78. Паперовий оригінал документа зберігається у структурному підрозділі з документального забезпечення до визначення у встановленому порядку відповідального за виконання документа.
Підрозділ 8. Особливості здійснення діловодства народних депутатів України
79. Ведення діловодства народних депутатів України здійснюють їх помічники-консультанти.
80. Вихідна та внутрішня кореспонденція народних депутатів України створюється, підписується та реєструється ними в ЄАС відповідно до вимог цього Положення.
81. Організація обміну документами, зареєстрованими в ЄАС, з іншими органами державної влади, установами, юридичними особами здійснюється народними депутатами України, у тому числі через СЕВ ОВВ, а також засобами поштового зв’язку.
82. Кореспонденція народних депутатів України, що адресується фізичним особам, реєструється в ЄАС та надсилається народними депутатами України або їх помічниками-консультантами засобами поштового та електронного зв’язку.
83. Рекомендовані поштові відправлення з повідомленням про вручення, адресовані народним депутатам України, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, не реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення.
Працівники структурного підрозділу з документального забезпечення отримують у відділенні поштового зв’язку № 8 м. Києва повідомлення про вручення таких відправлень, забезпечують вкладення цих повідомлень до персональних поштових скриньок народних депутатів України та складають електронний реєстр таких повідомлень, який зберігається протягом календарного року.
Одержання у відділенні поштового зв’язку № 8 м. Києва рекомендованих поштових відправлень з повідомленням про вручення здійснюється особисто народними депутатами України або уповноваженими ними особами.
Підрозділ 9. Організація діловодства у структурних підрозділах
84. Ведення діловодства у структурному підрозділі в межах посадових обов’язків забезпечується керівником структурного підрозділу та здійснюється діловодом підрозділу.
85. Завершені у діловодному році документи в паперовій формі не пізніше 15 січня наступного за ним року передаються працівником структурного підрозділу діловоду для оформлення справ відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу.
Документи в електронній формі формуються в електронні справи діловодом структурного підрозділу після завершення їх опрацювання протягом діловодного року та закриваються керівником підрозділу або уповноваженою ним особою.
86. У структурному підрозділі здійснюється тимчасове зберігання документів відповідно до пунктів 137 - 139 цього Положення.
87. Доступ до первинних документів, у тому числі до всіх зв’язаних документів, надається всім особам, зазначеним в ЕРКК первинного документа.
88. У разі ліквідації структурного підрозділу без визначення його правонаступника проведення експертизи цінності та створення примірників для документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання здійснюються у процесі ліквідації структурного підрозділу, під час підготовки справ для передачі до архівного підрозділу. Документи постійного, тривалого строку зберігання передаються до архівного підрозділу відповідно до реєстрів згідно з актом приймання-передачі. Документи тимчасового зберігання знищуються достроково після проведення експертизи цінності.
Глава 1. Електронні резолюції
89. Проект резолюції до документа створюється в ЄАС уповноваженими на те працівниками Апарату.
90. Електронна резолюція містить:
1) прізвище, ініціали виконавця (виконавців);
2) визначення головного виконавця;
3) зміст доручення;
4) дату накладення резолюції;
5) термін виконання (за потреби);
6) ознаку контролю (за потреби);
7) ознаку терміновості (за потреби);
8) прізвище, ініціали посадової особи, яка дає доручення.
91. Відповідальний працівник, який згідно з вимогами цього Положення створює проект електронної резолюції, надсилає її на затвердження відповідній посадовій особі через ЄАС.
92. У разі зміни електронної резолюції вона затверджується повторно.
Виконавець, не зазначений у зміненій резолюції, втрачає доступ до ЕРКК та відповідного документа в ЄАС після її повторного затвердження.
93. На підставі затвердженої резолюції електронний документ надходить до виконавців через ЄАС з автоматичною фіксацією факту передавання електронного документа виконавцям у ЕРКК.
Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно всім його виконавцям, визначеним електронною резолюцією, за маршрутом розсилання, створеним реєстратором або автором документа.
У разі якщо виконання документа доручено кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим, і йому передається паперовий оригінал документа (за наявності), про що в ЄАС проставляється відповідна позначка.
94. Переадресування зареєстрованих документів від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через структурний підрозділ з документального забезпечення за згодою керівників таких структурних підрозділів, а в разі недосягнення між ними згоди - за рішенням керівництва Апарату відповідно до розподілу повноважень.
Передача зареєстрованих документів до іншого підрозділу в межах одного структурного підрозділу здійснюється за рішенням керівника структурного підрозділу з відповідним відображенням у ЄАС, без переадресування через структурний підрозділ з документального забезпечення.
Глава 2. Робота з вхідними документами
95. Зареєстрований у ЄАС документ автоматично направляється адресатам або виконавцям, зазначеним в ЕРКК. Доступ до текстів зареєстрованих документів, на які є посилання в ЕРКК документа, надається одночасно всім адресатам та виконавцям, зазначеним в ЕРКК.
