Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах

196. З метою моніторингу стану розгляду звернень у структурному підрозділі формується електронна контрольна справа, що містить копію супровідного листа про направлення звернення на розгляд та інші необхідні матеріали.

Відповідь органу державної влади (у тому числі правоохоронного органу), органу місцевого самоврядування, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації, на розгляд якого було направлено звернення, реєструється у встановленому порядку структурним підрозділом з документального забезпечення і направляється до відповідного структурного підрозділу для долучення до контрольної справи.

197. Діловод структурного підрозділу, відповідальний за діловодство за зверненнями, зв’язує ЕРКК отриманої відповіді з ЕРКК первинного документа.

198. Ініційована громадянами електронна петиція надходить до Верховної Ради України:

1) шляхом заповнення спеціальної форми на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції");

2) від громадського об’єднання, яке здійснювало збір підписів на підтримку електронної петиції через власний веб-сайт.

199. Структурний підрозділ з питань звернень громадян протягом двох робочих днів з дня надсилання автором (ініціатором) електронного повідомлення про ініціювання електронної петиції здійснює її перевірку на відповідність вимогам закону та оприлюднює електронну петицію на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

Дата оприлюднення електронної петиції на офіційному веб-сайті Верховної Ради України є датою початку збору підписів на її підтримку.

200. У разі невідповідності електронної петиції вимогам закону її оприлюднення на офіційному веб-сайті Верховної Ради України не здійснюється, про що структурний підрозділ з питань звернень громадян повідомляє автора (ініціатора) протягом строку, встановленого для оприлюднення.

201. Отримана Верховною Радою України електронна петиція, збір підписів на підтримку якої здійснювався через веб-сайт громадського об’єднання і яка протягом установленого строку набрала необхідну кількість підписів на її підтримку, реєструється, супроводжується та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції") структурним підрозділом з питань звернень громадян.

202. Електронна петиція, яка зібрала не менше 25 тисяч підписів громадян на її підтримку протягом не більше трьох місяців з дня оприлюднення, невідкладно реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС та направляється Голові Верховної Ради України для організації її розгляду в порядку, визначеному главою 36-1 Регламенту Верховної Ради України.

203. Після розгляду електронної петиції Верховною Радою України структурний підрозділ з питань звернень громадян забезпечує розміщення відповіді (про прийняте рішення, результати голосування) Верховної Ради України на електронну петицію на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції").

Надсилання у письмовому вигляді відповіді Верховної Ради України на електронну петицію її автору (ініціатору) здійснює секретаріат комітету Верховної Ради України, який відповідно до предмета відання був визначений головним з підготовки і попереднього розгляду відповідної електронної петиції, після її розгляду на пленарному засіданні Верховної Ради України.

204. Електронна петиція, оприлюднена на офіційному веб-сайті Верховної Ради України, що протягом встановленого строку не набрала необхідної кількості голосів на її підтримку, після завершення строку збору підписів реєструється в ЄАС та направляється Першому заступнику, заступнику Голови Верховної Ради України відповідно до розподілу обов’язків для визначення комітету, який відповідно до предмета відання розглядатиме її як електронне звернення.

Секретаріат комітету у місячний строк з дня отримання такого електронного звернення забезпечує:

1) розсилання електронного звернення народним депутатам України - членам комітету в ЄАС;

2) підготовку та надсилання відповіді на електронне звернення голови комітету або заступника голови комітету відповідно до розподілу обов’язків;

3) пересилання електронного звернення за належністю до органу державної влади, у тому числі правоохоронного органу, органу місцевого самоврядування, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації, якщо предмет електронного звернення не належить до повноважень Верховної Ради України, її органів чи посадових осіб.

205. Після розгляду електронного звернення структурний підрозділ з питань звернень громадян забезпечує розміщення відповіді, передбаченої пунктом 204 цього Положення, на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції") з дотриманням правового режиму інформації з обмеженим доступом.

206. Моніторинг розгляду звернень є складовою системи контролю у Верховній Раді України. Такий моніторинг здійснюється структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС за допомогою системи контролю підсистеми "Листи та звернення громадян" на основі даних з ЕРКК звернень, ЕРКК супровідних документів, ЕРКК відповідей та зв’язаних документів щодо відповідного звернення.

207. Зазначена система забезпечує надання структурному підрозділу з питань звернень громадян оперативного доступу до всієї інформації про:

1) стан опрацювання відповідного звернення, електронної петиції;

2) доручення, що надані під час особистого прийому громадян головами комітетів Верховної Ради України, головами депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, народними депутатами України;

3) результати розгляду питань, порушених у зверненнях до Верховної Ради України, відповіді на звернення.

208. Структурний підрозділ з питань звернень громадян з метою вивчення громадської думки, своєчасного виявлення та усунення причин, що призводять до порушення конституційних прав громадян, врахування їхніх пропозицій у законотворчій роботі щокварталу, до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом, і щороку здійснює узагальнене документування в ЄАС результатів моніторингу розгляду звернень у Верховній Раді України.

