАС.

Структурний підрозділ з документального забезпечення розсилає електронну копію підписаного Президентом України закону через СЕВ ОВВ відповідно до розрахунку розсилання (додаток 4 до цього Положення).

306. Розсилання копій актів Верховної Ради України у паперовій формі суб’єктам відповідно до додатків 3 і 4 до цього Положення здійснюється із засвідченням печаткою Апарату Верховної Ради України без зображення Державного Герба України з цифрою "1" або "2".

307. У разі повернення Президентом України закону України зі своїми вмотивованими і сформульованими пропозиціями до Верховної Ради України для повторного розгляду структурний підрозділ з організаційного забезпечення інформує про це керівництво Апарату та структурний підрозділ з документального забезпечення, працівник якого вносить відповідну інформацію до ЄАС.

308. Структурний підрозділ з організаційного забезпечення реєструє пропозиції Президента України до закону України в ЄАС, готує відповідний проект резолюції і після розгляду пропозицій Президента України Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності - Першим заступником або заступником Голови Верховної Ради України згідно з дорученням направляє їх до відповідного комітету та структурних підрозділів Апарату.

Оригінал закону України та пропозиції Президента України до нього передаються до структурного підрозділу з документального забезпечення.

Пропозиції Президента України до закону України надаються народним депутатам України через ЄАС.

309. Якщо під час повторного розгляду закону України Верховною Радою України вето Президента України було подолано, секретаріат головного комітету готує проект листа до Президента України і передає його на підпис Голові Верховної Ради України.

Структурний підрозділ з документального забезпечення надсилає оригінал такого закону України та підписаний Головою Верховної Ради України лист у паперовій формі до Офісу Президента України фельд’єгерським зв’язком.

310. Структурний підрозділ з документального забезпечення здійснює формування справи акта, прийнятого Верховною Радою України, до якої включається:

1) оригінал закону України, постанови, іншого акта Верховної Ради України;

2) оригінал доопрацьованого і завізованого у встановленому порядку тексту прийнятого акта Верховної Ради України;

3) протокол пленарного засідання Верховної Ради України, на якому був розглянутий та/або прийнятий зазначений акт Верховної Ради України;

4) протокол та стенограма засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, на якому розглядалося питання про розгляд такого акта, та матеріали до них.

311. Структурний підрозділ з документального забезпечення передає до структурного підрозділу з комп’ютеризованих систем для оприлюднення на офіційному веб-сайті Верховної Ради України в електронній і паперовій формах:

1) текст закону України, підписаного Головою Верховної Ради України України;

2) текст закону України, який відповідно до частини четвертої статті 94 Конституції України офіційно оприлюднений Головою Верховної Ради України;

3) текст постанови, іншого акта Верховної Ради України.

312. Структурний підрозділ з документального забезпечення надсилає для опублікування до редакції газети "Голос України" в електронній і паперовій формах:

1) текст закону України, який відповідно до частини четвертої статті 94 Конституції України офіційно оприлюднений Головою Верховної Ради України;

2) текст постанови, іншого акта Верховної Ради України, що підлягають опублікуванню, згідно з розрахунком розсилання (додатки 3, 4 до цього Положення).

313. Оригінали документів із справи акта Верховної Ради України, що зберігаються у структурному підрозділі з документального забезпечення, у тимчасове користування не надаються та з відповідної справи не вилучаються.

314. Закон України, постанова, інший акт Верховної Ради України оформляються на відповідному бланку формату А4 (додаток 2 до цього Положення) з використанням гарнітури, що є загальнодоступною чи створеною на її основі.