96. Дата та час отримання структурним підрозділом документа проставляються автоматично. Діловод структурного підрозділу вносить до ЕРКК одержаного документа відомості про:
1) контроль та термін виконання у структурному підрозділі;
2) посилання на вже зареєстровані документи (за наявності).
97. На документі проставляється резолюція керівника. За необхідності деталізації резолюції посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, визначають відповідальних виконавців у межах відповідного структурного підрозділу з наданням доручення, про що вносяться дані до ЕРКК документа.
Відповідно до доручення керівника виконавець проставляє стан та результат виконання документа для контролю керівництвом.
98. Якщо документ стосується справи проекту акта Верховної Ради України, справи акта Верховної Ради України, в ЕРКК документа обов’язково робиться посилання на номер проекту акта, номер акта.
99. Після опрацювання головним виконавцем електронного документа до ЕРКК вноситься відповідна позначка про виконання документа.
Інформація про завершення роботи з документом та віднесення його до відповідної справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу протягом діловодного року вноситься до відповідних полів ЕРКК діловодом структурного підрозділу.
Глава 3. Опрацювання документів, проекти електронних документів
100. Опрацювання документів у структурних підрозділах здійснюється виконавцями, керівниками підрозділів, заступниками керівників та керівниками структурних підрозділів відповідно до цього Положення.
101. Головний виконавець (автор) здійснює підготовку проекту електронного документа з урахуванням таких вимог:
1) проект електронного документа готується за допомогою програмних засобів ЄАС з використанням (за необхідності) електронного бланка документа (додаток 2 до цього Положення);
2) до проекту електронного документа додаються необхідні супровідні матеріали в електронній формі (таблиці, графічні матеріали, цифрові копії документів, завантажені в ЄАС у файлах визначених у встановленому порядку форматів). У разі необхідності до документів додається інформація на інших матеріальних носіях інформації;
3) загальні вимоги до оформлення службових документів, передбачені підрозділом 21 розділу V цього Положення, поширюються на службові документи в електронній та паперовій формах;
4) внесення до ЕРКК проекту електронного документа здійснюється з посиланням на документ, на виконання якого створено відповідний проект;
5) до ЕРКК вихідного документа вносяться такі реквізити: назва виду документа; індекс справи за номенклатурою справ; найменування юридичної або фізичної особи - отримувача; заголовок до тексту документа (стислий зміст);
6) за потреби в ЕРКК здійснюється формування переліку погоджувачів та підписувачів.
102. У разі необхідності спільної підготовки проекту електронного документа автор (виконавець) в ЄАС створює групу та запускає процес спільної роботи для внесення зауважень і пропозицій до тексту проекту електронного документа.
Зауваження і пропозиції вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту, із зазначенням автора правок (режим виправлення). При цьому створюється нова версія проекту електронного документа, яка стає поточною і в якій зберігаються всі внесені редакційні правки.
Автор (виконавець) документа опрацьовує всі зауваження і пропозиції та направляє узагальнену версію проекту електронного документа для розгляду керівнику та співвиконавцям.
103. Залучені до опрацювання інші структурні підрозділи за фактом надходження до них через ЄАС документа згідно з компетенцією надають свої пропозиції чи коментарі через ЄАС. У разі відсутності у структурному підрозділі пропозицій до документа в ЕРКК проставляється відповідна позначка. Пропозиції надаються у вигляді внутрішнього електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом через ЄАС.
104. Проект електронного документа, що потребує погодження (візування), направляється автором (головним виконавцем) відповідним посадовим особам через ЄАС. Після направлення на погодження можливість редагування проекту електронного документа блокується.
105. Погодження проекту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими посадовими особами, зазначеними в ЕРКК, на підставі сформованого автором (виконавцем) переліку погоджувачів і терміну візування.
106. Погодження проекту електронного документа здійснюється шляхом його візування в такому порядку:
1) після надходження проекту електронного документа на візування (погодження) погоджувач ознайомлюється з його змістом, візує проект (у разі згоди із запропонованою редакцією) шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису або повертає його на доопрацювання з обов’язковим наданням коментарів, що вносяться до ЕРКК документа;
2) у разі повернення проекту електронного документа на доопрацювання автор (виконавець) зупиняє його візування (погодження), що означає автоматичне скасування результатів вже здійсненого візування (погодження);
3) автор (виконавець) створює нову версію проекту електронного документа з урахуванням наданих пропозицій та направляє його на повторне візування (погодження) всім погоджувачам;
4) інформація про візування (погодження), доопрацювання або повернення документа автоматично вноситься до ЕРКК;
5) автор (виконавець) документа може зупинити процес візування (погодження) в будь-який момент, що має наслідком анулювання всіх накладених віз. Автор може змінити перелік погоджувачів та направити проект електронного документа на візування (погодження) повторно в порядку, встановленому цим пунктом;
6) проект електронного документа вважається завізованим (погодженим) та може бути підписаний лише після того, як його завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в ЕРКК.