209. Працівник структурного підрозділу, який здійснює діловодство за зверненнями, щокварталу, не пізніше 5 числа місяця, наступного за звітним періодом, формує в ЄАС статистичний звіт за минулий квартал та направляє його через ЄАС до структурного підрозділу з питань звернень громадян. Форма статистичного звіту розробляється структурним підрозділом з питань звернень громадян за погодженням з керівництвом Апарату і має бути доступною для формування в ЄАС.

210. Результати моніторингу розгляду звернень у Верховній Раді України:

1) направляються керівництву Верховної Ради України, керівництву Апарату, органам Верховної Ради України, структурним підрозділам через ЄАС для врахування в роботі;

2) публікуються в офіційному виданні Верховної Ради України;

3) розміщуються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України та веб-сайті структурного підрозділу з питань звернень громадян.

211. Звернення, відповідь на нього, супровідні документи щодо його розгляду зберігаються в електронному вигляді в ЄАС.

Оригінал звернення у паперовій формі, надісланого засобами поштового зв’язку (в тому числі того, що надійшло від іншого органу державної влади, установи чи організації), отриманого під час особистого прийому у приймальні Верховної Ради України або через скриньку "Для звернень громадян", а також матеріали щодо його опрацювання зберігаються у структурному підрозділі, що здійснював розгляд звернення, або у народного депутата України - адресата звернення.

212. Розглянуте звернення з усіма документами щодо його опрацювання розміщується в електронній справі за хронологічним, територіальним або алфавітним порядком. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони додаються до відповідної групи документів.

Під час формування електронної справи перевіряються правильність включення документів до справи та їх повнота (комплектність). Неопрацьовані пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи включати до електронної справи забороняється.

Строк зберігання документів за зверненням становить п’ять років.

213. Працівники структурного підрозділу з питань звернень громадян мають вільний доступ в ЄАС до всіх електронних справ за зверненнями.

214. Документування запитів на публічну інформацію (далі - запит на інформацію), здійснюється структурним підрозділом з інформаційного забезпечення.

В інших структурних підрозділах документування запитів на інформацію здійснюється спеціально визначеними для цього працівниками.

215. Документування запитів на інформацію здійснюється в ЄАС за допомогою підсистеми "Єдина система обліку і контролю запитів на інформацію".

216. Опрацювання запиту на інформацію в Апараті здійснюється в ЄАС.

217. Запит на інформацію подається на вибір запитувача в усній або письмовій формі (засобами поштового зв’язку, факсом, телефоном, електронною поштою на єдину електронну адресу запитів на інформацію Апарату infzapyt@rada.gov.ua, шляхом заповнення електронної форми запиту на інформацію, розміщеної на офіційному веб-сайті Верховної Ради України, через СЕВ ОВВ).

218. Якщо лист, надісланий на єдину електронну адресу запитів на інформацію Апарату infzapyt@rada.gov.ua, за змістом не є запитом на інформацію, він не підлягає реєстрації та розгляду. У разі надходження такого листа структурний підрозділ з інформаційного забезпечення надсилає його автору автоматично створене повідомлення про належні способи подання документів різних видів до Верховної Ради України та Апарату.

219. Запит на інформацію, що подається засобами телефонного зв’язку, приймається централізовано структурним підрозділом з інформаційного забезпечення за телефонами (044) 255-91-84, (044) 255-91-93, фіксується за допомогою системи реєстрації і запису телефонних розмов та зберігається у вигляді аудіофайлу у форматі flac, що прикріплюється до ЕРКК запиту.

220. Запити на інформацію, що надійшов до Апарату, підлягає попередньому опрацюванню, що здійснюється структурним підрозділом з інформаційного забезпечення, під час якого визначається:

1) належність документа до запиту на інформацію;

2) структурний підрозділ, що володіє або має володіти запитуваною інформацією;

3) обсяг запитуваної інформації, необхідної для надання відповіді;

4) належний розпорядник інформації (у разі, якщо Апарат не володіє запитуваною інформацією);

5) наявність передбачених законом підстав для відмови у задоволенні запиту на інформацію.

221. Запит на інформацію, що надійшов до Апарату, централізовано реєструється в ЄАС структурним підрозділом з інформаційного забезпечення з 9 години до 16 години робочого дня після його попереднього опрацювання.

222. Спеціально визначений працівник структурного підрозділу, що володіє запитуваною інформацією, протягом двох робочих днів з дня реєстрації запиту на інформацію в ЄАС долучає до ЕРКК запиту проект відповіді на нього, підготовлену додаткову інформацію, обґрунтування продовження строку розгляду запиту на інформацію, підстави відмови чи відстрочки в задоволенні запиту на інформацію тощо.

223. Відповідь на запит на інформацію надається запитувачу в тій формі, в якій оформлено запит, якщо запитувач не просить надати відповідь в іншій формі, у порядку, визначеному цим Положенням.