315. Акт Верховної Ради України має такі основні реквізити:

1) зображення Державного Герба України;

2) назву виду документа (вид акта) (набирається великими літерами напівжирним шрифтом розміром 26 друкарських пунктів і розміщується по центру);

3) заголовок до тексту документа (назва акта) (відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами і набирається по центру з великої літери шрифтом розміром 14 друкарських пунктів);

4) текст документа (відділяється від заголовка трьома міжрядковими інтервалами та набирається шрифтом розміром 14 друкарських пунктів через один міжрядковий інтервал);

5) підпис (містить назву посади, ініціал власного імені та прізвище Голови Верховної Ради України, набране великими літерами. Підпис відділяється від тексту документа трьома міжрядковими інтервалами і набирається у два рядки через один міжрядковий інтервал. Слова "Голова Верховної Ради" набираються від межі лівого поля, а слово "України" вирівнюється по центру відносно цих слів і набирається під ними).

316. Зображення Державного Герба України розташовується по центру верхнього поля бланка відповідного акта Верховної Ради України.

317. Текст акта Верховної Ради України починається з преамбули, в якій зазвичай зазначаються мотиви законодавця, обставини, які слугують причиною прийняття акта чи необхідні для розуміння завдань акта. Текст постанови Верховної Ради України, закону України про внесення змін до законодавчих актів, про надання згоди на обов’язковість міжнародних договорів України починається з преамбули, яка обов’язково містить слова "Верховна Рада України постановляє".

318. Заголовок книги (частини), розділу (підрозділу), глави акта Верховної Ради України розміщується по центру сторінки і набирається:

1) книги (частини), розділу (підрозділу) - великими літерами;

2) глави - малими літерами.

319. Заголовок статті набирається після слова "Стаття" та зазначення її порядкового номеру з крапкою.

Одна стаття від іншої відділяється 1,5 міжрядкового інтервалу.

320. Примітка до статті розміщується після тексту відповідної статті. Слово "Примітка" набирається з абзацу з великої літери, після нього ставиться крапка та викладається текст примітки. Якщо примітка має кілька пунктів, вони нумеруються без використання знака "№". Кожний пункт примітки починається з нового абзацу.

321. У разі надання Верховною Радою України згоди на обов’язковість міжнародного договору України у тексті закону після назви такого міжнародного договору зазначається слово "(додається)".

322. При визначенні проектом постанови Верховної Ради України складу її колегіального органу прізвища членів такого органу викладаються у тексті постанови Верховної Ради України або у додатку до неї.

Прізвища членів набираються без розділових знаків між ними, як правило, в алфавітному порядку великими літерами із зазначенням повної назви депутатської фракції (депутатської групи), від якої делеговано народного депутата України, або посади іншої делегованої особи. Власні імена та по батькові викладаються повністю.

323. Якщо постановою Верховної Ради України затверджується (схвалюється) план, рекомендації чи проведення відповідного заходу, їх текст оформлюється як додаток до постанови Верховної Ради України з відповідним посиланням у тексті постанови.

Додаток виготовляється на окремих аркушах. У правому верхньому куті першого аркуша додатку розміщується реквізит "Гриф затвердження". Якщо до акта додано більше одного додатка, вони нумеруються без зазначення знака "№".

Додаток до закону України оформлюється за правилами цього пункту.

324. Створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення розгляду Верховною Радою України питань за спеціальними процедурами, здійснюються в ЄАС з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

325. Створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення реалізації контрольної функції Верховної Ради України, здійснюються в ЄАС з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

326. Оригінал звіту, доповіді або іншої інформації державного органу чи посадової особи, поданий до Верховної Ради України відповідно до закону, після його реєстрації передається до комітету Верховної Ради України, до предмета відання якого належить відповідне питання.

Підрозділ 26. Протокольне доручення

327. Доручення головуючого на пленарному засіданні Верховної Ради України, засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України оформлюється в ЄАС (реєстрація електронного документа або цифрової копії оригіналу паперового документа) структурним підрозділом з виконання функцій контролю та підписується Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності або неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першим заступником чи заступником Голови Верховної Ради України.

328. Структурний підрозділ з виконання функцій контролю інформує відповідно Голову Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України про стан виконання протокольних доручень.

329. Документальний супровід депутатських запитів здійснює структурний підрозділ з виконання функцій контролю.