107. Після процедури візування (погодження) проекту електронного документа відповідно до черговості дати та часу візування в ЄАС генерується список погоджувачів документа.
Автор (виконавець) контролює процес візування (погодження), після завершення якого направляє проект електронного документа на підпис відповідній посадовій особі.
108. У разі відхилення підписувачем проекту електронного документа з коментарями такий документ повертається автору (виконавцю) на доопрацювання через ЄАС. Автор направляє доопрацьований проект електронного документа на повторне візування (погодження) та на підпис (пункти 106, 107 цього Положення).
У разі підписання проекту електронного документа кількома особами термін підписання становить п’ять календарних днів із дня проставлення першого підпису, крім колективних ініціатив народних депутатів України.
Після процедури підписання відповідно до черговості дати та часу підписання в ЄАС генерується список підписувачів документа.
109. Якщо документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, на підпис керівництву Верховної Ради України або керівництву Апарату подається додатково виготовлений відповідним структурним підрозділом паперовий примірник погодженого електронного документа, що містить реквізит підписувача (без додатків, що не потребують підписання).
Паперовий примірник документа, який відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, разом з роздрукованим списком посадових осіб, які погодили проект документа (посада, прізвище, ініціали, дата погодження), передається до структурного підрозділу з документального забезпечення для зберігання та формування у справу згідно з номенклатурою справ.
110. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, опрацьовуються в паперовій формі (створення резолюцій, погодження та підписання проекту відповіді) без відтворення електронної копії в ЄАС.
111. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, виконавець після ознайомлення з документом вносить до ЕРКК інформацію про виконання цього документа.
112. Документи в паперовій формі разом з напрацьованими матеріалами залишаються у справах того структурного підрозділу, в якому їх опрацьовано.
Підрозділ 10. Реєстрація вихідної та внутрішньої службової кореспонденції
Глава 1. Опрацювання вихідної службової кореспонденції
113. Вихідна та внутрішня службова кореспонденція керівництва Верховної Ради України, народних депутатів України, органів Верховної Ради України, керівництва Апарату, структурних підрозділів створюється, підписується та реєструється виключно через ЄАС, якщо інше не передбачено законом.
114. Вихідною службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються зовнішнім адресатам (державним органам, підприємствам, установам, організаціям, їх посадовим особам, громадянам).
115. Внутрішньою службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються внутрішнім адресатам у межах Верховної Ради України та Апарату.
116. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів здійснюється автоматично в ЄАС під час їх підписання.
117. Реєстраційними атрибутами вихідної та внутрішньої службової кореспонденції є:
1) порядковий реєстраційний номер (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);
2) дата реєстрації вихідного документа (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);
3) вихідна дата кореспондента (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання останнім підписантом);
4) вихідний номер кореспондента (формується таким чином: індекс структурного підрозділу відповідно до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - поточний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер).
118. Вихідний номер кореспондента для вихідної та внутрішньої службової кореспонденції народного депутата України формується таким чином: номер посвідчення, літера "д" та номер скликання, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - календарний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер.
119. Під час візуалізації документа система відтворює системний номер як штрих-код, вихідний номер кореспондента та дату реєстрації вихідного документа, прізвище першого підписанта у вигляді QR-коду.
120. Документу, що надсилається за кількома адресами, присвоюється один порядковий реєстраційний номер.
121. Після реєстрації електронного документа в ЄАС та його підписання автоматично здійснюється надсилання документа адресатам через ЄАС та СЕВ ОВВ (якщо адресат є користувачем СЕВ ОВВ) і фіксується дата направлення електронного документа.
У разі якщо документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання чи потребує відповіді у паперовій формі, виготовляється паперова копія такого документа (без додатків, що не потребують підписання), яка містить реквізит підписувача та засвідчується печаткою Апарату відповідно до цього Положення.
Засвідчена копія містить реквізити, визначені пунктом 117 цього Положення.
Реєстрація вихідних та внутрішніх документів у паперовій формі здійснюється в ЄАС діловодом після їх підписання шляхом заповнення ЕРКК. На оригіналі паперового документа наносяться системний номер у вигляді штрих-коду, вихідний номер кореспондента та дата реєстрації вихідного документа, прізвище підписанта у вигляді QR-коду. Після цього створюється цифрова копія оригіналу паперового документа, яку діловод вносить до ЕРКК.
122. Правильність оформлення вихідних документів відповідно до вимог цього Положення (написання адреси, найменування адресата, посилання на попередні документи, наявність відповідних додатків, підписів, віз) забезпечується автором (виконавцем) документа.