224. Строк зберігання паперових оригіналів запитів на інформацію, відповідей на них та інших документів щодо їх опрацювання встановлюється номенклатурою справ структурного підрозділу з інформаційного забезпечення.

225. Архівне зберігання зазначених документів здійснюється в електронному вигляді в порядку, передбаченому цим Положенням.

226. Якщо під час попереднього опрацювання виявилося, що надісланий особою лист містить одночасно звернення, запит на інформацію або іншу інформацію, яку неможливо однозначно ідентифікувати, такий лист реєструється структурним підрозділом, що його отримав (структурним підрозділом з інформаційного забезпечення або структурним підрозділом з питань звернень громадян) у спеціальній ЕРКК, що дозволяє реєстрацію документів різних видів. Відповідний документ направляється в ЄАС іншому структурному підрозділу для опрацювання та надання відповіді у встановленому законодавством порядку.

227. Структурні підрозділи з інформаційного забезпечення та з питань звернень громадян визначають в ЕРКК документа маршрут проходження відповідно звернення (частини листа, що є зверненням), запиту на інформацію (частини листа, що є запитом на інформацію) у встановленому порядку.

228. Відповіді на звернення і запити на інформацію готуються належними структурними підрозділами у порядку, передбаченому цим Положенням, з урахуванням особливостей, визначених для розгляду звернень та запитів на інформацію відповідно.

229. Створення, підготовка, реєстрація та проходження документів з питань організації роботи Верховної Ради України здійснюються в порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України, з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та згідно з цим Положенням.

230. Оформлення і проходження колективної ініціативи народних депутатів України, що може вноситися у випадках, визначених Конституцією та законами України, здійснюються відповідно до законодавства.

231. Документом з питань нормативно-правового та/або організаційно-розпорядчого характеру у Верховній Раді України, який оформлюється у паперовій формі на відповідному бланку (додаток 2 до цього Положення), є розпорядження, що видається в межах повноважень:

1) Головою Верховної Ради України (з нормативно-правових, кадрових та організаційних питань);

2) Першим заступником Голови Верховної Ради України (з організаційних питань);

3) заступником Голови Верховної Ради України (з організаційних питань);

4) Керівником Апарату (з нормативно-правових, кадрових, організаційних, адміністративно-господарських питань);

5) Першим заступником Керівника Апарату (з організаційних питань);

6) Першим заступником Керівника Апарату - керуючим справами (з кадрових, організаційних, адміністративно-господарських питань у частині діяльності структурного підрозділу з управління справами);

7) заступником Керівника Апарату (з організаційних питань).

232. Проект розпорядження посадової особи, визначеної пунктом 231 цього Положення (далі - розпорядження), готується за дорученням відповідної посадової особи, керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату або в ініціативному порядку структурним підрозділом.

Проект розпорядження з кадрових питань готується структурним підрозділом з управління кадрами за дорученням відповідної посадової особи, керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату, поданням керівника іншого структурного підрозділу або за власною ініціативою.

Проект розпорядження з організаційних питань діяльності Апарату, в тому числі з адміністративно-господарських питань готується і подається структурним підрозділом, який визначений виконавцем.

233. Проект розпорядження з питань відрядження оформлюється відповідно до положення про порядок підготовки і оформлення документів щодо відряджень народних депутатів України, їх помічників-консультантів і працівників Апарату:

1) структурним підрозділом з документального забезпечення - щодо відрядження в межах України;

2) структурним підрозділом із забезпечення міжпарламентських зв’язків - щодо відрядження за межі України.

234. Проект розпорядження має містити такі реквізити:

1) дату його підписання;

2) порядковий номер;

3) заголовок (короткий опис предмета розпорядження. Якщо розпорядження стосується кількох пов’язаних між собою предметів, заголовок має бути узагальненим);

4) текст розпорядження (преамбула, в якій зазначаються підстава, обґрунтування та/або мета видання розпорядження, а також розпорядча частина, в якій викладаються відповідні нормативні положення, що стосуються предмета розпорядження);

5) підпис відповідної посадової особи (зазначається повна назва відповідної посади, вказується ініціал власного імені та прізвище посадової особи, яка підписує проект розпорядження).

235. Погодження проекту розпорядження здійснюється на зворотному боці останнього аркуша документа шляхом його візування Керівником Апарату, його Першим заступником, заступником, керівниками відповідних структурних підрозділів, виконавцем з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.

236. Проект розпорядження з кадрових питань візується:

1) Керівником Апарату (якщо розпорядження підписує Голова Верховної Ради України);

2) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - у разі використання коштів державного бюджету;

3) керівником структурного підрозділу з управління кадрами;

4) керівником відділу структурного підрозділу з управління кадрами, з питань компетенції якого підготовлено проект;

5) виконавцем.