330. Депутатський запит оформлюється та подається в електронній формі в ЄАС під час тижня, відведеного для пленарних засідань Верховної Ради України, з 9 години понеділка до 16 години четверга.

331. Після оголошення короткого змісту депутатських запитів на пленарному засіданні Верховної Ради України структурний підрозділ з виконання функцій контролю готує в електронній формі супровідні листи Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України про направлення таких депутатських запитів адресатам та направляє їх на підпис відповідно Голові Верховної Ради України, Першому заступнику, заступнику Голови Верховної Ради України разом з копіями депутатських запитів.

Адресату, який не є користувачем СЕВ ОВВ, надсилається паперова копія електронного оригіналу супровідного листа Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України, засвідчена штампами, разом з копією депутатського запиту.

332. Структурний підрозділ з виконання функцій контролю здійснює знеособлення персональних даних у тексті депутатського запиту та відповіді на нього відповідно до вимог законодавства про захист персональних даних і розміщує його текст на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

333. Депутатський запит до Президента України надсилається структурним підрозділом з документального забезпечення у паперовій формі разом із супровідним листом за підписом Голови Верховної Ради України, а в разі його відсутності або неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першого заступника чи заступника Голови Верховної Ради України, та паперовими копіями депутатського запиту, постанови Верховної Ради України про направлення депутатського запиту до Президента України.

334. Створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення реалізації установчої функції Верховної Ради України, здійснюються в ЄАС з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

335. При внесенні до Верховної Ради України проекту акта Верховної Ради України про призначення (обрання) на посаду, надання згоди на призначення на посаду відомості щодо кандидата на посаду подаються у паперовій формі. Цифрова копія такого документа не виготовляється.

336. Оригінали документа та інших матеріалів стосовно особи, призначення (обрання) на посади якої здійснює Верховна Рада України, після їх опрацювання у комітетах Верховної Ради України, структурних підрозділах Апарату передаються до відповідного структурного підрозділу Апарату відповідно до затвердженої номенклатури справ.

337. Строк/термін виконання документа, що опрацьовується у Верховній Раді України, її органі та Апараті, визначається законодавством залежно від виду документа.

338. Опрацювання та виконання документа здійснюється особами, зазначеними в документі та/або резолюції керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату, також визначеними ними безпосередніми виконавцями. У разі якщо документ виконується кількома суб’єктами, організація виконання та надання узагальненої відповіді на документ здійснюється суб’єктом, який у документі та/або резолюції зазначений першим виконавцем.

339. Строк виконання документа обчислюється у календарних днях, крім випадків, передбачених законом.

340. Першим днем строку виконання документа є:

1) день прийняття відповідного акта або протокольного доручення Верховної Ради України;

2) день підписання (затвердження) відповідного розпорядження, іншого нормативного акта - з дня їх підписання (затвердження);

3) день реєстрації відповідного вхідного документа.

341. Виконавець опрацьовує документ та готує відповідь на нього:

1) у зазначений у документі строк/термін;

2) у строк/термін, визначений керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату у резолюції до документа (якщо документ не містить строку/терміну його виконання), а в разі його відсутності - протягом 30 днів;

3) протягом 7 днів, якщо документ містить позначку "Терміново";

4) протягом 15 (30), днів, якщо документ є депутатським запитом-1;

5) протягом 10 (30) днів, якщо документ є депутатським зверненням-2;

6) протягом 5 днів, якщо документ є адвокатським запитом-3;

7) протягом 48 годин, 5 (20) днів, якщо документ є запитом на публічну інформацію-4;

8) протягом 15 (45) днів, якщо документ є зверненням-5;

9) в інший строк, визначений законом.

__________

-1 Відповідно до частини п’ятої статті 15 Закону України "Про статус народного депутата України".

-2 Відповідно до частини другої статті 16 Закону України "Про статус народного депутата України".

-3 Відповідно до статті 24 Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність".