123. Реєстрацію та підготовку документів до відправлення на адресу зовнішніх адресатів здійснюють уповноважені на те працівники Апарату.
124. Доставка вихідної службової кореспонденції в паперовій формі до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами, здійснюється діловодом відповідного структурного підрозділу.
125. Якщо адресат документа не є користувачем СЕВ ОВВ та у випадках, передбачених законодавством, виконавець створює паперову копію електронного документа, засвідчує її штампом та надсилає за належністю фельд’єгерським зв’язком або засобами поштового зв’язку через структурний підрозділ з документального забезпечення.
Якщо згідно з розрахунком розсилання вихідний документ у паперовій формі надсилається декільком адресатам, виконавець виготовляє необхідну кількість копій таких документів, комплектує їх та засвідчує штампами.
126. Підготовка до відправлення документа в паперовій формі включає оформлення конверта (пакета, бандеролі), розрахунку розсилання у двох примірниках, у разі направлення документів фельд’єгерським зв’язком - також розписки і реєстру, та їх доставку до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами.
Якщо одному адресату надсилається кілька документів, вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.
127. Вихідні документи в паперовій формі направляються засобами поштового зв’язку, фельд’єгерським зв’язком.
Централізоване відправлення документів засобами поштового зв’язку та фельд’єгерським зв’язком здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.
128. Використання підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у Верховній Раді України здійснюється відповідно до Положення про порядок забезпечення урядовим фельд’єгерським зв’язком Верховної Ради України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 14 лютого 2019 року № 59.
129. Підрозділ урядового фельд’єгерського зв’язку організовує та забезпечує:
1) доставку кореспонденції, офіційної кореспонденції та дипломатичної пошти Голови Верховної Ради України за місцем постійної роботи і під час поїздок по Україні та за кордон;
2) доставку актів Верховної Ради України, законопроектів, проектів актів Верховної Ради України та документів за підписом керівництва Верховної Ради України на адресу Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади, центральних і місцевих органів виконавчої влади.
Використання фельд’єгерського зв’язку для направлення кореспонденції, не передбаченої пунктом 129 цього Положення, забороняється.
130. Кореспонденція доставляється адресатам фельд’єгерським зв’язком під розписку або із проставленням відмітки про доставку у відповідному реєстрі. Такий реєстр зберігається у структурному підрозділі з документального забезпечення протягом одного календарного року.
131. Вихідні документи у паперовій формі, адресовані за межі України, після реєстрації у структурному підрозділі з документального забезпечення доставляються фельд’єгерським зв’язком до Міністерства закордонних справ України для доставки адресатам у встановленому порядку або засобами поштового зв’язку.
Глава 2. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ
132. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ їх адресатам здійснюється автоматично із ЄАС одразу після підписання.
133. Під час направлення електронного документа автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає наведеному в ЕРКК переліку адресатів, для подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.
Не може бути направлений через СЕВ ОВВ електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цього Положення.
134. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення про доставку цього документа адресату із зазначенням часу.
Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.
135. У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмову в реєстрації електронного документа відповідно до пункту 60 цього Положення відправник вживає заходів для усунення підстав відмови та забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.
136. Якщо документ створюється у паперовій формі, адресату надсилається електронна копія оригіналу паперового документа, засвідчена кваліфікованою електронною печаткою Апарату, через СЕВ ОВВ.
У такому разі оригінал вихідного документа у паперовій формі зберігається у структурному підрозділі з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі адресату.
Підрозділ 11. Тимчасове зберігання документів у структурному підрозділі
137. Документи у паперовій формі зберігаються у структурному підрозділі діловодом, який формує їх у справи відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів та забезпечує тимчасове зберігання справ.
138. Тимчасове зберігання електронних документів до моменту їх знищення або передавання до архівного підрозділу здійснюється в ЄАС.
139. Документ у паперовій формі тимчасового строку зберігання відповідно до номенклатури справ зберігається у структурному підрозділі до моменту його вилучення для знищення згідно з актом (додаток 5 до цього Положення).
Документ у паперовій формі постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання тимчасово зберігається у структурному підрозділі. Справи передаються із структурних підрозділів до архівного підрозділу в упорядкованому стані через два роки після завершення їх ведення. Строк зберігання документів в електронній та паперовій формах обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2019 році, починається з 1 січня 2020 року.
Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється, крім випадку, передбаченого пунктом 140 цього Положення.
140. Вилучення службових документів у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України та Апараті здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду відповідно до вимог закону.
Підрозділ 12. Автоматизована обробка, тиражування документів
141. Для забезпечення ефективного опрацювання службових документів, пов’язаних з виконанням повноважень Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, покладених на Апарат завдань, декількома суб’єктами здійснюється сканування, копіювання, тиражування, друк документів у паперовій формі.