237. Проект розпорядження з організаційних питань діяльності Апарату, в тому числі з адміністративно-господарських питань, візується:

1) Керівником Апарату (якщо розпорядження підписує Голова Верховної Ради України);

2) посадовими особами, які визначені в проекті розпорядження як виконавці завдань;

3) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - у разі використання коштів державного бюджету;

4) керівником структурного підрозділу, в якому створено проект;

5) виконавцем.

238. Проект розпорядження щодо відряджень народних депутатів України в межах України та за кордон візується:

1) Керівником Апарату;

2) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - якщо відрядження здійснюється за рахунок коштів державного бюджету;

3) керівником структурного підрозділу, в якому створено проект;

4) виконавцем.

239. Проект розпорядження щодо відрядження працівника Апарату, помічника-консультанта народного депутата України візується:

1) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - якщо відрядження здійснюється за рахунок коштів державного бюджету;

2) керівником структурного підрозділу, в якому його створено;

3) виконавцем.

240. Проект розпорядження, що має нормативно-правовий характер, візується керівником юридичного структурного підрозділу (крім проектів розпоряджень, що готуються структурним підрозділом з управління справами).

241. Проект розпорядження на підпис Голові Верховної Ради України подається Керівником Апарату або особою, яка виконує його обов’язки.

242. Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів та розсилання через ЄАС до структурних підрозділів розпоряджень здійснює:

1) структурний підрозділ з управління кадрами - розпоряджень з кадрових питань;

2) структурний підрозділ з документального забезпечення - розпоряджень щодо відряджень, з питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань.

243. Розпорядження керівництва Верховної Ради України, Керівника Апарату, його Першого заступника, заступника, Першого заступника - керуючого справами мають окрему порядкову нумерацію.

Розпорядження з кадрових питань реєструються з порядковим номером з додаванням літери "К".

Реєстрація розпоряджень щодо відряджень, з питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань, здійснюється шляхом присвоєння чергового порядкового номера в межах календарного року та внесення інших відомостей до ЕРКК документа.

244. Розпорядження реєструється відповідним структурним підрозділом у ЄАС. До ЕРКК вноситься цифрова копія розпорядження.

245. Розпорядження, що реєструються структурним підрозділом з управління кадрами, засвідчуються печаткою Апарату, що не має зображення Державного Герба України, з цифрою "3", а розпорядження, що реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення, - печаткою Апарату, що не має зображення Державного Герба України, з цифрою "4".

246. Оформлення службового документа у Верховній Раді України здійснюється з дотриманням таких загальних вимог:

1) документ готується в текстовому редакторі Word з використанням шрифту гарнітури Times New Roman та розміром 14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів;

2) при оформленні застосовується напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа, напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа;

3) міжрядковий інтервал повинен становити:

1 - для тексту документа, додатків;

1,5 - для реквізитів "Адресат" та "Гриф затвердження";

1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного;

4) поля повинні становити:

30 міліметрів - ліве;

10 міліметрів - праве;

20 міліметрів - верхнє та нижнє;

5) відступ від межі лівого поля документа повинен становити:

125 міліметрів - для ім’я та прізвища реквізиту "Підпис";

100 міліметрів - для реквізиту "Гриф затвердження";

90 міліметрів - для реквізиту "Адресат";

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

6) у разі оформлення документа (додатків до нього) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумеруються:

номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків;

перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків;

документ і кожен з додатків мають власну нумерацію сторінок;

7) текст документа друкується на одному боці аркуша, за винятком документа тимчасового строку зберігання обсягом більше 20 сторінок, що може друкуватися на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит "Підпис" розміщується на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа;

8) ініціал власного імені та прізвище в реквізиті "Підпис" розміщується на рівні останнього рядка назви посади;

9) для цифрової копії оригіналу документа в паперовій формі QR-код розміром 21 на 21 міліметр розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа;

10) на електронному документі візуалізація кваліфікованого електронного підпису у вигляді QR-коду та штрих-коду відтворюється в нижній частині останньої сторінки документа на відстані 50 міліметрів від нижнього краю сторінки.

247. Офіційним документом, що підтверджує процес обговорення і прийняття рішення у Верховній Раді України, є:

1) протокол засідання Верховної Ради України, її органу;

2) стенограма засідання Верховної Ради України, її органу;

3) протокол наради;

4) стенограма наради.

248. Пленарне та урочисте засідання Верховної Ради України, засідання органу Верховної Ради України стенографуються і протоколюються.

249. Структурний підрозділ з документального забезпечення відповідно до статей 54, 56 та 73 Регламенту Верховної Ради України оформлює протокол (та, за необхідності, витяг із нього):

1) пленарного засідання Верховної Ради України;

2) урочистого засідання Верховної Ради України;

3) засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України.

250. Протокол пленарного засідання, протокол урочистого засідання Верховної Ради України, протокол засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) візується працівником, який його підготував, керівником структурного підрозділу з документального забезпечення та подається на підпис головуючому на засіданні Верховної Ради України, засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп).