-4 Відповідно до статті 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

-5 Відповідно до статті 20 Закону України "Про звернення громадян".

342. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, днем виконання вважається перший наступний робочий день.

343. Строк/термін виконання документа може бути змінений лише за рішенням органу (посадової особи), який його встановив. За необхідності продовження строку виконання документа виконавець звертається з аргументованим клопотанням до такого органу (посадової особи), але не пізніш як за три робочі дні до закінчення строку/терміну виконання документа.

344. Документ вважається виконаним та знімається з контролю після його фактичного виконання (надання відповіді за підписом належної посадової особи) і внесення відповідної інформації до ЕРКК.

345. Контроль за проходженням документів здійснюється структурними підрозділами в ЄАС шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання документів за визначеними індикаторами.

346. Контроль за виконанням документа включає:

1) постановку документа на контроль у ЄАС;

2) моніторинг своєчасного доведення документа до виконавця;

3) моніторинг ходу виконання документа;

4) зняття документа з контролю;

5) аналіз і узагальнення результатів виконання документа у структурному підрозділі;

6) інформування керівництва про стан виконання документа у структурному підрозділі.

347. Працівник, який здійснює контроль за своєчасністю виконання документів у структурному підрозділі, завчасно попереджає виконавця про закінчення строку/терміну виконання документа, періодично інформує керівника структурного підрозділу про стан виконання документів.

348. Робота з документами, що містять службову інформацію, у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України, Апараті здійснюється з дотриманням вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736, з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.

349. Документу, що містить службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування" (далі - гриф ДСК), відповідна позначка проставляється без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа, а також в ЕРКК документа в ЄАС.

350. Документ з грифом ДСК опрацьовується виконавцем, якому надано відповідне доручення Керівником Апарату, його Першим заступником або заступником, керівником відповідного структурного підрозділу.

Керівник відповідного структурного підрозділу здійснює контроль за дотриманням порядку створення чи опрацювання документа з грифом ДСК, його зберігання та використання.

351. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа ДСК вирішується керівником відповідного структурного підрозділу. Виконавець візує, а керівник структурного підрозділу підписує такий документ з урахуванням переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та з дотриманням вимог статей 6 і 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

352. Вхідний документ з грифом ДСК, у тому числі з відмітками "Літер "М", "Літер "К", та "СІ", приймається, опрацьовується та реєструється в ЄАС структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до цього Положення. При цьому цифрова копія оригіналу паперового документа з грифом ДСК не створюється та не зберігається в ЄАС.

353. Інформація про додатки до вхідного супровідного листа, що містять службову інформацію (електронні носії інформації, книги та інші видання), зазначається в ЕРКК документа з грифом ДСК, а оригінали передаються адресату.

354. Документ, що містить службову інформацію, передається виконавцю під його особистий підпис у картці, цифрова копія якої долучається структурним підрозділом з документального забезпечення до ЕРКК документа.

355. Тиражування документів з грифом ДСК здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до резолюції керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату (додаток 8 до цього Положення).

Документ з грифом ДСК, одержаний від іншої установи, для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах копіюється у визначеному цим пунктом порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його копіювання.

На кожному примірнику тиражованого документа від руки проставляється номер примірника.

356. Облік тиражованих документів з грифом ДСК ведеться у спеціальному журналі. Передача документа з грифом ДСК народному депутату України, колегіальному органу Верховної Ради України, структурному підрозділу, посадовій особі здійснюється під розписку (додаток 9 до цього Положення).

357. Друкування і тиражування в Апараті документів з грифом ДСК за допомогою комп’ютерної та копіювальної техніки здійснюється з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

358. Надсилання документа з грифом ДСК іншій установі у межах України здійснюється централізовано структурним підрозділом з документального забезпечення засобами поштового зв’язку (рекомендованим поштовим відправленням) або фельд’єгерським зв’язком.

359. Справа з грифом ДСК зберігається за місцем її формування згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ з дати її створення до передачі до архівного підрозділу.