142. Копіювання, тиражування службових документів здійснюється:
1) структурним підрозділом з документального забезпечення (документів обсягом більше 20 сторінок);
2) структурним підрозділом, у якому встановлено копіювальний апарат (документів обсягом до 20 сторінок).
143. Документи, що подаються до Верховної Ради України у зв’язку з призначенням (обранням) на посади, звільненням з посад, припиненням повноважень, наданням згоди на призначення на посади чи звільнення з посад, висловленням недовіри у випадках, передбачених Конституцією України, та містять конфіденційну інформацію про особу, тиражуються структурним підрозділом з документального забезпечення за дорученням Керівника Апарату (заступника).
144. Структурний підрозділ з документального забезпечення здійснює:
1) копіювання, тиражування, сканування та друк службових документів у робочий час:
документів обсягом до 200 сторінок - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівником структурного підрозділу з документального забезпечення;
документів обсягом понад 200 сторінок - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівництвом Апарату;
2) термінове виготовлення копій, тиражування службових документів у неробочий час - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівництвом Апарату.
145. Копії документів, що надаються народному депутату України за його зверненням до Апарату відповідно до статті 98 Регламенту Верховної Ради України, виготовляються протягом трьох робочих днів з дня звернення.
146. Прийняті акти Верховної Ради України тиражуються згідно з розрахунком розсилання (додатки 3, 4 до цього Положення) для органів, які не є користувачами СЕВ ОВВ.
147. Централізоване копіювання, тиражування документів здійснюється з обох боків аркуша, а значних за обсягом документів - також у форматі буклета, альбому.
148. Документи, що надаються для копіювання, сканування, мають бути розброшуровані, скомплектовані відповідно до нумерації або змісту документа, чітко і розбірливо надруковані чорним кольором на стандартних аркушах паперу формату A3, А4 або А5 з дотриманням загальних вимог до оформлення документів.
Документи для друкування з електронних носіїв надаються у форматах, що використовуються в ЄАС.
Оригінал документа в паперовій формі повертаються замовнику.
149. Тексти міжнародних договорів України в офіційному перекладі тиражуються з електронних носіїв.
150. У разі виготовлення копій з документів та їх проектів, на яких проставлено візи виконавців та інших посадових осіб, причетних до погодження документа, такі візи під час копіювання не відтворюються.
151. Тиражування (сканування, друкування) значних за обсягом та кількістю копій документів забезпечується структурним підрозділом з документального забезпечення за замовленням структурних підрозділів, що оформлюється відповідно до додатка 7 до цього Положення.
Замовлення обліковуються та виконуються в порядку їх надходження. Термінові роботи виконуються у першу чергу.
152. Тиражування документів, що містять службову інформацію, здійснюється відповідно до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.
РОЗДІЛ III. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ ТА СУПРОВОДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ПЕТИЦІЙ
Підрозділ 13. Загальні засади документування роботи із зверненнями
153. Діловодство, що стосується звернень до Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), Апарату, керівництва Апарату, структурних підрозділів, їх посадових осіб (далі - діловодство за зверненнями), здійснюється структурним підрозділом з питань звернень громадян.
В інших структурних підрозділах діловодство за зверненнями здійснюється спеціально визначеними для цього працівниками.
Діловодство за зверненнями до народних депутатів України здійснюється помічниками-консультантами народних депутатів України.
154. Діловодство за зверненнями здійснюється за допомогою підсистеми "Листи та звернення громадян", що є складовою ЄАС.
155. Звернення громадянина до Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), Апарату, керівництва Апарату, структурних підрозділів, їх посадових осіб передбачає його згоду на обробку та використання персональних даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".
156. Доступ до матеріалів звернення, зареєстрованого в ЄАС (ЕРКК, резолюції, супровідного листа, відповіді на звернення тощо), має:
1) працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян;
2) посадова особа або народний депутат України, яким адресовано звернення;
3) виконавець.
157. Керівник структурного підрозділу, народний депутат України забезпечує організацію діловодства за зверненнями та належний розгляд звернень.
Контроль за веденням діловодства за зверненнями в Апараті здійснює структурний підрозділ з питань звернень громадян.
Глава 1. Порядок приймання, попереднього опрацювання і реєстрації звернення
158. Звернення, оформлене і подане відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян", підлягає обов’язковому прийняттю та розгляду.
159. Звернення у паперовій формі подається до Верховної Ради України:
1) засобами поштового зв’язку;
2) особисто на особистому прийомі у приймальні Верховної Ради України;
3) через уповноважену особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства;
4) через скриньку "Для звернень громадян", розміщену у приймальні Верховної Ради України у доступному для громадян місці. Кореспонденція зі скриньки вилучається працівником структурного підрозділу з питань звернень громадян щоденно та опрацьовується як кореспонденція, що надійшла на адресу Верховної Ради України засобами поштового зв’язку.