251. Структурний підрозділ з документального забезпечення присвоює протоколу пленарного засідання Верховної Ради України та протоколу засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України власний порядковий номер (окремо кожної сесії наростаючим підсумком) і забезпечує їх зберігання до передачі у встановленому порядку до архівного підрозділу.

252. Протокол засідання органу Верховної Ради України оформлюється:

1) працівником відповідного секретаріату комітету Верховної Ради України, депутатської фракції (депутатської групи);

2) працівником секретаріату головного комітету - у разі проведення спільного засідання кількох комітетів Верховної Ради України.

253. Протокол засідання відповідного органу Верховної Ради України підписують:

1) головуючий на засіданні та секретар відповідного комітету;

2) голови відповідних комітетів (у разі проведення спільного засідання кількох комітетів Верховної Ради України);

3) голова відповідної тимчасової комісії Верховної Ради України;

4) уповноважений представник відповідної депутатської фракції (депутатської групи).

Протоколу засідання колегіального органу Верховної Ради України присвоюється порядковий номер (з початку чергового скликання наростаючим підсумком). Секретаріат колегіального органу забезпечує зберігання протоколів засідань до їх передачі у встановленому порядку до архівного підрозділу.

254. Протокол наради у Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату оформлюється секретаріатом відповідної посадової особи. Необхідність протоколювання такої наради визначається посадовою особою, яка проводить нараду.

255. У протоколі засідання (наради) зазначаються:

1) дата проведення;

2) кількість і склад присутніх;

3) ініціали та прізвище головуючого;

4) порядок денний;

5) ініціали та прізвища кожного промовця, тема його виступу, текст або короткий виклад виступу;

6) прийняте рішення.

256. Розгляд кожного питання, включеного до порядку денного засідання (наради), відображається у протоколі за схемою: "Слухали - виступили - вирішили".

257. Витяг з протоколу засідання комітету Верховної Ради України, депутатської фракції (депутатської групи) оформляється відповідним секретаріатом і підписується особою, яка головувала на засіданні.

258. Підготовка стенограми засідання Верховної Ради України, засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України та (за дорученням керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату) іншого заходу, що проводиться у Верховній Раді України (далі - засідання), здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення засобами спеціалізованого комплексу на основі звукового сигналу. Джерелом звукового сигналу може бути прямий сигнал із залу засідань або аудіофайл та/або відеофайл у стандартних форматах, що передаються до структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого опрацювання.

259. Звуковий запис засідання, що проводиться в залі засідань адміністративного будинку Верховної Ради України з централізованою системою звукового запису в апаратних звукопідсилення (крім випадку, передбаченого пунктом 260 цього Положення), здійснює структурний підрозділ з управління справами.

260. Звуковий запис засідання комітету Верховної Ради України у залі засідань комітету, оснащеного автономною конференц-системою, здійснює секретаріат відповідного комітету.

261. Звуковий запис засідання Верховної Ради України зберігається упродовж одного року у структурному підрозділі з управління справами.

Протягом такого самого строку зберігається у структурному підрозділі з управління справами звуковий запис засідання, що проводиться в залі засідань адміністративного будинку Верховної Ради України з централізованою системою звукового запису в апаратних звукопідсилення.

Звуковий запис із залу засідань комітету Верховної Ради України, оснащеного автономною конференц-системою, зберігається упродовж одного року в секретаріаті відповідного комітету.

В окремих випадках, за розпорядженням керівництва Верховної Ради України, звуковий запис засідання (виступу) може зберігатися безстроково.

262. Забезпечення проведення аудіозапису, звукопідсилення, розшифрування звукового запису, стенографування засідання комітету Верховної Ради України, іншого заходу, що проводиться у Верховній Раді України, здійснюється на підставі листа керівника органу Верховної Ради України або керівника структурного підрозділу із зазначенням часу та місця проведення заходу, що подається в електронній формі через ЄАС не пізніш як за один день до призначеного заходу, за відповідним дорученням Керівника Апарату, його Першого заступника, заступника відповідно до розподілу обов’язків. До листа додаються план заходу та список учасників.

263. Стенограма засідання Верховної Ради України (без її редакційного опрацювання) розміщується структурним підрозділом з документального забезпечення на офіційному веб-сайті Верховної Ради України не пізніше наступного дня після дня відповідного засідання.

264. Редакційне опрацювання стенограми засідання Верховної Ради України здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення. Редакційно опрацьована стенограма включається до стенографічного бюлетеня засідання Верховної Ради України разом з результатами поіменної реєстрації, поіменних голосувань та інших визначених Регламентом Верховної Ради України матеріалів.

Стенограма засідання Верховної Ради України, стенографічний бюлетень засідання Верховної Ради України мають порядкові номери (з початку кожної сесії наростаючим підсумком).