Дозволяється долучати до справи із грифом ДСК документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань справи.

360. Документи і справи з грифом ДСК зберігаються у шафі, сейфі, що розташовані у службовому приміщенні або сховищі архіву. Шафа, сейф, службове приміщення, сховище архіву повинно надійно замикатися і опечатуватися металевою печаткою.

Зберігання документа і справи з грифом ДСК здійснюється працівником, який безпосередньо отримав їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

361. Справа з грифом ДСК, що зберігається в архівному підрозділі, видається у тимчасове користування народному депутату України - члену комітету, тимчасової спеціальної комісії, тимчасової слідчої комісії для виконання доручення відповідного комітету або комісії, а працівнику структурного підрозділу - на підставі дозволу Керівника Апарату на строк, що не перевищує одного місяця.

362. За наявності письмового клопотання іншого органу чи установи або припису на проведення перевірки згідно з наданим законом повноваженням документ з грифом ДСК, його копія чи витяг з нього за письмовим дозволом Керівника Апарату або його заступника можуть видаватися працівнику іншого органу чи установи.

363. Експертиза цінності документа з грифом ДСК та його підготовка до архівного зберігання здійснюється у встановленому законодавством порядку.

364. Архівне зберігання документів Верховної Ради України, її органів, Апарату здійснюється архівним підрозділом.

365. Архів документів створюється у паперовій та електронній формах відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів.

366. Номенклатура справ структурного підрозділу - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у структурних підрозділах, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ структурного підрозділу створюється щороку відповідно до класифікатора справ в електронній формі в ЄАС діловодом із залученням працівників структурного підрозділу, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з керівником структурного підрозділу з документального забезпечення до 15 листопада поточного року.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення змісту документів з усіх питань діяльності такого підрозділу (додаток 10 до цього Положення).

Номенклатура справ новоутвореного структурного підрозділу складається у місячний строк після затвердження положення про нього.

367. Документи групуються у справу, якій надається найменування (заголовок), що у стислій формі визначає зміст документів у справі. Заголовок справи має узагальнено і стисло відображати склад і зміст документів справи. Основною частиною заголовка справи є викладення питання (предмета), якого вона стосується. Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності:

1) назва виду справи (листування, журнал, книга) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти, інший вид документа);

2) автор документів (найменування структурного підрозділу);

3) кореспондент або адресат (найменування органу чи установи, до якої адресовані або від якого надійшли документи);

4) короткий зміст документів справи (предмет, з якого формується справа).

368. У заголовку справи, що містить документи з одного питання, що пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, зазначається слово "справа" (наприклад: "Особова справа").

У заголовку справи, яка містить документи з одного питання, що не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, зазначається слово "Документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи (наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) з питань проведення огляду стану діловодства у структурних підрозділах").

У заголовку справи, яка містить листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування (наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення").

369. Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується ступінь важливості документів, включених до справи, та їх взаємозв’язок. Групи справ розміщуються в номенклатурі, як правило, у такій послідовності:

1) документи, що надійшли від Президента України, Кабінету Міністрів України, судів;

2) організаційні та розпорядчі документи Апарату (розпорядження тощо);

3) планово-звітна документація;

4) листування.

370. Документи у групі справ розміщуються з урахуванням ступеню їх важливості та строків зберігання.

371. Кожна справа, включена до номенклатури справ структурного підрозділу, має індекс, що складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором) та порядкового номера в межах підрозділу.

372. Строки зберігання документів зазначаються у номенклатурі справ на підставі Переліку типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22 липня 2014 року № 1188/5 (далі - Перелік типових документів).

373. Зведена номенклатура справ Верховної Ради України формується структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до структури Апарату, на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Зведена номенклатура справ Верховної Ради України подається для схвалення експертно-перевірній комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та затверджується Керівником Апарату.

Зведена номенклатура справ Верховної Ради України використовується в ЄАС для автоматизації процесів формування документів у справи.