160. Звернення в електронній формі (далі - електронне звернення), надіслане на адресу Верховної Ради України, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян шляхом заповнення громадянином електронної форми на веб-порталі "Електронний кабінет громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України.
Застосування кваліфікованого електронного підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.
Електронне звернення без кваліфікованого електронного підпису надсилається у вигляді сканованого або фотографованого письмового звернення з підписом заявника із зазначенням дати.
161. Звернення у паперовій формі, надіслане засобами поштового зв’язку, приймається структурним підрозділом з документального забезпечення і передається до структурного підрозділу з питань звернень громадян нерозконвертованим, без реєстрації.
Конверт, в якому надійшло звернення, передається для опрацювання та зберігається разом із зверненням.
162. Усне звернення викладається громадянами на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку.
Усне звернення, подане за допомогою засобів телефонного зв’язку, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян за номером телефону 044-255-43-12, фіксується за допомогою системи реєстрації і запису телефонних розмов та зберігається у вигляді аудіофайлу, прикріпленого до ЕРКК звернення.
163. У разі якщо заявник не називає свого прізвища, власного імені, по батькові, місця проживання або не надає інших відомостей, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, усне звернення реєструється в ЄАС як анонімне і подальша робота з ним не проводиться.
164. У разі якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, погроз, дискредитації органів влади та їх посадових осіб, а також якщо його звернення містить заклики до ліквідації незалежності України, зміни конституційного ладу насильницьким шляхом, порушення суверенітету і територіальної цілісності держави, підрив її безпеки, незаконного захоплення державної влади, пропаганду війни, насильства, спрямоване на розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, містить посягання на права і свободи людини, здоров’я населення, працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян припиняє спілкування з ним. Відповідне звернення реєструється в ЄАС із зазначенням причини припинення спілкування. Подальша робота з таким зверненням не проводиться.
165. Звернення, що надійшло до Верховної Ради України, попередньо опрацьовується структурним підрозділом з питань звернень громадян, під час якого визначається:
1) належність документа до звернення;
2) відповідність звернення вимогам статті 5 Закону України "Про звернення громадян";
3) відповідність адресування звернення, цілісність вкладень, наявність усіх зазначених у зверненні додатків, супровідних листів;
4) ознаки надходження та виду звернень відповідно до класифікатора, передбаченого пунктом 172 цього Положення;
5) предмет і стислий зміст звернення;
6) належність предмета звернення до повноважень органу чи посадової особи, яким адресоване звернення;
7) виконавець, до компетенції якого належить предмет звернення;
8) наявність підстав, передбачених статтею 8 Закону України "Про звернення громадян", для визнання звернення таким, що не підлягає розгляду.
166. Звернення, що надійшло до Верховної Ради України, централізовано реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян у день завершення його попереднього опрацювання в ЄАС та передається зазначеному у ньому адресату.
Кореспонденція, що надійшла від громадянина на електронну поштову скриньку домену gov.ua (безпосередньо до керівництва Верховної Ради України, Апарату, комітетів Верховної Ради України та їх секретаріатів, депутатських фракцій (депутатських груп) та їх секретаріатів, структурних підрозділів, їх посадових осіб), не реєструється в ЄАС як звернення, не розглядається і відповідь на неї не надається.
Якщо лист, надісланий шляхом заповнення громадянином електронної форми на веб-порталі "Електронний кабінет громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, не є за змістом пропозицією, заявою чи скаргою, він не підлягає реєстрації та розгляду. У разі надходження таких листів структурним підрозділом з питань звернень громадян надсилається інформація про належні способи подання документів різних видів до Верховної Ради України та Апарату.
167. Під час реєстрації звернення створюється ЕРКК звернення, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує:
1) ідентифікацію звернення;
2) відображення процесу опрацювання звернення відповідно до резолюції;
3) здійснення контролю за дотриманням строку розгляду звернення.
168. Кожному зверненню під час реєстрації присвоюється відповідний реєстраційний номер та проставляється дата його реєстрації. Реєстраційний номер звернення включає:
1) унікальний номер картки громадянина та початкову літеру його прізвища, які залишаються незмінними у разі отримання повторних звернень від того самого громадянина;
2) порядковий номер звернення;
3) місяць та рік звернення;
4) порядковий реєстраційний номер звернення, що формується в ЄАС під час його реєстрації (в межах календарного року).
169. Реєстраційний номер звернення та дата його реєстрації зазначаються в ЕРКК звернення та у штрих-коді або реєстраційному штампі, що проставляється в нижньому правому куті першого аркуша звернення або на іншому вільному від тексту місці (крім місця, призначеного для підшивання звернення до справи). Відтиск штампа містить слова "Апарат Верховної Ради України". У разі отримання письмового звернення під час особистого прийому у приймальні Верховної Ради України на відтиску штампа додатково зазначається "Особистий прийом".