Стенографічний бюлетень підписується Керівником Апарату та розміщується на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

265. Копія стенограми пленарного засідання, урочистого засідання Верховної Ради України, стенографічного бюлетеня, витяг із стенографічного бюлетеня, стенограми засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України надаються народному депутату України, органу державної влади, суду, правоохоронному органу за зверненням до Керівника Апарату.

Копія стенограми пленарного засідання Верховної Ради України, стенографічного бюлетеня надається особі у встановленому порядку за запитом на публічну інформацію.

266. Стенограма парламентських слухань після її редакційного опрацювання із включенням текстів невиголошених виступів передається структурним підрозділом з документального забезпечення до комітету Верховної Ради України, відповідального за проведення цих парламентських слухань, для забезпечення видання матеріалів відповідних парламентських слухань, до структурного підрозділу з питань інформаційного забезпечення, а також оприлюднюється на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

267. Стенограма засідання комітету Верховної Ради України, слухання у комітеті Верховної Ради України розміщується секретаріатом відповідного комітету на офіційному веб-сайті комітету Верховної Ради України відповідно до статей 51, 52 Закону України "Про комітети Верховної Ради України".

268. Робота над проектами законів України, постанов та інших актів Верховної Ради України, створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення законодавчої процедури, здійснюються в ЄАС з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

269. Проект акта Верховної Ради України, а також рішення Верховної Ради України, що за наслідками розгляду відповідного питання у Верховній Раді України підлягає оформленню як постанова Верховної Ради України, оформлюється з використанням відповідної шаблонної форми (додаток 1 до цього Положення).

270. Прийнятий Верховною Радою України і підписаний Головою Верховної Ради України акт засвідчується печаткою Апарату Верховної Ради України без зображення Державного Герба України із цифрою "1" або "2" (для законів та постанов відповідно).

271. Структурні підрозділи та головний комітет ведуть справу законопроекту і справу закону згідно із статтями 97 та 140 Регламенту Верховної Ради України щодо кожного законопроекту, зареєстрованого у встановленому порядку, а також після набрання законом чинності.

272. Проект акта Верховної Ради України оформлюється і вноситься до Верховної Ради України суб’єктом права законодавчої ініціативи в електронній формі через ЄАС у порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України , з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

273. Структурний підрозділ з організаційного забезпечення здійснює реєстрацію в електронній формі у ЄАС:

1) проекту акта Верховної Ради України, внесеного до Верховної Ради України в електронній або паперовій формі;

2) пропозицій Президента України до повернутого до Верховної Ради України закону для його повторного розгляду.

274. Пропозиція, поправка, висновок, інший супровідний документ до проекту акта Верховної Ради України створюється в ЄАС у формі оригіналу електронного документа, крім випадків, визначених Регламентом Верховної Ради України.

275. Проект акта Верховної Ради України, створений, належним чином погоджений і підписаний в ЄАС, а також проект акта Верховної Ради України, що надійшов до Верховної Ради України через СЕВ ОВВ з дотриманням вимог статей 90, 91 Регламенту Верховної Ради України, реєструється структурним підрозділом з організаційного забезпечення в ЄАС та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

276. При реєстрації проекту акта Верховної Ради України структурний підрозділ з організаційного забезпечення присвоює йому реєстраційний номер та визначає юридичний рубрикатор. До ЕРКК проекту акта Верховної Ради України вносяться такі реквізити:

1) тип проекту (звичайний, спеціальний (ратифікація), конституційний, потребує референдуму);

2) вид проекту (новий закон, зміни до закону);

3) редакція проекту (основний, альтернативний).

277. Реєстраційні номери проектів актів Верховної Ради України присвоюються посесійно і складаються (крім зареєстрованих протягом десятої та одинадцятої сесій) з чотирьох цифр: перша позначає номер сесії, три наступні - порядковий номер проходження проекту акта. Реєстраційні номери проектів актів Верховної Ради України, зареєстрованих протягом десятої та одинадцятої сесій, складаються з п’яти цифр.

Порядкові номери від 0001 до 0800 застосовуються для реєстрації проектів законів з питань ратифікації (денонсації) міжнародних угод.

Порядкові номери від 0801 до 0999 використовуються для повторної реєстрації законопроектів та законів, повернутих з пропозиціями Президента України, розгляд яких не завершено на останній сесії Верховної Ради України попереднього скликання, за переліком, що вноситься Головою Верховної Ради України до Верховної Ради України нового скликання.

Проекти актів Верховної Ради України, внесені упродовж першої сесії, реєструються за номерами від 1001 до 1999, упродовж другої сесії - за номерами від 2001 до 2999 і так далі, з розрахунку одинадцяти сесій на скликання. Відлік чергової сесії розпочинається з дня відкриття поточної сесії незалежно від можливого проведення позачергових сесій. У разі закінчення порядкових номерів у межах однієї сесії проекти актів Верховної Ради України реєструються з додаванням літерної частини в алфавітному порядку. Порядкові номери присвоюються за наростаючим підсумком.