Зведена номенклатура справ діє з 1 січня по 31 грудня наступного календарного року. Щороку зведена номенклатура справ переглядається, аналізується, уточнюється (за необхідності) до 15 грудня поточного року.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню та погодженню з експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України один раз на п’ять років.

374. Формування справи - це групування виконаних документів у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ з дотриманням таких вимог:

1) у справу групуються документи, виконані протягом одного календарного року (крім перехідних електронних справ, що ведуться протягом кількох років);

2) справа формується лише з оригіналів, примірників оригіналів, а в разі їх відсутності - засвідчених у встановленому порядку копій документів, зокрема електронних копій паперових оригіналів та електронних копій електронних документів;

3) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи тимчасового зберігання, не обмежується кількістю електронних документів;

4) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа;

5) справа постійного зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки). За наявності більшого обсягу аркушів справа формується з кількох томів, що нумеруються;

6) до справи включаються документи лише з одного предмета або групи споріднених предметів, що становлять єдиний тематичний комплекс;

7) не допускається включення до справи постійного зберігання чернеток, особистих документів, розтиражованих копій і документів, що підлягають поверненню;

8) документи постійного зберігання групуються у справи окремо від документів тимчасового зберігання;

9) виконані електронні документи та документи у паперовій формі групуються у справу в межах одного календарного року в хронологічному порядку (крім перехідних справ), при цьому до першого документа додаються документи-відповіді та всі інші документи, що його стосуються, у логічній послідовності та за хронологією їх видання;

10) особова справа формується протягом усього часу роботи посадової особи.

375. Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, створених на виконання вхідного електронного документа, головним виконавцем виготовляється засвідчена паперова копія цього вхідного документа. Відповідна копія зберігається у структурному підрозділі і формується в електронну та паперову справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

376. Розпорядження з основної діяльності, з кадрових, адміністративно-господарських питань групуються в різні справи відповідно до їх видів та строків зберігання.

377. Паперові справи "Закони України" та "Постанови Верховної Ради України" формуються з паперових оригіналів документів структурним підрозділом з документального забезпечення.

Справа "Законопроекти" формується в ЄАС головним комітетом.

378. Особові рахунки працівників Апарату, відомості про нарахування заробітної плати та інші документи, що містять персональні дані працівників, систематизуються в межах року за прізвищами працівників в алфавітному порядку.

379. Експертиза цінності документів проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства.

380. Для проведення експертизи цінності документів у порядку, встановленому Постановою Кабінету Міністрів України "Про проведення експертизи цінності документів" від 8 серпня 2007 року № 1004 , утворюється експертна комісія. Положення про експертну комісію Апарату і персональний склад комісії затверджується Керівником Апарату.

381. Експертиза цінності документа в електронній формі проводиться за правилами, принципами та критеріями, що застосовуються до аналогічного документа в паперовій формі.

382. Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для надання доступу працівникам архівного підрозділу, блокування доступу працівників структурних підрозділів до редагування ЕРКК документів, що передаються на архівне зберігання, вилучення для знищення документів та електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

383. За результатами експертизи цінності документів у структурному підрозділі особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також готуються пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до яких включаються електронні справи з документами у паперовій та в електронній формах.

Описи справ структурного підрозділу і пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візуються в ЄАС укладачем опису та підписуються керівником структурного підрозділу.

384. На підставі електронних описів справ структурного підрозділу та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів в електронній формі після прийняття до архівного підрозділу документів структурних підрозділів складається акт про вилучення для знищення документів (додаток 11 до цього Положення) в електронній формі.

Акт про вилучення для знищення документів, що зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.

Акт про вилучення для знищення документів, що зберігаються в паперовій формі, створюється лише в паперовій формі.

Номер і дата акта про вилучення для знищення документів присвоюються ЄАС після його затвердження в електронній формі.

Заборонено знищувати документ без попереднього проведення експертизи його цінності.