170. На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється штрих-код або штамп із зазначенням дати реєстрації та реєстраційного номера звернення. У такому разі на відтиску штампа додатково зазначається відмітка "Копія".
171. Автоматизована реєстрація звернень здійснюється шляхом внесення до ЕРКК звернення:
1) дати надходження звернення;
2) прізвища, власного імені, по батькові громадянина (повної назви громадського об’єднання);
3) адреси проживання громадянина (адреси реєстрації громадського об’єднання);
4) електронної адреси (у разі направлення електронного звернення) та/або номера телефону;
5) дати надсилання звернення виконавцю.
172. Під час реєстрації працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян визначає та вносить до ЕРКК звернення інформацію про вид звернення за класифікатором, стислий зміст та кількість сторінок звернення, додатки (за наявності), створює та вносить до ЄАС електронну копію звернення з усіма додатками.
Класифікатор звернень громадян розробляється структурним підрозділом з питань звернень громадян відповідно до вимог законодавства.
173. У разі надходження звернення в порядку, визначеному частиною третьою статті 7 Закону України "Про звернення громадян", від іншого органу влади, установи чи організації до ЕРКК звернення вноситься інформація про назву органу влади, установи чи організації, від якої надійшло звернення, номер і дату супровідного листа до звернення, а також ЕРКК звернення зв’язується з ЕРКК супровідного листа, зареєстрованого структурним підрозділом з документального забезпечення.
174. Усне звернення, подане на адресу Верховної Ради України за допомогою засобів телефонного зв’язку, реєструється в ЄАС та передається адресатам у вигляді аудіофайлу у форматі flac.
175. До ЕРКК звернення додається автоматично сформоване електронне повідомлення структурного підрозділу з питань звернень громадян про передачу звернення з відбитком штрих-коду або реєстраційного штампу та реєстраційного номера звернення. Інформація про таку передачу зберігається у відповідному електронному реєстрі ЄАС.
176. Звернення у паперовій формі, подане до Верховної Ради України засобами поштового зв’язку (в тому числі ті, що за належністю надійшли від іншого органу державної влади, установи чи організації), особисто на особистому прийомі у приймальні Верховної Ради України, через скриньку "Для звернень громадян", після їх реєстрації в ЄАС передаються структурним підрозділом з питань звернень громадян зазначеним у них адресатам з відповідними реєстрами через структурний підрозділ з документального забезпечення.
177. Звернення, подане керівництву Верховної Ради України, органу Верховної Ради України в порядку, визначеному частиною третьою статті 7 Закону України "Про звернення громадян", народним депутатом України, органом Верховної Ради України, депутатською фракцією (депутатською групою) у Верховній Раді України, реєструється в ЄАС та розглядається відповідно до цього Положення після зв’язування його ЕРКК з ЕРКК супровідного листа про направлення за належністю.
178. Якщо за результатами попереднього опрацювання виявлено, що звернення у паперовій формі адресовано декільком адресатам або його розгляд має бути доручено кільком виконавцям, структурний підрозділ з питань звернень громадян після реєстрації такого звернення передає його оригінал для опрацювання першому адресату або виконавцю. Інші адресати або виконавці отримують це звернення через ЄАС.
179. Працівник структурного підрозділу, відповідальний за діловодство за зверненнями, вносить до ЕРКК звернення відомості про розгляд звернення у структурному підрозділі (зміст і дата резолюції, прізвище виконавця, термін виконання, дата передавання на виконання, дата надсилання для розгляду, відмітка про взяття на контроль, результат розгляду та його індекс, дата зняття з контролю, номер справи за номенклатурою) та інші дані про перебіг опрацювання звернення (посилання на ЕРКК супровідного листа, відповідь на звернення, відповідь органу державної влади (у тому числі правоохоронного органу), органу місцевого самоврядування, їх посадових осіб, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації, до яких направлялося звернення).
Глава 2. Організація розгляду звернення
180. Опрацювання звернення здійснюється в ЄАС.
181. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян", після його реєстрації структурним підрозділом з питань звернень громадян повертається громадянину з відповідним роз’ясненням протягом 10 днів з дня надходження такого звернення.
182. Звернення, в якому не зазначені прізвище, власне ім’я, по батькові громадянина, адреса його проживання, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, є анонімним, реєструється та передається до справи структурним підрозділом з питань звернень громадян. Подальша робота з таким зверненням не проводиться.
183. Звернення не підлягає розгляду (з обов’язковим повідомлення про це заявника) у разі:
1) повторного звернення від одного й того самого заявника з одного й того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті;
2) якщо прийнято рішення про припинення його розгляду;
3) порушення заявником терміну подання скарги, передбаченого статтею 17 Закону України "Про звернення громадян".