Альтернативним законопроектам, відповідним проектам постанов з процедурних питань, пропозиціям Президента України до поверненого ним закону України, що відносяться до однієї справи законопроекту, включеного до порядку денного сесії, присвоюється єдиний реєстраційний номер. Для ідентифікації використовуються дробові числа: для альтернативних законопроектів - 1001-1, 1001-2.., для проектів постанов з процедурних питань - 1001/П, 1001/П1, 1001/П2.., для проектів постанов про скасування рішення Верховної Ради України - 1001-П, 1001-П1, 1001-П2...

Проекту закону України про Державний бюджет України на відповідний рік присвоюється перший номер поточної сесії: 1000, 2000, 3000 і так далі.

278. У разі відмови у прийнятті на реєстрацію проекту акта Верховної Ради України Апарат інформує про це суб’єкта права законодавчої ініціативи відповідним листом.

279. Зареєстрований проект акта Верховної Ради України, висновки та інші супровідні документи до нього вносяться до ЄАС та оприлюднюються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України.

280. Після реєстрації проекту акта Верховної Ради України в ЄАС структурний підрозділ з організаційного забезпечення готує проект резолюції Голови Верховної Ради України, а в разі його відсутності чи неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першого заступника чи заступника Голови Верховної Ради України, про визначення головного та інших комітетів з розгляду відповідного законопроекту і передає для підписання.

281. Після затвердження резолюції Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності чи неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першим заступником, заступником Голови Верховної Ради України, структурний підрозділ з організаційного забезпечення для формування справи передає оригінал проекту акта Верховної Ради України, внесений у паперовій формі, до головного комітету через структурний підрозділ з документального забезпечення.

282. Проект акта Верховної Ради України та супровідні документи до нього створюються з використанням текстового редактора Word, табличного редактора Excel. Формат аркуша А4, орієнтація тексту на сторінці - книжкова, для порівняльних таблиць - альбомна. Шрифт гарнітури Times New Roman розміром 14 друкарських пунктів, текст набирається через один міжрядковий інтервал. Для друкування заголовків використовується напівжирний шрифт.

Проект акта Верховної Ради України вноситься разом з документами, визначеними Регламентом Верховної Ради України. У правому верхньому куті першого аркуша проекту акта Верховної Ради України, внесеного у паперовій формі, зазначаються прізвища та ініціали ініціаторів його подання (у разі внесення проекту народними депутатами України) або назва органу суб’єкта законодавчої ініціативи (Президент України, Кабінет Міністрів України). Разом з пакетом документів, які відповідно до Регламенту Верховної Ради України подаються у паперовій формі, одночасно додаються їх електронні файли у форматах doсх, xlsx. При цьому зміст документів, що подаються у паперовій та електронній формах, повинен бути ідентичним.

283. Доопрацьований законопроект у редакції, що пропонується головним комітетом, реєструється в ЕРКК законопроекту, який був направлений на повторне перше читання.

284. Проект постанови Верховної Ради України з процедурних питань подається на реєстрацію з висновком головного комітету (як зв’язані документи).

285. Постанова Верховної Ради України з питань кадрових призначень, процедурних та організаційних (за винятком порядку денного) питань, що оформлюється головним комітетом за результатами розгляду питання порядку денного, реєструється в ЄАС датою прийняття Верховною Радою України відповідного рішення. Постанова Верховної Ради України з організаційних питань про затвердження порядку денного та про внесення змін до нього оформлюється структурним підрозділом з організаційного забезпечення та реєструється в ЄАС датою прийняття Верховною Радою України відповідного рішення.

286. Проект постанови Верховної Ради України про утворення тимчасової спеціальної комісії або тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України реєструється разом з поданням, пояснювальною запискою, а також копіями листів про направлення пропозицій та отримані відповіді щодо входження народних депутатів України до складу відповідної комісії від депутатських фракцій (депутатських груп). Для подання в електронному вигляді всі зазначені документи подаються у вигляді цифрової копії оригіналу паперового документа.

287. Порівняльна таблиця законопроекту до другого або наступних читань оформлюється відповідно до вимог Регламенту Верховної Ради України з використанням шрифту гарнітури Times New Roman розміром 12 друкарських пунктів (заголовки) та 10 друкарських пунктів (основний текст), текст набирається через один міжрядковий інтервал. Для друкування заголовків використовується напівжирний шрифт.

У заголовку порівняльної таблиці зазначаються: назва проекту акта Верховної Ради України, його реєстраційний номер, читання, в якому розглядатиметься проект акта, автори проекту акта та автори його остаточної редакції, дата засідання комітету.

288. Надання народним депутатам України проекту акта Верховної Ради України та супровідних документів до нього здійснюється з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України.

За потреби проект акта Верховної Ради України, порівняльна таблиця, висновок, інший супровідний документ до нього тиражуються в необхідній кількості в порядку, визначеному підрозділом 8 розділу II цього Положення.