385. У разі якщо для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання, відповідальна особа структурного підрозділу виготовляє паперову копію такого документа з візуалізацією реквізитів підпису особи, що засвідчується печаткою Апарату відповідно до пункту 25 цього Положення.

386. За результатами експертизи цінності документів структурний підрозділ готує справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання до передавання до архівного підрозділу.

387. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складання внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

388. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються в кожному томі окремо.

389. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справу, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться (крім первинної бухгалтерської документації).

390. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

Дата справи повинна відповідати року початку і закінчення справи (додаток 12 до цього Положення). У справі, що включає документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис "є документи за __ роки".

На обкладинках справи, що складається з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом - номер опису і фонду.

У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, що охоплює документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.

391. Засвідчувальний напис справи складається за формою згідно з додатком 13 цього Положення на окремому аркуші, що розміщується в кінці справи і включає інформацію про кількість аркушів у справі, що зазначається цифрами і словами.

Засвідчувальний напис складається і підписується діловодом.

392. Передавання справ до архівного підрозділу здійснюється за графіком, затвердженим керівником структурного підрозділу з документального забезпечення та погодженим з керівниками структурних підрозділів.

393. Передавання електронних справ до архівного підрозділу здійснюється шляхом надання доступу працівникам архівного підрозділу до електронних справ відповідного структурного підрозділу.

394. Секретаріат комітету Верховної Ради України, секретаріат депутатської фракції (депутатської групи), передає справи до архівного підрозділу після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання. Тимчасова спеціальна комісія, тимчасова слідча комісія передає справи до архівного підрозділу після завершення її роботи.

395. Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архівного підрозділу за електронними описами в електронній формі.

396. Під час приймання електронних справ архівний підрозділ проводить перевірку електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка проводиться в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи.

397. Після внесення працівником архівного підрозділу до ЕРКК електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архівного підрозділу в ЄАС іншим працівникам Апарату може надаватися доступ до таких електронних справ лише в режимі перегляду.

398. Якщо під час приймання-передавання електронних справ працівник архівного підрозділу виявив помилки чи недоліки, працівник структурного підрозділу вживає заходів для їх усунення.

399. Закінчені в діловодному році справи постійного строку зберігання та з особового складу, сформовані у паперовій формі, через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються структурним підрозділом до архівного підрозділу в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

400. Приймання-передавання кожної справи проводиться працівником архівного підрозділу у присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

Наприкінці кожного примірника опису справ зазначається цифрами і словами фактична кількість справ, переданих до архівного підрозділу, ставляться підписи працівників, які здали та прийняли справи.

401. Працівник Апарату може користуватися архівними документами з дозволу керівництва Апарату.

402. Працівник Апарату отримує архівний документ у паперовій формі в архівному підрозділі під розписку з архівосховища та опрацьовує його у спеціально відведеному для цього місці.

Працівник Апарату, який отримав архівний документ для роботи в архівному підрозділі, забезпечує її збереження.

403. В архівному документі забороняється робити будь-які позначки.

У разі виявлення нестачі документів або їх пошкодження керівник архівного підрозділу складає відповідний акт та інформує про це керівника структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого інформування керівництва Апарату.

404. Вилучення документів (справ) здійснюється відповідно до пункту 140 цього Положення.

На місце вилученого документа підшивається засвідчена копія цього документа. Протокол вилучення додається до архівної справи.

405. Документи зберігаються в архівному підрозділі протягом 15 років, після чого передаються до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України, крім особових справ, розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків), відомостей нарахування заробітної плати, які зберігаються в архівному підрозділі протягом 75 років.

406. Описи справ структурних підрозділів складають розділи річного зведеного опису справ. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Зведений опис затверджується Керівником Апарату та подається на розгляд експертно-перевірної комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.

407. До архівного опису справ складаються підсумковий запис, засвідчувальний напис та передмова відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5.

408. За результатами передавання справ від Апарату до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України складається акт про приймання-передавання справи.