184. Звернення, адресоване народному депутату України, депутатській фракції (депутатській групі) у Верховній Раді України, реєструється та направляється для розгляду відповідному адресату в ЄАС.
Звернення, адресоване Верховній Раді України, Голові Верховної Ради України, реєструється та попередньо опрацьовується структурним підрозділом з питань звернень громадян відповідно до цього Положення. Звернення, предмет якого не стосується повноважень Верховної Ради України, Голови Верховної Ради України, направляється зазначеним підрозділом відповідно до:
1) органу Верховної Ради України відповідно до сфери його відання;
2) Керівника Апарату (в частині компетенції Апарату);
3) за належністю згідно з частиною третьою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".
185. Звернення, адресоване органу Верховної Ради України, реєструється та опрацьовується відповідно до цього Положення з урахуванням положень статті 89 Конституції України, статей 13, 16 Закону України "Про комітети Верховної Ради України" та частини третьої статті 7 Закону України "Про звернення громадян".
186. Звернення, адресоване Апарату, керівництву Апарату, структурному підрозділу, його посадовій особі, реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян та опрацьовується ним відповідно до цього Положення з урахуванням положень частини третьої статті 7 Закону України "Про звернення громадян".
187. За результатами попереднього опрацювання звернення структурним підрозділом з питань звернень громадян може готуватися проект електронної резолюції, яка разом із зареєстрованим в ЄАС зверненням направляється на розгляд керівництва Апарату для затвердження резолюції про розгляд звернення.
Розглянуте керівництвом Апарату звернення із затвердженою електронною резолюцією направляється виконавцям в ЄАС, а його паперовий оригінал (за наявності) з відповідним реєстром передається виконавцям структурним підрозділом з питань звернень громадян через структурний підрозділ з документального забезпечення.
188. Якщо предмет звернення не належить до повноважень Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, Апарату, керівництва Апарату, органів Верховної Ради України, таке звернення протягом п’яти днів з дня надходження пересилається за належністю до відповідного органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявник.
У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той самий строк повертається заявникові з відповідним роз’ясненням.
189. У разі необхідності структурний підрозділ з питань звернень громадян надає консультацію про належність предмета звернення до повноважень Верховної Ради України та її органів, інших органів державної влади (у тому числі правоохоронних органів), органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб.
190. Строк розгляду звернення обчислюється в календарних днях з дня реєстрації звернення структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС та направлення адресату або виконавцю.
191. Датою остаточного опрацювання звернення є дата реєстрації в ЄАС відповіді на звернення, підписаної належною посадовою особою.
Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома заявника в письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
192. Реєстрація вихідного документа за зверненням, відповіді на звернення здійснюється автоматично в ЄАС відповідно до цього Положення. У разі необхідності направлення паперової копії електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом, документ роздруковується з відміткою про його підписання кваліфікованим електронним підписом та після проставлення на ньому штампів "Паперова копія електронного документа" та "Згідно з оригіналом" надсилається адресату засобами поштового зв’язку.
193. Звернення вважається розглянутим, якщо предмет звернення опрацьовано і особі надано відповідь за підписом уповноваженої посадової особи або народного депутата України, направлено листа до органу державної влади (у тому числі правоохоронного органу), органу місцевого самоврядування, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації (у разі необхідності), вжито інших передбачених законодавством заходів.
У разі якщо за результатами розгляду звернення особі надається усна відповідь чи консультація, у зверненні на вільному від тексту місці останнього аркуша або в окремій довідці робиться відповідний запис, інформація щодо змісту якого вноситься до ЕРКК звернення в ЄАС.
Після завершення роботи над зверненням виконавець або уповноважена посадова особа структурного підрозділу, народний депутат України вносить до ЕРКК звернення інформацію про його розгляд, результати розгляду та зв’язує всі документи щодо відповідного звернення (відповіді, супровідні листи, інші необхідні документи).
194. Відповідь на звернення, що було подане шляхом заповнення громадянином електронної форми на веб-порталі "Електронний кабінет громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, після її підписання кваліфікованим електронним підписом працівника структурного підрозділу з питань звернень громадян автоматично завантажується в особистий кабінет громадянина і стає доступним для перегляду заявником. У такому разі направлення засобами поштового зв’язку паперової копії електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом, структурним підрозділом з питань звернень громадян не здійснюється.
195. Відповідь на звернення, адресоване керівництву Верховної Ради України, органу Верховної Ради України, керівництву Апарату, структурному підрозділу, відправляється централізовано засобами поштового зв’язку структурним підрозділом з документального забезпечення.
Відповідь на звернення, адресоване народному депутату України, надається народним депутатом України і відправляється ним або його помічником-консультантом засобами поштового або електронного зв’язку.