За зверненням народного депутата України до керівництва Апарату йому надається паперова копія проекту акта Верховної Ради України та супровідних документів до нього протягом трьох робочих днів з дня надходження звернення.

289. У разі неможливості використання ЄАС з технічних причин документи, а також інформаційні, довідкові та інші матеріали за дорученням керівництва Апарату тиражуються у встановленому порядку і надаються народним депутатам України безпосередньо в залі засідань Верховної Ради України працівниками структурного підрозділу з організаційного забезпечення.

290. Інформація щодо кожного етапу проходження проекту акта Верховної Ради України, підготовки висновків та інших супровідних документів до нього, надсилання електронних копій, передачі оригіналів тощо вноситься до ЄАС та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Верховної Ради України з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України.

291. Проект акта Верховної Ради України вважається підготовленим для розгляду на пленарному засіданні Верховної Ради України у разі оформлення його відповідно до вимог закону та наявності всіх передбачених Регламентом Верховної Ради України супровідних документів (у тому числі висновків проведених експертиз).

292. Проект акта Верховної Ради України, підготовлений у ЄАС до розгляду у другому, повторному другому та наступних читаннях, акт Верховної Ради України, підготовлений до повторного розгляду з пропозиціями Президента України після доопрацювання, візується із застосуванням кваліфікованого електронного підпису керівником секретаріату головного комітету, підписується із застосуванням кваліфікованого електронного підпису головою головного комітету та разом з висновком комітету направляється за визначеним маршрутом для проведення передбачених Регламентом Верховної Ради України експертиз.

Після підписання висновку юридичної експертизи порівняльна таблиця, висновок головного комітету, висновок редакційного опрацювання (лінгвістичної експертизи) автоматично оприлюднюються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

293. У разі прийняття Верховною Радою України рішення про направлення проекту акта Верховної Ради України до Конституційного Суду України для надання висновку щодо його відповідності Конституції України проект супровідного листа до Конституційного Суду України, завізований головою комітету, до предмета відання якого віднесено питання правової політики, і керівником структурного підрозділу із забезпечення зв’язків з органами правосуддя або їх заступниками, а також копії документів, зазначених у частині третій статті 148 Регламенту Верховної Ради України, готує секретаріат комітету, до предмета відання якого віднесені питання правової політики, та у триденний строк разом з відповідним рішенням Верховної Ради України передає до структурного підрозділу з документального забезпечення.

Структурний підрозділ з документального забезпечення у дводенний строк з дня одержання проекту супровідного листа оформляє відповідне рішення Верховної Ради України та подає їх разом з необхідними додатками на підпис Голові Верховної Ради України.

Підписані Головою Верховної Ради України документи разом з необхідними додатками невідкладно направляються фельд’єгерським зв’язком до Конституційного Суду України.

294. У разі відхилення акта Верховної Ради України як такого, що не набрав необхідної кількості голосів на підтримку, структурний підрозділ з документального забезпечення за запитом секретаріату головного комітету та на підставі інформації структурного підрозділу з організаційного забезпечення готує відповідний витяг з протоколу пленарного засідання Верховної Ради України.

295. Не пізніш як наступного дня після пленарного засідання Верховної Ради України, на якому прийнято відповідні акти Верховної Ради України, структурний підрозділ з організаційного забезпечення подає засобами ЄАС до структурного підрозділу з документального забезпечення оперативну інформацію про результати розгляду питань на пленарному засіданні Верховної Ради України, що містить повні назви прийнятих актів та реєстраційні номери відповідних законопроектів.

На підставі цієї інформації структурний підрозділ з документального забезпечення присвоює прийнятим актам Верховної Ради України номери, вносить їх до ЄАС та формує в електронному вигляді ЕРКК актів Верховної Ради України.

296. Нумерація актів Верховної Ради України починається з початку кожного скликання.

297. Акт, прийнятий Верховною Радою України, для подання його на підпис Голові Верховної Ради України оформлюється на паперовому бланку, (додаток 2 до цього Положення).

298. Рішення Верховної Ради України, що за результатом розгляду оформлюється як постанова Верховної Ради України, проект якої попередньо не реєструвався в Апараті, готується:

1) секретаріатом відповідного комітету (крім випадків, передбачених підпунктами 2-4 цього пункту);

2) структурним підрозділом з організаційного забезпечення (щодо затвердження порядку денного, внесення змін до порядку денного);

3) структурним підрозділом з виконання функцій контролю (щодо направлення депутатського запиту до Президента України);

4) секретаріатом тимчасової спеціальної комісії або тимчасової слідчої комісії чи особами, які забезпечують роботу відповідних комісій (щодо висновків і пропозицій, проектів актів Верховної Ради України, підготовлених відповідною комісією).

Відповідний проект вноситься до ЄАС (у день його прийняття), реєструється структурним підрозділом з організаційного забезпечення та оформлюється структурним підрозділом з документального забезпечення на підпис Голови Верховної Ради України в порядку встановленому Технологічною схемою та цим Положенням.